PT

Bruxelas, 5 de outubro de 2015

163.ª REUNIÃO DA MESADO COMITÉ DAS REGIÕES EUROPEU

– 12 DE OUTUBRO DE 2015 –

PONTO 6

REAPROXIMAR A EUROPA DOS CIDADÃOS – ESTABELECER UM DIÁLOGO ENTRE O NÍVEL LOCAL E A UE

ESTRATÉGIA DE COMUNICAÇÃODO COMITÉ DAS REGIÕES EUROPEU PARA 2015-2020

Apresentado pelo secretário-geral

PARA DECISÃO

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NOTA AOS EXMOS. MEMBROS DA MESADO COMITÉ DAS REGIÕES EUROPEU

– REUNIÃO DE 12 DE OUTUBRO DE 2015 –

Ponto 6

Reaproximar a Europa dos cidadãos – Estabelecer um diálogo entre o nível local e a UE

Estratégia de comunicação do Comité das Regiões Europeu para 2015-2020

1. Introdução

Os cidadãos da Europa sentem o impacto cada vez maior que as políticas da UE têm na sua vida quotidiana. Embora, em geral, eles se «sintam europeus», ao mesmo tempo queixam-se muitas vezes de falta de informação e conhecimentos sobre o funcionamento da UE, e a maioria não confia nas instituições da UE. Os responsáveis políticos locais e regionais são confrontados com este dilema, pois são eles que aplicam e intervêm nas políticas da UE, além de modelarem as políticas dos seus círculos eleitorais. Neste contexto, a comunicação da UE deve procurar restabelecer a confiança dos cidadãos na UE, podendo os atores regionais e locais desempenhar um papel fundamental nesta matéria. É legítimo que o Comité das Regiões Europeu (CR) assuma a sua parte de responsabilidade no que respeita a esta tarefa.

Há uma necessidade clara de uma estratégia de comunicação mais bem coordenada, aberta, bidirecional e participativa que reaproxime os cidadãos das instituições da UE. Em dezembro de 2014, no seu parecer de iniciativa sobre o tema «Reaproximar a Europa dos cidadãos»1, o CR apresentou um conjunto de recomendações a longo prazo para todas as instituições da UE que tem em conta a mudança de contexto institucional no seguimento das eleições para o Parlamento Europeu. No parecer, que considera a comunicação entre a UE e os cidadãos uma responsabilidade conjunta de todas as instituições da UE, o CR afirma estar empenhado em melhorar a comunicação sobre a Europa em conjunto com os órgãos de poder local e regional e através deles. As demais instituições da UE reconhecem este papel específico do CR enquanto representante dos municípios e regiões da UE, e estão dispostas a reforçar a cooperação interinstitucional.

Neste contexto, o CR vai elaborar uma nova estratégia de comunicação de cinco anos que reflete o parecer supramencionado e a sua resolução sobre as prioridades políticas para 2015-2020, que foi adotado em junho de 2015. A resolução identificou cinco prioridades essenciais:

1) Um novo arranque para a economia europeia: criação de emprego e crescimento sustentável nos municípios e regiões para oferecer melhor qualidade de vida aos cidadãos.

2) A dimensão territorial da legislação da UE: trabalhar no interesse dos cidadãos, independentemente do local que escolhem para viver e trabalhar.

1 Parecer do Comité das Regiões – Reaproximar a Europa dos cidadãos – Mais e melhor comunicação ao nível local (JO C 19 de 21.1.2015), relator: Christophe Rouillon (FR-PSE), http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PT/TXT/?uri=CELEX:52014IR4460

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3) Uma Europa mais simples e interligada: reaproximar os cidadãos e as empresas a nível local e regional.

4) Estabilidade e cooperação na União Europeia e fora dela: apoiar os esforços dos nossos vizinhos para aplicar os valores europeus.

5) A Europa dos cidadãos é a Europa do futuro: reforçar as parcerias orientadas para o futuro entre a União Europeia e os seus cidadãos.

Estas cinco prioridades estarão presentes na nova estratégia de comunicação. Além disso, o conceito de «reaproximar os cidadãos» também significa ouvi-los no âmbito dos vários domínios políticos que são influenciados pela UE. Para tal, a nova estratégia de comunicação deve basear-se na democracia participativa e numa abordagem de governação a vários níveis.

A comunicação será igualmente utilizada de forma estratégica como parte do trabalho político do CR, dando apoio, designadamente, ao planeamento, preparação e seguimento dos trabalhos consultivos do CR em temas essenciais merecedores da cooperação mais estreita entre o CR e o Parlamento Europeu como, por exemplo, o Plano de Investimento para a Europa, a Estratégia Europa 2020 e o Semestre Europeu, a União da Energia, a mobilidade laboral, o mercado único digital, a migração e o desenvolvimento rural.

A fim de garantir uma maior coerência nas atividades de comunicação entre as instituições da UE, o CR também reforçará as relações com a Comissão Europeia, através do aprofundamento das sinergias, por exemplo, propondo o envolvimento sistemático dos membros do CR e dos comissários europeus em diálogos com os cidadãos a nível local.

Por último, a execução da estratégia de comunicação será uma responsabilidade partilhada por todos os níveis da instituição. Refletirá e fará uso das características únicas do CR no enquadramento institucional, graças à sua proximidade e representatividade. A estratégia será ainda executada em conformidade com os princípios da responsabilização e transparência, tendo em consideração a diversidade geográfica e política do CR.

2. Destinatários

Embora o objetivo global da estratégia de comunicação do CR seja melhorar a forma como os cidadãos apreendem a União Europeia, o CR não consegue concentrar, de forma eficaz, as suas atividades de comunicação diretamente em 500 milhões de cidadãos, uma vez que não dispõe dos recursos financeiros e humanos para tal. O CR pode contribuir com o seu valor acrescentado através de atividades de comunicação orientadas para os seus dois destinatários principais, a saber, os órgãos de poder local e regional e as instituições da UE. No tocante à comunicação com os cidadãos, o CR contará com os seus membros e com os intervenientes locais e regionais que atuarão como divulgadores e intermediários. O CR aproveitará igualmente os seus acordos (novos e existentes) com as demais instituições da UE, por exemplo através da cooperação com os serviços de comunicação da Comissão Europeia, do Parlamento Europeu e do Conselho da UE.

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Os órgãos de poder local e regional incluem tanto os líderes políticos como os representantes das administrações públicas locais e regionais, bem como as associações e redes territoriais. Aqueles constituem as ligações bidirecionais com os 500 milhões de cidadãos, representando as suas necessidades e expectativas de uma perspetiva local ao nível da UE, por um lado, e transmitindo informações sobre a UE ao nível local, por outro.

As instituições da UE são destinatários igualmente importantes para os trabalhos consultivos do CR, para os seus pareceres e resoluções. Aqui, é dada prioridade aos deputados ao Parlamento Europeu, à Comissão Europeia e aos grupos de trabalho e às reuniões do Conselho relacionados com os domínios fundamentais do CR.

Neste contexto, a imprensa e os meios de comunicação social e outras partes interessadas desempenham um papel importante como principais intermediários e divulgadores para interligar o CR aos dois destinatários principais.

Os membros do CR têm um papel essencial na estratégia de comunicação do Comité. São responsáveis pela apresentação de informações e declarações que reflitam o ponto de vista local ao nível da UE e, ao mesmo tempo, são os divulgadores mais importantes das mensagens institucionais do CR dirigidas aos cidadãos e às instituições da UE (mais informações no ponto 6 sobre a «Participação dos membros do CR na estratégia de comunicação»).

3. Objetivos

«Reaproximar a Europa dos cidadãos estabelecendo um diálogo entre o nível local e a UE» constitui a mensagem fundamental e a motivação subjacente a todas as atividades de comunicação do CR. A estratégia de comunicação melhorará os trabalhos consultivos do CR através de uma comunicação direcionada. No passado, a comunicação foi muitas vezes a última fase no processo político do CR. No futuro, a comunicação do CR não só fornecerá informações sobre o trabalho realizado, mas passará a fazer parte em maior medida do processo político, legislativo e decisório do Comité. Através desta abordagem de comunicação estratégica e inclusiva, o CR pode reforçar o seu papel na defesa da coesão territorial e da participação dos cidadãos na UE.

Ao utilizar mais intensivamente a comunicação descentralizada a nível local, o CR tomará nota e debaterá as necessidades e expectativas expressas pelas regiões e pelos municípios. Os instrumentos de comunicação do CR transmitirão este contributo às demais instituições da UE, influenciando, assim, a estratégia geral da UE. Para fechar o círculo e provar a importância de contributos ascendentes, o impacto dos trabalhos consultivos deve ser comunicado ao nível local.

Através da comunicação, o CR reforçará a sua cooperação com as demais instituições da UE. O objetivo consiste em aumentar a visibilidade política e institucional do CR enquanto assembleia das regiões e dos municípios da Europa e destacar o papel dos seus membros, tanto em Bruxelas como a nível local. Ao chamar a atenção para a posição única e centrada no nível local do CR na elaboração das políticas da UE, reforça a base democrática e a perceção pública de um processo de participação democrática. A nível local, a comunicação do CR adotará uma abordagem integrada com o Parlamento Europeu, a Comissão Europeia, as Presidências rotativas da UE e o Conselho da UE, a fim de reforçar o impacto de iniciativas conjuntas em matéria de comunicação sobre as atividades da União.

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4. Execução

Com base na estratégia de cinco anos, o secretariado-geral do CR elaborará planos de comunicação anuais a aprovar pela Mesa do CR. Cada plano anual define um conjunto limitado de prioridades temáticas para o ano seguinte: serão definidos dois ou três domínios principais, baseados na agenda da UE e em harmonia com as necessidades locais e regionais. Será criada uma campanha do CR para cada um dos temas selecionados, conciliando consultas ascendentes, trabalhos legislativos, campanhas de imprensa e meios de comunicação social, organização de eventos, diálogos nas redes sociais, etc.

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UE

CR

Órgãos de poder local e

regional

CIDADÃOS

As atividades de comunicação do CR contribuem para: comunicar informações locais e

regionais ao nível da UE criar sinergias e estratégias conjuntas

para comunicar a Europa aos seus cidadãos

• Parlamento Europeu• Conselho Europeu• Comissão Europeia• Outras instituições e órgãos da

UE• Partes interessadas da UE

(delegações regionais, associações, etc.)

As atividades de comunicação do CR contribuem para reforçar a cooperação com as demais instituições europeias e partes interessadas.

As atividades de comunicação do CR mostram a forma como os contributos locais e regionais foram tidos em conta a nível da UE

As atividades de comunicação do CR contribuem para identificar as necessidades e prioridades locais e regionais

Os recursos de comunicação concentrar-se-ão essencialmente nestas campanhas e incluirão objetivos mensuráveis. Essa concentração facilitará a parceria com as demais instituições da UE, a elaboração de mensagens claras para os meios de comunicação social e as partes interessadas, bem como o reforço do impacto dos trabalhos consultivos do CR.

O secretariado-geral reforçará as estruturas de coordenação internas que gerem a estratégia de comunicação, promovendo igualmente as atividades dos grupos políticos do CR. Os secretariados das comissões do CR das duas direções legislativas nomearão os membros do pessoal responsáveis pela comunicação, que trabalharão num «grupo de comunicadores» juntamente com colegas da Direção da Comunicação e com o pessoal responsável pela comunicação dos secretariados dos grupos políticos e de outras direções. As campanhas anuais, além das iniciativas de comunicação pontuais, devem ser enquadradas e executadas a este nível. Será desenvolvido um «programador de comunicação» partilhado por todo o CR para facilitar esta coordenação.

Em paralelo com a execução da estratégia de comunicação externa, o secretariado-geral estabelecerá um plano de comunicação interna para os próximos anos. O objetivo é melhorar os fluxos internos de informação para, de e entre os membros do pessoal do CR e reforçar o seu empenho na representação do Comité. O plano de comunicação interna será coerente com a abordagem externa. O projeto KIKLOS2, uma ferramenta informática que facilitará o planeamento estratégico e o seguimento das principais prioridades do CR, será implantado em meados de 2016.

O CR e as demais instituições da UE intensificarão a comunicação interinstitucional em Bruxelas e aprofundarão este processo a nível local, procurando estabelecer parcerias bilaterais. Estas incluirão o Parlamento Europeu e os seus gabinetes de informação, a Comissão Europeia, as suas representações e os centros de informação Europe Direct nos Estados-Membros e o secretariado do Conselho. Os projetos-piloto, como, por exemplo, programas para jornalistas locais e sedeados em Bruxelas, eventos conjuntos das partes interessadas e grupos conjuntos de visitantes, interligação de plataformas de comunicação em linha, intercâmbio de oradores para os múltiplos eventos locais organizados pelas instituições da UE e pelo CR, baseados na experiência adquirida em eventos semelhantes, deverão gerar novas sinergias e efeitos de escala. A nível político, o CR vai igualmente reiterar, defender e acompanhar as recomendações e pontos de ação para as demais instituições mencionados no parecer de 2014 intitulado «Reaproximar a Europa dos cidadãos».

Tendo em vista o impacto da comunicação da UE em geral, o CR gostaria de sugerir à Comissão Europeia que leve a cabo regularmente inquéritos regionais do Eurobarómetro. Este tipo de inquérito foi realizado pela primeira vez em 2012, por ocasião da Conferência Europeia sobre Comunicação Pública (EuroPCom) anual e interinstitucional, coordenada pelo CR, estando um segundo inquérito agendado para outubro de 2015. O valor dos inquéritos regionais do Eurobarómetro para a UE, para os políticos locais e para os peritos em comunicação é evidente e servirá de base para orientar melhor as atividades de comunicação. Além disso, o CR terá em conta outras fontes de informação e plataformas de comunicação social (redes sociais), a fim de acompanhar o debate público.

2 KIKLOS representa um processo em torno de um ponto central.

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O presidente do CR contribuirá para aumentar a visibilidade do CR e desempenhará um papel de destaque em parcerias interinstitucionais e, ocasionalmente, dará início a atividades de comunicação conjuntas. Será construída uma aliança política com os deputados ao Parlamento Europeu («amigos das regiões») sob a forma de reuniões à margem das sessões plenárias do Parlamento Europeu, a fim de reforçar os contactos pessoais com os deputados europeus. O presidente realizará igualmente missões de informação para realçar e promover a capacidade de investimento das regiões e dos municípios e reforçar a visibilidade política e institucional do CR. Algumas destas reuniões poderão ser organizadas em parceria com os comissários ou os deputados europeus. O presidente envolverá outros membros sempre que adequado e/ou necessário.

Os presidentes das comissões do CR reúnem-se também regularmente com os seus homólogos do Parlamento Europeu para debater a evolução dos dossiês prioritários para as duas instituições, incluindo as atividades de comunicação conexas. Tal pode ser complementado com a cooperação periódica e as atividades dos grupos políticos do CR, respetivos presidentes e membros.

O lançamento da estratégia de comunicação de cinco anos cria a dinâmica para desenvolver e aplicar uma nova apresentação gráfica do CR, que será utilizada como base para todas as suas atividades de comunicação. O objetivo é obter uma forma de comunicação mais coerente, que conduza a um melhor reconhecimento, maior eficiência e uma relação clara entre o estilo visual e as principais mensagens da estratégia. O novo estilo do Comité incluirá uma revisão dos regimes de cor e caracteres, a criação de modelos fáceis de utilizar, a elaboração de orientações sobre a utilização de fotografias e outros meios visuais, etc.

5. Canais e instrumentos

A estratégia de comunicação para 2015-2020 definirá as principais prioridades em termos de recursos e investimentos, ao passo que a implantação operacional e a utilização dos instrumentos de comunicação serão apresentados em pormenor nos planos de comunicação anuais. Os diferentes instrumentos serão utilizados de forma coordenada e baseada em campanhas, reforçando-se mutuamente. A acessibilidade será uma característica fundamental dos instrumentos de comunicação do CR em termos de tecnologias, multilinguismo e estilo editorial.

5.1 Relações com a imprensa e os meios de comunicação social

Ao aproveitar os seus conhecimentos específicos, os seus laços locais e as suas redes, o CR pode proporcionar valor acrescentado contribuindo com notícias do «mundo real». Desta forma, a multitude de conhecimentos e experiências, bem como de exemplos práticos funcionais, pode também ser utilizada para reforçar as mensagens do CR e as posições apresentadas nos seus pareceres. Através do desenvolvimento de técnicas de narração, o CR prestará assistência aos seus membros e respetiva rede no intercâmbio de observações e recomendações baseadas na realidade relativas a questões da UE e na sua integração na ordem do dia das instituições da UE.

Os Serviços de Imprensa do CR abordarão e colaborarão com os meios de comunicação social da UE em Bruxelas. Pretende-se dar a conhecer os pareceres do CR e os seus pontos de vista sobre temas da UE, ilustrados com exemplos reais e histórias interessantes do terreno. O CR investirá em relações pessoais e a longo prazo com os principais jornalistas da imprensa acreditada em Bruxelas, a fim de

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obter cobertura para estas histórias específicas. A este respeito, o Serviço de Imprensa modelará claramente o conteúdo, de modo a adequá-lo às necessidades dos meios de comunicação social pretendidos. Para além de transmitirem as mensagens políticas do CR nos meios de comunicação social, estas histórias dos membros do CR poderão reforçar a visibilidade da instituição.

As atividades da imprensa incidirão também nos meios de comunicação especializados, locais, regionais e nacionais dos países e regiões dos membros do CR. Os atuais instrumentos de relações com a imprensa e os meios de comunicação, tais como comunicados de imprensa, entrevistas e artigos, tópicos para a imprensa, programas para os meios de comunicação em eventos, conferências de imprensa, reuniões de informação técnica, viagens para a imprensa e parcerias com os meios de comunicação social, continuarão a ser desenvolvidos. Além disso, quando adequado, e em estreita cooperação com os grupos políticos do CR, serão estabelecidas relações com os membros do CR, associações, parceiros e representações da UE nos Estados-Membros para partilhar ideias de comunicação e solicitar o seu apoio na transmissão das mensagens nos meios de comunicação social dos respetivos países.

O CR elaborará um «programador de meios de comunicação social», que identificará sistematicamente os principais marcos políticos e eventos no calendário da UE. O programador será utilizado nas decisões estratégias sobre o melhor momento para o CR comunicar as suas mensagens políticas através dos meios de comunicação e intervenientes políticos. Atualizado semanalmente, decidirá sobre a adequação de divulgar comunicados de imprensa como instrumento de comunicação. Outros instrumentos de comunicação, como as redes sociais e o material audiovisual, poderão ser uma alternativa melhor ou uma ação complementar a um comunicado de imprensa para transmitir a mensagem do CR. Neste sentido, os Serviços de Imprensa do CR investirão no seguinte:

reuniões de informação informais bilaterais e multilaterais periódicas com os jornalistas e correspondentes da UE sedeados em Bruxelas, em especial antes de importantes declarações políticas do CR;

interação específica nos locais onde os jornalistas da UE se reúnem, por exemplo, espaços para a comunicação social durante as cimeiras da UE ou durante as principais conferências de imprensa da Comissão Europeia;

visitas de jornalistas para participarem nos principais eventos do CR, em Bruxelas e no contexto de eventos locais;

organização de viagens para a imprensa por país a Bruxelas para jornalistas regionais e locais em conjugação com outras instituições da UE;

divulgação orientada de comunicados de imprensa, sempre que possível na língua do membro interessado do CR e traduzidos para todas as demais línguas da UE pertinentes;

divulgação da informação, incluindo comunicados de imprensa, artigos e vídeos, através das redes sociais;

estabelecimento de parcerias com os meios de comunicação social, com a imprensa da UE, as agências noticiosas nacionais, os meios de comunicação social nos Estados-Membros e outras plataformas adequadas;

produção de emissões noticiosas/resumos em vídeo quando da preparação ou do seguimento de cada conferência/evento importante ou reunião plenária com histórias locais de membros individuais.

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5.2 Conferências e eventos

As conferências e os eventos do CR servirão de instrumento de comunicação, devido à sua natureza dinâmica, ad hoc e participativa. Facilitam as trocas diretas de pontos de vista sobre as prioridades temáticas do CR, contribuem para os trabalhos consultivos e complementam outros instrumentos de comunicação. O resultado esperado dos eventos do CR será definido de forma clara previamente e as lições tiradas serão transmitidas aos destinatários relevantes e incluídas no relatório de impacto anual do CR.

Os eventos locais e as conferências nas regiões serão utilizados para transmitir as mensagens do nível da UE e recolher as mensagens do nível local, utilizando um formato de comunicação bidirecional. Os eventos organizados em Bruxelas terão por objetivo debater questões de interesse a nível da UE com os representantes das regiões e das instituições da UE e transmitir as mensagens do CR.

Os eventos locais permitirão recolher e debater pontos de vista dos intervenientes locais e regionais, de forma ascendente. A criação de fóruns participativos consagrados às prioridades temáticas anuais do CR contribuirá diretamente para os trabalhos consultivos e a elaboração dos pareceres. Aqueles serão sobretudo organizados nos círculos eleitorais dos membros do CR, com a sua ajuda, destacando em especial a região ou município dos relatores e em colaboração com os gabinetes de informação do Parlamento Europeu e as representações da Comissão Europeia. Os eventos locais proporcionarão igualmente uma oportunidade para comunicar o impacto dos trabalhos consultivos.

Os eventos e as conferências a nível da UE gerarão novos contributos para as instituições da UE, apresentando as necessidades e prioridades locais e regionais às partes interessadas da UE e trocando pontos de vista sobre essas questões com as mesmas. Constituirão o canal para que os interesses dos intervenientes locais e regionais sejam ouvidos e debatidos, mesmo que não façam parte da agenda institucional da UE. Os trabalhos consultivos do CR beneficiarão diretamente não só de conferências organizadas em cooperação com os órgãos de poder e associações locais e regionais, mas também de eventos organizados em conjunto com outras instituições da UE.

Alguns eventos emblemáticos do CR, como a Semana Europeia das Regiões e dos Municípios (OPEN DAYS) e a Conferência Europeia sobre Comunicação Pública (EuroPCom) serão avaliados em função dos resultados, sendo tidos igualmente em conta critérios essenciais, como a concentração de esforços nas principais prioridades políticas, o valor acrescentado do CR para a agenda política da UE e a recolha de contributos locais e regionais, que reforça os debates e os contactos entre os intervenientes locais e da UE.

O CR continuará a acolher ou coorganizar diversos eventos nas suas instalações em Bruxelas, mas será mais seletivo no futuro. Será dada preferência a eventos relacionados com as prioridades de comunicação anuais e suscetíveis de fornecer contributos pertinentes para a elaboração das políticas da UE.

O programa de visitas do CR prosseguirá, dando particular destaque ao impacto do CR na aproximação das necessidades locais do nível da UE. Serão analisadas opções que permitam oferecer programas de visitas mais completos e integrados a grupos-alvo específicos em conjunto com as

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demais instituições da UE. Serão oferecidas regularmente oportunidades de formação aos oradores que acolhem grupos de visitantes.

A fim de garantir a ligação entre os eventos e o ciclo político, cada atividade (ou série de eventos) deverá gerar um conjunto de conclusões e recomendações que reflita os pontos de vista dos intervenientes locais e regionais, a debater, posteriormente, na comissão competente do CR, na Mesa ou em reunião plenária.

5.3 Comunicação através da Internet, redes sociais e publicações

Embora não seja possível prever de que forma evoluirão os meios de comunicação digital e em linha ao longo dos próximos cinco anos, o CR terá de se adaptar, no futuro próximo, a algumas tendências: utilização crescente de dispositivos móveis e com ecrã tátil, aumento da ligação direta entre o público e as instituições, tradução instantânea, informações atualizadas para aplicações móveis, etc. Neste contexto, será lançada uma nova estratégia de comunicação digital do CR no início de 2016, em resultado das experiências e dos projetos-piloto levados a cabo em 2015.

A estratégia de comunicação digital será centrada em conteúdos e baseada nos contributos das várias direções. Incluirá a procura de sinergias com outras instituições da UE, nomeadamente mediante ligações cruzadas entre os sítios Web do CR, do Parlamento Europeu e da Comissão Europeia, iniciativas conjuntas em matéria de redes sociais, bem como o reforço da colaboração editorial entre as associações nacionais e regionais e os membros do CR, que contribuirão para alimentar as plataformas e ferramentas digitais do CR, como boletins eletrónicos com conteúdo local, e agirão como vetores de divulgação. O CR investirá na legibilidade das suas mensagens digitais, dos seus pareceres e resoluções graças à produção de narrativas e a uma comunicação visual direcionada: utilização de vídeos, infografias, textos mais curtos e mais apelativos, elaboração de orientações editoriais para fornecedores de conteúdos, etc. Desta forma, a equipa responsável pelas redes sociais e suportes digitais e os assessores de imprensa colaborarão estreitamente para desenvolver mensagens e linhas editoriais fortes destinadas à comunicação digital. A equipa responsável pelas redes sociais e suportes digitais também prestará apoio e aconselhamento às direções legislativas, a fim de modernizar as plataformas consultivas com o apoio dos serviços conjuntos de TI e de recursos técnicos externos.

A estratégia do CR em matéria de redes sociais será significativamente desenvolvida em complemento da estratégia global de comunicação e será utilizada como um importante canal de comunicação bidirecional para o intercâmbio de informações entre os membros do CR e o seu pessoal, as instituições da UE, as partes interessadas, os meios de comunicação social e os cidadãos. As redes sociais serão igualmente utilizadas para estabelecer um diálogo com os órgãos de poder local e regional, o que ajudará a obter um contributo ascendente para os trabalhos consultivos e a recolher histórias representativas dos níveis regional e local, que o CR divulgará posteriormente a nível da UE, no âmbito das prioridades temáticas, bem como para informar as regiões e os municípios sobre os progressos registados a nível da UE relativamente a questões do seu interesse. As contas das redes sociais devem ser integradas de forma mais eficaz nos sítios Web e nas plataformas em linha, para melhor servir como transmissores de conteúdos e mensagens em linha do CR. Será colocada a tónica em incentivar os membros e o pessoal do CR a divulgar o conteúdo das redes sociais do Comité através das suas próprias redes sociais. Na face inicial da estratégia de comunicação, serão investidos recursos para testar as diversas ferramentas disponíveis, a fim de definir a combinação de redes sociais

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mais adequada para o CR. A equipa de comunicação do CR definirá o formato mais adequado – por exemplo, artigos, infografias e material audiovisual – para comunicar através das diversas redes sociais.

As equipas do CR responsáveis pelos conteúdos em linha trabalharão no sentido de melhorar a coerência entre todos os sítios Web, plataformas em linha e produtos digitais do CR, concentrando a sua ação em campanhas temáticas em vez de produtos de comunicação isolados.

A comunicação digital interna será reforçada: o CR beneficiará das características da nova ferramenta de gestão de contactos designada «Dynamics» – a implementar em 2016 – que otimizará a utilização dos contactos do CR para fins de comunicação, o que deverá contribuir para uma comunicação mais bem direcionada, uma coordenação reforçada e uma boa gestão do fluxo de trabalho.

No que respeita ao sítio Web do CR, estão previstas várias iniciativas para adaptar as ferramentas em linha do CR às necessidades dos utilizadores: melhorar ou alterar o atual sistema de gestão de conteúdos para refletir a evolução tecnológica, melhorar os sítios Web conferindo «prioridade ao móvel», reforçar a comunicação visual e simplificar a arquitetura da informação. Estes desenvolvimentos técnicos serão, em primeiro lugar, apresentados para aprovação e, muito provavelmente, exigirão o apoio de prestadores de serviços externos.

As publicações e outros produtos de informação (impressos/imprimíveis) serão parte integrante das campanhas sobre as prioridades temáticas, em consonância com a estratégia global – incluindo material documental (estudos, fichas de informação, etc.) editado pelas direções de trabalhos legislativos do CR.

Para a sua futura política de publicação, o CR também tirará pleno partido dos serviços interinstitucionais, dos contratos-quadro, bem como dos serviços técnicos, como o arquivo, incluindo os oferecidos pelo Serviço das Publicações da UE. Haverá um aumento da proporção de publicações digitais em relação às publicações impressas, e a impressão a pedido continuará a ser desenvolvida.

Por último, o curso em linha gratuito do CR (MOOC) sobre as regiões, as instituições da UE e a elaboração de políticas – o primeiro curso em linha oferecido por uma instituição da UE – continuará a ser desenvolvido como ferramenta em linha inovadora, para responder às necessidades de informação e ao interesse manifestado pelos órgãos de poder regional e local. Esta nova ferramenta destina-se a habilitar ainda mais os membros do CR na realização do seu papel enquanto «embaixadores» do nível local e regional.

6. Participação dos membros do CR na estratégia de comunicação

Os membros do CR desempenham um papel essencial na estratégia de comunicação. Estabelecem a ligação bidirecional entre as instituições da UE e o nível local, fazendo ouvir a voz dos cidadãos na elaboração das políticas da UE e divulgando informações sobre a UE no seu país de origem. Além disso, são os primeiros porta-vozes das mensagens institucionais do CR. Nos respetivos Estados-Membros, os membros do CR podem assumir um papel de liderança na mobilização e no envolvimento de outros órgãos de poder local e regional.

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Os membros do CR têm de ser apoiados no seu papel de porta-vozes dos seus cidadãos nas suas relações com as instituições da UE. O apoio aos membros do CR e às respetivas administrações será reforçado, nomeadamente para iniciativas de comunicação locais, sendo simultaneamente incentivados mais intercâmbios com as associações/redes territoriais.

Em particular, a nova estratégia de comunicação propõe as seguintes medidas de apoio aos membros do CR:

através de uma maior coordenação entre as direções legislativas e a direção de comunicação, os instrumentos de comunicação do CR ajudarão mais os relatores no processo de consulta e de elaboração dos seus projetos de parecer;

os membros do CR serão incentivados a aumentar a visibilidade do seu trabalho no CR e, em particular, a ilustrar a forma como integraram as preocupações e as expectativas dos cidadãos na agenda da UE;

mediante um maior desenvolvimento do atual boletim eletrónico do CR, os membros terão a possibilidade de divulgar notícias e mensagens do CR em linguagem simples e formato pronto a enviar nas suas publicações, através da imprensa local ou das suas próprias redes sociais;

os membros do CR podem acolher ou participar em eventos de comunicação locais nos seus círculos eleitorais, organizados pela direção de comunicação do CR em parceria com as associações territoriais e/ou outros parceiros.

O atual apoio à comunicação para os membros do CR continuará a existir:

possibilidade de convidar jornalistas dos seus países de origem para Bruxelas; participação como oradores em conferências do CR; apoio audiovisual durante a sua participação nas reuniões e eventos do CR; conteúdos das redes sociais para promover o seu trabalho no CR; boletins eletrónicos, que podem fazer circular nas suas próprias redes; cartões de visita do CR personalizados; conteúdo do sítio Web para promoverem as suas atividades no CR (perfis dos membros, fichas de

informação sobre os pareceres, etc.); folhetos informativos em papel sobre uma série de temas.

7. Avaliação e impacto

A eficiência e a eficácia da estratégia de comunicação serão acompanhadas regularmente, em especial no que se refere aos indicadores qualitativos e métodos, para avaliar o impacto político do CR e aperfeiçoar ou modificar os planos de comunicação anuais. Para tal, serão definidos indicadores-chave de desempenho para aferir o impacto político, o impacto da comunicação e a eficiência. Estes indicadores serão baseados em indicadores de realizações e resultados para as diferentes atividades de comunicação.

Os relatórios de avaliação anuais analisarão o impacto das atividades de comunicação do ano anterior, e, no primeiro semestre de 2018, será apresentada uma avaliação intercalar da estratégia, juntamente com as recomendações. A avaliação final da estratégia será realizada no fim de 2020. O

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relatório de avaliação anual basear-se-á principalmente numa análise efetuada pelos serviços do CR, ao passo que a avaliação intercalar e a avaliação final integrarão igualmente o contributo de um consultor externo e a utilização de métodos qualitativos, bem como a definição da estratégia no contexto mais vasto da comunicação da UE, por exemplo, no contexto das sondagens Eurobarómetro à opinião pública (regional) em toda a UE.

Avaliar o impacto político das atividades do CR vai além da estratégia de comunicação; as direções legislativas e o respetivo pessoal responsável pela coordenação e pelo acompanhamento interinstitucional oferecerão o seu contributo com base na experiência adquirida através da redação do relatório de impacto anual do CR. No futuro, este incluirá um capítulo sobre os resultados do plano de comunicação do CR.

Para acompanhar a estratégia de comunicação, serão aplicados três indicadores-chave de desempenho:

1) o indicador do impacto da comunicação avaliará a perceção do impacto relativamente à concretização das prioridades políticas do CR;

2) o indicador da qualidade da comunicação apresentará os resultados de forma que seja possível diferenciar os instrumentos de comunicação;

3) o indicador da eficiência comparará os custos associados às atividades com o seu impacto.

O impacto e a qualidade da estratégia devem ser avaliados analisando a forma como o CR é visto pelos seus principais destinatários. Os indicadores-chave de desempenho devem diferenciar dois grupos-alvo:

1) responsáveis políticos e funcionários dos órgãos de poder local e regional (incluindo os círculos eleitorais específicos dos membros do CR), e

2) representantes das demais instituições da UE.

Os indicadores serão estabelecidos em função dos resultados dos inquéritos de opinião anuais com uma repartição pelos grupos-alvo, o que exigirá o recurso a escalas de medição e a compilação de dados. Além disso, será necessário definir um parâmetro de base (ou de referência zero) para 2015 e os progressos a alcançar durante a vigência da estratégia. Esse parâmetro de referência encontra-se, em parte, disponível nos inquéritos realizados no início de 2015.

Para além dos inquéritos de opinião, será criado um painel para acompanhar de forma quantitativa os principais instrumentos e atividades, nomeadamente as relações com os meios de comunicação social, os eventos, as publicações e as comunicações em linha. Além disso, pode ser realizada regularmente uma investigação qualitativa para aferir a reação aos instrumentos, por exemplo, analisar o tom utilizado em recortes de imprensa, inquéritos realizados junto dos participantes após os eventos, painéis de utilizadores do portal Web, etc., ou analisar os aspetos qualitativos (acessibilidade, multilinguismo, etc.). A investigação qualitativa inclui igualmente um inquérito sobre a satisfação dos membros do CR relativamente os serviços de comunicação oferecidos.

Por último, o indicador da eficiência deverá incluir a monitorização dos recursos (pessoal e orçamento) destinados aos instrumentos de comunicação e a sua comparação com os parâmetros do

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seu alcance e impacto. Os resultados constituirão um indicador para alterações na afetação dos recursos.

8. Recursos

O secretariado-geral do CR aplicará esta nova estratégia, com a participação de todas as direções, secretariados dos grupos políticos, membros e pessoal do Comité.

A estratégia de comunicação foi concebida assumindo a manutenção global dos atuais recursos de comunicação durante os próximos cinco anos (1,8 milhões de euros de dotação anual operacional; 51 membros do pessoal na direção de comunicação do CR, além de membros do pessoal de apoio noutros serviços e secretariados dos grupos políticos).

As dotações financeiras serão adaptadas anualmente, entre as diferentes unidades, em função da incidência de cada plano de comunicação anual. A repartição interna dos recursos humanos pode ser adaptada aos domínios e especificidades da comunicação, em constante evolução.

Os planos de comunicação anuais incluirão um plano orçamental pormenorizado para cada ano, a aprovar pela Mesa do CR. O plano de comunicação para 2016 será apresentado à Mesa em 2 de dezembro de 2015.

Etapas propostas

2 de dezembro de 2015: adoção do plano de comunicação para 2016 pela Mesa do CR novembro/dezembro de 2016: adoção do plano de comunicação para 2017 pela Mesa do CR novembro/dezembro de 2017: adoção do plano de comunicação para 2018 pela Mesa do CR meados de 2018: avaliação e revisão intercalar da estratégia de comunicação novembro/dezembro de 2018: adoção do plano de comunicação para 2019 pela Mesa do CR novembro/dezembro de 2019: adoção do plano de comunicação para 2020 pela Mesa do CR final de 2020: avaliação final da estratégia da comunicação

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PROPOSTA

Aos membros da Mesa para decisão._____________

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