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Como Transformar em Realidade Projetos de BPM Schulz Um Caso de Sucesso

Juciara Ferreira de OliveiraAnalista de Enterprise Content Management

Agenda

Institucional Schulz;

Cenário de Tecnologia;

Marcos em ECM/BPM;

Critérios de Escolha da Solução Atual;

Cenário Atual;

Case l : Solicitação de Alteração de Processos

Produtivos;

Case ll : Solicitação de Investimentos;

Barreiras e Fronteiras;

Oportunidades;

Momento : Solicitação de Cotação.

Institucional Schulz A Schulz S. A. é uma empresa 100% brasileira, com atuação

internacional. Presente em mais de 70 países Iniciou suas operações em 1963 com 26 trabalhadores, e hoje

conta com mais de 2.750 pessoas que atuam nas duas unidades industriais,

Conta com um complexo industrial de 76 mil m² de área construída num terreno de 359 mil m² - grande parte coberta com vegetação nativa preservada.

Faturamento anual: ?

Mercado: Compressores de Ar Tratamento de Ar Motobombas e Lavadoras Ferramentas Hobby e Residencial

Schulz Compressores

Schulz Automotiva

Mercado: Caminhões e ônibus Implementos rodoviários Máquinas agrícolas e equipamentos de construção Produtos Aftermarket

Cenário de Tecnologia ERP: Datasul EMS, 1880 usuários HCM: Datasul EMS, 130 usuários Qualidade: 1574 usuários BI: 35 usuários Comércio Exterior: 52 usuários

2006

2011

2012

Marcos em ECM/BPM

Solução II – Adoção de

ECM/BPM para

cenário mais

robusto e

corporativo...

Solução I – Início das

atividades em

ECM/BPM...

Processo de escolha da

TERCEIRA solução...

Marcos em ECM/BPM

Solução I (2006 – 2010) – Inicio das atividades em

ECM/BPM

Implantação de ferramenta de ECM/BPM na Schulz em 2006;

Mais de 20 processos automatizados;

Destes, cerca de 50% foram desativados até 2010;

Neste mesmo ano ocorreu atualização de versão da

ferramenta, onde alguns processos permaneceram na versão

antiga, outros migraram para a nova versão;

Em março/2011 o fornecedor encerrou o suporte à versão

antiga.

Marcos em ECM/BPMSolução II (2011) – Adoção de ECM/BPM para cenário mais robusto e corporativo:

No início de 2011, surgiu a necessidade de buscar uma nova ferramenta que atendesse às necessidades da Schulz.

O software utilizado até então apresentava instabilidades, problemas de performance e o suporte era terceirizado.

Durante este ano algumas ferramentas foram analisadas e optou-se pela aquisição de um produto bastante robusto.

O objetivo inicial era automatizar o processo de Solicitação de Orçamento da unidade Automotiva.

Porém, durante o levantamento a mudança de requisitos se tornou constante e com a impossibilidade de gerar estimativas com assertividade quanto ao escopo, o projeto foi declinado em agosto de 2012.

Marcos em ECM/BPMHora de parar pra pensar – o jogo precisa mudar:

Alta desconfiança do Board de Executivos da empresa; Dificuldade para aprovação de qualquer tipo de investimento

ligado a ECM/BPM; Desconfiança por parte das áreas envolvidas que esse tipo de

projeto pode trazer retorno pra organização;

Estratégia:

Resultado rápido; Agregar valor antes de solicitar investimentos; Mostrar que é possível SIM, retorno rápido com investimento

baixo;

A CONTRATAÇÃO de uma TERCEIRA solução;

Critérios de Escolha da Nova Solução Atual

Marcos em ECM/BPM

Solução Atual (2012 – 2013) – Hora de virar o jogo:

Em 2012, ainda em busca de uma solução a Schulz adquire novo produto para gestão de seus processos.

Módulos Utilizados

Cenário Atual

Tempo: Em 10 meses 10 processos mapeados,

automatizados, documentados e os envolvidos treinados.

Destes, 2 são de alta complexidade;

Áreas cliente: controladoria, qualidade, contabilidade, TI e

RH;

Número de Usuários: Mais de 570 usuários;

KPIs: Cerca de 13 indicadores de performance disponíveis;

Volume: Mais de 1200 solicitações registradas;

Cenário Atual

“Casa de ferreiro, espeto de aço e inox...”

Os processos produtivos da Unidade Automotiva necessitavam de melhorias de qualidade, produtividade e redução de custos que permitissem: aprovações e comunicação para todos os envolvidos, considerando que a qualidade do produto deve ser mantida ou melhorada.

Mais de 120 participantes de diversas áreas (comercial, engenharia, qualidade, lean manufacturing, produção, ferramental, etc);

Cerca de 20 atividades; Integração com o ERP; Comunicados por e-mail; Conformidade com norma regulamentadora (ISO TS 16949);

Case I: Solicitação de Alteração de Processos Produtivos

Primeira modelagem do processo em 2008;

Algumas solicitações foram registradas até o início de

2010;

Em 2010 foi reformulado na atualização de versão da

ferramenta utilizada na época;

E descontinuado 9 meses depois por resistência de

algumas áreas, problemas de performance e falta de

flexibilidade da ferramenta.


Em abril de 2013 uma nova versão do processo foi implantada.


Processo em Execução:


Resultado:

Aproximadamente 70 processos alterados em 4

meses;

Passou por auditoria interna de qualidade em

agosto/2013 e foi APROVADO...


Processo para registro de solicitações e aprovações de

investimentos.

Case II : Solicitação de Investimentos


Processo em Execução:

Áreas participantes: controladoria, gerência,

superintendência e diretoria;

Utilizado na Schulz desde 2007;

Disponível na solução atual desde 01/08/2013;

Possui integrações de leitura e escrita com o ERP;

Já conta com 100 (se continuar nesta média pode

dobrar até o dia do evento – atualizar o número)

solicitações registradas..

Mais de 4 milhões de reais

movimentados....


Percepção dos gestores do processo no cenário atual:

“Melhor visualização e gestão dos processos de

aprovação...”

“Agora temos domínio dentro de casa para correção e

manutenção... quando necessário”


Barreiras e Fronteiras

Substituição de três ferramentas utilizadas para

automatização de processos por apenas uma;

Resistência por parte de áreas com experiências negativas;

Desconfiança no “novo”;

Medo da mudança;

Conscientização de participantes de processos quanto a

prazos de tarefas.

Oportunidades

Efetivamente gerenciar processos, e não apenas

automatizá-los;

Possiblidade de gerar relatórios, indicadores e gráficos

(nos cenários anteriores estes itens não foram

considerados);

Reduzir custos;

Delegar tarefas;

Evitar desperdícios.

Momento atual – Projeto de automatização do Fluxo de Cotação da Unidade Automotiva

Momento – Fluxo de Cotação unidade Automotiva

Processo para registro de solicitações de cotação e

geração de proposta comercial para o cliente.

Automatizado desde 2006 na primeira solução;

Com o passar dos anos identificou-se alguns gaps no

processo:

1) Falta de memórias de cálculo sobre orçamentos

realizados;

2) Informação desestruturada, uso de muitas planilhas

em paralelo;

3) Falta de cálculo e revisão de prazos;

4) Dados gerenciais que facilitem o apoio decisório.

Em 2011 após tentativa de reengenharia do processo e mudança de ferramenta o cenário era: Frustação da equipe pelas sucessões de ferramentas; Insegurança quanto à limitações funcionais por falta de

flexibilidade da ferramenta anterior; Falta de visão consolidada do negócio, GAPS de fluxo e de

requisitos – visão definitiva do escopo e do COMO; Impossibilidade de gerar estimativas com assertividade

quanto ao tamanho do projeto; Estimativa baseada sobre visibilidade superficial do

processo atual (AS IS); Comunicação constante de mudança de requisitos.


Estratégia adotada: Trabalhar com a visão e foco na solução final... Correlação com metodologias de mercado na realidade da

indústria: Do Lean: fluxo de valor, gestão visual, trabalho em equipe e

envolvimento; Do TQM: comunicação organizacional vertical e horizontal,

aumento de confiança dos clientes, racionar e decidir com base em fatos e dados;

Do BPR: eficiência e eficácia; Do Seis Sigma: redução na variação dos processos de

orçamentos.

Características: Convergência de conceitos para um único objetivo; Realidade da previsibilidade da indústria no mundo do

software (Conhecimento para excelência e geração de indicadores de gestão);

Consolidação da visão do negócio.


582 horas de trabalho

durante 3 meses;

21 pessoas envolvidas

diretamente;

Documento de

especificação homologado

com todos os envolvidos com

aproximadamente 95 páginas

de requisitos.


Resultados:

Estruturação das informações e tirá-las das “ilhas de

informação”


Transformando informação não estruturada em estruturada.

Visão e acompanhamento real da localização e performance das cotações.


Possibilidade de gestão visual dos orçamentos.


Possibilidade real de análise de melhorias e reengenharia

de processo através de geração de histórico (BPR e melhoria

contínua - PDCA);

Contemplou o fluxo na visão de pacotes que atualmente

é realizado de forma 100% “desestruturada”;

Visibilidade de alocação das pessoas;

Manutenção das memórias de cálculos e das simulações

de preço geradas no orçamento.


Projeto em andamento com duração prevista de 6

meses com uma equipe de 5 pessoas com término

para março/2014...


Próximos passos - Propostas de novos Projetos:

Termo de Abertura de Projeto;

Aprovação de Viagens;

Distribuição de Desenhos (engenharia);

Aprovação de Amostra de Fornecedor;

Terceirização de Serviços Produtivos;

Solicitação de Treinamentos;

Cadastro de Itens.

Oportunidades

Obrigada!Juciara Oliveira

[email protected]

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