Planejamento e Gesto de Eventos Prof Nadezhda Bezerra

Aula 4O Planejamento e o Projeto do Evento

Planejamento de eventosPlanejamento espinha dorsal do evento. D o norte, define o rumo;

Organizao: Pulmo e corao do evento.

Planejamento de EventosPara oferecer um servio mais eficiente e elaborar um produto mais adequado para o seu cliente na rea de eventos, preciso compreender como a rea trabalha em toda a sua extenso, qual a relao dos objetivos propostos para o evento com a execuo dele, como e quando so escolhidos os fornecedores.

Planejamento de eventosClientes no compram produtos, mas expectativas, ou seja, ateno, afetividade, simpatia, reconhecimento, sinceridade.O que induz um cliente a comprar um evento a perspectiva de satisfao de suas expectativas. Isso tambm vale para quem deseja participar do evento.

Por que importante planejar?Ganha-se agilidade;H menos esforo;Evita-se desperdcios;Evitam-se falhas;Minimizam-se os riscos;Atingem-se os objetivos

Fases de um eventoPr-evento:Fase essencial do evento. Definio do projeto e planejamento de todas as atividades: detalhamento de receitas e despesas esperadas, fornecedores, controles administrativos e financeiros;

Fases do eventoEventoSucesso depende de um pr-evento bem realizado. Montagem do evento;Operacionalizao;Realizao em si;

Fases do eventoPs-eventoDesmontagem da estrutura;Pagamentos e acertos financeiros (fornecedores);Acerto de contas com o cliente;Devoluo de material;Relatrios (finanas, avaliao de resultados)

Participantes do evento - ExpectativaCliente promotor deseja o sucesos do evento, excelente organizao e produo tcnica, alm de custos financeiros e econmicos baixos;Pblico participante - busca atualizao, novos conhecimentos, confraternizao, bons negcios;

Participantes do evento - ExpectativaNcleo receptor sediante espera que o evento tenha uma ao positiva sobre seu mercado turstico;

Patrocinador investe verba visando associao de sua imagem com o pblico do evento

PassosObjetivo;Oramento;Estratgias;Tema;Pblico-alvo;Data, Horrio, local

PassosComercializar* (aqui necessrio montar um outro projeto s para captao de patrocnio);Reunio de equipe;Contratao de terceirizados;Elaborar programa;Enviar convites (divulgar);Elaborar mecnica de inscrio;Elaborar metodologia de avaliao

O ProjetoO projeto resume o que se pretende realizar no evento e a base para que haja sucesso; preciso coerncia e cumprir com os objetivos propostos;Deve ser de fcil compreenso; importante que o projeto seja baseado em pesquisas de mercado ou pelo menos em dados concretos;

ProjetoRevisar exaustivamente o projeto imprescindvel para evitar erros que comprometem os resultados do evento;Quanto mais detalhado for o oramento, melhor;A aparncia do projeto muito importante;Sempre entregar aos patrocinadores o retorno de mdia e outros fatores relevantes;

ProjetoFaa resumo ou roteiro ao apresentar o projeto;Evite pargrafos longos;Revise o portugus;Defina bem o conceito (mote) do evento, isso facilitar todas as decises;

RoteiroTtulo nome do eventoIntroduo um resumo da proposta do evento;Dados essenciais Ficha de fcil leitura com dados do evento: local, perodo, hora...Objetivos Definio clara do que pretende com a execuo do evento (usar verbo no infinitivo);Justificativa o porqu, para quem e o que se pretende atingir. Aqui deve-se indicar os motivos (sociais, culturais, econmicos...) que demonstram a importncia do evento.

RoteiroPblico-alvo perfil e nmero de participantes em potencial. Este perfil deve ser analisado com base nos temas, custos e programao. O nmero estimado deve ser da mdia mnima e nunca da mxima;Programao - o contedo do evento;Participaes (provveis) patrocnios, apoios, transportadora oficial, agncia de turismo oficial, hotel oficial...

RoteiroRecursos necessrios tudo o que ser necessrio para o evento;Recursos humanos (todos o pessoal necessrio);Recursos materiais (expediente, audiovisual, sonorizao...)Divulgao Informao sobre os meios de divulgao que sero utilizados;Avaliao metodologia de avaliao que ser utilizada

RoteiroOramento Preliminar Clculo dos gastos para realizao do evento:Despesas: estimativa dos gastos (usar a mdia dos preos mais altos);Receitas: quantia apurada com inscries, permutas e patrocnios (estima-se pelas menores mdias encontradas)

RoteiroCronograma atividades, responsveis e prazos

Cronograma para EventoApresentao