communicator 2007 r2 getting started guide

Data de publicação: dezembro de 2008

Guia de Introdução do Microsoft Office Communicator 2007 R2

As informações neste documento, incluindo URLs e outras referências a sites na Internet, estão sujeitas a alteração sem aviso prévio. Salvo indicação em contrário, os exemplos de empresas, organizações, produtos, nomes de domínio, endereços de email, logotipos, pessoas, lugares e eventos aqui representados são fictícios. Nenhuma associação com empresas, organizações, produtos, nomes de domínio, endereços de email, logotipos, pessoas, lugares ou eventos reais é intencional ou deve ser inferida. O cumprimento de todas as leis de direitos autorais aplicáveis é responsabilidade do usuário. Sem limitar os direitos autorais, nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada ou introduzida em um sistema de recuperação, ou transmitida de qualquer forma ou por qualquer meio (eletrônico, mecânico, fotocópia, gravação ou outro), ou com qualquer finalidade, sem a permissão expressa por escrito da Microsoft Corporation.

A Microsoft pode ter patentes, pedidos de patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual abrangendo o assunto deste documento. Exceto quando estabelecido expressamente em qualquer contrato de licença por escrito da Microsoft, o fornecimento deste documento não concede a você nenhuma licença sobre essas patentes, marcas comerciais, direitos autorais ou outra propriedade intelectual.

© 2008 - 2009 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados.

Microsoft, Active Directory, DirectX, Internet Explorer, MS-DOS, Outlook, PowerPoint, RoundTable, SharePoint, Windows, Windows Media, Windows Server, Windows NT e Windows Vista são marcas comerciais do grupo de empresas da Microsoft.

Todas as outras marcas comerciais são propriedade dos respectivos donos.

SumárioParte 1 Visão geral..................................................................................................1

Capítulo 1: O que há de novo no Office Communicator 2007 R2......................3

Novos recursos de chamada...............................................................................3

Conferências com Reunir Agora.......................................................................4

Novos recursos da Lista de Contatos.................................................................4

Audioconferências discadas...............................................................................5

Melhorias da caixa postal..................................................................................5

Compartilhamento de área de trabalho..............................................................5

Delegação de chamadas.....................................................................................6

Chamada de Equipe...........................................................................................6

Grupos de resposta.............................................................................................6

Melhorias de voz e vídeo...................................................................................7

Integração com telefone de mesa.......................................................................8

Melhorias no sistema de mensagens instantâneas.............................................8

Atualizações automáticas...................................................................................8

Capítulo 2: Introdução...........................................................................................9

Documentação do Office Communicator 2007 R2...........................................9

Requisitos de software.....................................................................................10

Pré-requisitos do Office Communications Server 2007 R2............................10

Requisitos de áudio/vídeo................................................................................10

Instalação do Office Communicator 2007 R2.................................................11

Inicialização e entrada no Communicator.......................................................11

Configuração de áudio e vídeo........................................................................12

Atualizações automáticas.................................................................................12

Parte 2 Gerenciamento de contatos, presença e mensagens instantâneas.......13

Capítulo 3: Gerenciar sua Lista de Contatos.....................................................15

Adicionar um contato ou grupo de distribuição à sua Lista de Contatos........15

Criar um grupo de contatos..............................................................................17

Usar o grupo Conversas Atuais.......................................................................17

Exibir o grupo de Representantes e o Grupo de Chamada de Equipe.............18

Adicionar contatos de serviços públicos de mensagens instantâneas..............19

Adicionar contatos federados..........................................................................20

Adicionar números de telefone como contatos................................................20

Exibir o cartão de visita de uma pessoa...........................................................21

Alterar o modo de exibição dos contatos.........................................................22

Capítulo 4: Personalizar suas informações de presença...................................25

Personalizar e publicar suas informações de presença....................................25

Controlar o acesso às suas informações de presença com Níveis de Acesso. .27

Exemplo de níveis de acesso e números de telefone.......................................28

Alterar manualmente suas informações de presença.......................................29

Capítulo 5: Como entrar em contato com outras pessoas.................................31

Saber se e quando um contato está disponível.................................................31

Obter detalhes adicionais do contato...............................................................33

Exibir opções de chamada...............................................................................33

Receber uma notificação quando o status de um contato mudar.....................34

Capítulo 6: Enviar e receber mensagens instantâneas......................................35

Iniciar uma sessão de mensagens instantâneas................................................35

Adicionar emoticons a mensagens instantâneas..............................................36

Formatar mensagens instantâneas....................................................................37

Convidar alguém para uma sessão de mensagens instantâneas.......................37

Receber um convite de mensagem instantânea...............................................38

Parte 3 Conferência e colaboração......................................................................39

Capítulo 7: Introdução ao recurso de conferência na Comunicação Unificada41

Quando usar o Communicator e quando usar o Live Meeting........................41

Configuração automática de áudio e vídeo......................................................42

Instalando o console do Live Meeting.............................................................43

Instalando o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook......43

Onde encontrar mais informações sobre conferências....................................43

Capítulo 8: Conferências com o Communicator................................................45

Iniciar uma conferência de IM na Lista de Contatos.......................................45

Iniciar uma conferência com contatos de dentro ou de fora da sua organização46

Realizar uma chamada em conferência...........................................................47

Ingressar em uma chamada em conferência....................................................48

Capítulo 9: Usar o compartilhamento da área de trabalho..............................49

Compartilhando sua área de trabalho..............................................................49

Exibindo uma área de trabalho compartilhada................................................51

Capítulo 10: Mover-se com facilidade entre os modos de comunicação..........53

Adicionar áudio e vídeo a uma conferência de mensagem instantânea...........53

Escalar uma chamada em conferência para uma webconferência do Live Meeting............................................................................................................54

Capítulo 11: Agendar uma chamada em conferência do Communicator ou uma conferência do Live Meeting.......................................................................57

Agendar uma chamada em conferência do Office Communicator..................57

Capítulo 12: Adicionar um número de discagem a uma chamada de conferência.............................................................................................................59

Parte 4 Telefone e vídeo........................................................................................63

Capítulo 13: Introdução aos recursos de telefone e vídeo do Office Communicator.......................................................................................................65

Sobre recursos de telefone e vídeo..................................................................65

O que você deve fazer primeiro.......................................................................66

Sobre formatos de número de telefone............................................................66

Sobre a configuração da Caixa Postal.............................................................67

Onde está localizado o teclado de discagem?..................................................67

Conectar o Communicator ao telefone de mesa..............................................68

Capítulo 14: Fazer e receber chamadas telefônicas...........................................69

Fazer uma chamada telefônica com apenas um clique....................................69

Telefonar para números adicionais..................................................................70

Digitar um número novo a ser chamado..........................................................71

Atender uma chamada telefônica.....................................................................71

Usando controles de chamada.........................................................................72

Capítulo 15: Fazer e receber chamadas de vídeo...............................................73

Fazer uma chamada de vídeo...........................................................................73

Receber uma chamada de vídeo......................................................................73

Capítulo 16: Encaminhamento de chamadas e caixa postal.............................75

Encaminhando chamadas.................................................................................75

Cancelar o encaminhamento de chamadas......................................................76

Verificar a caixa postal....................................................................................76

Telefonar para a caixa postal de um contato...................................................76

Alterar a saudação da caixa postal...................................................................77

Capítulo 17: Chamada de Equipe.......................................................................79

Capítulo 18: Delegando suas chamadas a um ou mais assistentes...................81

Capítulo 19: Entrando nos grupos de operadores do Serviço de Grupo de Resposta.................................................................................................................83

Guia de Introdução do Microsoft Office Communicator 2007 R2 | 1

Parte 1Visão geral

Nesta parte:

Capítulo 1: O que há de novo no Office Communicator 2007 R2

Capítulo 2: Introdução

2 | Guia de Introdução do Microsoft Office Communicator 2007 R2

Capítulo 1: O que há de novo no Office Communicator 2007 R2

Este capítulo trata dos seguintes novos recursos do Microsoft® Office Communicator 2007 R2:

Novos recursos de chamada

Conferências com Reunir Agora

Novos recursos da Lista de Contatos

Audioconferências discadas

Melhorias da caixa postal

Compartilhamento da área de trabalho

Delegação de chamadas

Chamada de equipe

Grupos de resposta

Melhorias de voz e vídeo

Integração com telefone de mesa

Melhorias no sistema de mensagens instantâneas

Atualizações automáticas

Novos recursos de chamadaO Office Communicator 2007 R2 contém vários novos recursos que podem ser usados quando uma chamada telefônica é iniciada ou durante uma conversa.

Convidando participantes usando números de telefone alternativos. Ao adicionar um participante a uma conferência, o líder da conferência pode selecionar qualquer um dos números de telefone publicados de um usuário. Quando você clica em Convidar na conferência, o botão Exibir mais opções de chamada deste contato fica disponível ao lado de cada contato na lista Convidar Alguém. Você pode clicar nesse botão e selecionar qualquer um dos números de telefone listados para o contato. Esse recurso será particularmente útil se o líder da conferência souber que um contato somente está disponível pelo telefone celular.

Recebendo um alerta para as chamadas de entrada durante uma sessão de mensagens instantâneas. Quando você estiver participando de uma sessão de mensagens instantâneas e receber outra chamada, um alerta para a chamada de entrada será exibido no canto inferior direito da área de trabalho. Na versão anterior, a janela de conversa de IM piscaria para indicar uma chamada recebida.

Usando o teclado durante uma chamada. Se for solicitado a pressionar uma tecla durante uma chamada do Communicator, você poderá usar o teclado comum em vez do teclado de discagem do Communicator. O Communicator reflete suas ações abrindo automaticamente o teclado de discagem e exibindo as teclas pressionadas.

Copiando e colando números no teclado de discagem. Se precisar digitar um número longo no teclado de discagem do Communicator, você poderá copiar o código de outra fonte e colá-lo no teclado de discagem. Por exemplo, se estiver ingressando em uma conferência do Communicator e precisar inserir um longo código de participante, você poderá copiá-lo do convite por email e colá-lo no teclado de discagem.


Conectando o Communicator ao telefone de mesa. O Communicator é emparelhado com o telefone de mesa do Microsoft® Office Communicator 2007 R2 Phone Edition. Quando você usa um cabo USB para conectar um telefone de mesa do Office Communicator 2007 R2 Phone Edition ao computador, seu telefone de mesa torna-se o dispositivo de áudio preferencial para chamadas, conferências e sessões do Microsoft® Office Live Meeting 2007. Consulte “Integração com telefone de mesa” posteriormente nesta seção.

Conferências com Reunir AgoraO Office Communicator 2007 R2 vem com a nova opção Reunir Agora, que permite iniciar rapidamente uma nova conferência e convidar pessoas dentro ou fora da organização. Nas versões anteriores do Communicator, somente as pessoas que fossem membros de sua organização ou de uma organização federada podiam ser convidadas para as suas conferências do Communicator. Com a opção Reunir Agora, você pode iniciar uma nova conferência e, em seguida, usar uma de duas opções para convidar pessoas. Você pode usar a opção Convidar um Contato, para convidar contatos de sua organização e de organizações federadas, ou usar a opção Convidar por Email, para enviar um convite por email que cria uma mensagem de email do Outlook com links para a conferência. O destinatário poderá ingressar na conferência usando o Communicator ou um navegador da Web. Você também pode usar a opção Convidar por Telefone para telefonar para alguém e adicioná-los à conferência.

Novos recursos da Lista de ContatosA Lista de Contatos do Office Communicator 2007 R2 contém os novos recursos descritos a seguir para gerenciar contatos telefônicos, grupos de encaminhamento de chamada e conversas atuais.

Classificar por Nome para Exibição em qualquer modo de exibição. Quer escolha o modo de exibição Lista de Contatos, Níveis de Acesso ou Contatos Marcados, você agora tem a opção de classificar os contatos em ordem alfabética por nome para exibição, em vez de por estado de presença, de modo que a Lista de Contatos pode ser usada como catálogo de endereços.

Números de telefone como contatos. Você pode adicionar números de telefone externos à sua Lista de Contatos. Essa é uma forma conveniente de ligar para pessoas, como amigos e familiares, que não dispõem do Communicator. Você pode digitar um número de telefone na caixa de pesquisa e depois movê-lo para a Lista de Contatos. Ou, então, caso você tenha discado um número de telefone recentemente, ele aparecerá em Contatos Recentes, na Lista de Contatos, e você poderá movê-lo para a sua Lista de Contatos.

Novos grupos na Lista de Contatos para Representantes e Grupo de Chamada de Equipe. No Communicator, você pode exibir um Grupo de Chamada de Equipe ou um grupo de Representantes em sua Lista de Contatos. Esses dois grupos são determinados pelo modo como você definiu as configurações de encaminhamento de chamada. Caso tenha configurado um grupo para o recurso Chamada de Equipe, você poderá exibir esse grupo na Lista de Contatos (consulte “Chamada de equipe” mais adiante nesta seção). Caso tenha configurado representantes que usarão o Atendedor do Microsoft Office Communications Server 2007 R2 para atender suas chamadas e fazer chamadas em seu nome, você poderá exibir o grupo de Representantes na Lista de Contatos (consulte “Delegação de chamadas” mais adiante nesta seção). Observe que não é possível adicionar contatos a esses grupos na Lista de Contatos arrastando e soltando contatos neles. Como esses recursos devem ser definidos nas configurações de encaminhamento de chamadas, se você tentar arrastar um contato para um desses grupos, uma mensagem será exibida perguntando se você deseja abrir a caixa de diálogo Configurações de Encaminhamento de Chamadas.


Novo grupo Conversas Atuais. Quando você tem uma ou mais conversas ativas do Communicator, um novo grupo chamado Conversas Atuais é exibido no Communicator, no alto da Lista de Contatos. Você pode usar esse grupo para examinar suas conversas ativas. Também é possível navegar rapidamente para uma das conversas da lista, clicando duas vezes nela.

A informação de presença “Última atividade” está disponível para o nível de acesso Empresa. Os contatos que receberem o nível de acesso Empresa poderão ver há quanto tempo você está ausente quando seu status for Offline, Ausente ou Ausência Temporária. Anteriormente, apenas os contatos que tinham os níveis de acesso Pessoal ou Equipe podiam ver essa informação.

Audioconferências discadasAgora, os usuários que não têm acesso a um computador e desejam ingressar em uma audioconferência do Office Communicator 2007 R2 podem telefonar para a conferência usando um telefone residencial, celular ou de mesa. Antigamente, a única maneira que o organizador tinha para incluir um usuário que só tinha acesso a um telefone era telefonar para ele do Office Communicator.

Agora, ao agendar uma audioconferência usando o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook, você pode adicionar um número de chamada em conferência à conferência. O convite do Outlook contém as informações da discagem. Os participantes podem usar qualquer telefone para acessar a conferência e inserir a ID e o PIN quando for solicitado. Depois de ingressar na audioconferência, o participante aparece na lista de participação.

A opção de audioconferência discada é fornecida pelo aplicativo Atendedor de Conferência, um recurso do novo Servidor de Aplicativos no Office Communications Server 2007 R2.

Melhorias da caixa postalAs melhorias da caixa postal no Office Communicator 2007 R2 oferecem maneiras convenientes de gerenciar a caixa postal e deixar mensagens para outras pessoas:

Em organizações com o Microsoft® Exchange Server 2007 com a função do servidor de Unificação de Mensagens, os usuários do Office Communicator podem telefonar diretamente para a caixa postal de um contato e deixar uma mensagem.

Uma nova opção permite acesso rápido à saudação da caixa postal para atualizá-la, se necessário.

Quando você clica em um indicador de caixa postal no Office Communicator, ele é redefinido de modo que você possa distinguir facilmente as novas mensagens da caixa postal daquelas já tratadas.

Compartilhamento de área de trabalhoCom o recurso de compartilhamento de área de trabalho do Office Communicator, um participante de uma conversa do Communicator pode compartilhar toda a área de trabalho do seu computador com os outros participantes. Se tiver um documento, um deck de slides ou um aplicativo que queira apresentar aos outros integrantes da conversa, você poderá iniciar uma sessão de compartilhamento de área de trabalho. Depois de começar a compartilhar sua área de trabalho, você também pode compartilhar o controle, de forma que outros participantes possam fazer operações com o mouse e o teclado em sua área de trabalho.

Delegação de chamadasNovas opções de encaminhamento de chamadas permitem que um gerente ou executivo selecione um ou mais assistentes (representantes) para receber suas chamadas telefônicas. Os representantes são contatos que podem atender as chamadas do gerente, além de fazer e transferir chamadas em nome dele.


O gerente especifica os representantes do Office Communicator na caixa de diálogo Configurações de Encaminhamento de Chamadas. O gerente pode definir as configurações de encaminhamento de chamadas para executar o seguinte:

Enviar todas as chamadas telefônicas recebidas simultaneamente ao gerente e aos representantes.

Enviar todas as chamadas telefônicas recebidas diretamente para os representantes.

Ao usar a delegação de chamadas, é importante que todas as partes envolvidas possam determinar como uma chamada está sendo tratada. Os recursos a seguir ajudam os chamadores, assistentes e gerentes a compreender quem receberá a chamada:

Quando um chamador usar o Office Communicator para tentar contatar o gerente, a área de status mostrará que a chamada também está sendo feita para os representantes. O chamador sabe que existe uma possibilidade de que um representante atenda a chamada.

Se um representante atender a chamada telefônica, o convite do gerente mostrará o nome desse representante. Outros representantes verão que a chamada já foi atendida e por quem.

Na janela de Conversa, o menu Transferir agora contém a lista dos representantes do gerente; assim, ele pode facilmente transferir qualquer chamada telefônica para que um representante faça o respectivo acompanhamento.

Chamada de EquipeNas Configurações de Encaminhamento de Chamadas do Office Communicator, você pode configurar um grupo de contatos, conhecido como grupo de chamada de equipe, que podem atender as suas chamadas recebidas. Esse recurso emula o recurso de recebimento por grupo encontrado em sistemas PBX tradicionais. Ele é especialmente útil se você faz parte de um grupo de pessoas que dividem a responsabilidade por uma determinada área, de modo que qualquer membro do grupo pode cuidar das chamadas recebidas. Você pode configurar esse recurso para tocar para você e seu grupo de chamada de equipe ao mesmo tempo ou definir um atraso, de modo que suas chamadas toquem primeiro para você e, após um determinando número de segundos, toquem para seu grupo de chamada de equipe. Esse recurso requer que o Enterprise Voice esteja habilitado para você e para os membros do grupo de chamada de equipe.

Grupos de respostaO Grupo de Resposta é um novo conceito introduzido no Office Communications Server 2007 R2. Com ele, as chamadas recebidas são enfileiradas e roteadas para operadores designados com base em regras de roteamento predefinidas. Essa funcionalidade é proporcionada pelo Serviço de Grupo de Resposta, um recurso do novo Servidor de Aplicativos no Office Communications Server 2007 R2. Esse recurso é semelhante à funcionalidade de “grupo de busca” e “distribuição automática de chamadas” dos sistemas PBX.

Como usuário do Office Communicator 2007 R2, você pode procurar um grupo de resposta e iniciar uma chamada para ele, da mesma forma como faria com qualquer outro grupo de distribuição. Também é possível adicionar um grupo de resposta à Lista de Contatos. O Communicator usa um ícone de serviço automatizado para diferenciar os grupos de resposta dos outros grupos de distribuição.

ObservaçãoOs representantes devem usar o Office Communications Server 2007 R2 Attendant em vez do Office Communicator 2007 R2 para acessar todos os recursos de delegação de chamadas.


Os usuários que forem designados como operadores de um Grupo de Resposta podem receber chamadas usando um telefone ou o Office Communicator 2007 R2. Os usuários são designados como operadores informais ou formais, dependendo se é ou não necessário que eles entrem formalmente no grupo de resposta para começar a receber chamadas.

Os operadores informais não precisam entrar e sair do grupo. Se for um operador informal, você poderá receber chamadas roteadas para seu grupo usando um telefone padrão ou o Office Communicator 2007 R2.

Os operadores formais precisam entrar e sair do grupo. Se for um operador formal, você verá uma guia na parte inferior da janela do Communicator, rotulada como Grupo de Resposta. Use essa guia para entrar e sair do grupo.

Melhorias de voz e vídeoNo Office Communicator 2007 R2, as seguintes melhorias de voz e vídeo aprimoram a experiência durante uma conversa com voz ou vídeo do Office Communicator.

Controles de chamada de vídeo. Os controles de chamada de vídeo foram atualizados para facilitar o uso. Durante uma chamada de vídeo, clique duas vezes no vídeo para redimensioná-lo automaticamente para a tela inteira.

Vídeo de Alta Definição e padrão VGA. Anteriormente, o Communicator oferecia suporte ao formato de vídeo CIF, que apresenta resolução de 352 por 288. Agora, o vídeo VGA (resolução de 640 x 480, taxa de proporção de 4:3) e a Alta Definição (resolução de 1280 x 720, taxa de proporção de 16:9) estão disponíveis para os usuários do Communicator. VGA é o formato padrão. O seu administrador determina se a Alta Definição é habilitada pela configuração de uma política. No Communicator, quando você seleciona o tamanho do vídeo, o formato apropriado é selecionado. No modo Grande, o formato do vídeo é VGA. No modo de tela inteira, é Alta Definição (se habilitado pelo administrador).

Configuração de política de vídeo para salas de conferências. Com a nova configuração de diretiva EnableFullScreenVideoPreviewDisabled, os administradores podem habilitar o Office Communicator para mostrar vídeo em tela inteira com a visualização desabilitada para todas as chamadas de vídeo do Office Communicator. Em geral, essa diretiva é usada em configurações de salas de conferência.

Tempo reduzido de configuração de chamada. Atualizações feitas na implementação dos protocolos que oferecem suporte à negociação de mídia inicial ajudam a reduzir o tempo de configuração de chamada e os atrasos quando uma chamada é estabelecida.

Melhor conectividade. As conversas com voz ponto a ponto permanecem conectadas mesmo quando o canal de sinalização SIP é perdido. Os participantes podem continuar a chamada de voz enquanto o Office Communicator tenta restabelecer o canal de sinalização.

Indicadores de qualidade de voz e vídeo. Novos indicadores na janela de Conversa assinalam situações que podem estar afetando a qualidade da chamada de voz ou vídeo, incluindo condições de rede deficientes, conexões de rede com baixa largura de banda ou baixa qualidade do áudio de um dispositivo específico.


Integração com telefone de mesaSe você conectar um telefone de mesa do Office Communicator 2007 R2 Phone Edition ao computador com um cabo USB, o Communicator será emparelhado com o telefone de mesa e este se tornará o dispositivo de áudio preferencial para chamadas, conferências e sessões do Live Meeting. Ocorrem as seguintes atividades:

Você pode acessar o telefone de mesa pelo Communicator. Quando o telefone de mesa é conectado ao computador, o Communicator detecta a conexão e fornece uma tela de entrada. Você poderá inserir suas credenciais nessa tela para acessar o telefone de mesa.

Ao receber uma chamada de entrada, se você clicar na notificação exibida no computador, seu telefone de mesa será conectado automaticamente à chamada.

Se você estiver usando o Outlook ou o Communicator e clicar em um contato para telefonar para ele, a chamada será feita do telefone de mesa. Durante uma chamada, qualquer ação de controle de chamada executada (por exemplo, colocar a chamada em espera ou transferir a chamada) será refletida no Communicator e no telefone de mesa.

Se você estiver participando de uma sessão de mensagens instantâneas, seu telefone de mesa tocará enquanto estiver enviando o convite de áudio a outros participantes.

Se o telefone de mesa for o único dispositivo de áudio que estiver conectado ao seu computador e você estiver participando de uma sessão do Live Meeting, as chamadas recebidas interromperão o áudio do Live Meeting, permitindo que você atenda o telefone de mesa.

Quando você conecta o Telefone de Mesa do Communicator ao computador com um cabo USB, uma janela de entrada do Communicator é exibida no computador. Isso permite que você acesse o telefone de mesa do computador.

Melhorias no sistema de mensagens instantâneasO Office Communicator 2007 R2 oferece as seguintes melhorias no sistema de mensagens instantâneas:

Uma nova opção, Alterar a cor do plano de fundo quando o escritor mudar, facilita a leitura da janela de mensagens instantâneas. Quando você seleciona essa opção, toda vez que o escritor muda, a cor do plano de fundo também muda para que fique mais fácil diferenciar as mensagens de escritores diferentes.

Anteriormente, quando as conversas de IM eram salvas na pasta Histórico da Conversa do Outlook, os emoticons eram removidos. No Communicator 2007 R2, as versões dos emoticons em forma de texto são retidas no histórico da conversa; se a conversa for reiniciada, os emoticons serão restaurados.

Atualizações automáticasO Communicator pode ser configurado para receber atualizações automáticas. Você pode configurar as atualizações para ocorrerem assim que estiverem disponíveis ou pode agendá-las para um horário específico do dia. A opção Atualizações Automáticas está disponível na página de opções Alertas.


Capítulo 2: IntroduçãoNeste capítulo, abordaremos:

Documentação do Office Communicator 2007 R2.

Requisitos de software e hardware do Office Communicator 2007 R2.

Pré-requisitos do Office Communications Server 2007 R2.

Requisitos de áudio e vídeo.

Instalação do Office Communicator 2007 R2.

Inicialização e entrada no Office Communicator 2007 R2.

Configuração de áudio e vídeo.

Atualizações automáticas.

Documentação do Office Communicator 2007 R2A documentação a seguir está disponível para o Office Communicator 2007 R2. Você pode obter esse documento no arquivo do instalador da documentação do Office Communications Server 2007 R2 (UCDocumentation.msi).

Cartões de referência rápida do Office Communicator 2007 R2 Fornecem uma referência visual rápida para as tarefas mais comuns executadas com o Communicator 2007 R2. São fornecidos os seguintes cartões:

Cartão de Referência Rápida para Gerenciamento de Contatos, Presença e Mensagens Instantâneas do Office Communicator 2007 R2

Cartão de Referência Rápida para Conferência com o Communicator do Office Communicator 2007 R2

Cartão de Referência Rápida para Telefone e Vídeo do Office Communicator 2007 R2

Cartão de Referência Rápida de Atalhos do Teclado do Office Communicator 2007 R2

Guia de Testes e Solução de Problemas do Office Communicator 2007 R2 Elaborado para administradores de sistemas, esse documento explica como instalar, configurar e testar o Office Communicator 2007 R2 em um ambiente de laboratório.

Guia de Implantação do Office Communicator 2007 R2 Abrange questões de interoperabilidade e atualização, novos recursos e funções do servidor necessárias, procedimentos de instalação para ambientes gerenciados pelo usuário e pela TI, integração com o Office Outlook 2007 e implementação de guias personalizadas. Além disso, há informações sobre as configurações de Diretiva de Grupo.

Configurações de Diretiva de Grupo do Office Communicator 2007 R2 Abrange configurações de Diretiva de Grupo do Office Communicator 2007 R2.


Requisitos de softwareEsta versão do Office Communicator 2007 R2 é compatível com os ambientes a seguir, conforme mostrado abaixo na Tabela 2.1.

Tabela 2.1. Lista de compatibilidade do Office Communicator 2007 R2

Sistema operacional Versão do Outlook Versão do Exchange Server

Windows Vista® Microsoft Office Outlook® 2007 SP1

Outlook 2003 SP2

Microsoft Exchange Server 2007 SP1

Microsoft Windows® XP SP2 Outlook 2007 SP1

Outlook 2003 SP2

Exchange Server 2007 SP1

Microsoft Windows Server® 2003 SP1 ou versões posteriores

Outlook 2007 SP1

Outlook 2003 SP2

Exchange Server 2007 SP1

Pré-requisitos do Office Communications Server 2007 R2

Para aproveitar os recursos do Office Communicator 2007 R2, você deve ter o servidor Standard Edition ou o pool Enterprise do Office Communications Server 2007 R2 implantado em sua organização. Para obter mais informações, contate o administrador do sistema ou consulte o Guia de Planejamento do Office Communications Server 2007 R2 e o Guia de Implantação do Office Communications Server 2007 R2 Standard Edition ou o Guia de Implantação do Office Communications Server 2007 R2 Enterprise Edition.

Requisitos de áudio/vídeoO Office Communicator 2007 R2 oferece suporte a vários dispositivos de hardware para comunicações de áudio/vídeo, conforme descrito nas seções a seguir.

Requisitos de áudioPara fazer e receber chamadas telefônicas usando o Office Communicator, você deve ter um dos seguintes itens:

Um headset ou outro dispositivo de áudio USB, ou então alto-falantes e um microfone.

Uma placa de som half-duplex ou full-duplex. O áudio half-duplex permite que apenas uma pessoa fale por vez. O áudio full-duplex permite que duas pessoas falem simultaneamente.

Requisitos de vídeo Para fazer chamadas de vídeo, você deve ter uma webcam conectada ao computador.

Observe que você pode receber chamadas de vídeo sem uma webcam e exibir o fluxo de vídeo do chamador.

Para enviar e receber vídeo de qualidade VGA, a webcam deve oferecer suporte a vídeo VGA.

Os requisitos do computador e do processador para os formatos de vídeo são os seguintes:

Intel Pentium 4

Núcleo Simples de 1,5 GHz ou superior para CIF

Núcleo Duplo de 1,9 GHz ou superior para VGA

Núcleo Quádruplo de 2,0 GHz ou superior para Alta Definição


Instalação do Office Communicator 2007 R2Antes de instalar a versão mais recente do Communicator 2007 R2, talvez você tenha que remover versões anteriores do Office Communicator.

Para remover versões anteriores do Communicator1. Saia do navegador da Internet Microsoft® Internet Explorer® e de qualquer programa

do Microsoft Office em execução no momento.

2. Clique em Iniciar, em Painel de Controle e, em seguida, em Adicionar ou Remover Programas.

3. Clique em Microsoft Office Communicator 2005 ou Microsoft Office Communicator 2007, se estiverem presentes, e clique em Remover.

4. Siga as instruções para remover todos os arquivos do Communicator.

5. Reinicie o computador.

Para instalar o Communicator1. Saia de qualquer programa do Microsoft Office que esteja sendo executado no

momento.

2. Clique em Iniciar e em Executar.

3. Na caixa de diálogo Executar, clique em Procurar, localize o arquivo Communicator.msi e clique em Abrir.

4. Na caixa de diálogo Executar, clique em OK.

5. Na janela de Instalação do Microsoft Office Communicator 2007 R2, clique em Avançar.

6. Leia o contrato de licença. Se concordar com os termos, marque a caixa de seleção Aceito os termos do Contrato de Licença e clique em Avançar.

7. Na página Configurar o Microsoft Office Communicator, aceite o local padrão ou selecione um local alternativo para os arquivos do produto a serem instalados. Recomendamos que você aceite o local padrão.

8. Clique em Avançar para iniciar o processo de instalação.

9. Quando a instalação estiver concluída, clique em Concluir.

Inicialização e entrada no CommunicatorNormalmente, o Communicator é configurado para você pelo administrador do sistema. Como o administrador pode ou não ter configurado o Communicator para ser iniciado automaticamente quando você fizer logon no Windows, abordaremos essa opção nesta seção.

Para iniciar o Communicator1. Clique em Iniciar, aponte para Todos os Programas e clique em Microsoft Office

Communicator 2007 R2.

2. Na janela de Instalação do Microsoft Office Communicator 2007 R2, digite sua senha e clique em Entrar.

3. Na barra de título do Office Communicator, clique no botão Menu .

4. Clique em Ferramentas, clique em Opções e selecione Iniciar o Communicator automaticamente quando eu fizer logon no Windows.

5. Clique em OK.

O Office Communicator será iniciado automaticamente na próxima vez que você fizer logon no Windows.


Configuração de áudio e vídeo O Office Communicator 2007 R2 fornece a opção Configurar Áudio e Vídeo, que automaticamente detecta e seleciona os dispositivos de áudio e vídeo preferenciais para você. Seus dispositivos de áudio e vídeo, como webcam, headsets, alto-falantes e microfone, devem funcionar com o Office Communicator sem qualquer configuração especial. No entanto, convém executar Configurar Áudio e Vídeo para testar ou ajustar os dispositivos antes de realizar comunicações importantes com outras pessoas.

Para testar ou configurar dispositivos de áudio e vídeo1. Na barra de título do Office Communicator, clique no botão Menu .

2. Aponte para Ferramentas, clique em Configurar Áudio e Vídeo e siga as instruções em Configurar Áudio e Vídeo.

Atualizações automáticasO Communicator 2007 R2 pode ser configurado para receber atualizações automáticas. Você pode solicitar que as atualizações ocorram assim que estiverem disponíveis ou pode agendá-las para um horário específico do dia. A opção Atualizações Automáticas está disponível na página de opções Alertas.

Para configurar atualizações automáticas1. Na barra de título do Office Communicator, clique no botão Menu , clique em

Ferramentas e clique em Opções.

2. Clique em Alertas.

3. Na seção Atualizações Automáticas, marque a caixa de seleção Atualizar automaticamente o Communicator quando versões mais recentes estiverem disponíveis.

4. Na lista suspensa Instalar, selecione Quando Disponível ou selecione uma hora específica para instalar as atualizações.


Parte 2Gerenciamento de contatos, presença e mensagens instantâneas

Nesta parte:

Capítulo 3: Gerenciar sua Lista de Contatos

Capítulo 4: Personalizar suas informações de presença

Capítulo 5: Como entrar em contato com outras pessoas

Capítulo 6: Enviar e receber mensagens instantâneas


Capítulo 3: Gerenciar sua Lista de Contatos

Sua Lista de Contatos é uma lista de colegas de trabalho, familiares, amigos e conhecidos com os quais você se comunica com mais freqüência. A Lista de Contatos do Communicator mostra a disponibilidade dos seus contatos e as possíveis maneiras de comunicação; além disso, permite que você exiba detalhes adicionais do contato clicando no botão Presença do contato. A Lista de Contatos é o ponto de partida para a comunicação com seus contatos. Com um ou dois cliques do mouse, você pode fazer um telefonema ou uma chamada de vídeo, iniciar uma sessão de mensagens instantâneas ou iniciar uma audioconferência/videoconferência.

Neste capítulo, mostraremos a você como executar as seguintes tarefas:

Adicionar contatos e grupos de distribuição do seu diretório corporativo à sua Lista de Contatos.

Criar grupos de contatos.

Usar o grupo Conversas Atuais.

Exibir os grupos de Representantes e de Chamada de Equipe.

Adicionar contatos de sistemas de mensagens instantâneas públicos à Lista de Contatos.

Adicionar contatos federados à sua Lista de Contatos.

Adicionar números de telefone como contatos.

Exibir o cartão de visita de uma pessoa.

Alterar o modo de exibição dos contatos.

Adicionar um contato ou grupo de distribuição à sua Lista de Contatos

Quando você usa o Communicator pela primeira vez, é preciso criar uma Lista de Contatos de acordo com suas necessidades. Você pode adicionar contatos individuais e grupos de distribuição à Lista de Contatos e pode criar grupos personalizados. Se o Office Communications Server da sua empresa oferecer suporte à Conectividade de Internet Pública, você poderá inclusive adicionar contatos do AOL Instant Messenger AIM®, do Yahoo!® Messenger e das redes MSN® e Windows Live™ de serviços da Internet. Se não tiver certeza de que sua empresa oferece suporte à Conectividade de Internet Pública, entre em contato com o administrador do sistema.


A Figura 3.1 a seguir mostra a janela do Office Communicator e destaca as partes da interface do usuário que você usa com mais frequência ao gerenciar contatos e a Lista de Contatos.

Figura 3.1. A janela do Office Communicator e a Lista de Contatos

Para adicionar um contato ou grupo de distribuição à Lista de Contatos1. Na janela do Office Communicator, digite o nome para exibição ou o endereço de

email de uma pessoa ou de um grupo de distribuição na caixa Pesquisar. Por padrão, o Communicator lista todos os usuários e grupos correspondentes dos Serviços de Domínio Active Directory® e da pasta de Contatos do Microsoft Outlook.

2. Arraste o nome do painel Resultados da Pesquisa para a Lista de Contatos. Você pode arrastar nomes individuais para um grupo existente na Lista de Contatos. Também é possível arrastar um grupo de distribuição para a Lista de Contatos. No entanto, você não pode arrastar um grupo de distribuição para um grupo existente.


Criar um grupo de contatosÉ possível criar grupos de contatos para organizar as pessoas na Lista de Contatos. Depois de criar um grupo, você pode clicar com o botão direito do mouse no nome do grupo na Lista de Contatos e, em seguida, se comunicar com o grupo de várias formas, inclusive em uma conferência de mensagem instantânea ou chamada em conferência.

Para criar um grupo de contatos1. Na janela do Office Communicator, clique com o botão direito do mouse em um

nome de grupo existente e clique em Criar Novo Grupo.

2. Na caixa Novo Grupo, digite um nome para o grupo e pressione ENTER.

3. Você pode arrastar contatos existentes da Lista de Contatos para o grupo ou usar o recurso de Pesquisa do Communicator para localizar usuários e adicioná-los ao grupo.

Usar o grupo Conversas AtuaisQuando você tem uma ou mais conversas ativas do Communicator, um novo grupo chamado Conversas Atuais é exibido no Communicator, no alto da Lista de Contatos. Você pode usar esse grupo para examinar rapidamente suas conversas ativas. Também é possível navegar rapidamente para uma das conversas da lista, clicando duas vezes nela.

ObservaçãoTambém é possível adicionar um grupo de resposta à Lista de Contatos. Um grupo de resposta é um grupo predefinido de pessoas que têm a incumbência de lidar com as chamadas recebidas por uma equipe ou um departamento específico. O Communicator exibe um ícone de presença e um ícone de serviço automatizado ao lado dos grupos de resposta para diferenciá-los dos grupos de distribuição. Caso sua organização tenha configurado grupos de resposta, você poderá procurá-los na Lista de Contatos e iniciar uma chamada para eles.


Figura 3.2. O grupo Conversas Atuais na Lista de Contatos

Para navegar até uma conversa Na Lista de Contatos, no grupo Conversas Atuais, clique duas vezes em uma

conversa da lista. A janela de conversa selecionada é exibida em primeiro plano.

Exibir o grupo de Representantes e o Grupo de Chamada de Equipe

No Communicator 2007 R2, você pode exibir um Grupo de Chamada de Equipe ou um grupo de Representantes em sua Lista de Contatos. Esses dois grupos são determinados pelo modo como você definiu as configurações de encaminhamento de chamadas. Caso tenha configurado um grupo para o recurso Chamada de equipe, você poderá exibir seu Grupo de Chamada de Equipe na Lista de Contatos (consulte Chamada de equipe mais adiante neste documento). Caso tenha configurado representantes que usarão o Office Communications Server 2007 R2 Attendant para atender suas chamadas e fazer chamadas em seu nome, você poderá exibir o grupo Representantes na Lista de Contatos (consulte Delegando suas chamadas para um ou mais assistentes posteriormente neste documento).

Observe que não é possível adicionar contatos a esses grupos na Lista de Contatos arrastando e soltando contatos neles. Como esses recursos devem ser definidos nas configurações de encaminhamento de chamadas, se você tentar arrastar um contato para um desses grupos, uma mensagem será exibida perguntando se você deseja abrir a caixa de diálogo Configurações de Encaminhamento de Chamadas.

Por padrão, o Grupo de Chamada de Equipe e o grupo de Representantes não são exibidos. Você pode optar por exibi-los no modo Lista de Contatos.

Para exibir o Grupo de Chamada de Equipe e o grupo de Representantes 1. Clique no botão Alterar Modo de Exibição e clique em Lista de Contatos.

2. Clique no botão Alterar Modo de Exibição e clique nos grupos que você deseja exibir:


Mostrar Representantes. Clique em Mostrar Representantes para ocultar ou mostrar uma lista dos representantes que você definiu nas configurações de encaminhamento de chamadas.

Mostrar Grupo de Chamada de Equipe. Clique em Mostrar Grupo de Chamada de Equipe para ocultar ou mostrar uma lista dos membros do grupo de chamada de equipe que você definiu nas configurações de encaminhamento de chamadas.

Figura 3.3. O Grupo de Chamada de Equipe e o grupo de Representantes na Lista de Contatos

Adicionar contatos de serviços públicos de mensagens instantâneas

Caso sua organização esteja configurada para oferecer suporte à conectividade a redes públicas de mensagens instantâneas, será possível adicionar contatos de sistemas como AOL, Yahoo, MSN e a rede Windows Live de serviços de Internet à Lista de Contatos do Office Communicator. Ao adicionar um contato da rede pública de mensagens instantâneas, você pode se comunicar com ele usando o sistema de mensagens instantâneas. No entanto, não há suporte para a realização de chamadas do Communicator, chamadas de vídeo, conferências de áudio/vídeo e compartilhamento da área de trabalho com esse tipo de contato.

A prática recomendada para adicionar um contato de um serviço público de mensagens instantâneas é usar a pasta Contatos do Outlook. Fazendo isso, você pode adicionar números de telefone residencial, celular e outros do contato, de modo a poder usar o recurso de clique para telefonar do Communicator e telefonar para o contato em seu número de telefone residencial, celular ou comercial.

Para adicionar um contato de um serviço público de mensagens instantâneas à sua Lista de Contatos1. Caso você não saiba o endereço de mensagens instantâneas do contato a ser

adicionado, contate-o por telefone ou email para obtê-lo.

2. Abra a pasta Contatos no Office Outlook e clique no botão Novo.


3. Digite um nome para o contato na caixa Nome Completo. As caixas Empresa, Cargo e Arquivar como são opcionais.

4. Preencha pelo menos uma das seguintes caixas:

Números de telefone. Na caixa Comercial, Residencial, Fax Comercial ou Celular, digite o número de telefone do contato.

Email. Nessa caixa, digite o endereço de email do contato.

Endereço de mensagens instantâneas. Nessa caixa, digite o endereço de mensagens instantâneas do contato.

5. Digite os números de telefone do contato. Use o formato E.164 para garantir o funcionamento do número. O formato E.164 inclui o código do país, o código de área, o número local e, opcionalmente, o símbolo +. Não é necessário formatar o número. Um número nos EUA, por exemplo, deve ficar da seguinte forma: 14255555555 ou +14255555555, em que 1 é o código do país, 425 é o código de área e 5555555 é o número local. Um número internacional discado dos EUA deve ficar da seguinte forma: +441223479818 ou 011441223479818

6. Salve o contato.

7. Abra o Office Communicator e digite o nome fornecido na caixa Exibir como do Office Outlook na caixa Pesquisar. O nome do contato aparece no painel Resultados da Pesquisa.

8. Arraste o contato do painel Resultados da Pesquisa para um grupo na Lista de Contatos. Agora você pode ter conversas de mensagens instantâneas com o contato. Também é possível clicar no botão de telefone à direita do nome do contato. Não há suporte do Communicator para chamadas para contatos de redes públicas de mensagens instantâneas. No entanto, você pode fazer chamadas para os números de telefone residencial, comercial e/ou celular do contato.

Para obter mais informações sobre como adicionar contatos de redes públicas de mensagens instantâneas à sua Lista de Contatos, consulte a Ajuda online do Communicator.

Adicionar contatos federadosO Office Communicator 2007 R2 e o Office Communications Server 2007 R2 oferecem suporte à federação (conexão) com outras organizações, permitindo que você adicione contatos dessas organizações. Ao adicionar um contato federado à sua Lista de Contatos, você pode se comunicar com ele usando qualquer um dos modos de comunicação permitidos por ambas as organizações. Por exemplo, caso ambas as organizações ofereçam suporte a chamadas do Communicator, chamadas de vídeo e conferências de áudio/vídeo, será possível fazer chamadas do Communicator e de vídeo, além de realizar conferências de áudio/vídeo com os contatos dessa organização.

Para adicionar um contato federado à sua Lista de Contatos 1. Abra o Office Communicator e digite o nome fornecido no campo Exibir como do

Office Outlook na caixa Pesquisar. O nome do contato é exibido na caixa Resultados da Pesquisa.

2. Arraste o contato do painel Resultados da Pesquisa para um grupo na Lista de Contatos. Agora você pode ter conversas de mensagens instantâneas com o contato. Também é possível clicar no botão de telefone à direita do nome do contato.

Para obter mais informações sobre como adicionar contatos federados de fora da empresa à Lista de Contatos, consulte a Ajuda online do Communicator.


Adicionar números de telefone como contatosNo Office Communicator 2007 R2, você pode adicionar um número de telefone à sua Lista de Contatos mesmo que ele não esteja associado a alguém em sua organização, em uma organização federada ou em um provedor de serviços públicos de mensagens instantâneas. Caso seu principal método de fazer chamadas telefônicas seja o Communicator, será conveniente adicionar números de telefone externos (por exemplo, de amigos e membros da família) à sua Lista de Contatos.

Nas versões anteriores, o Communicator só permitia adicionar pessoas que tivessem uma conta ou um endereço de entrada do Office Communications Server. A solução alternativa era criar um novo contato no Outlook, atribuir um número de telefone e endereço de mensagens instantâneas (ou um espaço reservado fictício) e procurar o novo contato do Outlook de dentro do Communicator.

No Office Communicator 2007 R2, caso você tenha discado um número de telefone recentemente, esse número aparecerá na seção Contatos Recentes da Lista de Contatos. Para salvar o número de telefone a fim de usá-lo em chamadas no futuro, você pode arrastar e soltar o número em um dos grupos da Lista de Contatos. Você também pode clicar com o botão direito do mouse no número, clicar em Adicionar à Lista de Contatos e depois clicar em um grupo.

Também é possível adicionar um contato do Outlook à Lista de Contatos mesmo que ele não tenha um endereço de mensagens instantâneas e só tenha um número de telefone. No Communicator, procure o contato do Outlook e adicione-o à Lista de Contatos.

Depois que um número de telefone é adicionado à Lista de Contatos, você pode executar as mesmas ações que estão disponíveis para os contatos usuais. Por exemplo, você pode mover o contato somente de telefone para um grupo diferente. Também é possível exibir as propriedades do contato clicando nele com o botão direito do mouse e selecionando Propriedades. Será aberto um cartão de visita do Outlook, no qual você pode ver ou atualizar as informações do contato. Os contatos de número de telefone são designados por um ícone de telefone . Clique duas vezes no botão Telefonar à direita do número de telefone para iniciar uma conversa telefônica com o contato.

Para adicionar um número de telefone como contato Siga um destes procedimentos:

Digite o número de telefone na caixa Pesquisar, clique nele e arraste-o para um dos grupos da Lista de Contatos.

Caso você tenha usado o Communicator recentemente para telefonar para o número de telefone, na seção Contatos Recentes, clique no número e arraste-o para um dos grupos da Lista de Contatos.

Clique com o botão direito do mouse no número de telefone, clique em Adicionar à Lista de Contatos e clique em um grupo.

Exibir o cartão de visita de uma pessoaO cartão de visita de uma pessoa fornece detalhes sobre sua disponibilidade e atividade. Dependendo do nível de acesso que um contato tenha concedido a você, é possível ver sua agenda, bem como notas pessoais que ele tenha escrito. O cartão de visita também oferece um ponto de partida para a conexão com um contato, incluindo a capacidade de iniciar uma sessão de mensagens instantâneas, telefonar para o contato, agendar uma reunião ou enviar um email para o contato, conforme mostrado na Figura 3.4.


Figura 3.4. Abre-se o cartão de visita clicando no botão Presença de um contato

Para exibir o cartão de visita de uma pessoa Na janela do Office Communicator, clique no botão Presença na Lista de Contatos,

à esquerda do nome do contato.

Você pode abrir o cartão de visita de um usuário em vários locais da interface do usuário do Office Communicator 2007 R2. Por exemplo, para exibir o cartão de visita de uma pessoa, você pode clicar no botão Presença dessa pessoa na Lista de Contatos, no painel Resultados da Pesquisa ou na janela de Conversa do Communicator.

Alterar o modo de exibição dos contatosO Office Communicator 2007 R2 fornece vários modos de exibição que você aplica à Lista de Contatos para ver os contatos organizados de forma diferente do modo padrão. Você pode usar o botão Alterar Modo de Exibição do Communicator para exibir contatos agrupados por Níveis de Acesso ou por Contatos Marcados.

Para alterar o modo de exibição dos contatos Clique no botão Alterar Modo de Exibição , conforme mostrado na Figura 3.5,

e selecione um modo de exibição no menu.

Lista de Contatos. Esse modo de exibição é o padrão que você vê ao iniciar o Office Communicator.

Níveis de Acesso. Este modo mostra os contatos agrupados de acordo com os níveis de acesso. Trata-se de níveis de permissão que você atribui aos contatos para determinar o acesso que eles têm às suas informações de presença.

Classificar Contatos por Disponibilidade. Na janela do Office Communicator, clique no botão Alterar o modo de exibição dos contatos, verifique se o modo de exibição Lista de Contatos está selecionado e clique em Classificar Contatos por Disponibilidade.


Classificar Contatos por Nome para Exibição. Na janela do Office Communicator, clique no botão Alterar o modo de exibição dos contatos. Pode-se selecionar qualquer modo de exibição. Clique em Classificar Contatos por Nome para Exibição.

Mostrar Contatos Recentes. Na janela do Office Communicator, clique no botão Alterar o modo de exibição dos contatos, verifique se o modo de exibição Lista de Contatos está selecionado e clique em Mostrar Contatos Recentes para ocultar ou mostrar uma lista de seus contatos mais recentes.

Mostrar Representantes. Na janela do Office Communicator, clique no botão Alterar o modo de exibição dos contatos, verifique se o modo de exibição Lista de Contatos está selecionado e clique em Mostrar Representantes para ocultar ou mostrar uma lista dos representantes que você definiu nas configurações de encaminhamento de chamadas.

Mostrar Grupo de Chamada de Equipe. Na janela do Office Communicator, clique no botão Alterar o modo de exibição dos contatos, verifique se o modo de exibição Lista de Contatos está selecionado e clique em Mostrar Grupo de Chamada de Equipe para ocultar ou mostrar uma lista dos membros do grupo de chamada de equipe que você definiu nas configurações de encaminhamento de chamadas.

Figura 3.5. A janela do Office Communicator e a Lista de Contatos

Para obter mais informações sobre níveis de acesso, consulte o Capítulo 3, “Gerenciar sua Lista de Contatos”. Para obter mais informações sobre como marcar contatos, consulte o Capítulo 5, “Como entrar em contato com outras pessoas”.


Como os contatos são classificados na Lista de ContatosPor padrão, o Communicator classifica os contatos de cada grupo na Lista de Contatos primeiramente por disponibilidade e depois por ordem alfabética. Os contatos disponíveis (aqueles que podem ser contatados) apresentam o status de presença Disponível ou Ocupado. O grupo Contatos Recentes é uma exceção, pois classifica os contatos de cima para baixo, começando por aqueles com os quais você se comunicou mais recentemente. Para alterar o modo de classificação dos contatos na Lista de Contatos, clique no botão Alterar Modo de Exibição na janela do Office Communicator e selecione Classificar Contatos por Disponibilidade. Essa opção move os contatos com o status Ausente, Não Disponível e Desconhecido para grupos, deixa os contatos com o status Ocupado ou Disponível nos respectivos grupos e os classifica por ordem alfabética.

Em qualquer modo de exibição, os contatos podem ser classificados em ordem alfabética por nome para exibição. Clique no botão Alterar Modo de Exibição na janela do Office Communicator e selecione Classificar Contatos por Nome para Exibição. Essa opção classifica os contatos em ordem alfabética dentro dos grupos exibidos.


Capítulo 4: Personalizar suas informações de presença

O Office Communicator 2007 R2 oferece uma gama completa de atributos de presença pessoal que você pode disponibilizar para outros contatos, como forma de ajudá-los a entrar em contato com você. Os atributos de presença incluem informações sobre você, como seu telefone comercial, celular e residencial, juntamente com informações adicionais, como sua agenda de trabalho e suas notas pessoais. Quando você começa a usar o Communicator, geralmente é melhor personalizar e publicar suas informações de presença e, em seguida, definir níveis de acesso para seus contatos, a fim de controlar o tipo e a quantidade de informações exibidas a eles. Dessa forma, você pode tornar as informações de presença, como seus números de telefone residencial ou celular, disponíveis para os contatos mais próximos, mas não para todas as pessoas da empresa.


Personalizar e publicar suas informações de presença.

Definir níveis de acesso para contatos com a finalidade de controlar as informações de presença disponíveis para eles.

Alterar manualmente suas informações de presença.

Personalizar e publicar suas informações de presença

Suas informações de presença incluem uma gama de atributos que descrevem dados a seu respeito, como disponibilidade, atividade, informações de contato, agenda, localização e notas, tanto Pessoais quanto de Ausência Temporária. A Tabela 4.1 fornece uma lista completa de atributos de presença do Communicator que outras pessoas podem ver. A coluna esquerda da tabela mostra os atributos de informações de presença, enquanto as colunas restantes da tabela mostram se o atributo está disponível para um determinado nível de acesso, que será abordado mais adiante neste capítulo.

Tabela 4.1. Informações de presença e níveis de acesso

Informações de presença

Bloqueado

Público Empresa Equipe Pessoal

Presença Offline X

Disponibilidade X X X X

Recursos X X X

Nome para exibição X X X X X

Endereço de Email X X X X X

Cargo * X X X X

Telefone Comercial * X X X

Telefone Celular * X X

Telefone Residencial *

X

Outro Telefone* X

Empresa * X X X X

Escritório * X X X X X

Site do SharePoint * X X X


Informações de presença

Bloqueado

Público Empresa Equipe Pessoal

Local da Reunião X

Assunto da Reunião X

Disponibilidade X X X

Horário de Trabalho X X X

Local do Ponto de Extremidade

X X

Notas (de Ausência Temporária)

X X X

Notas (Pessoais) X X X

Última Atividade X X X

*Se esses atributos forem definidos no Active Directory, eles estarão visíveis para todos os contatos da sua empresa, independentemente do nível de acesso. Também estarão visíveis para os contatos federados, dependendo do nível de acesso atribuído. Eles não estão visíveis para contatos de sistema de mensagens instantâneas públicos.

A maior parte de suas informações de presença é automaticamente fornecida ao Communicator pelo Office Communications Server; portanto, não é necessário fornecer muitas informações adicionais. No entanto, há alguns atributos de presença, entre os quais os mais importantes são seus números de telefone alternativos, que não são automaticamente fornecidos ao Communicator. Talvez você queira torná-los disponíveis para outras pessoas.

Adicionar e publicar números de telefone alternativosComo prática recomendada, você deve adicionar números de telefone alternativos, como o número do celular, às suas informações de presença.

Para adicionar e publicar números de telefone alternativos1. Na janela do Office Communicator, clique no botão Menu e em Ferramentas.

2. Clique em Opções e, em seguida, clique na guia Telefones.

3. Clique no botão referente ao número de telefone que deseja adicionar.

4. Na caixa de texto Número de telefone, digite o número que deseja adicionar e clique em OK. Use o formato de Número de Telefone Internacional. Digite o código de país, seguido do número de telefone local. Por exemplo, para um número nos Estados Unidos: 15555555555. Os números de telefone devem conter apenas os dígitos 0123456789. O Communicator remove parênteses e caracteres adicionais. Não inclua o prefixo de discagem internacional; Por exemplo, (011) nos Estados Unidos e (00) na Europa. Consulte a Ajuda online do Communicator para obter exemplos.

5. Para tornar o número disponível como parte de suas informações de presença, marque a caixa de seleção Publicar este número de telefone ao lado do número.

6. Para aceitar suas alterações, clique em OK na caixa de diálogo Opções.

Lembre-se de que, uma vez que você publique seus números de telefone, é importante definir os níveis de acesso para seus contatos a fim de controlar quem tem acesso aos números. Por exemplo, se você publicar seu número de telefone celular, mas não conceder o nível de acesso Pessoal ou Equipe a um contato ao qual deseja dar acesso a seu número, esse contato não poderá ver seu número de telefone celular. A definição de níveis de acesso é abordada na seção a seguir.


Controlar o acesso às suas informações de presença com Níveis de Acesso

Com o Communicator, você usa Níveis de Acesso para controlar o nível de suas informações de presença que outras pessoas veem. Por exemplo, você provavelmente tem uma pequena lista de colegas de trabalho que devem ter acesso aos seus números de telefone celular e residencial. Para expor esses números alternativos a um contato, você precisa atribuir a esse contato o nível de acesso Pessoal ou Equipe. A definição de níveis de acesso geralmente é feita de uma destas três formas:

Você define um nível de acesso para um contato ao adicioná-lo à Lista de Contatos. Por padrão, quando você adiciona um contato da sua empresa à Lista de Contatos, ele recebe o nível de acesso Empresa. Aos contatos de fora da empresa, como os dos serviços de mensagens instantâneas AOL, MSN, Windows Live e Yahoo Messenger, é atribuído o nível de acesso Público por padrão.

Depois de adicionar um contato à Lista de Contatos, você pode facilmente alterar seu nível de acesso a fim de aumentar ou reduzir a quantidade de informações que ele verá.

Quando um contato o adiciona à lista dele, você recebe um alerta que permite aceitar ou rejeitar a solicitação. Nesse alerta, é possível definir o nível de acesso para o contato e adicioná-lo à sua Lista de Contatos.

Para exibir contatos por Níveis de Acesso Na janela do Communicator, clique no botão Alterar Modo de Exibição

e clique em Níveis de Acesso. (Para entender quais informações de presença são expostas para cada nível de acesso, consulte a Tabela 4.1 anterior.)

Para alterar o Nível de Acesso de um contato em sua Lista de Contatos Clique com o botão direito do mouse em um contato, aponte para Alterar Nível de

Acesso e selecione um nível de acesso para o contato. Se o modo de exibição Níveis de Acesso estiver aplicado à Lista de Contatos, também será possível atribuir um contato a um nível de acesso arrastando o contato para um Grupo de Nível de Acesso. Para entender como os níveis de acesso controlam o que a outra pessoa vê, consulte “Exemplo de níveis de acesso e números de telefone”, mais adiante neste capítulo.

ObservaçãoSe você designar um contato como seu representante, ele receberá automaticamente o nível de acesso Equipe. Não é possível alterar o nível de acesso de um representante. Para obter mais informações, consulte o “Capítulo 18: Delegando suas chamadas a um ou mais assistentes”.


Atribuir Níveis de Acesso quando alguém adiciona você à Lista de Contatos

Quando uma pessoa adiciona você à Lista de Contatos, você recebe um alerta, conforme mostrado na Figura 4.1. O alerta permite que você adicione o contato à sua Lista de Contatos e defina o nível de acesso da pessoa às suas informações de presença.

Figura 4.1. Alerta de solicitação de contato

Para atribuir um nível de acesso quando alguém adiciona você à Lista de Contatos Na janela do Office Communicator, selecione um nível de acesso na lista Nível de

acesso desta pessoa e clique em OK. Para entender como os Níveis de Acesso controlam o que as outras pessoas veem, consulte a seção a seguir, “Exemplo de níveis de acesso e números de telefone”.

Exemplo de níveis de acesso e números de telefone

Um dos aspectos mais importantes dos níveis de acesso é o controle da exposição dos seus números de telefone residencial e celular a outras pessoas. Afinal, você desejará que seus colegas de trabalho mais próximos tenham o número do seu celular, mas não a empresa inteira. Além disso, convém tornar seu telefone residencial disponível apenas para uma lista selecionada de pessoas.

Para disponibilizar o número do seu telefone celular para um contato, você atribui esse contato ao nível de acesso Equipe. Se desejar tornar todos os seus números de telefone disponíveis para um contato, atribua a esse contato o nível de acesso Pessoal. A Tabela 4.2 fornece um exemplo de como os níveis de acesso atribuídos a um contato afetam os números de telefone que ele vê.


Tabela 4.2. Exemplos de níveis de acesso e números de telefone

Se Kelly Rollin atribuir a Lola Jacobsen este nível de acesso:

Lola Jacobsen poderá ver estes números de telefone de Kelly Rollin em sua interface de usuário do Communicator:

Pessoal Telefone comercial

Telefone celular

Telefone residencial

Outro número de telefone

Equipe Telefone comercial

Telefone celular

Empresa Telefone comercial

Público nenhuma

Bloqueado nenhuma

Alterar manualmente suas informações de presença

Suas informações de presença são atualizadas constantemente pelo Communicator e pelo Office Communications Server, com base em vários fatores que incluem seu Calendário do Outlook, se você está em uma chamada, em uma sessão de mensagens instantâneas ou em uma conferência. Entretanto, pode haver ocasiões em que você queira alterar manualmente seu status de presença. Por exemplo, se estiver trabalhando em algo em que o tempo é crucial, convém alterar seu status para Não Incomodar de modo a evitar interrupções.

Para definir seu status como Não Incomodar Na janela do Office Communicator, clique no botão Presença e altere seu status de

presença para Não Incomodar na área de Status. Quando você altera seu status de presença para Não Incomodar, conforme mostrado na Figura 4.2, por padrão, apenas as pessoas que estão no nível de acesso Equipe podem entrar em contato com você.

Figura 4.2. Status de presença definido como Não Incomodar

Por exemplo, uma pessoa com o nível de acesso Equipe às suas informações de presença pode interromper você e observa o seguinte status na Lista de Contatos dela:

Uma pessoa com o nível de acesso Empresa ou inferior às suas informações de presença não pode interromper você com uma mensagem instantânea ou chamada telefônica e observa o seguinte status na Lista de Contatos:

Para obter mais informações sobre como definir Níveis de Acesso para controlar interrupções, consulte a Ajuda online do Office Communicator.


Capítulo 5: Como entrar em contato com outras pessoas

Cada contato da sua Lista de Contatos tem um botão Presença que reflete o estado de disponibilidade atual da pessoa. Você poderá usar o status de presença de um contato para decidir qual modo de comunicação é o mais adequado para a comunicação bem-sucedida com ele. Por exemplo, se o status de um contato for Disponível, você poderá enviar a ele uma mensagem instantânea ou fazer uma chamada telefônica. Se o status de um contato for Ocupado, talvez você prefira enviar uma mensagem por email para ele ou verificar seu cartão de visita para determinar quando a pessoa estará disponível para uma conversa.


Determinar se um contato está disponível para uma conversa.

Descobrir detalhes adicionais do contato, como uma agenda, para determinar quando ele estará disponível.

Descobrir números de telefone alternativos do contato, como um celular ou outros números.

Marcar um contato para ser notificado quando ele ficar disponível.

Saber se e quando um contato está disponívelAs informações de presença exibidas para cada contato da sua Lista de Contatos refletem a disponibilidade do contato, conforme mostrado na Figura 5.1. O status de presença é indicado graficamente por um botão de Presença à esquerda do nome e por uma cadeia de caracteres de texto à direita. Alguns estados de presença, como Disponível, podem ser definidos pelo usuário ou pelo Office Communicator; já outros, como Inativo, podem ser definidos apenas pelo Office Communicator.

Figura 5.1. A Lista de Contatos de Don Hall


A Tabela 5.1 descreve cada botão Presença e o texto de status que o acompanha.

Tabela 5.1. Estados de presença definidos pelo usuário ou pelo Communicator

Botão Presença

Status do contato

recomendada

Disponível O contato está online e pode participar de conversas. Este status pode ser definido manualmente pelo usuário.

A presença do contato pode incluir as maneiras pelas quais é possível falar com ele; por exemplo:

Disponível – Somente Voz É possível falar com o contato por meio de um dispositivo com Communicator Phone R2.

Disponível – Celular É possível falar com o contato por meio de um dispositivo com Communicator Mobile.

Disponível – Somente IM É possível falar com o contato por mensagem instantânea, mas não por recursos de voz.

Disponível – Sem IM O contato não tem acesso a um serviço de mensagens instantâneas.

Ocupado

Ao Telefone

Em Conferência

Em Reunião

O contato está disponível, mas participa de outra atividade. Entre as atividades, estão:

Ao Telefone O contato está em uma conversa telefônica, com voz ou com vídeo.

Em Conferência O contato está em uma conversa com vários participantes usando telefone, voz, vídeo ou compartilhamento de aplicativo.

Em Reunião O calendário do Office Outlook mostra que o contato tem uma reunião agendada.

Este nível de presença pode ser definido manualmente pelo usuário.

Não Incomodar

Você verá esse status para um contato se ele tiver atribuído a você um nível de acesso diferente de Equipe e se uma das condições a seguir for verdadeira:

O contato definiu manualmente seu status de presença como Não Incomodar.

O contato está exibindo uma apresentação do Microsoft® Office PowerPoint® ou está executando outro programa no modo de tela inteira.

Somente interrupções urgentes

Este status é exibido para um contato quando ele atribui você ao nível de acesso Equipe e quando as seguintes condições existem:

O contato definiu manualmente seu status de presença como Não Incomodar.


Botão Presença

Status do contato

recomendada

Ausente O contato provavelmente não está disponível. Este status é exibido pelas seguintes razões:

O computador do contato ficou ocioso por um período maior do que o configurado por padrão: 15 minutos.

O contato definiu manualmente seu status de presença como Ausente.

Inativo O contato pode estar disponível, mas seu computador ficou ocioso por um período maior do que o configurado por padrão: cinco minutos. Nesse estado, o contato está online, ocioso e em transição de um estado Disponível. Esse status é definido pelo Communicator.

Ocupado (Inativo)

O contato está envolvido em uma reunião, mas seu computador ficou inativo pelo período de tempo ocioso configurado por padrão: cinco minutos. Nesse estado, o contato está online, ocioso e em transição de um estado Ocupado. Esse status é definido pelo Communicator.

Offline O contato não está disponível. Este status é exibido pelas seguintes razões:

O Communicator 2007 R2 não está sendo executado no computador do contato ou o contato não entrou no serviço.

O contato bloqueou a exibição do seu status de presença para você.

Presença desconhecida

O Communicator 2007 R2 não pode determinar o status do contato. Geralmente esse status é exibido porque o status de presença do contato está armazenado em outro sistema de computadores, como o de uma organização que não é um parceiro federado, por exemplo.

Bloqueado Esse indicador é exibido em sua Lista de Contatos junto ao nome que você bloqueou. Para a pessoa bloqueada, você parece estar offline.

Obter detalhes adicionais do contatoSe o status de um contato não estiver disponível, você poderá abrir o Cartão de Visita dele para obter detalhes adicionais de modo a determinar quando o contato estará disponível, presumindo-se que você tenha recebido o nível de acesso Empresa ou superior.

Para exibir informações de agenda de um contato Na janela do Office Communicator, clique no botão Presença do contato na Lista de

Contatos. Se ele tiver concedido a você o nível de acesso padrão Empresa ou superior, você poderá clicar no botão Presença do contato para ver sua agenda e determinar quando ele estará disponível.


Exibir opções de chamadaEm alguns casos, você precisará contatar uma pessoa no telefone celular dela ou em um número alternativo. No Office Communicator, você pode exibir os números de telefone alternativos de um contato clicando na seta à direita do botão Telefonar. No capítulo anterior, examinamos como você publica números de telefone alternativos. Mas como você encontra os números de telefone alternativos de seus contatos?

Para exibir opções de chamada de um contato1. Na Lista de Contatos, clique na seta à direita do botão Telefonar associado ao contato,

conforme mostrado na ilustração a seguir.

2. Os números de telefone que você vê para um contato são determinados pelo nível de acesso que o contato lhe concedeu. Por exemplo, se o contato tiver concedido a você o nível de acesso Equipe ou Pessoal, você verá o número do celular dele. Se o celular de um contato não estiver disponível, você poderá contatar a pessoa e pedir-lhe que eleve o seu nível de acesso para Equipe ou Pessoal.


O que é uma chamada do Communicator?Um dos itens no menu de opções Telefonar é Chamada do Communicator. Uma chamada do Communicator é uma chamada VoIP roteada para todos os dispositivos de um contato que executam o Office Communicator 2007 R2. Um contato pode receber uma chamada do Communicator em seu computador ou em um dispositivo de telefonia configurado para o Office Communicator 2007 R2.

Receber uma notificação quando o status de um contato mudar

O Communicator pode notificá-lo de alterações no status de um contato exibindo um alerta quando o status do contato mudar para Disponível ou Offline. O alerta mostra o nome, o cargo, o endereço de mensagens instantâneas e o novo status de presença do contato. Você pode clicar no alerta para iniciar uma sessão de mensagens instantâneas com essa pessoa. A configuração do Communicator para exibir esse alerta para um determinado contato é denominada marcação.

Para marcar um contato a fim de receber alertas de alteração de status Na Lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse em um contato e clique em

Marcar Alertas de Alteração de Status.

Para exibir contatos marcados na Lista de Contatos Na janela do Office Communicator, clique no botão Alterar Modo de Exibição

e clique em Contatos Marcados. Esse modo de exibição mostra todos os contatos marcados no momento.

ObservaçãoSó é possível fazer chamadas do Communicator para contatos do Office Communicator dentro da sua empresa e para contatos federados fora dela. Não há suporte a chamadas do Communicator para contatos de IM públicos ou contatos não federados fora da empresa.


Capítulo 6: Enviar e receber mensagens instantâneas

Com o Office Communicator 2007 R2, você pode iniciar uma sessão de mensagens instantâneas com um único contato ou vários contatos. Depois de iniciar uma sessão de mensagens instantâneas, você poderá convidar outros contatos para participar da sessão e, sem qualquer interrupção, adicionar áudio e vídeo à sessão sem abrir uma nova janela de Conversa.


Iniciar uma sessão de mensagens instantâneas.

Adicionar emoticons a mensagens instantâneas.

Formatar mensagens instantâneas.

Convidar outra pessoa para uma sessão de mensagens instantâneas.

Aceitar ou recusar um convite de mensagem instantânea.

Iniciar uma sessão de mensagens instantâneasEm geral, você inicia uma sessão de mensagens instantâneas clicando duas vezes no nome de um contato na Lista de Contatos. Clicar duas vezes no nome de um contato abre a janela de Conversa, onde você digita sua mensagem instantânea e vê as respostas de outras pessoas, conforme mostrado na Figura 6.1.

Figura 6.1. A janela do Office Communicator e a janela de Conversa

Para iniciar uma sessão de mensagens instantâneas com um único contato Na Lista de Contatos, clique duas vezes no nome de um contato, digite uma

mensagem e pressione ENTER. Se o contato não estiver na Lista de Contatos, digite o nome da pessoa na caixa Pesquisar e clique duas vezes no nome na caixa Resultados da Pesquisa.

ObservaçãoSó há suporte para mensagens instantâneas com os contatos do Communicator, contatos de sistema de mensagens instantâneas públicos e contatos federados da sua organização.


Para iniciar uma sessão de mensagens instantâneas com um grupo Siga um destes procedimentos:

Para enviar uma mensagem instantânea para um grupo de distribuição ou um grupo de contatos, clique com o botão direito do mouse no nome do grupo, clique em Enviar uma Mensagem Instantânea, ou pressione ENTER, digite uma mensagem e pressione ENTER.

Para enviar uma mensagem instantânea a vários contatos, mantenha pressionada a tecla CTRL para selecionar os contatos, clique com o botão direito do mouse no último contato e clique em Enviar uma Mensagem Instantânea, ou pressione ENTER, digite uma mensagem e pressione ENTER.

Adicionar emoticons a mensagens instantâneasEmoticons são imagens gráficas que você pode usar em suas mensagens instantâneas para transmitir sentimentos e emoções, conforme mostrado na Figura 6.2.

Figura 6.2. Um emoticon é inserido em uma mensagem instantânea

Para adicionar um emoticon a uma mensagem instantânea1. Na janela de Conversa, na área de mensagem, posicione o cursor onde deseja inserir

o emoticon.

2. Clique no botão Emoticon e selecione um emoticon.


Formatar mensagens instantâneasNo Communicator, você pode alterar a fonte, o tamanho da fonte e a cor do texto ou formatá-lo com atributos adicionais como negrito, itálico ou sublinhado.

Para formatar o texto de uma única mensagem instantânea1. Na janela do Office Communicator, clique duas vezes no nome de um contato na

Lista de Contatos para iniciar uma mensagem instantânea.

2. Na janela de Conversa, selecione o botão Alterar a cor do texto, a fonte e outras formatações e selecione as opções de formatação na janela pop-up de formatação.

Além de formatar a mensagem instantânea atual, você pode definir alterações de formatação permanentes a serem aplicadas a todas as suas mensagens instantâneas.

Para formatar o texto de todas as mensagens instantâneas1. Na barra de título do Office Communicator, clique no botão Menu .

2. No menu Ferramentas, clique em Opções.

3. Na caixa de diálogo Opções, clique na guia Geral e clique em Alterar Fonte.

4. Na caixa de diálogo Alterar Fonte, faça as alterações desejadas e clique em OK.

5. Clique em OK novamente para aceitar as alterações e feche a caixa de diálogo Opções. As alterações de fonte serão agora aplicadas a todas as suas mensagens instantâneas.

Convidar alguém para uma sessão de mensagens instantâneas

Você pode iniciar uma sessão de mensagens instantâneas com uma pessoa e descobrir que precisa convidar outras pessoas para a conversa. Para adicionar contatos, você pode selecioná-los na Lista de Contatos. Também é possível convidar alguém de fora da organização, enviando um convite por email.

Para convidar alguém a ingressar em uma conversa em andamento1. Na janela do Office Communicator, clique duas vezes em um contato.

2. Na janela de Conversa, digite uma mensagem e pressione ENTER.

3. Uma vez iniciada a conversa com o contato, clique no botão Convidar na janela de Conversa para adicionar outras pessoas, conforme necessário.

4. Na caixa Pesquisar, digite um nome ou selecione um contato na Lista de Contatos e clique em OK.

Para convidar alguém de fora da organização por email1. Na janela de Conversa, clique em Convidar e clique em Convidar por Email. Uma

mensagem de email é aberta no Microsoft Outlook. (Se não tiver o Outlook, você poderá copiar o texto do convite para o programa de email de sua escolha.)

2. Na mensagem de email, digite o endereço de email da pessoa e clique em Enviar.

3. A mensagem de email contém dois links para o ingresso na conferência: um para o Communicator e outro para um navegador da Web. Caso o destinatário não tenha o Communicator instalado, ele poderá ingressar na conferência usando um navegador da Web.


Receber um convite de mensagem instantâneaQuando alguém lhe envia um convite de mensagem instantânea, você recebe um alerta que aparece no canto inferior direito da tela do computador, conforme mostrado na Figura 6.3.

Figura 6.3. O alerta de convite de mensagem instantânea

Para aceitar um convite de mensagem instantânea1. No alerta de convite de mensagem instantânea, clique em qualquer lugar do painel

esquerdo do convite.

2. Na janela de Conversa, digite sua resposta na área de mensagem e pressione ENTER.

Para recusar um convite No alerta de convite de mensagem instantânea, clique no botão Fechar conversa.

Para responder a uma mensagem instantânea com uma chamada No alerta de convite de mensagem instantânea, clique em Redirecionar e clique em

um nome ou um número para fazer a chamada.

Para definir seu status como Não Incomodar até a próxima hora cheia No alerta de convite de mensagem instantânea, clique em Redirecionar e clique em

Configurado como Não Incomodar. Seu status será alterado para Não Incomodar até o próximo incremento de hora no relógio.

Por exemplo: se você definiu seu status de presença como Não Incomodar às 11h15, seu status será alterado para Não Incomodar e voltará para Disponível às 12 horas (meio-dia).


Parte 3Conferência e colaboração

Nesta parte:

Capítulo 7: Introdução ao recurso de conferência na Comunicação Unificada

Capítulo 8: Conferências com o Communicator

Capítulo 9: Usar o compartilhamento da área de trabalho

Capítulo 10: Mover-se com facilidade entre os modos de comunicação

Capítulo 11: Agendar uma chamada em conferência do Communicator ou uma conferência do Live Meeting

Capítulo 12: Adicionar um número de discagem a uma chamada de conferência


Capítulo 7: Introdução ao recurso de conferência na Comunicação Unificada

Com o Office Communicator 2007 R2, você pode iniciar uma conferência facilmente de uma sessão de mensagens instantâneas um-para-um. Também é simples adicionar modos de comunicação a sessões de conferência, inclusive conferências telefônicas, videoconferências e até mesmo webconferências completas e compartilhamento de dados com o Live Meeting.

Os recursos de conferência descritos na “Parte 3, Conferência e colaboração”, exigem que você tenha recursos de conferência habilitados em sua organização. Se não tiver certeza se os recursos de conferência estão habilitados, contate o administrador do sistema. Além disso, antes de começar a usar os recursos de conferência do Communicator, verifique se você tem o hardware e o software necessários instalados, conforme abordado na seção “Configuração automática de áudio e vídeo”, mais adiante neste capítulo.

Quando usar o Communicator e quando usar o Live Meeting

A Comunicação Unificada da Microsoft oferece várias possibilidades para a realização de conferências. Por exemplo, para comunicações informais do dia-a-dia, você pode realizar conferências com seus colaboradores usando o Office Communicator 2007 R2. Recursos do Communicator 2007 R2, como compartilhamento da área de trabalho e conferências discadas, permitem uma experiência de conferência ainda mais completa. No Communicator 2007 R2, você pode compartilhar sua área de trabalho com outros participantes, por exemplo, para exibir slides ou compartilhar outros documentos e aplicativos. Para apresentações mais formais que exijam recursos completos de webconferência, como compartilhamento de aplicativos, gravação e gerenciamento de perguntas e respostas, você pode agendar uma conferência mais formal do Live Meeting. A Tabela 7.1 ajuda a decidir o método de conferência a ser usado.

ObservaçãoCom o Communicator 2007 R2, você pode incluir pessoas em uma conferência mesmo que elas não façam parte da sua organização. Você pode convidar pessoas de fora da organização por email, e elas podem participar de comunicações envolvendo mensagens instantâneas, áudio, vídeo e compartilhamento da área de trabalho usando o Communicator ou um navegador da Web. Além disso, usando o recurso de conferência discada, os participantes podem usar qualquer telefone para acessar a parte de áudio de uma conferência.


Tabela 7.1. Cenários de conferência e métodos recomendados

Se você precisa: Use este método de conferência:

Realizar conferências não agendadas com vários participantes – por exemplo, você e seus colegas precisam tomar uma decisão rápida

Use os recursos de conferência do Office Communicator. Consulte o Capítulo 8, “Conferências com o Communicator”.

Realizar uma chamada em conferência não agendada

Use o Office Communicator. Consulte o Capítulo 8, “Conferências com o Communicator”.

Compartilhar uma exibição da sua área de trabalho para apresentar um documento ou aplicativo aberto

Use o compartilhamento da área de trabalho do Office Communicator. Consulte o Capítulo 9, “Usar o compartilhamento da área de trabalho”.

Apresentar slides, compartilhar páginas da Web ou compartilhar a área de trabalho ou aplicativos durante uma chamada em conferência não agendada

Use o Office Communicator para iniciar a conferência e escale para uma conferência do Live Meeting, se necessário. Consulte o Capítulo 10, “Mover-se com facilidade entre os modos de comunicação”.

Agendar uma chamada em conferência no calendário de todos os participantes e usar voz, vídeo e compartilhamento da área de trabalho

Use o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook a fim de agendar uma conferência do Communicator. Consulte o Capítulo 11, “Agendar uma chamada em conferência do Communicator ou uma conferência do Live Meeting”.

Agendar uma webconferência na qual você usa recursos de webconferência além do compartilhamento da área de trabalho, como compartilhamento de aplicativos, lobby de reunião, perguntas e respostas, quadro de comunicações e anotações compartilhadas.

Use o Suplemento de Conferência para o Microsoft Office Outlook a fim de agendar uma conferência do Live Meeting. Consulte o Capítulo 11, “Agendar uma chamada em conferência do Communicator ou uma conferência do Live Meeting”.

Configuração automática de áudio e vídeoPara audioconferências (por telefone), é necessário ter um headset; ou um alto-falante e um microfone; ou um dispositivo de áudio USB conectado ao computador. Para conferências de áudio/vídeo, você precisará de uma webcam conectada ao computador para iniciar a chamada de áudio/vídeo. No entanto, você pode participar de uma conferência de áudio/vídeo e visualizar o fluxo de vídeo de outros participantes sem ter uma webcam.

Por padrão, o Office Communicator detecta seus dispositivos de áudio e vídeo para que você não precise executar nenhum procedimento especial de configuração. No entanto, antes de agendar uma chamada em conferência, convém executar o Assistente para Configuração de Áudio e Vídeo para assegurar que seus dispositivos estejam corretamente ajustados.


Para configurar áudio e vídeo Na barra de título da janela do Office Communicator, clique no botão Menu ,

aponte para Ferramentas e clique em Configurar Áudio e Vídeo. Siga as instruções do Assistente para Configuração de Áudio e Vídeo. Observe que o Assistente para Configuração de Áudio e Vídeo define configurações de áudio e vídeo tanto para o Office Communicator quanto para o Live Meeting.

Instalando o console do Live MeetingSe você planeja iniciar sessões do Live Meeting, será necessário ter o cliente do Live Meeting instalado. Conforme mostrado antes na Tabela 7.1, há várias possibilidades de conferência com a Comunicação Unificada do Microsoft Office. Por exemplo, você pode abrir o cliente do Live Meeting usando o Office Communicator durante uma chamada em conferência, se decidir que precisa de recursos de compartilhamento de dados. Você também pode agendar sessões do Live Meeting dentro do Outlook quando uma webconferência agendada mais formal é necessária. Para obter instruções sobre como instalar o cliente do Live Meeting, contate o administrador do sistema.

Instalando o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook

Com o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook, conforme mostrado na Figura 7.1, você pode agendar chamadas em conferência por telefone para o Communicator e webconferências com o Live Meeting. Contate o administrador do sistema para obter instruções sobre como instalar o Suplemento de Conferência para o Microsoft Office Outlook.

Figura 7.1. O Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook

Quando agenda uma audioconferência usando o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook, você pode adicionar um número de chamada em conferência à conferência nas opções de Áudio. Os participantes podem usar qualquer telefone para acessar a conferência e inserir a identificação da conferência e o PIN quando for solicitado. Depois de ingressar na audioconferência, o participante aparece na lista de participação. O número de discagem, a identificação da conferência e a senha são exibidos na janela da conferência.

Onde encontrar mais informações sobre conferências

Para obter informações mais detalhadas sobre conferências, visite a seção Conferência da Ajuda online do Office Communicator. Para acessar a Ajuda online no Office Communicator 2007 R2, clique no botão Menu e clique em Ajuda do Microsoft Office Communicator.


Capítulo 8: Conferências com o Communicator

O Office Communicator 2007 R2 oferece suporte à maneira natural, geralmente não estruturada, de comunicação com outras pessoas. Por exemplo, com o Office Communicator, você pode iniciar uma conversa de mensagem instantânea com alguém e, em seguida, decidir que precisa convidar outra pessoa para a conversa a fim de tomar uma decisão. Ao convidar uma terceira pessoa para a conversa de mensagem instantânea, você cria uma conferência ad hoc. Depois de iniciar a conferência, você pode convidar outras pessoas ou adicionar modos de comunicação de áudio e vídeo facilmente, sem precisar sair da janela de Conversa do Communicator. Com o Communicator, iniciar uma conferência exige apenas alguns cliques de mouse. Por exemplo, uma maneira excelente de aproveitar os recursos de conferência do Communicator é iniciar uma conferência de mensagem instantânea ou uma conferência por telefone selecionando um grupo na Lista de Contatos e clicando em Enviar uma Mensagem Instantânea ou Fazer uma Chamada em Conferência.


Iniciar uma conferência de mensagem instantânea convidando outras pessoas para uma sessão de mensagens instantâneas.

Iniciar uma chamada em conferência de áudio selecionando vários contatos na Lista de Contatos ou selecionando um grupo de contatos ou de distribuição.

Iniciar uma conferência de áudio/vídeo ad hoc em uma sessão de mensagens instantâneas.

Ingressar em uma conferência.

As conferências com três ou mais participantes, inclusive as de áudio/vídeo, exigem um Servidor de Conferência A/V do Office Communications Server 2007 R2. Se você não tiver certeza se um Servidor de Conferência A/V foi configurado para a sua organização, contate o administrador do sistema.

Iniciar uma conferência de IM na Lista de ContatosIniciar uma conferência de mensagem instantânea não agendada (ad hoc) é geralmente uma maneira rápida de tomar decisões. Talvez igualmente importante, é muito fácil iniciar uma conferência de mensagem instantânea: basta selecionar vários contatos na Lista de Contatos ou selecionar um grupo e clicar em Enviar uma Mensagem Instantânea. Você pode iniciar uma conferência de mensagem instantânea na Lista de Contatos selecionando vários contatos, um grupo de distribuição ou um grupo de contatos. Você também pode iniciar uma conferência de uma conversa telefônica ou com vídeo entre duas pessoas, simplesmente convidando outra pessoa para a conversa.

Para iniciar uma conferência de mensagem instantânea não agendada Na Lista de Contatos, siga um destes procedimentos:

Selecione vários contatos mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos contatos que deseja convidar para a conferência, clique com o botão direito do mouse no último contato e, em seguida, clique em Enviar uma Mensagem Instantânea. Digite uma mensagem na área Entrada de Mensagem e pressione ENTER.

Clique com o botão direito do mouse em um contato ou grupo, conforme mostrado na Figura 8.1, e clique em Enviar uma Mensagem Instantânea. Digite uma mensagem na área Entrada de Mensagem e pressione ENTER.


Figura 8.1. Um grupo de contatos é selecionado para iniciar uma conferência de mensagem instantânea

Na janela de Conversa exibida, você vê o status Convidando para cada contato, assim que o convite de mensagem instantânea é enviado a ele. Quando o contato aceita a chamada e ingressa na conferência, você vê o indicador de telefone à direita do nome do contato, conforme mostrado acima na Figura 8.1.

Quando você envia uma mensagem instantânea para mais de uma pessoa, os destinatários veem um convite de conferência de mensagem instantânea, conforme mostrado na Figura 8.2.

Figura 8.2. Convite de conferência de mensagem instantânea

Para ingressar em uma conferência de mensagem instantânea Clique no painel esquerdo do alerta de convite de conferência.

A qualquer momento durante a conferência, você pode convidar outras pessoas para a conferência, clicando no botão Convidar e selecionando os contatos desejados.

Iniciar uma conferência com contatos de dentro ou de fora da sua organização

No Communicator 2007 R2, você pode iniciar uma nova conferência usando a opção Reunir Agora, disponível através do botão Menu. Usando essa opção, você não estará limitado a convidar contatos de dentro da sua organização. Também poderá convidar contatos de fora da organização para uma conversa, enviando um convite por email. Esses contatos externos podem clicar em um link no convite por email para ingressar na conferência usando um navegador da Web.

Para iniciar uma conferência usando a opção Reunir Agora Clique no botão Menu e clique em Reunir Agora.

Para convidar alguém de dentro da sua organização ou de uma organização federada1. Na nova janela de Conversa, clique em Convidar e clique em Convidar um

Contato.

2. Na caixa Pesquisar, digite um nome ou selecione um contato na Lista de Contatos e clique em OK.

Para convidar alguém de fora da organização por email1. Na nova janela de Conversa, clique na seta próxima a Convidar e clique em

Convidar por Email.

2. Na mensagem de email sobre a chamada em conferência, digite o endereço de email da pessoa e clique em Enviar.


3. A mensagem de email contém dois links para o ingresso na conferência: um para o Communicator e outro para um navegador da Web. Caso o destinatário não tenha o Communicator instalado, ele poderá ingressar na conferência usando um navegador da Web. O recurso de vídeo não está disponível para o usuário do navegador da Web; somente mensagens instantâneas, áudio e compartilhamento da área de trabalho estão disponíveis.

Para convidar alguém por telefone1. Na janela de Conversa, clique na seta próxima a Convidar e clique em Convidar por

Telefone.

2. Na caixa de diálogo Convidar alguém por telefone, digite o número de telefone da pessoa e clique em Telefonar.

Realizar uma chamada em conferênciaVocê pode iniciar uma chamada em conferência por telefone na Lista de Contatos, selecionando vários contatos ou um grupo. Também pode iniciar uma conferência de uma conversa telefônica ou com vídeo um-para-um entre duas pessoas, convidando outra pessoa para a conversa.

Para iniciar uma chamada em conferência 1. Na Lista de Contatos, siga um destes procedimentos:

Selecione vários contatos mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos contatos que deseja convidar para a conferência, clique com o botão direito do mouse no último contato e aponte para Iniciar uma Chamada em Conferência.

Clique com o botão direito do mouse em um grupo de contatos e aponte para Iniciar uma Chamada em Conferência.

2. Clique em uma das seguintes opções:

Iniciar Conferência Agora Usando. Clique em Communicator para iniciar a conferência em seu computador ou dispositivo telefônico USB padrão (se você tiver um headset ou alto-falantes e microfone).

Iniciar Chamada em Conferência Ligando para. Clique em um número de telefone para que o Communicator ligue para esse número e faça você ingressar na conferência quando atender o telefone. Observe que você também pode digitar um novo número de telefone para ingressar na conferência.

Figura 8.3. A janela de Conversa durante uma chamada em conferência

Durante uma chamada de conferência, você pode:

Clicar em Iniciar chamada em conferência de vídeo para adicionar sua transmissão de vídeo à conferência (desde que tenha uma webcam conectada ao computador).

Clicar em Mostrar área de mensagens instantâneas para enviar uma mensagem instantânea aos participantes da conferência.

Clicar em Convidar para adicionar pessoas à conferência.


Ingressar em uma chamada em conferênciaQuando você realiza uma chamada em conferência, os destinatários da chamada veem um convite de chamada em conferência, conforme mostrado na Figura 8.4.

Figura 8.4. Alerta de convite de chamada em conferência

Para ingressar em uma chamada em conferência Clique no painel esquerdo do alerta de convite de conferência.

Para ingressar em uma chamada em conferência usando outro telefone Para ingressar em uma chamada em conferência com um telefone que não seja o seu

telefone padrão, clique em Ingressar de no alerta de convite de chamada em conferência e selecione o telefone com o qual deseja ingressar na conferência. O Communicator liga para o número do telefone e, quando você atende a chamada, faz com que você ingresse na conferência com esse número.


Capítulo 9: Usar o compartilhamento da área de trabalho

Com o recurso de compartilhamento de área de trabalho do Office Communicator 2007 R2, um participante de uma conversa do Communicator pode compartilhar toda a área de trabalho do seu computador com os outros participantes. Se tiver um documento, um deck de slides ou um aplicativo que queira apresentar aos outros integrantes da conversa, você poderá iniciar uma sessão de compartilhamento de área de trabalho.

Você também pode permitir que outros participantes assumam o controle do documento ou aplicativo exibido em sua área de trabalho. Quando começar a compartilhar sua área de trabalho inicialmente, você estará no controle do teclado e do ponteiro do mouse, de modo que terá o controle da ação nos programas ou documentos abertos. Depois que começar a compartilhar sua área de trabalho, você também poderá habilitar outros participantes a fazerem operações com o mouse e o teclado em sua área de trabalho, facilitando a colaboração com seus colegas. Por exemplo, se você estiver compartilhando um conjunto de slides e outro participante quiser apresentar os slides e avançá-los segundo seu próprio ritmo, você poderá ceder o controle a esse participante.

Para permitir uma experiência de reunião altamente interativa, você pode adicionar o compartilhamento da área de trabalho a uma chamada de vídeo ou iniciar o vídeo durante o compartilhamento da área de trabalho, conforme mostrado na Figura 9.1. Os participantes podem ver o vídeo, o compartilhamento da área de trabalho e a janela de conversa por mensagens instantâneas ao mesmo tempo.

Figura 9.1. Usando compartilhamento da área de trabalho e vídeo em conjunto


Compartilhando sua área de trabalhoVocê pode iniciar uma sessão de compartilhamento da área de trabalho a qualquer momento durante uma conversa. Sendo a pessoa que está fazendo o compartilhamento, você pode ceder o controle aos outros participantes, retornar à janela de Conversa (por exemplo, para continuar uma conversa de mensagem instantânea ou iniciar um vídeo) e interromper a sessão de compartilhamento da área de trabalho.

Para compartilhar sua área de trabalho durante uma conversa do Communicator1. Na janela de Conversa, clique no botão Compartilhamento e clique em

Compartilhar Área de Trabalho. É exibida uma moldura realçada em volta da área de trabalho inteira para indicar que ela está visível para outros participantes, como mostra a Figura 9.2.

Figura 9.2. Compartilhamento da área de trabalho do ponto de vista do compartilhador

2. Nas janelas de Conversa dos participantes, a mensagem Clique para aceitar o convite de compartilhamento de sessão aparece junto com um alerta. Os outros participantes clicam na mensagem para aceitar o convite.

3. Quando estiver compartilhando sua área de trabalho, você poderá abrir e exibir programas, percorrer documentos ou examinar um conjunto de slides como faria normalmente.

ObservaçãoSe tiver vários monitores, você poderá selecionar o monitor a ser compartilhado.


Para passar o controle para outro participante1. Para compartilhar o controle da sessão de compartilhamento da área de trabalho, na

janela de Conversa, clique na seta ao lado da barra de compartilhamento No Controle e siga um destes procedimentos:

Em Conceder Controle a, clique no nome do participante a quem deseja passar o controle. O participante verá a mensagem Você recebeu o controle.

Clique em Compartilhar Controle com Todos os Participantes se quiser permitir que qualquer participante assuma o controle. Os outros participantes verão o botão Solicitar Controle, no qual podem clicar para controlar o mouse e o teclado em sua área de trabalho.

2. Para reassumir o controle da sessão de compartilhamento da área de trabalho, na janela de Conversa, clique na seta ao lado do botão Compartilhamento e clique em Reassumir Controle.

Para adicionar vídeo à sessão de compartilhamento da área de trabalho1. Na barra de menus de compartilhamento, clique no botão Mostrar conversa, como

mostra a Figura 9.3, para retornar à janela de Conversa.

Figura 9.3. Botão Mostrar conversa na barra de menus de compartilhamento da área de trabalho

2. Na janela de Conversa, clique no botão Iniciar chamada de vídeo.

Para interromper o compartilhamento da área de trabalho Clique na seta ao lado do botão Compartilhamento e clique no botão Parar na barra

de menus de compartilhamento, no alto da tela, como mostra a Figura 9.4.

Figura 9.4. Botão Parar na barra de menus de compartilhamento da área de trabalho

ObservaçãoO recurso de vídeo não estará disponível para um participante que tenha ingressado na conferência usando um navegador da Web.


Exibindo uma área de trabalho compartilhadaQuando outra pessoa inicia o compartilhamento da área de trabalho, você pode aceitar o convite para exibir o compartilhamento, alterar sua exibição da área de trabalho compartilhada e solicitar o controle da mesma.

Para aceitar um convite para uma sessão de compartilhamento da área de trabalho1. Quando um participante inicia o compartilhamento da área de trabalho durante uma

conversa, a mensagem Clique para aceitar o convite de compartilhamento de sessão é exibida na janela de conversa, conforme mostra a Figura 9.5. Se você não estiver no momento em uma conversa, será exibido um alerta na sua área de trabalho, conforme mostra a Figura 9.6.

Figura 9.5. Convite para uma sessão de compartilhamento da área de trabalho do ponto de vista do participante

Figura 9.6. Convite para uma sessão de compartilhamento da área de trabalho do ponto de vista do participante

2. Clique na mensagem ou no alerta para começar a exibir a área de trabalho do compartilhador.

Para alterar sua exibição da área de trabalho compartilhada Você pode usar controles de janela para maximizar ou redimensionar sua exibição da

área de trabalho compartilhada.

Para alternar o tamanho da área de trabalho compartilhada entre tamanho real e ajustado

à janela, clique no botão Tamanho real .

Para preencher a tela com a área de trabalho compartilhada, clique no botão Ajustar

à tela .

Para solicitar o controle da área de trabalho compartilhada, clique no botão Assumir

controle .

Para interromper o compartilhamento da área de trabalho, clique no botão Parar compartilhamento da área de trabalho, localizado acima da janela de

compartilhamento .


Capítulo 10: Mover-se com facilidade entre os modos de comunicação

Um dos excelentes novos recursos do Office Communicator 2007 R2 é a capacidade de movimentação fácil entre os modos de comunicação durante uma sessão. Por exemplo, você pode iniciar uma simples sessão de mensagens instantâneas com um colaborador digitando “você está aí?”. Depois de algumas trocas de mensagens instantâneas, talvez você decida que precisa de uma terceira pessoa e, portanto, poderá convidá-la para a sessão. Em seguida, talvez você decida que precisa de uma comunicação mais sofisticada do que mensagens instantâneas e, assim, pode adicionar áudio e vídeo à conferência. Depois, talvez você precise mostrar uma página da Web ou compartilhar um aplicativo. Para isso, é possível iniciar o Live Meeting e compartilhar sua área de trabalho. O Office Communicator torna esse cenário não apenas possível, mas razoavelmente descomplicado.


Iniciar uma conferência de mensagem instantânea convidando outras pessoas para uma sessão de mensagens instantâneas.

Iniciar uma chamada em conferência de áudio selecionando vários contatos na Lista de Contatos ou selecionando um grupo de contatos ou de distribuição.

Iniciar uma conferência de áudio/vídeo não agendada em uma sessão de mensagens instantâneas.

Escalar uma chamada em conferência para uma conferência de compartilhamento de dados do Live Meeting.

As conferências com três ou mais participantes, inclusive as sessões de vídeo no modo de conferência, exigem um Servidor de Conferência A/V do Office Communications Server 2007. Se você não tiver certeza se um Servidor de Conferência A/V foi configurado para a sua organização, contate o administrador do sistema.

Adicionar áudio e vídeo a uma conferência de mensagem instantânea

Um benefício do Communicator 2007 R2 é que você pode facilmente mover-se entre modos de comunicação sem ter que abrir uma nova janela. Por exemplo, você pode iniciar uma conferência de mensagem instantânea com vários usuários e, em seguida, adicionar áudio e vídeo à conferência.

Para iniciar uma audioconferência em uma sessão de mensagens instantâneas1. Em primeiro lugar, inicie uma conferência de mensagem instantânea. Selecione vários

contatos na Lista de Contatos mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos contatos que deseja convidar para a conferência. Clique com o botão direito do mouse no último contato, clique em Enviar uma Mensagem Instantânea, digite uma mensagem e pressione ENTER.

2. Depois que os participantes tiverem aceitado o convite de mensagem instantânea, você poderá adicionar áudio à conferência clicando no botão Telefonar na janela de Conversa. O Communicator adiciona você à conferência como líder e chama os outros participantes. Quando os participantes tiverem aceitado o convite de chamada em conferência, você verá o indicador de telefone ao lado de seus nomes.


3. Depois que os participantes da conferência tiverem aceitado a chamada de áudio, você poderá adicionar vídeo à conferência clicando em Iniciar chamada em conferência de vídeo. Isso envia um convite para Ingressar na Conferência de Vídeo aos participantes e exibe o painel de vídeo para os participantes da conferência, como mostra a Figura 10.1.

Figura 10.1. A janela de Conversa durante uma chamada em conferência com mensagens instantâneas, áudio e vídeo

Escalar uma chamada em conferência para uma webconferência do Live Meeting

Com o Office Communicator 2007 R2, você pode escalar uma conferência do Communicator, seja ela de mensagem instantânea ou de áudio/vídeo, para uma webconferência do Live Meeting, sem ter de convidar os participantes novamente.

Escalar uma chamada em conferência para uma conferência do Live Meeting1. Em primeiro lugar, inicie uma chamada em conferência. Selecione vários contatos na

Lista de Contatos mantendo pressionada a tecla CTRL enquanto clica nos contatos que deseja convidar para a conferência. Clique com o botão direito do mouse no último contato e clique em Iniciar uma Chamada em Conferência.

2. Depois que os participantes tiverem ingressado na conferência, você poderá escalar para uma webconferência do Live Meeting de uma das seguintes maneiras:

Clique no botão Live Meeting na janela de Conversa para iniciar uma sessão do Live Meeting e para enviar um convite do Live Meeting a todos os participantes da conferência, conforme mostrado na Figura 10.2.

Clique na seta de opções à direita do botão Live Meeting e clique em uma das seguintes opções:

ObservaçãoAs opções de menu do Live Meeting são habilitadas apenas para os participantes da conferência que têm o Live Meeting instalado e configurado em seus computadores.


Compartilhe Informações Usando o Live Meeting para enviar um convite de compartilhamento de aplicativo aos participantes da conferência, que receberão a solicitação de convite na área de mensagem da janela de Conversa. Quando o convite for aceito, o compartilhamento de aplicativo será realizado usando-se uma sessão do Live Meeting que está conectada ao mesmo servidor do Office Communications Server que hospeda a chamada em conferência. Esse item de menu aparecerá somente se você tiver o Live Meeting configurado para se conectar ao Office Communications Server.

Faça uma Reunião Agora Usando o Serviço Live Meeting para enviar um convite aos participantes da conferência para ingressar em uma sessão do Live Meeting usando o serviço Live Meeting. Quando o convite for aceito, o compartilhamento de aplicativo poderá ser realizado usando-se uma sessão do Live Meeting conectada ao serviço Live Meeting. Esse item de menu aparecerá somente se você tiver o Live Meeting configurado para se conectar ao serviço Live Meeting.

Figura 10.2. Iniciando o Live Meeting na janela da Conferência

Depois de entrar no Live Meeting, você pode começar a compartilhar slides e aplicativos ou colaborar em uma Página de Texto, conforme mostrado a seguir na Figura 10.3.

Figura 10.3. Uma página de texto é compartilhada entre os participantes de uma sessão do Live Meeting


Quando você envia um convite do Live Meeting, os destinatários do convite veem um convite do Live Meeting na janela de Conversa do Communicator, mostrada na Figura 10.4.

Figura 10.4. O convite do Live Meeting na janela de Conversa do Office Communicator

Para ingressar em uma conferência do Live Meeting Clique no link Iniciar no convite.


Capítulo 11: Agendar uma chamada em conferência do Communicator ou uma conferência do Live Meeting

A Comunicação Unificada da Microsoft oferece um Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook que pode ser usado para agendar conferências telefônicas do Communicator e webconferências do Live Meeting.

Agendar uma chamada em conferência do Office Communicator

Você pode usar o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook com o objetivo de agendar uma conferência telefônica do Office Communicator. Os convidados da conferência, inclusive você, podem ingressar na conferência usando suas linhas telefônicas tradicionais (PSTN), seus telefones celulares ou seus computadores, se tiverem um alto-falante/microfone ou dispositivo de áudio USB acoplado.

Quando agenda uma chamada em conferência do Office Communicator ou uma webconferência do Live Meeting, você pode adicionar um número de discagem para que os convidados possam usar qualquer telefone para acessar a parte de áudio da conferência. O convite para a reunião contém o número do telefone, a ID da conferência e a senha que o participante poderá usar para ingressar na parte de áudio da conferência. Para obter informações sobre como incluir um número de discagem, consulte “Configuração de conferências discadas”, no Capítulo 2.

Para agendar uma chamada em conferência do Communicator Abra o Microsoft Office Outlook, clique em Conferência e clique em Agendar uma

Chamada em Conferência.

Para agendar uma webconferência do Live Meeting Abra o Microsoft Office Outlook, clique em Conferência e clique em Agendar uma

Sessão do Live Meeting. Selecione as opções de reunião que geralmente escolheria ao agendar uma reunião com o Outlook.

ObservaçãoSe você não tiver instalado o Suplemento de Conferência para Microsoft Office Outlook, contate o administrador do sistema.


Capítulo 12: Adicionar um número de discagem a uma chamada de conferência

Quando agenda uma chamada em conferência do Office Communicator usando o Suplemento de Conferência para Outlook, você pode adicionar um número de discagem para que os convidados possam usar qualquer telefone para acessar a parte de áudio da conferência. O convite para a reunião contém o número do telefone, a ID da conferência e a senha que o participante poderá usar para ingressar na parte de áudio da conferência.

As opções de conferência discada variam, dependendo do modo como o administrador configurou o recurso. Por exemplo, algumas organizações podem permitir que você opte entre usar suas próprias informações de discagem para todas as suas conferências ou deixar que o Communicator crie novas informações de discagem para cada conferência.

As opções também variam em função do tipo de acesso que você atribuiu à conferência. Portanto, recomenda-se selecionar o nível de acesso antes de configurar o número de discagem.

Em algumas organizações, o administrador pode ter atribuído um PIN (número de identificação pessoal) a cada funcionário especificamente para ingressar em conferências do Communicator. Isso permite que os participantes ingressem em conferências digitando o PIN em vez de uma senha. Se estiver agendando uma conferência do Communicator e quiser que um PIN seja necessário para o ingresso, você poderá selecionar essa condição na caixa de diálogo Opções de Áudio.

Criando conferências com o recurso de áudio discadoA opção para incluir o recurso de discagem está disponível no Suplemento de Conferência para Outlook. Ao usar o Outlook para agendar uma chamada de conferência, o organizador pode usar a página Opções de Áudio da Chamada em Conferência para selecionar a opção de discagem, que é o padrão, ou selecionar outra opção de áudio.

Nas opções de chamada de conferência, o organizador pode selecionar entre os dois seguintes tipos de conexões de áudio de discagem, conforme mostrado na Figura 12.1:

Usar minha ID de conferência atribuída para cada conferência. O Office Communications Server reserva um espaço de conferência para cada usuário. Os usuários têm suas próprias IDs de conferência e podem usá-las em qualquer conferência que organizarem. Essa opção é útil quando você quer se lembrar somente de uma ID de conferência para todas as conferências.

Usar uma nova ID para cada conferência. O Office Communications Server atribui uma ID de conferência exclusiva.

Dependendo das políticas da organização, o organizador também pode decidir se exigirá que os participantes usem uma senha para ingressar na audioconferência.

ObservaçãoOs usuários que ainda não definiram um PIN podem fazer isso clicando em Já definiu seu PIN? no convite por email. Será exibida uma página da Web na qual o usuário pode definir um PIN.


Figura 12.1 Opções de Áudio da Chamada em Conferência

Usando o recurso de discagem para ingressar em uma conferência

O email de convite contém os números de telefone de áudio que podem ser usados pelos participantes para acessar uma conferência. O convite também contém a ID da conferência e a senha do participante, se ela for exigida.

O participante usa qualquer telefone para discar para a conferência e insere a ID da conferência e a senha, se ela for exigida. Depois de ingressar na audioconferência, o participante aparece na lista de participação da conferência. Os participantes do Office Communicator podem exibir o número de discagem da conferência, ID de conferência e senha na janela de conferência, clicando na seta próxima a Convidar e clicando em Convidar por Telefone.

Se você for o Líder ou precisar ingressar em uma conferência com acesso restrito, será necessário definir suas Configurações de Conferência Discada e criar um PIN.

Para definir suas Configurações de Conferência Discada no Microsoft Office Communications Server 2007 R21. Na barra de título do Office Communicator, clique no botão Menu , clique em

Ferramentas e clique em Configurações de Conferência Discada.

2. Na página Configurações de Conferência Discada, em PIN, clique em Entrar, como mostrado na Figura 12.2.

3. Clique em Idioma, clique no idioma de sua preferência na lista e clique em Entrar.

4. Na caixa de diálogo Conectar a, digite seu nome de usuário e sua senha no domínio e clique em OK.

5. Na página Criar Novo PIN, clique em PIN, digite um número que satisfaça os requisitos de PIN, clique em Confirmar PIN e digite novamente seu novo PIN.

6. Quando terminar, clique em Salvar.

Figura 12.2: Página Conferência Discada


Para agendar uma chamada em conferência do Communicator1. No menu Conferência, selecione Agendar uma Conferência em Chamada. Ou, na

barra de ferramentas do Outlook, selecione Agendar uma Conferência em Chamada.

2. Na solicitação de conferência, na linha Assunto da guia Compromisso, digite uma descrição para a chamada em conferência.

3. Para adicionar pessoas ao convite, siga um destes procedimentos:

Na caixa Para da guia Compromisso, digite os endereços de email completos das pessoas que deseja convidar, separando cada endereço com um ponto-e-vírgula.

Na guia Compromisso, clique em Para e selecione os convidados em seu catálogo de endereços.

4. Para designar quais convidados devem ser líderes, na solicitação de reunião, na barra de ferramentas, clique em Líderes. Na lista Participantes, clique nos nomes e nos endereços de email adequados. Clique em Adicionar para mover os nomes selecionados para a lista Líderes e clique em OK.

5. Para verificar a disponibilidade dos participantes da reunião (caso ainda não o tenha feito), na guia Assistente de Agendamento, localize um horário em que todos os participantes estejam disponíveis e clique no horário. Arraste as barras que indicam a hora de início e a hora de término da reunião até o ponto desejado.

6. Para escolher o tipo de áudio, na barra de ferramentas, clique em Áudio. A Figura 12.3 mostra a página Opções de Áudio da Chamada em Conferência.

Para permitir que os participantes se conectem usando um computador com um headset ou microfone e alto-falantes, clique em Usar áudio do computador.

Para permitir que os participantes se conectem ao áudio da reunião usando um computador com um headset ou microfone e alto-falantes ou ainda para que disquem usando o número de chamada em conferência, clique em Usar áudio do computador ou discar de qualquer telefone. Escolha o tipo de ponte de conferência que deseja usar:

Se desejar que todas as conferências usem as mesmas informações de discagem, clique em Usar minha ID de conferência atribuída para cada conferência. Você pode alterar sua ID de conferência e senha a qualquer momento. Para alterar sua ID de conferência ou senha, no menu Conferência do Outlook, clique em Configurações de Conferência Discada.

Se desejar que todas as conferências usem informações de discagem exclusivas, clique em Usar uma nova ID para cada conferência.

Como opção, marque a caixa de seleção Exigir uma senha para ingressar na conferência e clique em OK. Com essa opção, os participantes da reunião precisarão usar uma senha para ingressar na reunião. Se essa opção não estiver disponível, isso significa que o administrador exige uma senha para todas as conferências de discagem do Communicator.

Na lista suspensa, selecione a região dos números de telefone locais.


Figura 12.3: Opções de áudio da chamada em conferência

7. Se desejar enviar uma mensagem para todos os receptores, na guia Compromisso, digite uma mensagem acima da linha pontilhada na caixa de texto fornecida.

8. Quando o convite de reunião estiver como você deseja, conforme mostrado na Figura 12.4, clique em Enviar na barra de ferramentas Padrão.

Figura 12.4: Convite de Chamada em Conferência

Agendar uma chamada em conferência com opções de acesso avançadas

Por padrão, qualquer pessoa que tenha o número de chamada em conferência e sua ID de conferência pode ingressar na conferência. Se desejar restringir quem pode ingressar na conferência discada, configure as seguintes opções avançadas de acesso quando agendar a conferência:

Convidar dentro da Rede. Permita o ingresso na reunião a participantes que estão dentro de sua rede corporativa ou são afiliados a ela. Os participantes da reunião também podem encaminhar o convite para outras pessoas dentro da rede corporativa ou que são afiliadas a ela.

Convidar dentro da Rede (Restrito). Permita o ingresso na reunião de participantes convidados somente por você e que estão dentro da sua organização ou são afiliados a ela. O convite para a reunião não pode ser encaminhado por outras pessoas.

Convidar qualquer Pessoa. Permita que qualquer pessoa ingresse na reunião.

Para selecionar as opções de acesso para uma chamada em conferência1. Na solicitação de conferência, na barra de ferramentas, clique em Permissões.

2. Selecione Convidar Dentro da Rede, Convidar Dentro da Rede (Restrito) ou Convidar Qualquer Pessoa.


Parte 4Telefone e vídeo

Nesta parte:

Capítulo 13: Introdução aos recursos de telefone e vídeo do Office Communicator

Capítulo 14: Fazer e receber chamadas telefônicas

Capítulo 15: Fazer e receber chamadas de vídeo

Capítulo 16: Encaminhamento de chamadas e caixa postal

Capítulo 17: Chamada de Equipe

Capítulo 18: Delegando suas chamadas a um ou mais assistentes

Capítulo 19: Entrando nos grupos de operadores do Serviço de Grupo de Resposta


Capítulo 13: Introdução aos recursos de telefone e vídeo do Office Communicator

O Office Communicator 2007 R2 oferece recursos de telefone e vídeo para aperfeiçoar suas comunicações cotidianas. Com o Office Communicator 2007 R2, você pode realizar as seguintes tarefas:

Realizar chamadas telefônicas com um clique, clicando em um contato na Lista de Contatos.

Realizar chamadas em conferência de grupo clicando com o botão direito do mouse no nome de um grupo, apontando para Iniciar uma Chamada em Conferência e selecionando uma opção de chamada em conferência.*

Definir Configurações de Encaminhamento de Chamadas para encaminhar chamadas a outro número, ligar simultaneamente para um número adicional quando seu número tocar ou redirecionar as chamadas não atendidas para outro número de telefone, um contato ou a Caixa Postal.*

Adicionar um assunto à conversa e um sinalizador de prioridade a uma chamada.

Manter um registro de todas as conversas de mensagem instantânea e com voz no Outlook.

Fazer anotações durante uma chamada com o Microsoft® Office OneNote®.

Mudar com facilidade de uma conversa de mensagem instantânea para uma chamada telefônica e uma chamada em conferência de áudio/vídeo completa – tudo dentro da mesma janela de Conversa.

Conectar o Communicator ao telefone de mesa do Office Communicator 2007 R2 Phone Edition.

* Recursos disponíveis apenas com o Office Communicator Enterprise Voice.

Sobre recursos de telefone e vídeoOs recursos de Telefone e Vídeo descritos nesta parte do Guia de Introdução exigem que esses recursos estejam habilitados em seu ambiente. Se você não tiver certeza se esses recursos estão disponíveis, contate o administrador do sistema.

Os recursos de telefone com o Communicator podem ser configurados para Enterprise Voice ou para RCC (controle de chamada remota), conforme descrito a seguir:

Enterprise Voice. Com o Enterprise Voice, seu sistema telefônico oferece recursos completos de comunicação unificada, inclusive a capacidade de fazer chamadas VoIP individuais ou com vários participantes, configurar recursos sofisticados de encaminhamento de chamadas e receber caixa postal em sua caixa de correio do Exchange. Para determinar se o Communicator está configurado para Enterprise Voice, clique na seta à direita do botão Telefonar . Se aparecer a opção Dispositivo de Chamada Preferencial, isso significa que a configuração é para controle de chamada remota, não para Enterprise Voice.

Controle de Chamada Remota. Com o controle de chamada remota, seu sistema telefônico está integrado a um sistema PBX e oferece recursos de encaminhamento de chamadas, mas não oferece recursos como ligar para um número adicional ou redirecionar chamadas não atendidas. Para determinar se o Communicator está configurado para controle de chamada remota, clique na seta à direita do botão Telefonar . Se aparecer a opção Dispositivo de Chamada Preferencial, a configuração é para controle de chamada remota.


O que você deve fazer primeiroAntes de começar, verifique se você tem um dispositivo de áudio USB, um headset ou alto-falantes e microfone conectados a seu computador.

Fazer algumas chamadas telefônicas Com os recursos de telefone do Communicator, é possível fazer chamadas realizadas para telefones PSTN/PBX tradicionais ou para celulares e receber chamadas desses mesmos telefones. Em resumo, você pode fazer tudo o que é possível fazer atualmente com seu telefone de mesa comum — e muito mais. Para começar, experimente fazer algumas chamadas com o Communicator.

Telefonar para um contato da Lista de Contatos Na Lista de Contatos do Communicator, clique no botão Telefonar de um contato

à direita do nome. Por padrão, o botão Telefonar, quando clicado, telefonará para o número de telefone do Trabalho do contato. Depois que você chama um contato, o Office Communicator se lembra da opção de chamada mais recente e usa essa opção quando você clica no botão Telefonar novamente.

Figura 13.1. Botão Telefonar de um contato

Telefonar para um número externo1. Na janela do Communicator, digite um número (pode ser seu telefone residencial) na

caixa Pesquisar (Digite um nome ou número de telefone). Não é necessário formatar o número.

2. Clique duas vezes no botão Telefonar do número no painel Resultados da Pesquisa para discar o número.

Ajustar o áudio e o vídeoO Office Communicator detecta automaticamente seus dispositivos de áudio e vídeo. No entanto, talvez seja uma boa ideia executar a opção Configurar Áudio e Vídeo para ajustar os níveis de volume.

Para executar a opção Configurar Áudio e Vídeo Na janela do Communicator, clique no botão Menu na barra de título, aponte para

Ferramentas e, em seguida, clique em Configurar Áudio e Vídeo.

Sobre formatos de número de telefoneO Communicator fornece vários locais para inserir números de telefones. Se você estiver inserindo um número de telefone a ser chamado na caixa Pesquisar, o Communicator permitirá o uso de dígitos ou caracteres alfabéticos. Por exemplo, você pode inserir um número como 1-555-555-0101 ou um número 1-800 como 1-800-EXAMPLE.

Se você estiver inserindo um número de telefone para encaminhamento de chamadas ou a ser publicado como um de seus números de telefone, será preciso seguir o Formato Numérico E.164. Digite o código de país, seguido do código de área, seguido do número de telefone local. É uma prática recomendada que os números de telefone inseridos contenham apenas os dígitos 0123456789. O Communicator adicionará automaticamente o formato ao número do telefone. Não inclua o prefixo de discagem internacional — por exemplo, 011 (nos Estados Unidos) e 00 (na Europa e na América do Sul).


Sobre a configuração da Caixa PostalSe o sistema estiver configurado para Enterprise Voice (confira facilmente clicando na seta à direita do botão Telefonar ; se não aparecer a opção Dispositivo de Chamada Preferencial, a configuração é para Enterprise Voice), você continuará a receber as chamadas perdidas e as notificações de caixa postal no Outlook. No entanto, com os recursos do Enterprise Voice, você pode reproduzir itens da caixa postal embutida no viva-voz, sem abrir o Windows Media® Player.

As instruções para recuperar seu número PIN temporário e para criar um novo número são geralmente enviadas por uma mensagem de email pelo administrador do sistema. Caso você precise usar o teclado de discagem para digitar um número PIN, é possível encontrá-lo na área Controles de Chamada da janela de Conversa. Consulte o email para saber qual é o PIN.

Onde está localizado o teclado de discagem?Com os sistemas de caixa postal ou as chamadas em conferência, frequentemente será solicitado que você insira um PIN ou faça uma seleção inserindo um número. Para inserir PINs ou responder a sistemas de voz automatizados, você precisa inserir números usando o teclado de discagem do telefone ou do Communicator. Enquanto uma chamada estiver sendo conectada, o teclado de discagem ficará disponível na área Controle de Chamadas da janela de Conversa, como mostrado a seguir na Figura 13.2.

Figura 13.2. Teclado de discagem do Communicator durante a conexão de uma chamada

Depois que a chamada tiver sido conectada, o teclado de discagem ficará disponível na área Controle de Chamadas, conforme mostrado na Figura 13.3.


Figura 13.3. Teclado de discagem do Communicator durante uma chamada conectada

Conectar o Communicator ao telefone de mesa Se você conectar um telefone de mesa do Office Communicator 2007 R2 Phone Edition ao computador com um cabo USB, o Communicator será emparelhado com o telefone de mesa e este se tornará o dispositivo de áudio preferencial para chamadas, conferências e sessões do Live Meeting. Ocorrem as seguintes atividades:

Ao receber uma chamada de entrada, se você clicar na notificação exibida no computador, seu telefone de mesa será conectado automaticamente à chamada.

Se você estiver usando o Outlook ou o Communicator e clicar em um contato para telefonar para ele, a chamada será feita do telefone de mesa. Durante uma chamada, qualquer ação de controle de chamada executada (por exemplo, colocar a chamada em espera ou transferir a chamada) será refletida no Communicator e no telefone de mesa.

Se você estiver participando de uma sessão de mensagens instantâneas, seu telefone de mesa tocará enquanto estiver enviando o convite de áudio a outros participantes.

Se o telefone de mesa for o único dispositivo de áudio que estiver conectado ao seu computador e você estiver participando de uma sessão do Live Meeting, as chamadas recebidas interromperão o áudio do Live Meeting, permitindo que você atenda o telefone de mesa.


Capítulo 14: Fazer e receber chamadas telefônicas

O Communicator permite que você entre em contato com outras pessoas usando vários métodos de comunicação. Você pode iniciar uma conversa com outra pessoa usando mensagens instantâneas, por exemplo, e adicionar áudio (usando uma chamada telefônica) à conversa, se necessário.

O Communicator oferece uma experiência sofisticada de comunicação telefônica, que vai além dos recursos telefônicos tradicionais. Por exemplo, usando a Lista de Contatos do Communicator, você pode ver rapidamente se um contato está disponível e ligar para ele com apenas um clique. Se o contato não estiver disponível, você pode clicar na seta Exibir mais opções de chamada deste contato na Lista de Contatos e fazer uma chamada para o celular da pessoa (desde que você tenha o nível de acesso Equipe ou Pessoal). Também é possível clicar no botão Presença do contato para exibir detalhes adicionais sobre o contato, inclusive suas informações de agenda para ver quando estará disponível.

Neste capítulo, mostraremos como usar o Communicator para executar tarefas tradicionalmente associadas a um telefone de mesa. Essas tarefas são as seguintes:

Fazer chamadas com um clique usando a Lista de Contatos.

Localizar números de telefone opcionais, inclusive celulares, de contatos.

Fazer chamadas digitando um novo número de chamada na caixa Pesquisar.

Adicionar recursos de telefone a uma sessão de mensagens instantâneas.

Atender uma chamada telefônica.

Usar Controles de Chamada para colocar chamadas em espera ou transferi-las.

Adicionar vídeo a uma chamada telefônica.

Fazer uma chamada telefônica com apenas um clique

Cada contato em sua Lista de Contatos possui um número para o qual você pode telefonar clicando no botão Telefonar associado ao contato. Por padrão, esse número é o telefone comercial do contato, mas pode ser alterado com base no número usado mais recentemente para telefonar para o contato. O botão Telefonar é mostrado na Figura 14.1.

Figura 14.1. O botão Telefonar na Lista de Contatos

Para fazer uma chamada de áudio com apenas um clique

Na Lista de Contatos, clique no botão Telefonar à direita do contato a ser chamado.

Botão Telefonar para chamada com apenas um clique


Telefonar para números adicionaisOs usuários do Communicator podem publicar números de telefone adicionais, como telefone celular ou residencial, e conferir a você o nível de acesso Equipe ou Pessoal para que seja possível visualizar os números e usá-los para “clicar e telefonar”. Para ligar para um número de telefone adicional, você clica na seta ao lado do botão Telefonar, como mostra a Figura 14.2.

Figura 14.2. Opções de chamada de um contato

Para exibir as opções de chamada de um contato1. Na Lista de Contatos, clique na seta à direita do botão Telefonar associado ao contato.

2. No menu de opções de chamada, clique no nome ou número a ser chamado ou clique em Novo Número e digite o número para o qual deseja telefonar.

O que é uma Chamada do Communicator?O Office Communicator 2007 R2 fornece uma opção de Chamada do Communicator, conforme mostrado na Figura 14.2 anterior, como uma maneira de fazer uma chamada para um contato. Quando você faz uma Chamada do Communicator, faz uma chamada VoIP direcionada para todos os dispositivos do contato configurados para o Office Communicator 2007 R2. Dependendo dos dispositivos nos quais o contato tem o Office Communicator configurado, a chamada pode tocar no computador do contato ou em dispositivos telefônicos configurados para o Office Communicator ou ainda em ambos.

Mais opções de chamada


Digitar um número novo a ser chamadoAlém da chamada com apenas um clique e do uso das opções de chamada, você pode digitar o número para o qual deseja telefonar na caixa Pesquisar, na janela do Office Communicator, conforme mostrado na Figura 14.3.

Figura 14.3. Número de telefone digitado na caixa Pesquisar

Para digitar um número de telefone e chamá-lo1. Na janela do Office Communicator, digite o número para o qual deseja telefonar na

caixa Pesquisar. Use o formato de Número de Telefone Internacional. Digite o código de país, seguido do número de telefone local. Por exemplo, para um número nos Estados Unidos: 15555555555. Por exemplo, (011) nos Estados Unidos e (00) na Europa. Você também pode usar caracteres alfabéticos para números 1-800. Por exemplo, você pode digitar: 1-800-EXAMPLE.

2. No painel Resultados da Pesquisa, clique no botão Telefonar à direita do número de telefone digitado. Você também pode pressionar a tecla ENTER para fazer a chamada.

Atender uma chamada telefônicaQuando você recebe uma chamada telefônica de outro contato do Communicator, é exibido um alerta de chamada no canto inferior direito da tela do computador. No alerta, é possível aceitar ou ignorar a chamada ou redirecioná-la para outro número, conforme mostrado na Figura 14.4.

Figura 14.4. Alerta de convite de chamada de áudio

Para atender uma chamada telefônica

Clique no painel esquerdo do alerta de convite de chamada.

Para ignorar uma chamada

Clique no botão Ignorar Chamada no alerta de convite de chamada.

Para redirecionar uma chamada

Clique no botão Redirecionar chamada para outro telefone ou para o sistema de mensagens instantâneas e selecione uma opção no menu. É possível redirecionar uma chamada para qualquer um dos números de telefone que você publicou, inclusive celular, residencial ou outro número. Se você escolher redirecionar uma chamada para uma mensagem instantânea, a chamada será ignorada e a janela de Conversa se abrirá para que você possa enviar uma mensagem instantânea para o contato.


Usando controles de chamadaQuando você atende uma chamada telefônica de um contato do Communicator, a janela de Conversa se abre. A janela de Conversa oferece vários controles que você pode usar para transferir uma chamada, colocar uma chamada em espera ou ajustar o volume do seu alto-falante ou microfone.

A Tabela 14.1 mostra os controles de chamada e dá uma breve descrição do que cada um faz.

Tabela 14.1. Controles de chamada

Controle Função

Encerrar chamada.

Colocar a chamada em espera.

Desativar o som da sua linha durante uma chamada em conferência.

Transferir a chamada para:

outra pessoa;

outro dos seus dispositivos (como o celular).

Exibir o teclado de discagem. Esse teclado é usado para digitar a entrada de acesso à caixa postal, bem como a senha das conferências.

Alternar o áudio de uma chamada entre o dispositivo de telefonia USB e outros alto-falantes. Esse controle aparecerá apenas se houver um dispositivo de telefonia USB conectado ao computador e se você tiver configurado o dispositivo de áudio para executar o áudio da chamada em um dispositivo diferente do dispositivo de telefonia USB.

Desativar os alto-falantes. Clique no botão Menu para ajustar o volume do áudio.

Ativar mudo do microfone

Indicador do nível de áudio.

Tempo decorrido.


Capítulo 15: Fazer e receber chamadas de vídeo

Você pode usar o Office Communicator 2007 R2 para comunicar-se com seus contatos via áudio e vídeo. Por exemplo, se você tiver uma webcam conectada ao computador, poderá fazer uma chamada de vídeo para um contato. Quando o contato atender a chamada, verá sua transmissão de vídeo mesmo se não tiver uma webcam. Se o contato tiver uma webcam conectada ao computador, você poderá ver a transmissão de vídeo dessa pessoa em sua janela de Conversa.

Neste capítulo, mostramos a você como fazer e receber uma chamada de vídeo.

Fazer uma chamada de vídeoVocê pode adicionar vídeo a uma sessão de mensagens instantâneas existente ou a uma chamada telefônica, ou pode iniciar uma chamada de vídeo usando a janela do Office Communicator.

Para iniciar uma chamada de vídeo na Lista de Contatos Na Lista de Contatos, clique com o botão direito do mouse no contato e clique em

Iniciar uma Chamada de Vídeo, conforme mostrado na Figura 15.1. Depois que a chamada de vídeo é aceita, a janela de Conversa expande-se para exibir o vídeo.

Figura 15.1. Uma chamada de vídeo iniciada na Lista de Contatos

Receber uma chamada de vídeoPara receber uma chamada de áudio/vídeo, você precisa de alto-falantes e um microfone, ou um headset, ou ainda um dispositivo de áudio USB. No entanto, não é necessário ter uma webcam para aceitar uma chamada de vídeo. Se não tiver uma webcam, você verá o fluxo de vídeo do chamador, mas o chamador verá um espaço reservado de ícone de vídeo no lugar do seu fluxo de vídeo.

Para receber uma chamada de áudio/vídeo Clique no painel esquerdo do alerta de convite de chamada de vídeo, conforme

mostrado na Figura 15.2.

ObservaçãoSó é possível fazer chamadas de vídeo para contatos do Communicator dentro da sua empresa e para contatos federados fora dela. Não há suporte a chamadas do Communicator para contatos de IM públicos ou contatos não federados fora da empresa.


Figura 15.2. O alerta de convite de chamada de vídeo

Quando você aceita um convite de chamada de vídeo, a janela de Conversa do Communicator se abre e mostra o fluxo de vídeo do chamador, como mostra a Figura 15.3.

Figura 15.3. A janela de Conversa com o fluxo de vídeo


Capítulo 16: Encaminhamento de chamadas e caixa postal

O Office Communicator 2007 R2 fornece opções de manipulação de chamadas que permitem encaminhar chamadas para outro número de telefone ou contato, ligar para um número adicional ao mesmo tempo em que o dispositivo padrão é chamado e redirecionar chamadas não atendidas para outro número, contato ou para a caixa postal.


Encaminhar chamadas recebidas para outro número, um contato ou a caixa postal.

Definir configurações de encaminhamento para ligar simultaneamente para um número adicional, ao mesmo tempo em que seu dispositivo telefônico padrão é chamado. *

Cancelar configurações de encaminhamento de chamadas.

Telefonar para a caixa postal de um contato.

Alterar a saudação da caixa postal.

* Esses recursos exigem que o Enterprise Voice esteja habilitado para o Communicator.

Encaminhando chamadasO Office Communicator 2007 R2 fornece opções de manipulação de chamadas que você pode definir para encaminhar chamadas recebidas para sua caixa postal, para um número de telefone alternativo, como seu celular ou número residencial, ou para outro contato, conforme mostrado na Figura 16.1.

Figura 16.1. Opções de encaminhamento de chamadas definidas para encaminhar chamadas para outro número

Para encaminhar uma chamada para sua caixa postal, para outra pessoa ou para outro número de telefone

Na janela do Office Communicator, clique no botão Encaminhamento de Chamadas . Clique em Encaminhar Chamadas para e selecione uma destas opções:

Caixa postal, para encaminhar automaticamente todas as chamadas recebidas para a sua caixa postal.

Um número de telefone, para encaminhar chamadas automaticamente para esse número.

Novo Número, para digitar um novo número para o qual a chamada será encaminhada. Você pode consultar a Ajuda online do Communicator para obter exemplos de como digitar números de telefone.

Contato, e selecione um contato para encaminhar chamadas para esse contato.


Para fazer tocar simultaneamente em outro número de telefone uma chamada para o seu dispositivo

Na janela do Office Communicator, clique no botão Encaminhamento de Chamadas , aponte para Ligar Simultaneamente e siga um destes procedimentos:

Clique em um número de telefone para que a chamada toque simultaneamente no seu telefone principal e no número adicional.

Clique em Novo Número para digitar um novo número que deverá tocar ao mesmo tempo que o seu número principal. Você pode consultar a Ajuda online do Communicator para obter exemplos de como digitar números de telefone.

Cancelar o encaminhamento de chamadas Você pode definir ou cancelar as regras de encaminhamento de chamadas a qualquer momento.

Para cancelar as regras de encaminhamento de chamadas

Na janela do Office Communicator, clique no botão Controle de Chamada e clique em Não Encaminhar Chamadas.

Verificar a caixa postalVocê pode usar o Office Communicator 2007 R2 para recuperar sua caixa postal e alterar a saudação da caixa postal. No entanto, observe que, com o Communicator Enterprise Voice, as chamadas perdidas e as notificações da caixa postal continuarão a chegar à sua Caixa de Entrada do Outlook.

Para verificar a caixa postal

1. Na janela do Office Communicator, clique no botão Controle de Chamada e clique em Telefonar para Caixa Postal.

2. Quando solicitado, use o teclado de discagem na janela de Conversa para digitar seu número PIN. Seu número PIN é fornecido pelo administrador do sistema e geralmente é enviado a você em um email.

Telefonar para a caixa postal de um contatoNo Office Communicator 2007 R2, você pode deixar uma mensagem diretamente na caixa postal de um contato, em vez de ligar para ele primeiro.

Para acessar a caixa postal de um contato1. Na Lista de Contatos, clique na seta Exibir mais opções de chamada deste contato

ao lado do nome do contato.

2. Clique em Caixa Postal. O Communicator telefonará para a caixa postal do contato, permitindo que você deixe uma mensagem.


Alterar a saudação da caixa postalNo Communicator 2007 R2, uma nova opção permite acesso rápido à saudação da caixa postal para atualizá-la.

Para alterar a saudação da caixa postal

1. Na janela do Office Communicator, clique no botão Encaminhamento de Chamadas e clique em Alterar Saudações.

2. Siga as instruções para alterar sua saudação pessoal.

3. Para alterar sua saudação de Ausência Temporária, siga as instruções para aceitar a saudação pessoal e ir para o menu principal. Nesse local, você pode alterar a saudação de Ausência Temporária.


Capítulo 17: Chamada de Equipe Na caixa de diálogo Configurações de Encaminhamento de Chamadas do Office Communicator, você pode configurar um grupo de até 25 contatos, conhecido como grupo de chamada de equipe, que podem atender suas chamadas recebidas se você não estiver disponível. Esse recurso exige que o Enterprise Voice esteja habilitado para o Communicator.

A opção para configurar o recurso de Chamada de Equipe está disponível na caixa de diálogo Configurações de Encaminhamento de Chamadas. Você pode adicionar contatos à lista de encaminhamento de chamadas e designar quando suas chamadas telefônicas tocarão para esses contatos. As chamadas recebidas podem tocar para você e para seu grupo de chamada de equipe ao mesmo tempo. Ou então, você pode configurar um atraso, de modo que as chamadas recebidas toquem para você primeiro e, após um número especificado de segundos, toquem para seu grupo de chamada de equipe. Quando seu status estiver definido como Offline, suas chamadas serão automaticamente redirecionadas para seu grupo de chamada de equipe. Quando seu status estiver definido como Não Incomodar, suas chamadas serão automaticamente redirecionadas para sua caixa postal.

Quando uma chamada for direcionada a você, cada um dos contatos do grupo de chamada de equipe receberá o alerta de chamada recebida. Esse alerta indica que você é o destinatário pretendido da chamada. Quando você ou um dos contatos atender a chamada, os outros contatos verão que ela já foi atendida.

Se a pessoa que está ligando para você for outro usuário do Communicator 2007 R2, a janela de chamada dela indicará que a chamada pode ser atendida por você ou por um de seus contatos. Quando a chamada for atendida, a janela da chamada exibirá o nome da pessoa que atendeu.

Para configurar uma chamada de equipe

1. Na janela do Office Communicator, clique no botão Encaminhamento de Chamadas .

2. Clique em Configurações de Encaminhamento de Chamadas.

3. Na lista suspensa Execute o seguinte procedimento quando eu receber chamadas, selecione Ligar para mim e para meu grupo de chamada de equipe.

4. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em Contato.

5. Selecione um contato na lista ou procure um contato e clique em OK.

6. Por padrão, o atraso para cada contato da equipe é de 0 segundo. Para definir um atraso para seus contatos, clique no botão Atraso de Toque. Na janela Atraso de Toque, marque a caixa de seleção Ativar o atraso de toque e digite o número de segundos que deverão decorrer antes que os contatos sejam chamados.

ObservaçãoA configuração de atraso de toque definida aplica-se a todos os contatos do grupo de chamada de equipe.


Capítulo 18: Delegando suas chamadas a um ou mais assistentes

No Communicator 2007 R2, as opções de encaminhamento de chamadas permitem que um gerente ou executivo selecionem um ou mais assistentes (representantes) para receber suas chamadas telefônicas. Os representantes são contatos que podem atender as chamadas do gerente, além de fazer e transferir chamadas em nome dele.

O gerente pode definir as configurações de encaminhamento de chamadas para executar o seguinte:

Enviar todas as chamadas telefônicas de entrada simultaneamente para o gerente e o representante.

Enviar todas as chamadas telefônicas de entrada diretamente para os representantes.

Os representantes recebem automaticamente o nível de acesso Equipe. Não é possível alterar o nível de acesso de um representante.

Figura 18.1. Opções de encaminhamento de chamadas definidas para tocar para você e seus representantes

ImportanteOs representantes devem usar o Atendedor do Communicator em vez do Office Communicator para poderem acessar todos os recursos de delegação de chamadas. O gerente especifica os representantes do Office Communicator na caixa de diálogo Configurações de Encaminhamento de Chamadas.


Para configurar seus representantes

1. Na janela do Office Communicator, clique no botão Encaminhamento de Chamadas .

2. Clique em Configurações de Encaminhamento de Chamadas.

3. Na lista suspensa Execute o seguinte procedimento quando eu receber chamadas, selecione uma destas opções:

Ligar para mim e para meus representantes

Ligar para meus representantes

4. Clique em Adicionar e, em seguida, clique em Contato.

5. Selecione um contato na lista ou procure um contato e clique em OK.


Capítulo 19: Entrando nos grupos de operadores do Serviço de Grupo de Resposta

O Serviço de Grupo de Resposta é um aplicativo de comunicação unificada usado para criar e colocar fluxos de trabalho na fila. Os fluxos de trabalho roteiam e enfileiram as chamadas recebidas para grupos de operadores designados.

Um grupo de operadores é um grupo de agentes que tratam as chamadas recebidas do Serviço de Grupo de Resposta. Quando um administrador cria um grupo de operadores, pode selecionar os membros do grupo e especificar se o grupo requer que os operadores entrem e saiam do serviço. Você será considerado um operador informal ou formal, dependendo se for ou não necessário que você entre formalmente no grupo de operadores para começar a receber chamadas:

Os operadores informais são aqueles que foram designados para um grupo de operadores que não requer que eles entrem e saiam formalmente. Os operadores informais entrarão automaticamente no grupo quando entrarem no Office Communications Server 2007 R2. Se você for um operador informal, poderá receber as chamadas roteadas para seu grupo usando o Office Communicator 2007 R2 Attendant ou o Office Communicator 2007 R2.

Os operadores formais são aqueles atribuídos a um grupo de operadores que requer que eles entrem e saiam do serviço. Os operadores formais precisam entrar no grupo para que possam receber as chamadas roteadas para o grupo.

Saber quando você precisa entrarA Guia Grupo de Resposta é uma guia personalizada do cliente do Microsoft Office Communicator 2007 R2 usada pelos operadores formais para entrar e sair dos grupos de operadores designados. Ela exibe as informações de associação do grupo de operadores. Uma Guia Grupo de Resposta lista as informações de associação do grupo relativas a um pool específico. Se você for designado para vários grupos e estes forem manipulados por mais de um pool, cada um executando o Serviço de Grupo de Resposta, você terá uma Guia Grupo de Resposta para cada pool.

A Guia Grupo de Resposta é uma guia personalizada exibida na parte inferior da janela do Communicator, como mostra a Figura 19.1.

Figura 19.1. Guia Grupo de Resposta

A coluna Conectado mostra o status de entrada de cada um dos grupos designados.

Uma caixa de seleção desabilitada indica que você não pode entrar e sair do grupo. Você é um operador informal desse grupo.

Uma caixa de seleção desmarcada indica que no momento você não está conectado ao grupo.

Uma caixa de seleção marcada indica que no momento você está conectado ao grupo.


Seu status de entrada, combinado com seu estado de presença, mostra se você está disponível para receber chamadas. As chamadas serão roteadas para você quando você estiver conectado e seu estado de presença for Disponível.

Entrar e sair de grupos de operadoresVocê pode selecionar os grupos em que deseja entrar ou sair, ou pode entrar ou sair de todos os grupos de uma vez.

Para entrar em seus grupos de operadores Para entrar em um grupo de operadores, marque a caixa de seleção ao lado do grupo

desejado.

-ou-

Para entrar em todos os grupos de operadores, marque a caixa de seleção Todos os grupos.

Para sair de seus grupos de operadores Para sair de um grupo de operadores, clique para desmarcar a caixa de seleção ao lado

do grupo desejado.

-ou-

Para sair de todos os grupos de operadores, clique para desmarcar a caixa de seleção Todos os grupos.

communicator 2007 r2 getting started guide

Documents