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EXCEL

TABELAS DINMICAS

(TPICOS ABORDADOS NAS AULAS DE INFORMTICA II)

Curso de Gesto Comercial e da Produo Ano Lectivo 2002/2003

Por: Cristina Wanzeller / Jorge Loureiro

Informtica II Gesto Comercial e da Produo

NDICE

1. INTRODUO...................................................................................................................................2

2. O QUE SE PODE FAZER RECORRENDO A TABELAS DINMICAS ....................................2 2.1 ANALISAR DADOS RAPIDAMENTE.......................................................................................................2 2.2 MOSTRAR SOMENTE DETALHES QUE SE QUER VISUALIZAR.................................................................3 2.3 ALTERAR RAPIDAMENTE ESTRUTURA DE VISUALIZAO DOS DADOS.................................................4 2.4 CRIAR GRFICOS QUE SE ALTERAM EM FUNO DOS DADOS E ESTRUTURA DA TABELA .....................4 3. COMO SE ORGANIZAM OS DADOS NUMA TABELA DINMICA .......................................5

4. PASSOS PARA CRIAR TABELA DINMICA..............................................................................6

5. ACTUALIZAR ALTERAES DOS DADOS ORIGEM..............................................................9

6. CRIAR GRFICO A PARTIR DE TABELA DINMICA..........................................................10

7. OPTIMIZAR TABELAS DINMICAS .........................................................................................11 7.1 ALTERAR LAYOUT DE TABELAS DINMICAS....................................................................................11 7.2 TRABALHAR COM TOTAIS.................................................................................................................16 7.3 FORMATAR TABELA DINMICA .......................................................................................................18 7.4 ALTERAR TIPO DE CLCULO DE DADOS ............................................................................................19 7.5 AGRUPAR ITENS DE CAMPO..............................................................................................................20 7.6 ORDENAR ITENS...............................................................................................................................22

Informtica II Gesto Comercial e da Produo

Informtica II Cap. II - Excel Tabelas Dinmicas Pg. 2

TABELAS DINMICAS

1. Introduo As tabelas dinmicas, TD, podem ser definidas da seguinte forma: So tabelas interactivas que resumem elevadas quantidades de dados, usando a estrutura e mtodos de clculo especificados. uma ferramenta de anlise de dados que produz o resumo de registos num formato tabular conciso.

2. O que se pode fazer recorrendo a Tabelas Dinmicas

2.1 Analisar dados rapidamente As TD permitem organizar dados e calcular informao resumida utilizando categorias (campos) e funes resumo (soma, mdia, etc).

Na Figura 1 encontram-se os dados dos valores das vendas e das respectivas unidades vendidas por Trimestre, Ms, Regio, Distrito e Representante.

Trimestre Ms Regio Distrito Representante Vendas Unidades 1T Jan centro Viseu r3 825 275 1T Jan centro Viseu r1 828 276 1T Jan norte Braga r2 2619 563 1T Jan norte Porto r1 1689 873 1T Fev centro Viseu r1 2235 745 1T Fev norte Braga r2 1191 397 1T Fev norte Porto r3 2868 956 1T Mar centro Viseu r1 1296 432 1T Mar centro Viseu r3 2622 874 1T Mar norte Porto r2 2862 954 1T Mar norte Braga r2 3862 1287 2T Abr centro Viseu r1 1626 542 2T Abr norte Braga r2 2952 984 2T Abr norte Porto r3 2178 726 2T Mai centro Viseu r1 2559 853 2T Mai norte Braga r2 2436 812 2T Mai norte Porto r3 3369 1123

Figura 1- Lista de dados


Para analisar rapidamente os valores e unidades das vendas de cada representante por ms e por trimestre poderamos gerar a seguinte tabela dinmica.

Trimestre (Todos) Soma de Vendas Representante Ms r1 r2 r3 Total global Jan 2517 2619 825 5961 Fev 2235 1191 2868 6294 Mar 1296 6724 2622 10642 Abr 1626 2952 2178 6756 Mai 2559 2436 3369 8364 Total global 10233 15922 11862 38017

Figura 2 - Tabela dinmica com campos Trimestre, Representante e Ms respectivamente em pgina, em coluna e em linha

2.2 Mostrar somente detalhes que se quer visualizar possvel escolher itens e nvel de detalhe a visualizar. A tabela dinmica da Figura 2 pode ser alterada: escondendo itens r1 e r3; aumentando um nvel de detalhe, colocando distrito em linha, conforme se pode verificar na

Figura 3.

Trimestre (Todos) Soma de Vendas Representante Distrito Ms r1 r2 r3 Total global Braga Jan 0 2619 0 2619 Fev 0 1191 0 1191 Mar 0 3862 0 3862 Abr 0 2952 0 2952 Mai 0 2436 0 2436 Braga Total 0 13060 0 13060 Porto Jan 1689 0 0 1689 Fev 0 0 2868 2868 Mar 0 2862 0 2862 Abr 0 0 2178 2178 Mai 0 0 3369 3369 Porto Total 1689 2862 8415 12966 Viseu Jan 828 0 825 1653 Fev 2235 0 0 2235 Mar 1296 0 2622 3918 Abr 1626 0 0 1626 Mai 2559 0 0 2559 Viseu Total 8544 0 3447 11991 Total global 10233 15922 11862 38017

Figura 3 - Tabela dinmica com o campo Trimestre em pgina, os campos Distrito e Ms em linha e o campo Representante em coluna


2.3 Alterar rapidamente estrutura de visualizao dos dados As categorias podem ser arranjadas em funo da anlise desejada. possvel mover o campo distrito para uma orientao em coluna, resultando a tabela dinmica da Figura 4. Trimestre (Todos) Soma de Vendas

Distrito Representante

Braga Braga Total Porto Porto Total

Viseu Viseu Total Total global

Ms r2 r1 r2 r3 r1 r3 Jan 2619 2619 1689 0 0 1689 828 825 1653 5961 Fev 1191 1191 0 0 2868 2868 2235 0 2235 6294 Mar 3862 3862 0 2862 0 2862 1296 2622 3918 10642Abr 2952 2952 0 0 2178 2178 1626 0 1626 6756 Mai 2436 2436 0 0 3369 3369 2559 0 2559 8364 Total global

13060 13060 1689 2862 8415 12966 8544 3447 11991 38017

Figura 4 - Tabela dinmica com campo Trimestre em pgina, campo ms em linha e campos Distrito e Representante em coluna.

2.4 Criar grficos que se alteram em funo dos dados e estrutura da tabela possvel criar grficos que mostram mltiplos nveis de detalhe da TD. Na figura 5 apresenta-se o grfico gerado a partir da TD da Figura 3 (ver pgina anterior), com os subtotais retirados.

Representao grfica (sem totais)

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Jan

Brag

a

Mar Mai

Jan

Porto Mar Mai

Jan

Vise

u

Mar Mai

Meses/Distritos

Vend

as

r1

r2

r3

Figura 5 - Representao grfica da tabela dinmica da Figura 3 (ver pgina anterior).


3. Como se organizam os dados numa Tabela Dinmica Os dados organizam-se atravs da escolha de campos e em funo dos seus itens. Campos so categorias de dados e correspondem a campos da lista de dados. Itens so subcategorias de um campo que determinam a forma de resumo dos dados. Os dados da Figura 1 contemplam os seguintes campos e itens:

Campos Itens trimestre 1T 2T ms Jan Fev Mar Abr Mai regio Centro Norte distrito Braga Porto Viseu representante r1 r2 r3 vendas unidades

As correspondncias entre os campos e itens dos dados e os elementos da tabela so as seguintes: itens - tornam-se cabealhos de linhas ou colunas campos - tornam-se cabealhos de itens Tipos de campos:

campos linha - campo com orientao em linha; campos coluna- campo com orientao em coluna; campos pgina - campo com orientao em pgina; campos dados - tipicamente com valores numricos a resumir (por defeito atravs da

funo SOMA se os dados forem numricos ou, em caso contrrio, por defeito com funo CONTAGEM)

Os campos linha, coluna e pgina usualmente possuem um nmero limitado de valores.

PGINA

DADOS

COLUNA

LINHA Representante

Distrito

Regio

Ms

Trimestre

Unidades

Vendas

Figura 6 - Esquema do mecanismo de definio da estrutura da Tabela dinmica para os dados da Figura 2.


4. Passos para criar Tabela Dinmica Dados

Relatrio de Tabelas e Grficos Dinmicos => executa o assistente de tabelas e grficos dinmicos, cujos passos se descreve seguidamente;

Passos do assistente:

1 Especificar o tipo dos dados origem, que podem ser:

- Lista ou Base de dados do excel;

- Origem externa => query ( aplicao de acesso a dados que encontra e visualiza dados guardados em tabelas externas, antes de devolver dados ao excel para TD);

- Intervalos mltiplos de consolidao => permite combinar e resumir dados de mltiplos intervalos de diferentes documentos, com cabealhos em linhas e em colunas;

- Dados de outra TD.

2 Especificar a localizao dos dados origem;


3 Onde colocar a tabela dinmica?

-Folha de clculo actual ou nova folha

Botes: Se clicar em esquema

Surge janela em que se permite arrastar os nomes dos campos da lista para os tipos de

campos de TD;

Se concluir, sem seleccionar esquema


Surge o esquema da tabela dinmica na prpria folha, para onde se podem arrastar os campos existentes na janela Tabela dinmica, com o mesmo efeito que o passo anterior.

Resultado da Seleco Efectuada para criar a Tabela Dinmica


5. Actualizar alteraes dos dados origem A forma mais simples de actualizar determinadas alteraes consiste no comando Actualizar Dados que pode ser desencadeado atravs do menu Dados ou atravs do boto ! da barra de ferramentas Consulta e Tabela Dinmica. Contudo, a maior parte das alteraes no so actualizadas atravs deste processo, conforme se descreve seguidamente. Alteraes que podem ser actualizadas recorrendo a Actualizar Dados: alterao do contedo de registos j existentes na lista de dados; remoo de campos ou itens na lista de dados; itens novos ou alterados nas linhas e campos j existentes na lista de dados.

Exemplo 1:

Utilizando os dados da Figura 1 e alterando o ms do ltimo registo da lista para Jun, gerado um novo item que altera a estrutura da tabela. A actualizao desta alterao pode ser concretizada atravs do comando Actualizar Dados. Alteraes no actualizadas atravs de Actualizar Dados: insero de novos campos na lista de dados; insero de novos registos na lista de dados; A insero de novos campos ou registos alteram a dimenso da lista de dados origem utilizada pela TD, sendo necessrio proceder sua redefinio. Para redefinir a rea de localizao dos dados necessrio proceder da seguinte forma: posicionar o cursor na TD; utilizar o boto assistente de tabela dinmica da janela Tabela Dinmica, para ter acesso

ao assistente de TD; utilizar o boto


6. Criar Grfico a partir de Tabela Dinmica Os aspectos a ter em conta na elaborao de grficos a partir de uma TD so: As alteraes do layout da TD, tais como ocultar itens, mostrar detalhes ou reorganizar

campos, so reflectidas no grfico; No se pode representar campos pgina mas sim pginas individuais (o boto Mostrar

pginas, gera pginas individuais) => no incluir na rea a representar graficamente campos pgina;

Para obter bons resultados: - a TD no deve ter mais do que 2 campos linha e 2 campos coluna; - os totais e subtotais devem ser apagados;

Os itens so usados como categorias e nomes de sries do grfico da seguinte forma: - categorias => utiliza campos da orientao onde n de campos maior; - campos no interiores tornam-se categorias de nvel superior (Observando o grfico

da Figura 5 (pg. 4) visualiza-se a existncia de dois nveis de categorias, nomeadamente, no nvel inferior, os meses, e no nvel superior os distritos).


7. Optimizar Tabelas Dinmicas

7.1 Alterar layout de Tabelas Dinmicas Acrescentar campos TD Posicionar cursor na TD; aceder ao 3 passo do assistente de TD; arrastar o nome do campo da lista para o tipo de campo de TD desejado.

Exemplo 2:

Adicionando o campo distrito, em linha, tabela dinmica da Figura 2 (pg. 3) obtm-se a Tabela Dinmica da Figura 3 (pg. 3). De referir que neste caso, o distrito adicionado como um campo exterior porque foi deslocado para uma posio acima do campo ms. Adicionar campos linha ou coluna interiores para adicionar detalhes a um item

arrastar para a orientao pretendida o item que for suposto acrescentar.

Exemplo 3:

Recorrendo TD da fig. 7 ( esquerda) e detalhando as vendas dos meses por distrito, ficaremos com a tabela dinmica apresentada direita.

Figura 7 - Tabela dinmica da Figura 2 com detalhe no item Jan

Adicionar campos de dados Os campos de dados so adicionados da mesma forma que os restantes campos. Os aspectos a ter em considerao na utilizao de campos de dados so os seguintes: podem existir vrios campos de dados diferentes; os campos de dados podem estar duplicados, ao contrrio dos restantes tipos de campos; os campos de dados podem usar funes resumo diferentes; tem de existir pelo menos um campo de dados.


Remover campos Linha, Coluna e Pgina A remoo de um campo linha, coluna ou pgina pode ser efectuada recorrendo a vrios processos alternativos descritos seguidamente. (1 processo) Seleccionar um campo na TD arrastar para fora da rea da TD

(2 processo)

- seleccionar uma clula da tabela dinmica

- aceder ao assistente - aceder caixa de

dilogo de Esquema de tabelas e grficos dinmicos

- arrastar para fora os campos que no interessem

Remover campos de dados adicionais (tem de ficar pelo menos 1 campo de dados) Utilizar o 2. processo (imediatamente atrs) Esconder um item de um campo linha, coluna ou Pgina

- Seleccionar o campo

- Aceder ao menu de contexto

- Ocultar

Figura 8 - Tabela dinmica com item Porto oculto


Esconder um item ou visualizar um item anteriormente ocultado Faa clique sobre a seta que se encontra direita do campo para o qual pretende mostrar ou ocultar itens. Seleccione a caixa de verificao para cada um dos itens que pretende mostrar e desmarque a caixa de verificao para cada um dos itens que pretende ocultar. Neste caso, tornmos a ver o item Porto, ocultado anteriormente. Esconder e mostrar detalhes Processo 1

Duplo clique no item cujos detalhes se pretende ocultar Processo 2

Seleccione o item de que pretende ocultar os detalhes (neste caso as vendas por distritos)

Abra o menu de contexto e seleccione agrupar e destacar Seleccione ocultar detalhe Para mostrar detalhes selecciona-se a opo mostra detalhes

Depois de escondidos os detalhes de um determinado item de nvel inferior, com duplo clique nos item de nvel superior (de que depende o item de nvel inferior oculto), ir ocultar os detalhes desse item (repete a operao ocultar executada anteriormente)

Figura 9 - Tabela dinmica com detalhes dos itens dos distritos correspondentes ao ms de Janeiro ocultos


Alterar a orientao de um campo linha, coluna ou pgina arrastar o campo alterando a sua orientao ou executar a mesma operao no assistente das tabelas e grficos dinmicos assistente.

Alterar a posio de um item possvel alterar a ordem dos itens da seguinte forma: seleccionar o item e aproximar o cursor no canto superior direito at este ficar com aspecto de seta depois arrastar para o item para a posio desejada Alterar a orientao de dados com mltiplos campos de dados Se a TD tem mais do que um campo de dados ento existe um campo com o nome dados que pode ser arrastado para alterar orientao dos dados. Contudo, os campos de dados no podem

ser movidos para a orientao pgina.

Exemplo 4:

A TD apresentada na Figura 10 possui dois campos de dados: Unidades e Vendas. Movendo o campo Dados para a orientao em coluna a TD fica com o aspecto da Figura 11.

Figura 10 - Tabela dinmica com mltiplos

campos de dados


Figura 11 - Tabela dinmica com mltiplos campos de dados (aps deslocao do campo dados para a orientao em coluna)

Alterar a visualizao de dados com campos Pgina Para visualizar diferentes pginas na mesma folha de clculo usar a seta drop-down => filtra

dados a visualizar na TD consoante item escolhido Para visualizar pginas em folhas diferentes usar boto Mostrar Pginas (barra de

ferramentas)


7.2 Trabalhar com totais Totais globais - totais de linha ou de coluna Subtotais - valores calculados para itens de linha ou coluna quando existe mais do que um campo na orientao. Os subtotais so calculados, por defeito, para todos os itens de campos no interiores.

Quando criar dois ou mais campos de linha ou de coluna num relatrio de tabela dinmica, o Microsoft Excel apresenta automaticamente subtotais para os campos de linha e de coluna externos. Para campos de linha ou de coluna internos, o Excel apenas apresenta subtotais se os adicionar. Total Global no inclui valores de itens escondidos mas usa dados originais, ou seja, no usa valores de

subtotais usa obrigatoriamente a mesma funo que a rea de dados Subtotais So calculados a partir dos dados origem podem usar uma funo diferente da usada na rea de dados Mostrar e esconder Totais globais Na barra de ferramentas Tabela Dinmica, faa clique sobre tabela dinmica e em seguida sobre opes ou Aceder ao passo 3 do assistente a em opes,

activar ou desactivar totais.


Adicionar ou remover subtotais num relatrio de tabela dinmica

Duplo toque no campo ou menu contexto do campo e seleccionar definies de campo na rea Subtotais seleccionar:

- Automtico => para obter funo resumo por defeito (SOMA) - Personalizados => para escolher outra funo - Nenhum => para retirar subtotais

Adicionar ou remover subtotais em campos interiores

Para apresentar subtotais para um campo de linha ou coluna interno, faa duplo clique no campo pretendido ou no menu de contexto do campo pretendido, seleccionar definies de campos.

Depois, clique sobre Personalizado em Subtotais e, em seguida, faa clique sobre uma funo de sumrio na caixa situada direita.

Para remover subtotais, faa clique sobre Nenhuma em Subtotais.

Para utilizar uma funo de sumrio diferente ou para mostrar mais do que um tipo de subtotal, faa clique sobre as funes de sumrio que deseja utilizar na caixa direita de Personalizado. Consulte uma descrio das funes de sumrio disponveis.


7.3 Formatar Tabela Dinmica Alterar o formato numrico da rea de dados de um relatrio de tabela dinmica

Seleccione uma clula na rea de dados do relatrio de tabela dinmica. Na barra de ferramentas Tabela dinmica, faa clique sobre Definies dos campos. Faa clique sobre Nmero. Na lista Categoria, faa clique sobre a categoria de formato que deseja. Seleccione as opes desejadas e, em seguida, faa clique sobre OK. Para obter ajuda sobre uma opo, faa clique sobre o ponto de interrogao e, em

seguida, sobre a opo.

Notas No relatrio de tabela dinmica, o Microsoft Excel altera o formato de numero de todas

as clulas que pertenam ao mesmo campo de dados que a clula seleccionada. Se o relatrio de tabela dinmica tiver mais do que um campo na rea de dados, ter de formatar cada um dos campos separadamente.

Quando altera o formato de nmeros num relatrio de tabela dinmica que tem um

relatrio de grfico dinmico associado, a formatao dos rtulos do eixo de valores do grfico alterada de forma a utilizar a mesma formatao.


Mudar o nome de um campo ou item de uma Tabela dinmica Faa clique sobre o campo ou item cujo nome deseja mudar.

Escreva um novo nome. Prima ENTER.

Notas

A atribuio de um novo nome no altera os dados de origem Quando muda o nome dos

campos e itens da tabela dinmica, os dados de origem no sero afectados. A atribuio de um novo nome a itens numricos altera-os para texto Quando muda o

nome a um item numrico, o Microsoft Excel formata o item como texto. O Excel armazena valores de texto e valores numricos em separado. Mesmo que restaure o nome original, o item continua formatado como texto e no pode ser ordenado nem agrupado como um item numrico.

7.4 Alterar tipo de clculo de dados => Clculo Personalizado - clculo de clula baseado nos valores de outras clulas da rea de dados. seleccionar clula da rea de dados comando definio dos Campos boto opes >> => acrescenta rea caixa de dilogo (Mostrar dados como, Campo

base e Item base) em Mostrar dados como seleccionar tipo de clculo seleccionar campos e/ou itens em campos base e/ou Item base, tendo em conta funo

escolhida


Tipos de clculo: Diferena de - visualiza dados como a diferena entre o campo e item especificado % De - visualiza dados como % do campo e item especificados Diferena % De - combina os 2 tipos de clculos anteriores, ou seja, utiliza o mesmo mtodo

que a funo Diferena De, mas mostra a diferena como uma percentagem dos dados base Executar total em - visualiza valores acumulados % de linha - mostra os dados de cada linha como uma % do total dessa linha % de Coluna- mostra os dados de cada coluna como uma % do total dessa coluna % de total - Mostra os dados como uma percentagem do total Global de todos os dados ndice - aplica o seguinte mtodo de clculo: (valor_na_clula) * (Total_global) /(total

global da linha)*(total global da coluna)

7.5 Agrupar itens de campo Agrupar itens seleccionados seleccionar itens a

agrupar menu contexto da

seleco feita, opo agrupar e destacar e seleccionar agrupar.

=> adiciona campo de grupo (ex: nome_campo2) e item group1. Os nomes e a orientao do novo campo pedem ser alterados posteriormente.

Exemplo 5:

Recorrendo TD da figura 2, agrupando os itens r1 e r2 obtm-se a seguinte TD.

Trimestre (All) Soma de Vendas Representante2 Representante Agrupar1 r3 Total global Ms r1 r2 r3 Jan 2517 2619 825 5961 Fev 2235 1191 2868 6294 Mar 1296 6724 2622 10642 Abr 1626 2952 2178 6756 Mai 2559 2436 3369 8364 Total global 10233 15922 11862 38017

Figura 12 - Tabela dinmica com itens agrupados


Para formar grupos com restantes itens utilizar o mesmo processo. Desagrupar itens Para desagrupar um grupo [ou vrios grupos]=> seleccionar item de grupo [ou itens de grupo] (ex: Agrupar1, Agrupar2) menu contexto da seleco feita, opo agrupar e destacar e seleccionar desagrupar. Agrupar ou desagrupar itens numricos num campo da tabela dinmica ou do grfico dinmico Utilizado para formar classes quando se coloca campo numrico nas orientaes linha ou coluna. Para agrupar itens numricos, execute os seguintes passos: Seleccione os itens numricos que pretende agrupar Faa clique com o boto direito do rato sobre a seleco, aponte para Agrupar e destacar no menu de atalho e, em seguida, faa clique sobre Agrupar. Na caixa agrupamento, poder indicar o valor inicial e final do grupo e qual o intervalo para definir cada classe. Notas Para desagrupar itens numricos Faa clique com o boto direito do rato sobre o grupo, aponte para Agrupar e destacar no menu de atalho e, em seguida, faa clique sobre Desagrupar. No pode desagrupar um nico grupo num campo numrico; o Microsoft Excel desagrupa todos os grupos para o campo.


Agrupar datas e horas Processo equivalente ao anterior excepto opes de Por que so as seguintes: segundos minutos horas Dias Meses Trimestres Anos Para agrupar datas ou horas, execute um dos seguintes passos: Faa clique com o boto direito do rato sobre o campo que contm os itens de data ou de hora que pretende agrupar, aponte para Agrupar e destacar no menu de atalho e, em seguida, faa clique sobre Agrupar. Se necessrio, escreva o nome do primeiro item a agrupar na caixa Iniciar em e, em seguida, escreva o nome do ltimo item a agrupar na caixa Terminar em. Na caixa Por, faa clique sobre um ou vrios perodos de tempo referentes aos itens do grupo. Para agrupar itens por semanas, faa clique sobre Dias na caixa Por, certifique-se de que Dias o nico perodo de tempo que est seleccionado e, em seguida, faa clique sobre 7 na caixa Nmero de dias. Se assim pretender, pode fazer clique sobre mais perodos de tempo para efectuar o agrupamento, como por exemplo Ms. Agrupar itens de campo Pgina mover campo Pgina para orientao linha ou coluna agrupar itens mover novamente o campo para a orientao pgina

7.6 Ordenar itens Ordenar itens por labels seleccionar itens A ..... Z Ordenar item por valor na rea de dados Seleccionar campo Dados - Ordenar na caixa Ordenar por colocar referncia da clula da rea de dados do item a ordenar escolher ordenao ascendente ou descendente Se for seleccionada uma clula da rea de dados, recorrendo ao boto OPES possvel escolher tipo de ordenao (da esquerda para a direita ou de cima para baixo).


Recorrendo ainda ao boto OPES possvel escolher ordenaes especiais (ex: ordenao por meses).

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