diagnóstico ao edifício do arquivo...

Diagnóstico ao Edifício do

Arquivo Municipal

(1.ª Edição – 2007)

Sector de Arquivo Municipal

Diagnóstico ao Edifício do Arquivo Municipal Edição: 1/07 Data: 07/12/07 Autor: SAM

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Índice

Introdução pág. 3

1. O Arquivo Municipal da Lourinhã: Visão, Missão e Valores pág. 4

2. Localização e factores ambientais exógenos pág. 6

3. Caracterização do actual edifício: configuração interna do espaço pág. 6

3.1 Deficiências ergonómicas pág. 8

3.2 Agentes de deterioração identificados pág. 10

3.3 Capacidade de armazenamento pág. 12

3.3.1 Volume total da documentação existente pág. 13

3.3.2 Previsão do crescimento anual pág. 13

4. Propostas de intervenção e medidas de prevenção em curso pág. 15

4.1 Subsídios para um projecto de construção de um novo edifício pág. 19

Conclusão pág. 22

Bibliografia pág. 23

Anexos pág. 25


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Introdução

Considerando que a missão dos arquivistas se prende de uma forma geral com

«gestão de documentação/informação», e, particularmente, com a preservação dos

seus suportes, de modo a que a integridade física dos documentos bem como o seu

estatuto de singularidade documental sejam inequivocamente garantidos, importa,

pois, reflectir sobre as condições ambientais, físicas e estruturais dos espaços

destinados a cumprir a função de “última” morada dos documentos: os edifícios .

O presente texto visa apresentar um diagnóstico efectuado ao edifício no qual

se encontra o Arquivo Municipal da Lourinhã, caracterizando-se as actuais condições

físicas de instalação dos documentos num espaço inicialmente destinado a cumprir

uma dupla função: 1) depósito do fundo documental da Câmara Municipal da Lourinhã;

e, 2) espaço de tratamento técnico e administrativo do respectivo sector.

Expõe-se uma visão global da documentação que nele se integra bem como

em relação aquela que anualmente é produzida e, consequentemente, transferida dos

demais serviços para o Arquivo Municipal.

Num primeiro plano, é esboçada uma caracterização geral da sua localização e

da especificidade dos factores externos a ela associados (i.e. do espaço envolvente)

os quais terão que ser tomados em consideração para efeitos de gestão e

conservação técnica de documentos em meios adversos.

Em segundo lugar, em virtude de um levantamento exaustivo e particularmente

descritivo do referido edifício, procurar-se-á penetrar no seu interior através do

presente texto vislumbrando-se os perigos (in-)visíveis que colocam em causa a

integridade física dos documentos ali depositados; e, perscrutando-se os diversos

constrangimentos ergonómicos com que se deparam os funcionários que ali operam

numa não rara e ingrata tentativa de ajustamento quotidiano à sinuosidade da

configuração física do respectivo espaço. Não descurando o facto de que se trata de

um edifício de habitação com dois apartamentos (1.º e 2.º andar) que, obviamente,

não foi projectado para efeitos de Arquivo.

Num terceiro plano, apresentam-se algumas medidas de intervenção e

prevenção em curso, e, subsequentemente, um conjunto de sugestões que poderão

materializar-se como soluções técnicas para obviar as diversas dificuldades que

decorrem das características naturais do meio envolvente (factores exógenos ao

edifício), bem como das condições de acondicionamento nas áreas de depósito do


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Arquivo, numa lógica de «conservação preventiva»; com o intuito de que as mesmas

sejam tomadas em consideração no projecto de construção de um futuro edifício

dimensionado para aquele fim.

Tendo em conta que o presente texto visa sistematizar um conjunto de

informações dispersas directamente relacionadas com uma realidade tão específica,

optou-se por não se saturar o seu teor com especulações teóricas e/ou divagações

académicas assinaladas com citações bibliográficas “irrefutáveis”, privilegiando-se

antes a ilustração de todos os factos e fenómenos observados através de imagens

captadas para o efeito. Não obstante, todas as obras de referência encontram-se

patenteadas em anexo.

1. O Arquivo Municipal da Lourinhã: Visão, Missão e Valores

O Arquivo Municipal da Lourinhã, entendido estruturalmente de acordo com o

seu enquadramento orgânico-funcional, é um dos sectores da Câmara Municipal da

Lourinhã (CMLNH) com atribuições nas áreas de apoio técnico e administrativo, na

dependência directa da Divisão Administrativa (DA).

Ao Arquivo compete, no plano técnico-administrativo, a coordenação de

todas as acções e tarefas adstritas à gestão corrente e intermédia da documentação

geral, bem como, no plano cultural, garantir a defesa e salvaguarda do espólio,

colecções e demais documentos com valor histórico e patrimonial da CMLNH e de

outros organismos, pessoas ou serviços existentes no concelho.

A Visão do Arquivo Municipal da Lourinhã é implementar as melhores

práticas de gestão documental integrada, num esforço de melhoria contínua,

orientadas para o cidadão, com vista à satisfação de todas as suas expectativas de

qualidade, com objectivos de eficácia e eficiência.

A sua principal Missão é prestar serviços de gestão documental,

organizando/conservando os diversos fundos documentais e fornecendo, em tempo

útil, a documentação/informação aos utentes internos e externos da CMLNH.

O Arquivo Municipal da Lourinhã pauta-se por uma cultura organizacional

inspirada por um conjunto de Valores partilhados por todos os funcionários da

autarquia, nomeadamente:

a) Ética;

b) Segurança;

c) Profissionalismo e Responsabilidade;


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d) Qualidade;

e) Cooperação Mútua;

f) Inovação, Proficiência e Proactividade.

Ao Arquivo compete:

a) A gestão integrada da documentação dos diferentes órgãos e serviços da

CMLNH, independentemente da sua data, formato e suporte material;

b) A recolha e tratamento dos arquivos e espólios documentais pertencentes

a outras entidades com interesse histórico, patrimonial, arquivístico e/ou

informativo, desde que solicitado para esses efeitos;

c) O apoio técnico no âmbito da arquivística àquelas entidades, nas diversas

matérias que se prendem com a criação, organização, gestão,

preservação e acesso aos seus arquivos, quando solicitado para esses

efeitos;

d) O fornecimento aos utentes de certidões e reproduções dos documentos à

sua guarda, salvo quando estiver em causa o direito de acesso às

informações neles contidas ou a sua preservação, nos termos da lei;

e) A promoção do conhecimento dos acervos documentais, quer dos

arquivos próprios, quer dos existentes no concelho, através do seu

recenseamento e da elaboração dos respectivos guias, inventários e

catálogos;

f) A divulgação e a difusão de todo o património documental do concelho da

Lourinhã, tanto a nível nacional como internacional;

g) A implementação de processos e procedimentos de modernização

administrativa;

h) A elaboração de Planos de Classificação, Manuais de Procedimentos e

Manuais de Gestão da Qualidade, tendo em vista a gestão da mudança;

i) A promoção da transferência regular da documentação dos diversos

serviços da CMLNH para o Arquivo;

j) A elaboração de propostas de Autos de Eliminação de documentação, de

acordo com as determinações legais, e após o cumprimento dos prazos

fixados na lei.


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Em suma, este conjunto de competências bem como de outras atribuições e

procedimentos técnicos/operativos encontram-se formalmente definidos no

Regulamento do Arquivo Municipal da Lourinhã.

2. Localização e factores ambientais exógenos

Geograficamente, a Lourinhã encontra-se junto à orla costeira do litoral oeste,

e, com efeito, os níveis de salinidade e de humidade são inequívoca e naturalmente

elevados. Os ventos norte e oeste, são os mais fortes e abundantes, o que significa

que a veiculação de humidade e, concomitantemente, de partículas areníferas ,

constituem factores abrasivos a considerar. A prevenção contra este tipo de poluentes

reveste-se de particular importância face a um edifício sem condições de isolamento

e/ou de calafetagem. A não ser assim, será como “viver numa casa sem tecto” e num

ambiente particularmente hostil para efeitos de conservação documental.

Uma vez que os referidos factores provêm do meio físico em que se encontra o

edifício em apreço – como características naturais da própria região – sublinhe-se a

urgência de implementação de medidas de prevenção.

Quanto à sua localização, o Arquivo Municipal encontra-se numa zona

relativamente movimentada da vila. Considerando, por outro lado, a ausência de um

espaço de estacionamento para cargas e descargas, e, tendo em conta o facto de a

largura da estrada de acesso ao respectivo edifício ser particularmente estreita e de

sentido único, importa pois referir que as operações de transferência de

documentação para o Arquivo se executam de uma forma não raro embaraçosa.

3. Caracterização do actual edifício: configuração interna do espaço

O edifício no qual se encontra presentemente o Sector de Arquivo Municipal da

CMLNH opera em três frentes:

1) Depósito do fundo documental;

2) Espaço de tratamento técnico/arquivístico;

3) Espaço cultural de acolhimento e apoio à investigação.

Todavia, trata-se de uma estrutura originalmente edificada para fins de

habitação, com 1.º e 2.º andares, que, ipso facto, apresenta características que


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obviamente não são as mais apropriadas para servir de arquivo e “depósito” de

documentos – embora, ironicamente, o mesmo tenha sido projectado como anexo da

antiga Caixa Geral de “Depósitos” da Lourinhã, com o objectivo de servir de

apartamentos de residência familiar para os respectivos directores daquela entidade.

O espaço que em seguida se descreve apresenta diversos óbices decorrentes

da sua própria natureza doméstica que se impõem como inevitáveis constrangimentos

de ordem física: dificuldades de acesso, mobilidade, preservação e organização

funcional no e do próprio arquivo.

Ambos os apartamentos possuem o mesmo número de “aposentos” e

respectivas “dependências”, a saber:

• Duas casas de banho;

• Uma cozinha;

• Uma marquise;

• Três quartos;

• Uma despensa de arrumos;

• Um salão amplo dividido (opcionalmente) em três espaços por duas

portas de correr em madeira.

Na sequência do processo de mudança das antigas instalações1 e

subsequente transferência do depósito do arquivo da CMLNH, decidiu-se concentrar o

respectivo espólio no edifício em apreço. Esta opção coaduna-se com o paradigma de

«gestão documental integrada»2 privilegiado pela equipa técnica do Arquivo,

destinando-se cerca de 90% do espaço útil do mesmo edifício para fins de depósito. O

que, na prática, significa que todos os compartimentos dos referidos apartamentos –

com excepção das casas de banho e marquises – servem de áreas de depósito,

guarnecidas com estantes metálicas mais (ou menos) ajustadas às medidas de cada

divisão da “casa”, incluindo os corredores centrais de acesso aos “quartos”.

1 O espaço que servia de depósito de documentos do arquivo municipal da Lourinhã localizava-se num edifício no qual operavam outros serviços camarários e respectivos equipamentos, designadamente, o Sector de Metrologia, a Divisão de Obras Municipais e a Divisão de Serviços Urbanos e Meio Ambiente. Quanto às suas características físicas/estruturais, será fácil imaginar que não seriam igualmente as mais apropriadas para os fins que serviam. Este edificado foi entretanto demolido para dar lugar ao novo Centro de Saúde da Lourinhã. 2 Em termos conceptuais, a «gestão documental integrada», pressupõe outros aspectos técnicos e metodológicos que não interessa aqui desenvolver.


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3.1 Deficiências ergonómicas

O chão é revestido com tacos de

madeira que se apresentam literalmente

descolados do próprio piso em muitas das

referidas divisões, pelo que se o apelida

de “autêntico soalho flutuante!”. Não

obstante o sentido de humor dos

funcionários face às condições físicas nas

quais operam, importa sublinhar que este

facto já deu origem a alguns acidentes de trabalho no decurso das suas tarefas de

rotina. Felizmente, sem gravidade de

cuidado.

O chão das casas-de-banho, da

cozinha e da marquise é revestido com

mosaicos. Todas as divisões, bem como a

entrada do edifício e de cada um dos

apartamentos, possuem portas de madeira (sem qualquer tipo de isolamento) que as

separam das escadas interiores de

acesso e dos corredores de circulação

interna. Cada um dos “quartos” dispõe de

janelas de alumínio que apresentam

diversas frestas na sua caixilharia, e,

portadas de madeira extremamente

degradadas que possibilitam a entrada de

poeiras e de outro tipo de agentes de

deterioração. As paredes interiores das

divisões são rugosas face à tinta de areia

que as cobre, e cuja composição química

se desconhece, mas que, muito

provavelmente, não será a mais adequada

para fins de revestimento de espaços de

depósito de arquivo.


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Tendo em conta alguns dos aspectos aflorados relativamente à configuração

interna do espaço físico, constata-se desde logo que existe um conjunto de lacunas e

deficiências estruturais internas que, por ausência de melhores soluções ergonómicas

alternativas, não têm sido colmatadas.

Por conseguinte, afigura-se considera-lo como um espaço pouco recomendável

para efeitos de preservação da integridade física dos documentos que nele são

tratados e, simultaneamente, disponibilizados para consulta.

Em primeiro lugar, importa assinalar que a existência de diversas frestas e

fissuras observadas em várias janelas e portas de acesso às áreas de depósito,

representam uma entrada livre, favorável e iminentemente “convidativa” para diversos

tipos de agentes biológicos e micro-orgânicos3; os quais se afiguram como factores

passíveis de desencadear um processo de degradação progressiva e “silenciosa” do

espólio existente.

Por outro lado, e considerando a proximidade costeira/marítima, num edifício

nestas condições, é extremamente difícil manter uma estabilidade ambiental interna

em termos de controlo rigoroso da humidade e temperatura.

Em segundo lugar, o facto de grande parte dos revestimentos internos do

edifício serem de madeira oferece igualmente uma dupla hipótese: a) combustível

(em caso de incêndio!); e, b) “ gastronómica” para os já referenciados agentes

bibliófagos – nomeadamente os que vulgo se identificam como o caruncho da madeira

da ordem Coleóptera; o mosquito da ordem Himenoptera; e as térmites da ordem

Isoptera; os quais, por acréscimo, podem estender o seu deleite à “sobremesa

documental “ contígua.

3 Poeiras, humidade, temperatura, salinidade, agentes bibliófagos, luminosidade natural, etc.


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3.2 Agentes de deterioração identificados

Os agentes biológicos que, infelizmente, apenas foi possível observar a olho nu

e de uma forma fugaz4, foram os denominados peixe-da-prata, a traça, a barata, e o

caruncho, em virtude de alguns indícios da sua acção materializada em buracos e

galerias de secção oval, e, galerias labirínticas identificadas num armário de madeira

que, nas anteriores instalações, continha, entre outros documentos, «livros de registo

de operações de tesouraria» os quais apresentavam as mesmas características de

deterioração nas lombadas5 das respectivas encadernações.

As espécies de caruncho estudadas em Portugal6 foram já localizadas em

diversas regiões do território nacional7, e, para além da sua dieta se constituir

essencialmente pelos “pratos” e “entradas” supra descriminados, o ambiente térmico

favorável para a sua reprodução exige uma temperatura acima dos 18º.

Relativamente ao peixe-da-prata, da ordem dos Tisanuros, somente as

espécies que pertencem à família dos lepismas, particularmente, o Lepisma

Saccharina, são extremamente adversos para os documentos de arquivo, na medida

em que o seu “menu” preferido integra a cola, a celulose e o amido, passível de ser

“servido” nas encadernações que aqueles adoram devorar à superfície, deixando a

sua marca com contornos irregulares e lacunas superficiais nos cantos dos papéis

carcomidos. Os estragos que provocam em documentos e livros em suporte de papel

podem ser massivos, causando perdas físicas documentais extremamente

significativas. O seu desenvolvimento é particularmente comum em habitações com

pouca luminosidade e/ou em locais pouco mexidos, em rodapés, pavimentos de

madeira e alcatifa. As fêmeas põem uma média de 50 ovos que brotam em ambientes

húmidos com temperaturas que podem variar entre os 22 e 32 º. Os estudos

desenvolvidos sobre esta espécie em Portugal indicam alguns dos locais onde os

respectivos agentes e a sua acção já foram identificados: Lisboa, Figueira da Foz,

Leiria, Bragança e Castelo de Vide – o que não significa que não possam surgir

4 Tendo em conta que, inadvertidamente, nesses instantes não tínhamos a câmara fotográfica à mão... 5 Por razões de segurança e prevenção esta documentação foi imediatamente isolada de modo a não contaminar o restante acervo. E, juntamente com outras séries e subséries documentais desprovidas de qualquer valor histórico/administrativo, a íntegra do acervo foi alvo de um processo de avaliação e selecção documental que, com o parecer técnico favorável do IAN/TT, culminou na elaboração de dois Autos de Eliminação documental. 6 O Anobium punctatum Deg., o Nicobium casteneum Oliv. e o Stegobium paniceum L. 7 Vila Real, Viseu, Mafra, Viana do Castelo, Lisboa, Porto, Braga, Figueira da Foz, Leiria, Castelo de Vide, Lamego, Évora e Bragança.


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noutros sítios. No edifício em análise apenas foi possível constatar a sua existência

através da observação de alguns espécimes já sem vida, mas ainda sem dados que

nos permitam determinar com exactidão os vestígios característicos de uma acção

massiva sobre os documentos ali existentes.

Apesar de o Arquivo Municipal da Lourinhã não possuir tipos documentais em

suporte de pergaminho, cabedal ou couro – particularmente apetecíveis para algumas

espécies de insectos – observou-se porém a presença de uma espécie que, pelo seu

aspecto fisionómico e forma de voar, especula-se serem traças. E, portanto, não há

sinais da sua acção no acervo documental existente, mas apenas da sua aparente

existência.

Por outro lado, existe uma diferente tipologia de agentes de deterioração que,

uma vez mais, face às deficiências estruturais do próprio edifício, foi possível detectar.

Desta vez, sentindo, cheirando e observando a sua acção através de certos sinais que

recorrentemente permitem entrever uma espécie de modificação ambiental no interior

das próprias áreas de depósito: os «agentes de deterioração físico-química».

A luz , como se sabe, produz um efeito de «deterioração fotoquímica» em

diversos objectos e materiais a ela mais ou menos sensíveis.

Considerando que a totalidade da documentação existente no Arquivo

Municipal da Lourinhã se apresenta em suporte de papel, importa assinalar aqui as

dificuldades persistentes face à tentativa de obviar a incidência da luz natural nas

áreas de depósito do edifício em apreço.

Tal como foi anteriormente referido no que concerne ao estado de conservação

em que se encontram as portadas de madeira da fachada exterior do edifício, e que

correspondem às diversas janelas das áreas de depósito do mesmo, acresce que as

mesmas não são herméticas mas antes constituídas por ripas paralelas dispostas de

forma oblíqua, não garantindo, portanto, uma protecção total face à luz natural

proveniente do exterior.

Considerando que o constituinte de base do papel é a celulose e que a mesma,

sob o efeito de reacções fotoquímicas desencadeadas pelo contacto com o calor e a

humidade, poderá «hidrolisar-se», não será estranho observar-se que alguns dos

documentos existentes no Arquivo Municipal revelem já uma tonalidade amarelecida

denotando uma perda progressiva da pigmentação do traçado da tinta, e,

apresentando-se, também, algo quebradiços.


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No que concerne à temperatura e humidade , tendo em conta a correlação

físico-química entre ambos os factores, e atendendo ao facto de que o edifício se situa

numa zona costeira, aquilo que se sente e observa a este respeito revela-se desde

logo ao nível dos nossos próprios e naturais indicadores biológicos; e, também, face à

existência de manchas de tonalidade escura concentradas na superfície de algumas

das paredes interiores.

Com efeito, considera-se que se os elevados índices de humidade e variação

térmica no seio do edifício em análise afectam a estabilidade orgânica/biológica dos

próprios funcionários, logo, colocarão seriamente em causa a integridade física dos

documentos ali depositados.

Para além da perda progressiva de elasticidade/maleabilidade e resistência

garantida pela coesão das fibras celulósicas, um dos efeitos que poderá ocorrer em

função de um ambiente não controlado em termos de humidade e temperatura será a

emergência de esporos de cogumelos e de reprodução de bactérias constantemente

presentes em suspensão na atmosfera, que, por conseguinte, contribuirão para a

degradação massiva do papel.

Em suma, todos os agentes de deterioração identificados, biológicos e físico-

químicos, tanto nas anteriores instalações como no actual edifício do Arquivo

Municipal da Lourinhã, traduzem bem a urgência de medidas de intervenção – em

certos casos “cirúrgicas” – na expectativa de que as mesmas não se reduzam a meros

projectos de “fundo documental de gaveta”.

3.3 Capacidade de armazenamento

Um outro aspecto que preocupa igualmente a equipa técnica do Sector de

Arquivo concerne às evidentes limitações que o edifício oferece em termos de

«capacidade de armazenamento» e espaço útil para fins de depósito, face ao

progressivo crescimento do fundo documental da CMLNH.

Para o efeito foi efectuado um levantamento métrico total das áreas de

depósito, descriminando-se nas tabelas seguintes o volume existente das principais

séries de documentais, bem como uma correspondente previsão do seu crescimento

anual.


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3.3.1 Volume total de documentação existente

Série/subsérie documental Totais em metros lineares

Proc.s Obras Particulares com Licenciamento 232

Proc.s Obras Particulares sem Licenciamento 68

Proc.s Obras Públicas/municipais (processos de concursos de obras adjudicadas e obras não-adjudicadas)

79

Proc.s de Funcionários e documentação associada 19

Documentos de despesa: contabilidade e tesouraria 246

Correspondência recebida/expedida 88

Diversos 180

Volume total do Fundo 912

Capacidade total de armazenamento 1.200 m

Área total dos 2 apartamentos em metros quadrados m ² 145 m ²

3.3.2 Previsão do crescimento anual

Crescimento anual Totais em metros lineares

Proc.s Obras Particulares com Licenciamento e sem Licenciamento

58

Proc.s Obras Públicas/municipais (processos de concursos de obras adjudicadas e obras não-adjudicadas)

30

Proc.s de Funcionários e documentação associada 3

Documentos de despesa: contabilidade e tesouraria 5

Correspondência recebida/expedida 5

Diversos 15

Total 116

Capacidade total de crescimento 288

Termo previsto para a lotação dos depósitos 2008


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Os dados supra derivam de um cálculo efectuado em Outubro de 2005, tendo

como base o volume de acumulação anual de documentos enviados para o Arquivo

por referência aos anos mais recentes.

Apesar da «capacidade total de armazenamento» ser ainda superior ao

«volume total do Fundo documental», o facto da documentação se encontrar seriada,

i.e., organizada por séries e subséries, obsta a possibilidade de algumas das áreas

de depósito acolherem mais documentos já a partir d e 2008.

Tal como se pode observar em ambas as tabelas, existem determinadas séries

que pela sua natureza e complexidade burocrática subjacente apresentam um maior

volume documental, quer em relação ao espaço físico que ocupam, quer em termos

de taxa anual de crescimento. Destacam-se a este propósito, os Processos de Obras

Particulares, bem como os Processos de Obras Públicas/Municipais – associando-se a

esta série toda a documentação conexa derivada dos processos de concursos de

projectos de obras adjudicadas e de obras não-adjudicadas.

Face a este cenário, as séries que transitaram das antigas instalações bem

como todos os processos que têm sido transferidos anualmente para o edifício em

apreço foram desde logo distribuídos em função da sua taxa anual de crescimento.

Importa também relembrar que não tendo sido um espaço originalmente

projectado para efeitos de Arquivo, presume-se que a estrutura do edificado aqui

reflectido não terá sido preparada para suportar o peso de um depósito de

documentos com evidentes “problemas de obesidade documental” – i.e. com uma

tendência “patológica” para aumentar.

Apesar de terem sido já concretizados dois Autos de Eliminação documental

que contribuíram significativamente para a redução do volume total do acervo, o

aumento da produção de informação em suporte de papel é uma realidade muitas

vezes difícil de contornar. Para este facto influem, entre outros aspectos, o aumento

do número de funcionários nas organizações dos dias de hoje, os contactos

interinstitucionais inerentes às suas actividades, o acesso ao conhecimento e à

escolarização a par da expansão da cultura escrita, bem como a quantidade de

serviços prestados às populações. Se considerarmos que todos estes factores se

materializam muitas vezes em documentos de arquivo não raro duplicados, será óbvio

o paralelismo de causa-efeito que se estabelece entre aqueles e a quantidade de

documentação acumulada nos arquivos do presente.


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Acrescem ainda os constrangimentos legais existentes em termos de prazos

para a eliminação de determinadas séries documentais8, bem como produção de

legislação sobre a permanência e conservação de certos documentos e registos em

suporte digital, certificação de entidades e assinaturas digitais.

4. Propostas de intervenção e medidas de prevenção em curso

Tendo em conta a localização geográfica do edifício em análise, um dos

problemas centrais que desde logo se procurou minimizar foi a questão da humidade

pelo que, inicialmente, se propôs a aquisição de dois desumidificadores – um para

cada apartamento.

Adquiridos os referidos aparelhos, foram os mesmos colocados junto às janelas

das áreas de depósito que contêm documentação de maior valor histórico/patrimonial,

no sentido de procurar estabilizar os níveis de humidade entre 40 e 55%, tal como

sugerem as normas para o efeito.

Todavia, face à configuração interna dos apartamentos a eficácia daqueles

aparelhos nunca iria surtir os efeitos desejados em termos de alcance e estabilização

da área total do edifício. Deste modo, foram posteriormente adquiridos mais quatro

desumidificadores, distribuindo-se os mesmos por espaços intermédios, tendo ficado

quatro divisões, correspondentes a dois “quartos” de cada uma das áreas de depósito

(A1 e A2), sem aparelho permanente.

O tipo de desumidificadores escolhido possui um dispositivo de regulação

digital que também permite fornecer informações acerca da temperatura do local em

que o mesmo aparelho se encontra a funcionar. Pese embora a estabilização total seja

difícil – se não mesmo impossível – alcançar face à ausência de um sistema de

ventilação integrado, e pelo facto de os desumidificadores adquiridos serem de cariz

“doméstico”.

Deste modo, e sem grandes surpresas, aquilo que se constatou logo na

primeira utilização destes equipamentos foram os elevados níveis de humidade

existentes: 80% de humidade relativa persistente nas primeiras duas semanas.

Contudo, com a ininterrupta utilização dos mesmos foi possível reduzir-se

paulatinamente a humidade relativa para uma média de valores que oscila hoje entre

45% e os 55%, mas apenas em três das cinco divisões das referidas A1 e A2 em que

os mesmos se encontram a operar.

8 Vide Portaria 412 de 17 de Abril de 2001, I SRIE-B.


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Se inicialmente se optou por “roda-los de quarto em quarto” com o intuito de

tentar desumidificar diferentes divisões das áreas de depósito, posteriormente

verificou-se que aquele não será um método muito eficaz, pois obtendo-se uma

estabilização relativa num determinado espaço a mesma fica imediatamente em

“xeque” a partir do momento em que os aparelhos são mudados de sítio, tendo em

conta a capacidade de alcance dos mesmos.

Por conseguinte, foram posteriormente adquiridos mais cinco

desumidificadores no sentido de se procurar a estabilização e controlo da variação de

humidade com resultados mais satisfatórios.

Todavia, uma das dificuldades que subsiste diz respeito à deficiente ventilação

do próprio edifício face à ausência de um sistema apropriado para colmatar esta

lacuna, a qual, do ponto de vista estrutural, não ocorreria se estivéssemos num edifício

projectado para servir de arquivo com “A”.

Numa múltipla tentativa de, por um lado, garantir uma melhor circulação de ar

e acesso aos documentos; obter mais espaço para integração de novos módulos de

estantes; ganhar mais mobilidade no seio das próprias instalações; e, por outro lado,

no sentido de evitar o excesso de revestimentos em madeira9 pelos inconvenientes e

perigos já abordados, decidiu-se, retirar todas as portas de madeira existentes, com

excepção das portas das cozinhas, casas-de-banho e marquises.

9 Reitere-se a tentativa de procurar minimizar os potenciais perigos inerentes à existência de materiais combustíveis, como é o caso da madeira.


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Uma outra medida adoptada,

prende-se com a rotina de limpeza

tradicionalmente praticada em todas as

áreas do edifício. O chão era lavado com

uma esfregona embebida em diversos

produtos de limpeza aromáticos diluídos

num balde de água. Ora, se uma das

primeiras medidas foi justamente a

implementação de aparelhos de controlo e absorção do excesso de humidade

existente, não faria muito sentido manter aquela rotina de limpeza na medida em que a

primeira é precisamente a antítese da

última. Pelo que, se propôs que a limpeza

de todas as áreas de depósito10 se fizesse

exclusivamente através de aspiração.

Nesse sentido, foi adquirido um

aspirador com depósito de água e filtro

integrados de modo a que as poeiras bem

como todo o lixo aspirado ficassem

imediatamente retidos nesse mesmo recipiente.

A proposta de aquisição de estantes

metálicas com bastidores suplementares

para todos os níveis de prateleiras, de modo

a evitar que as unidades de instalação dos

documentos ficassem em contacto directo

com a parede, impôs-se como uma medida

igualmente pertinente a adoptar, tendo em

conta o estado em que se encontram as

paredes e o soalho do respectivo edifício. As

prateleiras inferiores foram colocadas a uma

distância superior a 10 cm do chão e ligeiramente acima dos rodapés (em madeira),

face ao risco de inundações e/ou de eventuais ataques de térmites e/ou do caruncho.

10 As quais, sublinhe-se, são precisamente aquelas em que o chão é totalmente revestido com tacos de madeira (soltos).


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Relativamente à protecção do

edifício face à entrada de poeiras e de

alguns dos agentes de deterioração

aflorados no decurso do presente

(con-)texto, procedeu-se ao fechamento

permanente das portadas exteriores de

madeira por forma a reduzir a incidência

directa de luz natural nas áreas de depósito,

minimizando-se assim os previsíveis efeitos

de degradação fotoquímica sobre os documentos. No mesmo sentido, foram

calafetados os fumeiros das chaminés

das cozinhas, nas quais tinham sido

observados dejectos de pássaros bem

como um destes espécimes morto e em

avançado estado de decomposição junto

a algumas unidades documentais.

A despeito de não se verificarem

sinais que indiciem a acção de uma eventual peste bibliófaga desencadeada por

alguns dos agentes identificados no item 3.2 do presente, propõe-se desde já a

aquisição de «armadilhas» próprias para a

captura dos respectivos espécimes, como

medida cautelar.

A higienização regular das áreas de

depósito, em termos de limpeza das

estantes e depuração dos documentos11,

bem como a substituição de uma grande

quantidade de caixas e capas de

processos12 a par da extracção de elementos acessórios aos documentos,

nomeadamente, clipes e agrafos13, representam um pequeno conjunto de medidas

profiláticas que importa também aqui salientar.

11 Esta operação é cumprida com o recurso a trinchas de cerda de pelo macio ref.ª 360, especificamente adquiridas para o efeito, de modo a não danificar os documentos e a sua pigmentação. 12 Relativamente a esta operação foram contabilizados 790 capas e 948 caixas substituídas entre Outubro de 2006 e Setembro de 2007. Não esquecendo que anteriormente a este registo foram substituídas uma grande quantidade de unidades de instalação não quantificadas.


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Atendendo ao facto de os materiais existentes serem naturalmente inflamáveis

e susceptíveis de alimentar um imprevisível incêndio, foi apresentada uma proposta14

de cooperação entre o Sector de Arquivo Municipal e os Bombeiros Voluntários da

Lourinhã, com o intuito de se desenvolver um «Sistema de Segurança» para o edifício

em apreço. Esta medida reveste-se de particular urgência tendo em conta as

características estruturais do próprio edifício e a sinuosidade inerente à sua

configuração interna.

No sentido de procurar contornar as limitações físicas de armazenamento

afloradas no item 3.3 do presente texto, foi apresentada uma solução15 “provisória”

que passa pela extensão das áreas de depósito do Arquivo Municipal a um

compartimento do piso térreo pertencente ao respectivo edifício.

Em suma, apesar dos diversos obstáculos e constrangimentos ergonómicos

expostos, a equipa do Arquivo Municipal da Lourinhã revela uma forte dedicação e

empenho que se exprime na qualidade de resposta dos serviços prestados. Sublinhe-

se o rigor, zelo e celeridade quer em relação aos serviços de pesquisa,

atendimento/consulta e empréstimo de documentos, quer em termos de controlo e

manutenção de muitas das medidas de «conservação preventiva» supra referidas.

Destaque-se, ainda, a este propósito, a preciosa colaboração da solícita funcionária da

CMLNH que, semanalmente, garante a limpeza e higienização geral do edifício em

apreço, com iniludível profissionalismo – Lúcia Carolina Henriques Alfaiate.

4.1 Subsídios para um projecto de construção de um novo edifício

Uma das hipóteses ideais para resolver a maior parte, se não mesmo a

totalidade, das deficiências estruturais/ergonómicas do edificado em análise passa

pela construção de um novo edifício destinado a cumprir exclusivamente a função de

Arquivo Municipal, tendo em conta as especificidades inerentes às suas funções.

Pois, se, por um lado, se pretende dignificar a sua missão de conservação e

gestão documental, por outro, ambiciona-se dar visibilidade e promover a sua vertente

cultural que se traduzirá na divulgação dos seus “tesouros” – não esquecendo,

13 Face ao efeito de degradação provocado pela ferruginosidade associada aos mesmos, propôs-se também a todos os serviços a substituição dos primeiros por congéneres plastificados, desde a fase de arquivo corrente, i.e., no início da tramitação dos processos. 14 Vide cópia da Informação 157/2006, em anexo. 15 Vide cópia (sem despacho) da Informação 93/2007, em anexo.


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também, que o actual edifício apresenta já evidentes limitações em termos de

capacidade de depósito e mobilidade no seu interior.

A possibilidade de apresentação de uma candidatura ao Programa de Apoio à

Rede de Arquivos Municipais (PARAM), o qual financiaria o projecto de construção de

um novo edifício em 50% foi, todavia, frustrada pela resposta do organismo

responsável pela avaliação e acompanhamento daquele tipo de projectos16.

Não obstante, poder-se-á procurar outras hipóteses de financiamento para o

ambicionado projecto, pelo que se sugere que o Gabinete de Fundos Estruturais e

Actividades Económicas da CMLNH faculte o seu apoio nesta matéria.

Por antecipação, elaborou-se um conjunto de tópicos que se convencionou

denominar por «Critérios técnicos/arquivísticos para a concepção das futuras

instalações do Arquivo Municipal da Lourinhã», com base na bibliografia consultada

para o presente trabalho.

A este propósito, recorde-se que, em Abril de 2005 foram efectuados alguns

contactos com um gabinete de projectos exterior à instituição, integrando-se desde

logo o responsável técnico pelo Arquivo o qual, na primeira e única reunião cumprida

para o efeito (2005-04-19), apresentou um dossier temático sobre «Construção de

Edifícios para Arquivos»17.

A metodologia adoptada representa uma hierarquia esquemática de aspectos

fundamentais que se considera dever serem tomados em linha de conta no diálogo

inicial com projectistas, arquitectos e engenheiros eventualmente incumbidos de levar

a bom porto essa obra por nós “idealizada”18, a saber:

1. Localização – zona húmida

2. Tipo de edifício a construir : adaptado, de raiz, multifuncional, ou exclusivo

para Arquivo (?)

3. Com candidatura ao PARAM: n.a.

16 Vide cópia do Ofício, em anexo. 17 O referido dossier, especificamente elaborado para aquele fim, e, subsequentemente oferecido ao projectista representante daquele gabinete, contém toda a recolha bibliográfica e informação técnica/arquivística aqui desenvolvida, e, considerada útil para estabelecer uma linguagem comum entre arquivistas, desenhadores/projectistas, arquitectos e engenheiros a envolver no potencial projecto. 18 Que, na pior das hipóteses, não passará apenas de um sonho...mas, sem excesso de melancolia pois que o apoio das chefias e a vontade política já se revelaram sensíveis a este mesmo projecto, vislumbrando-se, portanto, uma luz para o fundo do AMLNH...


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4. Factores ambientais externos – ver Normais Climatológicas para a zona.

41. Níveis de humidade e variações de temperatura;

4.2 Salinidade, ventos e poeiras;

4.3 Condições do terreno (leito de Cheia?);

4.4 Em piso térreo ou em pisos superiores – nunca em pisos subterrâneos (?).

5. Estrutura do edifício, materiais e equipamentos

5.1 Paredes espessas (cores claras) e com um bom isolamento térmico;

5.2 Revestimentos internos isentos de composição química poluente e de

fontes de «formaldeído», e, resistentes ao fogo;

5.3 Fachada revestida com substância repelente de água;

5.4 Fundações resistentes à humidade e à invasão de térmitas e fungos;

5.5 O revestimento interior dos pisos deverá ser do tipo cerâmico, para facilitar

a aspiração de poeiras acumuladas e obviar a reprodução de agentes

biológicos de deterioração;

5.6 Evitar extensas superfícies de vidro por causa do efeito de estufa e das

variações climáticas;

5.7 Fachada de entrada, se possível, contra Norte e Oeste para obstar os

ventos marinhos, a humidade/salinidade e poeiras.

6. Configuração interna do edifício

6.1 A(s) área de depósito

- Ampla(s) e isolada(s) dos demais circuitos e áreas de actividades internas do

edifício, i.e. com acesso restrito e independente através de corredores e/ou de

elevadores monta-cargas;

- Localizada num nível inferior, ocupando 60% do total do espaço físico do

edifício;

- Sem janelas – apenas com luminosidade artificial;

- Sistema de climatização/ventilação, que garanta uma HR de 40% - 50%, e

uma temperatura de 18,3º - 21,1º C;

- Portas e corredores de corta-fogo;

- Colectores de drenagem de águas pluviais nas suas imediações.

6.2 Área destinada ao público


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- 25% da superfície edificada, com equipamentos especiais destinados ao

acesso a deficientes motores;

- Balcão de informação e atendimento;

6.3 Serviço de reprodução de documentos;

6.4 Sala de consulta;

6.5 Sala de exposições sem iluminação natural;

6.6 WC´s.

6.7 Áreas de trabalho e tratamento técnico

- 15% da área total do edifício;

- Sala de recepção e triagem, higienização e desinfestação de documentos;

- Sala de registo, digitalização, classificação, catalogação e indexação;

- Sala de reuniões.

Conclusão

Em jeito de conclusão, valerá apenas acrescentar ainda que a despeito das

medidas de intervenção em curso no domínio da «conservação preventiva», é

iniludível a urgência de um novo edifício para o Arquivo Municipal da Lourinhã. Pelo

que se sugere que sejam desde já efectuadas todas as diligências necessárias no

sentido de, por um lado, se proceder à avaliação dos terrenos pertencentes à CMLNH,

potencialmente disponíveis para a execução da obra inerente a este projecto, e, por

outro lado, calcular-se todos os meios técnicos e recursos financeiros necessários a

afectar ao mesmo.

Por fim, aguarda-se que o ambicionado projecto seja formal e politicamente

assumido pelo executivo em funções, sem delongas19, i.e. como item premente e

inadiável das Grandes Opções do Plano. Não esquecendo que o mesmo se deverá

materializar em consonância com os critérios técnicos supra expostos.

19 Tendo em conta que esta constitui apenas uma fase embrionária de um tipo de processos que são tradicionalmente morosos e sujeitos a recorrentes dilações.


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Bibliografia

ALVES, Luisa Maria Picciochi Azevedo. A conservação das espécies bibliográficas e

documentais na rotina diária. “Relatório do Ponto de Vista da Conservação e Restauro

na Biblioteca Geral da Universidade de Coimbra”, Lisboa 4 de Outubro de 1978.

BECK, Ingrid. Recomendações para a construção de arquivos. Rio de Janeiro:

Publicações Virtuais, Conselho Nacional de Arquivos – Conarq. – http:/

www.arquivonacional.gov.br/pub/virtual/rec_cont_arq.htm

BUCHANAN, Sally A. Disaster planning: preparedness and recovery for libraries and

archives, with a bibliography by Toby Murray: a RAMP study with guidelines. Paris:

Unesco, 1988 (PGI-88/WS/6).

DUCHEIN, Michel. Les bâtiments et equipements d’ archives. Paris: Conseil

International des Archives, 1966.

DUCHEIN, Michel Les bâtiments d’ archives construction et equipements. Paris:

Archives Nationales, 1985.

FLIEDER, Françoise; DUCHEIN, Michel. Livros e Documentos de Arquivo –

Preservação e Conservação. Lisboa: Associação Portuguesa de Bibliotecários

Arquivistas e Documentalistas, 1993.

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Arquivo. Lisboa : Biblioteca Nacional, 2000. – 80 p. (Publicações técnicas sobre

P&C ;1). Trad. oficial em língua portuguesa autorizada pelo Conselho Internacional de

Arquivos, Comissão para a Prevenção e Desastres – Dez. 1997 n.º 11.

TRINKLEY, Michael. Considerações sobre a preservação na construção e reforma de

bibliotecas : palnejamento para preservação. Rio de Janeiro: Projeto Conservação

Preventiva em Bibliotecas e Arquivos: Arquivo Nacional, 2001.


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2.º Congresso Nacional de Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas. A Integração

Europeia : um desafio à informação. (Actas do congresso) Coimbra: Livraria Minerva,

1987.


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Anexos

1. Proposta de cooperação com os Bombeiros Voluntários da LNH.

(Informação nº 157/2006).

2. Proposta de Ampliação das Áreas de depósito do actual Edifício

(Informação nº 93/2007)

3. Cópia do Ofício enviado ao IAN/TT para candidatura ao PARAM

e da resposta ao mesmo.

diagnóstico ao edifício do arquivo...

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