SCRIPT: Como criar ou inserir um documento em um processo?

Passo

Ação na tela Narração

1 No não existe a possibilidade de gerar um documento que não esteja vinculado a um processo. Portanto, para se criar um documento, antes é necessário criar um processo ao qual o documento pertencerá.

2 Uma vez iniciado o processo, para criar ou inserir um documento o usuário deverá ir à tela de “Controle de Processos” e selecionar o processo (recebido ou gerado) no qual deseja incluir um novo documento

3

Clicar no ícone “Incluir Documento” que apresentará a tela “Gerar Documento”.

4Na tela “Gerar Documento” serão apresentados os tipos de documentos já utilizados pelo setor, mas é possível visualizar os outros tipos disponíveis clicando

no ícone “Exibir todos os Tipos”. Nesse caso, todos os tipos de processos serão apresentados, além dos

mais utilizados pelo setor. O ícone “Exibir apenas os tipos já utilizados pela unidade” será apresentado e caso se deseje visualizar apenas estes, o usuário deverá clicar nesse ícone. Caso não encontre o tipo de documento desejado entre em contato com o Gestor do

.

5A janela do editor de texto do pode ser bloqueada pelo bloqueador de pop-ups do navegador. Caso isso ocorra, a janela não irá aparecer até que o usuário desative o bloqueador de pop-ups do navegador de internet. O usuário deverá desabilitar o bloqueio de pop-ups dos navegadores e sempre atualizar a versão do navegador, especialmente do Firefox.

6Esse é o momento de informar se deseja inserir um documento “Externo” (já existente em formato papel ou arquivo gerado eletronicamente fora do sistema) ou se deseja iniciar um documento dentro do .

7Para documentos textuais (internos) o usuário deverá usar o editor de texto do , para tanto basta escolher o tipo.

Cada “Tipo de Documento” tem uma formatação que lhe é própria, portanto atenção na escolha do tipo de documento que pretende produzir.

Os tipos de documentos podem ser padronizados. Caso existam formulários ou documentos que devam ser usados como um formato específico por toda a Embrapa, solicite ao Gestor do a sua inclusão.

8O usuário poderá usar a opção “Externo” quando se tratar de um documento de origem externa à Embrapa ou que esteja em um formato de arquivo que não seja de edição de texto (PDF, XLS, JPEG, MP3, etc).

Para que a busca de informações referentes aos documentos digitalizados (PDF) não seja prejudicada é fundamental que todos os documentos em PDF inseridos no SEI passem por processo de OCR antes de sua inclusão no sistema.

9Ao escolher o “Tipo de Documento” o apresentará uma das seguintes telas. Quando escolhido qualquer tipo de documento internos sera apresentada a tela gerar documento. Quando escolhido externo, será apresentada a tela registrar documento externo

10a) Para os “Tipos de documentos internos” o apresentará três opções de “Texto Inicial” para a escolha do usuário:

“Documento modelo”: permite ao usuário escolher um modelo de documento previamente definido como favorito.

“Texto padrão”: permite ao usuário escolher um “Texto Padrão” previamente elaborado. Como, por exemplo, uma declaração de residência.

“Nenhum”: permite ao usuário produzir o texto livremente, tendo que observar apenas as regras de tabulação do tipo de documento escolhido

11Nenhum

A opção “Nenhum” possivelmente será a mais usada pelos usuários, por esse motivo vamos começar por ela.

1. Clicar na opção “Nenhum”.2. Preencher os seguintes campos:

O campo descrição é opcional, assim como assim como os campos interessados, destinatários, e observações da Unidade. Embora o sistema não exija o preenchimento desses campos, eles são importantes para a pesquisa de documentos no sistema, sendo extremamente desejável o seu preenchimento. Sugerimos a adoção de padrões de preenchimento pelas unidadesO campo classificação por assuntos: Em regra, os documentos assumirão a temporalidade dos processos em que forem inseridos. No entanto, pode haver casos em que um documento de maior temporalidade seja inserido em um processo de menor temporalidade. Nestes casos, o processo deverá assumir a temporalidade do documentoNível de acesso: campo obrigatório e diz respeito aos requisitos de restrição e sigilo às informações do documento. Para tanto deverá ser observado o disposto na Lei 12.527 e demais dispositivos legais. Nesse campo deverá ser escolhida uma das opções:Público (quando se tratar de informações de acesso público e irrestrito).Sigiloso (quando se tratar de informação submetida temporariamente à restrição de acesso público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado, e aquelas abrangidas pelas demais hipóteses legais de sigilo previstas na Lei 12.527).Restrito (quando se tratar de informações que deverão ter acesso limitado aos setores por onde tramitar o processo ou se tratar ,de informação pessoal).Atenção! Para os documentos sigilosos e restritos é obrigatório informar o motivo da restrição (hipótese legal). Caso não esteja relacionada à hipótese legal indicada, o usuário deverá solicitar a inclusão ao gestor do . Um documento sigiloso contamina o processo a

que pertence, tornando este automaticamente sigiloso.

12 Após preencher todos os campos obrigatórios clicar em “Salvar”. Será apresentada a tela a seguir, na qual o usuário deverá digitar o teor do documento. Nas seções em cinza se encontram as informações não editáveis.

13 3.

14 1. Na escolha da opção “Documento Modelo”, o usuário deverá informar o “número SEI” (número do documento que se pretende usar como modelo - esse número é apresentado sempre do lado direito do documento na árvore do processo); ou clicar na opção “Selecionar nos Favoritos”, escolher o modelo desejado e marcar a opção “Selecionar este modelo”.

15 2. Em seguida preencher os campos: “descrição”, “interessado”, “destinatário”, “observações da unidade” e selecionar o “Nível de acesso” e a opção “Confirmar dados”, conforme descrito nas orientações da escolha de “Nenhum”.3. O apresentará uma janela com o documento, o qual o usuário poderá editar. Nas seções em cinza se encontram as informações não editáveis.Ao concluir a edição do documento selecionar a opção “Salvar”.

16Texto padrão

1. Nesse caso, o usuário deverá marcar a opção “Texto Padrão” e escolher uma das opções

apresentadas (Ex.: declaração de residência).

Atenção! Para escolher um “Texto Padrão” o texto deverá ter sido criado anteriormente..

Preencher os campos: descrição, interessado, destinatário, observações da unidade e selecionar o “Nível de acesso” e a opção “Confirmar dados”, conforme descrito nas orientações da escolha de “Nenhum”.

O apresentará uma janela com o documento, o qual o usuário poderá editar. Nas seções em cinza se encontram as informações não editáveis.

Ao concluir a edição do documento selecionar a opção “Salvar”.

17Para os documentos externos, o usuário deverá preencher:

Data do documento: campo obrigatório - informar a data do documento.Tipo do documento: campo obrigatório - informar o tipo do documento.Número/nome na árvore: campo não obrigatório - informar o número se o documento já existir em

outro processo.Tipo de conferência: campo não obrigatório - informar se o documento objeto de digitalização é um documento original ou cópia, e o tipo de autenticação. Esse campo só precisa ser preenchido no caso de documento externo.Remetente: campo não obrigatório - quando se tratar de documento externo à Embrapa informar o remetente (que produziu o documento), optando-se sempre pelo nome do Órgão, Empresa, Instituição e não pelo seu

representante.Interessado: campo não obrigatório - quando se tratar de documento externo à Embrapa informar o interessado (a quem diz respeito o documento), optando-se sempre pelo nome do Órgão, Empresa, Instituição e não pelo seu representante.Observações desta unidade: campo não obrigatório e possibilita que sejam inseridas informações adicionais que possam dar maior clareza à indexação do documento e facilitar sua recuperação. Nesse campo podem ser inseridas informações como: número do projeto de pesquisa que o processo se refere, número do processo de compra, tipo de licitação etc.Nível de acesso: campo obrigatório e diz respeito aos requisitos de restrição e sigilo às informações do documento. Para tanto deverá ser observado o disposto na Lei 12.527 e demais dispositivos legais. Nesse campo deverá ser escolhida uma das opções:

Para incluir o arquivo digital de documento externo ao , o processo é semelhante ao de anexar um

documento no correio eletrônico Zimbra. Basta ir em “Escolher arquivo” e buscar no computador o arquivo desejado, selecionar a opção “Abrir” e o arquivo será visualizado no .

O não permite a inclusão de arquivo com nomes com caracteres especiais (não podem haver palavras acentuadas, cedilha ou outros caracteres que não sejam, letras apenas), portanto certifique-se primeiro que o nome do arquivo desejado não esteja nessas condições, caso contrário a inclusão não será bem sucedida, necessitando reiniciar todo o processo de cadastro.

18 Só é possível anexar um arquivo por documento. Para inclusão de um novo documento o usuário deverá realizar uma nova inclusão.

Após selecionar “Confirmar Dados”, o arquivo já estará incorporado ao .

Documentos gerados e não assinados são considerados minutas. Estão abertos para edição por qualquer usuário da unidade geradora. Também só podem ser visualizados por usuários da unidade geradora do documento, ainda que o processo seja enviado para outra unidade.Só podem ser efetuadas modificações no cadastro do documento, se o processo estiver aberto para a unidade. As modificações são feitas por meio do

ícone: .