AUTORIA Carlos Cerqueira, Alcides Marques, Paulo Gafanha, Madalena Abreu, Vasco Pereira

DESIGN FBA./Joana Monteiro

IPN - Instituto Pedro Nunes R. Pedro Nunes 3030 199 Coimbra (Portugal)Tel.: +351 239 700 962 | Fax: +351 239 700 965 e-mail: d3@ipn.pt | http://www.ipn.pt

Copyright 2007 IPN. Este trabalho publicado sobre a licena Atribuio Uso No-Comercial Partilha nos termos da mesma licena 2.5 Portugal (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.5/pt/).

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I. INTRODUO 1. APRESENTAO 2. ACERCA DOS AUTORES 3. O PROJECTO D3

II ESTAR MAIS PERTO A INTERNET E O MARKETING 2.01. O MARKETING E O 3 SECTOR2. COMO FAZER PLANO DE COMUNICAO ORGANIZACIONAL3. COMO FAZER UM SITE NA INTERNET (FCIL DE GERIR E ACTUALIZAR!)4. COMO FAZER UM BLOGUE EM CINCO MINUTOS (E PARA QUE SERVE)5. COMO FAZER UM USO (MAIS) EFICIENTE DO E-MAIL6. COMO SABER TUDO O QUE SE PASSA ATRAVS DA INTERNET7. COMO COMUNICAR COM ENTREVISTAS E FILMES USANDO A INTERNET

III FAZER MELHOR AS TIC NA GESTO DO 3 SECTOR1. COMO FAZER GESTO DE PROJECTOS2. COMO FAZER GESTO DOCUMENTAL IV GLOSSRIO

I. INTRODUO1. Apresentao

Toda a gente reconhece a importncias das TIC (tecnologias de informao e comunicao) no desempenho das empresas e o seu impacto na economia mundial. Quer seja na procura de inovao, na personalizao de servios, na obteno de ganhos de eficincia e reduo e custos, na capacidade de trabalhar em rede e estabelecer parcerias, em tudo as TIC so fundamentais.

E para as organizaes sem fins lucrativos? Tambm tm a mesma importncia? essa a nossa convico uma boa utilizao das TIC potencia o desempenho duma organizao, tenha elas fins lucrativos ou fins sociais.

De facto, as TIC tm um papel fundamental na actuao das organizaes do 3 sector, desde potenciar a comunicao e fazer uma gesto mais eficaz at capacidade de estabelecer redes e parcerias. Ou seja, as organizaes do 3 Sector, como todas as outras, tm que acompanhar a digitalizao da economia e das actividades sociais. O que este produto tenta, sua medida, preparar as nossas organizaes para esses tempos que se avizinham, ou melhor ainda, ajudar a criar a capacidade de saber antecip-los. Foi para isso que crimos o D3!

O Manual D3 integra um pacote de produtos do projecto D3 que apresentam solues digitais de marketing e gesto para organizaes sem fins lucrativos, podendo o seu uso ser combinado com uma metodologia de interveno nestas organizaes para determinar quais as actividades de consultoria formativa de marketing e gesto bem como as respectivas ferramentas TIC de apoio a essas medidas.

ESTE MANUAL CONTM: Conceitos base de marketing, gesto documental e gesto de projectos;Indicaes sobre Software de uso livre, para apoio nas aces de marketing, divulgao e gesto.

E PERMITIR-LHE DESCOBRIR COMO USAR AS SEGUINTES FERRAMENTAS:Gesto de contedos (internet e pginas web, blogues);Comunicao (e-mail, newsletter, RSS, podcasts);Gesto de projectos;Gesto documental.

SUGESTO PARA O SEU USO: MOS--OBRA!

Como complemento deste manual, consulte o portal D3 em d3.ipn.pt. A poder encontrar sugestes dos software indicados, bem como os respectivos manuais de instalao e uso.

2. Acerca dos AutoresCARLOS CERQUEIRA foi coordenador do projecto D3 e responsvel pela concepo global deste manual (cerqueira@ipn.pt).

ALCIDES MARQUES foi responsvel pela aco de formao e consultoria formativa Sistemas de Gesto Documental (marques.alcides@gmail.com).

MADALENA ABREU foi responsvel pela aco de formao e consultoria formativa Marketing para o 3 Sector Como elaborar um Plano de comunicao organizacional? (mabreu@iscac.pt).

PAULO GAFANHA foi responsvel pela aco de formao e consultoria formativa Sistemas de Gesto de Contedos - Desenvolvimento de plano de divulgao atravs das TIC (pgafanha@gmail.com).

VASCO PEREIRA foi responsvel pela aco de formao e consultoria formativa Gesto de projectos e tarefas / Criao de procedimentos de fluxo de informao interna (vasconp@gmail.com).

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3. O Projecto D3O D3 Digitalizar o 3 Sector (n 2004/EQUAL/A1/EE/0066) foi um projecto apoiado pela Incitativa Comunitria EQUAL. Teve como misso melhorar o desempenho das organizaes do 3 Sector atravs da utilizao das TIC (tecnologias de informao e comunicao).

OBJECTIVOS:

FAzER MELhOR uso das TIC para uma melhor gesto das organizaes do 3 sector.

ESTAR MAIS PERTO a Internet como forma de aproximao personalizada ao pblicoalvo e stakeholders da organizao.

COLABORAR MAIS criao de comunidades virtuais/ de prticas para fomentar as parcerias.

DESTINATRIOS:Organizaes do 3 sector: Sade, Servios e equipamentos Sociais, Assistncia a grupos desfavorecidos, Proteco ambiental e patrimonial, Desenvolvimento territorial e Apoio a empresas e empreendedorismo.

PARCEIROS:IPN Instituto Pedro NunesAEP - Associao Empresarial de Portugal.FCTUC - Faculdade de Cincias e Tecnologia da Universidade de Coimbra.IEBA - Centro de Iniciativas Empresariais Beira Aguieira.

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Para alm dos autores do manual, o projecto D3 contou com a colaborao de uma equipa operacional das instituies parceiras. Na prossecuo das actividades nas organizaes beneficirias que foram a base para a elaborao este manual, participaram Patricia Encarnao e Nuno Pimenta, do IPN, Carla Duarte e Tania Afonso, do IEBA, Maria da Sade e Manuel Ribeiro, da AEP e Licinio Roque da FCTUC:

ORGANIzAES BENEFICIRIAS:ABAADV - Associao Beira Aguieira ao Apoio do Deficiente Visual (Mortgua)CERCIMIRA - Cooperativa para a Educao e Reabilitao de Cidados Inadaptados (Mira)NRC APPC - Ncleo Regional do Centro - Associao Portuguesas de Paralisia Cerebral (Coimbra)Vrios Cooperativa de Solidariedade Social, CRL (Tondela)

Estas organizaes beneficirias foram uma pea essencial em todo o processo, e sem a sua participao e contribuies, o D3 no teria sido possvel. Deste modo, a equipa D3 deixa aqui os mais sinceros agradecimentos pela sua participao, ABAADV, CERCIMIRA, NRC-APPC e Vrios.

PARA MAIS INFORMAES SOBRE O D3: Carlos Cerqueira Instituto Pedro Nunes (IPN) R. Pedro Nunes 3030, 199 Coimbra (Portugal)Tel.: +351 239 700 962 Fax: +351 239 700 965E-mail: d3@ipn.pt Url: http://d3.ipn.pt/

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II. ESTAR MAIS PERTO A INTERNET E O MARKETING 2.01. O Marketing e o 3 SectorCARLOS CERQUEIRA

As organizaes sem fins lucrativos olham para o marketing e para a gesto, por vezes, como algo que no lhes diz respeito, e quando diz, como uma actividade cara demais para os seus recursos.

No entanto, as estratgias de comunicao so vitais para estas organizaes, para disseminar a sua misso e projectos, fazer chegar a mensagens aos seus utentes, atrair voluntrios e donativos, e posicionar melhor o seu papel na comunidade. Quantas vezes no se ouve uma organizao dizer (com justia) que a a sociedade no reconhece o seu papel. que no se pode reconhecer o que no se conhece!

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Ou seja, qual o problema a resolver? Este: como podem as organizaes do 3 sector divulgar os seus produtos/actividades, acertando exactamente no seu grupo-alvo (utentes, voluntrios, doadores, etc.) e sem gastar muito com o processo?

A resposta poder ser Marketing 2.0. Mas o que isso exactamente?

A chamada WEB 2.01 tem algumas ferramentas TIC que podem ser fundamentais nos processos de divulgao das organizaes do 3 sector e na angariao de fundos. Estas novas ferramentas so acessveis, imediatas, e muito eficientes, quando utilizados correctamente (correctamente aqui quer dizer medida das necessidades de cada organizao). Os nomes surgem em catadupaCMS, RSS Feeds, Blogs, Podcastings, Tag Engines, Blogues, Feed Syndication e outros mais. Esta evoluo tecnolgica causou uma transferncia de poder em favor do consumidor (e utentes), ao dar-lhe um maior acesso a informao e tambm um maior leque de escolhas. Esta nova abordagem, tambm conhecida como marketing 2.0, usa as tcnicas e ferramentas TIC acima descritas, mas sobretudo uma atitude onde:2

Os consumidores tm cada vez mais poder (informao e deciso);h um dilogo cada vez mais directo dos consumidores com as empresas; A mensagem passa a ser customizada em massa,As empresas tem que falar a verdade (os blogues so muito rpidos a descobrir fraudes e contradies)A mudana uma constante, e o que se sabia o semestre passado pode estar hoje completamente desactualizado.

A EVOLUO DO MARkETING3

1.0 = 1:n (Marca & Resposta Procura)1.5 = 1:1 (Segmentao & Personalizao)2.0 = n:n (Conversas & Comunidades)

1 Uma definio de Web 2.0, porTim OReilly, o autor que cunhou a frase: Web 2.0 a mudana para uma internet como plataforma, e uma forma de entender as regras para obter sucesso nesta nova plataforma. Entre outras, a regra mais importante esta: desenvolver aplicativos que aproveitem os efeitos de rede, e que se e tornem melhores quanto mais forem usados pelas pessoas, aproveitando a sua inteligncia colectivaExemplos de sites associados WEB2.0 Wikipdia http://pt.wikipedia.org/; You Tube http://www.youtube.com; Flickr http://www.flickr.com; Second Life http://www.secondlife.com; Del.icio.us http://del.ico.us.com 2 fonte: http://marketing20.blogspot.com/2006/07/web-20-goes-world-wide.html3 Fonte: Invisible Marketing: What Every Organization Needs to know in the Era of Blogs, Social Networks and Web 2.0, A Marqui Whitepaper

http://pt.wikipedia.org/http://www.youtube.comhttp://www.youtube.comhttp://www.flickr.comhttp://www.secondlife.comhttp://del.ico.ushttp://del.ico.ushttp://marketing20.blogspot.com/2006/07/web-20-goes-world-wide.html

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Como a internet cada vez menos um meio esttico divido entre produtores e consumidores de informao, mas sim um meio dinmico onde todos podem ser produtores/consumidores de contedos (como os blogues, p.e.), o Marketing, quando usa este meio, torna-se essencialmente uma forma de relacionamento entre pessoas da mesma comunidade. Ou seja, a uma organizao j no basta comunicar univocamente, tem que aprender a interagir4.

Ora este conceito de comunidade est muito prximo da realidade do 3 Sector. A WEB 2.0 est tambm a produzir um conceito inovador de comunidade nas organizaes sem fins lucrativos, uma vez que j no apenas a geografia que define uma comunidade, mas cada vez mais interesses e valores comuns que juntam as pessoas atravs da Internet ou outros meios digitais, e proporciona uma maior interaco entre famlias, tcnicos, utentes, voluntrios e demais pessoas que se identificam com determinada causa (James Austin, harvard Business School, Initiative on Social Enterprise).

Por outro lado, so cada vez mais os desafios que as organizaes sem fins lucrativos tm hoje de enfrentar, desde da dificuldade em angariar recursos financeiros, humanos e tcnicos at uma cada vez maior preocupao com padres de exigncia e qualidade por parte de utentes, financiadores e comunidade e em geral. Estes desafios exigem novas competncias de gesto, em que uma organizao precisa de5:

Definir claramente quem o seu pblico-alvo;Identificar directamente as necessidades desses seus utentes;Conceber actividades/servios que satisfaam essas necessidades;Medir a satisfao dos utentes com esses servios;Melhorar os servios prestados, duma forma contnua, com base nesses resultados;Comunicar estes objectivos, servios e melhoria com os utentes, financiadores e comunidade, duma forma simples, clara e eficaz.

4 Em Abril de 2006, a revista The Economist fez um artigos de fundo sobre a revoluo que a WEB 2.0 est a introduzir na comunicao organizacional, argumentado que a era dos mass media est a dar lugar uma era em que os meios de comunicao se basearo sobretudo em participaes pessoais e individuais (como os blogues), o que ir mudar profundamente no apenas a indstria dos media, mas sobretudo a prpria sociedade e a forma como vivemos e comunicmos (http://www.economist.com/surveys/displaystory.cfm?story_id=6794156)5 Fonte: ARCh Factsheet Number 7, May, 1992; rev. January, 2002 (http://www.archrespite.org/archfs7.htm)

http://www.archrespite.org/archfs7.htmhttp://www.archrespite.org/archfs7.htm

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Para o mundo empresarial, este processo facilmente reconhecvel chama-se Marketing e j faz parte da cultura organizacional das empresas. A transferncia destes princpios para as organizaes sem fins lucrativos comeou em 1975, pela mo de uma das maiores autoridades mundiais na rea do Marketing, Philip kotler, atravs da sua obra Marketing for Nonprofits Organizations.Phllip kotler definiu o Marketing para organizaes sem fins lucrativos como a anlise, planeamento, implementao e controle dos seus programas (actividades e servios), que seriam concebidos para optimizar a interaco (e satisfao) com o seu pblico-alvo e atingir os objectivos delineados pela organizao.Neste manual, vamo-nos concentrar neste ltimo ponto: Comunicar estes objectivos, servios e melhoria com utentes, financiadores e comunidade, duma formal simples, clara e eficaz.

Porque est tudo nas mos de cada organizao (ao alcance de um clique!).

6 Marketing for Nonprofit Organizations (Englewood Cliffs, NJ: Prentice-hall, 1975, 1982, 1986, 1991, 1996, 2003).

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2. Como fazer plano decomunicao organizacionalMADALENA ABREU

1. A COMEAR

Os nossos pblicos querem saber quantas pessoas esto a ser ajudadas por ns. Os nossos pblicos querem saber porque so eles importantes, como podem ajudar, e como que o seu dinheiro faz a diferena na vida destas pessoas.

Ser que algum duvida disto?!

Temos histrias fantsticas para contar. Como vamos dizer isto a outras pessoas?Queremos falar das vidas que animam a nossa organizao.As pessoas deviam conhecer o que feito na nossa organizao. Ficariam espantadas!h acontecimentos na vida destes utentes que os jornais deviam publicar. O pblico em geral tem direito e interesse em conhecer o que aconteceu.

Quantas vezes dizemos para ns prprios frases como estas?!

Porqu um plano de comunicaoPorque comunicar? Para que perder tempo com este documento quando j no temos gente suficiente para trabalhar?!A comunicao fundamental para o bem-estar de quem est na nossa organizao?

Na verdade, sempre comunicamos e hoje, num mundo ainda mais complexo, em que a comunicao de tornou pea chave e parece que excessiva (ser?), nunca se repetiu tantas vezes que ela fundamental para o sucesso de uma organizao.Ouve-se tantas vezes que a comunicao excessiva, que cansativa, que passou a ser rudo e no uma forma amvel e respeitosa de tratar os pblicos que envolvem a organizao.

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Talvez haja aqui alguma verdade. Talvez haja razes para se mostrar uma atitude crtica e desconfiada nesta matria.

Ou talvez a questo no a comunicao ser demais!A questo ser mal feita!Isto , a comunicao no foi no momento certo, no foi dita da melhor forma, no foi proferida por quem de direito, no foi pensada para o pblico certo, no foi clara, no.

Este guia prope, ento, um conjunto de ferramentas operacionais para elaborar um plano de comunicao organizacional numa organizao no lucrativa. Para desenvolver esta tarefa, torna-se fundamental conhecer os processos de comunicao nas organizaes no lucrativas e reflectir sobre esses processos no seio da organizao. S assim se poder determinar as ferramentas que fazem mais sentido na nossa organizao, tendo em conta objectivos, recursos e competncias. Este plano de comunicao pretende ainda mostrar usos concretos da tecnologia nos processos de comunicao.

A sua elaborao dever ser desenvolvida envolvendo todos os elementos que trabalham na organizao. Nalgumas situaes, ser conveniente, ainda, auscultar opinies e pedir sugestes a outras pessoas, como amigos da organizao (ex: voluntrios ou benfeitores) ou pessoas que tenham trabalham noutras organizaes similares ou at empresas (a experincia e os mtodos empregues nas empresas podem ter um efeito surpreendente nestas organizaes: aprendemos uns com os outros!)

Em termos de tecnologia, trata-se sobretudo de tirar partido das enormes potencialidades das tecnologias TIC (e-mail, pginas web, newsletter, blogues, vdeos online e outras). Estas ferramentas tm um papel cada vez mais importante na nossa sociedade, e podem aumentar decisivamente a eficcia das nossas comunicaes.

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2. ENTO O QUE UM PLANO DE COMUNICAO?

A comunicao importante?At que ponto pode ser relevante no sucesso, ou no, da organizao?

A comunicao fundamental e a organizao deve, dentro das suas possibilidades e objectivos, planear e desenvolver formas eficazes de comunicar com os seus pblicos; alis, recordando sempre que numa organizao tudo fala. Em termos de comunicao, a combinao ideal para uma transmisso eficaz da nossa mensagem existe quando conseguimos explicar por que a nossa a misso importante, e que os nossos programas e actividades esto de facto a apoiar essa misso.

Um plano de comunicao pode ser definido como o instrumento central para coordenar e dirigir o esforo da comunicao da organizao. Trata--se de um documento que apresenta uma estrutura organizada de actividade a serem implementadas e controladas enquanto actividades e comunicao de uma organizao.Um plano de comunicao eficaz deve reflectir a misso, alvos e objectivos de uma organizao, mas duma forma que esteja integrado nas suas actividades correntes. Ou seja, desde o contedo da sua pgina web at frequncia dos seus contactos com os jornais locais, passando por todas as formas como a organizao interage com os seus vrios pblicos-alvo: utentes, funcionrios, associados, voluntrios, estado, fornecedores, meios de comunicao e demais membros da comunidade.

Elementos tpicos de um plano de comunicaes incluem:Direco estratgica: definir objectivos e pblicos-alvo.Contedos: elaborar mensagens claras e adequadas ao seu pblico-alvo.Canais: definir os meios mais eficazes para as mensagens (boletins informativos via e-mail, pgina web, imprensa, etc.) Temporizao (ou timing): definir a data e frequncia das actividades planeadas.

Neste moldes, um plano de comunicaes bem elaborado, e partilhado por todos, deve ajudar todos na organizao a:1. Explicar claramente por que que a nossa misso importante;2. Fundamentar a necessidade de apoio nossa organizao (financiamento, ajuda voluntria, doaes, etc.) baseada em resultados mensurveis e exemplos significativos;3. Comunicar regularmente com a nossa comunidade envolvente.

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E NESTE CASO CONCRETO:4. Aumentar o impacto da sua comunicao pelo uso eficaz da tecnologia.

Para um plano de comunicao eficaz, que acrescente valor organizao, uma conjunto sequencial de passos deve ser meticulosamente observado. Ao desenvolver o plano de comunicao parte-se da realidade, isto , do ambiente onde a organizao est efectivamente a trabalhar. A questo seguinte : para quem se quer comunicar (quem so as audincias). Depois, h que definir o que se quer dizer (explorando as mensagens chave e os mementos e formas certas para chegar s pessoas).

3. DESENVOLVER O PLANO DE COMUNICAO

Eis chegada a altura de desenvolver o nosso plano de comunicao: Organizar as tarefas necessrias, alocar os recursos necessrios, planificar as tarefas da equipa coordenadora deste projecto.E, fundamental para se transformar uma pea de papel num motor vivo, que leva a organizao mais longe, definir como se envolvem todas as pessoas em que momentos e qual o seu contributo nico.

3.1. RECOLHER INFORMAO. ExPLORAR O AMBIENTE.

Do ponto de vista das actividades a devolver, o lgico ser comear pela pessoa com quem queremos estabelecer a comunicao.Mas j l vamos. Antes precisamos de recolher a informao necessria para o trabalho.

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As fases do plano de comunicao

Fonte: Adaptado de Tech-Savvy Communications: A Toolkit for Nonprofits, NPower Seattle, 2006 (http://www.npowerseattle.org/education/resources/communications_toolkit_for_screen.pdf)

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Isto , indispensvel preparar as bases do trabalho de comunicao planeada, desenvolvendo, ento, um percurso sistemtico de pesquisa externa.E ainda nos convm olhar e perceber para alguns pontos fundamentais, os quais podem levar a nossa anlise posterior e aumentar a qualidade das decises a tomar.

A pesquisa externa um primeiro passo importante porque nos d o contexto em que a nossa mensagem vai ser divulgada e percebida, apontando os pontos-chave onde pode fortalecer (ou reformular) essa mensagem. No fundo, trata-se de olhar em traos largos para o ambiente exterior em que a nossa organizao trabalha e perceber qual a viso geral do(s) seu(s) pblico(s)-alvo(s) sobre determinado assunto: as preocupaes, assunes, preconceitos que existem no pensamento da nossa audincia.

Para conduzir uma pesquisa externa, comea-se por abordar as reas abaixo indicadas.

CONCORRNCIA Conhecer o trabalho das organizaes que fazem trabalho semelhante ou em reas similares:Como que as suas misses ou actividades se comparam ou contrastam com a nossa?h sobreposio nos seus servios ou reas de servio comparativamente nossa organizao?Qual o seu tamanho, a sua localizao, a sua dimenso, e as suas tendncias?Como so percepcionados e avaliados pelos seus pblicos?Como a relao actual entre a nossa organizao e os seus concorrentes (cordial, de cortar--faca, distante, inexistente)? Como que a melhoria dessas relaes nos beneficiaria?

3.2. RECOLHER INFORMAO. PESQUISA INTERNA

fundamental levantar a poeira e varrer o cho da nossa casa.

Trate-se daquilo que se chama de conhecimento de base, isto , reunir o mximo de informao pblica disponvel sobre a sua rea de trabalho:Documentar-se com dados oficiais sobre a sua rea de trabalho para que possa incorporar informao validada (e quantificvel) na sua comunicao. Mesmo que j se conhea a maior parte dessa informao, no se deve esquecer que aquilo que por demais conhecido para os tcnicos da rea muitas vezes ignorado pelo pblico geral.

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Identificar as reas em que se precisa de mais informao para fundamentar a nossa comunicao.

Alguns pontos essenciais a recolher para posterior anlise so:

AS PERCEPES Informalmente, sobre utentes, parceiros e fornecedores e demais comunidade sobre o seu trabalho:Identificar aquilo que eles consideram que faz melhor e as actividades sobre as quais gostariam de obter mais informao (isto pode ser feito pelo telefone, atravs de inquritos ou ento por sondagens/votaes online no site da organizao).

DESAFIOS Identificar os obstculos que existem na sua comunicaoA nossa rea de trabalho desconhecida (ou vista erradamente) pela comunidade em geral;Existem preconceito enraizados que dificultam a percepo da mensagem, sendo necessrio um sensibilizao prvia para a mensagem ser correctamente percepcionada.

Nota: uma pesquisa externa pode ser tanto feita por uma entidade exterior organizao (vantagem de imparcialidade, desvantagem de eventuais custos associados) ou por um equipa da organizao (vantagens de ter menos custos, desvantagem de subjectividade e demasiada proximidade na anlise, e de o processo correr o risco de ficar em lista de espera face ao volume de trabalho quotidiano).

3.3. QUEM INFLUENCIAR? IDENTIFICAR O PBLICO-ALVO

Quando falamos para uma criana, falamos numa linguagem que a criana perceba. Para nos entendermos com um estrangeiro que s fala ingls (para alm da sua lngua materna, de qual no percebemos uma s palavra), falamos ingls. Certo?Para quem estamos a falar? S comeando por identificar as pessoas a quem nos dirigimos, podemos construir uma comunicao eficaz. Quem so os nossos pblicos-alvo?

O conjunto dos pblico-alvo so as pessoas/entidades a quem a organizao quer fazer chegar a mensagem, que para facilidade de comunicao, se podem agrupar por caractersticas comuns, como por exemplo, jovens abaixo dos 25 anos, pessoas que vivem em meios rurais, voluntrios para causas ambientais, etc.

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COMO QUE DEFINO O(S) MEU(S) PBLICO(S)-ALVO(S)?Muitas vezes o processo de identificar os pblicos-alvo to bsico como olhar para as caractersticas das pessoas com quem se trabalha. Por exemplo, se est a divulgar programas de educao para a primeira infncia, o pblico-alvo sero os pais com crianas at idade de 5 anos. Se a sua misso educao ambiental atravs do eco-turismo, o pblico-alvo j sero agentes de viagens ou turistas que usam a Internet para planear as suas frias.Pode dizer-se que as organizaes sem fins lucrativos servem quatro grupos diferentes:os clientes/utentes (os beneficirios directos), os voluntrios eos doadores (embora a mesma pessoa possa desempenhar todos os papis).

E ainda ser possvel adicionar um grupo denominado por constituintes (compram algo organizao, podendo ser considerados tambm de clientes, embora seja um tipo de cliente diferente dos utentes).

No esquecer que o grupo mais importante com quem queremos comunicar, por exemplo, os constituintes e doadores, podem ter interesses antagnicos o que dificulta as decises sobre quais as necessidades a atender, a natureza das necessidades que se procura atingir, por vezes contrria aos desejos dos prprios clientes, como o caso das organizaes para txico-dependentes ou de alcolicos annimos.

PORQUE QUE ESTE PASSO CRUCIAL, E PORQUE QUE VEM ANTES DAS MENSAGENS E DAS TCTICAS?Identificar o pblico-alvo permite elaborar um contedo especfico para a sua mensagem e a melhor maneira de fazer passar:Ir directo ao que interessa e captar a ateno, se conhecer as necessidades e preocupaes de cada pblico-alvo;Escolher o meio mais adequado e ser eficaz na entrega da mensagem (SMS para os mais jovens, e-mail para pblicos familiarizados com as TIC, etc.).

3.4. O QUE DIZER DESENVOLVER A MENSAGEM CHAVE

O primeiro passo para desenvolver mensagens chave efectivas perceber e preencher as bases a que podemos chamar de Estrutura da Mensagem.O grande desafio ao criar uma estratgia para a nossa mensagem coordenar

todas as peas ao mesmo tempo. Ou seja, passar de um processo esttico, em que se coloca informao inaltervel e duradoura para o pblico em geral, para um processo mais dinmico, que consiga incorporar na criao das mensagens as resposta do pblico-alvo sobre o que funciona e no funciona de modo a corrigir o processo. Uma das melhores formas para responder a este desafio usar o referencial Estrutura de Mensagem um resumo sobre os pontos-chave comunicacionais que possa ser facilmente partilhado e actualizado. A Estrutura da Mensagem torna--se ento um ponto de referncia para toda a interaco com a comunidade, desde o Director que rene com possveis financiadores, o coordenador do projecto que se est a preparar para apresentao num seminrio, at a pessoa que est na recepo e atende telefonemas.

A estrutura de mensagem pode ter a seguinte forma:

ESTRUTURA BASE (faz parte do ncleo da organizao e no mudam com frequncia)Posicionamento: dever reflectir a misso da organizao e ser percepcionado pelo pblico com o mnimo de distoro possvel.Slogan: Dever ser simples, original, fcil de lembrar e reflectir claramente a nossa misso.Discurso do Elevador7: Termos um discurso organizado, que em 30 segundos consiga dar ao nosso interlocutor uma noo precisa daquilo que fazemos e da importncia da nossa misso (til para conversas nos intervalos dos seminrios, reunies informais, etc.).

ESTRUTURA VARIVEL (capta a actividade actual da organizao).Pblicos-alvo;Benefcios e Atributos (mensagens chave sobre os servios actuais da organizao, e sua vantagens);Factos de Relevo (dados importantes sobre a actividade da organizao, tal como nmero de utentes apoiados, etc.).

importante notar que esta estrutura de mensagem uma ferramenta interna. No deve ser usada para distribuir ao nosso pblico-alvo, mas sim usada como manual ou suporte na comunicao que o pessoal da organizao faa com o pblico-alvo (na elaborao de comunicaes, apresentaes, contactos telefnicos, em suma, toda a actividade comunicacional da organizao).

7 elevator pitch (ou elevator speech), uma viso geral breve de uma ideia para um produto, servio ou projecto. O pitch assim chamado porque pode ser entregue no tempo de uma viagem de elevador (digamos, trinta segundos ou 100-150 palavras). Conceito adaptado de De Wikipedia, the free encyclopedia (http://en.wikipedia.org/wiki/Elevator_speech)

Nota: para esta ferramenta ser eficaz, tem que ter o envolvimento directo da direco na sua concepo e disseminao, e sobretudo, tem que existir um esforo de actualizao na Estrutura varivel. Caso contrrio, torna-se uma ferramenta desactualizada, por isso mesmo, intil.

DESENVOLVER A(S) NOSSA(S) MENSAGEM(NS) ChAVEO objectivo de esboar uma mensagem chave resumir, num ou dois pargrafos breves, a essncia da sua misso, e oferecer exemplos especficos do seu impacto. Exemplos do seu impacto podem ser resultados de actividades (normalmente descrito como benefcios para os utentes que resultam do seu trabalho) ou histrias individuais que exemplificam como o seu trabalho melhora as vidas dos seus clientes.O processo de desenvolver a mensagem chave envolve pensar na perspectiva do receptor da mensagem (utente, doador, voluntrio, etc.). O que que esse receptor gostaria de saber sobre o impacto dos seus servios num problema social ou num grupo especfico de pessoas que precisam da sua ajuda?Porque que o seu trabalho importante e o que que especificamente vai ser melhorado ou resolvido pela entrega de donativos ou ajuda?Porque que um voluntrio da comunidade deve contribuir com a sua ajuda em que esforo global eles estaro integrados e que diferena a sua ajuda far?

TESTAR E APERFEIOAR A(S) NOSSA(S) MENSAGEM(NS)Ter informao de retorno sobre a nossa mensagem essencial. Note-se que muitas vezes as pessoas da organizao esto demasiado perto do trabalho do dia-a-dia para ter uma perspectiva do que importante para determinado pblico-alvo. Pode-se estar a esquecer alguns aspectos importantes, ou ento enfatizar em demasia assunto no relevantes para a sua audincia. Para isso, til pedir uma opinio o que perceberam e o que no perceberam na mensagem - a pessoas externas que conheam a organizao, mas no estejam directamente envolvidos nas actividades dirias, tais como associados, fornecedores, amigos, etc. Numa segunda fase, fazer o mesmo teste com pessoas que conheam pouco sobre a organizao.Assim que se tiver recolhido informao de retorno, olha-se novamente nossa mensagem e altere-se (se for casa disso). Tire quaisquer detalhes que as pessoas tenham achado confuso ou no tenham percebido.Junte exemplos especficos do seu impacto, baseado no que as pessoas dizem que falta ou que est pouco perceptvel.

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DESENVOLVER PONTOS DE CONVERSAUse a sua investigao da Pesquisa Externa para adicionar dados e exemplos que apoiem a sua mensagem. Oferecer exemplos concretos de resultados, ou citar pesquisa sobre o assunto que crie a necessidade do seu envolvimento.

3.5. COMO ALCANAR O PBLICO-ALVO AVALIAR TCTICAS DE COMUNICAO

O QUE UM CANAL?O termo canal refere-se ao mtodo ou meio a usar para entregar a sua mensagem.Exemplos de canais incluem:Transmisses atravs dos meios de comunicao: estaes de rdio e televisoImprensa escrita: publicaes dirias, semanais, mensais, bem como publicaes comerciaisPublicidade: panfletos colocados em locais de grande trfego como centros comunitrios, restaurantes, mercearias, centros comerciais, etc;Eventos: feiras, festivais culturais, festas populares, mercados de rua, eventos comerciais;Meios de comunicao online: e-mail, pginas web, stios de rede social, blogues, podcasts, etc;

O QUE SO AS TCTICAS?Tendo em conta este conjunto de ferramentas, tcticas so as actividades de marketing e de relaes pblicas que empreende para passar a sua mensagem. Estas so esforos calendarizados e mensurveis para colocar a sua histria nos jornais e na rdio, para marcar uma apresentao do algum da sua organizao em determinado evento/seminrio, para colocar o seu vdeo no YouTube8, ou colocar um estudo de caso no seu stio web para ilustrar um resultado do programa.

COMO FAzER USO EFICAz DA TECNOLOGIA?Desenvolvimentos recentes no campo das comunicaes apontam para uma necessidade de usar uma variedade de canais e de colocar esforos em mltiplas reas, no desprezando os canais tradicionais, como a imprensa e o contacto cara a cara, mas apostando cada vez mais em canais TIC que desenvolvem uma presena e voz online.

8 O YouTube (http://www.youtube.com) um site na internet que permite que seus utilizadores carreguem, assistam e compartilhem vdeos em formato digital.

E isto porque o comportamento da audincia est a mudar em diversas reas, requerendo uma abordagem diferente:URGNCIA as pessoas querem a informao no imediato;INTERACTIVIDADE as pessoas esperam ser includas como produtores e apenas como consumidores de informao;CAPACIDADE DE ATENO as pessoas esto a ser inundadas por informao, e respondem fazendo zaping entre diversos canais, limitando os seus tempo de ateno a cada mensagem.

Fazer uso eficaz da tecnologia via canais de comunicao TIC pode ajudar as organizaes no lucrativas a captar a ateno de novos pblicos, e reforar o valor do investimento para os pblicos actuais. Note-se que isto no um aval para colocar a nossa mensagem em todos os canais de tecnologia disponveis. O uso eficaz da tecnologia dever resultar de uma planificao e avaliao realista do que a nossa organizao tem capacidade de usar e aproveitar.

A MENSAGEM FINAL :A comunicao poderosa! Temos responsabilidade em faz-la cada vez melhor. este o nosso compromisso para quem so os utentes das nossas organizaes, para os pblicos que est nossa volta e nos ajudam a tornar possveis estes projectos, para a sociedade em geral!

AGORA: MOS OBRA!

Matriz para PlANO COMUNICACIONAl

POSICIONAMENTODever reflectir a misso da organizao e ser percepcionado pelo pblico com o mnimo de distoro possvel

ES

TR

UT

UR

A - B

AS

E

SLOGANPalavras-chave ou frases que comunicam o que torna a organizao distintiva. Dever ser simples, original, fcil de lembrar e reflectir claramente a nossa misso

DISCURSO DO ELEVADORDiscurso organizado, que em 30 segundos consiga dar ao nosso interlocutor uma noo precisa daquilo que fazemos e da importncia da nossa misso

PBLICOS-ALVO / AUDINCIAS O que interessa a estes pblicos E

ST

RU

TU

RA

- VA

RI

VE

L

BENEFCIOS E ATRIBUTOS Mensagens chave sobre os servios actuais da organizao, e suas vanagens

FACTOS DE RELEVO (talking points)Dados importantes sobre a actividade da organizao, tal como nmero de utentes apoiados, etc.

Fonte: Adaptado de Tech-Savvy Communications: A Toolkit for Nonprofits, NPower Seattle, 2006 (http://www.npowerseattle.org/education/resources/communications_toolkit_for_screen.pdf)

3. Como fazer um site na internet (fcil de gerir e actualizar!)PAULO GAFANHA

Um CMS ou Sistema de Gesto de Contedos (a sigla em ingls quer dizer content management system) um software que apoia os utilizadores na organizao, publicao e controle de documentos e outro tipo de contedos, como imagens, vdeos e ficheiros de outros tipos. Geralmente so usados para publicao destes contedos na internet, e a h quem os denomine de sistemas de gesto de contedos web. atravs deste programas que utilizadores sem conhecimentos especficos de programao hTML podem gerir portais e outro tipo de pginas web. Ou seja, um CMS dever poder ser usado por utilizadores sem conhecimentos de programao (to simples quanto um processador de texto, tipo MS Office) at a utilizadores mais sofisticados, que possam fazer a administrao de todo o portal.

Os benefcios do uso dum CMS na gesto de um portal ou pgina web so vrios:

Permite que qualquer utilizador, sem especiais conhecimentos tcnicos, possa manter e actualizar o portal. Torna a organizao independente de especialista (externos ou internos) para fazer as necessrias actualizaes de contedos e mudanas no portal. As mudanas so feitas em tempo real, quando realmente so necessrias, tornado o portal um efectivo canal de comunicao da organizao. uma plataforma de trabalho colaborativo, com os vrios colaboradores da organizao a poderem ser responsveis por cada seco do portal; tambm um repositrio de documentos, permitindo que em qualquer lugar e em qualquer computador possa aceder aos documentos que esto l guardados;Assegura um crescimento do portal estruturado, segundo uma organizao predefinida, que permite assegurar sempre uma fcil navegabilidade e usabilidade no acesso informao.

Fonte: adaptado de http://en.wikipedia.org/wiki/Content_management_system

http://en.wikipedia.org/wiki/Content_management_systemhttp://en.wikipedia.org/wiki/Content_management_systemhttp://en.wikipedia.org/wiki/Content_management_systemhttp://en.wikipedia.org/wiki/Content_management_system

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E O QUE O JOOMLA!?O Joomla (http://www.joomla.org) um CMS de cdigo livre que permite criar e gerir todos os aspectos de um Web site. O Joomla foi criado a pensar nos utilizadores que no percebem ou que so iniciados em programao pelo que a sua utilizao e instalao muito fcil e a curva de aprendizagem muito pequena. um software utilizado para criar: Portais para empresas ou outras organizaes,Sites de comercio electrnico,Sites de pgina pessoal,Sites baseados em comunidades on-line,Blogs, revistas, jornais,E muito mais ( possibilidades so ilimitadas).

Fig. 2 Portal do D3 (http://d3.ipn.pt)

http://www.joomla.orghttp://d3.ipn.pt

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O Joomla pode ser usado para fazer tudo o que for relacionado com o Web site, desde a criao de contedo at adio de imagens ou mesmo o registo de pessoas e reservas on-line de produtos. Tudo atravs de qualquer navegador de Internet.

LICENA O Joomla lanado sob a licena GNU General Public License (GNU GPL). Isto significa que possvel fazer alteraes ao cdigo fonte e lanar um novo produto com essas modificaes, com a contrapartida de o novo software tambm ter licena GNU GPL (http://www.gnu.org/home.pt.html).

COMO FUNCIONA? O funcionamento do Joomla est dividido em duas partes: O front-end e o back-end. O front-end o que o utilizador v quando entra no site e por isso engloba apenas a apresentao de contedo (em alguns casos tambm engloba alguma gesto de contedo como a criao ou edio de noticias). A apresentao feita usando templates que definem o estilo global das pginas.O back-end a rea de administrao onde s tm acesso as pessoas com permisses especiais. Geralmente podemos aceder a esta rea atravs do endereo http://nome do site/administrator, onde existe todo um conjunto de ferramentas que ajudam criao e gesto de contedo, bem como de administrao do prprio site. Podem-se aqui realizar tarefas como a publicao e edio, a instalao e gesto de extenses chamadas componentes, mdulos, mambots ou templates e ainda configurar todo o funcionamento do CMS como a criao de utilizadores, atribuio de permisses de acesso, leitura de alertas, insero de contedo multimdia e imagens, definio do aspecto das pginas, instalao de novas linguagens, etc. Toda a funcionalidade do Joomla dada pelos seus componentes sendo o Joomla apenas uma base para os mesmos.

TEMPLATES Podemos alterar o aspecto das pginas aplicando templates que funcionam como estilos que ao serem aplicados alteram por completo o aspecto de toda a pgina. Os templates tm de ser instalados utilizando a rea de administrao situada no back-end. Podemos instalar templates desenvolvidos por terceiros, mas note-se que por vezes no existe suporte nem garantias no seu uso. Na sua generalidade os templates so divididos em reas especficas da pgina que so os locais onde

http://nome do site/administrator

os objectos que constituem a pgina podem aparecer. No back-end podemos, por exemplo, definir onde queremos que os mdulos apaream, especificando um local suportado pelo template (Fig. 3).

Fig. 3 Configurao da posio dos mdulos, utilizando o back-end

ExTENSES

COMPONENTES Depois de instalado, o Joomla permite a instalao de componentes que adicionam vrias novas funcionalidades ao software como: Gesto de documentos Galerias de imagens Criao dinmica de formulrios Comrcio electrnico Fruns e servios de chat Calendrios Blogs Organizao de directrios Newsletters Sistemas para adicionar publicidade Servios de inscrio em eventos E muitos mais... Estas extenses so desenvolvidas por terceiros e podero, por isso, no ser de cdigo livre e ter um custo associado. No entanto, devido enorme comunidade existente em torno do Joomla, existem muitos componentes de cdigo livre que podem ser instalados livres de qualquer encargo. Os componentes possuem a sua prpria rea de administrao independente do resto do Joomla e que pode ser acedida a partir do back-end no menu dos componentes. A utilizao dos componentes difere bastante, mas de uma forma geral todos eles so executados no local mainbody do template aps um evento iniciado pelo utilizador a partir do front-end. Apenas pode ser executado um componente por pgina. Por vezes, os componentes vm acompanhados de mdulos ou mambots para serem instalados em conjunto. Os mdulos geralmente desempenham uma funo auxiliar mas no essencial para o bom funcionamento do componente como, por exemplo, mostrar um calendrio de eventos que so geridos pelo componente. Os mambots por sua vez so na maioria das vezes indispensveis ao bom funcionamento dos componentes pois executam pequenas tarefas a nvel de programao estritamente necessrias.

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COMPONENTE DESCRIO

Banners Sistema de gesto de banners de publicidade.

Contacts Sistema de gesto dos contactos de pessoas registadas no site.

Mass Mail Possibilita o e-mail automatizado aos utilizadores registados no site. Permite distinguir os tipos de utilizador.

News Feeds Sistema de gesto de links para rss feeds. Permite categorizao.

Polls Sistema de votao em questes.

Syndicate Sistema que permite visualizar as notcias de uma pgina do site atravs de um rss reader.

Web Links Sistema de gesto de links externos. Permite categorizao.

Tabela 1 Componentes por defeito do Joomla

MDULOS Outro tipo de extenses so os mdulos, que tm a tarefa de desempenhar pequenas funes de componentes mas que tambm podem ser independentes. Os mdulos no possuem parte de administrao prpria como os componentes mas podem ser do front-end ou do back-end e so executados automaticamente quando a pgina carregada. No existe limite ao nmero de mdulos que podem ser carregados por pgina. Um menu, um calendrio, um relgio, um cesto de compras, um formulrio de login, um slide-show de imagens ou um indicador de utilizadores on-line, so exemplos de mdulos. Os mdulos so os nicos objectos de um site Joomla que podem ser atribudos a um local do template e o seu aspecto , como tudo o resto no Joomla, da completa responsabilidade do template. h, caso o template o permita, a possibilidade de definir parmetros do modulo para alterar a sua aparncia individual. Na rea de administrao sob o menu modules temos uma lista de todos os mdulos instalados e a possibilidade de os configurar.

Fig. 4 Lista de mdulos na rea de administrao do Joomla

Existe a possibilidade de criar vrias instncias do mesmo mdulo com configuraes diferentes.

MDULO DESCRIO

Banners Integra com o componente do mesmo nome para mostrar a publicidade

Main menu

Este mdulo possui varias variantes ou instncias: -Main menu: Menu principal do site e de acesso a todos os utilizadores;-User menu: Menu de acesso a utilizadores registados;-Other Menu: Mais um menu;

Login Form Mostra um formulrio para efectuar o login de utilizadores e permite o registo de novos membros.

Syndicate Integra com o componente do mesmo nome para mostrar os feeds rss.

Wrapper Permite inserir contedo de outra pgina Web especificando o seu url. Esse contedo aparece no mainboby

Polls Integra o componente com o mesmo nome para mostrar os referendos e as opes de voto.

Newsflash Pode ser configurado para mostrar um item aleatrio do repositrio central.

Search Apresenta uma caixa de texto onde podemos fazer procuras de contedo.

Tabela 2 Alguns dos md-ulos por defeito no Joomla

MAMBOTS OU PLUG-INS Estas extenses permitem efectuar algumas tarefas de baixo nvel como inserir imagens, tabelas, pargrafos, etc. So normalmente indispensveis ao funcionamento de alguns componentes e no so de grande relevncia para o utilizador comum.

MAMBOT DESCRIO

Mos Image Permite inserir imagens em artigos

Search Content Permite fazer pesquisas ao conteudo

Tabela 3 Exemplos de mambots no Joomla

O CONTEDO

No Joomla existem dois tipos de contedo, o esttico e o dinmico. O contedo esttico no obedece a nenhuma hierarquia e s pode ser visualizado directamente atravs de um link no menu.O contedo dinmico pode ser organizado por ordem de grandeza em seces e categorias e possvel visualiz-lo em blogs e pginas de seces ou categorias. Esta hierarquia no flexvel pelo que qualquer contedo tem que obrigatoriamente pertencer a uma categoria que, por sua vez, pertence a uma seco.Todo o contedo gerido a partir do back-end sob o menu content. Aqui, podemos criar seces ou categorias e nelas inserir contedo. Neste menu a tarefa de organizao de contedo bastante simplificada pois temos o contedo j distribudo pelas respectivas categorias, o que facilita a procura. De salientar o facto de que qualquer contedo pode ser configurado para aparecer na pgina inicial bastando para isso escolher a opo front-page ou usando o frontpage manager.

A insero de contedo feita usando um editor de texto que permite inserir todo o tipo de contedo multimdia e texto. Para inserir contedo a partir do front-end o utilizador tem que ter permisses especiais que sero descritas mais a frente. Ainda no front-end para aceder a rea de edio geralmente o utilizador tem que carregar num boto de edio junto ao elemento onde ele aparece na pgina, ou no caso de novo registo carregar num boto de um menu especfico para o tipo de utilizador.

Fig. 5 Organizao do contedo no Joomla, visualizada a partir do menu Content

Fig. 6 Boto para edio a partir do front-end

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Fig. 7Edio de contedo a partir do front-end

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O Joomla aplica o conceito de publicao no s a todo o contedo de texto do site mas tambm a mdulos, mambots, links de menus, etc. Este conceito permite criar contedo mas no o disponibilizar de imediato para, por exemplo, ser aprovado pela administrao. Na publicao podemos definir a que tipos de utilizador o artigo ficar disponvel e ainda marcar uma data a partir da qual o artigo deixar de estar publicado (conceito de expirao). Por exemplo, podemos querer disponibilizar um menu apenas para os administradores ou ento escrever uma notcia de inscrio em eventos que desaparecer no fim do evento.

Fig. 8 Edio de contedo a partir do back-end

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Fig.9 Opes de publicao no Joomla

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O Joomla aplica o conceito de transaco ou de check-in e check-out. Isto permite que quando um utilizador entra no ambiente de edio (operao check--out) de item este fica indisponvel a todos os outros utilizadores garantindo assim a integridade da informao. O item s fica disponvel quando o utilizador prime o buto de save, apply ou cancel (operaes check-in).

Uma das possibilidades do Joomla o arquivo do contedo. Em vez de apagarmos contedo que por alguma razo j no necessrio podemos colocar em arquivo onde ficar guardado mas deixar de ser considerado contedo activo pelo que no aparece no site a no ser que seja explicitamente especificado por algum mdulo de arquivo. Outra caracterstica interessante a possibilidade de visualizar e aceder informao de vrias formas distncia de um click. Por exemplo para visualizar um dado item no formato pdf basta pressionar no cone de pdf e aberta uma nova janela com o contedo neste formato. Se quisermos visualizar o contedo atravs de outra aplicao ou mesmo de um dispositivo mvel podemos faze-lo atravs das normas rss ou atom.

Fig. 10 Item bloqueado para edio (checked-out)

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OS TIPOS DE UTILIZADORES

No Joomla existem dois grandes grupos de utilizadores, os de front-end e back-end. Os de front-end s tm acesso a esta rea mas os de back-end tem acesso s duas reas do site. Para fazer login tm de preencher o seu username e password no mdulo de login. Estes grupos esto subdivididos em varias categorias de utilizadores que facilitam a distribuio da carga de trabalho pelas pessoas de uma organizao. Cada uma das categorias tem as permisses e limitaes listadas na tabela seguinte.

TIPO PERMISSES LIMITAES SPECIAL

Anonimous

Pode ver a informao do tipo public. Pode registar-se.

S tem acesso as reas que no so para utilizadores registados. NO

Registered Tem acesso informao do tipo registered e public

No tem acesso a informao do tipo special. No pode adicionar nem editar contedo. NO

Author

Tem acesso informao registered, special e public. Pode criar e editar contedo.

S pode editar os registos criados pelo prprio. Novo contedo sujeito a aprovao e publicao por algum da rea de administrao. SIM

Editor basicamente um Author com permisses para editar todos os registos. SIM

Publisher um Editor com a possibilidade de fazer publicao de registos SIM

Tabela 4 Grupos de utilizadores de front-end

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O modificador special um distintivo dos utilizadores que fazem a manuteno do site e til quando se pretende publicar informao apenas para este grupo restrito de utilizadores.

TIPO PERMISSES LIMITAES

Manager Pode criar, editar, apagar contedo e seces/categorias.

Apenas tem acesso gesto de contedo e media.

Administrator Tudo

No pode instalar templates nem ficheiros de linguagem. No pode eliminar nem configurar a conta do super administrador. No tem acesso configurao global nem s informaes de sistema. No tem acesso ao componente mass mail

Super Administrator Tudo Nenhuma

Todos os grupos de back-end, ao fazerem login no front-end, sero considerados do tipo Publisher. S existe um super administrador, no entanto, possvel criar vrios administradores e managers. Para mais informaes sobre o Joomla!, acesso ao software e instrues de instalao, pode consultar o site oficial do Joomla! em: http://www.joomla.org/.

Em alternativa, pode consultar a comunidade portuguesa de Joomla! JoomlaPT - parceiro oficial de traduo e responsvel pela criao de pacotes de idioma para o Joomla!, bem como a traduo dos ficheiros de ajuda.O endereo web http://www.joomlapt.com/.Para descarregar a verso portuguesa do Joomla!, consulte a seco de downloads nesse endereo.Para manuais e tutoriais sobre a instalao do Joomla!, consulte a seco Tutoriais & FAQs do mesmo endereo.

Tabela 5 Grupos de utilizadores de back-end

Fonte: Adaptado de Viso geral Para tots V 1.0 (Joomla Viso geral para tots hugosoares2@gmail.com)

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4. Como fazer um blogue em cinco minutos (e para que serve)CARLOS CERQUEIRA

Um weblog, blog ou blogue uma pgina web cujas actualizaes (chamados posts) so organizadas cronologicamente de forma inversa (como um histrico ou dirio). Os blogues oferecem comentrios sobre os mais diversos temas, desde dirios pessoais at ao comentrio poltico e de actualidades. Em 2007, prev- -se que o nmero de blogues ultrapasse os 100 milhes. Geralmente, os blogues possuem as seguintes caractersticas9:

Entradas (ou posts) breves de um a trs pargrafos, com possibilidade de colocar um link para uma verso mais longa do texto;Os posts so ordenados dos mais recentes para os mais antigos, para permitir um acesso mais imediato aos contedos mais recentes;Os blogues costumam ter uma actualizao quase diria dos seus posts, para manter o interesse dos seus leitores;Colunas laterais com os ttulos das mais recentes entradas, por ordem cronolgica, mais links para blogues de temas semelhantes, ou que meream o interesse do autor;Aos posts pode-se adicionar links (para outros blogues, pginas web, ficheiros para descarregar, vdeos e outros contedo que se queira adicionar);

Em termos de comunicao das organizaes do 3 sector, so uma das formas mais simples de fornecer informao actualizada sobre as actividades de uma organizao, o que entre outras vantagens, permite tambm um maior destaque nos motores de buscas como o Google, pela constante actualizao de informao). Em seguida, avanamos com 10 vantagens e usos de um blogue pelas organizaes do 3 Sector10:

1. Para divulgar as actividades da nossa organizao, duma forma mais regular e rica em contedo.

2. Para dar informao sobre temas de interesse para os nossos utentes (noticias, informaes relevantes, documentos, etc.).

9 Fonte: Wikipedia, the free encyclopedia (http://en.wikipedia.org/wiki/BLOG)10 Adaptado de: Britt Bravo, 10 Ways Nonprofits Can Use Blogs (http://www.netsquared.org/blog/ britt-bravo/10-ways-nonprofits-can-use-blogs)

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3. Para receber informao e feed-back dos utentes e comunidade, atravs dos seus comentrios.

4. Para partilhar informao com outras organizaes, fortalecendo parcerias e promovendo novos contactos.

5. Para divulgar informao interna, duma forma simples e que chegue a todos os membros da organizao.

6. Para cativar e envolver os voluntrios da nossa organizao, motivando-os a divulgarem o que esto a fazer.

7. Para atrair donativos, alertando os potenciais doadores para determinada causa.

8. Para alertar os meios de comunicao para determinado assunto, uma que jornais e televises consultam cada vez mais este meios.

9. Para dar informaes em tempo real sobre eventos ou actividades me que se est a participar (jornadas, seminrios etc.).

10. Porque um meio simples, eficaz e de baixos custos associados.

Como fazer um blogue? Os servios mais conhecidos em todo o mundo so o Blogger (www.blogger.com), Blog.com (www.blog.com) e o WordPress (wordpress.org). Em Portugal so o Blogs no Sapo (blogs.sapo.pt) e o Weblog (weblog.com.pt).

Para aprender a fazer um blogue, recomendamos que visite Blogs: O essencial (http://blogo.no.sapo.pt)

Para saber mais sobre blogues, sugerimos a consulta de http://pt.wikipedia.org/wiki/Blog.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Bloghttp://pt.wikipedia.org/wiki/Blog

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O BLOGUE D3 COMO ExEMPLO PRATICO DO QUE ACABAMOS DE DIZER!

O Projecto D3 (http://d3.ipn.pt) usou um blogue para divulgao das suas actividades e contedos, com os seguintes objectivos:

1. VOLUME DE VISITAS: Dar a conhecer o projecto e seus produtos ao maior nmero possvel de potenciais interessados, o que se fez criando noticias/contedos sobre as temtica do projecto as TIC no 3 Sector. Para isso, desenvolvemos uma actividade de criao de contedos com uma periodicidade regular, frequentemente diria, nunca menos de semanal (at Abril de 2007, foram escritos cerca de 200 posts), e depois prosseguimos uma estratgia de divulgao desses contedos consistente, paulatina e direccionada (mailing lists, uso de RSS, registo em portais, publicidade online, etc.).

2. FOCO NO PBLICO ALVO: Despertar o interesse nesse grupo para o que ir surgir: comear a divulgar os produtos antes de eles surgirem, avanar com ideias, esboos dos produtos e estimular o feed-back, permitindo que os interessados sejam parte activa neste desenvolvimento, ou pelo menos, que j haja uma comunidade e de interessados nesses produtos antes de eles serem lanados para as comunidade a que se dirigem.

http://d3.ipn.pt

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OS RESULTADOS:

Estes posts publicados no blogues D3 foram dando conta do nmero de visitantes que conseguimos atrair e das expectativas em seu torno.

Traar os nossos limites Entradas da equipa D3 (Escrito por Carlos Cerqueira), 28-Mar-2006Um homem sbio deve olhar para os caminhos traados por aqueles que foram grandes, e imitar os exemplos dos que atingiram a excelncia, para que mesmo quando a sua capacidade no igual, a inspirao recebida seja fonte de melhores feitos. Tal como o archeiro que quer atingir determinado alvo distante, e sabendo dos limites da corda

Fig. 11 O Blogue do D3 (post de Dezembro 2006)

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do seu arco, aponto para um ponto superior ao do alvo, no necessariamente para o atingir, mas a para que a curva desenhada pela trajectria permita chegar ao ponto desejado. Niccolo Machiavelli (1469 Florena, 1527 Florena)

Este post destina-se a assinalar as 1.000 visitas ao D3 (a prxima meta so as 10.000 visitas)!

+ de 5000 visitas! Entradas da equipa D3 (Escrito por Carlos Cerqueira), 12-Jul-2006

oficial, ultrapassmos as 5.000 visitas.

Comemorarmos, como de costume, com uma citao: Ideas are the beginning of all achievement. Bruce Lee

At Agosto 2007, o contador do Word Press registou mais de 7.500 visitas. A partir de Agosto 2006, passamos a usar outra plataforma de gesto de contedos o Joomla! e outro contador (a comear de zero), que registava no final de Abril 2007 mais de 2.800 visitas. Ou seja, atingimos o objectivo das 10.000 visitas!

Fig. 12 Mapa dos visitantes do D3, a partir do Google Analitycs: (http://www.google.com/analytics/pt-BR/)

Fig. 13 Visitantes do D3 por pas, a partir do Google Analitycs: (http://www.google.com/analytics/pt-BR/)

E OS WIKIS!

Os wikis fazem parte de uma nova gerao de aplicaes interactivas para a WEB. Funcionam como plataformas colaborativas de trabalho, autorizando os seus utilizadores a criar e/ou alterar os contedos online, duma forma simples e rpida (wikiwiki quer dizer rpido em havaiano), sem que para isso necessitem de grandes conhecimentos de informtica. O exemplo mais conhecido a Wikipedia (http://www.wikipedia.org/), a enciclopdia online que j tornou uma referncia na rea.

O que torna o wiki to diferente das outras pginas da internet o facto que este poder ser editado e alterado pelos utilizadores a que a ele acedem (por vezes de forma livre, por vezes de forma limitada a um determinado grupo de utilizadores). Um caso que ilustra estas potencialidades para o 3 Sector a Never Again International11, uma associao dedicada promoo da paz e preveno de genocdios, com membros espalhados por todo o mundo e delegaes no Ruanda, Burundi, Amrica, Canada, Reino Unido e China. Com tantos colaboradores dispersos por partes do mundo to diversas, esta organizao necessitava de uma ferramenta para comunicar, centralizar informao e facilitar a colaborao. Para tal, a Never Again adoptou um Wiki para o seu portal comunitrio (http://neveragain.epov.org).

Embora a Never Again tenha uma pgina web tradicional em http://www.neveragaininternational.org, para a informao mais institucional, os seus promotores consideram que o Wiki uma ferramenta mais dinmica e interactiva, especialmente para quem possui apenas um mnimo de competncias informtica. Como a organizao no possui um repositrio de documento, o wiki acaba por ser a base de dados central desta organizao, no que toca divulgao de documentos, alm de que se tem revelado uma ferramenta muito mais eficiente na construo de documentos conjuntos, do que, p.e, enviar e-mails com documentos anexos e trabalhar sobre mltiplas verses.

Mas ser que um Wiki serve a todas as organizaes?

Para mais detalhes sobre esta tecnologia, sugerimos a consulta de esta entrada na Wikipedia (http://pt.wikipedia.org/wiki/Wiki) e de esta entrada sobre software Wiki (http://pt.wikipedia.org/wiki/Compara%C3%A7%C3%A3o_de_softwares_wiki).

11 Brian Satterfield, Exploring the World of Wikis - Collaborative Web sites organize information, encourage participation, disponvel online em (http://www.techsoup.org/learningcenter/webbuilding/page5511.cfm).

5. Como fazer um uso (mais) eficiente do e-mail CARLOS CERQUEIRA

O E-mail, ou correio electrnico, segundo a definio da Wikipdia12, um mtodo que permite compor, enviar e receber mensagens atravs de sistemas electrnicos de comunicao. O termo e-mail aplicado tanto aos sistemas que utilizam a Internet e so baseados no protocolo SMTP, como aqueles sistemas conhecidos como intranets, que permitem a troca de mensagens dentro de uma organizao e so, normalmente, baseados em protocolos proprietrios. hoje um modo de comunicao omnipresente, com inmeras vantagens e benficos. Mas em certas situaes pode ser extremamente ineficiente; tudo dependo do odo como o usamos.

Para tornar a sua comunicao por e-mail mais eficiente, avanamos com os 9 regras essenciais no uso do e-mail13!

1. V DIRECTO AO ASSUNTO: Sempre que possvel, coloque a sua pergunta (ou d a sua resposta) nas trs primeiras frase do e-mail um resumo do que pretende comunicar. Guarde os detalhes e as explicaes para o resto do texto. Lembre-se como l os e-mails que lhe enviam provavelmente em diagonal e certifica-se que as primeiras frases dizem o essencial do quer comunicar. E nunca, mas mesmo nunca, envie um e-mail com o campo do assunto em branco escreva uma frase concisa que seja indicativa do que pretende.

2. SE PRETENDE UM REPOSTA, NO SE ESQUEA DE O MENCIONAR:Sempre que precise que lhe respondam, mencione claramente o que pretende, preferencialmente como uma pergunta. Exemplo: Propunha a realizao duma reunio no incio de Junho, para prepararmos o incio da actividade 3. Data: 7 de Junho, pelas 10 horas. Qual a vossa disponibilidade?

12 Ver http://pt.wikipedia.org/wiki/E-mail13 Adaptado de: 14 Email Dos and Donts - Ways to make your messages more efficient and effective, By Amit Asaravala, February 20, 2007 (http://www.techsoup.org/learningcenter/internet/page6175.cfm)

http://pt.wikipedia.org/wiki/E-mailhttp://www.techsoup.org/learningcenter/internet/page6175.cfm

3. SEJA CLARO QUANTO AOS PRAZOS DE REPOSTA OU CONFIRMAO:Se pretende que lhe respondam at ao final do dia, no se esquea de o mencionar. Se marcou uma reunio para da a quinze dias, e precisa de preparar a logstica pea confirmao at ao final da semana anterior. Mas menciona sempre o prazo at que deve ser dada a resposta (em vez de o mais depressa possvel, avance com data concretas).Exemplo: Propunha a realizao duma reunio no incio de Junho, para prepararmos o incio da actividade 3. Data: 7 de Junho, pelas 10 horas. Qual a vossa disponibilidade? Pedia confirmao at ao final desta semana, dia 2.

4. ESPECIFIQUE QUEM DEVE RESPONDER:Se enviar um e-mail para um grupo de destinatrios ou para uma mailing list, arrisca-se a no receber resposta se no especificar que deve responder, ou que tem de fazer o qu., uma vez que cada um dos destinatrios pode assumir que no o destinatrio principal da mensagem. Exemplo: Propunha a realizao duma reunio no incio de Junho, para prepararmos o incio da actividade 3. Data: 7 de Junho, pelas 10 horas. Qual a vossa disponibilidade? Pedia confirmao at ao final desta semana, dia 2.Resposta a este mail: (Patricia Encarnao, Nuno Pimenta, Licnio Roque, Carla Duarte, Tania Afonso, e Manuel Ribeiro)

5 - USE A OPO BCC (OU EQUIVALENTE):Quantas vezes j recebemos e-mails, em que o nosso endereo de e-mail aparece juntamente com (muitos) outros endereos desconhecidos. Esta aco, aparentemente inofensiva, permite que todos estes endereos sejam exposto, e depois usado para spam ou algo pior. Como enviar mails para um grande nmero de destinatrios, mantendo os endereos privados? A soluo simples: basta colocar o endereo dos destinatrios no campo Bcc do programa de e-mail. Assim o mail ser enviado para todos os contactos, mas os seus endereos no sero visveis, mantendo-se a privacidade de cada destinatrio (note-se, no entanto, que alguns filtros de spam bloqueiam os mails com Bcc).

6 - EVITE O USO DE MENSAGENS COM IMAGENS DE FUNDO:Algumas pessoas gostam de enfeitar a mensagem com imagens de fundo ou pequenas animaes. Essa no uma prtica recomendvel, pois

o destinatrio pode tentar ler a mensagem por webmail (mails lidos na internet) e a visualizao desta pode ser comprometida pela imagem. Alm disso, e-mails com esse recurso geralmente ficam mais pesados e podem atrapalhar quem utiliza ligaes mais lentas internet. Ao escrever e-mails, utilize sempre a forma mais simples de texto.

7 COLOQUE ANExOS COM O MENOR TAMANHO POSSVEL:Quanto menor o tamanho de um arquivo a ser enviado em anexo, melhor para quem vai receb-lo. Se o arquivo for grande, sempre que possvel, compacte-o (com o uso de programas como Winzip ou o 7-zip). Isso porque o destinatrio pode ter limites na caixa postal, uma ligao lenta internet ou seu fornecedor de acesso pode bloquear mensagens que ultrapassem um determinado tamanho (mais de 300k de evitar). Caso tenha que enviar documentos mais pesados, o ideal coloc-los no seu website e enviar o link para descarregar.

8 - USE O CORRETOR ORTOGRFICO E UM DICIONRIO DE SINNIMOS:Evite erros de digitao e frases cortadas ou com demasiadas abreviaturas. Um mail bem escrito meio caminho para ser lido com ateno.

9- USE SEMPRE UMA FORMA DE DESPEDIDA: Seja com os nossos melhores cumprimentos ou at j, use sempre uma forma despedida adequada circunstncia e relao que tem com o seu interlocutor. Por ltimo, assine sempre os seus mails, i.e, coloque o seu nome e o nome da sua organizao (com os respectivos contactos) no fim. Torna-se assim mais fcil de identificar quem enviou o mail, e de receber uma resposta (se fornecer o seu mail, fax ou telefone).

6. Como saber tudo o que se passa atravs da internetCARLOS CERQUEIRA

Se utiliza a internet para procurar informao, ou manter-se actualizado sobre os temas de seu interesse, provavelmente j se deparou com falta de tempo para a imensido de informao que existe. Como resolver este problema: excesso de informao vs falta de tempo!

A tecnologia RSS14 pode ajudar: RSS uma ferramenta til que nos permite obter, de forma rpida e simples, informaes actualizadas sobre um determinado tema existente nos sites que escolhemos. Assim, a informao vem ter connosco, em vez de andarmos procura! Por outro lado, enquanto produtores de informao, adicionamos uma til ferramenta nossa pag. web: os nossos utentes ficam logo a saber se algum colocou uma informao nova no site da nossa organizao, ou podemos actualizar automaticamente o nosso site com notcias provenientes de outros (ver cap.II.3).

MAS COMO USAR?

Para ler as notcias, basta instalar um programa compatvel com as RSS ou usar um browser (navegador na internet, como o Internet Explorer 7 ou o Mozilla Firefox), que possua essa funcionalidade.

14 A abreviatura do RSS usada para se referir aos seguintes padres: Rich Site Summary (RSS 0.91), RDF Site Summary (RSS 0.9 e 1.0), Really Simple Syndication (RSS 2.0). Fonte: http://pt.wikipedia.org/wiki/Rss

Fig. 14 O cone mais utilizado que representa o RSS foi adoptado numa parceria entre a Mozilla Foundation (criadora do Firefox, que j usava o cone) com a Microsoft para a mais recente verso de seu navegador, o Internet Explorer 7.

Fig. 15 Aspecto do cone RSS no browser.

http://pt.wikipedia.org/wiki/Rsshttp://pt.wikipedia.org/wiki/Rss

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O seu browser detecta se uma pgina utiliza RSS mostrando um cone no canto direito do campo de endereo. Clique no cone e o browser vai mostrar o contedo e permitir que o guarde nos favoritos. Cada vez que consultar os favoritos, consegue ver se foram adicionado novos contedos sem ter que entrar nos sites em questo.Outra opo instalar um programa um feed reader (ou agregador de contedos) que lhe dar um ndice das actualizaes ocorridas em cada site escolhido (funciona de forma semelhante a um programa de e-mail). Lista de alguns softwares agregadores de contedo: Google Reader, FeedReader, Active Web Reader, Pluck RSS Reader (para mais informaes, ver http://pt.wikipedia.org/wiki/Rss)

E EM QUE QUE ISSO AJUDA A NOSSA ORGANIZAO?

1. Torna o acesso mais fcil e simples informao relevante para o nosso trabalho ( e esta , nos dias de hoje, uma vantagem fundamental!).2. Permite tambm partilhar essa informao mais facilmente (enviar por e-mail ou colocar no site da nossa organizao) com a nossa comunidade (utentes, colegas, etc).3. Permite que outros consultem e partilhem a informao que ns produzimos (se o site da nossa organizao permitir distribuio de contedos via RSS).

http://pt.wikipedia.org/wiki/Rss

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7. Como comunicar com entrevistas e filmes usando a internetCARLOS CERQUEIRA

Um Podcast um ficheiro digital de udio, vdeo e/ou fotos. A palavra podcast uma juno de iPod - um aparelho da Apple para ouvir msica em formato digital - e broadcast (transmisso de rdio ou televiso). Os podcast podem ser distribudos atravs da internet, usando-se geralmente a tecnologia RSS para a audincia que nos dirigimos se manter actualizada sobre os contedos distribudos (sendo essa a grande diferena do Podcasting em relao aos tradicionais ficheiros digitais de udio e vdeo). Existe tambm quem use o termo podcast apenas para ficheiros de udio, dado que quando o termo surgiu, era usado apenas para ficheiros de udio/msica, usando-se para ficheiros de vdeo o termo vodcast (uma contraco de video e podcast).

MAS PARA QUE SERVEM ESTES POD/VODCAST?

Obviamente, para comunicar!Seja a histria da organizao e a sua importncia, seja a causa que actualmente promove, seja um determinado caso que importante divulgar. E que melhor forma h para comunicar do que contar (ou mostrar) uma histria, um testemunho, com uma voz e/ou uma cara que falam directamente connosco. E como as novas tecnologias permitem agora combinar imagens com voz, vdeo, musica e texto, a comunicao torna-se muito mais poderosa (nota: no esquecer que a simplicidade continua a ser um ponto-chave!).Por isso, depois de sabemos o que queremos dizer e a quem (ver parte II, cap. 3), temos de construir a nossa narrativa, i.e, a forma como vamos contar e passar a nossa mensagem. Para isso, h cinco pontos que devemos levar em considerao15:A QUESTO ESSENCIAL: se comearmos com uma questo ou declarao de entrada, ajuda a focar a ateno para determinado tema ou aspecto que queremos realar e que cria a apetncia para ver o resto;

15 Adaptado de Digital Storytelling: A Tutorial in 10 Easy Steps Expert tips on creating a polished, professional digital video, J.D. Lasica, October 2, 2006 (http://www.techsoup.org/learningcenter/training/page5897.cfm?cg=searchterms&sg=digital%20storytelling)

CONTEDOS COM UM TOQUE DE EMOO: informao sem emoo pode ser pouco apelativo para as pessoas que vo ver ou escutar; trata-se sobretudo de encontrar o tom certo, aquele que consiga que captar a ateno, mas tambm que no desacredite o contedo com excesso de emoo.UMA VOz: Uma boa narrao, no s em termos de dico, mas sobretudo um tom no demasiado formal, como se fosse uma conversa s connosco e que nos leve a ouvir com mais ateno aquilo que nos diz o narrador.MSICA: usar uma msica de fundo ou de entrada pode colocar o tom certo na mensagem que pretendemos passar (nota: a usar com muito cuidado, excesso de msica ou uma msica desadequada pode estragar por completo a nossa comunicao opte por instrumentais suaves que no desviem o foco do essencial).FOCO: seja breve e sucinto, entre 250 e 350 palavras, tendo uma ideia estruturada em torno de 3 pontos - introduo ao tema, pontos essnciais do tema, e o fundamental, uma concluso que fique bem clara.

COMO FAZER?

Para construir um podcast, vamos precisar de ferramentas e softwares especficos, sem pretender avanar com uma lista definitiva das inmeras possibilidadesque existem (do mais simples ao mais sofisticadas), fica aqui uma sugesto de ferramentas, com os respectivos passos associados

Nota: este captulo no pretende abordar em exausto as questes tcnicas sobre a criao de um ficheiro udio/vdeo e da sua divulgao via RSS, mas to s servir de introduo s potencialidades deste meio e s ferramentas usadas. Para uma melhor compreenso e uso autnomo, ser necessrio um aprofundamento adicional deste temas, sobretudo no que toca colocao de um vdeo num website e a na sua divulgao via RSS (podcasts e vodcats).

FERRAMENTAS UDIO PARA UM PODCAST:

Para alm de um computador e um microfone, vai precisar de um software que edite ficheiros udio. Sugerirmos este software de uso livre, o Audacity (http://audacity.sourceforge.net/). O Audacity um editor de udio disponvel para Windows, Mac OS X e GNU/Linux. Pode ser usado para gravaes ao vivo, transformar cassetes em gravaes digitais e CDs, editar arquivos em formato MP3 e WAV, cortar, copiar, colar e juntar sons e faixas de udio, alterar a velocidade ou o timbre de uma gravao, entre outras possibilidades.

FERRAMENTAS VDEO PARA UM VODCAST:

Para alm de um computador e uma cmara de vdeo digital (ou uma placa de captura de vdeo), vai precisar de um software que edite ficheiros vdeo. Para quem usa o Windows XP, sugerimos Windows Movie Maker. Mais informao sobre este software pode ser encontrada em http://www.microsoft.com/brasil/windowsxp/moviemaker/default.mspx. O site da Microsoft possui um tutorial que ensina a criar e montar os vdeos com este software.

http://audacity.sourceforge.net/http://audacity.sourceforge.net/http://www.microsoft.com/brasil/windowsxp/moviemaker/default.mspxhttp://www.microsoft.com/brasil/windowsxp/moviemaker/default.mspx

VASCO PEREIRA

Este captulo divide-se em duas parte. Na primeira sero introduzidos os conceitos iniciais sobre Gesto de Projectos, na segunda ser descrito de uma forma sumria uma ferramenta de gesto de projectos. De modo a apoiar a gesto de projectos foi adoptado o software Project Fork, anteriormente conhecido por hydra (http://www.projectfork.net). O Fork oferece as funcionalidades bsicas de suporte gesto de projectos, e uma das suas vantagens ser disponibilizado gratuitamente.

III.FAZER MElHORAS TIC NA GESTO DO 3 SECTOR1. Como fazer gesto de projectos

CONCEITOS BSICOS DA GESTO DE PROJECTOS

Podemos definir um projecto como um conjunto de actividades no repetitivas que visam alcanar objectivos preestabelecidos (resultados, prazos, custos) mediante a afectao de recursos.

A Gesto de Projectos pode ser definida como a aplicao de conhecimentos, ferramentas, e tcnicas, s actividades do projecto, de modo a cumprir os requisitos do projecto (definio segundo o Project Management Body of Knowledge PMBOk).

Pode tambm ser definida como um conjunto de actividades interrelacionadas com trs objectivos principais:Objectivo de concretizao queremos atingir objectivos especficos;Objectivo de prazo o problema tem de ser resolvido num prazo previamente estabelecido;Objectivo de custo o projecto tem recursos limitados;

Na abordagem tradicional um projecto constitudo por cinco fases:1. DEFINIO DO PROBLEMADefinio do objectivo a concretizar;Definio do prazo do projecto;2. PLANEAMENTO E PROGRAMAOIdentificao das actividades (tarefas);Atribuio de recursos s actividades;Elaborao do plano de controlo;Estimativa da durao de cada uma das actividades;Determinao da sequncia das actividades com datas de inicio e fim da execuo;Clculo do prazo global de execuo e das datas relevantes;3. EXECUO4. CONTROLOAvaliao do cumprimento da programao;Controlo da execuo das tarefas;5. CONCLUSO DO PROJECTO

O Gestor de Projecto quem coordena toda a gesto do projecto, tendo as seguintes funes:Definir o projecto em conjunto com o cliente;Planeamento e programao do projecto;Acompanhamento e controlo;Responder perante o cliente;Gerir a equipa;Mediar e resolver conflitos;

De modo a cumprir as suas funes, o Gestor de Projecto usa ferramentas e mtodos de apoio. Na seco seguinte, apresentado uma ferramenta de suporte gesto de projectos Project Fork.

INTRODUO AO FORK

O software includo no Projecto Fork (http://www.projectfork.net/) funciona como um componente de Gesto de Projectos do Joomla! (http://joomla.org/). Neste manual vai ser apresentada uma descrio sumria das suas funcionalidades, tendo por base a verso em portugus do Brasil (neste momento a nica verso de portugus existente).

Entre as funcionalidades do Fork destacam-se:

GESTO DE PROJECTOSCriao de projectos e tarefas;Atribuio de projectos a grupos de utilizadores;Atribuio de tarefas a utilizadores;Gesto do progresso e estatsticas do projecto;

FICHEIROS E DOCUMENTAOPartilha de ficheiros e documentos entre utilizadores;Criao de ficheiros de forma rpida;Restrio de acesso a ficheiros por projecto ou utilizador;

CALENDRIOCriao de eventos;Partilha de eventos entre diversos utilizadores;

http://www.projectfork.net/http://joomla.org/

CRIAO E MANUTENO DE UTILIZADORES E GRUPOSPermisses por utilizador independentes do Joomla!;Importao de utilizadores do Joomla!;Criao de grupos;4 tipos diferentes de utilizadores;Permisses para utilizadores e grupos;

CRIAO DE PERFIS POR UTILIZADORCada utilizador pode escolher um esquema de apresentao diferente, bem como uma lngua e fuso horrio;

ACESSO AO FORK

O Fork funciona atravs de um browser para Internet, sendo recomendado o Firefox 2.0 (ou superior) ou o Microsoft Internet Explorer 6.0 (ou superior).

LICENAS

O software do Fork disponibilizado gratuitamente sob uma licena GPL (GNU General Public Licence). Qualquer questo acerca do software pode ser posta nos fruns disponibilizados para o efeito, em http://forum.projectfork.net/.

PAINEL DE CONTROLE

A primeira janela que se abre quando comeamos o Fork a correspondente ao Painel de Controle (primeira opo de navegao).

CONFIGURAESEm Painel de Controle -> Configuraes (Fig. 16) existem duas opes de configurao do Fork. Estas configuraes podem ser acedidas atravs dos botes Meu Perfil e Sistema.

Para aceder opo que permite mudar a configurao do sistema deve-se ir a Painel de Controle -> Configuraes -> Sistema (Fig. 16). Aparecer de seguida a janela que se mostra na figura seguinte.

Fig. 16 Painel de Controle

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Neste ecr podem ser alteradas as configuraes bsicas do Fork, bem como fazer actualizaes do software (em Verificar Actualizaes). Neste ecr pode tambm escolher-se a pasta onde guardar todos os ficheiros externos que forem inseridos na base de dados (em Configuraes de Upload). Para utilizar uma pasta, esta tem de ter sido previamente criada.Podem tambm ser removidos lnguas e esquemas de apresentao (no caso de apagarmos uma lngua ou esquema de apresentao que utilizada por algum, o perfil dessa pessoa alterado para os valores por omisso lngua inglesa e esquema de apresentao do Joomla!).Clique em Salvar configuraes para guardar as alteraes, ou em Voltar para retroceder ao ecr anterior sem gravar as alteraes feitas.

Na Fig. 18 apresentado o ecr da configurao do perfil do utilizador. Para aceder opo deve-se ir a Painel de Controle -> Configuraes -> Meu Perfil (Fig. 16). Aparecer de seguida a janela que se mostra na figura seguinte.

Fig. 17 Configuraes do sistema

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O perfil do utilizador consiste num srie de parmetros que permitem personalizar o ambiente de trabalho do Fork, sendo individual para cada utilizador.

Opes disponveis:

Idioma permite escolher a lngua a utilizar ( por omisso o ingls);Tema (Esquema de apresentao) muda a aparncia;Linha de tempo permite alterar a hora do utilizador, em relao hora do servidor;Formato da hora permite personalizar o formato data/hora;Configuraes para: Navegao permite a escolha dos itens do menu que esto visveis;Configuraes para: Painel de controle permite a escolha dos elementos que esto visveis no Painel de Controle (Fig. 16) - ligaes rpidas, ltimas tarefas, eventos prximos; Configuraes para: Projectos & Tarefas permite especificar algumas opes relativas a projectos e tarefas;

Fig. 18 Perfil do utilizador

Clique em Salvar configuraes para guardar as alteraes, ou em Voltar para retroceder ao ecr anterior sem gravar as alteraes feitas.

UTILIZADORESEm Painel de Controle -> Gerenciamento de Usurios (Fig. 16) existem duas opes de configurao de utilizadores. Estas configuraes podem ser acedidas atravs dos botes Grupos de Usurios e Usurios.

Antes de comear a usar o Fork necessrio comear por importar os utilizadores existentes no Joomla!, usando para isso o boto Importar usurio(s) do Joomla (Fig. 19). De seguida temos de os configurar no Fork, inserindo-os em grupos e alterando as suas permisses especficas.

Existem 4 tipos de utilizadores no Fork:

Cliente Tm possibilidades limitadas no Fork, estando geralmente limitados s opes de grupo.Membro Utilizadores normais do Fork.Lder de grupo So administradores de um ou mais grupos, podendo editar as suas propriedades.Administrador Tm permisses sobre toda a aplicao e projectos.

Podemos tambm criar novos grupos de utilizadores (Fig. 20).

Fig. 19 Criao de utilizadores

PROJECTOS

A opo Projectos corresponde segunda opo de navegao, estando a seguir a Painel de Controle. A janela de Projectos, apresentada na Fig. 21, mostra toda a informao acerca de todos os projectos em que o utilizador que fez login est envolvido. No caso de o utilizador ser administrador, aparecem nesta janela todos os projectos existentes no Fork. Ao carregar no topo das vrias colunas pode-se ordenar a lista de projectos por esse item.

Fig. 20 Criao de grupos de utilizadores

Fig. 21 Janela de Projectos

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Clicando sobre o cone do projecto, podemos aceder s seguintes opes: Visualizar Detalhes do projecto, Exibir tarefas, Modificar. Cada uma das opes permite aceder a uma janela especfica. Movendo o cursor sobre a barra de progresso podem-se visualizar informaes sobre o desenrolar do projecto. De modo a obter informao acerca de um projecto especfico basta clicar sobre o nome do projecto (Fig. 22).

Da informao disponibilizada na pgina de detalhes, consta:Descrio do projecto;Data de inicio;Data de fim;Grupos;Tarefas (nome, descrio e estado);Directrios do projecto;Documentos do projecto;Arquivos do projecto;

Fig. 22 Detalhes de um projecto

CRIAO DE UM NOVO PROJECTOPara criar um novo projecto aceda a Projectos -> Novo Projecto (Fig. 21).

Para criar um projecto so necessrias as seguintes informaes:Nome (obrigatrio)DescrioGrupos (pelo menos um, ou ento um ser atribudo automaticamente)Data de inicioData de fim

ELIMINAO DE UM PROJECTOPara eliminar um projecto aceda a Projectos -> Apagar Projecto (Fig. 21). Tem de escolher previamente o(s) projecto(s) a eliminar assinalando a(s) check-box(es) respectiva(s).

Apagar um projecto implica apagar todas as tarefas. Todos os ficheiros e pastas associados passam para o domnio pblico. Apenas os utilizadores e grupos se mantm inalterados.

TAREFASAtravs dos Projectos (Fig. 21) podemos ainda aceder opo Exibir Tarefas e Nova Tarefa. A primeira permite aceder s tarefas do projecto que estamos a visualizar no momento. A segunda permite criar novas tarefas para o projecto e ser tratada na seco seguinte deste manual.

Nota: As tarefas associadas a cada projecto sero criadas posteriormente.

TAREFAS

A opo Tarefas corresponde terceira opo de navegao, estando a seguir a Projectos. A janela das Tarefas, apresentada na Fig. 23, lista todas as tarefas dos vrios projectos a que o utilizador tem acesso, mostrando tambm alguma informao importante (progresso, tempo para o final do prazo, projecto a que pertence).

De modo a seleccionar a informao apresentada podemos usar o filtro que se encontra acima das tarefas. Para usar este filtro basta escolher os critrios usando as caixas de combinao e depois clicar em Aplicar Filtro.

Clicando sobre cada um dos itens da tarefa (Fig. 24) podemos aceder a opes distintas. Os vrios itens permitem: Identificar o nmero da tarefa, habilitar/desabilitar notificaes, criar comentrios, aceder a opes da tarefa (Visualizar detalhes da tarefa, Modificar, habilitar notificao), aceder a detalhes da tarefa, alterar o progresso da tarefa.

Fig. 23 Janela das tarefas

Fig. 24 Itens de uma tarefa

CRIAO DE UMA NOVA TAREFAPara criar uma nova tarefa aceda a Tarefas -> Nova tarefa (Fig. 23).Cada tarefa constituda pelos seguintes itens:Nome (obrigatrio);Estado;Tarefa Matriz permite criar sub-tarefas;Prioridade;Descrio;Data inicio;Data fim (tem de ser inferior data de concluso do projecto);Progresso;Projecto (obrigatrio);Utilizador responsvel (obrigatrio);

ELIMINAO DE UMA TAREFAPara eliminar um projecto aceda a Tarefas -> Apagar Tarefa (Fig. 23). Tem de escolher previamente a(s) tarefa(s) a eliminar assinalando a(s) check-box(es) respectiva(s).

GESTOR DE FICHEIROS E DOCUMENTOS (GERENCIADOR DE ARQUIVOS)

A opo Gerenciador de Arquivos corresponde quarta opo de navegao, estando a seguir a Tarefas. A janela mostrada a seguir.

Fig. 25 Gestor de ficheiros e documentos

No topo do ecr pode-se ver o Modo de Navegao em que o Gestor de ficheiros e documentos est a trabalhar:Navegar (navegao normal)Mover (activa quando estamos a mover um ficheiro)

A navegao pelas pastas (directrios) semelhante ao Explorador do Windows. Para mudar de pasta basta clicar no nome da pasta, ou escrev-la na barra de endereos. Para aceder pasta pai pode clicar-se no boto .

Para aceder a um documento basta clicar no seu nome ou cone.

Todos os ficheiros externos acrescentados base de dados sero colocados na pasta de upload que se definiu por omisso na configurao do sistema (Fig. 17).

Nota: As pastas no existem fisicamente no disco, so apenas virtuais (os ficheiros esto guardados na base de dados).

Todos as pastas e ficheiros (designados genericamente por elementos) obedecem a um cdigo de cores que descreve o seu tipo e estado, como descrito de seguida:

Vermelho = Indica um elemento pblico activo. Todos os utilizadores podem aceder, modificar e remover este elemento.Vermelho claro (rosa) = Indica um elemento pblico que no est activo. Todos os utilizadores podem aceder, modificar e remover este elemento.Verde = Indica um elemento do projecto que se encontra activo. S os utilizadores que so membros do projecto que podem aceder a este elemento.Verde claro = Indica um elemento do projecto que no se encontra activo. S os utilizadores que so membros do projecto que podem aceder a este elemento.Azul = Indica um elemento privado que se encontra activo. S o utilizador que criou o elemento, ou um utilizador designado por ele, podem aceder a este elemento.Azul claro = Indica um elemento privado que no se encontra activo. S o utilizador que criou o elemento, ou um utilizador designado por ele, podem aceder a este elemento.

CRIAO DE UMA NOVA PASTA (DIRECTRIO)Para criar uma nova pasta aceda a Gerenciador de Arquivos -> Novo Directrio (Fig. 25). A janela de criao de uma pasta abre-se de seguida (Fig. 26).

Fig. 26 Criao de uma pasta

De seguida necessrio dar um nome pasta e seleccionar o tipo de pasta e as restries de acesso:Pblico: pasta a que todos os utilizadores podem aceder, e que podem modificar e apagar.Directrio de Projecto: pasta que pertence a um projecto especfico s os membros do projecto podem criar estas pastas e s eles podem aceder-lhes. Directrio Privado: pasta que permite apenas o acesso ao seu criador e a outro utilizador designado por ele.

A opo Requer Tipo de usurio permite restringir o acesso dos utilizadores por nvel.

O campo Est activo determina se a pasta est vlida ou no.

No final basta clicar em Criar Directrio para criar a pasta na base de dados, ou em Voltar para sair sem criar a pasta.

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CRIAO DE UM NOVO DOCUMENTONo Fork, os documentos, so documentos de texto que so guardados na base de dados. Para criar um novo documento aceda a Gerenciador de Arquivos -> Novo Documento (Fig. 26). A janela de criao de um documento abre-se de seguida (Fig. 27).

Fig. 27 Criao de documentos

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Depois de dar um ttulo ao documento podemos escrever e formatar o texto do pretendido.

De seguida necessrio seleccionar o tipo de documento e as restries de acesso:Pblico: documento a que todos os utilizadores podem aceder, e que podem modificar e apagar.Documento de Projecto: documento que pertence a um projecto especfico s os membros do projecto podem criar est