Ciclo de Vida de Gerenciamento do Projeto Para entender a recomendação do PMI de como um projeto deve ser gerenciado é necessário entender o ciclo de vida de gerenciamento do projeto. O ciclo de vida de gerenciamento do projeto é uma estrutura em torno da qual as atividades de gerenciamento de projetos são montadas. Este é um conceito chave. O que é Ciclo de Vida? O termo se caracteriza por duas coisas: é um processo perpétuo e que a seqüência de eventos é unidirecional. Não tem início nem fim e a seqüência de eventos não pode ser alterada.

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Planta Madura O termo “ciclo de vida” é mal utilizado quanto a projeto, pois este não é um ciclo de eventos perpétuo e nem a sequência de eventos é rigidamente fixa. Existem cinco fases no ciclo de gerenciamento de projetos:

As 5 fases normalmente ocorrem em seqüência. Se o projeto é relativamente simples e não existe necessidade de repensar ou replanejar o projeto, a seqüência de eventos pode ser tão simples quanto descrito acima. Se existem problemas com o plano inicial do projeto, então a função de controle leva de volta ao planejamento. A execução pode ser atrasada enquanto ocorre planejamento adicional ou pode ocorrer enquanto é feito o replanejamento. O plano novo ou modificado é então executado.

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Durante a execução, processos de controle são executados para garantir que os resultados corretos estão sendo alcançados. Abaixo um ciclo de vida de gerenciamento de projeto que pode ocorrer em razão de problemas, forçando a volta ao planejamento.

Durante projetos complexos é sempre necessário retornar ao planejamento várias vezes. Neste caso, o ciclo de vida de planejamento do projeto pode ser tornar bastante complexo com várias repetições de planejamento ou mesmo processos de iniciação. Abaixo uma ilustração de um ciclo de vida complexo envolvendo várias voltas à “prancheta de desenho”.

Ciclo de Vida do Projeto x Ciclo de Vida de Gerenciamento do Projeto

O ciclo de gerenciamento do projeto é diferente do ciclo de vida do projeto, mas estes termos normalmente são confundidos. O ciclo de vida do projeto diz respeito às fases de desenvolvimento pelas quais um projeto passa. Por exemplo:

• Avalia – Desenha – Constrói – Testa – Lança • Desenha – Codifica - Testa – Treina – Libera

As fases pelas quais um projeto passa são determinadas pela natureza do projeto. O ciclo de vida do projeto é moldado para atender as necessidades individuais do projeto.

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Ao contrário, o ciclo de vida de gerenciamento do projeto continua o mesmo para todos os projetos.

Relação entre o Ciclo de Vida de Gerenciamento do Projeto e as fases do Ciclo de Vida do Projeto

Aqui é onde as coisas costumam se tornar realmente confusas. Cada fase do ciclo de vida do projeto (como Design ou Codificação) pode passar por todo o ciclo de vida de gerenciamento de projeto. Em outras palavras, cada fase pode ser pensada como um projeto independente que tem o seu próprio ciclo de vida de gerenciamento de projeto completo. Fases do ciclo de vida de gerenciamento de projeto, para a fase de design do ciclo de vida de projeto, são ilustradas a seguir. A fase de design é essencialmente um projeto independente que produz uma entrega. Esta entrega se torna uma entrada para a fase de codificação, que da mesma forma pode passar por todo o ciclo de gerenciamento do projeto.

Cada fase do projeto não necessariamente passa por todo o ciclo de vida do projeto, mas pode. Cabe pensar as fases do ciclo de vida do projeto como projetos independentes. O que nós originalmente pensamos como um “projeto” seria melhor entendido como um programa que consiste de várias fases que são na verdade sub projetos.

De volta ao Ciclo de Vida de Gerenciamento do Projeto

Como explicado, o ciclo de vida de gerenciamento do projeto tem cinco fases (iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento). O PMI se refere a estas 5 fases como “grupos de processos” por razões que serão explicadas. A fim de entender gerenciamento de projeto de acordo com o PMI, é necessário entender os limites entre as fases do ciclo de vida de gerenciamento de projeto e os grupos de processos. Por exemplo, é necessário entender quando a iniciação está terminada e quais documentos devem estar prontos para dar-se início a execução. A fim de entender os limites entre as fases, é necessário saber quais atividades de gerenciamento (chamados processos) estão incluídas em cada uma das fases (chamados grupos de processos).

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Ciclo de Vida de Gerenciamento de Projeto e Processos de Gerenciamento

As cinco fases do ciclo de vida de gerenciamento do projeto são divididos pelo PMI em 44 processos como ilustrado na tabela a seguir. Cada coluna representa um estágio. Em cada coluna existem atividades de gerenciamento que o PMI se refere como processos.

Para conhecer quais atividades de gerenciamento estão incluídas em cada uma das colunas é necessário entender a versão do PMI para o gerenciamento de projetos.

Grupos de Processos

PMI utiliza o termo “grupo de processos” para referenciar as fases do ciclo de vida de gerenciamento do projeto, que aparecem como colunas na ilustração anterior. Cada fase do ciclo de vida de gerenciamento do projeto é mais comumente referenciada como grupos de processos do que fases ou passos do ciclo de vida.

Áreas de Conhecimento

O PMI divide os processos de gerenciamento dentro de cada grupo de processos em áreas de conhecimento. O que são áreas de conhecimento? São áreas de especialização. Todo projeto necessita ter habilidades e conhecimentos em cada uma destas áreas. Na próxima figura, cada linha representa uma única área de conhecimento.

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Áreas de Conhecimento, Processos e PMBOK

O PMBOK é estruturado de acordo com áreas de conhecimento. A discussão de processo no PMBOK não é ordenada de forma a seguir uma progressão lógica através do projeto. Processos não são discutidos na ordem de execução. Apesar desta estrutura fazer sentido para um manual de referência, é muito complicada para ser entendida por qualquer um interessado em entender como os projetos são gerenciados. Como conseqüência, podemos considerar o PMBOK não como um guia efetivo de estudo mas como um “dicionário”.

Entendendo Grupos de Processos

Os grupos de processos são definidos pelas atividades que incluem. Isto ajuda a entender onde cada um dos grupos de processos começa e termina. Iniciação Iniciação começa quando alguém na organização tem uma idéia para um projeto. A idéia pode ser gerada internamente ou pode ser conseqüência de um contrato com clientes externos. Pode existir uma declaração de escopo delineando o que é requerido. Pode somente existir uma vaga idéia baseada no pensamento de um executivo. Iniciação está completa quando um project charter (documento oficial formal) e uma declaração de escopo preliminar foram preparados e um gerente de projeto foi atribuído ao projeto. Um project charter é um esboço (com níveis de detalhamento que podem variar) do que os patrocinadores do projeto esperam que o projeto atinja. Deve definir as restrições e identificar os stakeholders envolvidos.

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Uma declaração de escopo preliminar é uma visão detalhada da entrega esperada do projeto. Neste ponto, existe pouca ou nenhuma discussão sobre “como”, somente “o quê” e “o por quê”. A Declaração de Escopo pode incluir uma revisão de restrições e suas prioridades, tais como a data de término e o orçamento proposto. A Declaração de Escopo Preliminar é sempre preparada sob a orientação do gerente de projeto, contudo, pode ser preparada pelos patrocinadores antes da nomeação do gerente do projeto. É possível que um contrato ou uma declaração de trabalho inclua todos os detalhes necessários que uma declaração de escopo preliminar requer. Iniciação termina quando existe um gerente de projeto e a este foi dada a autoridade e a orientação necessária para iniciar o planejamento. Planejamento O planejamento inicia com as saídas da iniciação (charter, declaração de escopo preliminar e gerente de projeto) O planejamento inicia com uma idéia detalhada e termina quando todo o projeto foi colocado no papel. Isto é, todo o projeto é detalhado em numerosas atividades, e estas atividades são orçadas e agendadas. Ao final do planejamento, todo o projeto foi pensado quanto a : “o que será feito”, “como”, “ em que ordem” e “com qual custo”. O processo de planejamento é coordenado pelo gerente de projeto e completado pelo time do projeto e os stakeholders. Planejamento está completo quando existe um plano do projeto. O ato de criar um plano de projeto pode envolver até 21 diferentes processos de gerenciamento, incorporando todas as áreas de conhecimento. Para cada área de conhecimento, pode existir um plano de gerenciamento preparado assim como os documentos que detalham o que será obtido e como. Planos de gerenciamento formais são documentos volumosos, descrevem como e quando as atividades serão empreendidas assim como os procedimentos que serão seguidos para garantir que o trabalho correto seja feito na ordem correta. O plano do projeto define como o projeto será executado. Planeje o trabalho e trabalhe conforme o plano. Execução A execução não pode começar até existir um plano. Executar é o ato de fazer o que o plano diz para fazer. A execução está completa quando todo o trabalho está completo. Controle Controlar é o ato de garantir que o trabalho sendo feito está de acordo com o plano. O objetivo é a aceitação das entregas pelo cliente. Controle não pode iniciar até que existam resultados gerados pela execução. Controlar envolve monitorar os resultados para garantir que estão de acordo com o plano e atendem as expectativas dos stakeholders. Senão, a informação realimenta os processos de execução e ações corretivas são tomadas.

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Controle está completo quando as saídas do projeto (entregas) atende aos padrões de qualidade definidos previamente no plano e são aceitos pelo cliente. Termina no mesmo momento que a execução. Encerramento Encerramento garante que a organização aprende de suas experiências. Uma organização não pode tornar o gerenciamento de projeto melhor se não aprende. Organizações aprendem pela documentação do que foi aprendido – o que correu bem e o que correu mal – e disponibilizando estes documentos para consulta em futuros projetos. Encerramento inicia quando as entregas são aceitas. Envolve garantir que todo a documentação está completa em termos de administração de contrato e assinada. Continua até que todos os registros tenham sido compilados. A coleção de registros inclui um conjunto de registros do projeto mas também uma revisão das lições aprendidas.

Proporção das Fases

A figura a seguir ilustra a proporção de cada fase no ciclo de gerenciamento do projeto. Iniciação e encerramento são relativamente breves. Planejamento envolve a maior quantidade de processos de gerenciamento mas leva relativamente pouco tempo comparado com execução. Controle é executado proporcionalmente às atividades de execução.

Conclusão PMBOK divide o ciclo de vida de gerenciamento de projeto em 5 grupos de processo. Grupos de processo são compostos de 44 processos de gerenciamento separados. Processos são subdivididos em 9 áreas de conhecimento.

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