controle de escopo, tempo e custo em software de gerenciamento de projetos
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“Controle de Escopo, Tempo e Custo
em Software de Gerenciamento de
Projetos”
Ribeirão Preto, 23/06/2016
O logotipo do PMI é uma marca registrada do Project Management Institute, Inc. Atualizado em Out/2014
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Danilo Ferreira Santiago
• Graduado em Engenharia da Produção
• Técnico em Metalurgia
• PMP
• 11 Anos de experiência em projetos de grande porte voltados para a área Industrial (Petróleo e Gás, Papel e Celulose, Construção Civil, Gerenciamento de Obras).
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Softwares de Gerenciamento de Projetos
Com o avanço da tecnologia e da necessidade de agilidade na análise de dados das
atividades executadas por vários seguimentos empresariais, cada vez mais nós
necessitamos de ferramentas que nos auxilie, aumentando nossa produtividade e
assertividade na conclusão e tomada de decisão a partir dos resultados.
Atualmente existem softwares consagrados no mercado, alguns deles com versões
sofisticadas em seus controles, gerando gráficos e cálculo a partir dos dados inseridos
em instantes.
Alguns dos softwares são:
• MS PROJECT (Versões 2003,2007,2010,2013 e 2016)
• ORACLE PRIMAVERA (P3, P5 e P6 com extensões para diversos níveis
empresariais)
• Planner, Openproject, WBS Chart (Apoiador e também consegue cálculos) e Excel.
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Softwares de Gerenciamento de ProjetosCada organização independente do seu tamanho, tem por necessidade a utilização
destes softwares. A escolha além de econômica deveria ser mais abrangente, a seguir
algumas sugestões para escolha de um software que possa atender e auxiliar nas
nossas atividades gerenciando projetos, são elas:
Permite a criação de listas de tarefas de forma simples e que também permita a
priorização dessa lista de tarefas.
Permite que todos os envolvidos no projeto possam ajudar na solução de problemas
e acompanhar a evolução de cada uma das tarefas e o andamento das metas do
projeto.
Mostra graficamente como está o nível de produtividade da equipe e o quanto você e
sua equipe estão dedicando a cada projeto.
Permite a análise dos seguintes indicadores: total estimado de custo x total realizado
de custo, consumo de recursos escassos (humanos ou não) e cronograma previsto x
cronograma realizado.
Permite upload e download de documentos referentes às tarefas e projetos.
Mede o tempo de realização e o custo de cada tarefa.
Vejamos as principais vantagens e desvantagens dos Softwares mais utilizados:
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MS PROJECT
Para este software principais vantagens e desvantagens a saber:
Vantagens:
• Permite iniciar a partir de uma lista de atividades
• Fácil manuseio pois seus comandos se apresentam em tela única
• Possibilidade de exportação de dados para outros aplicativos
• Controle de Portfólio de Projetos, com automatização de atualização de todos os
projetos
• Permite fórmulas e filtros exclusivos
• Pré-definido formulário para cálculo do valor agregado
Desvantagens:
• Não oferece suporte a relatório para análise de problemas do projeto
• Quando inseridos cálculos, há grande dificuldade de automatização com os cálculos
pré-definidos pelo programa
• Permite lags prejudiciais a rede de precedência do cronograma
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Iniciando a condução das atividades com
a utilização de Softwares
Após a escolha, a equipe a partir do recebimento de dados (EAP), inicia-se a partir da
aprovação da mesma, o espelhamento destes pacotes e a decomposição dos mesmos.
Lembrando que cada organização atua de forma diferente, é prudente saber as práticas
e métricas para construção de cronograma em softwares de gerenciamento, de forma a
não fugir das regras. Tornando a condução do seu projeto com o software linear, não
sendo simplista e excluso de atividades, mas chegando a níveis de detalhes onde o
software possa te ajudar e não causar problemas pra você que utiliza e para a
organização que nele confia.
Também é necessário salientar que a execução do cronograma em softwares de
gerenciamento, não existe um momento para sua execução, as vezes está na iniciação
os pacotes pré-estabelecidos e até um cronograma macro já esteja definido, outras
vezes inicia-se após a definição da EAP, a elaboração dos custos de cada pacote e
depois constrói-se o cronograma, e as vezes tudo isso junto.
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ESCOPO, TEMPO e CUSTO – Quem vem
primeiro?
Não existe uma sequência para concluirmos os passos dos processos das áreas de
conhecimento, antes de iniciarmos a inclusão nos softwares de Gerenciamento de
Projetos, tudo irá depender da organização em que atua, cada uma tem sua velocidade
e o seu tempo.
EN
CE
RR
AM
EN
T
O
IN
IC
IA
ÇÃ
O
Exe
cuç
ão
Monitorar e
ControlarPLANEJAMENTO
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E O PROJETO NO MS PROJECT?
O logotipo do PMI , CAPM, PMP, PgMP, PMI-SP, PMI-RMP e PMI-ACP são marcas registradas do Project Management Institute, Inc
ESCOPO TEMPO CUSTO
Visualização Simples do projeto:
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No MS Project possui várias outras colunas e campos para gerenciamento de escopo,
tempo e custo. Possibilita a criação de fórmulas para auxílio de confecção de relatórios
de forma mais rápida e objetiva, criando cálculos para aumentar a velocidade na
obtenção, o Software já tem pré-programado TVA (Técnicas de Valor Agregado).
Outra questão na utilização do MS Project para controle, normalmente por ele ser
intuitivo, acabamos por inserir a WBS, as atividades, os custos, recursos, prazos,
precedência, cria a linha de base e muitos se esquecem do tipo de cálculo que será
utilizado, o que devemos colocar sempre é o percentual físico concluído e não o %
concluído da atividade, pois o mesmo somente calcula o espaço de tempo sem buscar
taxas de uso de recursos, custos das atividades x tempo.
No quadro abaixo mostra a diferença entre o controle do Tempo e o avanço Físico real,
podemos notar que por prazo o avanço é muito alto, quando na verdade o percentual de
avanço real utilizando o quanto o escopo avançou, quanto de custo decorreu e quanto
de prazo se passou, garantindo desta forma uma maior assertividade na utilização dos
dados.
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Uso da Técnica de Valor Agregado
No quadro abaixo demonstramos um projeto que está ligeiramente atrasado tanto em
custo quanto em prazo, com a utilização do cálculo do próprio MS Project:
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MS PROJECT – TABELA VALOR AGREGADOTipo Inglês Sigla Inglês Nome PMBOK Sigla PMBOK Nome Project Pt-br Project Pt-br Nome
Valor PV Planned Value VP Valor Planejado COTACusto orçamentado do
trabalho agendado
EV Earned Value VA Valor Agregado COTECusto orçamentado do
trabalho entregue
AC Actual Cost CR Custo Real CR Custo real
BACBudget at
completionONT
Orçamento no
términoCusto da linha de base
Variação SVSchedule
varianceVPr Variação do prazo VC
Variação do
cronograma
CV Cost variance VC Variação do custo CV Variação de custo
Índice SPI
Schedule
Performance
Index
IDP
Índice de
Desempenho de
Prazo
IDAÍndice de Desempenho
de Agendamento
CPI
Cost
Performance
Index
IDC
Índice de
Desempenho de
Custo
IDPÍndice de Desempenho
de Custo
Previsão EACEstimate at
completionENT Estimativa no término EAT Estimativa ao término
ETCEstimate to
completeEPT
Estimativa para
terminar
TCPI
To-Complete
Performance
Index
IDPT
Índice de
desempenho para
término
IDACÍndice de desempenho a
concluir
TSPI To-Complete
Schedule
Performance
Index
IDPT(p) Índice de
desempenho para
término no prazo
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CURVA SComo dito anteriormente o MS Project pode auxiliar a geração de relatórios gráficos,
fazendo que seja mais rápida a utilização dos dados a partir destes relatórios, do que
exportar os dados para o Excel e compilar os mesmos dados, levaria tempo demais
dependendo da velocidade da necessidade, abaixo como ficaria o relatório gráfico:
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PRIMAVERA P6
Para este software principais vantagens e desvantagens a saber:
Vantagens:
• Calcula separadamente escopo, tempo e custo
• Separa a WBS das demais atividades evitando inclusão de atividades indevidas
• Seu diagrama de rede é muito funcional, não necessitando utilização de software de apoio
• Por trabalhar com Banco de Dados exclusivo, consegue calcular projetos gigantes (mais de 10.000 atividades)
• Permite fórmulas e filtros exclusivos e mudanças globais
• Tem estrutura para gerenciar portfólios, projetos e programas no mesma tela com gráfico de Gantt
Desvantagens:
• Não permite iniciar a partir de uma lista de Atividades
• Requer treinamento específico para utilização
• Visualização de ações e ferramentas escondidas
• Sua utilização é mais perfeita em inglês
• Não permite deletar ação executada (Ex avanço atividade), ação deve ser desfeita.
• Necessita configuração do projeto para cálculo do valor agregado
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VISÃO EMPRESARIAL
O Primavera apresenta sua tela inicial com a visão Empresarial, de forma a demonstrar
todos os programas, projetos e portfólios como na imagem:
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WBS - EAP
Munido do Escopo definido inicia-se o processo de inclusão das ETAPAS do projeto:
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Máximo de 2 linhasÉ possível demonstrar também em forma de “Chart” com melhor visualização das etapas
em forma de caixas:
WBS - EAP
Com estas variáveis é possível
ajustar de acordo com o que a
organização necessita, sempre
pensando na melhor maneira de
controle, utilizando os pesos
definidos no Plano de Escopo, a
hierarquia pensada e estruturada
para o sucesso do projeto.
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Atividades e Controles
Esta tela é muito parecida com o MS Project, a não ser que você não consegue alterar
nenhuma estrutura da WBS (EAP) somente se trabalha as atividades.
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Nesta imagem podemos verificar a utilização dos gráficos para controle de atividades no
mesmo plano.
Atividades e Controles
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Dúvidas
Danilo Santiago
https://br.linkedin.com/in/danilofsantiagopmp