Organograma do Departamento de Administrao, Cacul 19/07/2012.

Organograma Departamento de AdministraoDefinio por diviso em Subsetores por Departamento.

1 - Setor Administrativo1.1 Subsetor de Portaria1.2 Subsetor Vigilncia1.3 Subsetor de Recepo1.4 - Subsetor de Copa1.4 - Subsetor de Almoxarifado

1.4 - Subsetor de SAC

Imagem 1 - Organograma do Setor Administrativo1. O Setor Administrativo

O setor administrativo tem a funo de desempenhar funes relacionadas a diversas reas administrativas na empresa sendo muito amplo em suas funes, auxiliando o administrador em suas atividades rotineiras e no controle e gesto, devendo atuar junto aos diretores, coordenadores, gerentes, recepcionistas, auxiliares administrativos entre outros, coordenando atividades administrativas, financeiras e de logstica interna, organiza os arquivos, controla os recebimentos e remessas de correspondncias e documentos, redige cartas, gerencia informaes, cuida as contas pagar, controle patrimonial entre outras atribuies. Esse profissional realiza atividades com certa autonomia, mas sempre sob superviso.

Suas principais atribuies:

1. Fazer elaborao de mapas de cotao;

2. Fazer a gesto de almoxarifado, cotaes, compra de suprimentos e controle de estoque;

3. Fazer solicitaes de pagamentos de despesas;

4. Fazer controle de contratos e alugueis;

5. Fazer o controle de despesas por centro de custo;

6. Coordenao e superviso da recepo, copa e limpeza;

7. Coordenao e superviso dos servios relacionados a manuteno do espao fsico e decorao;

8. Preparar informaes e relatrios conforme solicitao da chefia;

9. Controlar o arquivamento de documentos ligados ao seu setor;

10. Fazer divulgao de informaes e comunicados aos colaboradores quando solicitado;

11. Colaborar em outros setores ou atividades se requisitado pela administrao;

12. Fazer acompanhamento de despesas de projetos e obras em imveis;

13. Receber e remessar correspondncias e documentos e malotes;

14. Enviar documentos para o departamento de oramento, financeiro, contbil e fiscal;

15. Fazer outras atividades determinadas pela sua chefia imediata e/ou mediata.

16. Organizar e manter o cadastro de bens mveis e imveis do Grupo;

17. Proceder a identificao dos bens mveis, afixando plaquetas aos bens para fins de inventrio;

18. Orientar as unidades sobre a utilizao dos materiais permanentes;

19. Efetuar o balano do estado dos bens mveis e imveis Grupo;

20. Receber novas solicitaes, trocas ou sugestes quanto aquisio de novos materiais permanentes.21. Atender telefonemas e esclarecer dvidas de clientes, encaminhando-os aos setores responsveis;1.1. Subsetores do AdministrativoO departamento administrativo traz consigo extenses setoriais voltadas ao seu controle e coordenao, estando estes subsetores sob sua superviso direta, sendo eles:a) Portaria;

b) Vigilncia;

c) Recepo e Telefonia;

d) Copae) Almoxarifadof) SAC.

1.1.1. Setor de Portaria

O Setor de Portaria e Vigilncia responsvel por controlar a entrada e sada de pessoas e veculos nas dependncias da empresa, fazendo as anotaes e comunicaes pertinentes, conforme normas, procedimentos e padres estabelecidos.

Suas principais atribuies:

1. Controlar a entrada e sada de veculos e pessoas pela portaria, fazendo as anotaes em registro prprio;

2. Anunciar e encaminhar visitantes s pessoas procuradas;

3. Verificar a entrada e sada de qualquer tipo de material, produto ou equipamento, transportados por pessoas ou veculos, visando evitar a entrada ou sada desses itens em desacordo com as normas da empresa;

4. Observar a movimentao nos setores internos, in loco ou atravs de circuito interno, comunicando qualquer anormalidade e tomando as providncias cabveis conforme procedimentos estabelecidos;

5. Fazer a comunicao imediata de ocorrncia de qualquer anormalidade na movimentao de pessoas ou veculos nas proximidades da portaria;

6. Atender chamadas telefnicas que caem na portaria e transferi-las para os respectivos destinatrios;

7. Verificar o funcionamento dos relgios de ponto, solicitando servios de manuteno quando necessrio;1.1.2. Setor de Vigilncia

Setor responsvel por executar rondas nas dependncias da empresa, reas e vias de acesso adjacentes, visando preservar a segurana e integridade do patrimnio da empresa.

Suas principais atribuies:

1. Executar rondas nas dependncias da empresa, reas e vias de acesso adjacentes, identificando qualquer movimento suspeito e tomando as medidas cabveis, conforme norma da empresa;

2. Examinar as instalaes hidrulicas, eltricas, mquinas, comunicando qualquer irregularidade constatada;

3. Examinar depsitos, almoxarifados, oficinas etc., identificando qualquer anormalidade;

4. Prevenir incndios e outros danos, tomando atitudes preventivas em situaes reconhecidas como de perigo, conforme norma estabelecida;

5. Informar ao seu superior imediato todas as irregularidades constatadas, para permitir a tomada de providncias adequadas a cada caso.1.1.3. Setor de Recepo e TelefoniaSetor responsvel por recepcionar visitantes e clientes, anunciando e encaminhando-os s pessoas solicitadas, receber, efetuar e distribuir ligaes telefnicas, urbanas e interurbanas, fazendo as anotaes e controles necessrios.

Suas principais atribuies:

1. Recepcionar os visitantes;

2. Fazer a identificao dos visitantes, solicitando documento de identidade;

3. Entregar o crach de identificao e encaminhar os visitantes s pessoas solicitadas;

4. Preencher relatrios com informaes das visitas recebidas;

5. Atender chamadas telefnicas destinadas a Recepo;

6. Executar servios eventuais de administrativo;7. Atender e fazer ligaes telefnicas, identificando o interlocutor e passando a ligao para a pessoa solicitada;

8. Conferir contas telefnicas, fazendo as anotaes e controles solicitados;

9. Cadastrar telefones, localidades, cdigos DDD e DDI, tarifas e outras informaes de localidades de interesse da empresa;

10. Emitir relatrio de ligaes feitas para efeitos de conferncia de contas telefnicas e controle dos usurios;

11. Fazer o controle de todas as ligaes feitas pela empresa via telefonista;

12. Solicitar reparos ou manuteno nos equipamentos de telefonia;

13. Conferir as ligaes externas lanadas na conta telefnica, confrontando com as anotaes feitas;

14. Providenciar a distribuio de mensagens recebidas por fax para os respectivos destinatrios;1.1.4. Setor de Copa

Setor responsvel por garantir o fornecimento de Ch e caf, para os colaboradores, utilizando equipamentos adequados, segundo as instrues recebidas.Suas principais atribuies:

1. Efetuar servios de copeiragem, atender o preparo de ch e caf, aquecer marmitas, lavando e enxugando as louas e utenslios utilizados;

2. Manter a ordem e a limpeza do local de trabalho, seguindo normas e instrues;

3. Fazer o controle dirio do material existente, relacionando as peas e suas respectivas quantidades;

4. Executar o polimento dos talheres. Vasilhas e outros utenslios da copa;

5. Operar com aparelhos eltricos utilizados no servio de alimentao (microondas, fogo entre outros da mesma natureza.), obedecendo a instrues de uso;

6. Executar outras tarefas de mesma natureza e nvel de dificuldade.1.1.5. Setor de Almoxarifado

Setor responsvel por fazer a gesto de suprimentos e materiais de consumo adquiridos pela empresa para utilizao em seu escritrio central e suas unidades, sendo destinados aos setores, departamentos e unidades atravs de requisio de materiais padronizada. Todas as compras sero feitas atravs de processo de cotao e compra. Devendo ser feito um controle rigoroso, sendo conferidos, catalogados e registrados. Ao receber a mercadoria, o Setor confere os dados do Controle de pedido com as informaes da nota fiscal valores, quantidade, data de validade etc. e procede a estocagem.Suas principais atribuies:

1. Fazer cotaes de preos de materiais e suprimentos;

2. Fazer compras de materiais e suprimentos com as devidas autorizaes da administrao;

3. Receber materiais, fazer conferencias devidas e armazenamento no almoxarifado;

4. Atender as solicitaes de pedidos de materiais e suprimentos com as devidas requisies;

5. Fazer o controle dos estoques de almoxarifado;1.1.6. Setor de SAC

O SAC uma clula estratgica para a empresa, porque estabelece relacionamentos com o pblico externo, consumidores e clientes em geral, para tanto duas conseqncias so naturais e devem ser levadas em conta: Deve delinear o perfil do SAC, ou seja, construir sua identidade funcional, seu escopo, seu pblico, sua rea de atuao mediante o planejamento detalhado de suas atividades e metas.

Deve reconhecer de maneira clara para todos os departamentos, gerncias, supervises e/ou divises da empresa o carter estratgico do SAC, o que representa um compromisso de suporte tcnico, jurdico e cientfico s suas atividades.A existncia na empresa do SAC Servio de Atendimento ao Cliente significa, portanto, se relacionar com todos aqueles que participam da escala da relao de consumo at o consumidor final, incluindo-o tambm.

Importncia:Importante lembrar que a relao da empresa com a sociedade ainda maior. Entre os direitos difusos, o respeito ao meio ambiente est entre os mais significativos. Qualquer conduta da empresa que represente descompasso com esses direitos tambm pode ser detectada pelo SAC.

O SAC multifacetado, se constitui numa ferramenta de gesto de qualidade, aes de marketing e vendas, mas se estiver subordinado diretamente a essas reas, poder se limitar a uma nica vertente. Importante ressaltar que a expresso qualidade est aqui mencionada em seu sentido mais amplo: para o cliente, a qualidade est presente no produto, no recebimento e na facilidade de contato com a empresa para soluo de dvidas e problemas. O produto no somente o objeto apresentado ao cliente, mas todo o servio que foi agregado, especialmente o ps-venda.

O que faz do SAC uma clula estratgica a interatividade com todos os departamentos da empresa; por isso recomenda-se o vnculo com um departamento que possua essa mesma caracterstica, com um foco mais amplo dentro da gesto empresarial.

A integrao entre os departamentos e o SAC fundamental, especialmente diante de uma reclamao ou denncia com repercusses na mdia. O ideal que haja uma equipe multidisciplinar composta por representantes de vrios setores para administrar eventuais crises.

Alguns equvocos merecem ateno: a improvisao e a falta de planejamento.

A improvisao denigre a imagem da empresa. A maior tentao acomodar o SAC em algum setor ou adicion-lo como tarefa pessoal a um funcionrio simptico e com boa vontade. Essa receita de implantao de SAC revela o desconhecimento de seu valor estratgico e, em curto prazo, ir contribuir para que a imagem da empresa seja maculada. O SAC simplesmente no ter identidade prpria.Suas principais atribuies:

Prestar o primeiro atendimento, mantendo o contato direto com os clientes, escuta ou l suas manifestaes, orientando-os em suas dvidas, fornecendo informaes ou registrando suas reclamaes.

Direcionar aos setores ou responsveis as reclamaes exigem que a empresa d uma consequncia ao atendimento.

O responsvel ou equipe de retaguarda cabe a atribuio de fornecer o apoio necessrio ao atendimento.

Cabe equipe de retaguarda o encaminhamento do pedido do cliente quando envolver outra rea, tomar as providncias necessrias que instruam concluso positiva ou negativa da reclamao. Diretoria

Administrativo

Recepo e Telefonia

Controles Administrativos

Documentao e Arquivamento

Controle patrimonial

Despesas e Oramentao

Agenda e Reunies Gerenciais

Atendimento a pblico

Telefonia

Correspondncia e Malotes

Administrao

SAC

Atendimento a Clientes Internos

Atendimento a Clientes Externos

Direcionamentos e Solues

Vigilncia

Copa

Executar Rondas

Examinar as Instalaes

Prev. de Sinistros Rastreamento

Copeiragem

Limpeza

Almoxarifado

Cotaes e Compras

Estocagem e Distribuio

Controles de Estoques

Portaria

Controle de acesso

Comunicao

Controles de Mov. de Veculos

Setor Administrativo

Jssica

Rosrio

Relatrios

Consultas

Parmetros

Contabilizao