19/03/2015 Comoescolheroscanneridealparaadigitalizaodedocumentos

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Como escolher o scanner ideal ?

Como escolher o scanner ideal ?

Escolheroscanneridealnoumatarefafcil.Nomercado,hmuitasopesdemarcasemodelos,comdiferentesespecificaestcnicas,caractersticas,ramosdeaplicaoecompreosvariados.Diariamente,dezenasdeclientesnoscontatamcomestamesmadvida,portanto,nointuitodeauxililosnatomadadedeciso,sugiroqueacompanhemasdicasaseguir:

1) Pergunta inicial: qual problema se pretende resolver atravs da digitalizao de

documentos?

Operacional?(menospapel,maiseficincia)Financeiro?(maioreficincia,menorescustos)Estratgico?(agilidadedasinformaesalavancandonegcios)Ambiental?(menospapel,maisrvores)Legal?(obrigatoriedadedadigitalizao,porexemplo,atualmentenosegmentoJurdico,ondeosprocessosobrigatoriamentepassaramatramitardeformaeletrnica)Outodasasalternativas?

Apartirdadefiniodoimpactopositivodadigitalizaonoseunegcio,deveseestabelecerumbudget(oramento)paraaquisiodestaferramentaimprescindvelnogerenciamentoeletrnicodedocumentos:oscanner.

2) Defina a frequncia e o volume de documentos que se pretende digitalizar

Nestaetapa,deveseanalisaroperfildedigitalizaodasuaempresa,tempoderesposta,frequnciaevolumedachegadadedocumentosparadigitalizar.Vejagrficoabaixo:

frequncia volume scanner

baixa baixo entrada

baixa alto departamental

alta baixo departamental

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alta alto mdiaproduo

Scannerdeentrada:20ppm,1.000pginas/dia.ExemploScannerdepartamental:25a40ppm,1.500a3.000pginas/dia.Exemplo1.Exemplo2.Exemplo3.Scannermdiaproduo:acimade50ppm,4.000a6.000pginas/dia.Exemplo

1. Suaempresarecebe600folhas(volumebaixo),umavezporsemana(frequnciabaixa).Adquiraumscannerdeentrada.

2. Omesmocasoanterior,pormagoraasimagensprecisamestardisponibilizadasnoservidoremnomximoduashorasapsachegadadosdocumentos.Considereotempogastonapreparaodasfolhas,separaodosprocessos,etc.Nestecaso,sernecessrioadquirirumscannercomumamaiorcapacidade,pois,apesardobaixovolumeebaixafrequncia,otempoderespostacurto,eumscannerdeentradapodenosersuficiente.

Casoopropsitosejaprestarserviosdedigitalizaodedocumentosemregimedeoutsourcingparaoutrasempresas,oucasotenhaumvolumegrandededocumentosadigitalizar,osmodelosseroosdealtociclodiriodeproduo,ealtavelocidade,comoeste.Podeseconsiderartambmalocaodescannersdemaiorproduo,quandoosprojetosforemdetirocurto.

Definaesteparmetrocommuitocuidado,poisointuitoodeseevitarumacompraerrada,ondeOUadquireseummodelomuitosuperior,OUmuitoinferioraonecessrio.

Casosuaempresatenhaumlegadodocumentalmuitogrande(centenasdemilharesdedocumentos),considerecontratarumaempresadeconsultoriaparaorientarnoprojeto,poisestescostumamserlongosemaiscomplicados.NossaConsultoria.

3) Definindo a resoluo optica

Aresoluoptica(dadaemd.p.i.oupontosporpolegada)umparmetrotcnicodoscanner,oqualdefineaprecisocomaqualoequipamentoircapturarasimagens.Logo,quantomaioraresoluo,maioranitidezdaimagemobtida,porm,maiorotempodevarreduraemaiorotamanhodoarquivo(emKBytes).Destaforma,devesebalanceararesoluoparaqueseobtenhaomelhorcustobenefcioentrevelocidade,tamanhodoarquivoequalidade.

Osscannersdedocumentosdomercadocostumamcontarcomat600dpideresoluooptica,porm,dificilmentesernecessrioutilizarsemaisde300dpiemumprocessodedigitalizaodedocumentos.

4) Definindo o formato do documento e tipo (A4, Ofcio, A3? Tipo encadernado, livros, folhas

soltas, cartes, documentos espessos?)

Esteitemmuitoimportante,poisumscannerA3podecustarat10vezesmaisdoqueumA4.

Lembrese:oformatoA3maiordoqueoA4.UmscannerA3podedigitalizarumdocumentoA4,masocontrrionoverdadeiro.

ParadocumentosfolhassoltasA4:scannercomalimentadorautomtico(ADF)Paralivros,documentosencadernadosoumuitoespessos:scannerdemesa(flatbed)ParafolhassoltasElivros,documentosencadernadosoumuitoespessos:scannercomADFemesaplana(flatbed)

5)Velocidadedadigitalizao

Dadaempginasporminutoouppm.Scannersatualmentevariamde20ppma250ppm,logo,oqueirdefiniravelocidadeafinalidadeedisponibilidadedeinvestimento.Obviamente,paramaioresvolumesdirios,sugerimosescolherumscannercommaiorvelocidade.Paraumusodepartamental,noescritrio,modelosde20a40ppmsomaisdoquesuficientes.

6) Simplex (somente frente) ou Duplex (frente e verso em nica passada)

Atualmente,aconselhamososclientesaadquiriremscannersduplex,pois,almdapoucadiferenadepreos,orecursoduplexmuitotilparaseevitarduplicarotrabalho,casotenhadedigitalizardocumentoscomfrentee

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versoalmdisso,hpouqussimasopesdescannerssimplexnomercado.

7) Formato de sada (arquivo tipo TIF, JPG, PDF, PDF pesquisvel)

Definaotipodearquivodesada,ouseja,comoasimagensdosdocumentosserosalvas,deacordocomosrequisitosdoseuprojeto.Atualmente,agrandemaioriadosfabricantesoferecescannersesoftwaresdecapturaquepermitemquesesalveosarquivosnosprincipaisformatosdomercado,sendohojepredominanteopadroPDF(PortableDocumentFormat).

8) Analisar e definir estrategicamente quais recursos do software de captura so necessrios

Recursoscomoeliminaoautomticadeversoembranco,OCR,remoodefuros,automelhoriadasimagens,leituradecdigodebarras,auxiliamnamelhoriadaprodutividade,poisevitamreprocessamentodasimagensecontroledequalidade.Apenaslembresedeque,quantomaisfunesativas,maioraexignciadeprocessamentoparaoscannermontaraimagem,ouseja,maisrecursosdememriaeprocessamentodeverpossuirocomputadordetrabalho,ondeoscannerestarconectado.

9) Pr-requisitos fundamentais a se ter em mente na digitalizao de documentos

Emvirtudedoscannerviaderegraprocessargrandesquantidadesdedocumentos,osresduospresentesnopapel,comoafuligem,p,sujeiraetonerfatalmenteiropararnointeriordoscanner,portanto,hanecessidadedelimpezapreventivaperidicabsica,quepodeserrealizadapelousurio,utilizandopanolevementeumedecidocomlcoolisoproplico,aplicadosobreaslentes,roletesdeborracha,padsdeseparao,ecarenagens.Aquitemosumvdeocomumexemplodemanutenobsica.

Ateno:Nuncatentedesmontaroequipamento!!!Amanutenoavanadadeversempreserrealizadaporumtcnicoespecializado.

10) Preparao dos documentos etapa importante na digitalizao de documentos

Outrofatorquefaztodaadiferenaapreparaoprviadosdocumentos,antesdeinserlosnoscanner.Naetapadepreparao,osdocumentosdevemserarejados,separadosmanualmente,devemserremovidositensquepossamdanificaroscanner,comogrampos,clipes,postits,sujeiras,devendoserreparadasasfolhasdanificadas,rasgadas,evitandoquemateriaissedesprendamdafolhaefiquemalojadosnointeriordoequipamento.

Esperoqueoposttenhasidodeutilidadeavoc.Quaisquerdvidas,crticasousugestes,porfavor,entreemcontatoaqui.

Eng.RodrigoRossoniRibeiro,CDIA+CEOdaFastScanService

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