AccessBANCOS DE DADOSUm banco de dados é uma coleção de informações relacionadas a um determinado assunto ou finalidade, como controle de pedidos dos clientes ou manutenção de uma coleção musical. Se o seu banco de dados não está armazenado em um computador, ou se somente partes dele está, você pode estar controlando informações de uma variedade de fontes, tendo que coordená-las e organizá-las você mesmo.Antes de utilizar a Microsoft Access para criar as tabelas, formulários e outros objetos que irão compor o seu banco de dados, é importante estruturar detalhadamente o seu banco de dados. Uma boa estrutura de banco de dados é a base para a criação de um banco de dados que execute tudo que você espera dele de maneira eficaz, precisa e eficiente. É uma coleção de dados inter-relacionados, representando informações sobre um domínio específico. • Exemplos: Lista Telefônica Fichas do acervo de uma biblioteca

SISTEMA DE BANCO DE DADOS

Consiste em uma coleção de dados inter-relacionados e uma coleção de programas para prover o acesso a esses dados. O objetivo principal de um sistema de banco de dados é possibilitar um ambiente que seja adequado e eficiente para uso na recuperação e armazenamento de informações.

Dado: Conjunto de símbolos “arranjados” a fim de representar a informação fora da mente humana. Elemento de Dado: Subconjunto de símbolos que compõem um dado com significado específico, mas não representa a informação completa.

Modelo de Dado

Entidade objeto” do mundo real: um ser, um fato, coisa, organismo social, etc.

Atributo informações que se deseja guardar sobre o objeto

Relacionamento associação existente entre elementos de entidades

1 – 1, 1 – N, N – N Cardinalidade

número de ocorrências possíveis de cada entidade envolvida num relacionamento

DEPARTAMENTO

EXEMPLO

Lotação FUNCIONÁRIOS

Os dados de lotação dos funcionários que só interessa ao departamento de RH

1 1

Chefia FUNCIONÁRIOSDEPARTAMENTO

Os dados da Chefia dos funcionários que interessa ao RH e aos Funcionários

1 N

ALUNOS Matrícula DISCIPLINA

Os dados de Matricula e disciplinas que circula entre um e outro tanto dos que envia como os que recebem.

N N

SISTEMA GERENCIADOR DE BANCO DE DADOS• São softwares que permitem a definição de estruturas para armazenamento de informações e fornecimento de mecanismos para manipula-las. • Exemplos: Access DB2 Oracle

Integridade • Restrições • Segurança/Privacidade • Restauração • Reorganização • Eficiência

CARACTERISTICAS DE UM SGDB

1. Tabelas 2. Visões 3. Índices

PRINCIPAIS OBJETOS DE UM BANCO DE DADOS

Objeto criado para armazenar os dados fisicamente • Os dados são armazenados em linhas (registros) e colunas (campos) • Os dados de uma tabela normalmente descrevem um assunto tal como clientes, vendas, etc.

TABELAS

Linhas

Colunas

CHAVE PRIMÁRIA

Permite a classificação única de cada registro de uma tabelaExemplos de chave primária

RGCPFMatrículaRA

Como funciona no diagrama “Veja a tabela abaixo”

INICIANDO O USO DO MICROSOFT ACCESSAo abrir o Access, aparecerá primeiramente uma janela de introdução ao Microsoft Access:

Banco de Dados em Branco: Selecione Banco de Dados em Branco para criar um banco de dados vazio ao qual você pode adicionar tabelas, formulários, relatórios e outros objetos.Modelos Locais: Selecione Modelos Locais para criar as tabelas, formulários e relatórios necessários para o tipo de banco de dados escolhido.

OBS.: Para Abrir um Banco de Dados Existente clique no Menu Arquivo (Canto superior esquerdo)

CRIANDO UM BANCO DE DADOS

Ao contrario dos outros programas do Office, o Access faz com que o usuário salve (definindo um nome de arquivo) seu banco de dados antes de dar início ao mesmo, após escolhido a opção Banco de Dados em Branco

Aparecerá a Janela do Banco de Dados

Modo de Exibição Folha de Dados: Exibe as informações que estão armazenadas na tabela. Permite digitar, alterar e excluir registros, é semelhante a uma planilha no Excel.

Modo Design: Apresenta as características individuais de cada um dos campos (tipos de dados, propriedades, etc). É a melhor opção para criar a tabela, as modificações feitas no modo estrutura alteram todos os registros da tabela e não poderão ser desfeitas.Obs.: Não é possível ver o conteúdo da tabela.

JANELA DO BANCO DE DADOS

Como já vimos o Office 2007 apresenta a estrutura da janela divida em Guias e por sua vez cada guia possui um Grupo de Formatação. Primeiramente vamos conhecer a Guia Criar, que por onde iremos iniciar a criação das tabelas.

Tabelas: é uma coleção de dados sobre um tópico específico, como produtos ou fornecedores. As tabelas organizam os dados em colunas (chamadas campos) e linhas (chamadas registros).

Guia criar

Na guia Criar é onde criaremos as formas para nosso banco de dados aqui temos as varia formas de exibição

Depois de criado a primeira tabela podemos criar outras pela guia criar. Também na guia Criar usaremos os assistentes para criar formulários, consulta e relatórios

Criando Tabela

Para criar uma Tabela no modo design podemos criar a estrutura da nossa tabela. Clique no modo de exibição leyout da tabela e mude para design

OBS: Cada campo da estrutura da Tabela possui Propriedades, que ao serem criadas devem ser definidas de acordo com a necessidade da utilização do registro.Ao Salvar uma Estrutura de Tabela, o Microsoft Access, irá perguntar se deseja criar uma Chave Primária

CHAVE PRIMÁRIA

A potência de um sistema de banco de dados relacional como o Microsoft Access vem de sua capacidade de localizar e reunir rapidamente informações armazenadas em tabelas separadas utilizando consultas, formulários e relatórios. Para fazer isso, cada tabela deve incluir um campo ou conjunto de campos que identifique de forma exclusiva cada registro armazenado na tabela. Essas informações são chamadas de chave primária da tabela. Uma vez designada uma chave primária para uma tabela, para garantir a exclusividade, o Access impedirá que qualquer valor duplicado ou Nulo seja inserido nos campos de chave primária

Definir ou alterar a chave primária

Selecione o campo ou campos que você deseja definir como chave primária.

Para selecionar um campo, clique no seletor de linha do campo desejado. Para selecionar vários campos, mantenha pressionada a tecla CTRL e, em seguida, clique no seletor de linha de cada campo.

Clique em CHAVE PRIMÁRIA, no Grupo Ferramentas.

Tipos de dados

Para registros de textos

Para registros de números

Para registros de Data e horasPara registros de símbolo de R$Para registros de numeraçãoPara registros de caixa sim ou não

Para registros de assistente de pesquisa que veremos no próximo slide

Para registros de doc. no anexo

O assistente de pesquisa cria ou busca uma lista em uma coluna para que seja preenchido os dados de maneira mais rápida.

Por exemplo

Um Estado BrasileiroSe é Masculino ou feminino, Casado ou solteiro e etc...

Facilita também procurar em uma tabela campos como nome matrículas e outros. Vamos fazer passo a passo um assistente de pesquisa

Exercício 1. Estrutura de tabela

1. Abra a Microsoft Access e crie um novo banco de dados em branco com o nome de Cadastro de clientes e salve na área de trabalho. 2. Click em Modo de Exibição e escolha Modo Design salve a tabela com o nome de Clientes. 3. Crie a seguinte estrutura abaixo:

Nome do Campo Tipo de DadosCódigo do Cliente Numeração automáticaNome TextoData de Nascimento Data/horaEndereço TextoBairro TextoCidade TextoEstado Assistente de pesquisasCEP NumeroTelefone NumeroRG NumeroCPF Numero

Tamanho do Campo;Formato: Define o formato a ser assumido pelo campo ao pressionar a tecla TAB ou ENTER. Pode ser: Moeda, Porcentagem, Letras, etc...Máscara de entrada: Define o formato a ser assumido pelo campo durante a digitação das informações. Exemplo: CEP, CNPJ, CPF, etc.

Propriedade de campos

Legenda: Texto a ser apresentado no cabeçalho da coluna durante a digitação dos dados.Valor padrão: Insere um valor padrão para o campo, por exemplo, a data atual “=data()”Regra de validação: Regra imposta como condição de entrada de algum campo durante a digitação. Por exemplo, a data de nascimento não pode ser maior que a data atual. Exemplo: Uma entrada de email por exemplo, a regra poderia ser: Como “*?@*?” – Para começar uma frase com a letra A: Como “A*?”Texto de validação: Mensagem de erro que aparecerá quando a Regra de Validação for violadaRequerido: Quando verdadeiro, o usuário é obrigado a informar algum valor a esse campoIndexado: Especifica se esse campo faz parte de um índice ou não.

5 – Crie outra tabela na Guia criar click em Tabela. Vá a modo de exibição e escolha modo design, construa a tabela como no modelo abaixo:

6 – Salve essa tabela com o nome Roupas7 – Crie outra tabela com o nome Vendas

Nome do campo Tipo de dados Código da Roupa Auto-numeração Tipo da Roupa Assistente de pesquisa Modelo Assistente de pesquisa Marca Assistente de pesquisa Tamanho Assistente de pesquisaCor Assistente de pesquisa

Nome do campo Tipo de dados Código da Venda Auto-numeraçãoNome do cliente Assistente de pesquisa Tipo da Roupa Assistente de pesquisa Quantidade NumeroValor MoedaTotal MoedaData da venda data/hora

Defina as seguintes propriedades para as tabelas indicadas

Para a tabela ClienteMáscara de entrada: 000.000.000-00 como máscara de entrada para o campo CPF; e. 000.000.000 para o campo RG (00) 0000-0000 para o telefone00/00/0000 para data de nascimento00.000-000 para CEPRequerido: Colocar no item nome do cliente (requerido sim).Tamanho do campo decimal para os campos com mascaras

Para a tabela Vendas00/00/0000 Para data de vendas

TRABALHANDO COM OS REGISTROS

Agora nossas tabelas estão prontas para receberem os registros. Registros são dados que serão colocados na tabela pelo usuário.

Barra de Ferramentas Folha de dados da tabela

Altera o modo de exibição Classificar, localizar ou filtrar registro

Janela Tabela – navegando nos registros

Linhas de inserção de dados

Componentes da tabela

Excluindo Registro

1. Selecione o registro a ser excluído2. Acesse o menu Pagina Inicial, comando Excluir na aba Registro.

Adicionando ou editando Registros em uma Tabela;

CLASSIFICAR REGISTROS

O Microsoft Access possui um fácil recurso de classificação de dados. Podemos classificar os registros utilizando o botão da barra de ferramentas ou o Menu Registro, comando ClassificarClassificando os dados de uma tabela

O sistema de classificação e filtro e igual ao do Excel e do Word

Cadastre 10 Clientes na Tabela. Cadastre 10 Roupas na tabela RoupasPreencha a Tabela Vendas

Exercício

Classifique os clientes por ordem alfabética de NomesFiltre os dados para ver as roupas por marca, depois por tamanho e por corFaça um filtro para exibir as vendas por tipo de roupa

UM BENEFÍCIO CHAVE DO ACCESS É EVITAR AS COMPLICAÇÕES GERADAS POR DIVERSAS LISTAS

Se os seus dados são mais complexos ou são alterados frequentemente, um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem

FAZENDO AMIZADES COM RELAÇÕES

Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas utilidades.

O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira que você especificar.

Na Guia Folha de dados clique em Relações.

Para criar relacionamento entre tabela faremos da seguinte maneira.

Abrirá a caixa de dialogo relacionamento

Escolha as tabela que representa a primeira categoria.

Clique em adicionar e adicione as outras tabelas. Dê um clique na linha da chave primária da primeira tabela. Abrirá a caixa de dialogo Editar Relações.

Clique em criar novo, para criar nova relação entre as tabelas

Abrirá uma nova caixa de dialogo para que seja escolhida qual tabela receberá o relacionamento, e com qual campo será relacionada. Escolha a tabela da esquerda e depois a da direita e qual o campo está com a chave primária. Dê OK.

Observe os campos que estão sendo relacionado clique em CriarObserve que linhas de conexão mostram relações entre as três tabelas vinculadas por Código da Categoria e Código do Fornecedor e do Produto.

Feche a janela Relacionamentos salve alteração e feche a tabela.

Crie relacionamentos entre as tabelas que criamos Clientes 1 para 1 em relação as VendasRoupas 1 para Muitos em relação ao clienteVendas muitos para muitos em relação as Roupas

Exercício

CONSULTASVocê utiliza consultas para visualizar, alterar e analisar dados de diferentes maneiras. Você também pode utilizá-las como origem de registros para formulários e relatórios. A consulta pode exibir apenas alguns dados de sua tabela, facilitando a localização e o manuseio de sua Tabela.

CRIANDO CONSULTAS

Para criar facilmente consultas que você queira executar independentemente ou basear vários formulários e relatórios, experimente um dos assistentes de consulta.

CRIAR UMA CONSULTA PARÂMETRO QUE SOLICITE CRITÉRIO CADA VEZ QUE FOR EXECUTADA

Uma consulta parâmetro exibe uma ou mais caixas de diálogo predefinidas que pedem a você o valor do parâmetro (critério). Você pode também criar uma caixa de diálogo personalizada que peça os parâmetros da consulta:

Abra a consulta e clique no modo design para definirmos um critério para esta consulta.

Sua Janela ficara assim.

Na célula Campo, selecione os 1º campos que deseja apresentar na consulta e assim por diante.

Na célula Critério de cada campo que você deseja utilizar como parâmetro. Desmarque todas as opções deixando somente a que será critério de consulta. O Microsoft Access exibirá esse aviso quando a consulta for executada. Defina o critério entre colchetes.

IMPORTANTE: O texto do aviso precisa ser diferente do nome do campo, embora possa incluir o nome do campo.

Coloque critério para as outras duas consultas deixando somente a Locação de hoje sem critério

Crie uma consulta para as tabelas que foram cridas no ultimo BD com critério

Para nome do cliente[Digite o nome do cliente]

Para Roupas[Digite o código da roupa]

Para vendas[Digite o nome do cliente]

Exercício:

FORMULÁRIOS

Formulário é um objeto de banco de dados do Microsoft Access no qual você coloca controles para efetuar ações ou inserir, exibir ou editar dados em campos.

CRIAR UM FORMULÁRIO

Você mesmo pode criar um formulário ou deixar que o Microsoft Access o crie utilizando um Assistente de Formulário.

VANTAGENS DOS FORMULÁRIOS: CLAREZA E CONTROLE

Ao criar um formulário, você deverá ter em mente algumas finalidades básicas. O formulário atenderá ao seu objetivo se tiver clareza e controle.

Os formulários permitem que você selecione, nos diversos campos de uma tabela, apenas aqueles nos quais deseja que os usuários se concentrem.

Exemplo de um formulário, utilizando o assistente de formulário: Layout: Coluna (visualiza os registros por tela)

CRIANDO UM FORMULÁRIO – UTILIZANDO UM ASSISTENTE

Acesse a Guia CriarClique no Comando Mais formulário, e escolha, assistente de formulários;

Crie um formulário para cada tabela

ALTERANDO AS PROPRIEDADES DOS CAMPOS DE FORMULÁRIO

Você também pode alterar a estrutura do seu formulário através do comando Propriedades, para isso, clique no modo design.Posicione os dados de maneira que fique com um visual agradável.

Exercícios

Crie usando o Assistente para formulário os formulários restantes das nossas tabelas.

ClientesRoupas Vendas

NO MODO DESIGN

O modo Design é a melhor maneira de criar um formulário quando você deseja controle total e liberdade completa. Nesse modo, tudo fica a seu critério.

BARRA DE FERRAMENTA NA GUIA

A caixa de ferramentas no modo Design contém controles, como caixas de texto e rótulos, a serem adicionados ao seu formulário.

Ainda temos as ferramentas da guia Organizar que nos oferece todas as ferramentas de organização do formulário em modo design.

Os pontos e as linhas de grade do modo Design organizam a área na qual você insere e organiza os controles. Depois de organizados os dados eu posso torar esta linha de grade clicando com o botão direito do mouse na área da grade escolhendo a opção Grade

Como funciona: a compreensão das partes de um formulário é a primeira etapa para adaptá-lo às suasnecessidades.

PARTES DE UM FORMULÁRIO

SELECIONAR UM OU MAIS CONTROLES

Para alterar um controle, primeiro você precisa selecioná-lo no modo Design. É fácil: basta clicar nele. As pequenas alçasquadradas pretas aparecem ao redor do controle selecionado.

Para selecionar vários controles de uma vez no modo Design, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique em cada controledesejado.

ADICIONAR SEÇÕES DE CABEÇALHO E DE RODAPÉ

O formulário pode até mesmo não ter as seções Cabeçalho do Formulário e Rodapé do Formulário. Para adicionar seções de cabeçalho e de rodapé, às páginas ou ao formulário inteiro, você precisa estar observando o formulário no modo Design.

PROPRIEDADES

Os formulários também têm propriedades, associadas ao formulário inteiro, que afetam a experiência do usuário com o formulário.

Você pode selecionar ou alterar essas propriedades para determinar a aparência e o comportamento geral do formulário.

BOTÕES DE NAVEGAÇÃO

Mencionamos os botões na parte inferior de um formulário que permitem que os usuários avancem e voltem entre os registros. O Access adiciona esses botões de navegação automaticamente a cada novo formulário.

No modo design de formulário crie os botões de navegação de registros para os formuláriosVoltar para o registro anteriorIr para o primeiro registroIr para o ultimo registroAvançar um registro

Excluir registroFechar formulário

RELATÓRIOS

Um relatório é uma maneira eficaz de apresentar seus dados em um formato impresso. Como você tem controle sobre o tamanho e a aparência de todos os elementos de um relatório, é possível exibir as informações da maneira como deseja vê-las.

Criando Relatórios – utilizando um assistente

Criar relatório para as três tabelas

MODO DESIGN

Embora o Auto Relatório e o Assistente de Relatório sejam ótimos meios de começar, você talvez queira personalizar os relatórios criados para adequá-los às suas necessidades e preferências.

Exercício 6

PERSONALIZAR A APARÊNCIA DE UM FORMULÁRIO

Você pode selecionar efeitos visuais para um formulário inteiro, para uma seção do formulário ou para controles individuais. Planos de fundo, bordas, cores e texto estão entre os diversos efeitos visuais que você pode personalizar em um formulário.

Vamos criar um formulário que será o nosso menu de controle te todo o banco de dados.

1. Clique na guia Criar clique em formulário em branco.2. Em modo de exibição clique em design para irmos ao modo de construção do nosso formulário.3. Clique com o botão direito do mouse sobre a grade e retire-a.4. Clique novamente com o botão direito do mouse e coloque cabeçalho e rodapé para o formulário.5. No cabeçalho clique com o botão direito do mouse clique em preenchimento e escolha cinza escuro.

6. Na área Detalhes escolha vermelho.7. E no Rodapé cinza também.8. Clique em rotulo na barra de controle do formulário.9. Clique no cabeçalho e abra uma caixa de texto tomando toda a área do mesmo.10. Digite MENU DE CONTROLE. Clique fora da área depois clique de volta para selecionar acaixa de texto. Vamos agora formatar o texto.11. Escolha a tamanho da fonte 36, tipo de fonte Arial Black, alinhamento Centralizado.12. Clique na ferramenta botão em controle na guia design.13. Abrirá uma caixa que nos conduzirão a criação de nossos botões.14. Escolha operações de formulário/abrir formulário. Clique em Avançar.

15. Escolha o formulário e clique em Avançar

Escolha abrir formulário e mostrar todos os registros. Clique em Avançar.

17. Escolha texto e digite o nome do formulário. Clique em concluir.

Coloque mais botões ligando acesso aos outros formulários, Salvar registro, imprimir e fechar18. Seu formulário ficará como na figura abaixo

Clique nos botões e faça o teste, por ultimo clique no botão fechar que você criou e feche e salve seubanco de dados.

Colocando controle no cabeçalho e no rodapé do formulário.Com a caixa de ferramenta podemos colocar os controles do nosso formulários , para facilitar a edição.

O conjunto de ferramentas que você utiliza no modo Estrutura para posicionar controles em um formulário ou relatório. Observação: Para informações sobre o que cada ferramenta faz, posicione o ponteiro do mouse sobre a ferramenta. O Microsoft Access exibirá uma Dica de Ferramenta descrevendo a ferramenta. Para informações mais detalhadas, clique em uma ferramenta e pressione F1.

ExercícioCrie um formulário de menu para a locadora com todos os comandos que você precisa para acessar

Faça agora os exercícios:Exercício 7Exercício 8Exercício 9Exercício 10Exercício 11Exercício 12Exercício 13Exercício 14Que se encontra no blog

Profmicrolins.blogspot.com.br

Revisão para prova

Boa prova

Não saia desta terra sem Jesus