Criando uma cultura de colaboração com Google Apps for Work

AntecedentesO Hospital de Clínicas de Porto Alegre (HCPA) é uma instituição pública, integrante da rede de hospitais universitários do Ministério da Educação e vinculada academicamente à Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS).

O HCPA desejava aprimorar os processos de gestão da informação para possibilitar um atendimento mais rápido e eficiente. O objetivo era ampliar o armazenamento de dados, criar uma cultura de colaboração interna, reestruturar o processo de trabalho entre as equipes e agilizar a comunicação.

Em uma palestra sobre as ferramentas do Google Apps, a assessora de planejamento e avaliação do hospital, Maria Luiza Falsarella Malvezzi, avaliou a possibilidade de migrar para uma solução de nuvem que melhorasse a eficiência e produtividade no ambiente de trabalho. A migração para o Google Apps for Work foi realizada em junho de 2014.

DesafiosO Hospital possuía uma tecnologia de comunicação defasada e bastante limitada, que não permitia qualquer mobilidade. Era necessário mudar para uma plataforma que propiciasse mais colaboração entre médicos, enfermeiros e outros profissionais. A disponibilização de ferramentas de TI acessíveis ao usuário final na construção de soluções rápidas era uma necessidade urgente naquele momento.

O servidor de arquivos do HCPA dificultava a dinâmica interna por restrições de espaço e a não possibilidade de uso estando fora da rede do hospital. Atrelado a este diagnóstico, a falta de espaço para o armazenamento de e-mails gerava um enorme desconforto entre a comunidade interna. Para suprir essa deficiência, muitos recorriam ao seus e-mails particulares e isso representava um grande risco à segurança da informação.

Resumo

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O que eles queriam fazerMigrar para uma plataforma eficiente e gerar otimização no processo de comunicação e autonomia no desenvolvimento de soluções rápidas em TIAmpliar o armazenamento de dadosOtimizar a troca de informações emergenciaisCriar uma cultura de colaboração interna

O que eles fizeramBusca de consultoria especializada para aplicar a metodologia de implementação das ferramentas do Google Migração de 8,5 mil contas contas para o Google Apps for Work

O que eles conseguiramRápida migração para a plataforma do Google Apps For WorkProcesso de implementação fácil e eficienteInovações e agilidade nos atendimentos emergenciaisColaboração e engajamento interno

Em 2013, foi realizada uma negociação com a Google para implementar a plataforma do Google Apps For Work. A ilegra, empresa de TI e negócios, revendedora premier Google for Work, foi a empresa vencedora do processo licitatório para atuar como consultora na execução desse projeto de migração para a nova plataforma, realizado em parceira com o Google for Work Brasil.

SoluçãoAs três fases de implementação do Google Apps for Work no hospital - Core IT, Early Adopters e Go Live - foram acompanhadas pela ilegra, que trabalhou sua metodologia própria, Human Change Management (HCM), voltada para uma visão mais humana do processo. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração e foram levadas todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa de Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, pessoas do público interno escolhidas para atuar como guias do Google em suas áreas durante a migração. Por último, o Go-live foi o momento em que houve a migração de todos os usuários.

Além de realizar uma mudança tecnológica, o hospital teve como preocupação central o Human Change Management (HCM), ou seja, a busca por engajar os colaboradores e promover a colaboração. “A campanha de engajamento foi fundamental para a adoção da mudança entre os colaboradores do hospital. Foi toda uma engrenagem que criou um clima favorável, contribuindo para o sucesso do projeto” disse Maria Luiza Falsarella Malvezzi, coordenadora do projeto e assessora de planejamento e avaliação do HCPA.

ResultadosA implementação das ferramentas Google foi muito positiva e um recorde em projetos executados pelo HCPA: quatro meses, do planejamento à execução. Após a migração, houve aumento na produtividade e facilidade na comunicação, impactando positivamente em processos importantes do hospital. O HCPA obteve melhorias nos indicadores de qualidade e segurança e importantes reestruturações no processo de trabalho das equipes médicas e de enfermagem, incluindo agilidade na troca de informações como, por exemplo, aquelas atreladas à coleta de órgãos para transplantes.

Foram migradas, nos meses de maio e junho de 2014, cerca de 8,5 mil caixas de e-mail. Existem hoje mais de 10 mil contas de e-mail do HCPA no Google, com 309.606.400 MB de espaço disponível - capacidade 600 vezes maior que o espaço anterior. Além disso, foram migradas cerca de mil listas eletrônicas de e-mails e cerca de 100 agendas de recursos (salas de reuniões, aulas e auditórios) para a plataforma Google.

“O Google Apps gerou uma transformação até mesmo no comportamento das pessoas, porque no momento em que construímos um documento a várias mãos, criamos a cultura da colaboração”, destacou a assessora de planejamento e avaliação do HCPA, Maria Luiza Malvezzi.

“Considero que a ferramenta facilitou a comunicação. O novo formato aproximou as pessoas, não temos mais problemas com caixas de e-mails lotadas. A organização por pastas é mais atrativa devido às cores, e a mobilidade nos auxiliou muito, já que pode ser acessado em qualquer micro ou tecnologia móvel (smartphone e tablets). Estamos trabalhando para utilizar os demais recursos disponíveis da plataforma e o saldo é muito positivo!” disse a assessora do Grupo de Enfermagem, Diovane Ghignatti da Costa.

Inovações após a implementação do Google Apps for WorkA implantação da Escala de Classificação de Pacientes de Perroca, iniciada em janeiro de 2015 por meio dos aplicativos da Google Apps for Work, em Unidades de Internação Clínica e Cirúrgica, representou um marco para o planejamento e organização do processo de trabalho das equipes de enfermagem. De acordo com os membros do Grupo de Trabalho, o retorno dos enfermeiros que estão aplicando a escala é bastante positivo e as vantagens são a praticidade e o fácil manuseio do instrumento, a melhora dos registros dos pacientes e da comunicação entre a equipe de trabalho, além da visualização diária do nível de complexidade dos pacientes atendidos, permitindo intervenções com mais rapidez e eficiência.

O desenvolvimento desse projeto, dentro do HCPA, possibilitou aos enfermeiros uma visão em tempo real do grau de dependência dos pacientes em relação aos cuidados de enfermagem das suas unidades. Além disso, o acompanhamento destes dados é crucial para determinar o nível de formação para o atendimento adequado aos pacientes, impactando na melhoria dos indicadores de qualidade e segurança.

O Google Apps agilizou até mesmo a troca de informações sobre os transplantes de órgãos no hospital. Antes da implementação das ferramentas, alguns processos eram manuais. Hoje, a comissão de transplantes preenche os formulários na nuvem e os dados ficam disponíveis para as equipes médicas, tornando o processo muito mais rápido

Em 2013, foi realizada uma negociação com a Google para implementar a plataforma do Google Apps For Work. A ilegra, empresa de TI e negócios, revendedora premier Google for Work, foi a empresa vencedora do processo licitatório para atuar como consultora na execução desse projeto de migração para a nova plataforma, realizado em parceira com o Google for Work Brasil.

SoluçãoAs três fases de implementação do Google Apps for Work no hospital - Core IT, Early Adopters e Go Live - foram acompanhadas pela ilegra, que trabalhou sua metodologia própria, Human Change Management (HCM), voltada para uma visão mais humana do processo. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração e foram levadas todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa de Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, pessoas do público interno escolhidas para atuar como guias do Google em suas áreas durante a migração. Por último, o Go-live foi o momento em que houve a migração de todos os usuários.

Além de realizar uma mudança tecnológica, o hospital teve como preocupação central o Human Change Management (HCM), ou seja, a busca por engajar os colaboradores e promover a colaboração. “A campanha de engajamento foi fundamental para a adoção da mudança entre os colaboradores do hospital. Foi toda uma engrenagem que criou um clima favorável, contribuindo para o sucesso do projeto” disse Maria Luiza Falsarella Malvezzi, coordenadora do projeto e assessora de planejamento e avaliação do HCPA.

ResultadosA implementação das ferramentas Google foi muito positiva e um recorde em projetos executados pelo HCPA: quatro meses, do planejamento à execução. Após a migração, houve aumento na produtividade e facilidade na comunicação, impactando positivamente em processos importantes do hospital. O HCPA obteve melhorias nos indicadores de qualidade e segurança e importantes reestruturações no processo de trabalho das equipes médicas e de enfermagem, incluindo agilidade na troca de informações como, por exemplo, aquelas atreladas à coleta de órgãos para transplantes.

Foram migradas, nos meses de maio e junho de 2014, cerca de 8,5 mil caixas de e-mail. Existem hoje mais de 10 mil contas de e-mail do HCPA no Google, com 309.606.400 MB de espaço disponível - capacidade 600 vezes maior que o espaço anterior. Além disso, foram migradas cerca de mil listas eletrônicas de e-mails e cerca de 100 agendas de recursos (salas de reuniões, aulas e auditórios) para a plataforma Google.

"O Google Apps gerou uma transformação até mesmo no comportamento das pessoas, porque no momento em que construímos um documento a várias mãos, criamos a cultura da colaboração."

- María Luiza Malvezzi, assessora de planejamento e avaliação do HCPA

“O Google Apps gerou uma transformação até mesmo no comportamento das pessoas, porque no momento em que construímos um documento a várias mãos, criamos a cultura da colaboração”, destacou a assessora de planejamento e avaliação do HCPA, Maria Luiza Malvezzi.

“Considero que a ferramenta facilitou a comunicação. O novo formato aproximou as pessoas, não temos mais problemas com caixas de e-mails lotadas. A organização por pastas é mais atrativa devido às cores, e a mobilidade nos auxiliou muito, já que pode ser acessado em qualquer micro ou tecnologia móvel (smartphone e tablets). Estamos trabalhando para utilizar os demais recursos disponíveis da plataforma e o saldo é muito positivo!” disse a assessora do Grupo de Enfermagem, Diovane Ghignatti da Costa.

Inovações após a implementação do Google Apps for WorkA implantação da Escala de Classificação de Pacientes de Perroca, iniciada em janeiro de 2015 por meio dos aplicativos da Google Apps for Work, em Unidades de Internação Clínica e Cirúrgica, representou um marco para o planejamento e organização do processo de trabalho das equipes de enfermagem. De acordo com os membros do Grupo de Trabalho, o retorno dos enfermeiros que estão aplicando a escala é bastante positivo e as vantagens são a praticidade e o fácil manuseio do instrumento, a melhora dos registros dos pacientes e da comunicação entre a equipe de trabalho, além da visualização diária do nível de complexidade dos pacientes atendidos, permitindo intervenções com mais rapidez e eficiência.

O desenvolvimento desse projeto, dentro do HCPA, possibilitou aos enfermeiros uma visão em tempo real do grau de dependência dos pacientes em relação aos cuidados de enfermagem das suas unidades. Além disso, o acompanhamento destes dados é crucial para determinar o nível de formação para o atendimento adequado aos pacientes, impactando na melhoria dos indicadores de qualidade e segurança.

O Google Apps agilizou até mesmo a troca de informações sobre os transplantes de órgãos no hospital. Antes da implementação das ferramentas, alguns processos eram manuais. Hoje, a comissão de transplantes preenche os formulários na nuvem e os dados ficam disponíveis para as equipes médicas, tornando o processo muito mais rápido

Em 2013, foi realizada uma negociação com a Google para implementar a plataforma do Google Apps For Work. A ilegra, empresa de TI e negócios, revendedora premier Google for Work, foi a empresa vencedora do processo licitatório para atuar como consultora na execução desse projeto de migração para a nova plataforma, realizado em parceira com o Google for Work Brasil.

SoluçãoAs três fases de implementação do Google Apps for Work no hospital - Core IT, Early Adopters e Go Live - foram acompanhadas pela ilegra, que trabalhou sua metodologia própria, Human Change Management (HCM), voltada para uma visão mais humana do processo. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração e foram levadas todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa de Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, pessoas do público interno escolhidas para atuar como guias do Google em suas áreas durante a migração. Por último, o Go-live foi o momento em que houve a migração de todos os usuários.

Além de realizar uma mudança tecnológica, o hospital teve como preocupação central o Human Change Management (HCM), ou seja, a busca por engajar os colaboradores e promover a colaboração. “A campanha de engajamento foi fundamental para a adoção da mudança entre os colaboradores do hospital. Foi toda uma engrenagem que criou um clima favorável, contribuindo para o sucesso do projeto” disse Maria Luiza Falsarella Malvezzi, coordenadora do projeto e assessora de planejamento e avaliação do HCPA.

ResultadosA implementação das ferramentas Google foi muito positiva e um recorde em projetos executados pelo HCPA: quatro meses, do planejamento à execução. Após a migração, houve aumento na produtividade e facilidade na comunicação, impactando positivamente em processos importantes do hospital. O HCPA obteve melhorias nos indicadores de qualidade e segurança e importantes reestruturações no processo de trabalho das equipes médicas e de enfermagem, incluindo agilidade na troca de informações como, por exemplo, aquelas atreladas à coleta de órgãos para transplantes.

Foram migradas, nos meses de maio e junho de 2014, cerca de 8,5 mil caixas de e-mail. Existem hoje mais de 10 mil contas de e-mail do HCPA no Google, com 309.606.400 MB de espaço disponível - capacidade 600 vezes maior que o espaço anterior. Além disso, foram migradas cerca de mil listas eletrônicas de e-mails e cerca de 100 agendas de recursos (salas de reuniões, aulas e auditórios) para a plataforma Google.

"Considero que a ferramenta facilitou a comunicação. O novo formato aproximou as pessoas, não temos mais problemas com caixas de e-mails lotadas. A organização por pastas é mais atrativa devido às cores, e a mobilidade nos auxiliou muito, já que pode ser acessado em qualquer micro ou tecnologia móvel (smartphone e tablets). Estamos trabalhando para utilizar os demais recursos disponíveis da plataforma e o saldo é muito positivo!"

- Diovane Ghignatti da Costa, assessora do Grupo de Enfermagem.

“O Google Apps gerou uma transformação até mesmo no comportamento das pessoas, porque no momento em que construímos um documento a várias mãos, criamos a cultura da colaboração”, destacou a assessora de planejamento e avaliação do HCPA, Maria Luiza Malvezzi.

“Considero que a ferramenta facilitou a comunicação. O novo formato aproximou as pessoas, não temos mais problemas com caixas de e-mails lotadas. A organização por pastas é mais atrativa devido às cores, e a mobilidade nos auxiliou muito, já que pode ser acessado em qualquer micro ou tecnologia móvel (smartphone e tablets). Estamos trabalhando para utilizar os demais recursos disponíveis da plataforma e o saldo é muito positivo!” disse a assessora do Grupo de Enfermagem, Diovane Ghignatti da Costa.

Inovações após a implementação do Google Apps for WorkA implantação da Escala de Classificação de Pacientes de Perroca, iniciada em janeiro de 2015 por meio dos aplicativos da Google Apps for Work, em Unidades de Internação Clínica e Cirúrgica, representou um marco para o planejamento e organização do processo de trabalho das equipes de enfermagem. De acordo com os membros do Grupo de Trabalho, o retorno dos enfermeiros que estão aplicando a escala é bastante positivo e as vantagens são a praticidade e o fácil manuseio do instrumento, a melhora dos registros dos pacientes e da comunicação entre a equipe de trabalho, além da visualização diária do nível de complexidade dos pacientes atendidos, permitindo intervenções com mais rapidez e eficiência.

O desenvolvimento desse projeto, dentro do HCPA, possibilitou aos enfermeiros uma visão em tempo real do grau de dependência dos pacientes em relação aos cuidados de enfermagem das suas unidades. Além disso, o acompanhamento destes dados é crucial para determinar o nível de formação para o atendimento adequado aos pacientes, impactando na melhoria dos indicadores de qualidade e segurança.

O Google Apps agilizou até mesmo a troca de informações sobre os transplantes de órgãos no hospital. Antes da implementação das ferramentas, alguns processos eram manuais. Hoje, a comissão de transplantes preenche os formulários na nuvem e os dados ficam disponíveis para as equipes médicas, tornando o processo muito mais rápido

Em 2013, foi realizada uma negociação com a Google para implementar a plataforma do Google Apps For Work. A ilegra, empresa de TI e negócios, revendedora premier Google for Work, foi a empresa vencedora do processo licitatório para atuar como consultora na execução desse projeto de migração para a nova plataforma, realizado em parceira com o Google for Work Brasil.

SoluçãoAs três fases de implementação do Google Apps for Work no hospital - Core IT, Early Adopters e Go Live - foram acompanhadas pela ilegra, que trabalhou sua metodologia própria, Human Change Management (HCM), voltada para uma visão mais humana do processo. Na fase Core IT, foram realizadas todas as modificações necessárias na infraestrutura para a migração e foram levadas todas as contas da equipe de Tecnologia da Informação (TI) para o Google. Na etapa de Early Adopters, foram efetuados os treinamentos dos Google Guides, pessoas do público interno escolhidas para atuar como guias do Google em suas áreas durante a migração. Por último, o Go-live foi o momento em que houve a migração de todos os usuários.

Além de realizar uma mudança tecnológica, o hospital teve como preocupação central o Human Change Management (HCM), ou seja, a busca por engajar os colaboradores e promover a colaboração. “A campanha de engajamento foi fundamental para a adoção da mudança entre os colaboradores do hospital. Foi toda uma engrenagem que criou um clima favorável, contribuindo para o sucesso do projeto” disse Maria Luiza Falsarella Malvezzi, coordenadora do projeto e assessora de planejamento e avaliação do HCPA.

ResultadosA implementação das ferramentas Google foi muito positiva e um recorde em projetos executados pelo HCPA: quatro meses, do planejamento à execução. Após a migração, houve aumento na produtividade e facilidade na comunicação, impactando positivamente em processos importantes do hospital. O HCPA obteve melhorias nos indicadores de qualidade e segurança e importantes reestruturações no processo de trabalho das equipes médicas e de enfermagem, incluindo agilidade na troca de informações como, por exemplo, aquelas atreladas à coleta de órgãos para transplantes.

Foram migradas, nos meses de maio e junho de 2014, cerca de 8,5 mil caixas de e-mail. Existem hoje mais de 10 mil contas de e-mail do HCPA no Google, com 309.606.400 MB de espaço disponível - capacidade 600 vezes maior que o espaço anterior. Além disso, foram migradas cerca de mil listas eletrônicas de e-mails e cerca de 100 agendas de recursos (salas de reuniões, aulas e auditórios) para a plataforma Google.

“O Google Apps gerou uma transformação até mesmo no comportamento das pessoas, porque no momento em que construímos um documento a várias mãos, criamos a cultura da colaboração”, destacou a assessora de planejamento e avaliação do HCPA, Maria Luiza Malvezzi.

“Considero que a ferramenta facilitou a comunicação. O novo formato aproximou as pessoas, não temos mais problemas com caixas de e-mails lotadas. A organização por pastas é mais atrativa devido às cores, e a mobilidade nos auxiliou muito, já que pode ser acessado em qualquer micro ou tecnologia móvel (smartphone e tablets). Estamos trabalhando para utilizar os demais recursos disponíveis da plataforma e o saldo é muito positivo!” disse a assessora do Grupo de Enfermagem, Diovane Ghignatti da Costa.

Inovações após a implementação do Google Apps for WorkA implantação da Escala de Classificação de Pacientes de Perroca, iniciada em janeiro de 2015 por meio dos aplicativos da Google Apps for Work, em Unidades de Internação Clínica e Cirúrgica, representou um marco para o planejamento e organização do processo de trabalho das equipes de enfermagem. De acordo com os membros do Grupo de Trabalho, o retorno dos enfermeiros que estão aplicando a escala é bastante positivo e as vantagens são a praticidade e o fácil manuseio do instrumento, a melhora dos registros dos pacientes e da comunicação entre a equipe de trabalho, além da visualização diária do nível de complexidade dos pacientes atendidos, permitindo intervenções com mais rapidez e eficiência.

O desenvolvimento desse projeto, dentro do HCPA, possibilitou aos enfermeiros uma visão em tempo real do grau de dependência dos pacientes em relação aos cuidados de enfermagem das suas unidades. Além disso, o acompanhamento destes dados é crucial para determinar o nível de formação para o atendimento adequado aos pacientes, impactando na melhoria dos indicadores de qualidade e segurança.

O Google Apps agilizou até mesmo a troca de informações sobre os transplantes de órgãos no hospital. Antes da implementação das ferramentas, alguns processos eram manuais. Hoje, a comissão de transplantes preenche os formulários na nuvem e os dados ficam disponíveis para as equipes médicas, tornando o processo muito mais rápido

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Sobre Google Apps for WorkGoogle Apps for Work é uma plataforma de produtividade baseada em nuvem que ajuda você e sua equipe a se conectar e trabalhar desde qualquer lugar, em qualquer dispositivo. Google Apps for Work inclui Gmail, Google Agenda (calendário compartilhado), Google Drive (armazenamento e compartilhamento on-line de conteúdo), e Documentos, Planilhas e Apresentações Google (criação de documentos e colaboração). Para mais informações, visite:

www.google.com.br/apps