como fazer uma reunião ser produtiva na empresa

A COMUNICAÇÃO DIALÓGICAComunicação Empresarial,

Técnicas de Entrevista e Reuniões

Prof. Msdo. Mauro de Oliveira

São Paulo, 13 de dezembro de 2010

Como fazer reuniões produtivas?


Primeiras Perguntas•Preciso realmente fazer esta reunião?

•O assunto a ser discutido não pode ser tratado de outra maneira?

•Se a reunião não é sua, pergunte-se: preciso mesmo participar?


Conceito de Reunião•Ato ou efeito de reunir-se, união.

•Acontecimento que proporciona o encontro de diversas pessoas num determinado local;

•Agrupamento de pessoas para tratar de qualquer assunto, encontro.


Ambiente EmpresarialReuniãoReunião é um agrupamento de pessoas para tratar de qualquer tratar de qualquer assuntoassunto, com um fim específico, do qual obtenha-se resultados resultados objetivosobjetivos..


Uma reunião eficaz:Produz o efeito desejado;

Age com eficiência;

Traz bons resultados.


Ok.


Mas... como como fazer? fazer? isso?

Comunicação Empresarial, Técnicas de Entrevista e Reuniões

Você lembra desta imagem?

Fonte: http://vi.sualize.us/tecnoetica

DelimitarDelimitar o tema/assunto


Delimitações...

Devemos conhecer o assunto quando vamos fazer uma exposição;

Enriquecer o tema com exemplos pertinentes;

Ter auto-confiança.


O tempo para exposição deve ser coerente:

início, meio e fim.


Assuntos vastos


Para quem quem vamos vamos falarfalar?


Sobre o público


Assim...Adequamos a linguagem

Selecionamos melhores exemplos

Grau de profundidade do assunto

Atendemos às expectativas

Importante:

Cada pessoa se comporta de forma diferente

diante do mundo.

E quando estão agrupadas realizam ações que não fariam sozinhas.


Na hora marcada!Na hora marcada!

Iniciar a reuniãoIniciar a reunião


Usar palavras positivas, ser motivador, apresentar-se e saudar todos os presentes.

Você está iniciando uma reunião!



Apresentar a agenda

Tipo de reunião

Objetivos

Garantir a participação de todos

Dicas:Dicas:

Cuidado com celularHorários inadequadosCom quem vai participarLocal da ReuniãoFome


E agora?E agora?


Os personagens mais comuns nas reuniões.

Como lidar com eles?


O BelicosoO Belicoso

Não conteste!

Fique calmo

Não o deixe monopolizar a reunião.


O Positivo.É um ponto de apoio.

Contribui com informações positivas e de interesse geral.

Dê voz a ele.



O Sabe Tudo

Deixe-o por conta do

próprio grupo


O FalanteO Falante

Interrompa-o com habilidade.

Limite seu tempo, pois pode

divagar muito!


O AcanhadoO Acanhado

Motive-o com perguntas fáceis sobre algo que já conheça.

Agradeça sempre!


O desinteressadoO desinteressado

Pergunte sobre sua atividade profissional e algo que o interesse.


O DesdenhosoO Desdenhoso

Não critique. Seja hábil.

Diga: Sim, mas...

Não justifique diretamente, pois ele busca

autoafirmação no grupo.


O Perguntador O Perguntador PersistentePersistente

Passe suas perguntas para o grupo, para não

se perder.

Mas com cautela.

Atividade PráticaAtividade Prática

Cada reunião tem um novo grupo


Atividade PráticaAtividade Prática1. Grupo Não Fala2. Grupo Incontrolável3. Conversas Paralelas4. Grupo Desmotivado5. Grupo Disperso


Grupo Não FalaGrupo Não Fala

O silênciosilêncio é um dos momentos mais difíceis para o condutor.

Ele pode representar que o grupo está pensando; confuso; cansado; pensando; confuso; cansado; desgostosodesgostoso.


Grupo Não FalaGrupo Não FalaTécnicas:

-Dirija pergunta ao grupo, com “por que”.-Pergunte a quem responderá;-Não responda às suas próprias perguntas de imediato;-Resista à tentação de quebrar o silêncio


Grupo IncontrolávelGrupo IncontrolávelUm clima tensoclima tenso, antipatias, desacordos, rigidez, subgrupos de opiniões divergentes.


Grupo IncontrolávelGrupo IncontrolávelTécnicas:

- Faça uma pausa de ordem na reunião;- Comece a caminhar para chamar a atenção;-Dê um intervalo;-Na volta o grupo pode se acalmar.


Conversas ParalelasConversas ParalelasO condutor deve estar atento às condições de humor condições de humor do grupo.

Deve evitar que fiquem conversando entre si conversando entre si assuntos relacionados ou não com o tema discutido.


Conversas ParalelasConversas ParalelasTécnicas:

-Chamar a atenção para um resumo até o momento;-Pedir para a conversa paralela cessar;-Solicitar a quem está falando expor para o grupo e a opinião de alguém sobre o exposto.


Grupo DesmotivadoGrupo DesmotivadoQuando há consensoconsenso no grupo a reunião terá mais êxitoterá mais êxito.

Pessoas apáticas, caras fechadas e tensões negativas bloqueiambloqueiam o grupo.


Grupo DesmotivadoGrupo DesmotivadoTécnicas:

-Interessar-se pelos motivos da apatia ou descontentamento e analisar aspectos positivos;-Há resistências e queixas? Permita que sejam feitas e, assim, resolvidas;-Use do bom humor;-Mude de assunto.


Grupo DispersoGrupo DispersoO grupo muda a discussão muda a discussão principal. A dispersão é um dos maiores maiores problemas problemas dos condutores de reuniões.


Grupo DispersoGrupo Disperso

Técnicas:

- Siga um roteiro;-Peça tempo e resuma o que já foi dito-Avise quando um assunto não for da pauta;-Utilize da técnica de pergunta dirigida se a discussão se referir ao assunto em pauta.


EncerramentoEncerramento• A conclusão deve ser uma síntese

objetiva.• Agradeça a todos os participantes.• Termine no horário programado.


Uma boa reunião Uma boa reunião depende mais de quem depende mais de quem

a preside do que do a preside do que do tema a ser discutido.tema a ser discutido.


Dúvidas?


Muito obrigado!Prof. Msdo. Mauro de Oliveira

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