curso excel 2010 avançado senac - capítulo 2

Excel 2010 – Avançado

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OBJETIVOS Utilizar as funções de pesquisa PROCV, PROCH, CORRESP e

ÍNDICE. Executar auditoria em fórmulas


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Funções de PESQUISA As funções de pesquisa do Excel são poderosas ferramentas que permitem a busca de dados de forma rápida, muitas vezes evitando o uso de várias funções SE aninhadas.

Atividade 1 – Utilizando as funções PROCV e PROCH

Objetivos : • Utilizar as funções PROCV e PROCH.

Tarefas : • Abrir a pasta Relatório de Vendas.xlsx.

• Através da utilização da função PROCV, preencher a planilha Relatório com os nomes dos funcionários, comissões, salário fixo e imposto.

• Calcular o valor a receber para cada funcionário.

• Através da utilização da função PROCH, preencher a coluna Classificação faixas com as devidas faixas.

Função PROCV A função PROCV permite procurar por um valor na primeira coluna de um intervalo de células e trazer outro valor da mesma linha em outra coluna especificada.

• Sintaxe: o PROCV(valor_procurado;intervalo_células;núm _coluna,[procurar_intervalo])

• Argumentos: o valor_procurado: valor a ser procurado na primeira coluna do intervalo de células. Pode

ser um valor ou uma referência.

o intervalo_células: intervalo de células que contém os dados. Pode ser uma referência a um intervalo ou um nome de intervalo. Os valores na primeira coluna de intervalo_células são os valores procurados por valor_procurado e podem ser texto, números ou valores lógicos. Não existe distinção entre maiúsculas e minúsculas.

o núm_coluna: número da coluna do intervalo de células que contém a informação que deve ser retornada.

o procurar_intervalo: argumento opcional que corresponde a um valor lógico e que indica de que forma o valor será procurado na primeira coluna do intervalo, se a correspondência deverá ser exata ou aproximada.

Se este valor for VERDADEIRO ou omitido, a correspondência se dará de forma exata ou aproximada. Neste caso, os valores da primeira coluna do intervalo deverão estar classificados em ordem ascendente, ou a função poderá retornar valores indevidos.

Se o valor do argumento for FALSO, a correspondência se dará de forma exata. Neste caso, os valores da primeira coluna do intervalo não precisam estar classificados e, se houver mais de um valor que coincida com o valor_procurado, será considerado o primeiro encontrado.

1. Abra a pasta Relatório de Vendas.xlsx. Selecione a planilha Relatório.

2. Preencha a coluna NOME DO FUNCIONÁRIO com os nomes dos funcionários, procurando-os na planilha Suporte. Clique na célula B2 e digite:

= PROCV(A2;


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Você iniciou a digitação da função PROCV informando o primeiro argumento, que é o que se deseja procurar. No caso, você deve procurar pelo código do funcionário na planilha Suporte. 3. Selecione a planilha Suporte. Como o mouse clicado, selecione a região A2:B23. Essa região é a que

contém o valor a ser procurado (o código do funcionário, que está na primeira coluna do intervalo) e o valor a ser retornado (o nome do funcionário, que está na segunda coluna do intervalo). A fórmula fica da seguinte forma:

= PROCV(A2; Suporte!$A$2:$B$23;

Esse argumento indica qual intervalo de células será considerado para a procura e retorno dos dados.

Observe que o intervalo A2:B23 da planilha Suporte foi fixado, pois não pode ser modificado quando você copiar a fórmula para as células de baixo. Outra forma de evitar que os endereços sejam modificados na cópia é atribuir um nome ao intervalo.

4. Digite 2 e pressione a tecla ENTER. O parâmetro 2 indica que o valor que se deseja que retorne é o que está na coluna 2 do intervalo de células indicado.

= PROCV(A2;Suporte!$A$2:$B$23;2)

5. Copie a fórmula para todos os funcionários.

6. Agora calcule o valor da comissão, salário fixo e impostos para cada funcionário. Esses valores estão em Suporte e dependem do valor da venda efetuada pelo funcionário. Atribua um nome à região da planilha Suporte onde será procurado o valor da venda e retornados os valores desejados para facilitar a digitação das fórmulas. Selecione a planilha Suporte e selecione o intervalo E2:H7.

7. Na guia Fórmulas, grupo Nomes definidos selecione Definir Nome. Na janela apresentada digite Valor_Vendas e clique em OK.

8. Você vai procurar pelo valor da venda na região Valor_Vendas e trazer o percentual de comissão. Esse percentual é obtido pela procura do valor da venda na região Valor_Vendas e trazendo o conteúdo da célula que está na coluna 2. O valor da comissão deve ser calculado como sendo o percentual de comissão multiplicado pelo valor da venda. Selecione a planilha Relatório. Clique na célula D2 e digite a seguinte fórmula:

= PROCV(C2;Valor_Vendas;2) * C2

9. Copie a fórmula para todos os vendedores.


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10. Agora você vai preencher a coluna Salário Fixo com o valor do salário de cada vendedor. Mais uma vez o valor da venda dever ser procurado no intervalo Valor_Vendas . A função PROCV deve retornar o valor do salário fixo que está na coluna 3 do intervalo. Clique na célula E2 e digite a fórmula:

= PROCV(C2;Valor_Vendas;3)

11. O cálculo do imposto, nessa empresa, é feito sobre o valor das comissões. Agora você vai calcular quanto de imposto cada funcionário deve pagar. Para isso você deve procurar pelo percentual de imposto de cada um no intervalo Valor_Vendas e multiplicar pelo valor da comissão. Clique na célula F2 e digite a fórmula:

= PROCV(C2;Valor_Vendas;4) * D2

12. Calcule o valor a receber para cada funcionário como sendo: comissão + salário fixo – imposto.

Função PROCH A função PROCH permite procurar por um valor na primeira linha de um intervalo de células e trazer outro valor da mesma coluna em outra linha especificada.

• Sintaxe:

o PROCH(valor_procurado;intervalo_células;núm _linha,[procurar_intervalo])

• Argumentos:

o valor_procurado: valor a ser procurado na primeira linha do intervalo de células. Pode ser um valor ou uma referência.

o intervalo_células: intervalo de células que contém os dados. Pode ser uma referência a um intervalo ou um nome de intervalo. Os valores na primeira linha de intervalo_células são os valores procurados por valor_procurado e podem ser texto, números ou valores lógicos. Não existe distinção entre maiúsculas e minúsculas.

o núm_linha: número da linha do intervalo de células que contém a informação que deve ser retornada.

o procurar_intervalo: argumento opcional que corresponde a um valor lógico e que indica de que forma o valor será procurado na primeira linha do intervalo, se a correspondência deverá ser exata ou aproximada.

Se este valor for VERDADEIRO ou omitido, a correspondência se dará de forma exata ou aproximada. Neste caso, os valores da primeira linha do intervalo deverão estar classificados em ordem ascendente, ou a função poderá retornar valores indevidos.

Se o valor do argumento for FALSO, a correspondência se dará de forma exata. Neste caso, os valores da primeira linha do intervalo não precisam estar classificados e, se houver mais de um valor que coincida com o valor_procurado, será considerado o primeiro encontrado.

A diferença entre as funções PROCV e PROCH é que a primeira efetua a procura de forma vertical, e a segunda de forma horizontal. Você pode utilizar qualquer uma das duas, dependendo da disposição do intervalo de células adotada.

1. Você vai preencher a coluna Classificação faixas de acordo com as vendas de cada funcionário. Os valores a serem colocados nessa coluna estão na planilha Suporte. Selecione a planilha Suporte e selecione o intervalo de células F10:I11. Nomeie esse intervalo como Faixas.


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2. Selecione a planilha Relatório. Clique na célula H2 e digite a seguinte fórmula:

= PROCH(C2;Faixas;2) 3. Copie a fórmula para todos os vendedores.


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Atividade 2 – Utilizando as funções CORRESP e ÍNDICE

Objetivo : • Deslocar e rotacionar um objeto pelo teclado.

Objetivos : • Utilizar as funções CORRESP e ÍNDICE.

Tarefas : • Calcular os valores de vendas máximo e mínimo.

• Identificar a posição desses valores dentro da planilha de vendas.

• Identificar os nomes dos vendedores responsáveis pelos valores máximo e mínimo de vendas.

Função CORRESP Essa função traz como resultado a posição em que o valor procurado encontra-se no intervalo de células indicado, que deve ser formado por uma linha de células ou por uma coluna de células.

• Sintaxe: CORRESP(valor_procurado;intervalo;[correspondência])

• Argumentos:

o valor_procurado: argumento obrigatório, sendo o valor que desejamos procurar no intervalo de células e obter sua posição relativa dentro dele.

o intervalo: argumento obrigatório, sendo o intervalo de células que estão sendo pesquisadas. Esse intervalo deve ser uma linha de células ou uma coluna de células.

o correspondência: argumento opcional que especifica como o valor será encontrado. Pode ser:

1 ou omitido: Localiza o maior valor que é menor ou igual a valor_procurado. Nesse caso, os dados no intervalo devem estar classificados em ordem crescente.

0 : Localiza o primeiro valor que é exatamente igual ao valor_procurado. Os dados no intervalo podem estar em qualquer ordem.

-1 : Localiza o menor valor que é maior ou igual a valor_procurado. Nesse caso, os dados no intervalo devem estar classificados em ordem decrescente.

1. Agora você vai verificar em que local da planilha se encontram os valores para maior e menor venda. Selecione a planilha Controle.

2. Calcule a maior e menor venda na coluna VALOR. Clique na célula E5 e digite:

= CORRESP(

3. Você vai procurar pelo valor da maior venda, que está na célula D5. Continue a fórmula digitando D5; = CORRESP(D5;

4. Agora você vai informar o intervalo de células onde será procurado o valor da venda. Esse intervalo é C2:C23 da planilha Relatório.

= CORRESP(D5; Relatório!C2:C23;

5. Como desejamos que o Excel encontre exatamente o valor, o próximo parâmetro será 0. A fórmula final é a seguinte:


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= CORRESP(D5; Relatório!C2:C23;0)

6. Repita os mesmos procedimentos para encontrar a posição da menor venda na planilha Relatório.

Função ÍNDICE Essa função traz o conteúdo de uma célula através do fornecimento de sua posição dentro do intervalo de células.

• Sintaxe: ÍNDICE( intervalo;linha;[coluna])

• Argumentos:

o intervalo: argumento obrigatório, sendo o intervalo de células que contém o dado a ser retornado.

o linha: argumento obrigatório, sendo o número da linha do intervalo onde está o dado a ser retornado.

o coluna: argumento opcional, sendo o número da coluna do intervalo onde está o dado a ser retornado.

7. Agora você deve retornar os nomes dos vendedores que efetuaram a maior e menor venda. Clique na célula F5 e digite:

= ÍNDICE(

8. Você deve informar o intervalo de células que contém o nome do vendedor que está sendo procurado. Para tanto digite na fórmula:

= ÍNDICE(Relatório!B2:B23;

9. Agora você deve informar em que linha desse intervalo encontra-se o dado desejado. Pela função CORRESP você determinou, anteriormente, o número da linha onde está a maior venda. Portanto, o parâmetro que você deve informar na função é exatamente o resultado da função CORRESP, que se encontra na célula E5 da planilha Controle. A fórmula completa fica então:

= ÍNDICE(Relatório!B2:B23;Controle!E5)

10. Utilize os mesmos procedimentos para trazer o nome do vendedor que efetuou a menor venda.


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AUDITORIA DE FÓRMULAS Muitas vezes é necessário executar auditoria em fórmulas inseridas em suas planilhas. Muitas vezes as fórmulas podem gerar erros ou mesmo retornarem valores que não são os esperados. O Excel 2010 fornece ferramentas bastante úteis que você possa utilizar para localizar e investigar as causas dos erros e determinar soluções.

Essas ferramentas incluem o rastreamento de precedentes e dependentes de uma célula, rastreamento de erros, exibição e depuração das fórmulas. Todas essas ferramentas estão presentes no grupo Auditoria de Fórmulas da guia Fórmulas.

Atividade 3 – Rastreando os precedentes de uma célula

Objetivos : • Rastrear as células precedentes de uma célula

Tarefas : • Abrir a pasta Faculdade.xlsx.

• Rastrear as células precedentes das células da planilha Boletim.

• Rastrear as células precedentes das células da planilha Resumo.

A ferramenta Rastrear Precedentes permite verificar quais células afetam o valor da célula selecionada no momento, ou seja, de que células aquela que se encontra selecionada depende para o cálculo de seu valor.

1. Abra a pasta Faculdade.xlsx.

2. Selecione a planilha Boletim.

3. Clique na célula I5.

4. Clique na ferramenta Rastrear Precedentes, do grupo Auditoria de Fórmulas, da guia Fórmulas.

5. Veja que uma seta vem da célula K2 e outra vem da célula H5, ou seja, o resultado da fórmula contida na célula I5 depende dos valores das células K2 e H5. Isso é mesmo verdade, pois a célula I5 contém a fórmula:

=SE(H5<=25%*$K$2;"Faltas OK";"Faltas acima do limite")

Se você clicar duas vezes em cima da seta, a célula precedente fica selecionada.

6. Selecione a planilha Resumo.


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7. Clique na célula B14.

8. Clique na ferramenta Rastrear Precedentes.

A linha pontilhada indica que a célula ou células precedentes encontram-se em outra planilha.

9. Clique duas vezes sobre a linha pontilhada. A janela mostra a origem das células precedentes, com a indicação da pasta, planilha e endereço de célula ou intervalo. Para acessar a origem desejada, basta selecioná-la e clicar no botão OK.

10. Remova as setas selecionando a ferramenta Remover Setas. Você deve remover as setas das duas planilhas.


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Atividade 4 – Rastreando os dependentes de uma célula

Objetivos : • Rastrear as células dependentes de uma célula

Tarefas : • Rastrear as células dependentes das células da planilha Boletim.

• Rastrear as células dependentes das células da planilha Resumo.

A ferramenta Rastrear Dependentes permite verificar quais células são afetadas pelo valor da célula selecionada no momento.

1. Selecione a planilha Boletim e clique na célula I5.

2. Clique na ferramenta Rastrear Dependentes, do grupo Auditoria de Fórmulas, da guia Fórmulas.

3. Veja que uma seta vai para a célula K5 e uma linha pontilhada vai para outra planilha.

A primeira seta, indicando a célula K5, mostra que a fórmula =SE(E(G5="Média OK";I5="Faltas OK");"Aprovado";"Reprovado") depende do valor da célula I5.

A seta indicada pela linha pontilhada e apontando para outra planilha, mostra que as células B8, B9 e B10 da planilha Resumo dependem do valor da célula I5. Podemos verificar essas referências clicando duas vezes sobre a linha pontilhada.

4. Remova as setas da planilha.


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ANOTAÇÕES


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Atividade 5 – Rastreando erros em fórmulas

Objetivos : • Rastrear erros em fórmulas

Tarefas : • Gerar um erro na fórmula que calcula a média de um aluno.

• Rastrear esse erro.

A ferramenta Verificação de Erros permite localizar, rastrear e realizar as etapas de cálculo de uma célula que contenha um erro.

1. Clique na célula F5 e modifique a sua fórmula para:

= MÉDIA(B5:E5)

2. Observe que muitas células agora apresentam erros, ocasionados pelo erro da célula F5.

3. Clique na célula K5 e observe que no momento em que a célula foi selecionada, você tem a indicação que está ocorrendo.


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4. Clique na setinha ao lado do botão mostrado e selecione Rastrear erro e observe as setas mostradas:

Existe uma seta vinda da célula G5 que, por sua vez, contém uma seta vinda da célula F5 que, por sua vez, contém uma seta vinda do intervalo de células B5:E5. Ou seja, o erro apontado na célula K5 é decorrente dos erros apontados nas células G5, F5 e do intervalo B5:E5. Na verdade, esse erro é causado pela tentativa de efetuar o cálculo da média aritmética com conteúdos de células vazias.

5. Retorne a fórmula da célula F5 ao seu valor original:

=SEERRO(MÉDIA(B5:E5);0)


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Atividade 6 – Avaliando fórmulas

Objetivos : • Depurar fórmulas

Tarefas : • Verificar as etapas de cálculo de uma fórmula da planilha Boletim.

A ferramenta Avaliar Fórmula permite depurar uma fórmula, analisando individualmente cada uma de suas partes. É bastante útil quando o resultado retornado não é o esperado.

1. Clique na célula I5 e selecione a ferramenta Avaliar Fórmula.

2. Na janela exibida você pode efetuar, passo a passo, os cálculos que estão envolvidos na fórmula.

Para mostrar o resultado da expressão que está sublinhada, clique em Avaliar. Cada vez que você clica nesse botão, a expressão sublinhada é calculada mostrando o resultado recente. Dessa forma você pode verificar todas as etapas de cálculo da fórmula.

3. Clique em Avaliar. Perceba que, a cada vez que clicarmos nesse botão, os cálculos são efetuados, até que a expressão chegue ao seu resultado final.

Se quiser reiniciar a avaliação, clique no botão Reiniciar.


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4. Clique em Fechar. Selecione a célula K5 e selecione a ferramenta Avaliar Fórmula.

5. Clique no botão Depuração total.

Observe que foi aberto um quadro contendo a fórmula da célula precedente à célula K5 para que seja avaliada.

6. Clique novamente em Depuração total.

Observe que foi aberto um quadro contendo a fórmula da célula precedente à célula G5 para que seja avaliada.

Uma vez que se tenha abertas todas as fórmulas envolvidas no cálculo da célula K5, você pode avaliar cada uma delas individualmente. Basta clicar dentro do quadro correspondente e efetuar a avaliação até o resultado final.

7. Efetue a avaliação de cada fórmula.

8. Para finalizar, clique em Fechar.


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Atividade 7 – Mostrando fórmulas

Objetivos : • Mostrar as fórmulas das planilhas

Tarefas : • Exibir as fórmulas das planilhas Boletim e Resumo.

A ferramenta Mostrar Fórmulas permite a visualização das fórmulas nas células das planilhas ao invés de seus resultados.

1. Selecione a planilha Resumo.

2. Clique na ferramenta Mostrar Fórmulas.

Observe que, ao invés dos resultados, você visualiza as fórmulas.

3. Selecione a planilha Boletim.

4. Mostre as fórmulas nas células. Para mostrar novamente os resultados nas células, clique na ferramenta Mostrar Fórmulas.

5. Feche a pasta Faculdade.xlsx.


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ANOTAÇÕES


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Exercício Proposto

1. Abra a pasta IMC.xlsx.

a) Calcule o índice de massa corpórea (IMC) de cada pessoa como sendo peso/altura2. Lembre-se que para o cálculo de exponenciação utiliza-se o caractere ^.

b) Preencha a coluna Resultado com a mensagem adequada de acordo com a classificação do IMC.

c) Preencha a coluna Regime com a mensagem adequada de acordo com a classificação do IMC.

2. Abra a pasta Escola de Idiomas.xlsx.

a) Preencha a coluna CURSO com o curso correspondente a seu código.

b) Preencha a coluna MENSALIDADE com a mensalidade correspondente ao código do curso.

3. Abra a pasta Escritório.xls.

a) Na planilha Atraso calcule o total de atrasos para cada funcionário.

b) Preencha a coluna Atrasos da planilha Salários de acordo com a tabela constante da planilha Atraso.

c) O valor dos atrasos deve ser calculado da seguinte forma: se o número de atrasos for maior do que 5, o valor será o valor hora (salário fixo / 240) acrescido de 20%; caso contrário, será o próprio valor hora.

d) Calcular o valor da coluna Total de Atrasos em função das colunas Atrasos e Valor dos Atrasos.

e) Calcule o número total de horas extras para cada funcionário na planilha Hora Extra. Nessa mesma planilha, calcule o número de pessoas que têm horas extras em cada semana e no total.

f) Traga para a coluna Hora Extra da planilha Salários o total de horas extras de cada funcionário.

g) O valor da hora extra deve ser calculado da seguinte forma: se o número de atrasos no mês for maior do que a média das horas de atraso de todos os funcionários, o valor da hora extra deve ser de 20% a mais sobre o valor da hora normal (salário fixo / 240); caso contrário, o valor deverá ser 35% a mais sobre o valor da hora normal.

h) Calcule a coluna Total da Hora Extra.

i) Calcule o Salário Total como sendo o Salário Fixo + Total da Hora Extra – Total dos Atrasos.

j) A coluna Condição deve ser preenchida com a mensagem “Destaque” para os funcionários que tiveram um número de horas de atraso menor ou igual a 1 e fizeram mais de 7 horas extras no mês; caso contrário a coluna deve ficar em branco.

k) O funcionário deve receber um recado no holerite de acordo com a seguinte regra: se o número de horas de atraso for maior do que 5 ou se o número de horas extras for menor do que 2, a mensagem será “Precisa melhorar”; caso contrário, a mensagem será “Bom Trabalho!”.

4. Abra a planilha Impostos.xlsx. Calcule o Imposto de Renda e o INSS a pagar para cada um dos salários de acordo com as tabelas a seguir:

a) Imposto de Renda

Salário Alíquota Parcela a deduzir Até 1.499,15 0% 0

De 1.499,16 até 2.246,75 7,5% 112,43 De 2.246,76 até 2.995,70 15,0% 280,94


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De 2.995,71 até 3.743,19 22,5% 505,62 Acima de 3.743,19 27,5% 692,78

O cálculo do imposto devido é feito multiplicando-se o valor do salário pela alíquota correspondente e subtraindo-se a parcela a deduzir.

b) INSS

Salário Alíquota Até 1.040,22 8%

De 1.040,23 até 1.733,70 9% De 1.733,71 até 3.467,40 11%

O cálculo da contribuição devida é feito multiplicando-se o valor do salário pela alíquota correspondente. Se o salário for maior do que R$ 3.467,40, o desconto será de R$ 381,41, independente do valor do salário.

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