comissão de gestão fazendária - cogef 2015 gestão do conhecimento na sefaz-sp

Comissão de Gestão Fazendária - COGEF

2015

Gestão do Conhecimentona SEFAZ-SP

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Cenário inicial

Planejamento Estratégico

2009: projeto de GC focado na implantação da ferramenta tecnológica que apoiaria a Gestão do Conhecimento (Share Point);

Expectativa de um grande número de aposentadorias para os próximos anos;

Para recompor o quadro, havia também uma expectativa de ingresso de novos servidores na Secretaria da Fazenda (e, consequentemente, novos concursos de remoção);

Não havia uma metodologia de Gestão do Conhecimento na casa. Ações isoladas eram desenvolvidas por cada departamento ou unidade, sem coordenação;

Financiamento do Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID - disponível para alguns projetos de melhoria da gestão fazendária. Um dos projetos escolhidos para implantação foi o projeto Profisco 11.1 – “Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP aprimorada e estimulada”.

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Premissas/características do projeto


24 meses, 2 Coordenadorias (Tributária e Contratações Eletrônicas) e 3 etapas (sensibilização/diagnóstico/identificação/planejamento de iniciativas; implantação/acompanhamento e metodologia/governança/indicador geral);

Integração com o Planejamento Estratégico e respeito às diferenças entre as áreas;

Trabalho descentralizado: áreas são responsabilizadas pela implantação do projeto;

TdR: concretização dos produtos e foco na implantação dos projetos;

Sustentabilidade do projeto: TdR previu entrega de metodologia, governança e indicadores capazes de manterem os projetos vivos e mensuráveis nas áreas;

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Cuidados com a contratação – o TdR


- Ter produtos concretos, mesmo tratando de GC:

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- Pagamento vinculado à efetiva implantação dos projetos:

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- Foco na sustentabilidade da Gestão do Conhecimento:

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Projeto da CCE – “Saber Fazer”


Cenário da época:

Conhecimentos fundamentais espalhados pela Coordenadoria, sem uma “casa” única;

Experiências passadas poderiam ser melhor usadas para maximizar resultados futuros;

Servidores usando boa parte de seu tempo em busca de informações para execução do trabalho.

Objetivos do projeto:

Disponibilizar de forma adequada e organizada informações essenciais ao desempenho do trabalho e evitar a perda do capital intelectual;

Mobilizar as pessoas para permitir a exploração e a reutilização de experiências adquiridas;

Integrar o conhecimento de diferentes fontes de informação como suporte aos processos decisórios.

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Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer”


http://etc.intra.fazenda.sp.gov.br/sites/sabfazer/SitePages/P%C3%A1gina%20Inicial.aspx

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Novo momento: como atuar sem consultoria?


Grupo de trabalho formado para rever e detalhar metodologia proposta pelo projeto;

Objetivo era fazer GC de forma autônoma e independente de consultorias;

Necessário detalhar bem as etapas pois equipe não tinha tanta experiência prática;

Para cada etapa do trabalho, foram criadas uma apresentação e um roteiro de reunião, que eram adaptados de acordo com as necessidades dos clientes;

Equipe central do Departamento de Gestão Estratégica – DGE - passou a atuar como consultoria interna de GC nas áreas da SEFAZ-SP.

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Resumo da metodologia


Etapas prévias:- Compreensão geral do cenário atual da área e apresentação da metodologia de GC;- Escolha de um processo ou área, com apresentação do plano de trabalho específico;

Processo de trabalho:

1. Identificação dos conhecimentos técnicos essenciais ao processo ou área escolhido (em conformidade com metodologia/instrumentos usados pela FDC);

2. Priorização dos conhecimentos da área, com identificação dos conhecimentos essenciais (relevância estratégica e prontidão);

3. Identificação das ações de registro/compartilhamento do conhecimento já executadas pela área;

4. Geração e escolha de possíveis ações para registro/compartilhamento dos conhecimentos prioritários;

5. Planejamento das ações escolhidas;

6. Apoio à implantação das ações escolhidas;

7. Desenvolvimento de indicadores para o acompanhamento do desempenho das ações;

8. Desenvolvimento de governança para a continuidade das ações.

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PC0

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Atividade 2 – revisão da tabela entregue após etapa 1, explicação sobre como deve ser feita a classificação dos conhecimentos relacionados nela e sobre uso da matriz de priorização.

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2. Priorização dos conhecimentos da área


PC2

Objetivo: focar esforços nos conhecimentos mais importantes para o desempenho da área

Formulário de priorização dos conhecimentos

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Matriz de priorização de conhecimentos

Relevância estratégica(Está ligado a quais objetivos? De que forma impacta na execução dos objetivos da organização?)

+

-

+

-

Alta relevância estratégicaBaixo nível de prontidão

Esse é o quadrante prioritário para desenharmos ações de

GC a fim de melhorar o estado destes conhecimentos

Nível de prontidão do conhecimento (Já tenho este conhecimento no nível que preciso?)

Risco de perda do conhecimento => Critério de desempate,

se necessário, dentro do quadrante prioritário

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Exemplo do grupo das Entidades Descentralizadas - CCE


Relevância estratégica(Está ligado a quais objetivos? De que forma impacta na execução dos objetivos da organização?)

+

-

+

-

• Confecção dos pleitos

• Modus operandi de cada entidade descentralizada

• Processos de trabalho

Nível de prontidão do conhecimento (Já tenho este conhecimento no nível que preciso?)

• Orçamento anual das entidades (LOA) + quotas mensais

• Sistema de Informações das Entidades Descentralizadas (SIEDESC)

• Legislação de suporte (área jurídica)

• Rede de contatos/ relacionamento com entidades

Atividade 10 - explicação sobre governança e modelos adotados, além da compreensão da governança geral adotada pela área.

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8. Desenvolvimento de governança para garantir a continuidade das ações


Objetivo: tornar mais fácil a organização da área para que a ação escolhida e outras possam ter sucesso no curto, médio e longo prazos

Atividade 11 - entrega da proposta de governança e ajustes.

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Etapa final: desenvolvimento de indicadores para acompanhamento da evolução da GC no tempo


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Tabela resumo da metodologia


Atividade Objetivo Material de apoio ProdutoEP1. Compreensão geral do cenário

atual da área e apresentação da metodologia de GC

Apresentar linhas gerais do trabalho de GC e colher insumos para a escolha do processo ou área foco do

trabalho, com base nos pontos surgidos no PE da área

PE, mapeamento de processos, pesquisa de satisfação e indicadores da área ou processo + Apresentação específica

sobre GC

Ata da reunião, com direcionamento para escolha da área ou processo

foco do trabalho

EP2. Escolha de um processo ou área, com apresentação do plano de

trabalho específico

Apresentar a proposta de trabalho em GC do DGE, já contemplando a área ou processo escolhido. Ajustar a proposta para definição do escopo e plano de trabalho

PE, mapeamento de processos, pesquisa de satisfação, indicadores e legislação específica + Área ou processo foco do trabalho validado + Apresentação da metodologia de GC e da

proposta de trabalho específica para a área

Plano de trabalho validado pela área cliente e termo de abertura do

projeto assinado

1. Identificação dos conhecimentos essenciais ao processo escolhido

Saber o que é essencial que a área conheça para executar este processo ou conduzir seu trabalho Tabela de identificação de conhecimentos essenciais Relação dos conhecimentos

essenciais aos processos da área

2. Priorização dos K da área, com identificação dos K críticos (alta importância e risco de perda)

Focar esforços nos conhecimentos mais importantes para o desempenho da área

Formulário de priorização de conhecimentos, matriz de priorização e texto sobre K críticos

Matriz com conhecimentos priorizados

3. Identificação das ações de registro/ compartilhamento já executadas pela

área

Saber o que a área já faz em GC para evitar redundâncias, organizar o trabalho e perceber oportunidades de

aperfeiçoamentoFormulário de identificação das ações de GC Relação com as ações de GC já

empreendidas pela área

4. Geração e escolha de possíveis ações para registro/

compartilhamento dos K críticosDefinir quais ações de GC são mais adequadas para

solucionar os problemas identificados Tabela com possíveis ações de GC e sugestão de priorização

(matriz esforço x impacto) Sugestão de ações de GC, priorizadas

5. Planejamento das ações escolhidas Transformar em projeto a ação escolhida, definindo responsáveis e prazos para sua execução Ficha de iniciativas/ficha de GC ou material usual da área Ficha de iniciativas preenchida

6. Apoio à implantação das ações escolhidas Facilitar a execução da ação escolhida pela área Depende de cada ação escolhida Ação implantada

7. Desenvolvimento de indicadores para acompanhamento do

desempenho das açõesPossibilitar o acompanhamento do desempenho da ação

escolhida no tempo Modelos de indicadores de GC Indicador de GC para a ação escolhida

8. Desenvolvimento de governança para continuidade das ações

Tornar mais fácil a organização da área para que a ação escolhida e outras possam ter sucesso no curto, médio e

longo prazosModelos de governança de GC Proposta de governança de GC para

a área

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