como alavancar seu tempo

AVA L I AÇ ÃO E P L A N E JA M E N T O

COMO ALAVANCAR SEU TEMPO

AVALIAÇÃO

• Como alavancar seu tempo?• Fatores impactantes do seu tempo:

• Processos• Fluxo confuso• Retrabalho• Tempo de uma atividade• Falta de paralelismo• ...

• Pessoas• Falta de gestão do tempo• Falta de planejamento• Falta de objetivos• ...

PROCESSOS

• Gestão por processos• Necessidade de integração entre departamentos para

resolução de problemas• Oferta de informações de desempenho por parte dos

ERPs• Crise e competição obriga a organização a olhar com

mais atenção os fatores de tempo e custo.

• Como começar?• Definir objetivos, esforço e resultado esperado• Envolver as equipes• Patrocinador/Incentivador – Top-down

PROCESSOS

• Otimização dos processos de negócios

• Qual técnica utilizar?• AS-IS versus TO-BE

• Identificação de falhas, gargalos, oportunidades de ganhos

• Análise de agregação de valor• Elimina-se atividades de pouco/nenhum valor• Uso da tecnologia para otimização de tempo/custo (Ex:

Digitalização)

• Análise de simulação de processos• Executa-se medições de tempos, volumes, custos, resultados...• De acordo com os objetivos realizam-se mudanças em atividades,

inclusão, alteração ou exclusão de etapas, etc...

PROCESSOS

• Otimização dos processos de negócios

• Como monitorar e medir as otimizações de processos?• Conhecer os efeitos dos “novos” processos sobre metas e objetivos

estabelecidos.• Utilização de indicadores de desempenho do ANTES e dos DEPOIS.• Sem a foto do antes, perde-se a oportunidade de analisar o ganho

a partir de diversos ciclos (melhoria contínua)

• Até quando um processo pode ser otimizado?• Quanto maior a maturidade de uma organização e de seus

processos, maior é a possibilidade de sucesso de uma otimização.• Não há limites devido a diversos fatores, ex: avanço tecnológico.• A limitação está no planejamento da organização, custoXbenefício.

PESSOAS

• Como VOCÊ administra seu tempo?• Teste entregue antes da apresentação!!!

• ADMINISTRAR O TEMPO É FAZER MAIS E MELHOR EM MENOS TEMPO.

• Inimigos da boa administração do tempo• Velhos hábitos e comportamentos• Interrupções constantes (chefe, e-mail, telefone, SMS,

etc...)• Capacidade de decisão / dizer não.• Etc...

ADMINISTRANDO O TEMPO

• 1. Estabeleça os objetivos com clareza.• Metas para os próximos meses• Escreva em lugar acessível• Barco sem rumo não chega a porto algum


• 2. Faça uma lista diária e priorize as atividades• Anote todas as atividades do dia• Deixe uma folga para imprevistos• Monitorar o andamento das atividades


• 3. Delegue• Rotinas e procedimentos operacionais• Verificar a aptidão da pessoa que receberá a

função• Liberar seu tempo para funções mais nobres


• 4. Saiba tomar decisões• Uma decisão errada é melhor que nenhuma

decisão• Mas...Abusar do erro é pior que não tomar decisão• Na dúvida, consultar quem tem maior experiência


• 5. Saiba dizer NÃO• Saiba recusar um trabalho, por menor que seja,

quando estiver atolado.• Se não houver outro jeito, compartilhe a

responsabilidade


• 6. Seja breve ao telefone• Objetividade sem perder a simpatia.• Imunize-se de interrupções durante atividades

importantes


• 7. Faça reuniões produtivas• Manter o foco nos assuntos• Evitar monopolização/discussão improdutiva• Ter uma pessoa para administrar tempo e conflitos• Gerar resultados e plano de atividades


• 8. Evite o perfeccionismo• O perfeito é inimigo do ótimo• A perfeição é desejável, mas raramente necessária• Custa tempo, dinheiro e esforço que não compensa• Somente deve ser buscada quando for

imprescindível


• 9. Organize-se• Trabalhos longos, devem ser divididos em etapas

menores• Estabeleça prazo para as etapas• Mantenha foco na atividade que está

desenvolvendo


• 10. Pratique a relação 80/20.• Vilfredo Pareto: 80% das riquezas do mundo são

produzidas por 20% das nações; 20% das riquezas restantes são produzidas por 80% das nações.

• Identifique o que realmente é importante e trará resultado

PLANEJAMENTO

• Procrastinação e planejamento• Quem nunca deixou para amanhã o que poderia fazer

hoje?• Alívio temporário, falsa impressão de solução• Priorização das pequenas atividades, pouco ganho• Pessoa tem a sensação que não faz nada importante

PLANEJAMENTO

• Solução da procrastinação = PLANEJAMENTO!!!• Planejar = traçar o melhor caminho para atingir metas• Usado em grandes realizações e em atividades do cotidiano

• Pessoas que não planejam• Desorganizado, confuso, má distribuição de tempo• Não conseguem decidir• Como tomar a decisão se não sei onde quero chegar?

• Traçar metas já nos faz pensar “Onde quero chegar?”

O ATO DE PLANEJAR DEIXA MENOS ESPAÇO PARA A PROCRASTINAÇÃO

PLANEJAMENTO

• Planejamento diário de atividades• Planejar tudo é chato! Cadê a espontaneidade humana?

• Você usa o cérebro o tempo todo.• Roupas, horários, itinerário, etc...

• O segredo é tornar o planejamento diário agradável.• Aceitação = acabar com o preconceito e acreditar que é possível• Ação = Executar por 21 dias no mesmo horário• Reserve 5 minutos do dia

• Planejamento diário x semanal• Planejamento diário consiste no alinhamento do planejamento

semanal com as atividades emergenciais que aparecem no dia a dia.

PLANEJAMENTO

• O processo de planejamento diário deve seguir alguns passos:

1. Abra um sorriso. Relaxe!!! O dia só está começando!

2. Revisar o dia anterior na agenda e verificar o que ficou pendente para ser priorizado hoje, delegado ou agendado para outra data.

3. Revise seus lembretes, anotações ou qualquer coisa que você fez para lembrar de algo para ser feito hoje.

4. Calcule o tempo de cada tarefa, isso evita que você trabalhe mais que o previsto. Seja realista com cada tarefa e reserve um tempo para o seu amigo e conhecido Murphy.

5. Priorize as tarefas. Sugiro que você liste as tarefas por ordem que devem ser feitas e siga essa ordem.

GTD

• GTD – Getting Things Done (A Arte de Fazer Acontecer)• Metodologia de gestão de tempo e organização• Cultuada como a salvação da carreira de muitos

profissionais• Desenvolvida pelo consultor David Allen no livro A arte

de fazer acontecer, publicado em 2002.• Método empregado em muitas empresas que utilizam as

técnicas para otimizar a gestão de tempo de suas equipes

GTD

• Ao longo de pouco mais de 200 páginas, Allen discorre sobre suas ideias levantadas ao longo de sua vasta experiência:• Se algo puder ser feito em menos de dois minutos, faça!• Usar sempre a “memória externa”, anotando tudo o que deve

ser feito, tudo o que deve ser lembrado.• Usar de um fluxo de trabalho próprio que o livro apresenta.• Criar ”caixas de entrada” para receber novas atividades e

reserve alguma ou algumas horas do dia para colocá-las em sua lista. Ex: Caixa de entrada do Outlook

• Revise a sua lista periodicamente.• Separe a sua lista em contextos, como “casa”, “trabalho” e

procure neles concentrar as atividades que estão relacionadas com um lugar ou com um certo tipo de trabalho.

GTD

• “Caixa de entrada” não é só a do Outlook: você pode fazer anotações em cadernos, pedaços de papel, celular, o que estiver à mão. O que importa mesmo é que você tenha a disciplina de sempre “importar” essas “coisas” para a sua caixa principal.

• Vai levar menos de dois minutos? Faça agora! Coisas como verificar um arquivo e enviar por email, pedir uma informação rápida por telefone já podem ser resolvidas sem ter que entrar na sua lista;

• “Projetos” no GTD são atividades que compreendem várias sub-atividades. Um exemplo simples: se você quiser fazer uma reunião executiva, você pode criar sub-atividades como “Reservar sala”, “Verificar disponibilidade de projetor e flipchart”, “Solicitar coffee break” e “Convidar participantes”;

• Sempre que possível, uso esse fluxo três ou quatro vezes por dia – isso varia muito de acordo com o seu dia-a-dia. Comece esse processamento lendo os emails que recebe e continue agregando outras “coisas” coletadas de outras formas;

• Por último, nunca se esqueça: a GTD orienta a evitar que guarde coisas em sua mente, use sempre um sistema para armazená-las – seja um software, um site ou um arquivo de pastas.

GTD

• Algo que David Allen sempre comenta e que os grupos de discussão sempre ecoam: GTD não depende de ferramenta!

• Muita gente posterga o uso do GTD porque está procurando “o melhor software” ou “o melhor site”.

• GTD pode ser feito com um caderno universitário! O que importa mesmo é usar a disciplina e a organização que a metodologia prega!

MUITO OBRIGADO!!!

• Grupo 01

• Aline Cristina Prazeres• Tatiane Cristina Nunes• Daniel Henrique Pereira• Thiago Klein Laino• André Vasconcelos• Glauco Roberto• Marcelo Aparecido Santos

como alavancar seu tempo

Education