Cap sur le Cloud :Il est temps d'abandonner votre PBX propriétaire et de passer aux communications unifiées dans le Cloud

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Le besoin de communiquer est universel. Quelle que soit sa

taille, toute entreprise doit pouvoir faciliter la communication

en interne entre collaborateurs, de même qu'avec sa chaîne

de valeur, ses clients et au-delà, que ce soit au moyen de la

voix, de la vidéo, d'un accès partagé à l'information ou de la

collaboration.

Mais la question est de savoir si vous le faites comme il faut.

Pourriez-vous par exemple continuer à travailler comme

d'habitude sans pouvoir accéder à votre bureau ?

Voyons ensemble comment vous pourriez mieux

communiquer et les avantages que cela pourrait vous

apporter.

Le Nouveau Monde

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En tant que fournisseur de technologies de communications

unifiées, nous constatons que la conception du travail ne cesse

d’évoluer, tant au niveau de ce qu’il représente que quand et

comment il est réalisé.

Pour de nombreux collaborateurs, la présence physique en

entreprise est de plus en plus rare. Parfois elle ne fait pas du

tout partie de l'équation. Après tout, un téléphone mobile peut

héberger à la fois le bureau du collaborateur, un classeur, un

fichier rotatif, un annuaire téléphonique, une salle de conseil,

un téléphone, un interphone, une messagerie électronique, une

salle de cinéma, des réseaux sociaux, un centre de loisirs, une

galerie commerciale et bien d'autres choses encore !

La technologie a redéfini notre façon de travailler ainsi que les communications professionnelles. Pouvoir accueillir, qui plus est de manière souple, des collaborateurs dans un environnement de plus en plus décentralisé et mobile offre de vastes opportunités de productivité et de croissance.

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Mais il faut également assurer la continuité de l'activité face

aux défis et aux crises d'envergure locale, régionale ou bien

mondiale.

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Comme des millions de sociétés à travers le monde, votre

entreprise continue peut-être d'utiliser des technologies de

communication des années 1970, 80 et 90 qui s’appuient sur un

autocommutateur propriétaire, des téléphones de bureau et un

équipement de conférence sur site conçus pour une époque où tous

les employés travaillaient sur site.

Mais ces technologies n'ont pas su s'adapter à l'évolution du monde

du travail et aux préférences d’un monde devenu mobile. En toute

objectivité, ces technologies sont inefficaces lorsqu’une présence

physique devient impossible.

Il est peu probable que vous ayez conçu ce genre de système de

manière délibérée. Votre entreprise a plutôt acheté de l'équipement

fonctionnant sur site lorsque cette pratique était courante ou parce

qu'elle en a hérité suite à une fusion ou une acquisition, voire pour

ces deux raisons.

Aussi, quelle doit être votre priorité absolue si vous cherchez à autonomiser vos collaborateurs pour qu'ils excellent tous ensemble dans ce nouveau monde ?

Rassurez-vous, la solution n’est peut-être pas aussi compliquée que vous le craignez.

La solution est dans le Cloud

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Que ce soient des fluctuations de personnel, une crise sanitaire mondiale, une grève des transports, une catastrophe naturelle ou autres éléments déstabilisants, l'entreprise connaîtra toujours des moments sombres. Mais l'horizon peut également se déboucher. Et dans ce cas, le salut passe par le Cloud.

En effet, le Cloud offre une opportunité majeure pour

résoudre aujourd'hui les défis de communication urgents tout

en posant les fondements pour demain.

En fait, c'est peut-être le choix le plus important à faire

aujourd'hui et qui aura l'impact le plus durable pour votre

entreprise.

Pour certaines entreprises, la « grande migration » du

PBX vers la voix sur IP (VoIP) est déjà en cours. Pour

d'autres, pour beaucoup de bonnes raisons, cela prend

plus de temps. Le changement est toujours difficile et

non sans risques, sachant que redouter les risques est un

comportement naturel.

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Seul le Cloud peut offrir la puissance, la souplesse et la résilience que la

réalité du monde du travail d'aujourd'hui exige. Apprendre à migrer d'un

PBX traditionnel vers la voix sur IP pose aussi d'autres défis, notamment

en termes de faculté d'adaptation, de souplesse, de capacité d'analyse et

informationnel, de sécurité et dans bien d'autres registres encore.

Mais la réalité d'aujourd'hui jette un nouveau coup de projecteur sur le

rapport bénéfices/risques : même si un changement implique toujours des

risques, ne pas évoluer est parfois encore plus risqué.

Poser les fondements de votre communication :

Les quatre piliers

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Les 4 piliers

Pilier 1

Envisagez la technologie de manière interfonctionnelle

Pour répondre aux défis d'aujourd'hui et poser les fondements de demain, les entreprises ont besoin de la souplesse, de la sécurité, de la résilience et de la puissance que peut leur offrir une technologie de communications unifiées dans le Cloud. Mais si votre stratégie technologique n'est pas accompagnée des bonnes politiques, impossible d’en tirer tous les avantages escomptés.

La nouvelle réalité du monde du travail exige des politiques qui redéfinissent les frontières de la collaboration, non seulement entre les collaborateurs et leur entreprise mais aussi entre les départements interfonctionnels d’une même entreprise.

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Les politiques sont au cœur de la réussite >>

Pour ce qui est des communications au sein de l'entreprise, le département des Ressources Humaines a un rôle à jouer. Les politiques en matière de ressources humaines et la technologie se chevauchent, comme nous le constatons clairement en regardant le monde à travers le prisme des communications unifiées et de la collaboration. Mais tout le monde n’admettra pas forcément que ce sont les politiques de l’entreprise concernant le travail, qu’il s’agisse du travail à distance, de bureaux satellites ou d’outils de productivité homogènes, qui sont en première ligne pour fournir une technologie performante.

Les technologies de communication sont au cœur de l'activité >>

L'expérience utilisateur n'est pas uniquement un problème technologique ou informatique. Cela concerne aussi la manière dont vous réduisez les obstacles à l'adoption ainsi que votre intérêt pour la productivité. Associée à des communications performantes, une expérience utilisateur supérieure garantit l'adoption des nouvelles fonctionnalités par les collaborateurs tout en accélérant l’intégration de ces derniers. Cela peut aussi être déterminant pour votre productivité ainsi que pour la fidélisation et le recrutement de collaborateurs.

S’appuyer sur des technologies et des politiques de communication qui intègrent les collaborateurs, les engagent et les connectent émotionnellement à leur travail est d'autant plus important que le travail devient plus distribué et que l'engagement interfonctionnel évolue.

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La capacité du réseau est primordiale >>

En plus d’une politique interfonctionnelle crédible, le réseau est un composant essentiel de la communication contemporaine. Même si vous disposez de la meilleure plateforme technologique au monde, votre réseau pourra-t-il la prendre en charge ? A-t-il été conçu pour supporter une architecture intégrant le trafic, la voix et la vidéo en temps réel ?

En raison du développement du télétravail, vous devez également résoudre

le problème de la connectivité du réseau domestique de vos collaborateurs.

Il est important d'avoir une politique de télétravail claire et basée sur les

bonnes pratiques. Concernant la connectivité réseau, votre entreprise doit

impérativement veiller à ce que ses collaborateurs puissent s'appuyer sur

son infrastructure de communication. D'où la nécessité d'une connexion

réseau à la fois puissante, fiable, de préférence filaire et avec un accès à un

réseau privé virtuel (VPN).

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Pilier 2

Faites évoluer votre résilience

Des événements d'envergure mondiale récent tels que la pandémie de COVID-19 mettent en évidence les limites de la présence physique et des technologies basées sur site. Ils rappellent aussi l’intérêt des communications dans le Cloud et des ressources disponibles à distance tout en insistant sur l'importance pour les entreprises d'être prêtes à affronter une crise d'envergure locale, régionale ou mondiale.

Grâce aux services de communication dans le Cloud, les entreprises peuvent poursuivre leur activité, même face à des défis imprévisibles.

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Mais quid des risques inhérents au Cloud lui-même ? La question n'est pas

anodine. Et la réponse renvoie vers un autre avantage qu'offrent les solutions

Cloud en termes de résilience globale.

La sécurité est un facteur métier si important pour le modèle économique d'une

quelconque entreprise Cloud que l'attention qui doit lui être accordée dépassera

forcément la sphère d’une entreprise spécifique. Vous envisagez avec sagesse la

sécurité au niveau de votre entreprise, mais les fournisseurs Cloud doivent, eux,

penser la sécurité au niveau de l'ensemble des entreprises qui s’appuient sur leurs

solutions.

Migrer vers le Cloud vous permet de dimensionner la sécurité et de profiter d'un

niveau de spécialisation dont vous ne profitez habituellement pas. En substance,

vous confiez cette sécurité à des fournisseurs de communications unifiées dans

le Cloud dont l'ensemble du modèle économique repose sur la puissance de leurs

ressources de sécurité et sur leur capacité à fonctionner de manière fiable, dans

des proportions qui dépassent largement la taille d'une très grande entreprise.

Sous-traiter ne présente pas uniquement un intérêt pour la sécurité. En effet,

travailler avec des fournisseurs Cloud vous permet de déléguer des tâches

administratives complexes dans différents domaines. Vous accédez ainsi à tout

un éventail de ressources, d'outils et d'expertise qui vont bien au-delà des limites

de votre entreprise notamment en termes de connaissances, de ressources et

d'informations interfonctionnelles. Ce « supplément de capacité » s'ajoute à

une meilleure vision d'ensemble du risque et de la résistance à ce dernier, ce qui

vous permet de renforcer votre résilience globale et d’exploiter au maximum vos

investissements technologiques.

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Pilier 3

Optez pour la simplicité et la visibilité

Des outils, des systèmes et des politiques de communication bien conçus ne se feront pas inutilement remarquer, notamment par les utilisateurs. Ils feront tout simplement ce pour quoi ils ont été conçus, de manière pratique et simple.

Les technologies de communication devraient être une force invisible au service de la vie quotidienne de vos collaborateurs car elles façonnent et définissent la vision stratégique de votre entreprise.

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Notre crédo est de faire simple et sans heurts. Ce sont les petites choses

qui font toute la différence, notamment lorsque les utilisateurs peuvent

passer des appels locaux via les supports de communication à leur

disposition. Ou bien lorsque le service informatique ne perd plus de temps

à gérer des contrats, des factures et des rapports à travers la planète, ce

qui permet d'éliminer les mises à jour et les canaux de support multiples et

également de distinguer les délais de résiliation du contrat et les tarifs.

En matière de technologies de communication, l'invisibilité permet aussi de

reproduire la proximité que la réalité distribuée et fragmentée d'aujourd'hui

a mise à mal. Aucune technologie ne peut totalement remplacer les

interactions directes entre individus, mais il est par exemple possible de

veiller à ce que votre capacité de collaborer ne soit jamais compromise, que

vous soyez un collaborateur à plein temps ou un sous-traitant.

En tant qu'entreprise, créer des processus métier qui garantissent cette

fluidité est essentiel pour votre rentabilité et votre souplesse. Nous parlons

souvent de la gestion des changements en des termes vagues tels que la

transformation, mais, en réalité, ce sont les petits gestes qui fluidifient la vie

professionnelle de vos collaborateurs qui peuvent faire toute la différence.

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Pilier 4

Recalculez votre retour sur investissement

Quel intérêt avez-vous vraiment à vous accrocher à une technologie qui ne répond pas à vos besoins ?

L'un de nos clients, un grand compte d'envergure mondiale employant des dizaines de milliers de collaborateurs, s'appuyait sur plus de 30 systèmes matériels répartis sur différents sites à travers le monde. Chacun de ces systèmes avait son propre programme de maintenance. L'entreprise devait aussi recourir à différents opérateurs d'envergure internationale. Et le même scénario se répétait dès qu’il fallait absorber une fusion ou un rachat.

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Abordons ce scénario en termes de « superficie » que le département informatique doit gérer. Dans le

cas de ce grand compte, cette superficie devenait objectivement ingérable. Pas seulement parce qu'elle

était devenue incontrôlable, coûteuse ou démesurée, mais aussi parce que le temps que le département

IT consacrait à cette gestion l’empêchait de réfléchir à la manière de propulser la croissance de

l'entreprise.

Rationaliser l'infrastructure est essentiel à la transformation digitale. Les analystes déclarent parfois

qu'adopter la voix sur IP ne vous fera pas économiser d'argent. Mais, dans les faits, consolider les

ressources sera une source d’économies et plus vous avancerez sur la voie du Cloud, moins vous

maintiendrez à flot une technologie qui ne répond plus à vos besoins et plus vous aurez conscience

qu’en raison de sa nature-même, la technologie Cloud vous permet de mieux rentabiliser votre

investissement et d’en tirer davantage de revenus. De plus, vos coûts deviendront à la fois prévisibles et

visibles et vous garderez le contrôle. De quoi ravir votre directeur financier.

Quelques mots sur les relations fournisseurs >>

Dans la plupart des cas, vous obtiendrez bien plus de valeur en travaillant avec un partenaire plutôt qu'en

entretenant des relations client-fournisseur classiques. En effet, un partenaire a une vision sur le long

terme. Il souhaite intégrer votre équipe au-delà du déploiement initial. Il veut vous aider à définir votre

stratégie et s'immerger pour comprendre les spécificités de votre entreprise, de votre marché, de vos

contraintes réglementaires, de vos collaborateurs et de vos objectifs.

Mais il est également capable de tisser des liens au-delà de votre champ d'expérience et de vous faire

profiter d’autres opportunités. Il s'engage à vos côtés par-delà le déploiement initial et vous aide à bâtir

une stratégie tangible, à gérer les changements induits par ce déploiement, à apprécier l'efficacité des

outils que vous avez déployés et aussi à renforcer en permanence les performances obtenues.

La migration vers le Cloud, c'est

maintenant

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Doter votre entreprise des communications unifiées dont elle a besoin aujourd'hui et pour les années à venir exigera de migrer vers le Cloud. Les entreprises qui adoptent cette stratégie pourront profiter des principaux avantages des communications unifiées sous forme de services (UCaaS) dans le Cloud :

• Avantages pour l'activité : une capacité accrue à réduire les délais entre le concept et son exécution tout en favorisant les meilleures idées et le meilleur travail.

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• Avantages pour l'utilisateur : pouvoir non seulement travailler mieux et plus vite, mais aussi rester connecté à son travail, à l'entreprise et à ses collègues et partenaires, où qu'ils se trouvent. Cet engagement profite également à l'entreprise.

• Avantages pour le service informatique : une superficie informatique gérable et plus d’opportunités de créer de la valeur.

Vérifiez par vous-même comment la solution UCaaS de Fuze peut offrir tous ces avantages à votre entreprise :

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