CONSTRUÇÃO DE FÓRMULAS

Para construir uma fórmula no Excel, sempre inicie com o sinal de = (igual). Os seguintes operadores matemáticos podem ser utilizados:

Com estes operadores você pode construir diversas fórmulas. Exemplo:

Quando começar a usar fórmulas maiores que contêm mais de um operador matemático, vai precisar levar em consideração a sua precedência, ou seja, a ordem em que o Excel vai efetuar os cálculos. O Excel multiplica e divide antes de somar e subtrair. Por exemplo:

=2+4*3

No exemplo anterior, o Excel vai multiplicar primeiro e depois somar o resultado com o número 2. O resultado do cálculo será 14.

É possível alterar a ordem em que o Excel faz as operações usando parênteses. Ele calcula primeiro as expressões dentro dos parênteses. Exemplo:

A grande vantagem de uma planilha eletrônica é o fato de poder utilizar referências de células em fórmulas. Quando você cria uma fórmula que contém referências de células, o resultado sempre reflete valores das células de origem (a célula para a qual a referência aponta).

Com as referências você pode fazer simulações de cálculos, alterando o valor da célula de origem. Exemplo: na célula A1, digite o valor 10 e na célula A2, digite a seguinte fórmula:

=A1*20

O Excel calcula o valor na célula A2.

Se você digitar um valor na célula A1 (célula de origem), a fórmula da célula A2 será recalculada automaticamente. Exemplo: digite o valor 500 na célula A1.

O Excel recalcula automaticamente a fórmula que teve a célula de origem alterada.

Em vez de digitar as referências de células nas fórmulas, cole-as. Com isso vai economizar tempo e evitar erros de digitação. Exemplo: na planilha seguinte, vamos utilizar a fórmula =A1+A2*A3 na célula A5. Em vez de digitar a fórmula, vamos colar as referências de células.

1.Digite a seguinte planilha:

2. Com o cursor na célula A5 digite o sinal de = (igual).3. Com o mouse clique na célula A1. Aparece uma moldura piscando.

4. Digite o operador matemático+ (adição).

5. Com o mouse clique na célula A2. OBS.: Se desejar, pode utilizar a seta do teclado para posicionar o cursor na célula A2.

6. Digite o operador matemático * (multiplicação).

7. Clique na célula A3.

8. Pressione a tecla ENTER ou clique no botão na barra de fórmula.

CÓPIA DE FÓRMULAS

A grande vantagem da utilização de referências de células em fórmulas é a possibilidade de copiar as fórmulas em outras células. Copiando as fórmulas, você ganha muito tempo na construção de uma planilha. Ao copiar uma fórmula, o Excel altera automaticamente a referência da célula de acordo com o destino da cópia.

Se você copiar uma fórmula para baixo, a referência de linha da fórmula (o número) será alterada nas células de destino. Se você copiar uma fórmula para o lado, a referência de coluna da fórmula (a letra) será alterada nas células de destino.

REFERÊNCIA RELATIVA

Referência é a notação utilizada para identificar uma célula, por exemplo: A7, B9, D8. Uma referência é composta de uma letra (que identifica a coluna da célula) e de um número (que identifica a linha da célula).

A referência é chamada de relativa quando os números e as letras alteram-se, se realizarmos uma cópia. Veja o exemplo seguinte.

Na cópia relativa, as coordenadas de células da fórmula alteram-se automaticamente, de acordo com o destino da cópia. Na figura anterior, a fórmula da célula D4 foi copiada para as células D5, D6, D7 e D8.

REFERÊNCIA MISTA

Em alguns casos de cópia, as referências relativas não serão adequadas para realizar o cálculo, pois não vão refletir exatamente o que se deseja calcular. No exemplo seguinte, queremos copiar a fórmula da célula C5 para C6, C7, C8 e C9.

Após efetuarmos a cópia (veja a figura seguinte), percebemos que o terceiro elemento da fórmula não está variando corretamente, pois em todas as células deveria multiplicar por B1.

Nesse caso, devemos acrescentar o símbolo '$" à frente do número 1 da fórmula que está na célula C5. Este símbolo permite que o número se torne absoluto, ou seja, nunca irá variar em uma cópia. Todo elemento da fórmula que você desejar que não varie quando executar uma cópia, deve ser precedido pelo símbolo "$".

No exemplo seguinte, foi acrescentado o símbolo "$" à frente do número 1 na fórmula em C5. Depois, foi efetuada a cópia novamente. Veja como ficou o resultado.

Acrescentando o símbolo de "$” à frente do número 1 na fórmula da célula C5, impede-se sua variação na cópia.

Esse tipo de referência em que se coloca o símbolo de "$" à frente de um elemento da fórmula (letra ou número) é chamado de "mista" ou, em outras palavras, a referência é chamada de ”mista" quando um de seus elementos não varia em uma cópia.

REFERÊNCIA ABSOLUTA

O Excel também permite que você crie referências absolutas a outras células da planilha. As referências absolutas referem-se às células por sua posição fixa na planilha. Você especifica referências absolutas nas fórmulas, digitando um cifrão ($) antes das coordenadas de linha e de coluna. Por exemplo, para inserir uma referência absoluta na célula A1, digite:

=$A$1

Uma referência absoluta em uma célula impede que a letra ou o número varie na cópia da fórmula. No exemplo seguinte, pretendemos copiar a fórmula da célula B7 para as células C5...C13, D7... D13, E7...E13, BS...B13. A referência B3 da fórmula não pode variar em nenhuma hipótese, então, vamos colocar um cifrão à frente da letra e do número.

Após realizar a cópia, perceba que todos os elementos da fórmula variam, exceto a referência B3.

DICA: Você também pode teclar F4 antes de pressionar ENTER. A cada vez que pressiona a tecla F4, o cifrão é colocado em uma posição diferente na fórmula.

FUNÇÕES

Funções são operadores de fórmula, semelhantes à adição, subtração, multiplicação, etc., mas são capazes de desenvolver tarefas ainda mais complexas. Elas equivalem às teclas especiais de função nas calculadoras sofisticadas. Assim como muitas calculadoras têm botões que calculam raízes quadradas, logaritmos e valores presentes, o Excel tem diversas funções que efetuam esses cálculos e muito mais.

Analisando um exemplo de função, temos em uma planilha vários números digitados em células diferentes, e desejamos calcular a média aritmética entre esses números. Sem utilizar uma função, você deveria calcular da seguinte maneira:

=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9+A10+A11+A12+A13+A14)/1 4

A função para calcular a média aritmética evita erros de digitação e agiliza a construção da fórmula.

=MÉDIA(A1:A14)

SINTAXE DAS FUNÇÕES

As funções de planilha possuem dois elementos: o nome da função e o argumento. Os nomes das funções são termos descritivos, como SOMA e MÉDIA, que identificam a operação que você quer efetuar. Os argumentos indicam sobre que valores ou células você quer que a função atue. Por exemplo:

=SOMA(A1:A4)

SOMA é o nome da função e A1:A4 é o argumento. Essa função totaliza os números contidos nas células A1, A2, A3 e A4.

O sinal de igualdade no início da função indica que a inserção é uma fórmula. Ele é obrigatório para que a função calcule o que se deseja.

O argumento deve sempre ser colocado entre parênteses. O parêntese esquerdo marca o início do argumento da função. Esse delimitador precisa aparecer imediatamente após o nome da função, sem nenhum espaço. Se você digitar um espaço ou qualquer outro caractere entre o nome da função e o parêntese, verá a mensagem de alerta, "Erro na fórmula", ao pressionar a tecla ENTER.

Normalmente, você usa mais de um argumento em uma função; os argumentos são separados por pontos-e-vírgulas. No exemplo seguinte, a função indica que o Excel deve totalizar os números contidos nas células A1, A2 e A3.

=SOMA(Al;A2;A3)

Para indicar uma faixa de células, utilizamos os dois pontos ":". Isso é o mesmo que pronunciar a palavra "até". No exemplo seguinte, queremos somar os valores das células A10 até A15.

=SOMA(A10:A15)

Nos exemplos apresentados até aqui, todos os argumentos foram referências de células. Você também pode usar números literais, textos, nomes de intervalos, etc. como argumentos de funções.

Os argumentos de uma função podem ser números literais. No exemplo seguinte, a função totaliza os números 500, 400 e 700.

=SOMA(500;400;700)

Você pode usar outras funções como argumento. No exemplo seguinte, as funções SEN(A1) e COS(A2) são argumentos da função SOMA.

=SOMA(S EN(A1) ;COS(A2))

É possível misturar tipos de argumento em uma função. No exemplo seguinte, a fórmula utiliza números e referências de células.

=MÉDIA(A1;A5;4;5*6)

Algumas funções não têm argumentos. É o caso da função Pl, que normalmente é utilizada como argumento de outra função.

CONSTRUIR UMA FUNÇÃO

Para construir uma função, digite-a ou utilize o comando Inserir, Função. Os argumentos da função podem ser digitados ou colados da planilha. No exemplo seguinte, deseja-se calcular a média aritmética das células B4, B5, B6, B7, B8 e B9. Primeiramente, posicione o cursor na célula em que deseja construir a fórmula, que é a B11.

Digite a seguinte fórmula e pressione ENTER: =MEDIA(B4:B9)

Em vez de digitar os argumentos, eles podem ser colocados. Além de ser mais fácil, também evita erros de digitação. Para construir a fórmula colando os argumentos, você precisa digitar a função e o primeiro parêntese:

=MÉDIA(

Agora, com o mouse, selecione a faixa que deseja incluir como argumento. Depois pressione a tecla ENTER ou clique no botão da barra de fórmula.

Selecionando a faixa que deseja calcular.

A outra maneira de construir uma função é utilizar o comando Inserir, Função. Vamos utilizar a mesma planilha do exemplo anterior. Posicione o cursor na célula B11 e utilize o comando Inserir, Função, ou clique no botão fx.

Ao clicar em um nome de função, você obtém a sua descrição na parte inferior da caixa de diálogo. Você pode escolher a função e clicar no botão OK.

A caixa de diálogo que aparece contém as informações necessárias para concretizar a função. Nesse momento, o cursor está na caixa Num1. Clique no ícone ao lado direito da caixa e selecione na planilha, as células que deseja calcular, em seguida pressione a tecla ENTER. Na caixa de diálogo, é informado automaticamente o resultado do cálculo. Clique no botão OK para terminar a construção da função.

O AUTOCÁLCULO

Se for necessário verificar rapidamente o resultado de uma operação, pode utilizar o recurso de autocálculo. Com esse recurso não será necessário digitar a função na planilha. Você consegue visualizar o resultado na barra de status.

1. Selecione os valores que deseja calcular.

2. Clique com o botão direito na barra de status para escolher uma função.

3. O resultado aparece logo em seguida.

FUNÇÃO SOMA

A função SOMA é a mais utilizada em uma planilha. Ela permite somar os valores de uma faixa de células. Essa função também está disponível em um botão da barra de ferramentas. Veja em seguida o procedimento de utilização.

1. Posicione o cursor na célula em que será inserida a função.

2. Clique no botão . Aparece um retângulo tracejado, piscando ao redor das células que serão somadas. Se desejar, pode selecionar outras células nesse instante. Pressione a tecla ENTER ou clique no botão da barra de fórmula, para finalizar a construção.

FUNÇÃO MÉDIA

Esta função permite calcular a média aritmética da faixa de valores ou células discriminadas como argumentos.

SINTAXE:

=MÉDIA (Faixa de células ou valores)

Exemplos:

=MÉDIA(A1 :A25)

=MÉ DIA(4;24;40)

FUNÇAO MÍNIMO

Esta função possibilita retornar o menor valor da faixa de valores ou células discriminadas como argumentos.

SINTAXE:

=MÍNIMO (Faixa de células ou valores)

Exemplos:

=MÍNIMO(B1: B4)=MÍNIMO(2;4;25;30)

FUNÇÃO MÁXIMO

Esta função retorna o maior valor da faixa de valores ou células discriminadas como argumentos.

SINTAXE:

=MÁXIMO (Faixa de células ou valores)

Exemplos:

=MÁXIMO(B1 :64)

=MÁXIMO(2;4;25;30)

FUNÇÃO SE

Ela estabelece uma condição para executar um cálculo ou retornar um determinado valor em uma célula.

SINTAXE:=SE (Condição;Verdadeiro;Falso)

Condição: é uma expressão que você deve criar. Na condição aparece um dos seguintes opera-dores de comparação:

= (IGUAL)> (MAIOR)< (MENOR)>= (MAIOR IGUAL)<= (MENOR IGUAL)<> (DIFERENTE)

Diferente: pode ser uma fórmula, uma célula ou um valor que deve ser retornado, caso o valor da condição seja verdadeiro.

Falso: pode ser uma fórmula, uma célula ou um valor que deve ser retornado, caso o valor da condiçâo seja falso.

Exemplos:

=SE(A1>20;A1*20;A1*30)

=SE(A1=2;10%;30%)

=SE(A1=2;10%;30%)

=SE(A21<>0;B5;B6)

FUNÇÃO PROCV

Possibilita retornar um valor de uma faixa de células (tabela) digitada na planilha, com base em um valor (item) também digitado em uma célula da planilha. O item é procurado na tabela no sentido vertical, de cima para baixo. Quando for encontrado, o ponteiro de procura desloca uma quantidade de células para a direita e, então, o valor é retornado ao local em que foi digitada a função.

SINTAXE:

=PROCV (Item a procurar;Faixa da tabela;Colunas a deslocar)

Item a procurar: uma referência de célula, valor ou texto que se deseja procurar.

Faixa da tabela: a faixa em que está digitada a tabela.

Colunas a deslocar: a quantidade de colunas (células para a direita) que o "ponteiro de procura" irá deslocar quando encontrar o valor que está sendo procurado. Para deslocar uma coluna, deve-se digitar o número 2, duas colunas, o número 3 e assim por diante.

FUNÇÃO PROCH

Esta função retorna um valor de uma faixa de células (tabela) digitada na planilha, com base em um valor (item) também digitado em uma célula da planilha. O item é procurado na tabela no sentido horizontal, da esquerda para a direita. Quando for encontrado, o ponteiro de procura desloca uma quantidade de células para baixo e, então, o valor é retornado ao local em que foi digitada a função.

SINTAXE:

=PROCH (Item a procurar;Faixa da tabela;Linhas a deslocar)

Item a procurar: uma referência de célula, valor ou texto que se deseja procurar.

Faixa da tabela: a faixa em que está digitada a tabela.

Linhas a deslocar: a quantidade de linhas (células para baixo) que o "ponteiro de procura" irá deslocar quando encontrar o valor que está sendo procurado. Para deslocar uma linha, deve-se digitar o número 2, duas linhas, o número 3 e assim por diante.