CURSO PLANO DE

CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE

TEMPORALIDADE - PCTT

BRASÍLIA-DF MARÇO 2012

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MANUAL DO PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA DA JUSTIÇA

FEDERAL DE PRIMEIRO E SEGUNDO GRAUS

APRESENTAÇÃO

O principal objetivo deste Manual é orientar os responsáveis pela documentação institucional na aplicação do Programa de Gestão Documental da Administração Judiciária da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus, consolidado pela Resolução n. 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justiça Federal, para garantir a uniformidade nos procedimentos dos arquivos administrativos setoriais e gerais das unidades da Justiça Federal.

É um Manual de referência capaz de habilitar o servidor, em qualquer estágio de tramitação do documento ou processo, para: • Classificar os documentos no ato de sua produção ou recebimento; • Organizar o acervo institucional; • Analisar a documentação em seu valor intrínseco; • Selecionar a documentação para a transferência ao arquivo ou eliminação; • Realizar os procedimentos de descarte da documentação até a sua trituração; • Garantir a preservação dos documentos de valor histórico ou de guarda permanente para preservação da memória institucional.

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SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 6 1.1 Características dos documentos............................................................... 6 1.1.1 Gênero .................................................................................................. 7 1.1.2 Espécie.................................................................................................. 1.1.3 Natureza................................................................................................ 8 1.2 Órgãos de documentação......................................................................... 8 1.2.1-Museu.................................................................................. 8 1.2.2 Biblioteca................................................................................ 8 1.2.3 Arquivo.................................................................... 8 1.3 Finalidade do arquivo .............................................................................. 9 1.3.1 Classificação dos arquivos....................................................................9 1.4 Arquivo digital....................................................................................... 11 1.4 .1 Banco de dados digitalizado ............................................................... 12 1.5 Formas de cadastramento...................................................................... 12

2 GESTÃO DE DOCUMENTAL...............................................................15 2.1 Conceitos...............................................................................................15 2.2 Objetivos ............................................................................................... 2.3 Fases do processo de gestão..................................................................15 2.3.1 Produção..............................................................................................15 2.3.2 Uso/tramitação ....................................................................................15 2.3.3 Destinação ...........................................................................................16 2.4 Vantagens................................................................................................16

3 GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES .....................17 3.1 Atividades do protocolo..........................................................................17 3.2 Atividades do arquivo corrente ..............................................................17

4 SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL....................................19 4.1 Conceitos.................................................................................................19 4.2 Objetivo do Plano de Classificação.........................................................20 4.3 Plano de Classificação de Documentos Administrativos da Justiça Federal ... 20 4.4 Aplicação do Plano de Classificação.......................................................21 4.5 Competência para classificar ..................................................................22 4.6 Principais métodos de arquivamento.......................................................22 4.6.1 Métodos básicos ..................................................................................23 4.7 Como arquivar.........................................................................................24

5. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL .............................................. ................25 5.1 Objetivos .................................................................................................25

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5.2 Valoração dos documentos .26 Ç ' Pr7r' d p miArdi dos documentos.............................................................26 5 .4 Como avaliar ...........................................................................................27

6 TABELA DE TEMPORALIDADE ..........................................................28 6.1 Elaboração da tabela de temporalidade dos documentos administrativos daJustiça Federal . ......................................................................................... 28 6.2 Procedimento para implantação e revisão ...............................................29

7 ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ........................................................30 7.10 processo de descarte de documentos administrativos ..........................30

8 TRANSFERÊNCIA.....................................................................................37

9 RECOLHIMENTO .....................................................................................38

10 DOCUMENTO DIGITAL........................................................................39

10.1 Fotografia e documentos eletrônicos......................................................39 10.2 Novas Tecnologias .................................................................................39 10.3 Controle automático de documentos ......................................................40

11 PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS ...................................................41 11.1 Conservação de documentos.................................................................... 41 11.2 Agentes de deterioração........................................................................... 41

11.2.1 Agentes físicos ..................................................................................... 41 11.2.2 Agentes físico-mecânicos ....................................................................42 11.2.3 Agentes químicos ................................................................................. 43 11.2.4 Agentes biológicos ............................................................................... 43

12 ROTINAS DE CONSERVAÇÃO ..............................................................44 12.1 Limpeza...................................................................................................... 12.2 Controle de microorganismos e insetos.....................................................44 12.3 Remoção de fitas e etiquetas......................................................................44 12.4 Pequenos reparos.......................................................................................44 12.5 Acondicionamento e armazenamento.......................................................45

13 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .......................................................47

1. INTRODUÇÃO

A Gestão Documental na Administração Pública está prevista na Constituição Federal de 1988:

Art. 2116. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, à memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: 1 - as formas de expressão; II - os modos de criar, fazer e viver; Iii - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; J\7 - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados à manifestações artístico-culturais; V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico. § 1° ........................................................................................... § 2° Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.

O dispositivo sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a Lei n. 8.159/91, em seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário Federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício de suas funções.

O Conselho da Justiça Federal, em sua sessão ordinária de 13 de dezembro de 1999, aprovou o Programa de Gestão de Documental da Administração Judiciária da Justiça Federal de Primeiro e Segundo Graus, regulamentado por meio da Resolução n. 217, de 22 de dezembro de 1999, publicada no Diário da Justiça, Seção 1, em 29/12/99 e republicada em 22/2/2000, em 2007/2008 foram realizadas consolidações de várias resoluções e o Programa de Gestão Documental passou a ser regulamentado ffi pela Resolução n. 23, de 19/09/2008, do Conselho da Justiça Federal.

1.1 Características dos documentos

Documento é a informação corporificada em qualquer suporte material de informação (papel, fita magnética, disquete, mídia de cd, etc).

Documento de Arquivo é aquele criado em decorrência de atividades específicas desenvolvidas por instituições ou pessoas, mantendo por isso uma relação funcional com a fonte geradora.

Documento Administrativo é aquele produzido e recebido pelo órgão na execução das atividades administrativas e de apoio especializado.

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Os documentos podem ser caracterizados conforme o gênero, espécie ou natureza.

1.1.1 Gênero

Gênero do documento é a configuração que o mesmo assume de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo. • Textuais: manuscritos, datilografados, impressos,...; • Cartográficos: mapas, plantas,...; • Iconográficos: gravuras, fotos (imagem fixa),...; • Filmográficos ou cinematográficos: vídeos (imagem em movimento),...; • Sonoros: fitas cassetes, discos,...; • Micrográficos: jaquetas, rolos, microfichas,...; • Informáticos: disquetes, discos óticos e outros. • Museográficos: objetos raros/ valiosos, maquetes, instrumentos e aparelhos.

1.1.2 Espécie

Espécie do documento é a forma que o mesmo assume de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas. Nos atos administrativos do poder público, as espécies documentais mais comuns são as seguintes: • Atos normativos: regras que emanam do Poder Legislativo e das autoridades administrativas. Ex.: lei, decreto, estatuto, portaria; • Atos enunciativos esclarecedores: atos opinativos que esclarecem os assuntos visando fundamentar uma solução. Ex.: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório; • Atos de assentamentos: os configurados por registro de fatos e ocorrências. Ex.: ata, apostila, termo, auto de infração; • Atos comprobatórios: os que comprovam assentamentos. Ex.: certidão, atestado, traslado; • Atos de correspondência: os que objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Esses atos podem ser de correspondência individual ou pública e se caracterizam por terem destinatário declarado. Ex.: carta, circular, ofício, aviso, memorando, notificação, telegrama, telex, alvará, edita]; • Atos de ajuste: representados por acordo de vontade em que a administração federal, estadual ou municipal é parte. Ex.: tratado, convênio, contrato, termos (transações, ajuste).

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1.1.3 Natureza

Os documentos podem ser: • Ostensivos: documentos cuja divulgação não prejudica a administração; • Sigilosos: documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

1.2 Órgãos de documentação

As noções de museu, biblioteca e arquivo por muito tempo se confundiram, tanto pela finalidade e forma física dos documentos, quanto por serem instituições com objetivos idênticos, isto é, funcionavam como depósitos de documentos, de qualquer espécie, produzidos pelo homem.

Porém, com a evolução da humanidade, principalmente o advento da imprensa, os campos de atuação dessas instituições foram sendo delimitados.

Seus objetivos se tornaram bem definidos, apesar de terem funções semelhantes.

1.2.1 Museu

Criado com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural.

1.2.2 Biblioteca

É um organismo prestador de serviços de informação. Seu acervo é constituído pelo conjunto de materiais informacionais, em diversos suportes, disposto ordenadamente para consulta, empréstimo ou fornecimento de cópia, com vistas ao atendimento das necessidades de seus usuários.

1.2.3 Arquivo

É a acumulação ordenada dos documentos criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando à utilidade que podem oferecer no futuro.

Além desses conceitos e do definido no art. 20 da Lei n. 8.159/91, o termo

Arquivo também pode ser usado para designar: • Móvel para guarda de documentos; • Local onde o acervo documental deve ser conservado; • Conjunto de documentos; • Órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar a documentação;

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• Títulos de periódicos; • Documento eletrônico (armazenado em computador).

1.3. Finalidade do arquivo

É servir à administração, tendo como instrumento de apoio os documentos por ele protegidos e preservados, visando a sua utilização. Quando o documento não mais servir à Administração, pode ser selecionado para servir de fonte para a história e a memória da instituição.

1.3.1 - Classificação dos arquivos A classificação do arquivo depende do aspecto sob o qual ele é abordado, pode ser classificado de acordo com a fonte geradora, estágio de evolução ou a natureza dos documentos.

. De acordo com a natureza da fonte geradora, os arquivos caracterizam-se em:

a) público: conjunto de documentos que pode ser definido de acordo com o órgão produtor, ou seja, como de âmbito federal, estadual ou municipal;

b) privado: conjunto de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, podendo ser institucionais e pessoais.

• Conforme os estágios de arquivamento, pelos quais os documentos tramitam, os arquivos podem ser classificados em Correntes, Intermediário ou Permanente.

Cada um desses estágios corresponde a procedimentos técnicos diferenciados e, como uma reação em cadeia, o tratamento despendido aos documentos na idade corrente condiciona, de forma direta, o desenvolvimento das atividades arquivísticas nas idades intermediária e permanente.

a) Arquivo Corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos fins imediatos para os quais foram produzidos ou recebidos e que, mesmo cessada sua tramitação, conservam-se junto aos órgãos produtores em razão da freqüência com que são consultados. Unidade administrativa ou órgão encarregado do

arquivo corrente.

b) Arquivo Intermediário: tem sob sua guarda documentos originários do arquivo corrente, que, embora pouco consultados, ainda servem à administração que os produziu e aguardam sua destinação final. Em geral é centralizado, pois esta

característica permite:

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B.1) Rapidez na localização: o fato de os documentos estarem concentrados permite uma melhor organização (classificação, indexação etc.) e, consequentemente, maior rapidez ao acesso; B.2) Liberação de espaco físico: em vez de ocupar espaço em cada gabinete, turma ou seção, os documentos ficam concentrados em um único local, liberando os espaços dessas áreas para outras atividades dos servidores e melhorando o ambiente de trabalho (o acúmulo de papéis e de poeira envolve a proliferação de microorganismos, ácaros, fungos etc., tornando o local cada dia mais insalubre). As normas técnicas internacionais recomendam que as salas de depósitos de documentos e de trabalho dos servidores de arquivo devam ser separadas;

B.3) economia de recursos humanos: as atividades de guarda, organização e atendimento à consulta que são desenvolvidas em cada gabinete, turma ou seção mobilizam servidores que também trabalham em atividades específicas da área judiciária - o julgamento e suas consequências. A medida que se concentram os documentos em um ARQUIVO CENTRAL, necessita-se de menor número de pessoas para realizar essas mesmas tarefas; B.4) economia de tempo: tanto dos usuários que têm de percorrer cada gabinete solicitando cópia de documentos e informações, quanto dos servidores que atendem a essas consultas. Se o arquivo estivesse centralizado, o usuário iria a um só local e os servidores dos gabinetes teriam mais tempo para as tarefas jurídico-administrativas;

B.5) economia de recursos materiais: a concentração de processos em um arquivo permite padronizar os móveis e material de consumo utilizados para a guarda, possibilitando uma compra mais planejada, em maior quantidade e menor preço. Diminui a guarda de duplicatas —e cópias desnecessárias (de manuais, portarias, circulares etc.), reduzindo o material e equipamento envolvido nessa guarda; B.6) segurança: os arquivos devem se concentrar no térreo ou 1 1 andar, devido ao

peso dos papéis. Normalmente, os edifícios comuns enfrentam sobrecarga nos andares comprometendo a sua estrutura quando não há arquivo central;

c) Arquivo Permanente: conjunto de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Esses documentos são inalienáveis e imprescritíveis. O Arquivo Permanente surge após a realização da avaliação dos documentos e tem um tratamento técnico diferenciado para os documentos, bem como condições de guarda e acesso. Nesta fase a consulta aos documentos é totalmente aberta ao público, não podendo haver restrição de acesso ao documento de valor permanente. Porém, em razão da preservação "e conservação, os documentos de guarda permanente só poderão ser

retirados das unidades de arquivo em caráter

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excepcional", dispõe o Art. 8 0 , § 5 0 , da Res. CJF 23/08.

1.4 Arquivo digital

Existe atualmente como opção aos tradicionais arquivos físicos os de caráter digitais. A reprodução de documentos de valor permanente em meios eletrônicos garante a preservação dos originais e agiliza o acesso aos pesquisadores,. Também permite urna melhoria no trabalho paleográfico, permitindo uma melhor visualização das imagens através de contrastes e ampliações. Através deste trabalho pode-se ainda disponibilizar estas informações em terminais de pesquisa digital e/ou por meio da Internet. Assim, os interessados podem acessar aos documentos sem locomover-se até o espaço físico do arquivo.

Contudo, o arquivo ainda que digitalizado, deve manter a organicidade dos documentos, pois sem a mesma o arquivo tornar-se-á apenas informação desorganizada e não servirá para a pesquisa.

Os arquivistas apontam algumas vantagens que a opção de digitalização de arquivo traria: • Pouco espaço para sua manutenção (em comparação ao papel que necessita

de estruturas gigantescas para que o arquivamento seja possível). • Fácies de copiar. E podem ser feitas diversas cópias sem isso cause danos ao

documento. • Rapidez e facilidade de acesso, já que centralizaria o arquivo e o mesmo

documento poderia ser consultado por diversos indivíduos ao mesmo tempo. • Baixo custo, já que não necessitam de grandes espaços físicos para

armazenamento.

Mas também apontam algumas desvantagens:

• Não tem confiabilidade quanto à durabilidade das informações. • Necessitam de equipamentos sofisticados, sistemas de informação seguros e

tecnologia de conservação, para garantir seu funcionamento e atualização da mídia..

• A utilização correta depende de usuários especializados, pois o uso incorreto poderia causar perda de informações ou do sistema.

1.4.1 Banco de dados digitalizado

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Pode ser desenvolvido paralelamente aos trabalhos de Gestão Documental, conservação e digitalização, com sistema de web para indexação e digitalização, consulta e acesso do acervo.

Este suporte permite que o conteúdo seja atualizado sempre pela equipe com permissão de acesso, garantindo a segurança do material informativo disponível ali.

O sistema pode ser configurado com sistema de permissões de acesso, garantindo uma hierarquia de usuários autorizados que consigam realizar alterações e acessos á determinados conteúdos.

O custo pode ser reduzido com a utilização de softwares livres e abertos (sem fins lucrativos), que possuem qualidade igual aos softwares pagos, mas estão disponíveis para download na Internet.

Este sistema web permite ao usuário: • Realizar buscas através de palavras chaves; • Disponibilizar o acesso direto à ferramenta de busca • A navegação seqüencial por categorias aos documentos de um

determinado processo • Cadastrar cada processo de acordo com sua ficha descritiva'. Podendo

utilizar-se de subcategorias: fotografias e texto, facilitando a organização e acesso do acervo.

• Permite a configuração de imagens de menor resolução no momento da busca, ampliando-as apenas no momento da escolha de quem pesquisa.

• Realizar a busca de processos e / ou documentos por palavras-chaves, utilizando os campos da "Ficha de Descritiva";

1.5 Formas de Cadastramento

Normalmente um documento já possui um cadastro dado no momento de sua produção e circulação, este primeiro cadastro tem caráter administrativo e é através dele que se dá a classificação do documento, explicitando os motivos e fins pelos quais o mesmo foi produzido.

O cadastramento de documentos que venham integrar o acervo de um arquivo é extremamente importante, isto porque o não cadastramento destes em um sistema dificulta a localização, as pesquisas e as consultas, podendo ocasionar a perda de informação e do próprio documento.

O cada stramento é a primeira fase de um processo que deve garantir o acesso à informação, é muito importante porque através dele será possível depois controlar e localizar os documentos no acervo, por este motivo, é essencial o

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cadastro de cada fase/tramitação do documento, para uma correta localização e conhecimento da destinação dada ao documento (eliminação/guarda permanente).

O cadastramento eletrônico permite ainda como vantagem: • Contagem automática dos prazos de eliminação, transferência e guarda de documentos, sendo apoio para todas as fases da vida do documento. • Contagem automática de prazos para devolução de documentos • Pesquisa fonética • Pesquisa por sinônimos • Consultas sobre empréstimo e localização física do documento

Com a aplicação do Programa de Gestão Documental deve-se garantir que todo documento de guarda permanente ganhe um cadastro capaz de localizar e disponibilizar a informação, pois sabemos que muitos dos documentos antigos não possuem sequer o cadastro inicial.

O sistema de cadastramento é uma ferramenta de pesquisa e controle, mas para que desempenhe seu papel de forma correta necessita obedecer a algumas normas no momento de cadastro: • Código Cadastral: código relativo à classificação serve para pesquisar o

documento e também para localizá-lo no arquivo. • Identificação: determina o que está sendo descrito, o nível hierárquico que

ocupa, volume, datas, códigos e títulos. • Contexto: indica tanto os dados básicos referentes ao produtor dos

documentos em questão como procura historicizar o percurso desses documentos até o ingresso no arquivo;

• Conteúdo e estrutura: procura resumir para o consulente as principais características dos documentos em questão, destacando as potencialidades de pesquisa, a forma de organização e a representatividade do conjunto em função de descartes prévios ou de posteriores acréscimos de documentos;

• Acesso e utilização: orienta em relação aos aspectos práticos da consulta documental, realçando a situação jurídica, as condições de acesso, as possibilidades legais de utilização e reprodução, o idioma e os instrumentos de pesquisa disponíveis sobre os documentos em questão;

• Documentação associada - aponta a relação dos documentos em questão com suas eventuais cópias ou reproduções e com os demais documentos relacionados, tanto no próprio acervo como em outros arquivos, instituições ou publicações.

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2. GESTÃO DE DOCUMENTOS -DOCUMENTAL

2.1 Conceitos

Conjunto de métodos e procedimentos administrativos referentes às atividades do ciclo vital dos documentos, desde sua criação até sua eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente, considerando o planejamento, organização, controle e coordenação dos recursos humanos, materiais e operacionais.

2.2 Objetivos

• Objetivo geral: racionalizar o ciclo documental; • Objetivo específico: garantir a disponibilidade da informação governamental na hora e local exatos, atendendo às necessidades dos órgãos e administrações; • Objetivo referente ao acesso: de acordo com o art. 216, parágrafo 2°, da CF de 1988: "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam"; • Objetivo referente à preservação: assegurar a guarda dos documentos que apresentam valor permanente, já tendo perdido o valor administrativo, fiscal e legal. • Objetivo referente ao uso de novas tecnologias (digitalização, automação, microfilmagem): assegurar o uso adequado da micrográfica, do processamento automatizado de dados e de outras técnicas avançadas na área de gestão da informação.

2.3 Fases do processo de gestão

2.3.1 Produção

Deve-se ampliar a utilização dos documentos que são necessários, evitando-se a produção daqueles que não são essenciais e diminuindo o volume dos documentos a serem manuseados, controlados e armazenados.

2.3.2 Uso! tramitação

É necessário controlar o fluxo documental por meio de: • Utilização e conservação dos documentos; • Sistemas de arquivos e de recuperação de informação; • Gestão de arquivos; • Gestão de correios e telecomunicações; • Seleção e gestão de copiadoras; • Análises de sistemas; • Centros de arquivamento intermediários.

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2.3.3 Destinação

Deve-se avaliar a massa documental, realizando: • Avaliação de documentos; • Eliminação dos documentos; • Transferência de documentos. • Identificação e descrição das séries de documentos; • Estabelecimento de programas de conservação e preservação de documentos.

2.4 Vantagens

As vantagens da aplicação da gestão de—documental numa organização caracterizam-se pela economia do custo operacional, assegurando a produção, tramitação, utilização e destinação final do documento; pelo acesso rápido e disponibilidade da informação governamental e pela utilização adequada de técnicas avançadas, garantindo a preservação dos documentos de valores históricos e científicos para sua guarda permanente. Segundo dados do Conselho Internacional de Arquivos - CIA, estudos comprovam que a aplicação do Programa de Gestão Documental na administração pública federal dos EUA produziu uma economia de cerca de U$1.000.000 por ano em 1980 e quase U$100.000.000 por ano no final em 1998.

Há ainda outras vantagens:

• Clareza na distinção dos valores dos documentos; • Melhor organização dos documentos; • Maior consciência do valor dos arquivos; • Redução considerável de custos governamentais. • Menor risco de extravio e destruição de informações importantes contidas nos

documentos.

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3. GERENCLAMENTO DE DOCUMENTOS CORRENTES

É essencial na administração pública o estabelecimento de normas para a gerência dos documentos na fase corrente.

Levando em consideração que os documentos correntes estão vinculados aos fins para os quais foram criados, esses carecem de um tratamento de classificação, controle de expedição, tramitação e arquivamento, objetivando o acesso rápido e preciso às informações neles contidas.

Todas essas operações técnicas caracterizam os serviços de gestão dos documentos correntes, que devem constar em um Programa de Gestão e serem coordenados por um gestor em cada instituição.

3.1 Atividades do protocolo

Serviço auxiliar, cuja principal função é informar rápida e precisamente a localização exata da documentação em trânsito, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades: • Recebimento: receber a correspondência, separando-as quanto aos aspectos particular ou oficial, distribuir os documentos, encaminhando os de caráter sigiloso aos destinatários, abrir os documentos ostensivos, verificando a existência de antecedentes; • Class (fica ção: operação intelectual que consiste na interpretação do documento; é a análise e determinação do assunto do mesmo, conforme o plano de classificação de documentos adotado; esta atividade visa, ainda, garantir a separação entre documentos essenciais, que precisam ser guardados, e os de valor temporário, além de propiciar que as fases seguintes da gestão documental sejam feitas de forma mais rápida e segura. • Registro e movimentação: apor carimbo de protocolo, com o número e data do documento, classificação e encaminhamento da documentação, por meio do devido controle, aos destinatários; MAGRO. • Expedição: receber a documentação expedida dos setores, verificando a falta de folhas ou anexos, datando o documento original e cópias, e expedir o original por correio ou malote, encaminhando a cópia ao setor remetente; MAGRO.

• Atendimento: informar sobre a existência de determinado documento e sua localização/tramitação atual.

3.2 Atividades do arquivo corrente

A relação das atividades desempenhadas pelo protocolo e pelos arquivos correntes visam informar, com exatidão, todo o trâmite e conteúdo da documentação produzida e recebida pela unidade administrativa, desenvolvendo, para tanto, as seguintes atividades:

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• Inspeção: verificar a existência de despachos destinando a documentação ao arquivamento-, • Limpeza: preparar o documento para seu arquivamento, retirando excesso de grampos e clipes de aço, desdobrar folhas e verificar existência de sujeiras, promovendo a restauração das folhas em mau estado de conservação; ESPECIFICO PAPEL. • Análise: verificar a classificação atribuída no ato do recebimento, ratificando-a ou retificando-a; • Arquivamento: arquivar a documentação de acordo com o método adotado, etapa que requer muito cuidado, pois um documento arquivado inadequadamente, pode se tomar irreversivelmente perdido, embora esteja

guardado; • Empréstimo: atividade nobre dos arquivos, pois corresponde à própria essência de sua formação, ou seja, servir à administração e à história. Aconselha-se a utilização de guia-fora em substituição ao dossiê, indicando data da retirada, nome e unidade de quem a retirou bem como anotação em controle manual ou sistema informatizado. O empréstimo deve ocorrer apenas para áreas internas da JF ou para consulta no próprio Arquivo, com devolução no mesmo dia. ESPECIFICO PAPEL

A avaliação dos documentos para fins de descarte começa nos arquivos correntes, quando se prepara a transferência dos documentos ao arquivo intermediário central.

Para fins de transferência, os documentos já classificados segundo o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCTT, são separados em duas pilhas: aqueles que já cumpriram o prazo de guarda na fase corrente e serão destinados ao descarte e aqueles que devem ser transferidos ao Arquivo Central.; (Art. 12 da Resolução 23/2008 - prevê eliminação na própria unidade geradora, sem publicação de edital). A listagem poderá ser emitida automaticamente se o Sistema Informatizado estiver preparado para calcular automaticamente o vencimento dos prazos de guarda. Caso o sistema ainda não gere uma listagem automática deve-se elaborar uma listagem manual contendo os principais dados de identificação dos documentos:

• Número do documento • Código e assunto de classificação no PCTT • Ementa ou resumo do assunto • Notação (número da caixa arquivo, localização em caixa, pacote etc)

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4. SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO FUNCIONAL

4.1 Conceitos

• Class ificação: é o agrupamento de elementos de acordo com as suas diferenças e semelhanças, determinando um local de referência própria a cada grupo de elementos.

• Classificação de documentos de arquivo: refere-se à criação de um sistema representativo do funcionamento e o desenvolvimento de determinada instituição, segundo o qual os documentos por ela produzidos ou recebidos são agrupados conforme seus elementos semelhantes ou diferentes, dispostos em determinada ordem de classes e subdivisões. O arquivista norte-americano Schellemberg afirma que "os princípios de classificação determinam o agrupamento de documentos em pequenas unidades e o agrupamento destas em unidades maiores, arranjados segundo um plano destinado a facilitar seu uso corrente".

• Classificação funcional: consiste na ordenação hierarquizada das funções e atividades desempenhadas por determinada instituição, representada em classes e subdivisões, segundo as quais os documentos são agrupados. Os principais elementos a serem considerados na classificação são as funções, as atividades e os atos.

• Função: é toda competência de um órgão ou entidade com vistas a cumprir os objetivos para os quais foram criados. São as atribuições estatutárias ou regimentais, as responsabilidades, a missão desse órgão.

• Atividade: é urna ação desempenhada para cumprir uma determinada função. Divide-se em fim e meio.

• Atividades - meio: são aquelas que constituem o apoio, os meios utilizados pelo órgão para atingir seus fins. Executam funções básicas auxiliares para a sobrevivência de todo e qualquer órgão.

• Atividades-fim: são aquelas executadas em funções específicas, próprias daquele órgão, razão da existência da entidade.

• Atos políticos: são operações de natureza normativa que determinam urna diretriz a ser seguida em todos os casos do mesmo gênero.

• Atos execulivos: são operações de implementação das decisões decorrentes dos atos de natureza política.

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• Plano de C/assf1cação: instrumento utilizado para classificar e recuperar OS

documentos por meio do qual são estabelecidos códigos numéricos representativos das diversas classes e subdivisões.

• Codficaçõo: os códigos são associados à classificação a fim de facilitar o manuseio, a memorização e localização visual das classes e subdivisões. Podem ser usados códigos cromáticos (associação de cores às classes) e numéricos (existem diversos tipos: decimal, duplex, bloco numérico, dígito-terminal, alfanumérico etc.).

4.2 Objetivo do Plano de Classificação

Garantia da uniformidade no tratamento da documentação. Sua aplicabilidade traz a agilização da recuperação da informação e orienta a elaboração da Tabela de Temporalidade.

Plano de Classificação funcional, baseado nas funções e atividades do órgão, procura recriar a configuração da instituição, a sua missão e as ações desenvolvidas. Esse Plano permite que o arquivo reflita o desenvolvimento e o funcionamento da instituição, pois as atividades por ela realizadas geram documentos.

As classes e subclasses são estabelecidas para as várias atividades e atos administrativos. Caso a instituição passe por reorganizações administrativas, mesmo que os nomes das unidades se alterem, a classificação continuará a mesma, já que as funções e atividades em geral não se alteram.

4.3 Plano de Classificação e Seleção de Documentos Administrativos da Justiça Federal

Entre as vantagens da adoção de Planos de Classificação, podemos citar as mais importantes: • Conservar os documentos de maneira ordenada e acessível; • Recuperar a informação contida nos documentos com maior rapidez e segurança; • Racionalizar a produção documental, por meio de um controle eficiente da quantidade e qualidade dos documentos produzidos e uma tramitação mais racional; • Reduzir a proliferação indiscriminada de fotocópias, por meio do aumento da confiança no arquivo e seus instrumentos; • Facilitar a avaliação e seleção documental, agilizando o processo de identificação e triagem dos documentos para preservação ou eliminação; • Promover a economia de recursos materiais, financeiros e a otimização dos recursos humanos e de informática, por meio da racionalização dos procedimentos, atividades e serviços de arquivo;

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• Otimizar o uso do espaço físico ocupado com documentos, sobretudo nos arquivos correntes; • Proporcionar aos servidores um melhor ambiente na área dos arquivos correntes, reduzindo o contato com poeira e microorganismos devido à conservação de menor quantidade de documentos no local; • Preservar a memória institucional, tornando os arquivos importantes instrumentos de prova das ações governamentais e de proteção de direitos dos servidores e do cidadão, uma vez que o plano de classificação reflete as funções e atividades desempenhadas pela instituição.

4.4 Aplicação do Plano de Classificação (Sugerimos a alteração deste item para 4.5, constando primeiro a COMPETÊNCIA PARA CLASSIFICAR e depois a APLICAÇÃO DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO)

Pode ser utilizado tanto nos arquivos dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. O ideal é trabalhar com os documentos atuais e, progressivamente ir classificando os documentos acumulados ao longo dos anos, sempre do mais recente para o mais antigo. Primeiro, porque os documentos mais recentes são mais consultados e a classificação servirá para uma rápida localização. Em segundo lugar, porque o volume é menor do que o acumulado.

A aplicação do Plano de Classificação nos documentos dos setores é fundamental. Além dos documentos serem consultados com mais freqüência, serve como treinamento para os servidores das diversas áreas, que ao classificar, aprendam também a consultar com rapidez os documentos arquivados em seus arquivos correntes. Ajuda também a compreender o funcionamento do Plano de Classificação na prática e garante maior autenticidade aos documentos, uma vez que são tratados próximo ao local de produção, refletindo as funções e atividades para as quais foram gerados.

Os responsáveis pela aplicação do Plano nos setores devem ser os mesmos servidores que hoje se encarregam do arquivamento e desarquivamento dos documentos. (Sugerimos que este parágrafo conste do item - COMPETENCIA PARA CLASSIFICAR)

A partir da implantação do Plano de Classificação nas unidades setoriais, o arquivo central só aceitará a transferência de documentos previamente classificados e avaliados. Porém a massa documental acumulada ao longo dos anos no arquivo central deve também receber tratamento de classificação.

A Classificação codifica, numericamente, o assunto a ser tratado no documento e facilita o trâmite, a consulta e o arquivamento de um documento, e ainda orienta o rearquivameflt() daquele que saiu para fins de empréstimo ou consulta. Deve ser aposto na extremidade superior direita da primeira página do documento preenchido a lápis, pois a classificação pode ser revista no momento do

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arquivamento corrente ou transferência para o intermediário. A codificação deve ser atribuída ao documento quando da sua expedição ou recepção e irá acompanhar toda sua vida útil seja na tramitação ou arquivamento, o que confere maior segurança no desempenho das atividades arquivísticas.

O prazo definido na tabela de temporalidade é considerado como tempo mínimo para guarda do documento, caso alguma unidade necessite guardar por maior tempo isso é possível.

Documentos, mesmo considerados na tabela para eliminação, que possuem muita demanda de consulta deve ser analisado pela unidade competente podendo concluir por sua em guarda permanente.

O PCTT da Justiça Federal e glossário encontram-se no Anexo 1.

4.4 Competência para classificar O Plano de Classificação pode ser utilizado tanto nos arquivos correntes dos diversos setores da instituição, quanto no Arquivo Central. Os documentos devem ser transferidos ao Arquivo Central devidamente classificados, pois o servidor da unidade que produziu ou recebeu o documento detêm melhores informações para enquadrá-la na categoria de assunto ou atividade mais adequada.

O documento pode ser classificado no Protocolo, no momento da sua autuação. Assim, sua tramitação pelas unidades, com uma definição de arquivamento padronizada, facilita o trabalho das secretarias e dos demais servidores encarregados da guarda temporária nos setores.

4.6 Principais métodos de arquivamento

A tarefa de classificar exige do responsável ser conhecedor não só da administração a que serve, como da natureza dos documentos a serem classificados. A escolha de um método ideal de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e pela estrutura da organização. Os métodos de arquivamento devem ser associados ao Plano de Classificação, de acordo com a especificidade de cada tipo documental, visando facilitar o arquivamento e a busca/recuperação do documento. São divididos em básicos e padronizados, pertencentes a dois grandes sistemas, direto ou indireto. • Direto: busca o documento no local arquivado, sem intervenção de instrumentos de pesquisas. • Indireto necessita de consultas a guias ou instrumentos de pesquisa para a localização do documento.

4.6.1 Métodos básicos

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• Alfabético: E direto. O acesso é feito no local de guarda. Tem como modalidades de ordenação as ordens alfabética e alfanumérica.

O arquivamento de nomes obedece a regras de alfabetação e regras de ordenação. • Geográfico: E direto. Este método é utilizado quando o elemento principal considerado é a procedência ou local. Suas modalidades de ordenação podem ser pela cidade (ordem alfabética), estado (primeiro a capital, seguida de localidades em ordem alfabética) e país (primeiro o país, depois a capital e as localidades em ordem alfabética).

• Numérico: Indireto. Seu acesso depende de instrumento auxiliar. Sua ordenação pode ser pelo número, número e data e dígito-terminal. Este método tem como elemento principal a ser considerado o número, e a escolha recai nos seguintes métodos: simples, cronológico ou dígito-terminal.

• Por assumo: Toda organização dispõe de documentos que devem, com vantagens, ser arquivados por este método utilizando o Plano de Classificação adotado. E o método mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos, pois facilita a busca já que quem procura o documento normalmente sabe em qual assunto o mesmo se encaixa. As modalidades de ordenação podem ser alfabética ou numérica. Essa última exige a elaboração de índice alfabético remissivo. A ordenação numérica ainda pode ser feita por meio de um sistema unitermo ou de indexação coordenada. O unitermo é utilizado, com êxito, nos arquivos de materiais especiais de fotografias, microformas, discos, fitas cassetes, vídeos e mídias eletrônicas.

Algumas vantagens do sistema de classificação por assunto: • Agilidade no atendimento, • Menor custo operacional; • Facilidade na triagem dos papéis descartáveis; • Economicidade no uso de equipamentos e de material.

4.7 Como arquivar

A forma mais recomendada para arquivamento é a utilização de miolos. Miolo: pasta de cartolina utilizada dentro da pasta suspensa ou caixas arquivo, como um encane. Auxilia a classificação, separando os documentos segundo o melhor método de arquivamento (numérico, cronológico, alfabético, etc.).

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Os documentos não ficam presos à pasta suspensa, mas dentro do miolo, preferencial menle com prendedores plásticos, evitando a retirada da pasta suspensa do seu local no arquivo, para fins de consulta de um só documento.

Esse procedimento evita os erros de arquivamento, e rearquivamento indevidamenle e a colocação de pastas suspensas fora do lugar durante o manuseio.

A utilização de miolos facilita ainda a consulta da pasta por mais de um usuário (se os documentos estiverem em miolos diferentes) e a transferência de documentos ao arquivo central os documentos podem ser retirados das pastas suspensas e enviados ao arquivo central e a pasta permanece no arquivo da unidade.

Os anexos dos documentos podem ser arquivados nas estantes em caixas arquivo, fazendo-se urna folha de referência na pasta do assunto respectivo, para não se sobrecarregarem as pastas suspensas com volumes excessivos. Os anexos também devem ser classificados e carimbados.

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5. AVALIAÇÃO DOCUMENTAL

Processo de análise e seleção de documentos que a estabelece os prazos para guarda nas fases corrente e intermediária, e sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

A finalidade da avaliação é definir o valor documental com o objetivo maior de preservar documentos importantes. A eliminação dos documentos desprovidos de valor é somente uma conseqüência. Portanto, ao realizar o descarte de documentos deve-se ter em mente identificar e guardar o que é importante para a memória institucional, e nunca priorizar apenas a liberação de espaço físico.

Existem técnicas arquivísticas para estabelecer os valores dos documentos. Os prazos de guarda e a destinação final devem ser definidos em tabelas de temporalidade aprovadas por comissões permanentes de avaliação. Os prazos de prescrição de direitos (exemplo: 5 anos) não podem ser os únicos critérios para definir a eliminação documental. O valor histórico do documento deve obedecer a critérios pré-estabelecidos, de acordo com a importância do assunto dos mesmos. Por isso é importante a classificação prévia do acervo por assunto.

5.1 Objetivos

São seus objetivos principais: • Reduzir ao essencial a massa documental dos arquivos; aumentar o índice de recuperação da informação; • Garantir condições de conservação da documentação de valor permanente; • Controlar o processo de produção documental, orientando o emprego de suportes adequados para o registro da informação; • Conquistar espaço físico e reduzir o peso no edifício; • Aproveitar melhor os recursos humanos e materiais; • Garantir a constituição do patrimônio arquivístico governamental.

Nos arquivos setoriais, a avaliação é feita pelos servidores responsáveis pela classificação e arquivamento dos documentos, que devem também aplicar a Tabela de Temporalidade. Os documentos que devem permanecer guardados por mais tempo serão transferidos ao Arquivo Central, por meio de uma listagem, (art. 12 da Res. 23/2008) os documentos com previsão de guarda apenas no arquivo corrente, serão eliminados pelas Unidades Geradoras.

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5.2 Valoração dos documentos

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• Valor primário: é o valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe; • Valor administrativo: valor dos documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funções. • Valor legal ou jurídico: valor dos documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazo, tanto do governo quanto de terceiros, e que possuem caráter probatório. Ressaltamos que o fim do prazo de prescrição de direitos não é autorização para eliminar os documentos, que podem ainda ser necessários para outros fins. • Valor fiscal: valor dos documentos relativos a operações financeiras e à comprovação de despesas e receitas. • Valor secundário: refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins outros que não aqueles para os quais foram originalmente criados; o documento passa a ser fonte de pesquisa e informação sobre o próprio serviço e sobre pessoas, fatos ou fenômenos, cuja memória, em termos históricos, considera-se relevante. Nas Tabelas de Temporalidade das instituições públicas ou privadas, a guarda permanente deve abranger as seguintes diretrizes, quanto aos documentos: • Relativos à origem, aos direitos, às razões da existência e aos objetivos da instituição; • Que reflitam a organização e o desenvolvimento da instituição; • Visuais e / ou sonoros referentes a fatos da vida da instituição; • Que firmem jurisprudência; • Que respondem a questões técnico-científicas relacionadas às atividades específicas da instituição; • De divulgação ou de promoção da instituição, dos quais deve ser guardado pelo menos um exemplar como amostra; • Com características artística e cultural extrínsecas.

5.3 Prazo de guarda dos documentos

Período de tempo em que o documento deve ser mantido no arquivo corrente e intermediário, aguardando destinação final. O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor primário do documento, de acordo com os seguintes

fatores: • Existência de legislação que regula a prescrição legal de documentos públicos, ou seja, determinação dos prazos prescricionais; • Existência de outras fontes (documentos recapitulativos); • Necessidade de guarda do documento por precaução, em virtude de práticas administrativas (prazos precaucionais); • Freqüência de consulta aos documentos.

5.4 Como avaliar

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O conjunto de documentos acumulados e aqueles produzidos diariamente deverão ser classificados com base no Plano de Classificação e avaliados com base na Tabela de Temporalidade. O número de classificação e o prazo de guarda na unidade são anotados no documento e lançados no sistema automatizado, se existir.

O documento ficará arquivado na unidade até que cumpra o prazo para transferência ao Arquivo Central ou sua eliminação.

A Tabela aplica-se aos documentos produzidos em todos os períodos da Justiça Federal abrangendo, portanto, os que serão gerados a partir de sua publicação, assim corno o acervo acumulado até o momento.

Ela será utilizada tanto nos documentos correntes dos arquivos setoriais, orientando a transferência periódica ao Arquivo Central quanto nos documentos acumulados nesse último.

o número de vias dos documentes especificados na Tabela tem por base informações obtidas no Levantafnente da Produção Documental mencionado. No entanto, podem ocorrer diferenças entre instituições. Caso o documento não seja expedido em tal número de vias, as excedentes devem ser igneradas, não efetivando seu arquivamento. Na nova versão do PCTT não há previsão de vias.

O prazo de guarda previsto na Tabela destina-se ao documento original. sempre corresponderá ao prazo da primeira via na Tabela Fotocópias e demais vias devem podem ser eliminadas-eenideradas como vias.

Documentos que se inserem em outras espécies documentais (por exemplo, atos em assentamentos funcionais, solicitações de serviços em processos administrativos etc.) devem ter a mesma destinação desses.

O desentranharnento de peças dos processos ou dossiês não é recomendado em decorrência do princípio arquivístico da unicidade: "qualidade pela qual os documentos de arquivo, a despeito da forma, espécie ou tipo, conservam o caráter único em função de seu contexto de origem". Por meio deste princípio, pode-se comprovar a autenticidade e veracidade do documento. Portanto é recomendável evitar a retirada de peças dos documentos arquivados, tanto na hipótese de serem eliminados quanto na de guarda permanente.

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6. TABELA DE TEMPORALIDADE

Registro esquemático do ciclo de vida da documentação da instituição.

Elaborado após análise da documentação, determina o prazo de manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao arquivo intermediário, além dos critérios para microfilmagem / digitalização, eliminação ou recolhimento ao arquivo permanente.

A Tabela de Temporalidade é o instrumento utilizado para a avaliação dos documentos de arquivo, atividade essencial, pois define quais os documentos serão preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momento podem ser eliminados ou destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade.

Visa estabelecer prazos de retenção para os documentos nas unidades setoriais, regulamentar a transferência desses ao Arquivo Central e aí definir os prazos, segundo os quais os documentos obterão uma destinação final: eliminação ou guarda permanente para fins históricos.

Disciplina a documentação desde a produção, determina aqueles que podem ser eliminados e os que serão preservados devido ao seu valor como fonte para a História ou comprobatório para a instituição.

Além de padronizar os procedimentos de avaliação de documentos, a Tabela de Temporalidade permite atingir as condições essenciais para a gestão de documentos, tais como a padronização dos tipos documentais, a racionalização na produção de documentos e o estabelecimento de cronograma de transferência e recolhimento para os arquivos intermediário e permanente.

6.1 Elaboração da Tabela de Temporalidade dos Documentos Administrativos da Justiça Federal.

A metodologia de elaboração utilizada partiu de um estudo denominado "Levantamento da Produção Documental", realizado por amostragem no STJ, CJF, TRFs - 1d e 3, SJSP e SJSC, onde foram entrevistados representantes de cada unidade produtora dos documentos. Esses dados foram sistematizados e analisados por uma Comissão de Avaliação, formada por especialistas que analisaram os prazos de retenção propostos, verificando os valores administrativo, legal, fiscal e histórico.

Os resultados estão consubstanciados na Tabela de Temporalidade que, após a anuência de todas as instituições da Justiça Federal, foi submetida à aprovação do Colegiado do Conselho da Justiça Federal, e divulgada por meio do ato legal que

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lhe conferiu legitimidade e publicidade, Resolução 217/1999 - CJF (a Res. 23 apenas consolidou os diversos atos sobre Gestão Documental, o ato que conferiu legitimidade foi a resolução 217/99). O PCTT está em sua 2a versão, atualizado em setembro/'—" 009.

6.2 Procedimentos para implantação e revisão

A Justiça Federal deve constituir Comissões Permanentes de Avaliação e Gestão Documental nos Tribunais Regionais Federais e Comissões Setoriais de Avaliação Documental nas Seções Judiciárias, com a finalidade de adequar a Tabela de Temporalidade, orientar a aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos nela citados. As comissões devem ainda, com base na Tabela, autorizar o descarte em intervalos regulares, aprovando o Termo de Eliminação elaborado pelas respectivas unidades de Arquivo e acompanhando os procedimentos necessários para a efetiva eliminação desses.

Os documentos nu assuntos não previstos no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade ou que caírem em desuso devem ser atualizados em reuniões periódicas das Comissões Permanentes de Avaliação Documental dos TRFs, com base nas sugestões apresentadas pelas Comissões Setoriais de Avaliação Documental das Seções Judiciárias para fins de atualização desses instrumentos.

As alterações no PCTT não devem ser , submetidas à aprovação do Cotiged.

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7. ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Refere-se à destruição dos documentos que não possuam valor permanente.

Para algumas vias do documento, a eliminação pode ser efetuada no próprio arquivo corrente, pelos servidores daquela unidade, sob a orientação da comissão permanente ou setorial ou grupo de avaliação. De alguns documentos são eliminadas todas as vias, por não possuírem qualquer interesse para guarda permanente ou porque suas informações são importantes, mas estão recapituladas em outro documento mais condensado, justificando a guarda apenas desse (ex: o contracheque, a folha de ponto/freqüência e a folha de pagamento são elimináveis porque suas informações estão recapituladas na ficha financeira, que será guardada permanentemente).

Segundo o art. 12 da Resolução n.23/2008, os documentos previstos no PCTT para imediata eliminação após o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados na própria unidade responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação.

Recomenda se -não incinerar os documentos, para evitar o aumento da poluição

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em ácido, formando uma polpa para reciclagem. Este proeesso geralmente é executado por empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado par um servidor da instituição.

7.1 O processo de descarte de documentos administrativos

O primeiro passo para descartar documentos é a classificação dos mesmos segundo o PCTT. Ao classificar os documentos, estamos agrupando-os de acordo com o assunto e a eliminação vai depender da importância desse assunto.

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Eliminação. Outro motivo para esse eadastramento é facilitar o atendimento a eventuais consultas sobre aquele processo, sem o qual o Sistema não pode informar se o mesmo já foi eliminado. Se a quantidade de processos antigos fer grande, após o cadastramento não é necessário emitir etiqueta ou trocar a capar basta anotar na capa o número do cadastro no Sistema. Informações estão no item 1.5 - Formas de Cadastramento

Devido à grande massa documental acumulada nos arquivos sem avaliação, temos de priorizar a realização de descartes em diversas etapas, até que o legado

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do passado passível de eliminação seja todo avaliado. Poderá ser realizado mais de um descarte por ano, desde que a Comissão de Avaliação consiga cumprir todos os procedimentos exigidos. A quantidade de documentos eliminados em cada descarte fica a critério do arquivo central ou das Comissões Setoriais.

Sugerimos que, após a classificação, identifique-se qual a série documental descartável mais volumosa, de forma que se possa liberar a maior quantidade possível de espaço físico.

No caso administrativo, a experiência demonstra que a série mais volumosa é a de processos (te pagamento de serviços e compras de material. O prazo de guarda desses documentos é, em média, de 8 12 a -10 14 anos. Eles devem ficar no arquivo corrente da área de Controle Interno até o julgamento das contas pelo TCU, após o que são transferidos ao arquivo central para guarda por 6 10 anos. Exemplo: se o processo de pagamento foi autuado no ano de 2000 e as contas desse ano foram aprovadas pelo TCU em 2002, a eliminação será realizada em 2013. Recomenda-se que o Controle Interno, ao transferir os documentos para o arquivo central, inclua em cada processo uma informação relativa ao julgamento e aprovação das contas pelo TCU.

Ao iniciar um procedimento de descarte administrativo, podemos começar selecionando todos os processos de pagamento cujos prazos de guarda já tenham sido cumpridos.

Outras séries de fácil avaliação são os processos de pagamento de diárias e de suprimento de fundos, cujo prazo é o mesmo dos pagamentos de compras e serviços.

Além dos processos, podemos descartar outras espécies documentais de acordo com a Tabela de Temporalidade. Temos séries documentais volumosas representadas por diversos documentos operacionais de fácil eliminação, tais como: quadros, mapas, controles, formulários, levantamentos, fichários etc. Exemplo: controle do consumo de combustíveis, controle de entrada e saída de pessoal, requisição/movimentação de material de consumo, controle de envio e recebimento de malotes, controle de cópias reprográficas, livros de protocolo e controle de tramitação de documentos, controle de envio de fax, ordens de serviço de manutenção de equipamentos e de imóveis (eletricidade, hidráulica, ar condicionado, elevadores, marcenaria etc).

Esses tipos documentais têm um prazo de guarda pequeno e ocupam muito espaço físico nas estantes, sendo recomendável sua eliminação o quanto antes. Uma vez classificados e verificado o vencimento dos prazos de guarda, são retirados das estantes e relacionados na Listagem de Eliminação.

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Já os documentos de correspondência, tais como ofícios, memorandos, circulares são um pouco mais trabalhosos para descartar. Devem ser classificados um a um, pois, cada ofício /memorando expedido ou recebido possui assuntos diferentes e sua classificação é diferenciada, e esse procedimento toma muito tempo dos ei V IUUI Udi IU U Hi 1

vezes, pode desmotivar a equipe. A experiência nos mostra que a classificação de-urna caixa de ofícios por um servidor experiente pode levar de um a dois dias. Nesse mesmo período, classifica se de 6 a 12 caixas de processos de pagamento. Por esse motivo, aconselhamos que o descarte de processos seja priorizado em relação à eliminação de correspondências. (BOAS PRATICAS / SUGESTÕES)

A eliminação de séries de cópias documentais, tais como pastas de cópias de atos normativos, portarias, resoluções, atas, contratos, convênios e outros, não necessitam de consignação em listagem. Os originais ficam preservados no arquivo central e as cópias são encaminhadas para descarte. O mesmo ocorre com as cópias de processos administrativos. Aconselha-se apenas conferir se os originais realmente existem e estão preservados de acordo com os prazos da Tabela.

Quanto à eliminação dos documentos da área de recursos humanos, deve-se atentar para os prazos de guarda dilatados relativos a esses assuntos, onde a maioria dos documentos precisam ser guardados por 56 anos para garantir a preservação dos direitos dos servidores. Um servidor que entre na Instituição como menor-aprendiz, aos 14 anos, e se aposente compulsoriamente aos 70 anos de idade, trabalhará por 56 anos. Portanto, a maioria dos documentos relativos a sua vida funcional devem ser preservados por esse período. Considerando que a Justiça Federal foi criada em 1966, somente em 2022 esses documentos poderão ser eliminados. Mesmo os ofícios e memorandos classificados em determinados códigos dos assuntos de recursos humanos devem obedecer a esse prazo. São poucos os documentos de RH que poderão ser eliminados em prazo menor. Há ainda aqueles que devem ser preservados por mais tempo, tais como os assentamentos funcionais e os processos de aposentadoria e pensão. Por esse

pequena. (BOAS PRÁTICAS 1 SUGESTÕES)

Definidas as séries, os processos são retirados das caixas-arquivo e colocados em caixas à parte destinadas a um arquivamento provisório até a eliminação. Essas caixas devem ser numeradas de forma que na Listagem de Eliminação seja possível a localização do processo no caso deste ser consultado.

Após a definição do universo a ser eliminado, o próximo passo é a elaboração da Listagem de Eliminação. O objetivo dessa Relação é saber exatamente quais documentos foram eliminados. Se, no futuro, houver alguma consulta solicitando um processo, o arquivista deve ter condições de informar com segurança que o

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mesmo foi eliminado na data "tal", de acordo com todos os procedimentos adequados.

Da Listagem de eliminação deve constar a espécie documental, o número do processo ou documento, a classificação do PCTT, a ementa do assunto e o nome das partes interessadas.

A Listagem deve ser disponibilizada ao público interno e externo durante um prazo de 45 dias, cujo objetivo é permitir a retirada do documento pelas partes interessadas. Mesmo que o documento não sirva mais para a memória institucional, ele pode ter ainda algum valor para os interessados. Caso mais de um interessado queira retirar o documento, este será entregue para o primeiro que fizer a solicitação formal ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado e as demais partes receberão cópias.

Em geral, as listagens são volumosas, encarecendo a sua publicação nos diários oficiais. Por isso, convencionou-se publicar no Diário apenas o Edital de Eliminação, remetendo os interessados para consulta na listagem publicada integralmente nos sites institucionais. As instituições que possuírem um diário da justiça eletrônico podem publicar o Edital junto com a Listagem de Eliminação.

Uma vez concluída a elaboração da Listagem, essa deve ser submetida à aprovação da Comissão Permanente de Avaliação. Os membros dessa Comissão deverão analisar a Listagem e verificar se a seleção dos documentos elimináveis está de acordo com o estabelecido na Tabela de Temporalidade, bem como verificar se os documentos possuem valor histórico intrínseco. Existem algumas situações específicas que exigem a preservação de documentos por um prazo maior do que o previsto na Tabela. Exemplo: com a criação do Plano de Carreira do servidor do Poder Judiciário, foi criado o Adicional de Qualificação. No CJF, a representante da área de Recursos Humanos na Comissão Permanente de Avaliação sugeriu que os processos de pagamento de cursos e demais eventos de capacitação fossem preservados. Quanto o Adicional foi implantado, houve urna grande procura desses processos para a comprovação da realização de cursos, carga horária e diversas informações que os servidores não possuíam.

Alguns processos de pagamento referem-se a fatos administrativos relevantes e devem ser preservados, por exemplo, a instalação da Primeira Rede Lógica de Computadores na Instituição. Essa seleção fica a cargo dos membros da Comissão de Avaliação a partir da Listagem de Eliminação.

A formação da Comissão é definida pela Resolução n. 23/2008, nos Art. 26 e 27.

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Panigrafo único. A critério das Comissões, serão convidados a integrá 1-as ser;idores das unidades organiacionais às quais se referem os documentos à

seem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que ir-ata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de

conhecimento.

a-)-erientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos doeumea1-es pø4uidos e recebidõs nos respectivos órgãos, para fins de guarda permanente

&u-€li minação;

i-ns4-fl-ucionaJs; 44—aprovar o Termo de Eliminação, elaborado pela unidade de arquivo;

Lonso/i.o da Justiça Fcder1--

e) analisar a proposta de guarda definitiva feita por magistrado e pronunciar se

acerca de seu acolhimento;

f) a Comissão poderá constituir comissões setoriais nas Subseções Judiciárias. - 1° Compete às Comissões Permanentes dos Tribunais Regionais Federais acompanhar a política de gestão documental do Tribunal e das Seçães J-udei-' ias sob sua jurisdição e participar de todas as decisões afetas à mim-atenção do acervo, modernização e automatiação dos arquivos setoriais e

ccnrais; 21 As Comissões nas Seções Judiciárias se reportarão às Comissões dos

Tribunais Regionais Federais, e estas, ao Comitê de Gestão Documental da

Justiça Federal. , 30 Os Presidentes dos Tribunais, ou o Diretor do Foro, nas Seções Judieiárias poderão designar juiz para atuar come consultor junte às respectivas

Comissões.

Os membros devem ser indicados pelas respectivas áreas, preferencialmente sendo pessoas experientes e conhecedoras dos documentos produzidos e recebidos em sua área de atuação. Após a indicação de todos os membros, deve ser feita uma portaria aprovando as indicações e definindo o Coordenador ou

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Presidente da Comissão. Se algum désses membros for transferido para lotação em área diversa,o co. rdenador da Comissão deve solicitar suVa substituição.

As atas de reunião da Comissão devem constar de um processo administrativo relativo ao descarte de documentos.

A Listagem de Eliminação será encaminhada a pelo menos um membro para análise e, somente após a aprovação deste todos, poderá ser publicada. Caso ocorra a retirada de documentos da Listagem, deveser- informado em Ata de Reunião da Comissão -e o documento deve ser retirado das caixas de eliminação e voltar a compor o acervo do arquivo central.

Após a aprovação da Listagem de Eliminação, a Comissão deve elaborar o Edital de Eliminação, que vai assinado pelo responsável do órgão ou juiz presidente da comissão permanente/setorial (presidente, diretor do Foro, ect). O Edital será publicado e deve-se aguardar o prazo de 45 dias para a manifestação dos interessados. Caso não haja nenhuma manifestação, o coordenador da Comissão de Avaliação elabora um Termo de Descarte e encaminha os documentos para reciclagem. Se houver alguma solicitação de retirada de processo, o interessado terá um prazo de 10 dias para providenciar a retirada ou envio do material as suas expensas. A não retirada dos documentos nesse prazo fará com que os mesmos sejam reencaminhados para descarte.

Não está previsto o desentranhamento de documentos dos processos a serem eliminados. O interessado que requerer o documento para sua guarda particular deverá retirar o documento na íntegra e não apenas peças desentranhadas.

Os documentos elimináveis poderão ser retirados apenas pelas partes interessadas. Caso haja interesse do público em geral ou de universidades e institutos para fins de pesquisa científica ou histórica, estes devem se dirigir ao arquivo permanente da instituição, onde estarão os documentos de valor relevante para a memória institucional.

A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos (associações de catadores, cooperativas de reciclagem e outras), conforme previsto no art. 15 da Res. 23/2008-0F. Por questão de segurança, recomenda-se a fragmentação dos documentos. Este processo geralmente é executado por empresas de reciclagem de papel e deve ser supervisionado por um servidor da instituição, sendo que o credenciamento das instituições deverá obedecer a critérios estabelecidos pela Instituição. A Comissão de Avaliação poderá elaborar um Termo de Doação do Material

descartável para que conste no processo de avaliação.

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As bailarinas de metal devem ser retiradas antes da trituração e descartadas. Caso a Instituição utilize bailarinas plásticas, as mesmas devem ser retiradas e encaminhadas ao almoxarifado para a reutilização. Da mesma forma, as caixas-arquivo, as pastas e capas plásticas em bom estado devem ser reutilizadas, garantindo a preservação ambiental e o princípio de economicidade no serviço público.

A responsabilidade social reeemenda a deaçãe de material deseartável a programas sociais e entidades sem fins lucrativos (associações de eatadores, cooperativas de reciclagem e outras). A Comissão de Avaliação poderá elaborar um Termo de Doação do Material deseartável para que conste- no processo de avaliação. O credeneiamento das instituições deverá obedecer a erité.rio6

estabelecidos pela Instituição.

Após a avaliação, os documentos administrativos considerados de valor permanente serão recolhidos ao arquivo histórico da Instituição para guarda e

preservação nos termos do art. 81 da Resolução n.2312008.

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8. TRANSFERÊNCIA

É a remessa dos documentos ao arquivo intermediário, onde serão conservados por período predeterminado, aguardando sua destinação final: a eliminação ou guarda permanente. Nos arquivos intermediários, ficam os documentos que, cessado ou reduzido o uso freqüente nas unidades produtoras, por razões de interesse administrativo e racionalização de recursos, são transferidos dos arquivos correntes e aguardam destinação final em depósito de armazenagem temporária, e, após, são eliminados ou recolhidos para guarda permanente em arquivos históricos, segundo os critérios da Tabela de Temporalidade Documental.

No caso dos processos, a unidade responsável pela decisão do seu arquivamento é aquela onde o mesmo foi encerrado, resolvendo a demanda que o gerou. Não será encaminhado para arquivamento o processo cujo teor não tenha tido solução final. Só serão recebidos no Arquivo Central documentos classificados segundo o Plano de Classificação e relacionados em guias próprias de transferência. que devem ser emitidas ciiiduas vias. conferidas e assinadas por servidr s responsáveis pela runsferência e pelo recebimento, no Arquivo Central.

Os processos transferidos ao Arquivo Central devem conter despacho determinando o arquivamento, incluindo o local, a data, assinatura e o carimbo da autoridade competente, com a respectiva função, aposto na última folha do processo.

O processo pode ser reativado, voltando a tramitar, com o seu desarquivamento requisitado pela autoridade competente. Para o desarquivamento, o servidor responsável pelo Arquivo deve preencher o Termo de Desarquivamento, que registra a saída do processo para consulta, análise, emissão de fotocópia ou nova tramitação.

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9. RECOLHIMENTO

Remessa dos documentos de valor probatório, histórico ou informativo para guarda permanente. A Guarda Permanente, prevista na Tabela, é estabelecida de acordo com o assunto do documento, seu conteúdo, a função para a qual foi criado e não apenas baseado no tipo documental ou prazo prescricional.

Documentos essenciais: São os documentos previstos no art. 80 da Resolução 23/2008, ou seja, os originais dos documentos vitais para reconstituir a memória administrativa da instituição, sua origem, desenvolvimento, funcionamento e até a extinção devem ser encaminhados diretamente ao arquivo assim que sejam produzidos (ex: Portarias, Resoluções, Balanços Financeiros Anuais, Relatório Anual de Atividades etc).

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10. DOCUMENTO DIGITAL

Todos os documentos elaborados são de responsabilidade do arquivo e não apenas aqueles criados no suporte papel (já que atualmente a criação de documentos está vinculada aos suportes tanto digitais quanto ao papel). Portanto, independente do suporte, devem obedecer às normas estabelecidas na Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação.

Segundo o art. 116 da Resolução n.23/2008, a avaliação e a destinação dos documentos administrativos e autos processuais findos criados em suporte digital obedecem aos critérios previstos nos instrumentos definidos no art. 51.

10.1 Fotografia e documentos eletrônicos

A fotografia é um documento tão importante quanto os documentos em suporte papel de caráter textual, pois são também passíveis de pesquisas e da construção da história institucional. Assim como os demais documentos a fotografia deve conter: Classificação, dados sobre o autor, localização (localização física da produção).

Ainda não há consenso por parte dos arquivistas quanto à fotografia digital ser considerada corno documento arquivístico ou não porque ela não possui o suporte (no caso o filme), prova material da captação da imagem. Entretanto urna alternativa é cia ssificá-1 a como documento eletrônico.

Documento eletrônico todo aquele que for produzido em meio eletrônico, com formato digital, processado por computador.

10.2 Novas tecnologias

A implantação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade possibilita um maior conhecimento da produção e do uso dos documentos, permitindo que se defina os critérios para digitalização dos mesmos.

Os documentos transferidos para outros suportes através de microfilmagem ou digitalização, devem obedecer à classificação e ao prazo de guarda e destinação previstos na Tabela de Temporalidade. O art. 20 da Res. 23, permite a eliminação se tiver a certificação digital)

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comprovadamente maior, tomando se uma opção a-mais- para a preservação de documentos importantes. (BOAS PRATICAS)

10.3 Controle automático de documentos

A informatização de rotinas e procedimentos da área de Arquivo pode ser otimizada, caso se interligue esse sistema com os de controle de registro de entrada e movimentação de documentos. Essa interligação entre protocolo e arquivo evita que o último tenha que cadastrar novamente os dados de cada processo, quando do seu arquivamento.

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11. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS

11.1 Conservação de documentos

Para que o documento permaneça em condições de utilização são necessários cuidados especiais visando a sua preservação. Usuários da documentação produzida e recebida, especialmente os atos processuais, devem preocupar-se com a importância da conservação do patrimônio público, histórico, comprobatório e cultural da instituição. Esse legado histórico é de responsabilidade de todos. Os acervos documentais são constituídos, basicamente, por materiais orgânicos (papel, tinta etc.) e, como tais, estão sujeitos a um contínuo processo de deterioração. A conservação não pode simplesmente suspender um processo de degradação ji instalado Poiern utilizando-se métodos tealico-científicos, reduz-se o ritmo desse processo. ??? A política moderna de conservação a longo prazo orienta-se pela luta contra as causas da deterioração, buscando um maior prolongamento da vida útil de livros e documentos.

11.2 Agentes de deterioração

Além da celulose, corantes, pigmentos, aditivos e outros materiais do papel, os documentos sofrem danos por efeitos exteriores, os quais podem estar ligados a causas de ordem física, físico-mecânica, química e biológica Os problemas ocorrem com o emprego de materiais inadequados na confecção dos documentos, mas também em situações de uso e guarda.

11.2.1 Agentes físicos

• Luz: a luz, natural ou artificial, é um tipo de radiação eletromagnética capaz de fragilizar os materiais constitutivos dos documentos, induzindo um processo de envelhecimento acelerado. As radiações visíveis e infravermelhas causam o esmaecimento das cores, a despolimerização da celulose e das proteínas, o endurecimento de plásticos etc. Especialmente em regiões de clima tropical, a luz solar contribui de maneira intensiva para a deterioração dos materiais arquivísticos. O aquecimento excessivo por efeitos da insolação altera, consideravelmente, as condições ambientais, além de a ação direta da luz causar alterações físico-químicas.

• Temperatura e umidade: com relação aos problemas de radiações luminosas, o calor pode ser altamente nocivo aos materiais. Quanto mais alta é a temperatura, mais intensivas se processam as reações químicas de degradação, como, por exemplo, a oxidação com ruptura das ligações químicas e a perda das propriedades originais dos materiais. A temperatura influencia de maneira

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determinante as alterações da umidade do ar. A umidade relativa exprime a razão da quantidade de vapor de água contido em um determinado volume de ar a dada temperatura e a quantidade máxima de água que esse volume poderia conter sem se verificar o fenômeno de condensação. Para uma boa conservação do papel, do ponto de vista químico e físico, aconselha- se manter a temperatura (T) e a umidade relativa (UR), respectivamente, entre 18 e 2TC e 50 e 60%. Em regiões de clima tropical, os valores médios da T e UR oscilam muito acima dos ideais, exigindo tecnologia e recursos especiais para a manutenção dos parâmetros recomendados.

11.2.2 Agentes físico-mecânicos

• Ausência de proteção: as formas de acondicionamento, normalmente empregadas, pouco contribuem para a preservação de nossos acervos. Encadernações mal feitas ou em mau estado, não protegem os documentos e permitem a penetração de poeira e de poluentes. A amarração com barbantes, quando provoca tensão, funciona como "serrote", cortando as margens. Já o cadarço, embora mais aconselhável, pode criar o mesmo dano, quando tencionado.

No caso de mapas, a falta de mapotecas especialmente dimensionadas obrigou muitas vezes a enrolá-los ou dobrá-los. A distensão das fibras, provocada pelo enrolamento e pela dobra, fragiliza o papel.

• Manuseio inadequado: os critérios para se manusear um documento (livro, gravura, mapa, etc.) são determinantes de sua vida útil e de sua permanência. Recomenda-se, portanto, a adoção de normas e procedimeitos básicos que contribuirão consideravelmente para melhor conservação do acervo. Documentos em mal estado, mal acondicionados e sujos passam uma imagem negativa da instituição e levam muitas vezes o usuário a negligenciar as recomendações recebidas. O uso freqüente de determinadas coleções fatalmente levará os documentos a um desgaste, que pode ser evitado por um programa de rnicrofilmagem para a proteção dos originais.

• Desastres: constituem os fatores de maior gravidade na destruição dos documentos. Arquivos, bibliotecas e museus têm sido vítimas de diversos sinistros em todo o mundo. Todo arquivo deve elaborar um "Plano de Desastres', prevenindo sua ocorrência e planejar ações de salvamento dos documentos caso ocorram sinistros.

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11.2.3 Agentes químicos

Toda documentação sofre reações indesejáveis com grande diversidade de agentes químicos existentes no ar ou nos materiais que empregamos para sua proteção.

A ação progressiva dos poluentes é percebida na rápida destruição dos bens culturais, seja papel, pedra ou metal. Os mais porosos apresentam seguramente maior vulnerabilidade.

• Poluentes atmosféricos: entre os principais componentes do ar encontram-se o oxigênio, o nitrogênio, o dióxido de carbono e o hidrogênio, que permitem a combustão, a fermentação, a oxidação e a hidrólise dos materiais. No interior de um edifício, funcionam diversos serviços, os quais empregam máquinas e reagentes químicos que liberam gases e vapores nocivos à saúde do indivíduo e à preservação do acervo. As copiadoras eletrostáticas também volatilizam solventes e liberam considerável quantidade de vapores de ozônio. O correto seria a condução desses poluentes para o exterior, por meio de exaustão. Em um edifício com sistema de ar condicionado central, com renovação de ar inadequada, agravam-se cada vez mais os problemas ambientais.

• Poeira: no pó, estão contidas partículas de substâncias químicas cristalinas e amorfas, corno terra, areia, fuligem e grande diversidade de microorganismos, além de resíduos ácidos e gasosos provenientes da combustão em geral e de atividades industriais. Pó não modifica somente a estética de nossos documentos. As pequenas partículas minerais possuem ação cortante e abrasiva. A aderência do pó não é apenas superficial, ele também se prende aos interstícios das fibras e, ainda, é absorvido por meio de ligações químicas. A poeira ainda potencializa a ação de agentes biológicos, pois transporta muitos ácaros e microorganismos.

• Materiais instáveis: alguns produtos usados sobre o papel podem reduzir sua durabilidade. As tintas ácidas de compostos metálicos oxidantes, os grampos e clipes metálicos causam efeitos corrosivos. Não deve ser esquecida a possibilidade de transferência de elementos químicos nocivos, pelo contato das mãos, para os documentos, como o suor, resíduos gordurosos e saliva.

11.2.4 Agentes biológicos:

Os ambientes úmidos, quentes e de pouca ventilação são os mais propícios para a multiplicação de microorganismos. Insetos e até pequenos roedores devem ser combatidos. Nas regiões tropicais, onde a umidade relativa e a temperatura alcançam níveis elevados, constituem habitat ideal para sua reprodução. Até mesmo o homem pode ser considerado um agente de deterioração do documento, talvez o mais nocivo deles.

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12. ROTINAS DE CONSERVAÇÃO

12.1 Limpeza

O método mais simples de limpeza é a remoção do pó e demais sujidades a seco. Remove-se o pó das lombadas e partes externas de encadernações com aspiradores, e, para a limpeza das folhas utilizam-se trinchas, escovas macias e flanelas de algodão.

Durante a limpeza, sempre que for possível, removem-se objetos que causem danos aos documentos, tais como prendedores metálicos, etiquetas, fitas adesivas, papéis e cartões ácidos, substituindo-os, quando necessário, por materiais iner tes , como o polipropileno.

12.2 Controle de microorganismos e insetos

O processo químico mais efetivo para desinfestação e desinfecção de documentos é a fumigação, que deve ser realizada em uma câmara a vácuo. Exigem, porém precauções extremas para seu uso por serem produtos explosivos e inflamáveis quando puros, além de extremamente tóxicos. Porém o ambiente do arquivo, principalmente o intermediário, deve ser dedetizado com freqüência.

12.3 Remoção de fitas e etiquetas adesivas

Os vários tipos de fitas e etiquetas adesivas diferem quanto à cola empregada. As que utilizam colas vegetais e animais podem provocar manchas escuras, mas em geral são facilmente removíveis. Basta a aplicação de água tépida, retirando, ao mesmo tempo, o resíduo com papel absorvente. Já as colas auto-adesivas provocam manchas de forma irreversível e reduzem pouco a pouco a resistência do papel no local afetado. Perdem ainda o poder de aderência, à medida que a cola penetra no papel.

Deve-se evitar o uso de durex ou fita adesiva na restauração de documentos ou capas de processos. A forma adequada de fazer esses reparos é descrita a seguir.

12.4 Pequenos reparos

Os rasgos que põem em risco a integridade do documento devem ser reparados com materiais duráveis e reversíveis, sempre precedidos de uma limpeza.

Para papéis não muito espessos emprega-se o papel japonês ou similar, sem acidez e de baixa grarnatura (10 a 20g/m2). O adesivo mais indicado é a metilcelulose ou carboxi-metilceluloSe. A goma de amido utilizada largamente em reparos e restaurações, embora seja reversível e não cause danos aos papéis,

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tem mostrado, em climas quentes e úmidos, a propensão para atrair microorganismos e insetos.

Os papéis devem ser rasgados no sentido longitudinal das fibras, isto é, no sentido que se rompe com maior facilidade. Quando o papel é rasgado em vez de cortado, as fibras agregam-se melhor ao documento. Passa-se o adesivo em pequena quantidade com um pincel sobre o rasgo e sobre ele cola-se a tira, fixando-a com uma espátula de osso, com movimentos circulares para não distender a ita. Pequenos pesos sobre um papel absorvente evitam a ondulação durante a secagem.

Quando os papéis encontram-se muito fragilizados e ácidos, não devem ser reparados sem antes terem sido submetidos a um tratamento completo de restauração.

12.5 Acondicionamento e armazenamento

Em primeiro lugar, antes do acondicionamento dos documentos em caixas arquivo, recomendamos a higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos aos documentos.

O tipo de material e mobiliário adequado para a guarda de documentos deve corresponder à freqüência de uso dos mesmos, em função da durabilidade e facilidade de acesso à consulta. Recomendamos:

• Arquivos correntes ou setoriais: uso de arquivos de gavetas, preferencialmente em aço, com uso de pastas suspensas. Onde houver maior volume de documentos e falta de espaço, podem ser utilizadas estantes deslizantes com pastas suspensas ou caixas-arquivo. Recomendamos não utilizar as pastas verticais (tipo "AZ"), por danificarem os documentos.

• Arquivos intermediários ou centrais: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de aço, cuja espessura da chapa seja a mais forte possível para suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve, obrigatoriamente, ser feito em caixas-arquivo, com subdivisões internas.

• Arquivos permanentes ou históricos: uso de estantes fixas ou deslizantes, obrigatoriamente de aço, cuja espessura da chapa seja a mais forte possível para suportar o peso dos documentos (entre chapa 18 e chapa 24). O acondicionamento deve obrigatoriamente ser feito em caixas-arquivo de papelão alcalino, com invólucros internos também em papel alcalino. Os documentos de valor permanente devem estar livres de qualquer contato com material oxidante (clipes, grampos, garras metálicas, etc.).

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• O acondicionamento dos documentos textuais deve ser feito em caixas arquivo de tamanho padrão (0,18m de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento, ou 0,14m de largura por 0,2,7m de altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte ou alcalino.

As caixas-arquivo comerciais não-alcalinas podem ser usadas em arquivos correntes ou intermediários, porém, quando utilizadas em arquivos permanentes devem ser obrigatoriamente em papelão alcalino. Documentos que excedam ao padrão convencional devem ser acondicionados em embalagens adequadas às suas dimensões, podendo serem confeccionadas caixas-arquivo sob medida no próprio arquivo.

Quanto ao material das caixas arquivo, a diretora da Coordenação de Conservação de Documentos do Arquivo Nacional afirma em parecer técnico que: "para fins de preservação, certamente o polipropileno é mais adequado que o papelão. O polipropileno .é um material inerte, o que quer dizer que pouco reage com elementos externos.'

Portanto, recomendamos, em função da durabilidade e da possibilidade do uso de cores na classificação de documentos, o uso da caixa de polipropileno (plástico) A de papelão, apesar de mais barata, tem uma durabilidade menor (rasgando e deformando, tendo logo de ser substituída), e permite que a poeira se e entranhe e, dificilmente se consegue uma limpeza adequada, mesmo com o uso de aspirador de pó.

Ao contrário do que se acreditava há pouco tempo, pesquisadores da Unicamp divulgaram que os armários de aço não oferecem risco de desmagnetização dos documentos eletrônicos.

Documentos audiovisuais, cartográficos, micrográficos e informáticos devem ser acondicionados em estojos ou caixas de material inerte ou sem acidez.

A encadernação deve ser feita somente na unidade de arquivo, que analisará os critérios e a conveniência desse procedimento, em função do uso e do prazo de guarda dos documentos.

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INSTRUÇÕES NORMATIVAS

INSTRUÇÃO NORMATIVA N° 1 de ARQUIVO NACIONAL, de 18 de ABRIL de 1997 Estabelece os procedimentos para entrada de acervos arquivísticos 110

Arquivo Nacional.

RESOLUÇÕES de OUTROS ÓRGÃOS CONSELHO FEDERAL de MEDICINA RESOLUÇÃO CFM N° 1331/89 [Prontuários médicos] NORMAS da ABNT - Área de Documentação NBR 5892 - Norma para datar - ago./89. NBR 6021 - Apresentação de periódicos - out./94. NBR 6022 - Apresentação de artigos em publicações periódicas - ago./94. NBR 6023 - Referências bibliográficas - ago./94. NBR 6024 - Numeração progressiva das seções de um documento - ago./89. NBR 6025 - Revisão tipográfica - maio/80. NBR 6026 - Legenda bibliográfica - mar./94. NBR 6027 - Sumário - ago. / 89. NBR 6028 - Resumos - maio/90. NBR 6029 -Apresentação de livros - maio/93. NBR 6030 -Apresentação de ofício ou carta formato A-4 - maio/80. NBR 6031- Correções datilográficas - dez./80. NBR 6032 -Abreviação de títulos de periódicos e publicações seriadas - ago./89. NBR 6033 -Ordem alfabética - ago./89. NBR 6034 -Preparação de índice de publicações - ago./89. NBR 9577 -Emprego de numeração de semanas - set./86. NBR 9578 -Arquivos - set./86. NBR 10518 -Preparação de guias de bibliotecas, centros de informação e documentação -abr./92. NBR 10519 -Critérios de avaliação de documentos de arquivo - out./88. NBR 10520 -Apresentação de citações em documentos - abr./92. NBR 10521- Numeração internacional para livro -ISBN - out./88. NBR 10522 -Abreviação na descrição bibliográfica - out./88.

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2008

PORTARIA N 9 CF-POR-2012100036 de 6 de fevereiro de 2012 Dispõe sobre a instituição do Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal. O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, usando de suas atribuições legais, cons ide rando as disposições dos arts. 12 , 32 e 20 da Lei n. 8.159, de 1991, que estabelece a política nacional de arquivos públicos e privados, e tendo em vista a manifestação do Conselho da Justiça Federal constante do Ofício n. 3878/2011-CEJ, de 17.08.2011, RESOLVE: Art. 1 2 Instituir o Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal para elaborar propostas de automação dos procedimentos e de normas para disciplinar a autuação, tramitação, classificação, avaliação, transferência, destinação e guarda de documentos administrativos e judiciais no âmbito da Justiça Federal. Art. 22 O Comitê será integrado pelos seguintes membros: - ANA CLAUDIA CORDEIRO - TRF 1 2 Região - Diretora da Divisão de Arquivo Institucional; - GILMAR SARAIVA PAZ - TRF la Região - Supervisor da Seção de Preparo Técnico e Memória Institucional; - LENORA DE BEAUREPAIRE DA SILVA SCHWAITZER - TRF 2a Região - Diretora da Secretaria de Documentação e Disseminação da Informação; - CARMEM LUCIA DE CASTRO - TRF 2a Região - Diretora da Divisão de Gestão Documental; - BRUNO DE ALMEIDA MOREIRA - TRF 3 Região - Diretor da Subsecretaria de Documentação e Divulgação; - JUREMA RITA MOLA E DIAS - TRF 3a Região - Diretora da Divisão de Arquivo-Geral; PODER JUDICIÁRIO JUSTIÇA FEDERAL CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL Classif. documental 40.03.03.01 CFPOR201 200036A Assinado digitalmente por ARI PARGENDLER. Documento N 2 : 620077-2019 - consulta à autenticidade em

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO N°4, DE 28 DE MARÇO DE 1996

Dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como um modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAL, e aprova os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 4' reunião ordinária, realizada nos dias 14 e IS de dezembro de 1995 e

Considerando que a Resolução no i, de 18 de outubro de 1995, do CONARQ, dispõe sobre a necessidade de adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções;

Considerando que a redução da massa documental é indispensável para agilizar a recuperação de informações, garantir a preservação de documentos de valor permanente e racionalizar a produção documental; e

Considerando que a avaliação e a destinação de documentos permite a conquista de espaços físicos e redução de custos operacionais,

resolve:

Art. l O - Aprovar o anexo Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

1 - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim.

§ 2° - Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Classificação de Documentos, proceder à atualização deste Código.

Art. 21 - Aprovar os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na anexa Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

§ l o - Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.

§ 2° - Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação de documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim.

§ 3° - Caberá ao CONARQ, por intermédio de sua Câmara Técnica de Avaliação de Documentos, proceder à atualização desta Tabela.

Art. 3 0 - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9 1 da Lei n°

8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Art. 40 - O CONARQ poderá subsidiar, os órgãos e entidades integrantes do SINAR, na elaboração, análise e aplicação de códigos e/ou planos de classificação de documentos em fase corrente, bem como na elaboração, análise e aplicação de tabelas de temporalidade de documentos.

JAIME ANTUNES DA SILVA

(Diário Oficial da União, de 29 de março de 1996)

ARQUIVO NACI-.DNAL CONSELHO NACIONAl DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO N°7, DE 20 DE MAIO DE 1997

Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS- CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 8a reunião ordinária realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,

Considerando o disposto no art. 9° da Lei Federal n° 8.1 59, de 8 de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados;

Considerando a Resolução n° 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municípios; e

Considerando as recomendações comidas nos itens 3 e 4 da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução ri' 4 deste Conselho, de 28 de março de 1996, resolve:

Art. 1 0 A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de

temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resolução.

Art. 20 O registro dos documentos a serem eliminados deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos.

Art. 30 A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituirá basicamente dos seguintes itens:

- cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos: a) código do assunto ou, caso não tenha esta

informação, o número de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/série, correspondente aos conjuntos

documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na

alínea anterior;d) quantidade e especificação das unidades de

arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observações complementares úteis ao esclarecimento

das informações contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos órgãos e entidades aos quais se refere o art. 50 desta resolução; e

III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.

Art. 40 Q Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação, devendo conter essencial mente:

- data da eliminação; II - indicação dos atos oficiais/ legais que autorizam a

eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial; lii nome do órgão ou entidade produtor/acumulador

dos documentos eliminados; IV - nome do órgão ou entidade responsável pela

eliminação;V - referência aos conjuntos documentais eliminados

especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificação/ mensuração dos documentos

eliminados;VIII - nome da unidade orgânica responsável pela

eliminação; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica

responsável pela eliminação. Art. 50 Os órgãos e entidades que ainda não

elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder à eliminação de documentos deverão constituir suas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela análise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas à instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, para aprovação.

Parágrafo único - Os órgãos e entidades referidos no capur deste artigo deverão elaborar, além da Listagem de Eliminação de Documentos e do Termo de Eliminação de Documentos, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em periódicos oficiais, ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informações:

- cabeçalho:

a) nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

b) título, número e ano do edital; II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificação da autoridade signatária do edital; b) número e data dos atos legais e/ou do documento

oficial que legitima a eliminação; c) nome do órgão ou entidade produtor dos

documentos a serem eliminados; d) referência aos conjuntos documentais a serem

eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivação da eliminação, que deverá

situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqüentes à publicação do edital, e

III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art.

50, parágrafo único, iteni II, alínea "a" desta resolução. Art. 60 A eliminação de documentos públicos será

efetuada por meio de fragmentação manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado.

Are. 7° Os procedimentos a serem observados quando da eliminação de documentos serão estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resolução.

JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do Conselho Nacional de Arquivos

(Diário Oficial da União, de 23 de maio de 1997)

Aillik

ANEXO 1

r LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS ÓRGÃO/SETOR: _______

ÓRGÃO/ENTIDADELISTAGEM N°:___________ FOLHA N°:______________

UNIDADE/SETOR CÓDIGO 1

UNIDADE DE

OU N°. DO ASSUNTO/SÉRIE DATAS-LIMITE

ARQUIVAMENTO QUANT. ESPECIFICAÇÃO OBSERVAÇÕES/JUSTIFICATIVA

ITEM

LOCAL/DATA LOCAL/DATA LOCAL/DATA AUTORIZO:

PRESIDENTE DA COMISSÃO AUTORIDADE DO ÓRGÃO

PERMANENTE DE—i —i—

A QUEM COMPETE RESPONSÁVEL PELA SELEÇÃO AVALIAÇÃO AUTORIZAR

ANEXO 2

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE) TERMO DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

Aos dias do mês de do ano de , o (indicar o nome do órgão ou entidade responsável pela

eliminação), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Docu,nento.0 ou a Listagem de Eliminação de

Documentos e respectivo Edital de Ciência de Eliminação de Documentos), aprovados pelo (titula, do/da (indicar a instituição

arquivística), por intermédio do (ind/caro documento de aprovação), e publicada(o) no (ind/caro periódico oficial), de (indicar a data

de publicação da tabela ou do edital), procedeu à eliminação de (indicar a quantificação mensuração), de documentos relativos a

(referência aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do órgão ou entidade

produtor/acumulador), do penado (indicar as datas-limite dos documentos eliminados) (nome da unidade orgânica responsável pela eliminação, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3

(NOME DO ÓRGÃO OU ENTIDADE) EDITAL DE CIÊNCIA DE ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS

N° /

O Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, designado pela Portaria n o -, de _/_/_, publicada no (indicar

o periódico oficial), de _I_/_, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminação de Documentos), aprovada pelo (titulam) do(a)

(Indicara instituição arquivfstíc4, por intermédio do (indicar o documento de aprovação), faz saber a quem possa interessar que a partir

do (300 a 450) (escrever por extenso, entre parênteses, o número ordinal correspondente) dia subseqüente a data de publicação deste

Edital no (indicar o peiiódico oficial), se não houver oposição, o(a) (indicara unidade orgânica responsável pela eliminação) eliminara os

documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do período ('indicar as datas-limite), do(a) (indicar o

nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados). Os interessados, no prazo citado, poderão requerer às suas expensas, o desentranhamentO de documentos ou cópias de peças

do processo, mediante petição, desde que tenha respectiva qualificação e demonstração de legitimidade do pedido, dirigida à Comissão Permanente de Avaliação do(a) (ind/caro órgáo ou entidade).

(Local e data) (Nome e assinatura do Presidente da Comissão Permanente de A valia ção)

ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS

RESOLUÇÃO N° 8, DE 20 DE MAIO DE 1997

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,

Considerando a necessidade de se atualizar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução n° 4, de 28 de março de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento n° 62 do DOU, de 29 de março de 1996, em decorrência de sugestões apresentadas pelos usuários,

resolve: Aprovar ad referendum do Plenário do CONARQ as seguintes alterações:

- No Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio: 1) em 020.31 Relações com os Conselhos Profissionais, incluir a observação: Quanto aos documentos cujas

informações gerem contenciosos administrativos ou judiciais, classificar nos assuntos especfficos; 2) ejil 021.1, onde se lê "Candidato à função pública", leia-se Candidato a Cargo Público;

3) em 025.11 Processos Disciplinares, onde se lê "...acumulação ilegal de cargos..." leia-se "...acumulação ilícita de

cargos...".li - Na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da

Administração Pública: 1) em 020.31 Relações com os Conselhos Profissionais, incluir a observação: Os documentos cujas informações

possam originar or,inar contenciOSoS administrativos ou judidais serão classificados nos assuntos correspondentes ao seu conteúdo, cujos prazos e destinação estão estabelecidos nesta Tabela;

2) em 021.1, onde se lê "Candidatos a função pública", leia-se Candidatos a cargo público;

3) em 024.1 Folhas de Pagamento. Fichas Financeiras, incluir a observação: É opcional a alteração do suporte (micro filme ou disco ótico), eliminando-se os originais a pó s 5 anos de arquivamento na fase intermediária;

4) em 026.192 Assistência à Saúde, retirar a observação; 5) em 029.11 Controle de Freqüência, incluir a observação: E opcional a alteração do suporte (microfilme ou disco

ótico), eliminando-se os oirginais após 5 anos de arquivamento na fase intermediária; 6) em 034 Requisição. Distribuição e/ou movimentação de material: na coluna referente à Fase Corrente, onde se lê

11 4 anos", leia-se / ano, e na coluna referente à Fase Intermediária retirar o prazo de 5 anos;

7) em 034.2 Extravio. Roubo. Desaparecimento: na coluna referente à Fase Corrente, onde se lê "Até a conclusão da

apuração", leia-se Após a conclusão do caso, e na coluna referente à Fase Intermediária, incluir 5 anos;

8) em 034.3 Transporte de Material: na coluna referente à Fase Corrente, onde se lê "1 ano," leia-se 2 anos;

9) em 034.5 Recolhimento de Material ao depósito: na coluna referente à Fase Corrente, onde se lê "1 ano ', leia-se

2 anos.III - No índice: 1) em acumulação de cargos: onde se lê "ilegal", leia-se ilícita, mantendo-se o código 025.11; onde se lê "legal",

leia-se lícita, mantendo-se o código 020.5. 2) em candidatos à função pública, leia-se candidatos a cargo público, mantendo-se o código 021 .1.

JAIME ANTUNES DA SILVA Presidente do CONARQ

(Diário Oficial da União, de 23 de maio de 1997)

CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUÇÃO N°5, DE 30 DE SETEMBRO DE 1996

Dispõe sobre a publicação de editais para Eliminação de Documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios.

O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS-CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no

item VII, do art. 1 7, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberação do Plenário, em sua 61 reunião ordinária realizada nos dias 22 e 23 de agosto de 1996 e,

Considerando o disposto na alínea C, do parágrafo único, do art. 50, do Anexo ao Decreto n° 96.671, de 9 de

setembro de 1988; Considerando o disposto no item 3 da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo

Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovada pela Resolução n° 4, de 28 de março de 1996, deste

Conselho;Considerando as recomendações contidas na NBR - 10.5 1 9, da Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT,

sobre Critérios de Avaliação de Documentos de Arquivo, resolve:

Art. 1°- Os órgãos e entidades integrantes do Poder Público farão publicar nos Diários Oficiais da União, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, correspondentes ao seu ámbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 90 da Lei 8.159, de 08 de janeiro de

1991.Parágrafo único - Os editais referidos neste artigo serão publicados em outro veículo de divulgação local quando a

administração pública municipal não editar Diário Oficial. Art. 2° - Os editais para eliminação de documentos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis

manifestações ou, quando for c caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos.

JAIME ANTUNES DA SILVA

(Diário Oficial da União, de 11 de outubro de 1996)

ARQUIVO NACIONAL

Conselho da Justiça Federal

RESOLUÇÃO N° 023, DE DE SETEMBRO DE 2008.

Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1° e 2° graus.

O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, usando das suas atribuições legais e tendo em vista o decidido no Processo n. 2008162493, na sessão realizada em 27 de agosto de 2008, e

Considerando que a Constituição Federal de 1988 dispõe no art. 216,

§ 20, que cabem à administração pública a gestão da documentação governamental e

as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;

Considerando que a Lei n. 8.159, de 1991, dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, determina que é dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação;

Considerando que a mencionada Lei n. 8.159, no seu art. 20, define a competência e o dever inerente aos órgãos do Poder Judiciário federal de proceder à gestão de documentos produzidos em razão do exercício das suas funções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem corno de preservar e facultar o acesso aos documentos sob a sua guarda;

Considerando que a referida lei dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e, no seu art. 10, define corno inalienáveis e imprescritíveis os documentos considerados de valor permanente;

Considerando a importância de manter um Programa de Gestão Documental da Justiça Federal que assegure à administração e aos cidadãos o acesso às informações e a proteção de direitos;

Considerando que a Lei n. 9.605, de 1998, no seu art. 62, tipifica a destruição de arquivos como crime contra o patrimônio cultural;

Considerando a necessidade de preservar processos e documentos de interesse para o patrimônio histórico e cultural da nação, conforme o art. 62 da citada Lei n. 9.605;

Conselho da Justiça (Federal

Considerando o disposto na Lei n. 11.419, de 2006, sobre a geração, a tramitação, o acesso e a guarda de processos judiciais e documentos em meio eletrônico;

Considerando a Resolução do Conselho Nacional de Arquivos - Conarq ii. 26. de 6 de maio de 2008, que estabelece diretrizes básicas de gestão de documentos a serem adotadas nos arquivos do Poder Judiciário;

Considerando a necessidade de assegurar a autenticidade, a integridade, a segurança, a preservação e o acesso de longo prazo dos documentos e processos, em face das ameaças de degradação fisica e de rápida obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, resolve:

SEÇÃO 1 DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 10 Esta resolução estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1° e 2° graus.

Art. 2° O Programa de Gestão Documental da Justiça Federal tem a finalidade de assegurar a gestão integral, a proteção, a destinação, a guarda, a preservação e o acesso aos documentos institucionais, produzidos no exercício de atribuições jurisdicionais e administrativas.

Ari;. 3° Gestão integral de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, publicação, acesso, uso, avaliação, arquivamento, eliminação e guarda nos arquivos corrente, intermediário e permanente.

Art. 40 É de responsabilidade de magistrados e servidores, no âmbito das suas atribuições, a correta aplicação das normas e dos procedimentos previstos no Programa de Gestão Documental da Justiça Federal.

Art. 5° São instrumentos do Programa de Gestão Documental:

a) o sistema inforrnatizado de gestão de documentos processuais ou administrativos;

b) os metadados essenciais à identificação do documento institucional de modo inequívoco e a sua relação com os outros documentos;

Conselho da Justiça (Fecterat

e) o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal - PCIT;

d) a Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal (Anexo 1);

e) as Tabelas Processuais Unificadas da Justiça Federal;

1) o Fluxo para Seleção de Ações Judiciais da Justiça Federal (Anexo II);

g) o Plano para Seleção de Amostras Representativas de Ações Judiciais (Anexo III);

h) a Lista de Verificação de Pendências Processuais Impeditivas da Baixa Definitiva de Processos (Anexo IV);

i) o Manual de Gestão Documental da Justiça Federal.

Parágrafo único. Os instrumentos não anexados a esta resolução estarão disponíveis e permanentemente atualizados no portal da Justiça Federal, no endereço eletrônico www.j f.j us .brl.

Art. 60 São requisitos essenciais para a Gestão Documental da Justiça Federal:

- manutenção dos documentos em ambiente seguro e implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo de guarda que houver sido definido;

II - padronização de espécies e tipos documentais;

III - utilização dos instrumentos mencionados no art. 5° desta resolução

IV - gerenciamento da documentação produzida e recebida por meio de sistema que contemple a captura, movimentação, destinação e acesso dos processos e docunientos;

V - avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à administração das instituições da Justiça Federal e essenciais à memória nacional, bem como para a garantia dos direitos individuais;

1

Conselho ia Justiça 'Federa(

VI - racionalização na produção de documentos institucionais e a sua retenção somente pelo período estabelecido nos instrumentos de gestão documental da Justiça Federal

VII - adoção de critérios de transferência e recolhimento de documentos às unidades de arquivo;

VIII - orientação e treinamento de magistrados e servidores;

IX - definição de responsabilidades e de níveis de acesso autorizado aos documentos;

X - adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de Processos e Documentos da Justiça Federal - MoReq-Jus, aprovado pela Resolução CJF ii. 7. de 7 de abril de 2008, para garantir as qualidades de um documento institucional;

XI - aplicação da política de segurança da informação da Justiça Federal, aprovada pela Resolução CJF n. 6. de 7 de abril de 2008.

SEÇÃO II DOS DOCUMENTOS INSTITUCIONAIS

Art. 70 Considera-se documento institucional todo aquele gerado ou recebido pela Justiça Federal no exercício das suas funções, independentemente da forma ou do suporte em que foi produzido.

§ 10 Os documentos institucionais de que trata o caput deste artigo são

classificados como:

1 - correntes: aqueles que estiverem em tramitação, ou que, mesmo sem movimentação, constituírem objeto de consultas freqüentes;

II - intermediários: aqueles que, por conservarem ainda algum interesse jurisdicional ou administrativo, mesmo não sendo de uso corrente pelas áreas emitentes, estiverem aguardando eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

111 - perrnanentes: aqueles de valor histórico, probatório e informativo, que devam ser definitivamente preservados no suporte em que foram criados.

Conselho da Justiça Fec(era(

§ 2° As qualidades essenciais do documento institucional são organici dade. unicidade, confiab ilidade, integridade, autenticidade, não-repúdio, tempestividade e confidencial idade.

Ari. 8° Os documentos classificados como de guarda permanente constituem o fundo arquivístico histórico da Justiça Federal e devem ser guardados e disponibilizados para consulta de modo a não colocar em risco a sua adequada preservação.

§ 1° São considerados documentos de guarda permanente:

a) os atos normativos: ato, regimento, resolução, portaria e outras normas expedidas;

b) os atos de assentamento: ata, termo e outros registros oficiais sobre fatos ou ocorrências;

c) os atos de ajuste: tratado, contrato, convênio e outros acordos em que a Justiça Federal for parte;

d) o inteiro teor de sentenças, decisões terminativas, acórdãos e decisões recursais monocráticas;

e) as ações criminais, as ações coletivas e as que versem sobre Direito Ambienta!, desapropriações, privatizações, direitos indígenas, direitos humanos, tratados internacionais, opção de nacionalidade, naturalização, usucapião e as que constituírem precedentes de súmulas;

1) as ações pertencentes ao período de 1890 a 1973;

g) outros documentos classificados como de guarda permanente nos instrumentos previstos nas alíneas ""c" e "d" do art. 5° desta resolução;

h) outros documentos e processos administrativos ou judiciais classificados como de guarda permanente pelas Comissões Permanentes de Avaliação e Gestão Documental das instituições da Justiça Federal.

§ 2° Os documentos mencionados no § 1°, alíneas "a", "b" e "e", devem ser encaminhados às unidades responsáveis pelo arquivamento imediatamente após a sua produção ou, quando for o caso, logo após a certificação da sua publicação.

§ 3° Os documentos relacionados no § 1°, alínea "d", referentes a processos não selecionados para guarda permanente, serão retirados dos autos e terão guarda permanente no seu suporte fisico ou em versão digital do seu inteiro teor,

db

.-, .

Conset7o da Justiça (Federal

assinada e certificada por autoridade certificadora credenciada, na forma da lei.

§ 4° Os livros de registro de sentenças poderão ser eliminados sempre que houver cópia do seu inteiro teor em versão digital assinada e certificada por autoridade certificadora credenciada, na forma da lei.

§ 50 Tendo em vista a conservação, os documentos de guarda

permanente só poderão ser retirados das unidades de arquivo em caráter excepcional:

- por empréstimo, no âmbito interno da Justiça Federal, quando a disponibilização de cópia em meio digital não for viável ou não se apresentar como o modo mais adequado;

lI - por desarquivamento, quando envolver tramitação;

III - para fins de exposição ao público, cumprindo requisitos que garantam sua integridade e segurança.

§ 6° Os documentos selecionados para guarda permanente estarão disponíveis para consulta local nas unidadcs de arquivo, ficando facultada a sua digitalização para fins de consulta e fornecimento de cópia àqueles que a solicitarem.

SEÇÃO III DOS PROCEDIMENTOS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 9° Os documentos administrativos e as ações judiciais transitadas em julgado e definitivamente arquivados no âmbito da Justiça Federal de 1° e 2° graus serão avaliados, para fins de guarda ou eliminação, segundo os critérios previstos nos instrumentos definidos no art. 5° desta resolução.

Parágrafo único. As ações judiciais transitadas em julgado serão definitivamente arquivadas quando não necessitarem de nenhuma diligência do juízo processante, da secretaria da unidade judiciária respectiva e de terceiros designados para atuarem na lide ou eventualmente alcançados pelo julgado.

Ari. 10. É facultada ao magistrado a formulação de proposta fundamentada à Comissão Permanente de Avaliação Documental de guarda definitiva de processo em que atue.

Art. 11. Será preservada uma amostra representativa extraída do universo dos autos judiciais findos destinados à eliminação, obtida com base em fórmula estatística definida no Anexo 111 desta resolução.

Conselho da Justiça (Federal

Parágrafo único. Fica dispensada a preservação de amostra representativa dos agravos.

Ari. 12. Os documentos previstos no PCTT para imediata eliminação após o prazo de arquivo corrente devem ser eliminados na própria unidade responsável, sem transferência para unidade arquivística e sem publicação de edital de eliminação.

Ari. 13. A eliminação dos autos de ações judiciais transitadas em julgado e de documentos administrativos definitivamente arquivados na Justiça Federal será precedida de publicação de edital de eliminação.

Art. 14. Os editais de eliminação serão publicados no veículo de publicação oficial de cada órgão, consignando-se um prazo de 45 (quarenta e cinco) dias para possíveis manifestações das partes interessadas antes da efetiva eliminação dos processos ou documentos.

§ l O As partes interessadas nos autos findos e nos documentos administrativos a serem eliminados poderão, às suas expensas, requisitá-los para guarda particular, por meio de petição ao diretor da unidade administrativa à qual o arquivo esteja vinculado.

§ 2° O documento original será entregue, após o prazo previsto no capur deste artigo, à primeira parte solicitante; às demais partes requerentes, quando houver, serão fornecidas cópias.

Art. 15. A eliminação de documentos institucionais realizar-se-á mediante critérios de responsabilidade social e de preservação ambiental, por meio da reciclagem do material descartado e da destinação do resultado para programas sociais de entidades sem fins lucrativos.

Ar!. 16. A avaliação e a destinação dos documentos administrativos e autos processuais findos criados em suporte digital obedecem aos critérios previstos nos instrumentos definidos no art. 5° desta resolução.

Ar!. 17. A gestão de documentos digitais adotará requisitos funcionais, requisitos não-funcionais e metadados estabelecidos no MoReq-Jus.

Ar!. 18. Os processos e documentos digitais cuja autenticidade esteja assegurada na forma da lei poderão ter a sua geração, tramitação e guarda feitas exclusivamente em sistemas informatizados corporativos, dispensada a emissão de cópia em papel.

Conselho da Justiça 'Federa(

Art. 19. Os sistemas informatizados deverão possibilitar a transferência de processos e documentos digitais do arquivo corrente para os arquivos intermediário e permanente, ficando disponíveis para magistrados e servidores, de acordo com os seus níveis de responsabilidades e com as atividades que desenvolverem: Protocolo, Autuação, Classificação, Indexação, Processamento, Avaliação, Arquivamento, Eliminação, Guarda Permanente e Acesso.

§ 1° As unidades arquivísticas são responsáveis pela gestão documental. especialmente no que se refere ao recebimento, avaliação, destinação, guarda e acesso aos documentos digitais.

§ 2° A unidade de arquivo procederá ao exame de presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais recebidos baseando-se nos metadados relacionados a esses documentos.

§ 3° As unidades de tecnologia da informação são responsáveis pelo armazenamento adequado dos documentos digitais e pela disponibilização de frramentas de gestão documental nos sistemas informatizados corporativos.

Art. 20. Os documentos que forem transcritos para suporte digital mediante certificação por assinatura digital emitida por autoridade certificadora credenciada terão o mesmo valor dos originais.

§ 1° Nos casos de fiel transcrição digital de documentos e processos judiciais físicos para compor os autos processuais eletrônicos, os originais não serão remetidos às unidades de arquivo.

§ 20 Aplica-se o previsto no caput deste artigo, no que couber, aos documentos e processos administrativos.

Art. 21. Os documentos institucionais digitais deverão ser objeto de políticas de segurança da informação que visem garantir a sua integridade e acessibilidade de longo prazo, evitando-se a degradação fisica e a obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos.

Art. 22. A guarda do documento, independentemente do suporte fisico, deverá garantir a sua autoria, integridade e tempestividade.

Ari.. 23. Os procedimentos para classificação, acesso, inserção de dados nos sistemas eletrônicos, manuseio, reprodução, transporte, arquivamento e

r.-

Conselho da Justiça Federa[

guarda de documentos e processos no âmbito da Justiça Federal deverão assegurar, no que couber, a aplicação das normas referentes ao sigilo e segredo de justiça.

SEÇÃO IV DA COORDENAÇÃO E EXECUÇÃO DA GESTÃO DE DOCUMENTOS

Art. 24. O Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal será coordenado pelo titular da Secretaria de Pesquisa e Informação Jurídicas do Centro de Estudos Judiciários do Conselho da Justiça Federal e integrado pelos titulares das unidades de documentação ou arquivo do Conselho da Justiça Federal e dos Tribunais Regionais Federais, indicados pelos respectivos presidentes.

Parágrafo único. O Comitê, sempre que julgar necessário, poderá convidar, para integrá-lo, titulares das unidades de arquivo das Seções Judiciárias e servidores com formação nas áreas de história, administração, informática, estatística, contabilidade, direito, arquivologia, biblioteconomia e outras.

Art. 25. Compete ao Comitê coordenar o Programa de Gestão Documental da Justiça Federal, bem como:

1 - elaborar e atualizar manuais específicos com orientações para a aplicabilidade das normas previstas nesta resolução;

II - promover treinamentos de servidores e magistrados;

III - propor normas complementares ao Programa para aprovação do Conselho da Justiça Federal;

IV - atualizar e publicar, no portal eletrônico da Justiça Federal, o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentação Administrativa da Justiça Federal e a Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal:

V -- propor alterações nas Tabelas Processuais Unificadas da Justiça Federal;

VI - acompanhar e verificar a aplicação das normas previstas nesta resolução e, quando for o caso, sugerir ao Coordenador-Geral da Justiça Federal medidas corretivas.

Ari. 26. Deverão ser instituídas Comissões Permanentes de Avaliação e Gestão Documental no Conselho da Justiça Federal, nos Tribunais Regionais Federais e nas Seções Judiciárias, compostas, no mínimo, por:

1 - servidor responsável pela unidade de documentação ou arquivo;

Conselho da Justiça Federal

II - bacharel em Arquivologia ou Biblioteconomia;

III - bacharel em História;

IV - bacharel em Direito.

Parágrafo único. A critério das Comissões, serão convidados a integrá-las servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a serem avaliados, bem como profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto da avaliação, podendo ser substituídos após a conclusão dos trabalhos relativos às respectivas unidades ou áreas de conhecimento.

Art. 27. Compete às Comissões:

a) orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção dos documentos produzidos e recebidos nos respectivos órgãos, para fins de guarda permanente ou eliminação;

b) propor alterações nos instrumentos de gestão documental previstos no art. 50 desta resolução;

c) estabelecer prioridades para análise e destinação de documentos institucionais;

d) aprovar o Termo de Eliminação, elaborado pela unidade de arquivo;

e) analisar a proposta de guarda definitiva feita por magistrado e pronunciar-se acerca do seu acolhimento;

1) a Comissão poderá constituir comissões setoriais nas Subseções Judiciárias.

§ 1° Compete às Comissões Permanentes dos Tribunais Regionais Federais acompanhar a política de gestão documental do Tribunal e das Seções Judiciárias sob sua jurisdição e participar de todas as decisões afetas à manutenção do acervo, modernização e automatização dos arquivos setoriais e centrais;

§ 20 As Comissões nas Seções Judiciárias se reportarão às Comissões dos Tribunais Regionais Federais, e estas, ao Comitê de Gestão Documental da Justiça Federal.

Conselho da Justiça (Federal

§ 30 Os Presidentes dos Tribunais, ou o Diretor do Foro, nas Seções Judiciárias, poderão designar juiz para atuar corno consultor junto às respectivas Comissões.

Art. 28. A execução do Programa de Gestão de Documentos da Justiça Federal de 1° e 2° graus será coordenada pelas unidades de documentação e de arquivo existentes nos órgãos da Justiça Federal, às quais compete:

1 - organizar e avaliar o acervo arquivístico da instituição e dar-lhe destino;

II - garantir o acesso e facultar aos solicitantes a consulta e autenticação de cópias dos documentos sob a sua custódia;

III - difundir as norrrias e diretrizes de gestão documental e zelar pela sua correta aplicação;

IV - propor políticas referentes à manutenção do acervo e à modernização e automatização dos arquivos setoriais e centrais sob a sua jurisdição;

V - acompanhar os procedimentos necessários para a efetiva eliminação dos documentos incluídos no Termo de Eliminação;

VI - sugerir alterações no PCTT e na Tabela de Temporalidade das Ações Transitadas em Julgado da Justiça Federal;

VII - reconhecer a autenticidade de documento incorporado ao acervo em suporte digital, mediante conferência com o original e aplicação de assinatura digital fornecida por autoridade certificadora.

Parágrafo único. Os pedidos relativos às ações judiciais transitadas em julgado cujo acesso esteja limitado pela legislação nacional, bem assim aqueles referentes ao desentranharnento de documentos e emissão de certidões, são de competência exclusiva das secretarias de varas ou turmas.

SEÇÃO V DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 29. Os Tribunais Regionais Federais e as Seções Judiciárias manterão Sistema de Protocolo e Controle de Tramitação dos Documentos Administrativos, integrado ao arquivo, para o recebimento, registro, distribuição e controle da movimentação dos documentos produzidos e recebidos pela Justiça Federal.

Consefho da Justiça Federa(

Ar!. 30. Revogam-se as Resoluções n. 217, de 22 de dezembro de 1999; 359. cle29de março de 2004; e 393, de 20 de setembro de 2004.

Art. 3 1. Esta resolução entra em vigor na data da sua publicação.

Ministro CESAR ASFOR ROCHA

Publicada no Diário Oficial da União Em 24/09/2008 Seção 1 pág 99

am

r:

Conse17o da Justiça 'Federal

Ti po DE FEITO ESPÉCIECUMPRIMENTO DE

SENTENÇAPRAZO DE GUARDA

Com execução do 5 anos principal

CAUTELAR Sem execução do 30 anos principal

Com execução do 5 anos principal

CONHECIMENTO

Sem execução do30 anos

principal ____________________________

Título Executivo Judicial5 anos

Título Executivo EXECUTÓRIASExtrajudicial

Título Executivo Fiscal Com execução do 5 anos

Procedimentos especiais de principal Sem execução do 30 anos 1 jurisdição contenciosa

principal ESPECIAIS

(CPC E LEGISLAÇÃO Com execução do5 anos

EXTRAVAGANTE)Procedimentos especiais de

principal

Sem execução do jurisdição vountária

30 anos principal

JEF(CÍVEL) Sanos

Guarda permanente Agravo de Execução Penal

AGRAVO

5 anos

Anexo 1

Conselho da Justiça(Federa[

Anexo II FLUXO PARA SELEÇÃO DE AÇÕES JUDICIAIS

DA JUSTIÇA FEDERAL

FASE! Seleção dos processos de guarda permanente, conforme o art. 8 0 desta resolução, e identificação, em

destaque, Como Ia) cm suas capas.

FASE!!

Aplicação da Tabela (Anexo 1) aos processos para guarda permanente não selecionados na Fase 1.

FASE III

Aplicação do Plano Amostral (Anexo III) ao conjunto dos processos, após o transcurso do período determinado na Tabela (Anexo 1).

FASE IV

Análise final casuística dos processos selecionados para eliminação pela Comissão Permanente de Avaliação Documental de cada instituição da Justiça Federal. Nessa fase também serão analisadas as indicações de guarda permanente feitas por magistrados, bem como separados os processos

precedentes de súmulas.

F1

Conselho da Justiça 'Federa(

Anexo III

PLANO PARA SELEÇÃO DE AMOSTRAS REPRESENTATIVAS DE AÇÕES JUDICIAIS

1. Considerações gerais

No presente anexo, foi elaborado um estudo estatístico para representar o universo das ações judiciais transitadas em julgado e não definidas como de guarda permanente, com base em técnica de arnostragem estratificada para a seleção de amostras representativas.

Essa técnica consiste em dividir o universo de processos de tamanho igual a 'N" unidades em

subpopulações (estratos) constituídas de N 1 , N2,..., NL unidades, respectivamente, de modo que não haja superposição e.juntas, totalizem a população de tamanho N.

No estudo de amostragem, para se obter urna amostra estimada precisa da população, deve-se observar prioritariamente a sua heterogeneidade. Tendo em vista os diferenciados tipos de processos arquivados, optou-se por dividi-]os em classes; cada uma representará um estrato, com a finalidade de buscar urna maior homogeneidade da população.

As suhpopulações, denominadas "estratos", devem ter os valores N h conhecidos, pois, dentro de cada estrato. separadamente, será selecionada uma determinada amostra A grandeza amostral para a

população corresponderá a ii = n1 + 172 + n.,..., n4

O tamanho da amostra será determinado a partir das estimativas da média e da variância da população. Essas mostram que a precisão da amostra estratificada para dado estrato depende de "n" cujo resultado pode ser encontrado por meio da técnica de alocação proporcional (Sukhatme, 1970).

2. Justificativa para a escolha deste plano amostral

Neste estudo. a amostragem estratificada é recomendável em decorrência da heterogeneidade entre as classes de processos, com referência ao tempo durante o qual cada classe tramita na Justiça Federal. Assim, a estratificação pode propiciar amostras que representem melhor o universo em estudo. Caso o extrato selecionado apresente alta variância, pode-se aplicar a amostragem estratificada em uma segunda etapa, onde o primeiro estrato será dividido em subestratos que serão formados pelos processos que apresentam parâmetros mais homogêneos.

Para obtenção de urna amostra aleatória consistente e com baixa correlação entre os estratos, foi necessário trabalhar com uma variável resposta comum a todas as classes de processos e isenta de juízo de valor. A maioria dos processos na Justiça Federal é constituída por questões repetitivas (comuns), por isso a amostra deve representar essa característica, e não qualificar o mérito ou o ineditismo de urna determinada questão. Não é porque um processo é complexo ou inédito que ele deve ser, a priori, selecionado para fins de amostragem. Esses critérios qualitarivos são relevantes e deverão ser considerados para a seleção final, a ser feita pela Comissão Permanente de Avaliação e pelo grupo de avaliação de documentos de cada instituição da Justiça Federal.

3. Plano amostral - amostragem estratificada

Com o intuito de selecionar para cada Seção Judiciária uma amostra representativa de processos, cada seção deverá ser dividida em estratos de acordo com as classes processuais. Assim, tendo como referência o tempo de tramitação de cada processo até o momento do arquivamento, podem-se gerar as estatísticas necessárias para determinação da grandeza amostral.

Conselho da Justiça Federa(

E:^3 Estratos

(Classes)

Mand. Seg. 1 N do T. Tabela utilizada para o cálculo das estatísticas

.pc. Iram.

onde T. tram. corresponde ao tempo de tramitação de cada processo até o arquivamento.

3.1 Valores populacionais e estimadores por estrato

Para o dirnensionamento do tamanho da amostra por Seção Judiciária (ri) e por classe processual

(n,,) deve-se, primeiramente, conhecer as estatísticas por estrato e as estatísticas globais (considerados os

estratos conjunlamente), tendo em vista que estas permitirão avaliar a consistência da amostra retirada. Feito esse estudo, pode-se. mediante o princípio da alocação proporcional, calcular a amostra.

Diante de notações incomuns, tem-se a seguir a caracterização de cada uma delas:

N = número total de processos na Seção Judiciária; N 1, = número de processos em que o h-ésimo estrato foi dividido; n = número de processos amostrados, considerando-se todos os estratos; n i, = número de processos amostrados a serem medidos no h-ésimo estrato;

Xih = valor observado da variável resposta (tempo de tramitação do processo até o seu arquivamento) referente a i-ésima unidade de amostra no h-ésimo estrato;

W 5 = = peso do h-ésimo estrato;

= fator de amostragem no h-ésimo estrato:

= fator de expansão no h-ésimo estrato; nh

L = número de estratos (cada estrato corresponde a uma classe de processo).

A formulação da análise estatística a ser apresentada refere-se à aplicação em cada estrato da amostra simples ao acaso. Logo, para cada estrato, tendo em vista o "n" encontrado, será tornada uma amostra de processos com o auxílio da tabela de números aleatórios. Após a seleção, serão calculados os estimadores amostrais e populacionais, com o objetivo de demonstrar o grau de precisão da grandeza amostral encontrada.

3.1.1 Valores estimados por estrato

Este conjunto de fórmulas permitirá encontrar os valores amostrais estimados de cada estrato como forma de avaliai a precisão da amostra retirada:

xii)

1) = ' (Valor médio estimado no h-ésino estrato); 1117

2) x,7 = N1 ..T,, (Valor total estimado no h-ésimo estrato);

Conselho da Justiça Federa(

- 2 -

3) s= 1'h —1

II,,

17h(x17)2

y x 2

-

- nh

— N,,-1

(Valor da variância estimada);

4) = (Valor do desvio padrão estimado);

5) = ( ' 7 ' ) ( Valor da variância da média estimada);

'1 h NI,

6) JV(,) =' (Erro padrão estimado).

3.1.2 Valores estimados considerando-se conjuntamente todos os estratos

Baseado na variável tempo de tramitação de cada processo (x) corno parâmetro para o cálculo da estimativas abaixo, tem-se que:

L

(7) = representa o valor da média estratificada estimada, onde ,, representa a média h=J

populacional do h-ésirno estrato. Vale ressaltar que, sendo a amostra em cada estrato uma amostra

aleatória simples, é um estirnador não-viesado de , , por isso é natural utilizar a estatística Xest na

forma considerada. A fim de se obter a variância arnostral de tem-se que:

Ji (8) -

hS W S h - hh representa o valor da variância da média estratificada estimada,

/,H 17 1, 11=1 N onde S é a variância da população do h-ésimo estrato e pode ser obtida por:

1 "•" S

N,— i» —)2 .

Vale observar que s(variância amostral do h-ésirno estrato) representa

um estirnador não-viesado de S2 . Nesse sentido, um estimador não-viesado da variância da média

Whs

estratificada pode ser descrito por: _

. Sukhatme afirma que o subscrito h=l n1, /,=1 N

"S" em (8) permite indicar a variância da amostra estratificada e por isso pode ser utilizada. Por último, para obter-se o erro padrão da média estratificada deve-se calcular:

(9)

j: f1

Conseflio Lá Justiça (Federal

4. Dimensionamento da amostra

Considerando a definição da partilha proporcional, o número de processos arnostrados em cada estrato é obtido atendendo-se à seguinte proporcionalidade:

nh N1,

n N - - onde 17 17 =

^_>ornece a amostra a ser retirada de cada estrato.

Seja E = 1.s(i 77 ) a semi-amplitude do intervalo de confiança ou expectância do erro, então:

E 2 =t 2 .V(5 171 ). Substituindo n h = Wh .fl na fórmula da variância da média estratificada estimada, tem-

seque: V( ) = hSh _W.Sh

17=1 77.97 1 h=l

Calculando:

E2/ W17.S ÇW1,.SJ

/t 2 n.W N

l/±'E/+iJ"/h =

N

Assim

l'l=

E2 +Lw.5 1v

E2 +t2(W)//

2

L W S h.

n.W,,

Este valor de "n' encontrado corresponde à amostra de processos de toda a Seção Judiciária. Porém, para se encontrar o valor da amostra de cada classe de processos "flh", basta utilizar o princípio da alocação proporcional.

Bibliografia

ARKIN, Herberi. iiandbook of sarnpling for auditing and accounting. USA: Mc Graw - Hill Book Company, mc, v. 1, rnethods, 1963.

BUSSAB, Nilion O. Métodos quantitativos. Análise de variáncia e regressão. São Paulo: Atual, 1996.

Conselho da Justiça FedTera(

QUEIROZ, Waldenei Travassos. Técnicas de amostragem em inventário florestal nos trópicos. Belém: FCAP— Serviços de Documentação e Informação, 1998.

SUKHATME, Panclurang V.; SUKHATME, Balkrishna. Sampling Theoiy ofSurveys with applications. Printed in the USA. Ima State University Press, 1970. p. 82.

Conselho da Justiça (Federa(

Anexo IV LISTA DE VERIFICAÇÃO DE PENDÊNCIAS PROCESSUAIS IMPEDITIVAS DA BAIXA

DEFINITIVA DE PROCESSOS

Processo n° Ação

Aplicar esta lista também aos apensos.

1. Verificação de pendências: a) Há determinação de arquivamento? ( ) sim ( ) não b) Sentença de extinção, ou decisão terminativa, ou acórdão transitado em julgado?( ) sim ( ) não c) 1-lá petições/documentos pendentes de juntada? ( ) sim ( ) não d) 1-lá outros processos e recursos vinculados a estes autos (agravos, embargos, dependentes, apensos, etc.

verificar referências nos autos ou eventos lançados no sistema)? ( ) sim ( ) não e) Em caso positivo, essa vinculação está registrada no sistema processual? ( ) sim ( ) não

2. Verificação tio cumprimento dos provimentos judiciais exarados nos autos, conforme o caso:

a)Pagamento de verbas de sucumbência (honorários, custas e despesas processuais) sim ( ) não ( ) não se aplica

b) Suspensão do pagamento de verbas de sucumbência (Lei n. 1.060) ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica c) Levantamento de penhora/hipoteca e fiel depositário ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica d) Levantamento de depósito (alvará/conversão) ou pagamento de oficio requisitório de pequeno valor e precatório requisitório de pagamento ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica e)Destinação de bens apreendidos ou acautelados em depósitos judiciais( ) sim ( ) não ( ) não se aplica f Traslado de peças ( ) sim ( ) não ( ) não se aplica g) Outros:

3. Análise da possibilidade de guarda permanente dos autos:

Corte cronológico - processos anteriores a 1974 - novo CPC. ( ) Com recomendação de interesse histórico

Por classe ou assunto: ) ações criminais; ( ) ações coletivas; ( ) Direito Ambiental; ( ) desapropriações; ( ) privatizações;

direitos indí genas: ( ) direitos humanos; ( ) tratados internacionais; ( ) ações que constituírem precedentes de súmulas: ( ) opção de nacionalidade; ( ) naturalização; ( ) usucapião. 4. Tempo de guarda Neste quesito. deve-se trabalhar com a tabela de TEMPORALIDADE para adequar o tempo de guarda aplicado aos processos em consonância com a natureza da ação e do provimento exarado nos autos. a) Trânsito em julgado ou decurso de prazo em /_/, fl.(s)................. h) Previsão de temporalidade: ( ) 5 anos ( ) 30 anos ( ) guarda permanente S. Observações:

6. Todas as pendências foram sanadas? ( ) sini ( ) não

- - Servidor (ii. matrícula)

CONFERÊNCIA PARA ELIMINAÇÃO:

Não há informação de petições/documentos pendentes de juntada. Não há pendências no sistema processual. Não há rescisória vinculada ao processo. Processo publicado na lista para eliminação - Edital n._______ Documentos de guarda permanente extraídos - fis.

ConseCho da Justiça Fecfera(

Todos os eventos da gestão documental foram lançados no sistema processual

Servidor (n. matrícula)

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA JUSTIÇA FEDERAL - 2011

RESOLUÇÃO N.23/2008

o

Oo, >

e z W oc

1 1 Dossiê 3 anos

2 anos modernização 7 Setor Competente T Dossiê os -

estatuto e T Setor Competente 2 anos 7 Dossiê 3anos

estrutura 7 Sr Competente 2 anos

1 Dossiê 3 anos

ampliação da Justiça 1 Setor Competente 2 anos

1 Dossiê 3 anos ]risdição/deIimitaçãO 1 Setor Competente 2 anos

1 Setor Competente Enquanto vigora ao Foro, Presidência dos 1 Processo 10 anos

- 1 ã dos TRF's. Processo 10 anos Setor Competente 2 anos

ÍFICA durar a1 Dossiê^En

esquisa cientifica 1 ISetor Compet2 ¼BILIDADE SOCIAL

T Dossiê - 3 anos ambiental T Setor Competente 2 anos

o - 1 Dossiê 3 anos Dnsabilidade social! 1 Setor Competente 2 anos

nores - 1 Dossiê 13 anos - a programas sócio- 1 Setor Competente. 2 anos -

i Dossiê 3 anos à planejamento i 1 Setor Competente 1 2 anos

Eliminação Eliminação

5 anos Guarda Permanente

5 anos Guarda Permanente

Projetos, estudos, qualidade, reengenharia e outros Guarda Permanente modelos gerenciais. Pode ser classificado pelo

Eliminação Guarda Permanente

Guarda Permanente Inclu^ram Eliminação Guarda PermanenteCriaç ção,

Guarda Permanente Eliminação -

Guarda Permanente Eliminação suarda Permanente

1 Eliminação

Eliminação

de varas,

O o e

(O ((5(5

'LL e 0 e

1 O Caso gere ato (art. 81 , §1°, "a", "b" e "c", Res

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO E TABELA DE TEMPORALIDADE DA DOCUMENTAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA FEDERAL

o

(5

00.00.00.00

00.01.00.00 00.01 .01 .00

00.01.01.01

W 2ie (5

0 -

ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO ADMINISTRAÇÃO JUDICIÁRIA

ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

Modernização Administrativa

Documentos operacionais referentes à 00.01.01.02 dn,injfrti"

00.01.01.03 Estatuto. Regulamentos. 00.01.01.04 Documentos operacionais referentes à 01101.01.05 Estrutura organizacional 00.01.01.06 Documentos operacionais referentes à

00.01.01.07 Ampliação da Justiça Federal Documentos operacionais referentes

00.01.01.08 00.01.01.09 Jurisdição/delimitação territorial

Documentos operacionais referentes à 00.01.01.10 tarritri&

00.01 .01.11 Delegações de competência. Procuç Indicação de magistrado à Diretoria do

0001.0112 TÇ'p a tu (me r.mflfle ria r4irarat'

0001.01.13 Escolha de magistrado para a compos 00.01.01.14 Horário de expediente

002.00.00 DESENVOLVIMENTO DE PESQUISA CIENT

0.02.00.01 Pesquisa cientifica

00.02.00.02 Documentos operacionais referentes 0003.00.00 GESTÃO SÓCIO-AMBIENTAL E RESPONSA 00.03.00.01 Gestão Ambiental 00.03 00.02 Documentos operacionais sobre gesti 00 Responsabilidade Social / Voluntariad

Documentos operacionais sobre respi 00.03.00.04 sinli íntridn

00.03.00.05 Programas sócio-educativos para me Documentos operacionais referentes

00.03.00.06 nrC maflflrae eri, ír,tiut,C

00.04.00.00 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - 00.04.00.01 Planejamento estratégico

Documentos operacionais referentes 100,04.00.02

1119

Competente 1 100.07.00.01

romada de contas

isào do TC1.L umentoS Qflt

JUDICIAIS Ações Judiciais

1 informações emações contra o órgão, documentos

em 1 IGuarda Permanente t.

3uarda Permanente nuarda Permaneflt.

discursos, palestras e 1 Guarda Permanente

gere processo, este sera c)aSsuIsduU '..

gerelime

Eliminação

O e e 'o ee e

u. e 'a o

Dados transferidos para o relatório. Pode ser Elimi ação riCifir2I4fl rÕtn cIInt narflnflfltfl

InclCusive Relatório Anual de Atividades e Relatório

Guarda Permanente de Gestão. Os documentos referenciados no Relatório de Gestão deverão ser guardados por 10 inclusive mensal, bimestral, semestr

cn (,nefan(nC npr e Ppt.t,' ai, etc. O

Eliminação EliminacO

_

Prazo miinimO de guarda 10 anos, conforme Art. n°

O

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iI 1>1 O 4 I Z I

O- 1(01

Estatística para s ubsidiar a elaboração de relatórios de 1 1Setor Competente 2 anos

05.00.01

\TH

1 Dossiê 3 anos

00.05.00.02 lt de Atividades Relato i

Y - 1 Setor Competente anos Relatório periódico de atividades 2 00.05.00.03 de atividades 1 Setor Com petente anos

00.05.00.04 Documentos operacionais sobre relato FINANCEIRA, ORÇAMENTÁRIA, OPERACIONAL E PATRIMONIAL CONTÁBIL, nr, 0000 FISCALIZAÇÃO _

Cadastro Geral de contnouinle Juridica (CNPJ)SLuie0à

100.09.00.01 Registro junto à Receita Federal / Ministério da Fazenda 1 1 ISetor Competente

100.11.01.03 00.11 0i 00_101 2. 00.11.02.01

- coletânea pe reuuiI'' elease de matérias sobre a instituição a serem divulgadas 1 Setor Competente 2 anos

Qaucão Jornalística 1 Setor Com petente 2 anas

-AÇOES PUBLICAS: SOLENIDAD 1 Dossi ES, COMEMORACOES, HOMENAGENS

Memória da solenidade ê

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VIUiJK1M 1 1 Setor Competente I5anOs Ouvidoria externa

1SetorCompetente5anos Ouvidoria interna TËË SEGURANCA DO TRABALHO

2119

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o 1 Setor Competente 3 anos SeaurarlC.a do traba lho Eliminação

T2.00.01 Higiene e sobre higiene e segurança do 1 Setor Competente 2 anos

00.12 .00.02Documentos operacionais tahalh 1 Setor Competente 3 anos

Guarda Permanente—

de acidentes de trabalho - CIPA Eliminação 00.12.00.03 prevencão Documentos operacionais sobre prevenção de acidentes de 1 Setor Competente 2 anos

ErmanefltvÇd 00.12.00.04 tcahalho 1 tQC ÇQWQte0t 0Q EiwiâQ t12.00.05 EcQoQWia eroonomia 1 tQ( QWtDt 2 UQã Guarda Peafleflte rm 512.00.06 QpuWtP iQ3 Qht

de ao incêndio Brigada combate1 Setor Competente 3 anos

Eliminação 00 .12.00.07 Documentos operacionais sobre brigada de combate ao 1 Setor Competente 2 anos

Ermanente. ttada 00.12.00.08 1 tQC .QWQte0te 12 00.09 IgiIDIiâ â.flItã0 vigilância sanitária 1 etQ( QQ2Q5tDt 2 aDQ

10 120010 m01Qâ QQ(pipo 1 tQC QmQtpte Ehmínacâo 1 2.00 11 Ioâ e iódic sobre jpspecõeS peras de 1 Setor Competente 2 anos

00.

12.00.12 Doc umentos operacionais

10.00.00.00 ORÇAMENTO E FINANÇAS lEliminacão - QQ,QQ SIAFI Ii IUnidad radora 12 anos

1.QQI.QQ,Q1 SI AFI PROGRAMACAO ORCAMENTARIA E FINANCEIRA lourante a vigência 1Guarda Perm anente

jQ2 0000 11 Setor Competente 10.02.00.01 Plano plurianual - PPA

- LIDO 1 Setor Competente 5 anos Elimiflaeáo

12,QQQ2 jQ.03.00.00

l..ei de dirIrizeS orcamentáflaS LEI ORCAMENT RIA ANUAL - LOA

1 Competente Julg. TCU 10 anos 1Guarda permanente

lio 03.0001 Lei Orçamentária Anual - LOA1

ISetor Qnf,,r r.nmnptpnte 6 anos EliminacÕ

e ato (art. 81, §1 0 , "a", "b" e "c", Res. ng C 1Ç't gota ocr6 ria nhÍprrt ,flflflnaflta

Qie de acesso

rnentacão referente à lei, inclusive propostas

Q4UU. especial ou extraordinário. Crédito suplementar. Eliminaã0 .04.00.03 Documentos operacionais relativos a crédito suplementar Competente j2 anos

10.04.00.04 1 avtr,,r,4infl" cfla'ii

QQQ,QO

FINANCEIRA EXECUÇAO ORÇAMENTARIA E orcamentáfla Transferência

1 Setor Competente 1 ano 1Eliminacâo_

05.00.01 i Eliminação 11 Unidade Geradora 2 anos

1 10.05.00.02 Transferência financeira

1 QQ2Q10L 0P 10 anos EIiminaàQ. Q.QQQ EQ0QLL tmkQIâQ çgpote JuIa. TCU

Declaracão de Im posto de Renda na Fonte - DIRF 1 2

[t çit

Unidade Geradora Jula TCU 10 anos Etiminacão Q,Q

5pO05-B Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia _1 1 Setor Competente anos 51 anos Eliminação

EIlWiO 10.05.00.06 SoCl2I n GIl 1 QUQteD1 JuQ. IGU 1Q0Q anos EIiminacà

0500.08 1 updweptQ Je tuodâ 1

Pagamento de tributos/imPostos referentes as contas bancárias e

1 1

Setor Competente— Setor Competente

Jula. TCU Julg. TCU 10 anos Eliminação

10.05.00.09 f Documentos operacionais ,.....,4.,

Processo de pagamento relativos aos serviços prestados por autônomos ou empresas mediante cessão de mão-de-obra ou empreitada. com retencão de INSS ou declaração de autônomo,

3/19

1 1

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1 lei elI

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int.rnIO,> 1

16 O II»I o

10.05.01.02 1Guias de Recolhimento 1 ISetor Competente 12 anos

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o Documento de Arrecadação de Receitas Federais -

ientário, físico-financeiro, patrimonial, ncdn

,entário, físico-financeiro, patrimonial, onedn gere ato (art. 8°, §1°, W, "b" e "e". Re

Eliminação

10 anos Eliminação

10 anos

referentes ao uso do SlGPlan - rn'ii ,i pInpjn,ntn

1 Isetor Competente 1 2 anos

IRO

1 1 'Setor Competente I Julg. TCU

1 1 1Setor Competente IJuIg. TCU

110.0600.04 } .ÇL06.01 .00

10.06.01.01 Balancete Mensal

10.06.01.02 Demonstrativo - Balanço

20.00.00.00 DE PESSOAS

120.01.01.07

cão de caraos e funcões iIQLI viiiiw 1 2 l Setor esgadn até a a1WaFIZaQQ

Ds de caraos e funcões 1 ltQí Co netent laté a atwaliaàQ

2 I Se tor lnteressadn ' atualizacâO

t 1 1 ltrQmQtent P e distnbuIeào de cargos providos e vagos 1 1 ISetor Com petente 1 Até a atualizacão

e distribuição de funções comissionadas providas e 1 1 ISetor Competente IAté a atualização Eliminação

20.02.01.02 0.02.01.03

20.02.01.04 20.02.02.00 20.02.02.01 20.02.02.02

20.02.03.04

20.02.03.05

Inscrição 1 lDossiê 1Validade do concurso l

Avaliacão escrita e oral .i4Setor Competente 1yalidade do concurso Documentos operacionais referentes a concurso público para 1 1 Setor Competente 1Validade do concurso1

rnnictrtiír fprlpr& RESSO NA MAGISTRATURA PELO QUINTO CONSTITUCION AL LIsta tri plice oara o quinto constitucional 1 Setor Competente Até a posse Documentos operacionais referentes à lista tríplice para O 1 Setor Competente 12 anos i,t íintn rnnctitt eI NCURSO PUBLICO PARA O SERVICO FEDERAL Concurso público para servidor 1 Dossiê — Questionamentos. solicitacõeS. recursos de candidatos 1 Setor Com petente /alidade do concursa Convocacão de candidato aprovado em concurso Dúblico 1 Candidato

2 Setor Com petente '/alidade do concurso 2anQ Convocação de candidatos aprovados em outros concursos 1 Setor Competente Validade do concurso ni',hlirne — Candidatos aprovados em concurso público da Justiça 1 Setor Competente Validade do concurso 12 anos

Dossiês dos candidatos aprovados serão neta .a*4ntfl1flfltfl LI Iflt'iflflpia

- (iisrcfa Pari

Eliminação

jrda Pei Eliminação

Eliminação

Eliminação

4119

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1 Assentamento Guarda Permanente Inclusive avaliação e gestão 02.07.03 Desempenho dos servidores - i,nrinflI

02.07.04 Estágio orobatáno j. Setor Com petente 5 anos 51 anos Eliminacão Assentamento Guarda Permanente

02.07.05 Promoção / Progressão funcional de servidores 1 Ri nrinnat

02 07.06 Documentos operacionais referentes a vitaliciedade e ti Setor Com petente 2 anos ________________ Eliminacão

02.08900_.. - INCENTIVOS FUNCIONAIS1 iG

02.08.01 Premiações e medalhas 7 Assentamento uarda Permanente

.02.08.0 Documentos ooeracionais referentes a incentivos funcionai 1 Setor Competente 2 anos I FIiminacãn .02.08.02 Honra ao mérito, elogios, voto de louvor 7 Assentamento1

Guarda Permanente .1

02.09.00_ DESLIGAMENTO DE MAGISTRADO . 09.01 Demissão de magistrado j. Setor com petente 10 anQs

Guarda Emannt-

02 n2 09-02 Promocão de magistrado 1 Setor com petente 1Q

u&a Eemanents-

.02.09.03 -Desligamento por aposentadoria 1 Setor com petente 1 Q flQStiarda Bmiannt-

02 09.04 Posse de magistrado em outro caroo inacumulável j. Setor comoetente 10 anos Guarda Permanente Assentamento Guarda Permanente

.02.09.05 Falecimento de magistrado 1 1

1

zU.uz. ]ti .uo ..-' ... 20.02.10.07 Falecimento de servidor --

1 1Assentamento f5 anos 51 anos

Inclusive Remoção IiI Setor Competente _ anos I!1 anos

dossiê do

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<I'-II o Afastamento de magistrado para frequência a cursos ou 1 Setor Competente Até a aposentadoria 95 anos Eliminação 20.06.00 . 02 a acti tine epminrine cio rsarfpirr.s.rnontn si i n rIoentfl0fltfl _______________ Afastamento de magistrado para prestação de serviços 1

_________________ _________________________________ Setor Competente Até a aposentadoria - 95 anos Eliminação 20.06.00.03

20.06.00.04 Afastamento de magistrado para presidir associação de 1 Setor Competente Até a aposentadoria 95 anos Eliminação

Afastamento de dias trabalhados por magistrado a título de 1 Setor Competente Até a aposentadoria 95 anos Eliminação 20.06 . 00 .05 ________ 20.06.00.06 Afastamento por motivo de exercício de mandato eletivo Setor Competente 5 anos 51 anos Eliminacão 20.06.00.07 Afastamento oara prestacâo de depoimentos

.j setor Com petente 5 anos 51 anos Eliminacâo 20.06.00.08 Afastamento para orestacão de assistência como iurado 1 Setor Comoetente 5 anos 51 anos Eliminacão

20.06.00.09 Afastamento para participação em programa de Pôs. (2rpdui.ran Qfrirfr, Qnne,, nn n.íe

1 Setor Competente 5 anos 51 anos Eliminação

2006.00-10 Afastamento para servir a outro óraâo ou entidade—

1 Setor Comoetente 5 anos 51 anos Eliminac.âo 06.00.11 Documentacâo operacional de afastamentos setor Comoetente anos Eliminacâo

20.06.01.00 LICENÇAS ESPECIAIS 06A1 -01 Ucenra oara trato de interesse narticular 1 Retor Competente anos I 9 anos liminacão 06.01.02 icenca or doenca em pessoa da família 1 etor Comoetente anos I9 anos Eliminacão

2006-01-03 icenca para acompanhar cônivae 1 Setor Com petente anos I9 anos Etiminacão 2006.01,04 icenca para curso de formacão i [ttor Comnetente anos anos Elminacão

06.01 05 icenca para caoacitacâo 1 etor Comoetente anos anos Eliminacão

[

2006-01-06 icenca para atividade política 1 'ttor Comoetente anos anos Elimínacão 9006.01-07 Jicenca para desempenho de mandato classista 1 [setor Com petente anos i9 anos Eliminacão 2006-01,08 icenca-prêmio por assiduidade 1 jetor Comoetente anos anos Elimlnacão 2006-01,09 para servico militar .icenca 1 P.. 't, Com pe tente anos anos Eliminacão 9006.01-10 Documentos operacionais referentes a licencas es peciais 1 etor Com petente anos 1 Eliminacâo

O 06.02.00 CONCESSAO PARA AUSENTAR-SE DO SERVICO 06 ()2 - 01 Ausência ao servico por motivo de casamento etor Com p etente 5 anos anos EIíminacâo Q6 02-02 Ausência ao servico para doacão de san gue Setor Comoetente 5 anos Ii anos Eliminacâo

9006-02-03 Ausência ao servico oor motivo de falecimento de familiares etor Competente 5 anos anos Eliminacão 2006-02,04 s Horário epecial

OlSetor

Setor Com petente_ anos anos Eliminarão 06.02.05 Ausência ao servico para alistamento eleitoral etor Competente Sanos 151 anos Eliminacão

20.06.02.06 Documentos operacionais referentes a concessão para t ieoflt,r_ca,tsCOflhirfS

Competente 2 anos Eliminação

20.07.00.00 REGIME DISCIPLINAR - 07.00.01 lnvesticiacâo preliminar 1 IProcesso 3 anos lQuarcla permanente

2007-00,02 Aouracâo de responsabilidades ) Isetor Competente 5 anos IQua permanente 07.00.03 Sindicância IProc 5 anos 1Quarda permanente

2007.00,04 Justificacão de conduta•

3 anos 1Quarca permanente 9007-00,05 Acão disci plinar (PAD

• •1 IProcesso 5 anos 1Quarda Permanente

07.00.06 Penas disciplinares •1 ]Setor Competente 5 anos - 1uarda permanente 2007-00,07 Representacão •1 IProcesS 3 anos 1$uarda permanente

07.00.08 Denúncia •1 IProe 3 anos 1Quarda Permanente 2007-00-09 Documentos operacionais referentes a reaime disciplinar 1 ISetor Comoetente 2 anos Eliminacão

008.00.00 SEGURIDADE SOCIAL 008.01.00 AUXILIOS

08.01 .01 Auxilio-natalidade 1 Setor Com petente ,lulo. TCU 10 anos lEliminacão 2008-01,02 Auxílio-funeral 1 Setor Competente luto TCU 10 anos liminacão 200801.03 ..

Auxílio-doenca 1 Setor Com petente lula. TCU 10 anos Eliminacão 20 08.01.04 Auxílio-reclusão 1 Setor Competente .juIa. TCU 10 anos Eliminacão 20.08.01.05 Auxílio-acidente 1 Setor Comoetente .Julo. TCU IQ anos Eliminacâo

[

2008.01.06 Auxílio-saúde 1 Setor Competente lula. TCU 10 anos Eliminacão 20.08.01.07 Assistência pré-escolar 1 Setor Comoetente Juta. TCU 10 anos Eliminacão 2008.01.08 Auxílio transporte 1 Setor Comnetente Juta. TCU 10 anos Eliminac.ão Vale-transporte

9/19

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20.08.0109 1 Auxilio alimentacão Setor Comnetente lula. TCU 10 anos Eliminacão

20.08.01.10 Documentos operacionais referentes aos auxílios.1 Setor Comoetente 9 anos

20.08.02.00 LICENÇAS 20.08.02.01 Atestado médico •1 Prontuário Médico Guarda Permanente

20.08.02.02 Licencq nor acidente em servico 1 Setor comoetente 5 anos 95 anos

200802.03 jç.enca à adotante 1 Setor com petente 5 anos 95 anos

gn 08 02.04 Licenca à oestante 1 Setor comnetente 5 anos 95 anos Eliminacão

20 0902-05 Licenca-patemidade .1 Setor Competente 5 anos 95 anos

20Q8-02,06 1..jenca para tratamento de saúde •1 Setor competente 5 anos 95 anos Eliminacão ITS

08.02.07 Documentos operacionais referentes a licencas •1 Setor Com petente 2 anos Eliminacão

O 08.03.00 APOSENTADORIA 2008-03-01 Anosentadona nor invalidez 1 •1 lSetor Com petente Julg. TÇJ 195 anos lEliminacão

200803-02 Aposentadoria comoulsóna 1 Setor ComPetente Jula TI-1 95 anos liminacào 03.03 Aposentadoria voluntár

ia •1 Setor Com petente .uIa. TOU 95 anos Eliminacão

03.04 Abono de permanência •1 Setor Com petente -Julo. TCU 95 anos Ejiminacão 03.05 Doumentos operacionais referentes à a posentadoria c 1 Setor Com petente 12 anos Eliminacão

.04.00 - PENSAO

04.01 Pensão estatutária 1 Setor Com petente 15 anos 195 anos Eliminacão Concessãn. revisão, suspensão, etc.

ng 04.02 :20 Documentos operacionais referentes a pensões 1 Setor ComPetente 2 anos Eliminacão

20.08.05.00 ASSISTENCIA A SAUDE —Médicos, dentistas, psicólogos, fonoaudíólogos,

20.08.05.01 Assistência à saúde 1 Setor competente Julg. TCU 10 anos Eliminação

2008-05,02 Plano de saúde 1 Setor com petente Durante a vigência oclusão 1 exclusão

2008-05-03 Tratamento de saúde fora do domicilio ! Setor com petente 5 anos 51 anos Eliminacão Credenciamento de profissionais e de estabelecimentos 1 Setor competente Durante a vigência

Médicos, dentistas, psicólogos, fonoaudiólogos, 20.08.05.04

20.08.05.05 Prontuário médico 1 Setor competente Até a aposentadoria si. eS .iaeljn,n,antfl

Guarda Permanente

2008-05,06 entos operacionais referentes a Assistência à Saúde j. Setor Comnetente 2 anos _________________ Eliminacão odem ser iuntados aos prontuários médicos 20.08.06.00 SERVICO SOCIAL - _________________ ________________ ________________ ________________

08.06.01 Acompanhamento psicossocial j. Setor Comoetente .5 anos ________________ Guarda Permanente

08.06.02 Acompanhamento social j Setor Competente 5 anos Guarda Permanente

9008.06-03 Assistência social j Setor Com netente 15 anos ________________ Guarda Permanente

20.08-06,04 Documentos operacionai referen'25-A Q servico social j Setor Com petente 2 anos

20.09.00.00 SINDICATOS. ACORDOS. DISSIDIOS. ASSCIACOES — 2009-00,01 Sindicatos. Acordos. Dissídios 1 Setor Competente 5 anos Guarda Permanente

2U09.00.02 Associacões j Setor Competente 5 anos _________________ Guarda Permanente

20 09-00-03 Movimentos reivindicatórios 1 Setor Competente 5 anos _________________ Guarda Permanente Greves. oaralisacães. etc.

20.09.00.04 Documentos operacionais referentes a Sindicatos, Acordos, 1 Setor Competente 2 anos Eliminação

20.10.00.00 FREQUNCIA E FERIAS

20.10.00.01 Afastamento por motivo de suspensão de contrato de iri fl

7 Setor Competente 5 anos 51 anos Eliminação

2010-00.02t,,hlhn Convocacão para o TRE

- •1 Setor Competente 5 anos 51 anos Eliminacão 'restacão de servico eleitoral

2010.00,03 Compensacão de dias trabalhados para a iustica eleitoral 1 Setor Competente 5 anos 51 anos Eliminacão

10 .00.04 Freouência 1 1 Setor Comoetente 5 anos 51 anos Eliminacão

10.00.05 Plantão 1 Setor Comnetente 2 anos Eliminacão Convocacão. comoensacão. controle. etc.

20-10.00,06 Recesso 1 Setor Competente 2 anos Eliminacão Convocarão. com pensacão. controle. etc.

2010-00,07 Convocacão para atuarem Turma Especial 1 Setor Com petente 2 anos Eliminacão

2010-00,08 Convocacão para atuar em Regime de Excecão - Mutirão 1 etor Competente 2 anos Eliminacáo

.10.00.09 Férias 1 etor Competente 7 anos Eliminacão Escala. marcacão. adiamento. cancelamento, etc.

10.00.10 Documentos operacionais referentes a frequência e férias 1 etor Com petente 12 anos Eliminacão

120.11.00.00 ESTÁGIOS .11 00.01 Contratacão de estagiários 1 1 ISetor Com petente 110 anos lEliminacão

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20.11.00.02 1 Controle de freauência de estagiários 1 Setor Comoetente 5 anos 20.11.00.03 Pagamento da bolsa-está gio 1 1 15etor Comoetente Jula. TCU 10 anos Eliminacão 20.11.00.04 Declaracão de estágio 1 taoiárío 20.11.00.05 Documentos operacionais referentes a estágios 1 1 Setor Com oetente 12 anos ________________ Iiminacão

30.00.00.00 ADMINISTRAÇÃO DE BENS, MATERIAIS E SERVIÇOS Caso gere ato (art. 8°, §1°, "a", "b" e "c", Res.

30.01.00.00 ACOMPANHAMENTO DE LICITACOES E CONTRATAÇOES 30.01.01.00 ACOMPANHAMENTO DE LICITAÇÕES

O processo deve ser classificado pelo código do

30. 01.01,01 Coleta de dados e acomoanhamento das licitacões j. rocesso Prazo do Processo 30. 01-01,02 Coleta de precos de servicos /materiais 1 1 Prnrp-q -qn Prazo do Processo 30 01-01,03 Licitacão 1 rocesso Prazo do Processo Processo de contratarão- 30 01-01,04 Julgamento de or000sta 1 IProcesso Prazo do Processo

01.01.05 Aviso de julgamento de licitacão. adiudicacão e de rocesso Prazo do Processo 30 01-01,06 Recursos da decisão rocesso Prazo do Processo nclusive de licitacào/preoàg. etc.

01.01.07 Julgamento dos recursos 1 1 Prnrp-q.%n Prq7n do Processo I nclusive de licitacão/preaão etc. 01.01.08 Entreaa de edital às em presas interessadas 1 Processo Prazo do Processo

30 01-01.09 Precos de itens ofertados 1 Processo Prazo do Processo 30 01.01-10 Esclarecimentos sobre edital Processo Prazo do Processo

01.01.11 Cadastramento de fornecedores Setnr Comoetente ' anos Eliminacão 3001.0112 Capacidade técnica Empresa

_

30 0 1 01-13 30.01.01.13-B

Informacão sobre orodutos e servicos Remetido 2 Setor Comoetente 11 ano Eliminacão

30.01.02.00_____________________________________________________

ACOMPANHAMENTO DE CONTRATAÇÕES Orocesso deve ser classificado processo pelo código do

liritorCe, 1 rnntrotorãn

30.01.02.01 Alteracão / reneaociacão de cláusulas contratuais Processo prazo do Processo

30.01.02.02 Acompanhamento contratual 1 Processo Prazo do Processo Procedimentos diversos pertinentes à execução do

30.01.02.03 Análise e conferência de documento de cobranca. 1 Processo Prazo do Processo 30.01.02.04 Planilha de reajuste de greco Processo Prazo do Processo

30.01.02.05 Documentos gerais relativos à cobrança / planilhas de custo, 1 Processo Prazo do Processo Folha de pagamento, FGTS, INSS.

0.01.02.06 Avaliacão de servicos prestados 1 Setor Comoetente 5 anos 'Eliminacão 0.01.02.07 Nota fiscal j Processo Prazo do Processo 0.01 .03.00 PENALIDADES CONTRATUAIS 0.01.0101 Comunicacão / solicitacão de a plicacão de penalidades 1 Processo Prazo do Processo 0.01.03.02 Rescisão Contratual 1 processo Prazo do Processo 0.01.03.03 Documentos o peracionais referentes a penalidades Setor Comoetente 2 anos 0.02.00.00 OBRAS E SERVIÇOS

30.02-01,00 OBRAS - 30.02.01.01 Projeto arquitetônico, plantas, dossiê, etc. 1 Arquivo Permanente Guarda Permanente O projeto original e o executivo devem ser de

norrnonanta

30.02.01.02 Projeto "as built" (conforme construido) 1 Setor Competente até a próxima 2 anos Eliminação O documento original (aprovado) deverá ser de

30.02.01.03 Documentos operacionais referentes ao serviço de 1 Setor Competente 2 anos Eliminação

30.02.01.04 Recebimento de obra/serviço para atestar conclusão dos 1 Setor Competente JuIg. TCU 10 anos Eliminação

30.02.01.05 Reformas e recuneracões prediàis Setor Comoetente .Iula. TCU lO anos Guarda Permanente 30.02-01-06 Obras e construcões 1 Setor Com petente Julo, TCU 10 anos Guarda Permanente 30.02-01,07 Restauracões prediais Setor Comoetente lula TCU 10 anos Guarda Permanente 30.02.02.00 SERVICOS 30.02.02.01 Contratação / pagamento de serviços (exceto magistrado e 1 ISetor Competente I u1g TCU 110 anos Eliminação

11119

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J '30.02.03.00 SERVIÇO DE TELEFONIA 30.02.03.01

________________________________

Servico d? telefonia 1 Isetor Comoetente Juta. TCU 110 anos 'Eliminacão 30.02.03.02 Documentos operacionais referentes ao servico de telefonia1 1 íSetor Com petente 12 anos L 30.02.04.00 SERVICO POSTAL E MALOTE - 30.02.04.01 Servico oostal e malote j. Processo 1 Prazo do Processo Eliminacão Malote. exoedicâo. recebimento. etc.

30.02.04.02 Aviso de recebimento de documentos enviados pelos j Processo Prazo do Processo Eliminacão AR - deve ser iuntado ao processo.

30.02.04.03 Documentos operacionais referentes ao serviço postal e 1 Setor Competente 2 anos Eliminação Controles de correio, de envio e de recebimento de

Elevador, ar condicionado, subestações e gerador, 30.02.05.00 SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

30 0205,01 Manutencão - Elevadores 11 Setor Competente Jutq. TCU 110anos Eliminação

30 02-05,02 Manutencâo - Ar condicionado .1. Setor Competente IJulo. TCU 110 anos 30 02-05-03 Manutencão - Subestacões e aeradores j Setor Comoetente i jn anos Eliminacão

02.05.04 Manutencào - Lim peza. imunizacão. desinfestacão j Setor ComPetente Jula. TCU 10 anos Eliminacão 30 02.05.05 i mentos operacionais referentes ao seryjco de j. Setor Com petente 2 anos E a limincão

30 02-06-00 SERVIÇOS EXECUTADOS EM OFICINAS DO ORGAO 30. 02.06,01 Se *cosry executados em ofic

inas do óqo 1 1 lSetor Çomnetente 12 no Elimincç

30. 02.06,02 Restauracões. reformas e recuneracões prediais 1 1 1Processo lJulo. TCU 110 anos IGuarda Permanente 30 0207-00 MUDANÇAS

02.07.01 Para gi4rps imyi 1 etQr GQmDetente Ijulo . TGU 15 anos liminpço 30 02-07,02 Dentro dp mesmo im óvl 1 setor Competente J q l q . TCU 110 anos Ijminco

0.02.07.03 Documentos o peracionais referente à mudancas 1 Setor Com petente 12 anos EliminacãoOs documentos que não envolvem pagamentos

30.03.00.00 SEGURANÇA

10.03.00.01 Transporte para Magistrados/servidores 1 Setor Comoetente 2 anos iminacão

0.03.00.02 Contratacão de servicos de vigilância 1 Setor Competente -Jula. TCU 10 anos Eliminacâo _______________________________ 0.03.00.03 Reaistro de ocorrências / ronda •1 Setor Comi) tente 2 anos liminacâo Caso ocorra "sin,stro. abnr processo de sindicância

0.03.00.04 Controle de chaves em oeral •1 Setor Comnetente 2 anos Etiminacão O 0100.05 Porte de arma de fogo 1 Setor Com petente até revoaacâo 10 anos Eliminacâo

0.03.00.06 Controle de entrada/saída de veículos de paragem 1 Setor ComPetente 2 anos Iiminacão 300300-07 Utilizacão de vaaa na garagem 1 Setor Comoetente 2 anos Eliminarão

30.03.00.08 Sinistro 1 Setor Competente Até conclusão da Guarda Permanente

3003-00,09 Insoecões periódicas de orevencão de incêndio 1 Setor Comoetente 4 anos Eliminacão

30.03.00.10 Contratação de seguros 1 Setor Competente Até vigência do nu., mm T(`1

10 anos Eliminação

30.03.00.11 Documentos ogracionais referentes à Seauranca j Setor Com petente 2 anos Eliminacão

30.03.01.00 USO DE DEPENDENCIAS 30.03.01.01 Entrada/salda de pessoas - controle de portaria 1 Setor Comoetente 4 anos Eliminacão

30.03.01.02 Entrada fora do horário de expediente 1 Setor Comoetente 4 anos Elirninacão

30-0101.03 Uso das dependências (Controle) 1 Setor Competente 2 anos Eliminacão

30.03.01.04 Utilizacão das denendências oara outros fins L Setor Competente 4 anos Eliminacão

30.03.01.05 Uso extraordinário de dependências (acionamento de ,r a n, ,trne cictam pe rnnrlirinn.rIp -

1 Setor Competente 2 anos Eliminação

30.04.00.00 ADMINISTRAÇAO DE BENS MOVEIS 30.04.01 .00 EXTRAVIO. ROUBO. DESAPARECIMENTO DE MATERIAL 30.04.01.01 Comunicacão de ocorrência 1 1 ISetor Comoetente 12 anos IEliminacâo

30.04.02.00 TRANSPORTE E MOVIMENTAÇAO DE MATERIAL 30.04.02.01 Controle d mQvimntãQ de mater

ia l 1 1 lSetor GQmQetente 12 anos EIimincQ 30.04.02.02 Recolhimento de m ater

ial ao djtQ 1 1 I.Setnr Gomaetente 12 anos EIiminacà

30.04.02.03 Relatório de movimentacão d b móveis (RMBM 1 setor competente Jutp. TCU 10 anos Eliminacão

30.04.03.00 ADMINISTRAÇAO E USO DE VEICUens LOS

30.04.03.01 gflrQI cpmuâtiyI 1 setor como tente 1 ano EIiniinQ Sepuisicão. fornecimento. etc.

30.04.03.02 Manutencào e conservarão de veículos 1 1 lSejor Com petente IJula. TCU 110 anos Etiminacão

12119

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Pode ser gerado um processo. Acidentes

30.04.03.03 Licenciamentos, acidentes, infrações, multas e pagamentos 1 Setor Competente Julg. TCU 10 anos Eliminação envolvendo servidor, classificar como processo de

30.04.03.04 Controle de uso do veículo 1 Setor Cometente 2 anos Eliminacão 30.04.03.05 Licenciamento de Veículos 1 1 lSetor Com petente 12 anos 1 liminacão documento IPVA DPVAT 300404.00 MATERIAL PERMANENTE 30.04.04.01 Empréstimo de material permanente 1 Setor Competente

lé'o

TAté a devolução do Eliminação Não se aplica a empréstimo de acervo bibliográfico, n AO AO AI A

30.04.04.02 Tombamento 1 Setor Competente desfazimento Eliminação

30.04.04.03 Responsabilidade sobre guarda de material permanente T Setor Cometente j3 anos Eliminacão 30.04.04.04 Solicitacão de bem por transferência T Setor Competente j3 anos 30.04.05.00 AQUISICAO DE MATERIAL PERMANENTE 30.04.05.01 Aquisição por Compra (pagamento) de material permanente 1 Setor Competente Julg. TCU Até o desfazimento Eliminação Se o bem se deteriorar antes do julgamento das

30.04.05.02 Aquisição por cessão de material permanente 1 Setor Competente 5 anos Até o desfazimento Eliminação

30.04.05.03 Aquisição por doação de material permanente 1 Setor Competente 5 anos Até o desfazimento Eliminação

30.04.05.04 Aquisição por permuta de material permanente 1 Setor Competente 5 anos Até o desfazimento Eliminação

30.04.05.05 Aquisição de material permanente por dação 1 Setor Competente 5 anos Até o desfazimento Eliminação

30.04.06.00 ALUGUEL. COMODATO. LEASING - 30.04.06.01 Contratação / pagamento de aluguel, comodato, leasing de

m,tori,l narmanonto 1 1 1 ISetor Competente I Julg TCU 110 anos —Eliminação

30.04.07.00 INVENTARIO DE MATERIAL PERMANENTE 30.04.07.01 Inventário anual de mater ial oermanente

11ISetor Comoetente lJulq. TCU 1 'Guarda Permanente

30.04.07.02 Documentos operacionais referentes ao inventário de narrnanonto rn ptori,I

1 ISetor Competente 1 2 anos Eliminação Inclusive pré-inventário

30 . 04_08 , 00 DESFAZIMENTO DE MATERIAL PERMANENTE 30 04-08-01 Cessão de material oermanente 1 'Setor Comoetente 5 anos 'GuardaPermanente 30 -04-08,02 Alienacão nor doacão de material permanente 1

1

ISetor Comnetente 5 anos Gua rda Permanente 30 .04.08.03 Alienacâo por Permuta de material Permanente 1 ISetor Comoetente 5 anos 1Guarda Permanente

0.04.08.04 Alienacão de mater ial permanente nor darão em naaameUJoL Setor Com petente 5 anos IGuarda Permanente 0.04.08.05 Alienacãp por venda de material permanente 1 ISetor Comoetente 5 anos IGuarda Permanente

.04.08.06 Inutilizacão de material permanente 1 ISetor Competente 5 anos IGuarda Permanente

30 -04.09,00 MATERIAL DE CONSUMO 104.09.01 Aauisicão d material de consumo por compra / pagamento e ' Setor Cometente Julq . TCU 10 anos EIiminacão

30.04.09.02 Aguisicão de mater ial de consumo nor cessão ISetor Com petente Julg. TCU 10 anos Eliminacão 30.04.09.03 Aguisicão de mater ial de consumo por doacão 1Setor Competente .lulg . TCU 10 anos Eliminacão 30.04.09.04 Aauisicão de mater ial de consumo nor Permuta ISetor Comoetente . Julq . TCU 10 anos Elirninacão 30.04.09.05 Acuisicão de material de consumo Por dacão em naaamento ISetor Cometente Julg . TCU 10 anos Eliminacão 30.04.09.06 Producão interna de mater ial de consumo ISetor Comoetente Julg. TCU 10 anos Eliminacão 30.04.09.07 Renuisicão / entreGa de material ISetor Comoetente 1 ano Eliminacão Dados transferidos para a estatlstica. 30.04.09.08 Transferência de material de consumo ISetor Comnetente .Julg . TCU 10 anos Elirninacão 30.04.10.00 INVENTARIO DE MATERIAL DE CONSUMO 30.0410.01 Controle de estoQue e almoxai1fado 1 ISetor Competente [2 anos Eliminacão 30.04.10.02 Inventário anual de mater

ial de consumo 1 Isetor Competente (JuIg. TCU 10 anos Eliminacão

30.04.10.03 Documentos operacionais referente ao inventário de material 1 ISetor Competente 1

12 anos L

Eliminação Inclusive inventário trimestral

30.04.11.00 DESFAZIMENTO DE MATERIAL DE CONSUMO 30.04.11.01 Çp de mate ria l de consumo 1 1 ItQrQmQetente 15 anos Iurda Permanente 30.04.11.02 Alienacão de material consumo nor doacão 1 1 tSetor Comoetente 15 anos 1 IGuarda Permanente

13119

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9 30.04.11.03 Alienacão de material consumo nor oermuta stor Com petente 5 anos ________________ Guarda Permanente 30.04.11.04 Alienacão de material consumo por dacão em pagamento etor Comnetenle 15 anos Guarda Permanente 30.04.11.05 Alienacão de material consumo nor venda 1 1 lSetor Com petente 15 anos Guarda Permanente 30.04.11.06 Inutilizacão de material consumo etor Comoetente 5 anos Guarda Permanente

0.05.00.00 BENS MOVEIS _______________ _______________ _______________ _______________ 30.05.01.00 AQUISIÇÃO DE IMÓVEIS

O processo de aquisição de imóveis é feito pela

0.05.01.01 Aouisicão de imóveis nor comnr 1 1 1 Setor Com oetente Ijula. TCU Guarda Permanente 0.05.01.02 Apuisicão de imóveis nor cessão Setor Comnetente JuIg . TCU Guarda Permanente 0.05.01.03 Aouisicão de imóveis nor doacão 3etor ComPetente Julq. TCU Guarda Permanente 0.05 01.04 Aouisicão de imóveis ppr nermuta 1 1 lSetor Comoetente IJulg. TCU 1 Guarda Permanente 0.05.02.00 ADMINISTRACAO DE IMOVEIS

30.05.02.01 Aluguel de imóveis

-

1 Setor Competente Até vigência 10 anos EliminaçãoCaso a vigência do contrato de locação seja menor que o julgamento do TCU, utilizar o prazo JuIg. TCU

30.05.02.02 Aquisição, controle e administração da ocupação de imóveis Setor Competente Até a quitação da Guarda Permanente

30.05.02.03 Ocupação de imóveis funcionais próprios da União, estados 1 Setor Competente Enquanto durar a Guarda Permanente

30.05.03.00 __ ______ MANUTENCAO E CONDOMINIO - 30.05.03.01 Contas de água e esgoto 1 Setor Competente Julq . HO anos Eliminacão 30.05.03.02 Contas de oés 1 Setor Com petente Julci. TH 10 anos Elimiriacão 30.05.03.03 Contas de energia elétrica •1 Setor Comnetente Julg . TCI 10 anos Eliminacão 30.05.03.04 Conta de condomínio 1 Setor Com petente Julq . TCL 10 anos Eliminacão

30.05.04.00 ALIENAÇÃO DE IMÓVEIS

Para transações que envolvam pagamento de despesas pendentes utilizar prazos dos documentos financeiros (JuIg. TCU mais 10 anos e Guarda

05.04.01 1 Alienacão de imóveis nor venda 1 Setor Comoetente IJulq . TCU 1 Guarda Permanente 30 05-04-02 Alienacão de imóveis por cessão 1 Setor Competente Julq. TCU Guarda Permanente 30. 05.04,03 Alienacão de imóveis nor doacão 1 Setor Comnetente Julg. TCU Guarda Permanente

05.04.04 Alienacão de imóveis nor permuta 1 Setor Comçetente Julg . TCU Guarda Permanente 30. 05-05,00 DESAPROPRIACAO. REINTEGRAÇAO DE POSSE. REI VINDICACAO DE DOMÍNIO. TOMBAMENTO

30.05.05.01 Desapropriação, reintegração de posse, reivindicação de 1 ,l,minin riA trmh "ntr' rI

Setor Competente Julg. TCU 10 anos Guarda Permanente ___________ 30.05.06.00 INVENTARIO DE BENS IMOVEIS 30.05.06.01 lnventãrio de bens imóveis 1 1 Setor Com petente J TCU Guarda Permanente nclusive imóveis próprios

40.00.00.00 GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃOCaso gere ato (art. 80 , §1°, "a", "b" e "c", Res.

,I n n'1, nnnt

40.01.00.00 POLÍTICAS DE ACERVO - 400100-01 Seouranca da informacão 1 Setor Com petente 2 anos Guarda Permanente 40.01.00.02 40.01 .00.02-B

Controle terminolóaico 1 2

'Setor Com petente Setor interessado

até a atualizacão até a atualizacão

_________________ Guarda Permanente Eliminacão

Uso pelo C-11=

40.01.00.03 Padronização de procedimentos 1 Setor Competente 5 anos Guarda PermanenteManuais, cartilhas, etc. Detalhar procedimentos administrativos, regulamentar matéria especifica, orientar servidores no desempenho das atribuições.

40 - 01 - 01 POLITICA DE ACESSO AOS DOCUMENTOS. SERVIÇOS AOS USUARIOS .01.01.01 Política de acesso aos documentos 1 1 lSetorCom petente 5 anos Guarda Permanente

40 -01.01,02 40.01 40.01.01.03-B

Solicitacão de pesquisas Empréstimo de acervo biblio gráfico

1 1

ISetor Comoetente Remetido

1 ano Eliminacão Dados transferidos para estatística

2. Setor Comnetente 1 ano ________________ Eliminacão 0.01.01.04 Desarouiyamento de documentos/ processos administrativos 1 Arquivo 2 anos 3 anos Eliminacão 0.01.02.00 CONSERVACAO E RESTAURACAO DO ACERVO

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40.01.02.01 Conservacão e restauracão do acervo 1 Setor Comoetente 3 anos______ ________________ Guarda Permanente Inclusive relatórios de condicões ambientais

40.01.02.02 Documentos operacionais referentes a conservação e 1 Setor Competente 1 ano Eliminação

40.02.00.00 DOCUMENTACAO BIBLIOGR.AFICA - 40.02.00.01 Seleção de material bibliográfico 1 ISetor Competente 12 anos Eliminação Os documentos da aquisição serão classificados na

40.02.01.00 PROCESSAMENTO TECNICO Reaffistro- catalooacâo. classificacão. indexacão. etc.

40.02.01.01 Ficha de descrição 11 fsetor Competente 1 Até ainformatização

1Eliminação

40.02.02.00 BIBLIOTECA VIRTUAL 40.02.02.01 Biblioteca virtual i

fsetor Competente 1 2 anos IGuarda Permanente Planejamento, desenvolvimento, gerenciamento,

40.03.00.00 SISTEMA DE ARQUIVOS E CONTROLE DE DOCUMENTOS 40.03.01.00 PRODUQAO DE DOCUMENTOS: LEVANTAMENTO, DIAGNOSTICO E CONTROLE DE FLUXO 40.03.01.01 Estudo sobre oroducão de documentos 1 1 ISetor Comoetente 15 anos 15 anos IGuarda Permanente 40.03.02.00 PROTOCOLO E ARQUIVAMENTO: RECEPÇAO AUTUACAO, TRAMITAÇAO E EXPEDICAO DE DOCUMENTOS e PROCESSOS ADMINISTRATIVOS 40.03.02.01 Tramitacão de documento e processo administrativo . 1 Comoetente 12 anos 13 anos EIimin acão 1Setor

Livros ou fichas usadas anteriormente a existência40.03.02.02 Autuação de processo administrativo 1 1Setor Competente 3 anos

fEliminação de sistemas inforn,atizados são passíveis de

-. 40.03.03.00 CLASSIFICACAO E DESTINACAO 40.03.03.01 Instrumentos do programa de gestão documental i ISetor Competente IAté a atualização

1Guarda Permanente Uso exclusivo do CJF (gestão das tabelas TUA,

Ti II" Ti II4' PC'TT I(I 8 II IrI('IÁPI

1 2 ltnteressado IAté a atualizacão 40.03.03.01B 40.03.04.00 ANALISE. AVALIAÇAO. SELEÇAO DOCUMENTAL 40.03.04.01 Descarte de documentos 1 processos 1 1 I tQr C=Ptente Ianos

1Permanente

40.03.04.02 MiQrQfiImQQem 1 Itr GQmQtflte1

warda P n'nnf 40.03.04.03 Dioitalizacão 1 1 ISetor Comoetente 5 anos

1 Guarda nermanente

40.04.00.00 MEMORIA INSTITUCIONAL 40 04-00.01 Pecas museolóaicas 7 Doador

2 Setor Comoetente 2 anos Guarda Permanente 40.04.00.01-8 40.04.00.02 Reaistro audiovisual, etc. 7 Setor Comoetente 2 anos Guarda Permanente

40.04.00.03 História oral 1 Setor Competente Imediatamente após Guarda Permanente

40.04.00.04 Reaitros de memória institucional 1 Setor Com petente 2anps Guarda Permanente 40.05.00.00 JURISPRUDENCIA — 40.05.01.00 ACÓRDÃOS. ANÁLISE. DESCRIÇÃO. INDEXAÇÃO. PESQUISA

_________________ _________________A seleção de acórdãos para publicação será

n,s_,-&li,•.n_on_nl_nn_ni

40.05.01.01 Indexacão de iurisprudência 1: iSetor Competente 40.05.01.02 1 Acórdãos orecedentes e sucessivos j ]Setor Com petente 1Até, a atualizacão 40 05.01.03 Acórdãos - análise e indexacâo 1 JSetor Comoetente 1 Até a atualizacão Eliminacão Dados transferidos para a estatistica. 40.05.01.04 Pescuisa de iurisprudência li Setor Com petente ii ano L _________________ Eliminacão Dados transferidos oara a estatistica.

0.05.02.00 SUMULA. ENUNCIADO 0.05.02.01 Súmu. Enunciado 1 1 ISetor Competente 12 anos IGuarda Permanente 0.05.03.00 REPOSITORIO OFICIAL

40 05.03-01 Rema de Qu!icacões aos re positórios oficiais 1 1 ltr Corrinetente 11 ano IFlirninacão 0.05.03.02 Repositório oficial i 1 [Setor Competente 2 anos Eliminacão 0.06.00.00 EDITORACAO E PUBLICACAO 0.06.01.00 PUBLICACOES OFICIAIS As publicações externas ao órgão poderão integrar o

40.06.01.01 Publicações em veículos externos 1 1 Isetor Competente anoi

Eliminação,rpn,n hihiit,nrófirn

40.06.01.02 Material para oublícacão 1 1 Isetor Com petente laté a oublicacão Eliminacão

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40.06.01.03 Publicações do órgão 1 Setor Competente Guarda PermanenteAs publicações do órgão, revistas, boletins, informativos, relatórios, discursos, etc., poderão

40.06.02.00 PROJETO EDITORIAL

40.06.02.01 Projeto Editorial ! Setor Com petente t2 anos 40.06.02.02 Documentos operacionais de editoracáo ! Setor ComPetente 12 anos 40.06.02.03 Pauta .1. Setor Com petente - anos __________ Eliminação 40.06.02.04 Autorizacão do autor •j. Setor Comoetente _______ ________________ Guarda Permanente 4006.02-05

__________ _______________________________ Artigo oriQinal do autor Setor Competente anos 50 anos Eliminacão Lei no 9.610. de 19I098.

40.06.02.06 ISBN / lSF'J .1 Setor Com petente j5 anos Guarda Permanente 4006.03.00 SERVIÇOS GRÁFICOS E REPROGRAFICOS

40.06.0101 Servicos gráficos. diacramacão impressão. encademacão 1 Setor Comoetente 2 anos 2 anos Eliminacão 40.06.03.02 Controle de servicos reoroaráficos 1 Setor Comoetente 2 anos Eliminacão Pode gerar processo 40.06.03.03 Requisicão de cóoia renroaráfica Setor Comoetente 2 anos Eliminacão

40.06.03.04 Projetos de programação de identidade visual - logotipos,

.1 Setor Competente 2 anos Guarda Permanente Criação, aprovação, revisão. Inclusive em meio

40.06.04.00 DISTRIBUIÇAO. PROMOÇAO. DIVULGACAO _____________

40.06.04.01Material de distribuição, promoção e divulgação - folhetos, cartazes, folders, etc.

1 Setor Competente Guarda PermanenteDivulgar eventos, cursos, etc. Inclusive em meio eletrônico. Um exemplar deve ser juntado ao dossiê

40.06.04.02 Documentos operacionais referentes a distribuição, flrnrflflrCn_a_,I,s,s.inprCn

1 Setor Competente 2 anos Eliminação

40.07.00.00 TECNOLOGIA DA INFORMAÇAO 40-07.01,00 DESENVOLVIMENTO DE SISTEMA - 40.07.01.01 lmolantacão de sistemas 1 Setor Comoetente 5 anos Guarda Permanente 40.07.01.02 Desenvolvimento de sistemas 1 Setor Comoetente 5 anos Guarda Permanente 40.07.01.03 Manutencão evolutiva/corretiva/adaotativa .j Setor Competente 5 anos __________________ Guarda Permanente Inclus

ive para customizacão de sistemas

40.07.01.04Memória dos leiautes e funcionalidades dos diversos 1 Setor Competente 2 anos Guarda Permanente Inclusive páginas de internet e intranet

40-0701,05 Metodolocia de desenvolvimento de sistemas .j Setor Comnetente 5 anos Guarda Permanente

40.07.01.06 40.07.01.07 40.07.01.08

Documentos do sistema Manuais de uso Análises para utilização de softwares

1

1

Setor Competente Setor ComPetente Setor Competente

5 anos 2 anos 5 anos

Guarda Permanente _____________________________________ Guarda Permanente Eliminação

Diagrama de fluxo de dados/ Modelo de entidade / pInrirn,n,antn/ fl 4riru,6rin rio rl,dnc

Os manuais dos sistemas criados pela instituicão. Documentos relativos à aquisição de software

40.07.01.09 Documentos operacionais referentes ao desenvolvimento de 1 Setor Competente 2 anos Eliminação

40.07.0200 ADMINISTRACAO DE REDE - 40.07.02.01 Administracão de rede 11 lSetor ComPetente 12 anos 1 [Elimínacão 40.07.02.02 Cópia de securanca diária .1 Setor Comoetente ]30 dias 40.07 02.03 Cópia de seauranca semanal 1. Setor Comoetente 190 dias

fEliminacão Eliminacão

40.07.02.04 Cópia de eauranca mensal j Setor Comoetente Ji ano J Eliminacão 40.07.03.00 40.07.03.01 40.07.03.0240.07.03.03

SUPORTE TECNICO Atenijjm?nto e su porte UtJl1Q 1 1 letQrometent 12 anos

sistemas ç1 jnfgrmática 1 IetQr QmQetent 12 anosEquipamentos de informática 1 1 iSetor Competente 12 anos

EliminaQQ IEl q minacã o Eliminacão

Dados transferidos para a estatística. Solicitacão. pedido, etc. Inclusive instalacão. manutencão. conservacão. etc.

40.07.04.00 TECNOLOGIA 40.07.04.01 lnfrestrutura de InfQrmtica 1 1 I tQr GQmtente 12 anos 1 40.07.04.02 Itens de Confiauracão 1 1 ISetor Comoetente 15 anos

1Eliminacáo

40.08.00.00 SERVIÇOS DE TR.ANSMISSAO DE DADOS, VOZ E IMAGEM 40i08.00.01 ÍYiQQ det ransmissão voz e imagem 1 1 IS?IQÍ CQmDetent IJula. TCU 110 anos Iliminaqp 40.08.00.02 FrQrama ve iculado na TV Justiça mQtnte 1 1 lGwarda Permanente4008.00.03 PrQqrrn veiculado rp dio Judiciária

*lSet̂.2M Qetente 1 Iuerda Permanente

40.08.00.04 Servico de radiofrecuência r Comoetente 15 anos 1 IGuarda Permanente

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- VAZIO -

90.00.00.00 ATIVIDADES FORENSESCaso gere ato (art. 8°, §1°, "a" , "b" e "c" , Res. 'yU,rtnR C I d n,r,'4 nrr,,,nnf

90.00.00.01 Advogados 1 Setor Competente Até a atualização Eliminação Ações envolvendo cadastramento, alteração.

90.00.00.02 Adesão a servicos orocessuais .1. Setor Competente 3 anos 'liminacão inclusive advogados. 90 00-00-03 Procuradores da União e Autárouico Setor Competente 2 anos 'Eliminação Çredenciamento

90.00.00.04 Cadastramento de jurado, perito, tradutor, intérprete, 1 Setor Competente 2 anos Eliminação

90.00.00.05 Honorários de perito, tradutor, intérprete, advogado ,,nI,íntárin a rlafpncnr dDtis,n

1 Setor Competente Julg. TCU 10 anos Eliminação

.01.00.00-

PROTOCOLO JUDICIARIO 0.01.00.01 Peticões orotocoladas e outros documentos j udiciais 1 1 ISetor Comoetente 3 anos lEliminacão eoistro. pré-cadastramento. cadastramento. etc.

90 .01.01,00 REGISTRO E AUTUAÇAO DE PROCESSOS 0.01.01.01 Reaistro de processos iudiciais - tombo 1 1 ISetor Com petente 5 anos IGuarda Permanente

90 01-02-00 DISTRIBUICAO PROCESSUAL 90 01.02-01 QistriPiuiãQ de processos 1 1 Isetor Çomoetente 12 anos IFliminacão Inclusive orevencão. sus peição. im pedimento, etc.

.01.02.02 sçla de distritiulcão 1 Isetor Comoetente 12 anos 1 lFi*máriAcão 0.01.02.03 Análise de pedidos de certidão (relacão de prováveis) 1 [Setor Com petente 15 anos Eliminacão 0.02.00.00 TRAMITACAO, PROCESSAMENTO, BAIXA E ARQUIVAMENTO

90.02.00.01 Providências / informações sobre o andamento processual

-

1 Setor Competente 2 anos EliminaçãoDiligências, antecedentes, devolução de cartas e processos, inclusão em pauta, perito, cálculo judicial

90.02.00.02 Cargas de processos judiciais 1 Setor Competente 3 anos 5 anos Eliminação Livro ou relação "on-line" de carga para advogado, -arif,'s MDI 1 ah'

90.02.00.03 Entrega definitiva de autos 1 Setor Competente 3 anos Guarda PermanenteEste código refere-se ã entrega para as partes. Classificar sob o código 40.02.04.01 a entrega de

90.02.00.04

90.02.00.05

Remessa Externa (entre os distintos órgãos)

Remessa Interna (entre setores do mesmo órgão)]

1

Unidade Geradora

Unidade Geradora

3 anos

5 anos

10 anos 'liminacão

Eliminação

Inclusive baixa por declina cão de competência.

Inclusive guia de remessa ao arquivo.

0.02.00.06 Comunicacão de decisões, des pachos. iulaamentos. etc. 1 Setor Comoetente 3 anos ________________ climinacão Tanto expedida. auanto recebida

0.02.00.06-B 2 Processo Judicial Prazo do processo 0.02.00.07 Reaistro de Guia de Recolhimento (Criminal) T Setor Cornoetente 5 anos 10 anos 'Eliminacão 0.02.00.08 Reaistro de Livramento Condicional 1 Setor Com petente Sinos 10 anos Eliminacão

90.02.00.09 Rol dos Culpados 1 Setor Competente Até a atualização Guarda Permanente Registro no CJF, no Rol Nacional de Culpados. Livro

90.02.00.09-13 2 1 Interessado Até a atualização Eliminacão 90.02-00,10 Fianca 1 IRptnr ComPetente 5 anos 10 anos Eliminacão inclusive termo. oficio. etc.

0.02.00.11 Termo de suspensão de processo 1 'ocesso Judicial Prazo do processo 0.02.00.12

90.02.00.13

Bens Apreendidos

Cumprimento de Diligências

1

1

Setor Com petente

Setor Competente

5 anos

Até o encerramento

________________ Guarda Permanente

Eliminação

Termo de a preensão, termo de doacão Inclusive controle de entrega de mandados aos

90.02.00.14 Editais 1 Setor Comoetente 2 anos 90.02.00.14-B 2 Processo Judicial Prazo do processo _________________ Edital de leilão, de citação, de convocação, etc.

90.02.00.15 Cartas - De Ordem. Precatória. Ro gatória 1 Setor Comoetente 2 anos Eliminacão 90.02.00.15-121 2 Processo Judicial Prazo do processo 90.02.00.16 Mandados

Certidões

-.L Setor Com petente 2 anos 90.02.00.16-B 90 02.00.17

2 _L

Processo Judicial Interessado

Prazo do processo ________________ ________________

Mandado de intimação, citação, busca e apreensão, Certidão narratóna ou objeto e pé. neaativa. CDA

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90.02.00.18 Petições 1 Processo Judicial Prazo do processo Petição de certidões, vista, etc. Deverão ser

90.02.0019 Peticões não passíveis de iuntada aos autos 1 lSetor Comoetente 13 anos 90.02.00.20 Alvarás 1 1 1 Setor Comnetente 13 anos 15 anos 90.02.00.20-13 Processo Judicial Prazo do processo Alvará de levantamento, de soltura, etc. 90.02.01.00 JULGAMENTO 9002.01.01 Carta de Sentenca 1 Setor Competente 2 anos 90.02.01.02 Livro de Sentença - termo 1 Setor Competente 3 anos após o Guarda Permanente

90,02,01.03 Ata de iulaamento 1 Setor Comnetente lano Guarda Permanente 1JUlidps para restauracão de autos-90 02 Q1-04 Pauta de iul pamento 1 Setor Comi) tente 3 anos liminacão 90.02.01.05 Memoriais 1 Setor Competente Enquanto durar Eliminação

90.02.01.06 Livro de audiência 1 Setor Competente 3 anos após o Guarda Permanente

90.02.01.07 Registro de audiência / sessão de julgamento 1 Setor Competente 3 anos Guarda Permanente Inclusive livro de transcrição de depoimentos, notas

0.02.02.00 PUBLICACAO 0.02.02.01 Expediente (Boletim. Nota) ] 1 lSetor Comoetente 13 anos r ('liminacão 0.03.00.00 EXECUCAO 0.03.00.01 Penhora 1 Processo Judicial Prazo do processo 0.03.00.02 Arrematacão e Adiudicacão .1. Processo Judicial Prazo do processo 8uto carta. etc.

90 03-00,03 Reaistro de Susoensão Condicional de Execucão da oena .1. Setor Comoetente 15 anos 10 anos dliminacão

0.03.00.03-13 2 Processo Judicial Prazo do processo 0.03.00.04 Comparecimento dos condenados com beneficio de sursis e

rlori,rnrCn rio nract2ran i,hnr,ti,1 - Setor Competente 2 anos 5 anos Eliminação

_______________ 0.03.00.04-13 Processo Judicial Prazo do processo

90.03.00.05 Controle de pena alternativa 1 Setor Competenteaté o encerramento do processo de Eliminação

0.03.00.06 Controle de réu ores o Setor Comoetente atéaatuahzacào 0.03.00.07 Laudq de Avaliacão ,j, Setor Competente 3 anos 0.03.01.00 PRECATORIO

90-03-01,01 0.03.01.01-B

Precatório ou Reauisicão de Peaueno Valor (RPV 1 1 Ietor ComDeIent IJplp. T('[] 110 anos lEliminacão 2 IPrQceoJuicil IPrazodoorocesso 1

90-03.01,02 Controle de orecatório 1 1 ISetor Comoetente 13 anos i lEliminacão Inclusive erros, duolicidade, cancelamento. etc. 03.02.00 CALCULOS JUDICIAIS

90-03-02-01 Cálculo iUdiQiI 1 1 IProcesso uciçiaI Iprazocio proçesso 1 0102.02 L2udn ludicial 1 Iprcçesp Juc1icil IPzo do processo 03.02.03 Manual 1 1 ISetor Com petente 13 anos IGuarda Permanente iJso nelo CJF. 04.00.00 DEPOSITO JUDICIAL

0.04.00.01 Depósito Judicial 1 Setor Competente 5 anos Guarda Permanente Termo de recebimento, tombamento e remessa de

0.04.00.02 Fiel depositário 1 Setor Competente Enquanto o bem 5 anos Eliminação Termo de compromisso

0.04.00.02-13 .j Processo Judicial prazo do processo eliminação 0.05.00.00 CORREGEDORIA - 0.05.00.01 0.05.00.02

Reoistro de reclamacões Consultas. orientacões e providências

•.j 1

Setor Comoetente Setor Competente

3 anos 5 anos

Guarda Permanente cEliminacão

"ode ser em livro, em pastas. etc. Pode ser aeraclo processo.

0.05.00.03 Representacão por excesso de orazo Setor Comoetente 3 anos _________________ Guarda Permanente 0.05.00.04 Avocacão j. Setor Cornoetente 3 anos _________________ Guarda Permanente

90.05.00.05 Documentos operacionais referentes a avocação, rarinmprCn_a_ranracant,rCn

1 Setor Competente 3 anos Guarda Permanente

90.05.01.00 INSPECAO

18119

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Qn 05.01.01 Insoecão aeral ordinária rocesso anos jarda Permanente 9005-01,02 Inspecão aeral extraordinária rocesso anos jarda Permanente 90- 05.01,03

05.01.04 05.02.00

Insoecão de avaliacão 1 1 IProcesso 13 anos -jarda Permanente Documentos operacionais referentes à inspecão Setor Comoetente anos 'iminacão

CORREIOAO 90 05-02,01 Corr 1 IProcesso 13 anos IGuarda Permanente

.05.02.02 Correicão cera extraordinária Iprocesso j3 anos IGuarda Permanente

.05.02.03 Correicão de avaliacão IProcesso 13 anos Guarda Permanente

.05.02.04 Correicão oarcial IProcesso anos IGuarda Permanente

.05.02.05 Documentos operacionais referentes a correicão 1ISetor Com oetente 13 anos 1 Eliminacão 90.05.03.00 IMPEDIMENTO E SUSPEIÇÃO Art. 134 a 138, CPC e Resolução n o 82, CNJ, 09

nnh., dp '?000

90.05.03.01 Impedimento / susoeicão 1 1 ISetor Comoetente 13 anos 1 IGarda Permanente \rt. 134 a 138. CPC 90.05.03.02 Documentos operacionais referentes a impedimento ou

f 1 ISetor Competente I anos Eliminação Art. 134 a 138, CPC

90.06.00.00 ESTATSTICA JUDICIARIA 90.06.00.01 Documentos operacionais referente a estatística da 1 ISetor Competente 3 anos Eliminação Inclusive a produtividade de magistrados (Podem

nr trcinefprirlric, np r rp l pt.Çrine on, laje',

90070000 ADMINISTRACAO DE GABINETES 90.07.00.01 Selecão de acórdãos para oublicacão na Revista .j. 'Setor Comoetente 1 ano Eliminacão 90.07.00.02 Sentença 1 Processo Judicial Prazo do processo Guarda Permanente Em suporte papel ou digital cfe. Art. 8 0, Res.

'Y',/'nnS e' ic 90.07.00.03 Inteiro teor do acórdão 1 Processo Judicial

___Prazo do processo Guarda Permanente Relatório, voto, ementa e acórdão. Em suporte papel

,,, ilinifal ,-f rt 50 P ru'nr,a e' I

90.07.00.04 Decisões interlocutónas orofendas 1 Processo Judicial Prazo do processo climinacão

90.07.00.05 Decisões terminativas proferidas 1 Processo Judicial Prazo do processo Guarda Permanente Em suporte papel ou digital cfe. Art. 8°, Res.

90.07.00.06 Decisões recursais monocráticas 1 Processo Judicial Prazo do processo Guarda Permanente Em suporte papel ou digital cfe. Art. 80 , Res.

90.08.00.00 PRAZOS PROCESSUAIS 90.08.00.01 Documentos operacionais referente a prazos forenses 1 1 ISetor Comoetente 13 anos r lEliminacão 90.08.01.00 ANO JUDICIARIO 90.08.01.01 forense 1 1 lSetor CQmPQtnte 13 1 90.08.01.02 Fé rias forenses 1 setor CQmQetnte I flQ ElimiflQ9 90.08.01.03 Plantã 1 1 lSetor Comoetente 13 anos i Eliminacão

19119

SETORIAL DE ORIGEM

CAIXA N° PERIODO

CLASSIFICAÇÃO

020.1 - Carteira de Identidade Funcional e Outras Identificações

SAn- SEARO

SETORIAL DE ORIGEM

CAIXA N° PERI000

CLASSIFICAÇÃO

020.11- Delegações de ComPetência Procuração

SAn - SEARO / SEÇÃO DE ARQUIVO

AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS NO CONSELHO DA JUSTIÇA

FEDERAL - CJF

PODER JUDICIÁRIO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL

CJF - Conselho da Justiça Federal

N° do SIGED: 2005081757

Classificação:-01 1

MEMO N.2005081757 - SEARQ

Brasília, 14 de junho de 2005

DA: Chefe da Seção de Arquivo PARA: Coordenador de Comunicações ASSUNTO: Criação da Comissão de Avaliação Documental do CJF

Solicitamos a V.Sa. verificar a possibilidade da criação de uma comissão com o objetivo principal de proceder à eliminação dos documentos de Arquivo do Conselho da Justiça Federal, de acordo com as determinações da legislação em vigor e Resoluções n. 217/2000, 359/2004 e 393/2005.

A Resolução n.217, republicada em 22.02.2000, prevê em seu art.4 11 , a criação de Comissões de Avaliação Documental no Conselho da Justiça Federal - CJF e nos Tribunais Regionais Federais.

No âmbito do CJF a criação da Comissãõ esteve condicionada aos preparativos para a eliminação de documentos, que se encontram ultimados com a Listagem de Eliminação já elaborada, possibilitando o descarte do material selecionado de acordo com o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade da Documentaç.ão da Administração Judiciária Federal e que comprovadamente não apresenta valor histórico para guarda permanente, já tendo cumprido todos os prazos legais e fiscais determinados em lei.

Conforme a Resolução n. 217/99, as Comissões deverão ser compostas por: - "servidor responsável pelo Arquivo; - servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos a

serem avaliados; - historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo; - profissional da área jurídica responsável pela avaliação do valor legal dos

documentos; - profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo objeto

da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros)."

Neste sentido cabe a cada unidade organizacional do CJF a indicação de um servidor que represente a Secretaria nas questões relativas aos seus documentos.

A criação desta Comissão, além de dar cumprimento às determinações das normativas regulamentares, permitirá a realização do descarte de um grande volume de documentos já analisados, avaliados e criteriosamente selecionados que se encontra no momento armazenado nas dependências da Coordenadoria de Serviços Gráficos, liberando um espaço físico considerável que poderá ser utilizado para outros fins.

Atenciosamente,

ELOIZA ROCHA PEREIRA Chefe da Seção de Arquivo - SEARQ

PORTARIA N. 096, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2009.

Dispõe sobre alteração da composição da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos do Conselho da Justiça Federal.

O PRESIDENTE DO CONSELHO DA JUSTIÇA FEDERAL, usando de suas atribuições legais e tendo em vista o que consta no Processo n. 2009161228,

RESOLVE:

Art. i.° Alterar a composição da Comissão Permanente de Avaliação e Gestão de Documentos do Conselho da Justiça Federal, publicada no Diário Oficial da União em 20 de agosto de 2007, Seção II, página 38, com o objetivo de promover a eliminação de documentos armazenados no Arquivo Central, já analisados, avaliados e selecionados de acordo com o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Judiciária Federal e exercer as demais competências determinadas pelo art. 27 da Resolução CJF n. 23/2008.

Art. 20 A Comissão passa a ser composta pelos seguintes servidores: Jonas Lima dos Santos, Wildna Lucena de Oliveira, Antelma Neves Pereira, Pedro Martins Pimentel, Maria da Conceição de Araújo Albuquerque, Clarice Nunes da Silva Monteiro, Hercílio Luiz Tavares Junior, Celso Moreno, Maria de Fátima Alves Saegussa, Roseane da Costa Moura Pessoa e Eva da Conceição Ferreira Brito.

Art. 31 Designar a servidora Flávia Uchôa Mascarenhas, Coordenadora de Processamento e Arquivo da Secretaria de Administração, para coordenar os trabalhos da Comissão e a servidora Eloiza Rocha Pereira, Chefe da Seção de Arquivo da Secretaria de Administração, para secretariar os trabalhos.

Art. 40 Estabelecer o mandato dos membros acima nomeados para o período de dois anos, renováveis por igual período.

Art. 50 A Comissão deverá reunir-se, ordinariamente, duas vezes ao ano e, extraordinariamente, quantas vezes forem necessárias ao bom andamento das atividades propostas.

Art. 6° Fica revogada a Portaria n. 61, de 17 de agosto de 2007.

Art. 70 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação.

o

Ministro CESAR ASFOR ROCHA

RESULTADO GERAL DO DESCARTE DE DOCUMENTO NO CJF EM AGOSTO DE 2008

RESULTADOS 1° DESCARTE 2° DESCARTE 3u DESCARTE 4° TOTAL 21.Fev. 2006 13.Fev. 2007 18.Dez. 2007 DESCARTE

29.Ago. 2008

Processos 2.300 5.552 2.837 2.535 13.224 eliminados Documentos .7.700 27.000 500 O 32.200 avulsos eliminados Total de 10.000 32.552 3.337 2.535 45.424 documentos eliminados Processos retirados 01 150 01 01 153 de lista para preservação Processos para 180 150 200 200 730 amostragem Peso dos 11.550 kg 2.500 kg 800 kg 515 kg 5.365 kg documentos descartados ____ ______________ ______________ ____________ _________ Metros quadrados 12 m2 08 m 2 08 m2 04 m2 32 m2 liberados Metros lineares 90 m 56 m 56 m 21 m 223 m descartados Estantes de aço 20 08 08 03 39 liberadas Caixas arquivo 555 270 275 105 1.205 liberadas Garras/prendedores liberados

o- (documentos

3.000 2.000 o- (documentos

5.000

c/garra c/garra metálica) metálica) __

TOTAL

CUSTOS EVITADOS OU ECONOMIA DE RECURSOS FINANCEIROS (FALTA PREÇOS UNITÁRIOS, PEGAR COM ERONDINO)

RESULTADOS PREÇO! 1° 20 DESCARTE 30 DESCARTE TOTAL VALOR DESCARTE 13.Fev. 2007 18.Dez. 2007

UNITÁRIO 21.Fev. 2006

Processos 2.300 5.552 2.837 10.689 eliminados Documentos .7.700 27.000 500 32.200 avulsos eliminados Total de 10.000 32.552 3.337 42.889 documentos eliminados Processos retirados 01 150 01 152 de lista para preservação Processos para 180 150 200 530 amostragem Peso dos 1.550 2.500 800 4.850 kg documentos descartados _____ ______________ Metros quadrados 12 m 2 08 m 2 08 m2 28 m2 liberados Metros lineares 90 m 56 m 56 m 202 m descartados Estantes de aço 20 08 08 36 liberadas Caixas arquivo 555 270 275 1.100 liberadas Garras/prendedores 0,36 o- 3.000 2.000 5.000 grampos em (documentos (r$ ­1.080,00) (r$720,00) (r$1.800,00) polipropileno c/garra liberados metálica)

EDITAL 4Z12,012,

4J Lote de Precatóios

A rrrir d. 2/OI: 120 2

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