balanço e planejamento do fluxo de...

A Prophix white paper

Balanço e planejamento do fluxo de caixa

1



Contents

Resumo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

A importância do planejamento do Balanço Patrimonial

Métodos tradicionais de previsão normalmente não fun . . . . . . . . . . . . 4 . . . . . . . .

Limitações comuns dos métodos tradicionais de planejamento do Balanço Patrimonial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Alternativa de planejamento operacional do Prophix . . . . . . . . . . . . . , . . . . . . . . . . .

Conclusão Conclusão . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

3

3

4

7

10

17



3

Resumo

A Prophix desenvolveu o software Gestão de Desempenho Corporativo (Corporate Performance Management - CPM) que as empresas utilizam para gerenciar seus processos financeiros e econômicos, especialmente no departamento financeiro. O Prophix 11 é um produto CPM criado para atividades de orçamento, planejamento, previsão, relatórios financeiros, consolidação e scorecards.

Quando as empresas elaboram seus planos, normalmente consideram o Balanço Patrimonial como secundário em relação à Demonstração de Resultados. Entretanto, como diz o velho ditado, ‘o dinheiro é o rei’ e a Prophix desenvolveu uma tecnologia avançada que as empresas utilizam para uma previsão de seu Balanço Patrimonial de um modo compreensível e responsável.

Este documento foi elaborado para ser lido por profissionais de finanças e explica como a maioria das empresas planejam o Balanço Patrimonial e por que os “métodos tradicionais” têm suas limitações. Discutiremos também como a Prophix pode ajudar às empresas a prever seu Balanço Patrimonial de forma mais precisa e esclarecer os benefícios associados que a organizações podem obter.

A importância do planejamento do Balanço Patrimonial

A maioria das pessoas fora do mundo das finanças não entende a importância do Balanço Patrimonial, já que a Demonstração de Resultados contém as informações que elas desejam ver. No entanto, profissionais de finanças normalmente podem obter informações muito mais úteis ao interpretar os dados do Balanço Patrimonial de uma empresa.

Além dos aspectos analíticos, a previsão do Balanço Patrimonial é importante por quatro razões principais:

1) Dinheiro é o rei. No ambiente de negócios atual muitas empresas precisam de previsões de caixa precisas. Elas podem precisar por diversas razões, como a necessidade de determinar se têm caixa suficiente para financiar um novo projeto, ou simplesmente para assegurar que a empresa não vai enfrentar dificuldades financeiras.



4

2) Previsões de caixa mais precisas permitem que a tesouraria da empresa planeje melhor as provisões de caixa, maximizando as receitas de juros e minimizando os balanços de caixa não produtivos.

3) Quando uma empresa tem um débito com um banco normalmente há pactos associados que exigem que a empresa cumpra determinados valores em meios como um coeficiente de liquidez para cobertura de débito ou um coeficiente em conta corrente. Na maioria dos casos, uma previsão precisa do Balanço Patrimonial garante à administração que irão cumprir esses requisitos.

4) Uma previsão imprecisa de um Balanço Patrimonial pode trazer intranquilidade e impedir a administração de adotar os passos necessários para melhorar a saúde financeira da empresa.

Entretanto, a despeito da importância do Balanço Patrimonial, muitas empresas enfrentam desafios quando se trata de produzir previsões precisas do Balanço Patrimonial.

Métodos tradicionais de previsão normalmente não funcionam

Praticamente todas as previsões orçamentárias começam com a Demonstração de Resultados, com contas comuns como vendas, custo de vendas, e despesas operacionais. Há muitas razões para se planejar uma Demonstração de Resultados. A administração deseja ver a Demonstração de Resultados e em muitas empresas o orçamento é tratado não apenas como uma previsão, mas também como uma aprovação de gastos.

A previsão da Declaração de Resultados, seja em uma planilha ou usando um software CPM como o Prophix 11, é normalmente objetiva. Previsões geralmente apresentam uma combinação de planejamento de baixo para cima (onde os usuários submetem seus planos em um ambiente baseado no fluxo de trabalho) e um planejamento de cima para baixo (onde os ajustes são feitos em nível corporativo e esses ajustes são filtradros para baixo para contas e departamentos individuais). Elas também podem envolver planejamento baseado



5

em vetores de condução, em que receitas e condutores de custos (como as unidades vendidas ou horas trabalhadas) são usados para calcular receitas e custos necessários para fornecer os produtos e serviços associados a tais receitas.

Algumas empresas não se importam em fazer previsões do Balanço Patrimonial. Este pode ser o caso porque não o consideram tão importante ou porque no passado se empenharam para planejar com precisão. Entretanto, as empresas que o fazem normalmente empregam a seguinte metodologia:

1) Primeiro projetam a Declaração de Resultados usando as técnicas descritas acima. Isso irá oferecer valores planejados que correspondem ao que a empresa irá colocar no razão geral. Isso é muito útil porque o relato de variações futuras irá comparar o plano ao razão geral e não há necessidade de planejar em um nível maior de detalhes. O plano pode incluir dados em nível de departamento, mas sem grande quantidade de detalhes dentro das contas. Por exemplo, na maioria dos casos as receitas são mantidas em relativamente poucas contas.

2) Após a Declaração de Resultados, eles planejam o Balanço Patrimonial usando a previsão da Declaração de Resultados e os balanços abertos das contas do Balanço Patrimonial. As organizações fazem previsões de contas como contas a receber e contas a pagar usando métodos como a seguir:

Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai

Vendas 50 100 150 200 250 300 350

Previsão de contas a receber 183 250 317 383 450

Dias de vendas 40



6

Método de dias de vendas em aberto. Aqui, o valor dos recebíveis pendentes é projetado com base no número médio de dias nos quais os clientes pagam – neste caso 40 dias. Por exemplo, em fevereiro os recebíveis são calculados para todo o montante vendido durante aquele mês (o que cobre 30 dias de vendas) mais 10/30 das vendas do mês anterior (50).

Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai

Vendas 50 100 150 200 250 300 350

Previsão de contas a receber 125 192 242 298 355 413

Dias % pago

Programação de

recebimentos

0-30 5%

31-60 75%

61-90 205

Aqui um outro método de previsão de recebíveis. As receitas são calculadas com base na programação de recebimentos. O valor dos recebíveis é projetado ao se transportar o saldo do mês anterior. Por exemplo, em fevereiro os recebíveis são calculados como o saldo transportado (192) mais o montante vendido durante aquele mês (200) menos recebimentos, que são calculados com base no valor de 5% de 200 (10), 75% de 160 (120) e 20%



7

3) Outros esquemas de continuidade como contas a pagar também são calculados usando-se métodos similares. Ativos fixos são projetados com base na depreciação dos ativos existentes e a depreciação das aquisições planejadas de ativos. Também são feitos ajustes para projetar contas como acumulado e débitos.

4) Entretanto, nesse momento, o Balanço Patrimonial não está equilibrado. Para corrigir este problema, um ‘recurso’ precisa ser usado e o mais comum é o dinheiro. O valor em dinheiro para cada mês é projetado para ser o montante que fará com que o Balanço Patrimonial fique equilibrado.

Limitações comuns dos métodos tradicionais de planejamento do Balanço Patrimonial

Previsões não confiáveis

Fechar o Balanço Patrimonial com dinheiro resolve o problema de um Balanço Patrimonial desequilibrado, mas não explica realmente de onde vêm os saldos de caixa. Se um dos passos anteriores foi calculado incorretamente ou omitido inadvertidamente, o valor calculado é inexpressivo.

O dinheiro é o rei, mas pelo fato do dinheiro ser calculado como um recurso, é impossível para a empresa explicar adequadamente como chegou à previsão de caixa. Se o valor está previsto para se alterar drasticamente em determinado mês, não há uma explicação real do motivo disso acontecer. É como administrar um sistema contábil sem fazer quaisquer reconciliações, acreditando cegamente que os números estão corretos.

Basicamente, o método tradicional produz previsões do Balanço Patrimonial que as empresas não podem confiar para importantes tomadas de decisão.



8

Necessidade de dados detalhados

Normalmente é difícil ou impossível projetar o Balanço Patrimonial de forma precisa com base apenas nas contas da Declaração de Resultados no razão geral. Como exemplo, considere uma empresa que tem uma única conta para venda de produtos que represente as vendas através de quatro canais.

Conta Nome Canal DoS Jul Aug Set Out Nov Dez

12345Vendas de

unidadesVarejo 0 50 50 75 100 250 200

12345 Vendas de

unidadesComércio 45 50 50 100 100 50 50

12345Vendas de

unidadesOn-line 10 5 5 30 50 200 100

12345 Vendas de

unidadesContratos 60 150 200 250 100 50 10

255 305 455 350 550 360

Com base nos dias de vendas de cada canal e na previsão de vendas, podemos calcular os recebíveis independentemente para cada canal:



9

Conta Nome Canal DoS Jul Ago Set Out Nov Dez

56789 Recebíveis Varejo 0 0 0 0 0 0 0

56789 Recebíveis Comércio 45 70 75 125 150 100 75

56789 Recebíveis On-line 10 2 2 10 17 67 33

56789 Recebíveis Contratos 60 293 350 450 350 150 60

364 427 585 517 317 168

Assim temos dias de vendas mensais ‘combinados’, como a seguir:

Combinado Jul Ago Set Out Nov Dez

DoS 43 44 43 41 17 14

Os valores combinados de dias de vendas se alteram drasticamente em razão da sazonalidade do negócio. Ainda assim, o razão geral da maioria das empresas não acompanha as vendas com base no canal, especialmente quando novos canais de vendas (por exemplo, vendas na Internet, novos tipos de parceiros de canais ou novos parceiros de canais) estão constantemente sendo criados.

É possível prever os recebíveis com um valor diferente de dias de vendas para cada mês. O problema é como extrair esses valores mensais. Isso torna-se difícil quando não há valores



10

históricos sobre os quais se basear, previsões de vendas são tentativas (para novos canais), ou projeções de vendas (e por conseguinte dias de vendas combinados) se alteram frequentemente.

O método tradicional usa a Demonstração de Resultados. Para projetar de modo preciso o contas a pagar e o contas a receber, no entanto, a maioria das empresas precisa planejar em um nível maior de detalhes do que aquele disponível no razão geral. No exemplo acima, a projeção de vendas por canal seria essencial para uma previsão precisa do Balanço Patrimonial. O mesmo é verdadeiro para outros componentes do Balanço Patrimonial tais como recebíveis e ativos fixos, bem como contas relacionadas ao reconhecimento de receitas.

Alternativa de planejamento operacional do Prophix

A Prophix desenvolveu um componente de seu software chamado Detailed Planning (Planejamento Detalhado). Esta ferramenta permite o desenvolvimento de Balanços Patrimoniais e Declarações de Resultados muito mais precisos do que permitem os métodos tradicionais. Os passos a seguir explicam seu funcionamento.

Análise Modelagem Relatórios

Análise de requisitos de previsão

Uma previsão apurada exige a análise de como transações contábeis afetam o balanço Patrimonial. Normalmente é necessário planejamento em um nível maior de detalhes do que



11

aquele disponível na maioria das Declarações de Resultados do razão geral. Entretanto, as empresas têm diferentes livros-razão e, dependendo do seu modelo de negócio, diferentes requisitos de dados para o planejamento preciso do Balanço Patrimonial.

Os requisitos de dados necessários para uma previsão precisa estão normalmente associados à receita dos negócios e podem ser usados para prever, por exemplo, recebimentos de caixa, reconhecimento de receitas, comissões e custos diretos. Mas os requisitos de dados também podem estar associados ao contas a pagar (onde os termos de pagamento e/ou cumprimentos podem ser diferentes para diferentes vendedores), ou custos com pessoal (onde salários são pagos imediatamente à equipe, encargos de folha de pagamentos são pagos posteriormente e bônus podem ser acumulados).

Ao analisarmos o modelo de negócios de uma empresa poderemos identificar como os dados são organizados, esclarecer as necessidades para dados detalhados e verificar como se originam esses dados, isto é, que pessoas na empresa podem contribuir com os dados correspondentes. Em muitos casos, as empresas pedem à administração departamental para fornecer previsões mensais ou até mesmo semanais.

As exigências de dados normalmente recaem em categorias relacionadas à fonte dos dados que as organizações precisam para as previsões do negócio. Algumas dessas categorias podem ser incluídas em um modelo único da Prophix que permite aos usuários inserir dados detalhados. Outras exigem informações detalhadas e/ou cálculos para previsão do Balanço Patrimonial, assim podem ser modeladas independentemente. Exemplos típicos das últimas categorias incluem faturamento, aquisições de ativos fixos, custos com pessoal, despesas e compras contratuais.



12

BalanceSheetRevenues

Expenses

Payroll CapEx

Contractualcommittments

Projects

Modelando cada categoria

Companies usually build a Prophix model for each category of transaction that they have identified. The model is a vehicle for users to enter data as well as a repository for the calculations that operate on that data. There is no requirement for programming or writing macros; Prophix offers a point-and-click graphical user interface for all of this. However, most companies use Prophix implementation staff to build these models for the first time.

Dados

Os dados para os modelos podem vir de duas fontes. Em uma delas os usuários inserem os dados diretamente. Por exemplo, um modelo para lançamento de dados para previsão de despesas poderia ter esse aspecto:



13

Item do plano

Conta Comentário Fornecedor Termos Jan Fev Mar

E1234 (12345) Telefones celulares

Verizon Net 30 9,000 9,000 9,000

E1235(12346)

Funções da equipe

Lançamento de novo produto

Outro50/50 net 30

12,000

E1236 (12345) Conferência via telefone

Bell Net 30 4,000 4,000 4,000

E1237(12347) Travel

Reunião em Nova York

Expensed 14 dias 2,000

E1238(12347) Travel

Estimativa milhagem do

vendedorExpensed 14 dias 300 500 500

Neste exemplo os usuários podem inserir previsões mensais para fornecedores estabelecidos, bem como adicionar novas despesas de novos fornecedores e estimar despesas de funcionários. Cada linha pode ser considerada uma transação, mas os dados normalmente aparecem sob uma forma muito mais resumida do que nas transações no sistema contábil ou ERP. Neste exemplo, as despesas estimadas da milhagem do vendedor estão relacionadas a diversas formas de despesas no sistema contábil.

Como alternativa, os dados podem ser importados de outros sistemas. Isso geralmente acontece com planejamento de pessoal, quando as empresas importam dados dos



14

funcionários existentes. Os usuários podem então fazer ajustes ou adicionar novos funcionários.

Cálculos

Cada modelo Prophix pode calcular muitas contas. Um modelo de faturamento, por exemplo, pode realizar cálculos de recebíveis, recebimentos de caixa, receitas pré-pagas, custos diretos e assim por diante. Os dados inseridos pelos usuários podem orientar muitas contas. Por exemplo, em um modelo de pessoal os usuários podem inserir salários e podem projetar horas extras e pacotes de benefícios. O modelo calcula uma previsão de salários mensais, custo de horas extras, encargos de folha de pagamentos, etc.

Os cálculos convertem os dados inseridos pelo usuário ou dados importados que se relacionam ao plano. Alguns dados (como no exemplo de previsão de despesas acima) podem ser inseridos pelos usuários com valores mensais ou semanais. Outros dados podem ser inseridos como valores anuais e depois distribuídos pelos meses. Por exemplo, um gerente pode querer pagar um salário anual a um funcionário; o software da Prophix vai calcular os montantes para cada período de pagamento.

Para um planejamento preciso do Balanço Patrimonial, o Prophix vai calcular os lados de débito e crédito de cada transação. Por exemplo, se um usuário projeta $1.000 em despesas de viagem que são pagas imediatamente a um funcionário em fevereiro, o modelo irá prever em fevereiro um débito em despesas de viagem e um crédito de $1.000 em caixa. Se a despesa tiver prazos (por exemplo, 60 dias líquidos) então o modelo vai prever uma transação entre despesas e contas a pagar em fevereiro e uma transação entre contas a pagar e caixa em abril. O Prophix simula com eficiência os aspectos de escrituração por partidas dobradas de um sistema contábil; desse modo, o Balanço Patrimonial ficará sempre equilibrado.



15

Relatórios

Quando os usuários inserem dados, os resultados dos cálculos são normalmente colocados em dois modelos.

Detailed model

Financial model

O modelo detalhado é aquele que é normalmente criado para cada categoria de transação – faturamento, despesas, pessoal, etc. Aqui haverá informações detalhadas relacionadas à cada transação. Os dados podem ser reportados por transação, por fornecedor (para planejamento de despesas), ou por funcionários (para planejamento de pessoal). Isso oferece à área de finanças uma trilha de auditoria detalhada que mostra como cada conta foi calculada.

Trans. ID Rev. Type Account Dept. Sales Type Terms Jan Feb Mar Apr

S1001 Product sales 12345 West Trade 30 Days 100 200 300 400

S1002 Product sales 12345 Corp. Web Site 10 Days 150 250 350 450

S1003 Product sales 12345 West Contract 60 Days 200 300 400 500

S1004 Services 12567 West Trade 30 Days 100 50 200 150



16

O segundo modelo é o modelo financeiro, que possui menos detalhes e se relaciona mais de perto com o razão geral. Aqui, os dados são normalmente resumidos por mês, conta e departamento, dependendo de como funciona o sistema ERP dessa empresa. Se o sistema ERP também tem outras entidades (por exemplo, projeto ou canal) criadas no plano de contas, então elas também poderão estar presentes no modelo financeiro.

Diferentemente da maioria dos softwares CPM, o Prophix suporta a fusão de dados de vários modelos em um único relatório. Desse modo, relatórios como este, a seguir, são facilmente gerados:

Detalhe de previsão de caixa

Desembolsos Jan Fev MarPessoal

Equipe em tempo integral 1000 2000 3000Equipe em meio-período 150 145 160Impostos/Benefícios 500 500 500

ComponentesContrato 5000 5000 5000Não contrato 1765 2098 3246

DespesasCorporativas 1456 2034 1956Outras 500 250 500

Desembolsos totais 10371 12027 14362

Aqui, os dados de modelos de pessoal, componentes e despesas se combinam para apresentar uma previsão total de desembolsos. Relatórios como esse, a partir de modelos detalhados, podem ser usados para reconciliar os dados no modelo financeiro e, desse



17

modo, a previsão completa tem uma reconciliação. Além disso, relatórios podem incluir dados não numéricos como condições de pagamento ou comentários feitos por usuários.

Conclusão

A maioria dos softwares de Gestão de Desempenho Corporativo permite ás empresas projetarem seus balanços patrimoniais usando o método tradicional que envolve calcular o caixa como um recurso. Usando esse método as organizações se empenham para planejar com precisão o balanço patrimonial e isso significa que a previsão de caixa é confiável.

O Prophix oferece previsões muito mais precisas do que aquelas produzidas usando-se os métodos tradicionais. O Prophix amplia o planejamento da empresa para criar previsões de Balanço Patrimonial precisas, incluindo melhor previsão de caixa. As organizações podem atualizar suas previsões mensalmente ou semanalmente para refletir as alterações nas condições do negócio.

Produzir previsões mais compreensíveis e mais precisas do Balanço Patrimonial significa que a direção financeira pode prever os valores de caixa com muito mais precisão, permitindo melhor gestão de caixa e maximizando o retorno da empresa em seus investimentos.

Prophix Software Inc.South America

Rio de Janeiro – RJ - Brasil • Av. Marechal Camara 160 sala 1612 – Centro20.020-080 • Telefone: +55 21 3094-3904

São Paulo – SP - Brasil • Rua Guararapes 1855 – 1º andar – Brooklin Novo04561-004 • Telefone: +55 11 3583-1652

www.prophix.com/br/ www.prophix.com/br/ [email protected]

©2016 Prophix Software Inc. All rights reserved.

balanço e planejamento do fluxo de...

Documents