captura digital e preservação de documentos€¢fotografia •contrato ... •exemplod djvu aberto...
TRANSCRIPT
Captura Digital e Preservação de Documentos
Benedito Odair Rodrigues
ABR/201
1
Como entender o ciclo de vida da informação
2
O que é um registro ?
3
Definido como qualquer informação em qualquer midia ,
seja original ou cópia , gerada ou recebida por uma
organização, que seja util para a operação desta
Definição ARMA
O que é um registro ?
4
•Desenho em CAD
•Documento em Papel
•Prontuario do paciente
•Microfilme – Fotograma
•Relatório do sistema
•Raio X
•Imagem de um exame
•Arquivo Word
•Arquivo MP3
•Página WEB
•Fotografia
•Contrato
•Documento Contabil
Informação estruturada X não estruturada
•Banco de Dados – Estruturada
•Demais – 80% - Não estruturada
Valor da Informação
5AIIM
6
Vivemos num mundo baseado no “papel “
7
Podemos Imaginar o Mundo sem a Tecnología Digital ?Podemos Imaginar o Mundo sem a Tecnología Digital ?
8
Obsolescência DigitalObsolescência Digital
9
3/5/2011 Kodak's Graphic Communications Group 9
O documento digital também é vulneravel:
Depende de: Hardware (computador)
Meio de armazenamento
Software (Sistema Operacional, Programa e formato de imagem)
Mídia se deterioram ou “evaporação” de Bit Devido a efeitos físicos, químicos, magnéticos, etc.
Qualidade do meio de armazenamento
Forma de gravação
Há limitações com respeito a legalidade
Obsolescência DigitalObsolescência Digital
10
Discos Floppy / Diskettes 8 ½ , 5 ¼ , 3 ½
Fita DAT / DLT
CD ROM
WORM
DVD
Disco Óptico Regravavel
Zip Drive
Pen Drive
Importante: Cada Importante: Cada midiamidia necessitanecessita umum dispositivo de dispositivo de leituraleitura..
Tipos de Mídias DigitaisTipos de Mídias Digitais
Quanto Tempo vai durar ?
Memoria Flash - 10 anos
Fita Digital - 13 anos
Fita Analógica - 20 anos
Discos opticos - 20 anos
DVD - 27 anos
CD ( prata) - 27 anos
Fonte: Canadian Conservation Institute
ECM - Enterprise content management
12
Estratégias , métodos e ferramentas utilizadas para captura , gerenciamento ,
Armazenamento , Preservação e disponibilidade de conteúdo e documentos
relacionados aos principais processos da organização.
Ferramentas
Reune uma série de componentes
•Document Management – Gestão de documentos
•ERM – Gestão Eletrônica dos registros
•Work flow – Fluxo do trabalho
•WEB Content management – estão do conteudo WEB
•Document Imaging - Gestão das imagens dos documentos
•Search – Pesquisa
•Colaboração
Captura DistribuidaMercado em crescimento
Tendências de mercado que provocam crescimento:
Tecnologia captura remota do documento com menor custo ,
processo simples para usar e implementar
SharePoint
Mobilidade
Aplicações em Nuvem
Beneficios
• Route information faster
• Enable collaboration, customer engagement
• Save time and costs derived from shorter information access cycles
• Use paper rather than eliminate it
• Rota mais rápida da informação
• Permite Colaboração e engajamento do cliente
• Economia de tempo e custos devido aos ciclos mais
rápidos de acesso da informação
• Uso do papel e não sua eliminação
- Mais inteligentes- Melhoria no processamento da imagem como parte do Scanner
- Facillitar digitalização de novos tipos de documentos
- Mais funções com o botão inteligente
- Operar num ambiente “Capture-less”- Não mais “Captura-processa-libera”
- Aplicações em nuvem rodando os scanners
- Menor dependencia de aplicações thick client
- Mobilidade
- Facilitar acesso e uso em qualquer lugar
Scanners Captura Distribuida
- Produtividade
- Foco na Velocidade de digitalização
- Melhorar processamento de imagem eliminando
- Tem a funcionalidade de Smart Touch ( botão inteligente) nos
scanners de produção
- Avanços no transporte e Software
- Reduzir necessidade de preparação dos documentos para
aceitação de diversos tipos de documentos
- Reduzir custos do cliente final
- Aumentar tempo de uso continuo e diminuir tempo
- de treinamento
Scanners de Produção
Captura de Imagem Digital
17
Captura de Documentos
18
Resolução - DPI (Dots Per Inch)
O número de pixels/polegada usado na captura
Baixa
Resolução
100 DPI
Alta
Resolução
400 DPI
ScanMate
i1120
i2400/
i2600/
i2800
Scan Station
500
i1405/i1420/
i1440
i5200/
i5600
i1860
Sidekick
1400u
Trūper
3210/3610
Ngenuity
9090/9125/
9150i4200/
i4600
i1210/
i1220 Plus
i1310/
i1320 Plus
i730/i750/
i780
Scanners
Captura Distribuida
Rede
Produção
20
PreparaçãoPreparação
Preparação e
separação
dos
documentos
Preparação e
separação
dos
documentos
DigitalizaçãoDigitalização
Captação da
imagem dos
documentos
Captação da
imagem dos
documentos
Controle
de
Qualidade
Controle
de
Qualidade
Verificação da
qualidade das
imagens
digitalizadas
Verificação da
qualidade das
imagens
digitalizadas
IndexaçãoIndexação
Atribuir dados
nos campos de
índices para
futuras
pesquisas
Atribuir dados
nos campos de
índices para
futuras
pesquisas
SaídaSaída
Envio da
informação
para um
software de
GED e
Microfilmagem
Eletrônica
Envio da
informação
para um
software de
GED e
Microfilmagem
Eletrônica
KODAK
PesquisaPesquisa
Consulta,
distribuição e
gerenciamento
dos
documentos
Consulta,
distribuição e
gerenciamento
dos
documentos
Etapas Captura - ScannersEtapas Captura - Scanners
Escolhendo um scanner
Informações para definir o melhor scanner
Tipo de Documento / Físico
Tamanho Ex. A4, Ofício, A3, planta, etc..
Gramatura
Páginas ou livro – Mesa ou Alimentador
Estado de conservação
Frente e verso
Conteúdo do documento.
Ex. Texto, Figura, etc..
Colorida ou PB
Image de Saída
Imagem Preto e branco, tons de cinza e
colorido
Dual stream
Motivo da Digitalização
Preservação – Analógica – Digital
Processo de negócios
Web
Volume de Documentos Volume Diário ou Mensal de
documentos
Centralizado ou Descentralizado
Assistência Técnica On-site, balcão ou troca
Tempos de Resposta - SLA
Peça e material de consumo
Resolução
Ótica
Saida
Mais Custo X Benefício
Valor agregado (Softwares)
Drivers
Reputação do fornecedor
Scanner Profissional vs Multifuncional
Velocidade de captura do documento A partir de 20 folhas ou 40 imagens por minuto - Scanner
Digitaliza frente e verso ao mesmo tempo sem perder performance
Robusto Alimentador de Documentos (ADF) aceita diferentes tamanhos e gramatura de documentos
Processamento de imagem Correção inclinação
Detecta o tamanho exato de cada documento
Auto- Brilho e rotação automático do documento
Menor tamanho de arquivo (compressão interna de imagem)
Tratamento da imagem do documento
Facilidade de uso Smart Touch – Botão inteligente
Fluxo de trabalho pré-definido
Interação e integração com sistema de gestão documentos
Personalização do software interno do scanner
Captura
Rotativo Planetário
23
Elementos funcionais
•Lâmpada
•Lentes
•Sensori4200
i780
24
Fluxo do Documento – áreas envolvidas
Recepção Área Final
“Arquivo”
Áreas CorrentesDocumento
Identificar qual é melhor área para colocar o Scanner?
Verificar intra-estrutura necessário (rede, link, espaço na mesa)
Software de Captura e GED
Tipo de documento (cartão PVC )
25
Fluxo do Documento – áreas envolvidas
RecepçãoÁrea Final “Arquivo”Áreas Correntes
Documento
i1200/i1300
i1200/i1300i1120
Scanner de
RedeScanner de
Rede
Scanner
Recomendado
i4200/i4600
i730/i750/i780
i5200/
i5600
i2400/
i2600/
i2800
Principais Scanners Kodak
Scanner i1120 – 20 folhas por minuto
05 Smart Touch Close up.wmv
i1120
27
3/5/2011 27
Principais Scanners Kodak
Scanner de foto S1220 – 30 fotos por minuto
30 s1220 4x6 photo batch.wmv
28
3/5/2011 28
Scanner de Rede SS500 ( não necessita Micro)
Digitaliza 30 folhas por minuto
Envia imagens para:
Impressora da rede
FTP
FAX
Diretório da rede
Pen Drive
Principais Scanners Kodak SS500.wmv
29
Scanner i1860 – 200 folhas por minuto frente e verso
Principais Scanners Kodak
i1860.wmv
30
Preservação Digital
•Organização
•Politicas
•Procedimentos
•Práticas
•Tecnologia
•Software
•Hardware
•Ambiente seguro
•Recursos
•Fundos para manter a política de preservação
Recursos
organização
Tecnologia
Preservação
Digital
Preservação digital
31
A série de atividades gerenciadas necessarias a assegurar o acesso continuo ao
Material digital mtão longo quanto necess;ario. Preservação digital ….refere se a
Todas as ações requeridas para manter o acesso a midia digital além dos limites de
Falha da midia ou mudança tecnologica .
DPC handbook 2002
Como evitar obsolescência ?
32
•Migração
•Emulação
•Midia digital duravel
•Gold CD
•Back up analógico
Alguns formatos de Software são menos
vulneráveis?
33
•Proprietario , especificações fechadas
•Constantes migrações
•Fusões de empresas
•Novs versões
•Proprietario, especificação aberta
•Exemplod DjVu aberto e fechou
•PDF/A
•Depende do mercado
•Risco do fabricante
•TIFF , versão 6 de 1992
Alguns formatos de Software são menos
vulneráveis?
34
•Não -Proprietario , especificações Abertas
•Longo prazo são os mais seguros
•Padrões internacionais ajudam a
manter suporte
•Não ha pressões comerciais para
rapida obsolescencia
•Menor , mas há risco
•Exemplo PNG - foto colorida
35
Como preservar os documentos digitais ?
Por um perido grande de tempo(mais de 10 anos)
Com baixo custo de armazenamento
Com segurança e integridade
Sem necessidade de muitas atualizações
Legalmente
RespostaResposta
Sistema HíbridoSistema Híbrido
Fazer BACKFazer BACK--UP em um meio análógicoUP em um meio análógico
Pergunta PrincipalPergunta Principal
36
• Integração do sistema digital e micrográfico.
• Microfilme se torna un arquivo de referencia e back-up do arquivo digital.
• Arquivo digital das imagens somente na fase ativa.
Fase InativaFase Ativa
Indíce de
Busca da
Informação
Sistema HíbridoSistema Híbrido
Custo de Custo de
ArmazenamentoArmazenamento
Entender o Ciclo de Vida da Informação
37
Alto
nuven
Memória
Disco Magnético
Disco óptico
Fita Magnética
Disco óptico
,Microfilme , Fita
Magnética , papel
Papel
Baixo
Baixo
Alto
Tempo de
Acesso
Custo MB
Off Line
Near Line
On Line
•Custo
•Legislação
•Preservação Digital
•Back-up
38
Microfilme – Arquivo de Referência
• Paradigma: “Mídia ultrapassada??”
• Mídia analógica
• Durabilidade: 500 anos (filme prata)
• Meio arquivístico – Longo Prazo
• Lei do Microfilme
•Compacto
•Custo
•Integração com meio digital
39
Como Preservar documentos digitais por longo prazo ?
Microfilme
Seu arquivo de referência
40
Beneficios do Arquivo de Referência
Gerenciamento do ciclo de vida da Informação
Evita riscos de Migração e Despesas
Reduz Risco de Deterioração de Mídia
Gerenciamento de Armazenamento
Obsolescência Tecnológica
Benefícios do microfilme
41
•Longevidade
•Sustentabilidade
•Reduz frequencia de migrações (1)
•Integridade do dado
•Custo de armazenamento 4 a 7% do custo do armazenamento digital (2)
(1)BS ISO 19801:2010 sec 8.2
(2) DCC Manual , page 15
Microfilmagem Eletrônica
Preservação Digital de Longo Prazo
• Baixo custo no longo prazo
• Padrão
• Legal
• Compactação
43
Digital para Filme
Preparar Documentos
Capturar as imagens
“Processar” as imagens
Gravar imagens no filme
Digitalizar a imagem do filme DOCUMENTOS PROCESS /
GRAVAÇÃO
ARMAZENAMENTO/ PESQUISA
• O processo de digitalizar a
imagem , e gravar no filme
44
Microfilmagem Eletrônica
Sistema de
Imagem
Software de
Controle
Digital
para
Analógico
CONVERSOR
De-Skew
Rotação
Software de Captura
Batch de
indice
Ate 400 imagens por minuto
45
Arquitetura Microfilmagem Eletrônica
GEDGED
MainframeMainframe
ScannerScanner
Microfilme Microfilme
VirtualVirtual
Lista ou Diretório Lista ou Diretório
de imagensde imagens
AWISAWIS
16 mm16 mm
MicrofilmMicrofilmee
••LivrosLivros•• PlantasPlantas•• FolhasFolhas soltassoltas
•• WordWord••PPTPPT•• ArquivoArquivo TXTTXT•• ArquivosArquivos PDF/A e PDFPDF/A e PDF•• EE--mailmail••JPEGJPEG
Documentos de teste incluidos no filme
46
•Termo de Abertura
•Identificação do Operador , equipamento e data
•Verificação de densidade do filme
•Folha branca
• densidade 0.90 a 1,05
•Teste de qualdiade do gravador
•Carta ISO 14648
•`Kodak Writer Digital Test Target ( pos e neg)
•Qualdiade de imagem do scanner
•AIIM Scanner Test Target
•Termo de Encerramento
Típicos documentos para controle de
Qualidade da microfilmagem
47
Verificação de tamanho de fonte , legibilidade, brilho contraste , resolução ,
ISO12653
Carta AIIM Scanner test # 2
48
Lei do Microfilme 5433 de 1968
Decreto 1799 de 1996 Artigo 3.
Legalidade do MicrofilmeLegalidade do Microfilme
Art. 3º Se entende por microfilmagem, para fins deste Decreto, o
resultado do processo de reprodução em filme, de documentos ,
dados e imagens , por meios fotográficos ou eletrônicos, em
diferentes graus de redução.
Parecer 736/2006 do Ministério da Justiça
49
Beneficios do Arquivo de Referência
Gerenciamento do ciclo de vida da Informação
Evita riscos de Migração e Despesas não planejadas
Recuperação de Desastres
Gerenciamento de Armazenamento da Informação
Segurança no conteudo
50
Status no BrasilMais de 6,0 Milhões de documentos por dia microfilmados eletrônicamente
Birôs de serviço , Bancos , Comércio , Governo, Fundações , Justiça
Tipos de Documentos Contratos comerciais Jornais Cheques Correios Depto Pessoal Documentos notariais Correio eletrônico Multas Processos Plantas Registros médicos Histórico Escolar
Back up de informação / Preservação
51
Microfilmagem eletrônica no Brasil
Mercado em Crescimento 15%
Instalações nos principais centros
Estudos de implantação
Migração do Convencional
Preservação Digital / Back Up
Redução custos
Novos serviços
Filme Blipado
Pesquisa Digital
Tráfego imagem X papel
Legalmente Aceito
Parecer 736/2006 do Min.da Justiça1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
National Archives of Singapore - NAS
52
Ponto chave: Flexibilidade , longo prazo de armazenamento, integridade da
Informação , registros de governo
Introdução:
Guarda a Memoria coletiva do pais , Gerencia a memoria corporativa do governo,
Arquivos publicos ,mapas hitóricos , fotografias , audiovisual.
Aplicação prática:
Recebe documentos em papel e digital. Mantem formato digital para acesso
rápido dos documentos mais procurados.
Documentos com textos são convertidos para Microfilme, reduzindo os custos de
migração de midia digital e mantendo a integridade da informação.
Microfilme em 16 mm , com Kodak i9620 - documentos até A3
Microfilme 35mm com OP 500 A2 e acima.
Midias armazenadas em salas climatizadas
Projeto de Pesquisa Millenium - Alemanha
53
Ponto chave: Longo prazo de armazenamento, integridade da
Informação , pesquisa
Introdução:
Promovido pelo Ministério da Economia e Tecnologia - Alemanha para instituições
de pesquisa para armazenamento de dados digitais em microfilme.
Aplicação prática:
Documentos on line para acesso rápido e toda documentação gravada me
microfilme para preservação.
Recebe documentos em papel e digital
.
“Como uma midia WORM ( write once read many) , garante alto nivel de
segurança . Oferece a possibilidade de armazenamento híbrido de daod digital e
analógico. Redução de custos de manuseio por eliminação da migração de dados
e uso de solução de longo termo de armazenamento para arquivos digitais”(Giel
2009).
Condado de Merrimack – Estados Unidos
54
Ponto chave: Longo termo de armazenamento, integridade da Informação ,
registros de governo.
Introdução:Usa combinação de scanners para digitalizar escrituras de
propriedades recebidas e depois grava informação em microfilme.
Benefícios:
Documentos originais retornam imediatamente ao proprietario. A versão eletrônica
usada no processo administrativo e para distribuição. Microfilme preserva a
informação para armazenamento de longo termo.
National Archives of Sweden ( Riksarviket)
55
Ponto chave: Longo termo de armazenamento e registros de governo.
Introdução:Preservar a informação de documentos do governo da Suécia
Documentos para preservação são digitalizados e depois migrados para
microfilmes.
Documentos escaneados disponibilizados para acesso rápido.
Documentos físicos em pobre estado de conservação preservados do contato
indevidos.
Projeto Arquivo dos Jornais da Irlanda
56
Ponto chave: Longo termo de armazenamento, preservação de jornais em papel
e digitais
•Digitalizar microfilmes antigos e disponibilizar na Internet
•Digitalizar publicações em papel e migrar para microfilme
•Publicações originais em digital , migrar para microfilme para fins de preservação
•Vantagens
•Acesso ao acervo na internet
•Preservação da informação por longo prazo
•Redução de custos de armazenamento
57
Segmentos:Segmentos: Birô de ServiçoBirô de Serviço
Perfil: empresas novas que já fazem a digitalização e agora precisam
fazer a microfilmagem.
Atualização dos antigos equipamentos de microfilmagem tradicional
Oferecem o scanner sem custo para os clientes que fazem a
microfilmagem eletrônica
Baixo custo operacional
As imagens são enviadas para a empresa através de FTP ou CD/DVD.
Pesquisa rápida devido a indexação por imagem
Casos de Sucesso - Brasil
58
Tribunal Superior Eleitoral – TSE - Brasil
Ponto Chave: Longo termo de armazenamento , integridade
Utilização de imagem em larga escala
Armazenamento de processos por longo prazo sem necessidade de
migração para outra midias
Microfilme funciona como um back up do arquivo digital
• Preservação da Informação
Melhoria de atendimento
• Atendimento com imagem no curto prazo
• Redução drástica do espaço fisico
59
Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos:Segmentos: FinanceiroFinanceiro Utilizar imagens geradas pelas Classificadoras de Cheques
Captura dos cheques com Scanners
Não depender da revelação do microfilme para liberar o cheque
(compensação)
Microfilmagem centralizada com baixo custo operacional.
Qualidade da imagem no microfilme
Substituição do COM - Microfichas
Preservação – Longo Prazo
Típico processo de microfilmagem eletrônica
Captura descentralizada em
diversos locais
Microfilmagem centralizada
num unico ponto
Redução de Custos com
movimentação de
documentos
Imagem movimentada via
link , Cd/DVD .
60
Microfilmagem
Centralizada
61
Casos de Sucesso - Brasil
Segmentos:Segmentos: SaúdeSaúde
Otimizar fluxo de documentação
Centralizar documentação referente a atendimentos médicos e clientes
Redução dos tempos de pagamento/cobrança
Planos de saude , fornecedores
Redução de custos operacionais e armazenamento
Redução de espaço de armazenamento de papéis
DV 2400
A saída da informação em PAPEL,
EMAIL, FAX e como Imagem Digital.
Recuperação da InformaçãoRecuperação da Informação
DigitlizaçãoDigitlização do do MicrofilmeMicrofilme porpor demandademanda
Recuperação da InformaçãoRecuperação da Informação
DigitlizaçãoDigitlização do do MicrofilmeMicrofilme porpor demandademanda
ScanPro 2000
Vantagens estratégia preservação com microfilme
• Proteção total contra migração e conversão de mídia
• Independência do sistema operacional
• Independência de aplicativos
• Compatibilidade com sistemas futuros
• Armazenamento de imagens inalterável
• 100% à prova de vírus
• Integridade de imagens e dados
• Baixo risco mínimo de recuperações malsucedidas devido
a perda ou corrupção de imagens
• Retenção de custo baixíssimo com economia significativa
durante a retenção somente digital
Conclusão
64
A Decisão de usar microfilme como midia de preservação de documentos deve
considerar os seguintes aspectos:
•Expectavia de vida do documento
•Integridade do documento
•Flexibilidade( analogio para digital e vice versa)
•Redução de espaço
•Beneficios na pesquisa , acesso e aramzenamento
•Estratégia de preservação digital
•Nível de complexidade / interatividade
Microfilme , simplicidade de acesso , requer baixo nivel de investimento para
Preservar documentação.
Padrões relacionados a filmes base prata
65
Padrões relacionados a qualidade física do microfilme
66
Perguntas?
Odair Rodrigues
Tel: 011-9940-6781 ou
www.kodak.com.br
Netscan Digital
www.netscandigital.com.br
T
Tel : 011 4195 0559