descrição das coordenadorias

Apresentação

Coordenadorias do Evento

Organizar eventos é uma arte.

Exige esforço, energia, disciplina, dedicação e,

ainda, sintonia entre os organizadores e o público

para que tudo saia perfeito.

Objetivo do Evento

Espalhar o conceito de empresa júnior;

Criar um ambiente para as EJs e empresários juniores desenvolverem-

se e se relacionarem;

Capacitar os empresários juniores e consequentemente as EJs;

Gerar grande oportunidade de networking e benchmarking;

Aumento do público;

Mais EJ’s participando;

Palestrantes renomados;

Obter algum lucro, apesar de não ser o foco, pois é uma renda da

Juniores que precisa ser mantida.

Organização

CONSELHO

DIRETORA DE EVENTOS

COORDENADOR ÁREA

EQUIPE/ ASSESSORES

Dividido em coordenadorias:

1 – Geral;

2 - Infra estrutura;

3 - Negócios;

4 – Marketing/Comunicação;

5 – Financeiro;

6 – Programação/Conteúdo.

Coordenadores

Coordenadores são as pessoas que tem o mesmo poder decisório

que o coordenador geral, só que ao nível da sua coordenadoria. Além

do poder decisório do tático do projeto em conjunto com todos os

coordenadores.

São pessoas chaves para o sucesso do projeto, pois são eles que

trabalharão em suas respectivas áreas e tomarão as decisões do dia a

dia. O coordenador geral precisa ter plena confiança em seu trabalho

e é importantíssimo que os coordenadores tenham opiniões diferentes

(desde que sejam profissionais). É a partir da discussão que se chega à

melhor alternativa.

1 Geral

Funções: Tomar todas as decisões táticas referentes ao projeto;

Atuar como elo central entre a equipe organizadora e o diretor de

eventos;

Marcar e preparar as reuniões com a equipe;

Manter o clima organizacional de trabalho;

Alinhamento e articulação entre as coordenadorias;

Planejar o projeto estrategicamente;

Cobrar os prazos e metas;

Garantir que o planejamento está sendo seguido, e/ou adequar o

planejamento quando necessário;

Elaborar relatórios, de andamento e final;

Trabalhar taticamente em cada uma das coordenadorias.

Ações do Coordenador Geral

Listar todas as ideias, conversar pontualmente com os coordenadores

e cobrar intensamente a realização disso;

Auxiliar na confecção do projeto de patrocínio;

Muitas reuniões com a diretoria de eventos para mantê-la a par e

sempre avaliar nosso andamento;

Montar um cronograma com as tarefas de todos: enxergar os prazos

mínimos e máximos das equipes;

Coletar o contato de todos, montar arquivos base para a equipe;

Comunicação intensa com a equipe;

Criação de um email, com carimbo da Juniores e centralização de

todas as informações;

Reuniões semanais e acompanhamento de tudo;

Questionários para saber o interesse dos congressistas;

Questionário para saber as expectativas dos conselheiros da Juniores,

membros da Juniores e da nossa equipe.

2 Infra estrutura

Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:

Hospedagem e/ou dormitórios;

Alimentação;

Transporte e Logística;

Equipamentos;

Locais para realizar a Programação científica;

Layout e decoração de interiores;

Staffs;

Passeios turísticos;

Festas (tema festa, preparação e cuidados com a festa - Equipe

especial);

Organização durante o evento.

3 Negócios

Funções:

Produzir proposta;

Prospecção e negociação de parcerias, patrocínios e apoios;

Produzir contratos de parceria/patrocínio;

Entrar em contato com empresas;

Contato direto com o financeiro;

Plano de negócios;


4 Marketing

Comunicação


Pesquisas: de satisfação, de interesse;

Marca e identidade visual (arte e video do evento);

Materiais promocionais;

Divulgação;

Confeccionar mapa do local do evento, newsletter, placas de

localização, certificado e vale festa;

Kit e guia congressista e kit palestrante (lembrança);

Site e redes sociais;

Assessoria de Imprensa;

Contato com congressista;

Fotografia;


5 Financeiro Trabalha e se responsabiliza por tudo que for referente à:

Planejamento e controle financeiro;

Questões jurídicas;

Sistema de Inscrições;

Orçamento;

Produzir contratos de parceria/patrocínio;

Contato direto Equipe Negócios;

Fechamento Preço Inscrição;

Controle conta bancária;


6 Programação Científica/ Conteúdo


Tema do evento;

Grade da programação;

Definição do cronograma;

Definição das palestras;

Definição dos painéis;

Definição dos workshops;

Contato com palestrantes;

Aprovação dos painéis;

Atividades extras durante o evento;


A Programação Científica Decidir o tema do evento, objetivo e saber qual resultado quer

almejar;

Fazer um questionário/ Pesquisa de Opinião para descobrir quais

temas/assuntos o pessoal mais gostaria de assistir, bem como qual é a

expectativa;

Analisar via gráficos os temas mais irreverentes e dentro da temática;

Estipular um roteiro do evento.

Credenciamento: ter cuidado com os possíveis atrasos;

Momento Juniores: sugerir fazer algo inovador e interessante;

Abertura: preparar um video para iniciar o evento;

Roda de discussão: ter cuidado para não dividir em muitas

subequipes e não ter moderador para todas;

Painéis: é muito mais prático fazer os Painéis com o Coffee-Break,

porque ganha-se tempo (duas atividades simultâneas) e a chance do

congressista achar um tema que o agrade e que ele possa obter mais

informações é enorme;

Palestra final: pensar em algo que mantenha todos acordados e

interessados. Aqui é o ponto que a equipe do evento deve investir em

muito.

Dúvidas

Quanto tempo por semana o evento irá demandar?

Depende do trabalho a ser realizado. Exige grande dedicação e

comprometimento dos organizadores, porém nada que atrapalhe o

trabalho na EJ e a graduação!

Não tenho experiência em eventos, isso importa?

Não, definitivamente não! Experiência é uma coisa que vem com o

tempo. Todos estão em Empresa Júnior para aprender. O evento é um

grande aprendizado. Todos irão aprender e trocar experiências.

Como faremos para se comunicar?

Através do Docs do Gmail, email e reuniões presenciais. É de extrema

importância que TODOS acessem seus E-MAILS pelo menos UMA VEZ

AO DIA.

O que iremos fazer durante o evento?

Iremos fazer tudo o que for necessário para que o evento ocorra sem

nenhum problema.

Topa esse desafio?

#vamospocarnaparada

Samara Verneck Diretora de Eventos – Juniores

[email protected]

(27) 9743 2255

mailto:[email protected]

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