Auditoria da qualidade aplicada aos arquivos nos setores de trabalho: estudo de caso

Priscyla Patrício de FrançaAluna da Faculdade de Ciência da Informação, Universidade de Brasília.

Introdução

A gestão arquivística nasceu das demandas sociais de estabelecimento do Estado como

provedor do bem-estar social, instituição democrática de direito e sistema legado dos interesses

da população. Após a revolução francesa, houve a acepção das figuras do arquivo nacional,

documento oficial e o estabelecimento do modelo burocrático. Como ciência a arquivística nasceu

de uma demanda empírica e possui na sua epistemologia uma base forte positivista ligada às

práticas de diplomática documental e organização de seus documentos pelo princípio da

proveniência.

A arquivística nasce na sequência da Revolução Francesa com novos serviços de Arquivo

que então foram criados no seio da história positivista, fortemente ligado à diplomática. Só com a

prática da teoria de que os documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da

instituição de onde provêem, a arquivística se conseguiu autonomizar e tornar-se independente.

Este princípio da proveniência é considerado a base desta ciência. (REIS, 2006).

Porém, a realidade dos arquivos brasileiros não retratam a aplicação de uma ciência social

aplicada com forte viés administrativo e de planejamento. Em muitos casos, confunde-se

empirismo com amadorismo. São poucos os instrumentos de gestão de documentos com a

interface gerencial, estratégica e que refletem indicadores qualitativos.

Uma proposta para a solução deste problema está no cerne da necessidade de alinhar a

arquivística com a ciência da informação e propor leis e axiomas aplicados e mensuráveis, o

desenvolvimento de uma sistemática de auditoria pelos órgãos competentes e abordagem de

recuperação da informação aplicada ao desempenho dos sistemas arquivísticos.

O presente artigo tem como proposta reafirmar a constituição da teoria da ciência

arquivística a partir das demandas latentes e com o viés empírico para a proposição de um

instrumento de análise e diagnóstico dos arquivos nos setores de trabalho, aplicando a

sistemática de auditoria da qualidade de alcance de indicadores para a gestão documental.

Constitui-se um estudo de caso pois foi aplicado na disciplina Arquivo Corrente 1 como

diagnóstico dos arquivos nos setores de trabalho do Primeiro Centro Integrado de Defesa Aérea e

Controle de Tráfego Aéreo - CINDACTA I.

Auditoria da qualidade

Parte-se do pressuposto de que o conhecimento arquivístico é essencial na

implementação e operação de sistemas de gestão da qualidade. Em poucas palavras, em um

sistema de gestão da qualidade, a organização diz o que vai fazer (nível das normas e

procedimentos documentados), faz o que pretende e prova o que fez (por meio dos documentos).

Através das informações registradas em suportes físicos são objetivadas as ações, possibilitando

o controle dos resultados. (CARDOSO, 2005).

São inerentes a esse sistema: a entrada de insumos que são os requisitos por parte dos

interessados; a gestão de recursos com a retroalimentação da melhoria contínua, análise

sistemática da estrutura analítica do projeto e produção assistida; ateste por parte dos

interessados para determinado produto e fluxo intenso de informações no processo decisório

relativos a melhoria contínua, medidas mitigadoras e ao plano de ações corretivas.

Segundo a ISO 9000:2000, um sistema de gestão da qualidade busca auxiliar

organizações a aumentar continuamente a satisfação de seus clientes, atentando para as suas

necessidades e expectativas. Estas expectativas são continuamente refletidas em requisitos para

materiais, serviços e informações e compartilhadas por um grande número de organizações em

todo o mundo. Trata-se de uma rede internacional de informações sobre normas, padrões e

qualificações para o alcance da excelência. (CARDOSO, 2005).

Os processos de trabalho devem ser controlados, prescritos em procedimentos com

domínio das informações e conhecimentos (insumos) necessários à produção do produto.

Portanto, o passo fundamental para o alcance desses objetivos é viabilizado pela gestão

documental e informacional.

Cardoso (2005) traz cinco fatores críticos de sucesso para a implementação:

1. Atender às necessidades declaradas ou implícitas da organização e dos interessados;

2. Possibilitar o treinamento adequado;

3. Assegurar a rastreabilidade e a repetitividade do processo;

4. Prover evidência objetiva;

5. Avaliar a eficácia e a contínua adequação do sistema.

Operacionalizando em documentos necessários temos o seguinte diagrama:

Atender às necessidades declaradas ouimplícitas da organização e dos interessados

Normas, regulamentos, procedimentos;Planos de ação, planejamento, regimentos;Política de gestão arquivística.

Possibilitar o treinamento adequadoRecursos humanos adequado às tarefas, treinamento dagestão ambiental.

Assegurar a rastreabilidade e a repetitividadedo processo

Tramitação de documentos, workflow, efetividade dagestão documental.

Prover evidência objetiva Registros e evidências documentais

Avaliar a eficácia e a contínua adequação dosistema

Reatórios, indicadores de desempenho, planos deimplementação de benefícios.

O processo de certificação

O Instituto de Fomento Industrial - IFI, subordinado ao Departamento de Ciência e

Tecnologia Aeroespacial - DCTA é um órgão de credenciamento e certificação de sistemas de

gestão da qualidade no Brasil. Suas auditorias são baseadas na ISO 9000:2000 que determina

um conjunto de documentação necessária e os meios a serem utilizados para o credenciamento:

Manual da qualidadeDocumento que especifica o sistema de gestão da qualidade de umaorganização. Esse manual pode ser aplicado ao nível macro ou setorizado.

Planos da qualidadeDocumento que especifica quais os procedimentos e recursos associadosdevem ser aplicados, por quem e quando, a um empreendimento, produto,processo ou contrato específicos.

EspecificaçõesDocumento que estabelece os requisitos, podendo se relacionar a atividades(documento de procedimento, especificação de processo e ensaio) ou aprodutos (especificação de produto, de desempenho e desenho).

Diretrizes Documentos que estabelecem recomendações e sugestões.

Procedimentosdocumentados, instruçõesde trabalhos e desenhos

Documentos que fornecem informações sobre como realizar atividades eprocessos de forma consistente.

RegistrosDocumentos que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou deresultados alcançados.

Fonte: ISO 9000:2000.

Portanto, para a certificação de protocolos e arquivos tem-se o seguinte conjunto de

documentos a serem fornecidos para o credenciamento:

Eixo Dimensões Evidências

Manual daqualidade

• Identificação da prática degovernança e adequação aosobjetivos institucionais

Normas, regulamentos, procedimentos;Planos de ação, planejamento, regimentos;Política de gestão arquivística.

Planos daqualidade

• Existência de Arquivista com

registro profissional válido.

• Existência de Auxiliares de

Arquivo na quantidade

Recursos humanos adequado às tarefas,treinamento da gestão ambiental;Reatórios, indicadores de desempenho, planosde implementação de benefícios;

suficiente;

• Ponderação crítica da

proveniência do acervo pelo

Arquivista.

Especificações

• Identificação da adequaçãodo sistema de gerenciamentode documentos arquivísticos;

• Levantamento prévio damodelagem organizacional;

• Levantamento daconstituição de tiposdocumentais;

Reatórios, indicadores de desempenho, planosde implementação de benefícios.Normas, regulamentos, procedimentos;Planos de ação, planejamento, regimentos;Política de gestão arquivística.

Diretrizes

• Identificação de documentosque definam objetivos, metase políticas das atividadesarquivísticas;

• Levantamento doatendimento aos requisitosda Lei de Acesso àInformação;

• Análise da segurança dainformação;

• Levantamento deinformações sobre a políticaarquivística;

Normas, regulamentos, procedimentos;Planos de ação, planejamento, regimentos;Política de gestão arquivística.

Procedimentosdocumentados,instruções detrabalhos edesenhos

• Análise do serviço deprocessamento técnico;

• Adequação do espaço físicodisponibilizado compatívelcom os serviços a seremprestados;

• Adequação de mobiliário eequipamentos compatíveiscom os serviços a seremprestados;

Normas, regulamentos, procedimentos;Planos de ação, planejamento, regimentos;Política de gestão arquivística.Registros e evidências documentais.Recursos humanos adequado às tarefas,treinamento da gestão ambiental.

Registros• Análise dos serviços

prestados pelo Protocolo eArquivo Corrente

Tramitação de documentos, workflow,efetividade da gestão documental.

Demandas arquivísticas

São demandas arquivísticas para os processos de certificação:

• Normas, regulamentos, procedimentos;

• Planos de ação, planejamento, regimentos;

• Política de gestão arquivística;

• Recursos humanos adequado às tarefas, treinamento da gestão documental;

• Tramitação de documentos, workflow, efetividade da gestão documental;

• Registros e evidências documentais;

• Reatórios, indicadores de desempenho, planos de implementação de benefícios.

Instrumento de análise

O instrumento de análise se apresenta conforme:

Regulamentação/requisito

Pergunta Resposta Evidências apresentadas

Lei de acesso àinformação

( ) Sim( ) Não( ) Nãoaplicável

( ) Satisfatório( ) Não-satisfatório

Desta forma, as perguntas são colocadas na tabela para aplicação na organização.

Conclusão

Não cabe aqui divulgar o resultado da auditoria, pois, é uma informação confidencial.

Entretanto, o instrumento aplicado permitiu dimensionar quantitativamente indicadores de

desempenho da unidade arquivística em questão. Além disso, foi possível organizar um plano de

ação de ações corretivas daquilo que gerou não-conformidade. O índice de conformidade ficou em

torno de 90% legando à organização padronizar a taxa de aceitação desta conformidade.

A padronização de indicadores é importante para todas as áreas do conhecimento que

entendem o “fazer científico” como uma pesquisa exploratória e empírica.