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Revisado em 3/13/2010 às 9:45 PM 1 www.dzyon.com

Conteúdo

Introdução......................................................................................................................3

Objetivos.................................................................................................................................3

Sobre o Manual.......................................................................................................................3

Padronização da Interface/Ícones...........................................................................................4

1.0 Visão Geral..........................................................................................................5

1.1 Acesso ao Sistema......................................................................................................5

1.2 Sequência de Processos.............................................................................................5

1.3 Informações Gerais sobre Transmissão ......................................................................6

1.4 Situações da NFe........................................................................................................6

2.0 Cadastros e Configurações ...............................................................................8

2.1 Cadastro de Usuários..................................................................................................8

2.2 Cadastro de Estabelecimentos....................................................................................9

3.0 Dados da NFe.................................................................................................... 12

3.1 Dados da NFe ...........................................................................................................12

3.2 Digitação Manual.......................................................................................................13

3.3 Importação de Dados ................................................................................................14

3.4 Validação ..................................................................................................................14

4.0 Transmissão da NFe......................................................................................... 15

4.1 Transmissão para SEFAZ .........................................................................................15

4.2 DANFE......................................................................................................................16

5.0 Cancelamento da NFe ...................................................................................... 18

5.1 Cancelamento da NFe...............................................................................................18

6.0 Inutilização da NFe ........................................................................................... 19

6.1 Inutilização da NFe....................................................................................................19


Controle de versão do documento

Data Revisão Por

01/03/10 Versão inicial Dzyon Software


Introdução __________________________________________________________________________

Objetivos

Este manual irá apresentar as funcionalidades do sistema Dzyon NotaSoft, no que diz

respeito à transmissão da NFe e comunicação com a Secretaria da Fazenda. Esse sistema

foi desenvolvido com o objetivo de facilitar a emissão da NF-e. Dessa forma, evita-se erros

e ganha-se dinamismo na execução das tarefas, tirando o máximo proveito desse novo

conceito e tecnologia.

Sobre o Manual

Capítulo 1 – Visão Geral

O capítulo 1 irá apresentar uma visão geral dos processos que envolvem a NFe.

Capítulo 2 – “Cadastros e Configurações”

O capítulo 2 irá apresentar os cadastros e configurações necessários para a

emissão da NFe.

Capítulo 3 – “Dados da NFe”

O capítulo 3 abordará as informações contidas na NFe, assim como a sua

validação.

Capítulo 4 – “Transmissão da NFe”

O capítulo 4 abordará passo-a-passo o processo de transmissão da NFe para a

Secretaria da Fazenda e o retorno da Autorização ou Rejeição do documento.

Capítulo 5 – “Cancelamento da NFe”


O capítulo 5 abordará passo-a-passo o processo de cancelamento de uma NFe.

Capítulo 6 – “Inutilização de Numeração da NFe”

O capítulo 6 abordará passo-a-passo o processo de Inutilização de um intervalo

de números sem NFe.

Padronização da Interface/Ícones

Todos os sistemas Dzyon são desenvolvidos com o objetivo de facilitar o trabalho dos profissionais, tornando as suas tarefas mais agradáveis. Pensando nisso, a

interface amigável do sistema permite um aprendizado rápido e intuitivo. Isso se deve à

padronização das telas e ícones, que facilitam a identificação da função.

Permite incluir um novo registro

Permite alterar o registro posicionado, habilitando os campos

Apaga o registro posicionado

Salva as alterações feitas

Cancela as alterações feitas, voltando aos dados originais

Posiciona no primeiro registro da consulta

Posiciona no registro anterior

Posiciona no registro seguinte

Posiciona no último registro da consulta

Mostra detalhes do registro posicionado

Tecla F9 ou duplo-clique

Alguns campos do sistema possuem tecla de ajuda, principalmente quando a informação a ser digitada está vinculada a um cadastro pré-definido. Essa ajuda é acionada pela tecla F9 ou duplo-clique em cima do campo desejado.


1.0 Visão Geral

1.1 Acesso ao Sistema

Ao acessar o sistema Dzyon de Gestão da NFe, é necessário informar o E-mail

de Usuário e Senha. Se errar a senha 5 vezes no mesmo dia, o sistema irá bloquear o

usuário, e apenas o Administrador poderá fazer o desbloqueio.

Figura: Usuário e Senha

1.2 Sequência de Processos

Muitos dos processos envolvidos na emissão da NFe acontecem internamente.

As transações são complexas, porém não aparecem para o usuário do sistema. Isso evita

erros e falhas, dando dinamismo e maior qualidade ao trabalho. Para entender melhor

esse mecanismo, observe a figura abaixo.


Figura: fluxograma dos processos envolvidos da transmissão da NFe

1.3 Informações Gerais sobre Transmissão Todos os processos de comunicação (envio da NFe, Cancelamento, Inutilização,

consulta de status, etc.) com a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) acontecem internamente

da mesma forma. A SEFAZ disponibiliza os WebServices que são chamados pelo sistema

Dzyon, e este, por sua vez, transmite a mensagem solicitando a operação. No caso da transmissão da NFe, o retorno pode levar até 24 horas, e portanto, o sistema Dzyon precisa consultar a SEFAZ de tempos em tempos, para verificar se a NFe já está

Autorizada ou Rejeitada. Caso haja algum problema na internet ou com a SEFAZ, o

sistema NotaSoft pode ficar incapacitado de concluir a transmissão.

1.4 Situações da NFe

Cada NFe emitida pelo NotaSoft tem a sua situação alterada conforme o processo que está sendo realizado e o seu resultado. Para facilitar a visualização, essas

situações também podem ser identificadas pelas cores apresentadas na tela de consulta.

São elas:

Situação Descrição Cor

Em Digitação Os dados da NFe ainda estão incompletos, e portanto ainda não serão validados

(branco)


Em Validação Os dados da NFe já foram totalmente digitados e estão prontos para serem validados. Se não houver nenhum problema nas informações, a situação mudará automaticamente para Validada. Caso contrário, permanecerá Em Validação.

(amarelo)

Validada NFe cujos dados já estão validados e prontos para serem transmitidos.

(azul)

Em Transmissão NFe cuja transmissão para SEFAZ já foi solicitada.

(cinza)

Transmitida NFe já transmitida para a SEFAZ (cinza)

Transmissão Rejeitada NFe cuja transmissão foi rejeitada pela SEFAZ.

(rosa)

Autorizada NFe Autorizada pela SEFAZ (verde)

Rejeitada NFe Rejeitada pela SEFAZ (rosa)

Denegada NFe Denegada pela SEFAZ (vermelho)

Em Cancelamento Cancelamento de NFe solicitado para SEFAZ (cinza)

Cancelada NFe Cancelada (branco)


2.0 Cadastros e Configurações

2.1 Cadastro de Usuários

MENU: Arquivo � Administração � Usuários

Os usuários serão divididos em 2 tipos: Administradores ou Usuários. Os

Administradores terão acesso irrestrito a todas as funções do sistema. Já os Usuários não

terão acesso às alterações das Configurações e a inclusão de novos usuários.

Figura 4: Cadastro de Usuários

E-mail: e-mail usado para acessar o sistema Nome: nome do usuário

Senha: senha do usuário. Ao fazer o cadastro de um novo usuário, esse campo

poderá ser deixado em branco. Dessa forma, quando esse usuário tentar acessar o sistema pela primeira vez, o sistema irá pedir que a senha seja cadastrada.

Ativo: é aconselhado que os usuários nunca sejam apagados do sistema. Para

isso, o sistema disponibiliza a função de Inativar um usuário, para que ele não possa mais acessar o sistema, porém mantem-se o seu registro para não perder o histórico de

acessos realizados por ele.


Expirar Senha: se esse campo estiver ticado, a senha irá expirar dentro de um determinado prazo, ou seja, a senha precisará ser alterada periodicamente.

Validade: se a opção Expirar Senha estiver ativada, deve-se definir o prazo de

validade da senha (em número de dias) Última Alteração: a partir dessa informação somada à Validade, o sistema

reconhece quando deverá ser a nova troca de senhas. Administrador: se esse campo estiver ticado, o usuário terá acesso irrestrito a

todas as funções do sistema. Caso contrário, ele não conseguirá fazer alterações de

Configurações e não terá acesso ao Cadastro de Usuários. Bloqueado: após 5 tentativas de acesso ao sistema utilizando senha inválida, o

usuário é bloqueado. Para liberá-lo, é preciso que um Administrador acesse o cadastro e

faça o desbloqueio. Estabelecimentos: selecionar os estabelecimentos que poderão ser acessados

e movimentados pelo usuário.

2.2 Cadastro de Estabelecimentos

MENU: Arquivo � Estabelecimento

Será possível consultar neste menu, todos os Estabelecimentos aos quais o

usuário logado tem acesso, ou seja, um mesmo usuário pode fazer parte das operações

de diferentes empresas.


Figura 1: Cadastro de Estabelecimentos

Todos os campos devem ser preenchidos corretamente para que a nota fiscal possa

ser encaminhada para a SEFAZ. O sistema não permite a inserção de Inscrição Estadual

inválida conforme a UF do estabelecimento.

Clique em Alterar ( ) para habilitar os campos, insira os dados desejados, e clique

em Salvar ( ) para gravar as alterações ou Cancelar ( ) para retornar às informações

originais. Se o Estabelecimento tiver cadastro de Inscrição Estadual em outros estados,

preencha também a tabela de IE Subst.Tributária, informando a UF e a IE correspondente,

conforme exemplo abaixo, acessando o ícone ( ):

Figura 2: IE x UF.


É aqui também que se define se o sistema deve operar em modo de Homologação (testes simulações) ou Produção (envio real para SEFAZ).


3.0 Dados da NFe

3.1 Dados da NFe

MENU: NFe � NFe

Os dados da NFe podem ser digitados manualmente ou importados a partir de

arquivos textos nos formatos pré-definidos.

A partir do ícone de Detalhes ( ) é possível visualizar todas as informações da nota: Dados do Emissor, Dados do Destinatário, Cálculo do Imposto, Dados do

Transportador, Dados da Entrega no ícone ( ), Duplicadas no ícone ( ) e

Observações no ícone ( ).

No ícone “Dados do Produto/Serviço”, é possível consultar os Itens da Nota

Fiscal.


Figura: Detalhes da NFe

3.2 Digitação Manual

MENU: NFe � Novo

Acessando o menu acima ou clicando no ícone Novo ( ), o sistema permite lançar uma nova nota fiscal. Todos os campos ficam habilitados para digitação manual das

informações.

Se os dados já estiverem completos, escolha a Situação Em Validação. Caso

contrário, deixe como Em Digitação, para que seja possível salvar as informações, mesmo

que incompletos ou inválidos. A Chave de Acesso e o Protocolo serão preenchidos automaticamente no

momento da Transmissão da NFe para a SEFAZ.

O CNPJ/CPF do Destinatário só aceita um número válido.

Os campos de País, UF e Município também precisam ser informações válidas, e para facilitar a digitação, utilize a recurso de F9 ou duplo-clique no campo para visualizar a tela de Ajuda, contendo todas as opções aceitas pela SEFAZ.


Se o CNPJ do Destinatário já tiver sido usada anteriormente no NotaSoft, sistema trará automaticamente todos a ele vinculados, facilitando a digitação.

MENU: NFe � Cópia

Para facilitar a digitação, o sistema disponibiliza também o recurso de Cópia.

Para utilizar essa função, deve-se posicionar o cursor no registro a ser copiado e clicar no

menu acima ou no ícone ( ). Automaticamente todas as informações serão copiadas e

mostradas na tela, para que se possa fazer os devidos ajustes.

3.3 Importação de Dados

MENU: NFe � Importação de Dados

As NFe também podem ser importadas para facilitar a inserção de dados no

sistema NotaSoft. Utilize o menu acima ou acione o ícone ( ).

3.4 Validação

Ao salvar ou importar uma NFe, o sistema faz a validação das informações, para

que possa ocorrer o mínimo de rejeições por parte da SEFAZ. Por isso, se houver algum

problema nos dados, a nota continua com a Situação Em Validação, e ela não poderá ser transmitida para a SEFAZ.

Os campos considerados obrigatórios são: Dados do Estabelecimento, Natureza

de Operação, Modelo, Série, Data de Emissão, Data de Saída, Dados do Destinatário, Código do Produto, CFOP, Quantidade, Unidade de Medida, Origem da Mercadoria,

Código IPI. Além disso, são validadas algumas informações como CST do ICMS, IPI, PIS e COFINS.


4.0 Transmissão da NFe

4.1 Transmissão para SEFAZ

MENU: NFe � Transmissão SEFAZ

Todas as notas que estiverem com a situação “Validada” já podem ser

transmitidas para a SEFAZ. Para realizar esta operação, siga os seguintes passos:

1. Selecione os registros a serem transmitidos. Pode-se fazer isso

selecionar nota a nota com o mouse, ou então utilizando o recurso

“Selecionar Todos” ( ). 2. Entre no menu NFe � Transmissão SEFAZ ou clique no ícone

“Transmitir” ( ). 3. Conforme as notas forem sendo transmitidas, o sistema vai

apresentando na tela os logs e falhas. Dessa forma, é possível

identificar se houve algum problema ou se os registros foram enviados com sucesso. Nesse momento também, grava-se a

Chave de Acesso da NFe. 4. Se houver erro na transmissão por falha da conexão com a SEFAZ,

deve-se tentar transmitir a nota posteriormente.

5. Não tendo nenhum problema, o sistema fará a solicitação da Transmissão da NFe para a SEFAZ. Nesse momento, a situação da nota irá mudar para Em Transmissão. Essa situação significa

que a solicitação foi feita, porém a nota ainda não chegou na

SEFAZ.

6. Se a nota conseguir ser entregue para a SEFAZ, a situação irá mudar para Transmitida. Isso quer dizer que a SEFAZ já recebeu a solicitação e está providenciando a Autorização ou Rejeição da

nota. Nesse momento, grava-se o Número do Protocolo na NFe.

7. Se a SEFAZ rejeitar a transmissão da NFe, a situação poderá ficar

como Transmissão Rejeitada ou Denegada. Se a nota for Denegada, ela não poderá mais ser alterada e nem retransmitida.

8. O retorno da SEFAZ contendo a Autorização ou Rejeição da nota

pode levar até 24 horas. Nesse intervalo, o sistema se encarrega

de ficar checando a liberação da nota. Assim que vier a resposta, o

sistema irá mudar a situação da nota para Autorizada ou Rejeitada.


9. Em caso de rejeição, é possível visualizar os motivos através do

ícone de Comentários ( ). Se for o caso, a nota poderá ser

corrigida e retransmitida. 10. Para visualizar o arquivo XML devidamente assinado e protocolado,

clique no ícone ( ).

4.2 DANFE

As notas com situação Autorizada já poderão ter a DANFE impressa. Selecione

os registros desejados, clique no ícone ( ), e escolha a opção DANFE.


5.0 Cancelamento da NFe

5.1 Cancelamento da NFe

MENU: NFe � Cancelamento

Notas já Autorizadas, cujas mercadorias ainda não saíram do estabelecimento,

podem ser canceladas em até 7 dias após a sua autorização. Para realizar esta operação,

siga os seguintes passos:

1. Selecione a nota fiscal a ser cancelada

2. Entre no menu acima ou clique no ícone ( )

3. Informe o Motivo do cancelamento (mínimo de 15 caracteres)

4. Clique em Ok 5. O sistema fará a solicitação do Cancelamento da NFe para a SEFAZ. Nesse

momento, a situação da nota irá mudar para Em Cancelamento. Essa

situação significa que a solicitação foi feita, porém a nota ainda não chegou

na SEFAZ. Se houver problemas de internet ou se o site da SEFAZ estiver indisponível, a nota permanecerá Em Cancelamento, até que se restabeleça

as conexões e a solicitação seja concluída. 6. Após o recebimento por parte da SEFAZ, o sistema irá mudar a situação da

nota para Cancelada.

Figura: Cancelamento da NFe


6.0 Inutilização da NFe

6.1 Inutilização da NFe

MENU: NFe � Inutilização da NFe

Para inutilizar intervalos de numeração de nota, siga os seguintes passos:

1. Entre no menu acima e clique no ícone Novo ( ) 2. Informe os dados para inutilização:

Figura: Tela de Inutilização de NFe

3. Não será permitido informar um intervalo que já tenha alguma nota emitida

com essa numeração. 4. Informe o Motivo da Inutilização, que deve ter mais do que 15 caracteres.

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