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Curso Introdutório em

Gerenciamento de Projetos

Wagner Maxsen, PMP

Superintendente de Operações Grupo A&C Abril.2005

Wagner Maxsen

• Graduado em Matemática

• Certificação em Gerenciamento de Projetos – Project ManagementProfessional – PMP

• Pós-graduação MBA em Gestão de Negócios pela Fundação Instituto de Administração – USP

• Pós-graduação MBA em Gestão Avançadas em Finanças pela FGV-MG

• Master’s Certificate in Project Management pela George Washington University (EUA)

• Atuou como Gerente de Desenvolvimento de Sistemas pela Construtora Andrade Gutierrez e como consultor em gerenciamento de projetos no Brasil e Portugal

• Atualmente– Vice-Presidente de Projetos Especiais do PMI-MG

– Superintendente de Operações do Grupo A&C

– Palestrante e instrutor de cursos de preparação para a prova de certificação como PMP.


• Agenda– Gerenciamento de projetos em evidência;

– Por que gerenciar projetos

– PMI – Project Management Institute

– Projetos – definições e características

– Por que precisamos de gerentes de projetos

– Qual é o perfil do gerente de projetos

– Qual é o mercado para o gerente de projetos

– PMBoK e as melhores práticas para o gerenciamento de projetos

– Conclusão


Então você é novo em gerenciamento de projetos ?

Bem, você não está sozinho !

Muitas empresas e pessoas estão descobrindo que o uso das melhores práticas em gerenciamento de projetos aumenta as chances dos seus empreendimentos darem certo !

Você provavelmente já participa de projetos há muito tempo– Profissionalmente tais como o desenvolvimento de um novo

produto, a melhoria de um processo;

– Pessoalmente tais como o seu casamento, as suas próximas férias...

Gerenciamento de Projetos em Evidência

• O gerenciamento de projetos está no seu pico histórico, principalmente por ter se tornado uma escolha estratégica pelas empresas;

• A evidência é abundante e pode ser vista nas grandes corporações do mundo, que lançam iniciativas e centros voltados à excelência no gerenciamento de projetos, executando as melhores práticas e visando criar um ambiente favorável para o sucesso dos seus objetivos e a disseminação do conhecimento adquirido;

Gerenciamento de Projetos em Evidência

Como surgiu este movimento mundial em direção àorganização das melhores práticas em gerenciamento de projetos ?

Gerenciamento de Projetos - histórico

• 1950 Departamento de Defesa dos EUA– Desenvolvimento do Míssil Polaris– Necessidade de gerenciamento de equipe

multidisciplinar envolvida no projeto– Envolvimento de complexa logística do Exército– Gerenciamento do cronograma– Utilização de diagramas Gantt e PERT

• Seguindo os passos dos militares vieram as indústrias automotivas e as grandes corporações de engenharia

Por que gerenciar projetos ?


• Estudos foram realizados comprovando que empresas que investiram em esforços nas fases de pré-desenvolvimento conseguiram no mínimo duplicar as chances de sucesso no lançamento dos seus produtos


• Empresas que não faziam uso de técnicas de gerenciamento de projetos tinham em média 71% de atraso nos seus cronogramas (e este não era o menor dos seus problemas)


• Mercado muito competitivo

• Necessidade de atualização tecnológica

• Margens de lucro cada vez menores

• Padrões mais exigentes de qualidade

• Enfim, uma questão de sobrevivência


Ind.Farmacêutica

T.I.

Entretenimento Com.Exterior

Comunicação Governo

7 das 10 empresas mais lucrativas do mundo têm como estratégia vital de operações o gerenciamento de projetos

PMI

• O PMI (Project Management Institute) foi criado com o objetivo de organizar, difundir e incentivar as melhores práticas em gerenciamento de projetos no mundo;

PMI

• Project Management Institute– Associação profissional sem fins lucrativos que visa

promover e fomentar a maturidade na competência da gerência de projetos

– Fundado em 1969 na Pennsylvania EUA

– Possui mais de 150.000 membros distribuídos em 150 países

Fonte : PMI HQs

PMI

• Project Management Institute– Composto por:

• 236 capítulos

• 34 capítulos potenciais

• 33 Grupos de Interesses Específicos (SIG)

Projetos – definições e características

• Definição clássica PMI :– Projeto é um esforço temporário para criar um

produto ou serviço único;• Pode ser realizado por uma única pessoa ou milhares

de pessoas;

• Pode estar localizado em um único local de trabalho ou em diversas unidades da empresa;

• Pode possuir curta, média ou longa duração;


• Pontos essenciais :– Temporário

• Início e fim definido;

• Fim– Quando os objetivos do projeto foram alcançados;

– Quando os objetivos do projeto não serão ou não poderão ser alcançados;

– Quando a necessidade estratégica do projeto não mais existir;


• Pontos essenciais :– Produto, serviço ou resultado único

• Algo que não foi feito antes;

• A presença de elementos repetitivos não retira a unicidade do projeto (ex: condomínio com muitos prédios de igual arquitetura);


• Pontos essenciais :– Elaboração progressiva

• Desenvolvimento incremental;

Elaboração progressiva

ConcepçãoPesquisa

Refinamentoda concepção Clarificação

da concepção

Estudo de viabilidade Escopo do

Projeto

Plano doProjeto

Como os projetos são selecionados ?

• Modelos de pontuação (“score models”);• Métodos econômicos (payback, VPL, TIR);• Seleção de portfolio;• Estratégias de marketing;• Recursos disponíveis;

O objetivo é auxiliar os gerentes a maximizar o valor de um portfolio de projetos que estejam

alinhados com as necessidades básicas e estratégicas da empresa

Alguns exemplos de projetos

• Construção de uma nova sede da empresa;• Campanha de marketing para o lançamento de um

produto;• Criação de um novo modelo de automóvel;• Criação de um segmento de ensino à distância de

uma faculdade;• Construção de uma hidrelétrica (sub-empreiteiros);• Campanha de eleição de um candidato ao governo;• Obtenção da sua certificação como PMP (Project

Management Professional);

Mas por que melhores práticas em gerenciamento de projetos ?

• Porque nós somos naturalmente desorganizados, não temos o hábito doplanejamento, e, principalmente, não medimos e acompanhamos os projetos que empreendemos

• Isso aumenta demais as chances de FALHAS !!

Por que os projetos falham ?

• Metas mal definidas;• Conflitos de poder;• Falta de um patrocinador de pulso firme;• Conhecimento técnico insuficiente da equipe;• Falta de padronização;• Desconhecimento dos envolvidos sobre os reais objetivos

do projeto;• Dimensionamento errado dos recursos a serem utilizados;• Mudanças no cenário do projeto que não recebem um

tratamento adequado (político, econômico, mercado, organizacional, tecnológico);

• Falta de planejamento e acompanhamento dos resultados incrementais do projeto;


• Mas, PRINCIPALMENTE,

COMUNICAÇÃO MAL PLANEJADA E/OU MAL EXECUTADA


• Somos seres humanos, nascemos em berços diferentes, com necessidades e percepções diferentes

O que é gerenciamento de projetos

• É a aplicação dos conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas de maneira a atingir os requisitos do projeto em questão;

E por que precisamos de

gerentes de projetos ?

Subsistemainformação

Acomp. econtrole

Tecnologias emetodologiaSubsistema

organizacional

Ambientecultural

Gerente doProjeto

Subsistemahumano

Subsistemaplanejamento

Gerente proj.Gerentes funcionais

Gerentes gerais

Comportamentos

Negociação

Comunicação

Motivação

Autoridade, responsabilidade

Objetivos

EstratégiasTempo

Custos

Performance

Padrões

Análisescomparativas

Açõescorretivas

Cronogramas

Acompanhamentocustos

Modelos

Adaptado de :

Defining a Project Management System

D.I. Cleland

Sist.Ger.Proj.

Visão

Valores

Atitudes

Tradições

Crenças

Por que precisamos de gerentes de projetos ?

• Como integrar, fazer acontecer :– Empresa

– Fornecedores

– Exigências diversas (Governo, órgãos, etc)

– Equipes virtuais

– Fusos horários

– Resolução de conflitos (afinal, os conflitos são bons ?)

– Diversidades culturais

Por que precisamos de gerentes de projetos ?

• Como garantir que o produto final atinja os objetivos planejados dentro das restrições impostas ?

Triple constraints

CUSTO CRONOGRAMA

QUALIDADE

ESCOPO

Qual é o perfil do Gerente de Projetos

• Amplo leque de responsabilidades• Visão mais generalista• Preocupação com a floresta, sem esquecer da

árvore• É flexível, aceita mudanças• Habilidade para negociação• Adora conflitos• Busca ser proativo• Não se incomoda com problemas (na verdade,

respira problemas e se antecipa a eles)

Qual é o perfil do Gerente de Projetos

• Sabe:– Motivar a equipe e a si próprio– Influenciar as pessoas– Buscar o melhor de cada um– Entender as mensagens transmitidas por clientes,

parceiros, equipe, acionistas, ... (stakeholders)– Incentivar a contribuição de todos– Delegar– Ser o exemplo a ser seguido– Não entrar em pânico...

De onde vêm os gerentes de projetos ?

• Engenharia• Informática• Medicina• Arquitetura• Marketing• Comércio Exterior• Comunicação Social• Publicidade, etc• Enfim, encontramos projetos e pessoas com perfil para

participar de projetos nas mais variadas profissões

De onde vêm os gerentes de projetos ?

• Pós-graduações• Cursos de especialização em GP

• Certificação PMI– Project Management Professional (PMP)

• Efetiva desde 1984• Exige comprovação de experiência e treinamento

formal em GP• Exame que atesta a capacidade em aplicar

conhecimentos, ferramentas, técnicas e habilidades de liderança

Qual é o mercado para o gerente de projetos ?

• Algumas empresas que incentivam o uso das melhores práticas de gerenciamento de projetos – Petrobrás;– Coca Cola;

– HP / Compaq;

– IBM;

– Telemar;

– TIM;

– Motorola;

– Nokia;

– Braskem;

– SAP;

– Etc, etc, etc;

– Empresas de consultoria (A&C, Accenture, Mc Kinsey, etc);

Qual é o mercado para o gerente de projetos ?

• Além de iniciativas internas, existem inúmeras empresas que prestam consultoria em gerenciamento de projetos;

• Estas empresas também geram uma boa demanda em profissionais certificados como PMP;

PMBoKProject Management Body of Knowledge

• Conjunto das melhores práticas aceitas em gerenciamento de projetos, coletadas por profissionais envolvidos em projetos de todo o mundo

• Passa por evoluções de 4 em 4 anos, baseadas em contribuições dos seus membros (PMBoK 2000 PMBoK 2004)

• Disponível em livro e CD ROM

PMBoK e as áreas de conhecimento

• Recursos Humanos

• Comunicações

• Riscos

• Contratações

• Integração

• Escopo

• Tempo

• Custos

• Qualidade

PMBoK e as áreas de conhecimento

Organização das áreas

• Cada área de conhecimento é composta por seus processos– Cada processo é composto por suas

• ENTRADAS– Documentos ou itens que serão utilizados como fonte de

trabalho

• TÉCNICAS E FERRAMENTAS– Mecanismos que serão aplicados às entradas para criar as

saídas

• SAÍDAS– Documentos ou itens que serão gerados no processo (e que

podem alimentar outras ENTRADAS

Organização dos processos

• Além disso, estes processos são agrupados em 5 (cinco) grupos temporais:– Iniciação

– Planejamento

– Execução

– Controle

– Encerramento

Processos

• Iniciação– Autorização do projeto ou fase

• Planejamento– Definição e refinamento dos objetivos e escolha

das melhores alternativas

• Execução– Coordenação de pessoas e outros recursos para

executar o planejamento

Processos

• Controle– Garantia que os objetivos do projeto sejam

alcançados através de monitoramento e medidas de progresso, identificando eventuais desvios que devem ser tratados pela equipe

• Encerramento– Formalização do(s) aceite(s) da fase ou projeto

de maneira organizada e documentada

Organização dos processos

Iniciação Planejamento

Controle Execução

Encerramento

Sobreposição dos processos

PMBoKpág.31

Organização das áreas

PMBoKpág.8

PMBoKpág.42

Integração

• Processos necessários para garantir que todos os elementos do projeto sejam corretamente coordenados– Criação e aprovação do Plano do Projeto;

– Execução do projeto;

– Gerenciamento, monitoração e documentação das mudanças feitas no Plano do Projeto;

Escopo

• Processos necessários para garantir que o projeto realize todo o trabalho desejado, e somente o trabalho desejado– Iniciar o projeto;– Planejar o escopo do projeto;– Detalhar o escopo;– Pegar a aprovação para o escopo;– Controlar o escopo do projeto;

Scope

creep

WBS

Work Breakdown Structure

Tempo

• Processos necessários para garantir que o projeto seja completado no tempo planejado– Definição das atividades do projeto;

– Sequenciamento das atividades (ordem de execução e dependências entre as atividades);

– Estimativas de duração das atividades;

– Desenvolvimento do cronograma;

– Controle do cronograma;

• Pequeno resumo (mesmo) até então :– Necessidades de negócio– Nasce o projeto– Termo de abertura (project charter)– Gerente do projeto– Declaração de escopo (scope statement)– WBS– Atividades e entregas (deliverables)– Prazos, sequenciamento e dependências– .......

Custos

• Processos necessários para garantir que o projeto seja realizado dentro do orçamento aprovado– Planejamento da alocação dos recursos;

– Estimativas de custos;

– Criação do orçamento do projeto;

– Controle dos custos do projeto;

Qualidade

• Processos necessários para garantir que o projeto entregue o(s) seu(s) produto(s) conforme as necessidades do cliente– Planejamento da qualidade no projeto;

– Aderência à garantia da qualidade;

– Controle da qualidade;

Recursos Humanos

• Processos necessários para garantir que a equipe do projeto o conduza da melhor maneira possível– Planejamento da estrutura organizacional do

projeto condizente com a estrutura da empresa;– Aquisições de pessoal para o projeto;– Desenvolvimento da equipe do projeto

(motivação, liderança, negociação, melhoria de performance, participação);

Comunicações

• Processos necessários para garantir que a geração, armazenamento, coleta, disseminação e distribuição das informações pertinentes ao projeto seja feita da melhor maneira possível– Planejamento de um sistema de comunicação eficaz;

– Distribuição das informações do projeto;

– Relatórios de performance do projeto e da equipe;

– Procedimentos para o fechamento do projeto;

– Gerenciamento dos stakeholders é proativo

Riscos

• Processos necessários à identificação, análise e respostas aos riscos do projeto– Identificação dos riscos do projeto;

– Criação do plano de gerenciamento dos riscos do projeto;

– Análise qualitativa dos riscos;

– Análise quantitativa dos riscos;

– Planejamento das respostas aos riscos do projeto;

– Controle proativo dos riscos do projeto;

Contratações

• Processos necessários para a aquisição de bens e serviços vindos de fora da organização– Planejamento das aquisições;

– Planejamento das solicitações;

– Gerenciamento das solicitações (propostas);

– Seleção dos fornecedores (contrato);

– Administração do contrato;

– Encerramento do contrato;

Vale mesmo a pena ?

• Sermos organizados

• Sabermos planejar

• Sabermos executar o planejado

• Medirmos o andamento do projeto

• Termos consciência aonde vamos chegar se continuarmos no mesmo ritmo

• Aprendermos com os nossos erros

• Compartilharmos as lições aprendidas

Vale porque nós vamos

• Entregar os produtos dos projetos com sucesso

• Ter clareza nos objetivos do nosso trabalho

• Saber que nossos recursos serão corretamente coordenados

• Saber identificar e gerenciar os riscos dos projetos

• Ter economia em tempo nos cronogramas

• Reduzir os custos dos projetos

Enfatizando...

• Melhora a performance geral dos projetos;• Reduz o tempo para completar os projetos;• Reduz os riscos dos projetos;• Aumenta a qualidade dos produtos/serviços gerados;• Melhora a comunicação e deixa o ambiente preparado para

um melhor entendimento;• Provê padrões para que as outras pessoas da corporação

possam seguir;• Aumenta a exatidão das informações planejadas e

coletadas;• Possibilita as pessoas a se beneficiarem das lições

aprendidas;

Expectativas atendidas ?

MUITO OBRIGADO

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