aula 01 roselene candida

Arquivologia p/ CNJ (Técnico) Teoria e exercícios comentados

Prof Roselene Candida – Aula 01

Prof. Roselene Candida www.estrategiaconcursos.com.br 1 de 50

AULA 01: Protocolo, Classificação de

documentos; Métodos de Arquivamento;

Armazenamento e Acondicionamento de

Documentos; Avaliação de Documentos. Tabela

de temporalidade.

SUMÁRIO PÁGINA

1. Apresentação 1

2. Conteúdo programático 2 a 39

3. Questões comentadas 40 a 45

4. Lista das questões apresentadas 45 a 51

AULA 1

1. GESTÃO DE DOCUMENTOS

Na inicio desta aula, fiz uma pequena trajetória da história dos

arquivos e da Arquivologia. Além disso, escrevi muito sobre a Lei de

Acesso à Informação, que vai facilitar bastante a vida de toda a sociedade que deseje obter informações do Estado. E falamos brevemente sobre a

Gestão de Documentos, que será abordada de forma mais aprofundada agora.

A Gestão de Documentos surgiu a partir dos anos 1940, durante a

Segunda Guerra Mundial, mais precisamente nos Estados Unidos, com

uma visão administrativa aliada ao tratamento técnico da documentação. Aliás, sempre conhecidos por uma visão mais prática das

coisas, os norte-americanos, sobretudo na figura de Schellemberg, iniciaram um conjunto de procedimentos técnicos que facilitaram o

fluxo da informação arquivística nas instituições públicas e privadas.

O surgimento destas técnicas englobadas na gestão documental

deve-se à produção desenfreada de documentos, ao acesso de novas tecnologias ligadas à produção mais rápida de documentos

arquivísticos e ao acesso aos sistemas educacionais, especialmente pelos países que eram colônias inglesas e

francesas.




Desta forma, surgiu o termo em inglês record management ou

gestão de documentos, em contraposição à visão histórica e europeia do

termo inglês archives (francês também archives), antes considerada como disciplina auxiliar da História.

Essa visão oposta durou até meados dos anos 1980, com a visão

da Arquivística Integrada, proposta pelos canadenses Carol Couture e Jean Yves Rousseau. Para eles, não deve ser privilegiada a gestão de

documentos, nem a visão histórica dos arquivos, mas deve ocorrer o tratamento dos acervos em sua integralidade, com o respeito às

três idades dos documentos.

O conceito de Gestão de Documentos está sistematizado tanto na

parte teórica, quanto na parte legal. Considerando o primeiro aspecto, o art. 3º da lei 8159/1991 conceitua a gestão de documentos como:

“Art. 3º - Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação,

uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente.”

Devemos prestar atenção nas palavras em negrito, pois elas fazem

parte do nosso conceito. O campo de atuação da Gestão de Documentos é

nas fases corrente e intermediária dos arquivos e nunca na fase permanente. A eliminação e o recolhimento dos documentos é a

destinação final proposta por um programa de gestão.

Além disso, o art. 1º da mesma lei deixa clara a seguinte

responsabilidade:

“Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à

administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.”

Ou seja, o Poder Público inclui também os próprios servidores que

o compõem. Ninguém deve se eximir da responsabilidade de auxiliar o

programa de gestão de documentos no seu órgão ou entidade de trabalho.

Em 1995, o Arquivo Nacional – AN lançou o Manual de Gestão de

Documentos, que infelizmente está esgotado. Este manual é base para

várias diretrizes tomadas pelos órgãos públicos governamentais do Brasil. Para o A.N., a gestão de documentos é fundamental para:




Assegurar a produção, a administração, a destinação e a

manutenção dos documentos de forma eficiente;

Garantir que a informação documental esteja disponível para quem desejar, seja para o gestor, seja para o cidadão;

Proporcionar a segurança necessária na eliminação de documentos

que não possuam valores administrativos, financeiros, técnicos e culturais;

Assegurar às instituições públicas e privadas o uso adequado dos

recursos da microfilmagem, digitalização, Gestão Eletrônica de Documentos, e outras técnicas avançadas de gestão.

Quando um arquivo não segue as diretrizes da gestão documental,

ele está fadado a ter muitos problemas, entre os quais podemos citar:

A má utilização do espaço e dos equipamentos disponíveis;

A duplicação indevida dos sistemas de classificação. Um documento

classificado corretamente está seguro, tanto na sua localização física, quanto na intelectual;

O crescimento de pessoal entregue a si próprio, sem a

racionalização das tarefas e do fluxo da informação;

A falta de condições de trabalho fundamental para a tomada de

decisão mais segura;

Dificuldades de tomar uma decisão importante, devido à falta de acesso aos documentos que podem auxiliar esta tarefa;

Perda de tempo, dinheiro e energia que poderiam ser

racionalizados;

Processo Administrativo Disciplinar – PAD ao servidor que perder ou causar danos à documentação;

Acréscimo de ações judiciais contra instituições públicas ou privadas

que não conseguem responder as demandas levantadas em juízo.

Os artigos 18 a 20 da Lei 8159/91 determinam a responsabilidade

de cada poder de Estado pela gestão e recolhimento dos arquivos de sua

esfera de competência. Assim, ao Poder Executivo Federal, esta função cabe ao Arquivo Nacional. No caso do acervo do Poder Judiciário

Federal, esta função é exercida pelo Judiciário Federal. A mesma coisa ocorrerá com o Legislativo Federal, que é o nosso foco de estudos, e

que vamos transcrever o artigo que retrata tal competência:




Art. 19 Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a

gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo

Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Em relação às esferas do poder, ou seja, aos âmbitos federal,

estadual, distrital e municipal, a mesma lógica é aplicada no art. 17 da mesma lei. No caso dos arquivos estaduais, a responsabilidade será

exercida pelos poderes judiciário, executivo e legislativo estadual aos acervos correspondentes. No caso dos arquivos municipais, a

responsabilidade será do poder legislativo e executivo municipal (não há

judiciário municipal, apenas para lembrar aos alunos).

Cuidado com os termos transferência e recolhimento, que aparecerão com

frequência a partir de agora. Transferência é a passagem dos

documentos oriundos do arquivo corrente para o intermediário.

Recolhimento é a passagem da documentação, seja corrente, seja

intermediária, para o arquivo permanente.

1.1. GESTÃO DE DOCUMENTOS NO PODER JUDICIÁRIO

Por sua vez, o Poder Judiciário Federal possui a competência de

gerir e recolher os documentos produzidos pela esfera federal deste poder. O art. 20 desta Lei possui um detalhe importante que deve ser

levado em conta nos nossos estudos.

A partir de 2011, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) tornou-se

responsável pela gestão dos arquivos do Poder Judiciário, a partir do Programa Nacional de Gestão Documental da Memória do Poder Judiciário

– PRONAME, instituído a partir da Recomendação nº 37/2011. A execução deste programa iniciou-se em 2009, a partir da instituição da Portaria

nº616, de 10 de setembro deste ano, que forma o Comitê do PRONAME.

As competências deste comitê são as seguintes:

A elaboração de normas e instrumentos de gestão que irão

auxiliar na implementação do Proname;

A proposição e apoio a realização de treinamentos para os servidores que atuam nas unidades de gestão documental.




As ações de gestão de documentos previstas pela Recomendação

37/2011 são estas:

a) Manter os documentos em ambiente físico ou eletrônico seguro

e a implementação de estratégias de preservação desses documentos desde sua produção e pelo tempo de guarda que

houver sido definido;

b) A classificação, a avaliação e a descrição documental, a partir do uso de normas, planos de classificação e tabelas de

temporalidade;

c) A padronização das espécies e tipos documentais, classes, assuntos e registros de movimentação de documentos e

processos;

d) Adotar critérios de transferências e recolhimentos;

e) Orientar magistrados e servidores do Poder Judiciário sobre os

fundamentos do PRONAME;

f) A adoção dos Modelos de Requisitos dos Sistemas Informatizados do Poder Judiciário (Mo-Req Jus);

g) A constituição de unidades de gestão documental e das

Comissões de Avaliação Permanente de Gestão Documental (CPAD);

Em mais detalhes, os principais objetivos da gestão de

documentos, elencados pelo Manual do PRONAME:

organizar, de modo eficiente, a geração, o trâmite, a

guarda, a conservação e o descarte dos documentos, assim como o acesso a eles e às informações nele contidas;

transformar dados operacionais sem nenhum tratamento

em informações;

padronizar espécies, tipos e classes e assuntos de documentos;

descrever, classificar e avaliar documentos, mediante a

utilização de normas e planos de classificação e tabelas de temporalidade documental padronizadas;

agregar valor para a gestão do conhecimento institucional;

assegurar segurança e acesso às informações produzidas;




racionalizar o uso do espaço (físico e lógico) e o fluxo documental;

adotar critérios padronizados de transferência e de recolhimento dos documentos e processos das unidades

administrativas e judiciais para a unidade de gestão

documental;

garantir o uso adequado das técnicas de gerenciamento

eletrônico de documentos com a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão de

Processos e Documentos (MoReq-Jus);

assegurar o acesso à informação administrativa quando e onde se fizer necessário à Administração Pública e aos

cidadãos;

aplicar instrumentos de classificação e destinação final ao acervo documental visando a preservar as informações

indispensáveis à administração das instituições, à memória nacional e à garantia dos direitos individuais;

selecionar a documentação, eliminando os documentos que

não tenham valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico;

garantir a preservação e o acesso aos documentos de

caráter permanente, reconhecidos por seu valor secundário;

orientar quem produz e utiliza os documentos do Poder

Judiciário sobre os fundamentos e instrumentos do Proname;

atuar juntamente com as áreas de TI-tecnologia da

Informação para assegurar a implementação dos critérios de segurança, o trâmite a guarda e a disponibilização das

informações.

1.2. NÍVEIS DE APLICAÇÃO DOS PROGRAMAS DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

A Unesco contribui há muitos anos com estudos relacionados à

Arquivologia e às Ciências da Informação em geral. No caso da Gestão de

Documentos, ela traçou um perfil interessante, que avalia os níveis de aplicação relacionados à evolução deste programa nas instituições

públicas e privadas. São quatro os níveis:




Nível mínimo: os órgãos devem conter programas de eliminação e

retenção de documentos e prever procedimentos de recolhimento

da documentação a uma instituição pública arquivística;

Nível mínimo ampliado: deve conter os requisitos do nível

mínimo e prever a existência de um ou mais locais destinados aos

arquivos intermediários;

Nível intermediário: o órgão deve prever a existência de um

sistema de arquivos e um programa básico de gestão e elaboração de formulários, além dos dois níveis citados;

Nível máximo: a instituição pública ou privada deve conter todas

as especificações citadas anteriormente, além de estar dotada de uma gestão de diretrizes administrativas, de telecomunicações e de

recursos de automação e informática.

Para vocês compreenderem estes níveis de aplicação, vou criar

uma pequena história de um cotidiano não muito distante do nosso.

Alguém visita um arquivo de uma instituição pública, localizado em um galpão, onde estes documentos estão esparramados em vários

cantos. Há uma grande dificuldade de achar qualquer informação desejada naquele momento. Poeira, umidade, goteiras e um estado de conservação

pavoroso são características deste acervo analisado. Vocês acham que

existe algum programa de gestão de documentos aplicado neste arquivo? Obviamente que não, muito menos existe um nível sequer de aplicação

estabelecido pela Unesco.

Porém, um grupo de profissionais é constituído para iniciar a

organização do arquivo. São elaborados um diagnóstico, um plano de

classificação, uma tabela de temporalidade e existem prazos de guarda e de eliminação previstos. Em alguns meses, os resultados do trabalho são

percebidos de forma positiva e já existem documentos prontos também para o recolhimento.

Desta forma, podemos dizer que existe um nível de aplicação, que

é o nível mínimo. Em seguida, com o passar do tempo, este mesmo

arquivo consegue evoluir seu programa de gestão de documentos de tal forma, que eles conseguiram um local só para guardar a documentação da

fase intermediária. Nós sabemos que isto é por uma questão de economia de material e de espaço, algo necessário nos dias de hoje. Neste caso,

este arquivo passou do mínimo para o nível mínimo ampliado.

Com o passar dos anos, este arquivo expande para outros locais

desta instituição pública, como por exemplo, o órgão responsável pela gestão de pessoas (recursos humanos). Neste caso, os mesmos princípios




de gestão de documentos são aplicados neste setor com sucesso. E percebe-se que existe a necessidade de gerir a formulação de

documentos, formulários e outras peças documentais, de forma que a informação seja fácil de ser recuperada posteriormente. Desta forma, este

nível sairá do mínimo ampliado e estará no nível intermediário.

E os mesmos princípios aplicados no setor de gestão de pessoas expandem-se para o setor financeiro, jurídico, de informática e para as

áreas-fim desta instituição, formando um sistema. E esta instituição sente que há a necessidade de criar programas de gestão eletrônica de

documentos, de um banco de dados de busca das informações

arquivísticas, além de elaborar normas e diretrizes fundamentais para a manutenção de um programa de gestão de documentos. Neste caso,

estamos diante de um nível máximo de gestão documental.

Sentiram o como isso é fácil de perceber estes níveis de

aplicação? Se vocês se fixarem nesta história que eu acabei de criar,

vocês não sentirão dificuldades de fixar o conteúdo e sentirão facilidades em responder qualquer questão que mencionar este assunto. Até o

momento, não vi ninguém cobrar este assunto em provas, mas como as bancas adoram complicar a vida dos candidatos, não quero deixar vocês

desamparados.

1.3. FASES DE UM PROGRAMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS

Um programa de gestão de documentos possui fases que devem

ser concebidas pelo órgão responsável pelo gerenciamento da documentação arquivística. O Arquivo Nacional, no Manual de Gestão de

Documentos, estabelece três fases a saber:

1ª Fase - Produção de documentos: a produção de documentos

está relacionada às atividades da pessoa física ou jurídica. Esta fase é praticamente ligada na fase corrente. Desta forma, há a

necessidade de gerenciar esta fase, para evitar o aumento desnecessário da documentação arquivística e facilitar o acesso e a

recuperação dos documentos. As atividades compreendidas nesta fase são:

- Elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondências;

- Controle da produção e difusão de documentos de caráter

normativo;

- Utilização de processadores de palavras e textos.




2ª Fase – Utilização dos documentos: esta fase refere-se aos

métodos e procedimentos arquivísticos, para garantir o fluxo da

documentação de forma permanente. Nesta fase, são aplicados a classificação, a avaliação, os procedimentos de protocolo e a

elaboração de instrumentos de recuperação da informação nas fases corrente e intermediária, como os sistemas informatizados e

os bancos de dados. Desta forma, esta fase torna busca dos documentos mais rápida e eficiente.

3ª Fase – Destinação dos documentos: este é o momento em

que são tomadas decisões que selecionam e fixam os prazos de guarda dos documentos e o destino final, seja a eliminação, seja o

recolhimento para o arquivo permanente. Esta fase também é aplicada nas fases corrente e intermediária.

Desta forma, as três fases são importantes para a implantação de

qualquer programa de gestão documental que estiver em mente. Elas

funcionam de forma paralela, porque a acumulação dos documentos em qualquer arquivo é constante. O programa pode ser aperfeiçoado com o

tempo, mas nunca pode parar. O importante é que estas fases devem ser aplicadas sempre nas fases corrente e intermediária, para que o fluxo da

informação seja garantido.

Muitos alunos me perguntam bastante a respeito das três fases da Gestão de Documentos e confundem com as três idades dos arquivos. E

também não conseguem visualizar mais atividades dentro destas fases. Muito cuidado!!! Dentro de uma destas etapas, podem acontecer inúmeras

atividades relacionadas. Por exemplo, na destinação, pode acontecer a

eliminação dos documentos nas idades corrente e intermediária e o recolhimento no arquivo permanente. E o Cespe já cobrou isso. Então, fica

a dica!

(CESPE – MPU – TÉCNICO

ADMINISTRATIVO – 2010) JULGUE

O ITEM A SEGUIR:

Na fase de produção de documentos, o arquivista deve evitar a duplicação

e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou extinção de modelos e formulários.




Comentários: o nível das questões tem sido muito mais difícil nestes últimos concursos e o candidato deve estar atento aos detalhes. Como nós

já discutimos o assunto, verificamos que é na produção que o arquivista deve intervir para evitar a duplicação de documentos que podem tratar do

mesmo assunto ou desnecessários. Neste caso, a resposta é VERDADEIRA.

Resposta: VERDADEIRA.

1.4. VALORES PRIMÁRIOS E SECUNDÁRIOS

Em todo o nosso curso, vocês perceberão que estaremos ligados aos

conceitos o tempo inteiro. Isso faz parte daquilo que afirmei anteriormente, sobre a importância de estarmos ligados à terminologia

arquivística. Ela não é só cobrada apenas nas provas, mas também é fundamental para compreendermos os procedimentos no cotidiano de um

arquivo.

Neste momento, vou introduzir estes dois conceitos, o valor primário

e o valor secundário. A princípio, ambos estão ligados à sistemática de avaliação de documentos, que será vista na próxima aula, mas eles são

importantes também no programa de gestão de documentos.

O valor primário ou imediato é o que o documento nasce a partir dos objetivos pelos quais foram criados, que podem ser

administrativos, fiscais ou legais. Este valor é predominante nas fases corrente e intermediária.

Já o valor secundário ou mediato é o que o documento obtém

após o valor primário e que obterá outros objetivos além daqueles

que guiaram a sua criação. Outros usuários, além daqueles iniciais, terão interesse neste tipo de documentação. Neste caso, este valor é

característico da idade permanente.

(CESPE – ABIN – AGENTE DE

INTELIGÊNCIA – 2010) JULGUE

O ITEM A SEGUIR:

A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes

para a pesquisa histórica.




Comentários: Pessoal, ao verificar toda a aula que foi dada até o

momento e comparar a afirmação que forneci para vocês, perceberam que há uma contradição neste item? As bancas adoram pegar o candidato que

não presta atenção nos pormenores. Nós estudamos que a gestão de documentos é aplicada quando a documentação possui o valor primário,

ou seja, as fases corrente e intermediária. O valor secundário refere-se à idade permanente e os documentos já passaram por todos os

procedimentos possíveis de gestão e passarão por outros, que auxiliarão os usuários a pesquisar a informação. Neste caso, a resposta é FALSA.

Resposta: FALSA.

2. ARQUIVOS CORRENTES

Abordarei agora os conceitos relacionados aos arquivos correntes

e suas principais características. A abordagem será mais ampliada em relação a que eu fiz na Teoria das Três Idades e fará com que vocês se

situam mais ainda em relação ao conteúdo.

Os arquivos correntes ficam sempre ligados aos setores de

trabalho. Na maior parte das vezes, estão sempre perto dos usuários da informação, para que eles utilizem o documento a qualquer

momento.

Raríssimas vezes localizam-se em um setor afastado do ambiente

de trabalho. Neste caso, cito o exemplo de um arquivo de assentamentos

funcionais, em que necessita estar em um local controlado por funcionários específicos e cujo conteúdo não pode ser de conhecimento de

todos. Como nós vimos na Lei de Acesso à Informação, na última aula, tais documentos são de acesso restrito e dizem respeito à honra e à

imagem das pessoas.

Segundo a Ieda Pimenta Bernardes, no manual Gestão Documental

Aplicada, os arquivos correntes deverão ser avaliados, ter o prazo de permanência determinados e conhecer quais os documentos

deverão ser eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente. O arquivo corrente é o início de tudo e faz referência aos documentos cujos

fins sejam imediatos, ou seja, administrativos, legais e financeiros. Então, liguem-se neste esquema mnemônico abaixo:

ARQUIVO CORRENTE

Fins mediatos: administrativos,

legais e financeiros. Localiza-se próximo dos usuários;

Ligados aos setores de trabalho;




Desta forma, um arquivo corrente possui as seguintes vantagens:

Otimização do espaço físico;

Rapidez na busca das informações desejadas;

Estabilidade nas decisões tomadas e na eficácia administrativa;

Proteção à informação arquivística, pois os procedimentos técnicos visam também proteger um documento de uma eliminação mal-

sucedida ou de uma busca demorada;

Diminuição do volume documental e dos custos de manutenção das

massas documentais. Aliás, com o arquivo corrente, a possibilidade de termos massas documentais acumuladas é praticamente zero.

As atividades mais frequentes nos arquivos correntes são a

classificação, registro, autuação, controle, expedição e arquivamento.

A classificação, a autuação, o controle, a expedição e o registro estão abrangidos na atividade de protocolo, que será explicado nesta aula.

O arquivamento possui também outras etapas que devem ser observadas, para que o acervo possua todas as qualificações técnicas possíveis:

Inspeção: é a leitura do último trâmite do documento, sobre o qual o usuário deve obedecer ao que foi decidido, se foi o arquivamento

ou se há a continuação do trâmite;

Análise: verificar os elementos necessários para recuperar os

documentos ou arquivá-los, a partir da adoção de números ou palavras-chave;

Ordenação: como expliquei detalhadamente, é uma etapa complementar à classificação, em que os documentos são ordenados

de acordo com o elemento mais buscado pelo usuário;

Arquivamento: o arquivamento é a inserção do documento no método pré-estabelecido de ordenação e tal etapa requer cuidado;

Empréstimo e consulta: a consulta e o empréstimo devem ser feitas aos usuários diretamente ligados ao setor que produziu ou que

diretamente possui relação com os documentos. Os documentos são retirados para fornecer informações, juntadas por anexação ou

apensação, ou para cumprir decisões importantes.

Inicia o trabalho de avaliação de

documentos: determina a eliminação

nas idades corrente e intermediária e o

recolhimento na idade permanente.




3. CLASSIFICAÇÃO

Durante todo o curso, vocês perceberão que a classificação de

documentos é uma atividade realizada nos setores de trabalho e que está incluída na fase corrente dos documentos. Eu poderia colocar na aula de

Arquivo Corrente, mas não iria adiantar muita coisa, pois as bancas mutilam o assunto a ser estudado e isso dificulta muito a montagem do

curso. Entretanto vocês não terão prejuízos futuros, apenas lucro.

Para compreendermos melhor o assunto, a classificação é um

atributo natural do ser humano. E muitas vezes ela é realizada, de forma instintiva, para mostrar denominações, hierarquias ou subordinações. Um

exemplo bem clássico de classificação é o que ocorre nos supermercados, onde existem divisões e subdivisões bem estabelecidas. No gênero

alimentício, uma das divisões conhecidas é a divisão de carnes e frios.

Dentro dela, temos as subdivisões de açougue, peixaria e defumados.

Outro exemplo bem interessante é a classificação científica dos

seres vivos, de Linnaeus, estabelecida no Século XVIII. Vamos pegar o exemplo do cachorro e mostrar como são bem visíveis as relações de

subordinação, hierarquia e definição de cada um dos itens relacionados.

Reino (Animalia)

Filo (Chordata)

Subfilo (Vertebrata)

Classe (Mammalia)

Ordem (Carnivora)

Família (Canidae)

Gênero (Canis)

Espécie (Canis familiaris) – o cachorro




No caso do nosso amiguinho canino, vocês perceberam que houve uma divisão de características ou atribuições perceptíveis ao ser humano?

A classificação é definida como uma atividade intelectual, em que os documentos são agrupados conforme as características mais destacadas,

em que são visíveis os sinais de subordinação, hierarquia e denominação das classes.

Na Arquivologia, a classificação já possui uma atribuição específica e pode ser considerada como uma atividade que visa

determinar categorias ou grupos entre os quais devam ser distribuídos, de forma lógica e sistemática, os dossiês em grupos ou categorias de

assuntos, funções e estruturas, segundo uma ordem para auxiliar a utilização dos documentos.

Na documentação arquivística, os documentos são criados de acordo com as funções exercidas pelo órgão produtor, seja pessoa

física, seja pessoa jurídica. Quando o objetivo inicial é montar um

plano de classificação, torna-se necessário ao arquivista pesquisar a fundo as funções da instituição analisada, que são divididas em atividades-fim e

atividades-meio.

As atividades-fim referem-se ao trabalho técnico e

profissional primordial exercida pela pessoa física ou jurídica e relaciona-se diretamente à missão institucional. As atividades-

meio ligam-se indiretamente à missão e dão suporte às atividades primordiais do órgão.

Citemos o caso de um museu. Nós já estudamos na aula demonstrativa que a função principal desta instituição é a difusão cultural

a partir da exposição de peças tridimensionais. Neste caso, as atividades-fim do museu estão ligadas à divulgação, exposição e ao tratamento

técnico das peças. Já as atividades-meio dão suporte à missão institucional do museu, como a área de recursos humanos,

patrimonial e financeira, que, em geral, existem em toda instituição pública ou privada.

O plano de classificação pode ser elaborado a partir de três variáveis:

Funções

Atividade-meio Atividade-fim




Funções: neste caso, as funções da instituição analisada são utilizadas como critério fundamental para o estabelecimento

de classes. Os documentos são reunidos ou agrupados em relação aos atos, atividades e funções espelhadas no conteúdo do acervo.

Este tipo de plano de classificação é o mais recomendado pelos profissionais da área, devido à facilidade de ser aplicado aos

documentos, de atender às exigências técnicas da classificação arquivística e ao fato de poder ser alterado sem causar grandes

problemas técnicos no tratamento da documentação;

Estrutura organizacional: o agrupamento dos documentos

espelha a estrutura organizacional da pessoa física ou jurídica. Departamentos, setores e seções são descritos no

plano como classes para agrupar os documentos. A princípio, tal variável é um bom plano, mas ele deve ser aplicado se a

instituição não mudar sua estrutura organizacional com

frequência. Qualquer mudança no plano de classificação possui implicações técnicas que podem alterar a rotina do documento;

Assuntos: é uma das classificações também utilizadas pelos profissionais da área, elaborada de forma aleatória, cujos

termos são escolhidos em conformidade com o conteúdo da documentação analisada. Em geral, as palavras-chaves ou o

conteúdo mais abordado da documentação são estabelecidos como agrupamentos aos documentos a serem classificados. O único

problema é que tais grupos são elaborados de forma artificial. A classificação por assuntos é um tanto perigosa, pois nem sempre um

termo atribuído a um conjunto de documentos pode ser aplicado a outro. Além disso, um assunto pode ser entendido como função ou

como estrutura organizacional, causando mais confusão técnica no tratamento dos documentos. Um plano de classificação por assuntos

é passível de mudanças frequentes, pois a cada hora surge uma

documentação nova.

Os planos de classificação possuem alguns erros que são

frequentes, como a mistura de critérios utilizados. Se há a opção de utilizar o critério funcional, o arquivista não deve misturá-lo por outros,

seja por assunto, seja estrutural. Se o critério funcional é utilizado desde o início, ele deve ser por fim. Já trabalhei e ainda trabalho com planos de

classificação que não seguem esse tipo de cuidado. E o resultado é gravíssimo, pois eu encontro algumas classes que sequer possuem

aplicação em nenhum documento ou documentos que acabam recebendo duas classificações, o que prejudica a pesquisa posterior.

O plano de classificação deve primar pela simplicidade, flexibilidade e expansibilidade. Estas três palavrinhas, bem lembradas

pela Janice Gonçalves, reflete as qualidades que um plano de classificação deve possuir para que ele seja totalmente adaptado aos documentos. A




simplicidade refere-se à forma como plano deve ser apresentado ao usuário, para que ele não tenha dificuldades em utilizá-lo nos

documentos. O plano não deve ser de domínio apenas de especialistas, mas de todo e qualquer usuário.

A flexibilidade refere-se à adaptação que o plano deva ter em situações não previstas inicialmente pelo arquivista, como a integração de

classes futuras. E a expansibilidade consiste em permitir que o plano de classificação abranja novas funções, estruturas ou assuntos que podem

surgir ao longo do tratamento técnico-arquivístico da documentação.

Em geral, os planos de classificação possuem níveis, que passam a

noção de hierarquia ao usuário. Como no início, expliquei que a classificação sempre passa a noção de hierarquia, para ilustrar

melhor as denominações e as subordinações dos agrupamentos. Um exemplo básico é o Código de Classificação do Conarq, do Arquivo

Nacional, que possui seis níveis: classe, subclasse, grupo, subgrupo,

divisão e subdivisão. Outros teóricos e instrumentos de classificação definem também uma quantidade variada de níveis, que não é tão rígida.

Uns definem três níveis, outros, sete.

Vou mostrar dois exemplos de plano de classificação mais

utilizados. Notem que o importante é a noção de hierarquia nestes instrumentos:

a) Fonte: ARQUIVO PÚBLICO E HISTÓRICO DE RIBEIRÃO PRETO.

Guia do Arquivo Público e Histórico de Ribeirão Preto. Ribeirão Preto (SP): O Arquivo, 1996. O método é alfabético e o nível maior

está em negrito. Este plano possui apenas dois níveis.

Administração

Material

Patrimônio

Pessoal

Protocolo

Transporte

Manutenção

Agricultura

Cultura

Equipamentos

Eventos

Desenvolvimento Urbano e Rural

Habitação

Meio Ambiente

Obras Particulares

Obras Públicas

Uso e Ocupação do Solo

Educação

Educação Infantil

Ensino Fundamental

Ensino Superior

Merenda Escolar

Esportes

Finanças

Contabilidade

Orçamento

Tesouraria

Tributação

Representação

Assessoria Jurídica

Eleições

Publicidade

Saúde

Assistência Médico-Odontológica

Vigilância Sanitária

Serviços Municipais

Abastecimento

Água e Esgotos




Cemitério

Recursos Energéticos

Limpeza Pública

Segurança

Telecomunicações

Trânsito

Transportes

b) Fonte: Código de Classificação do TCU das atividades meio e fim,

atualizado em 2010. Apesar de ser muito parecido com o Código do Conarq, eles adotaram apenas quatro níveis. Este é um dos

exemplos.

CLASSE - 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL

SUBCLASSE - 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO

GRUPO 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL

SUBGRUPOS 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA

012.11 CREDENCIAMENTO DE JORNALISTAS

Os planos de classificação mais adotados são elaborados conforme

uma metodologia. Eles podem ser:

Alfabéticos: o nome da função, assunto ou parte estrutural faz parte

como uma das classes adotadas pelo plano de classificação, sem a necessidade de utilizar esquemas numéricos de classificação. Quando

o acervo é pequeno, tal método é aplicado. Podem ser dispostos em

ordem dicionária e em ordem alfabética.

A primeira, a ordem dicionária, expõe os assuntos de forma

isolada e em ordem alfabética. Exemplo:

Curso de mestrado

Curso de doutorado Curso de extensão

Já a ordem enciclopédica utiliza uma palavra em comum e as

subdivisões aparecerão em seguida:

Curso Doutorado

Extensão Mestrado




Numérico: o plano utiliza uma codificação padronizada. E elas existem para aumentar a gama de classes e subclasses a serem

designadas pelo plano. Quanto maior o plano, maior a complexidade e a importância de uma codificação. Os métodos

de codificação existentes são:

a) Duplex: a documentação é dividida em classes principais, que são subdivididas e são atribuídas a elas mais um número. Primeiro, são

estabelecidas as classes:

1. Administração Geral 2. Pesquisas

3. Documentação e Informação

Em Administração Geral, podemos subdividir a classe desta forma:

1. Administração Geral

1-1 Recursos Humanos 1-1-1 Seleção de pessoal

1-1-2 Capacitação 1-2 Logística

2. Pesquisas 3. Documentação e Informação

As vantagens do método duplex é a flexibilidade de incluir mais

classes, um sistema de classificação bem simples e possui abertura ilimitada de classes. Entretanto a abertura de classes deve ser bem

criteriosa, para evitar uma quantidade enorme de níveis, que pode atrapalhar a classificação de documentos.

b) Método decimal ou Método Dewey: este método de codificação foi criado por Melvil Dewey no século XIX. Para ser mais exata, em

1876. E ele é utilizado com muita frequência em sistemas padronizados de classificação em bibliotecas. A área arquivística

começou a adotar tal codificação com muita frequência na Administração Pública há uns trinta anos. As dez primeiras divisões

são chamadas de classes:

0 Obras gerais 1 Filosofia

2 Religião 3 Ciências Sociais

4 Filologia 5 Ciências Puras

6 Ciências Aplicadas

7 Belas-Artes




8 Literatura 9 História e Geografia

Podemos subdividir a classe 6 em dez grupos:

600 Ciências aplicadas 610 Medicina

620 Engenharia 630 Agricultura

(...)

E cada uma das subclasses de forma sucessiva. A vantagem do método de Dewey é a subdivisão ilimitada dos níveis que podem ser

estabelecidos pelo arquivista e a reunião dos assuntos em comum em grupos, o que facilita a compreensão do plano. O método não é bem

sucedido nos casos em que devem ser implantados vários níveis,

pois podem existir em uma subclasse treze grupos, de acordo com as atividades do órgão. Como o arquivista deve resolver neste caso, se os

grupos só podem ser divididos em dez?

c) Bloco canadense: o Canadá é uma das áreas onde a gestão de documentos desenvolveu-se com muita força. Este plano surgiu de

forma alternativa aos métodos tradicionais de classificação e tornou-se bem sucedido. O plano de classificação é dividido em área-meio e

em área fim. A área-meio pode reunir em até 1000 séries, ordenadas em 000 a 999. A área-fim, por sua vez, reúne 9000

séries, compreendida entre 1000 e 9999. As séries são divididas em subséries e estas últimas também podem sofrer mais divisões.

023-0:

Série

Subsérie

O método canadense é mais viável em termos de plano de

classificação, pois permite expansão maior de classes e de níveis. Foi um plano elaborado por arquivistas. As funções, atividades e outros

temas são expostos de forma clara e em hierarquias muito vem vistas pelo usuário. Além disso, é um plano simples e de grande flexibilidade,

pois permite futuras alterações e uma aplicação segura no acervo.

Já as atividades de registro, autuação, controle e expedição serão verificadas na parte de protocolo, que irei explicar agora.

4. PROTOCOLO




As atividades de protocolo são ligadas diretamente ao arquivo corrente, pois elas envolvem as etapas de autuação, registro,

controle e expedição dos documentos. Alguns manuais afirmam que a classificação é realizada nesta etapa. Entretanto, atualmente, os

documentos já saem com a classificação estabelecida no momento da produção e vão direto assim ao protocolo.

O protocolo é o setor responsável pelo controle da expedição e da autuação dos documentos, ou seja, pela formação de

processos. Podemos dizer que é a porta de entrada e saída de cada documento de uma instituição pública e privada. E é também um

elemento importantíssimo de qualquer programa de gestão de documentos, pois as distorções no fluxo dos documentos são corrigidas

originariamente no protocolo.

Os procedimentos de protocolo servem também para racionalizar

os fluxos documentais, além de garantir a agilidade e a transparência de

decisões governamentais. As atividades realizadas pelo protocolo são: registro, autuação, controle da tramitação e expedição. A unidade

protocolizadora faz parte das atividades do arquivo corrente, tanto é que coloquei como item subordinado ao assunto.

O decreto 7724/2012, respaldado pela Lei de Acesso à Informação, afirma que cada órgão ou entidade é obrigada a criar um Serviço de Informações ao Cidadão, para:

Atender e orientar o público quanto ao acesso à informação;

Informar sobre a tramitação de documentos nas unidades; e

Receber e registrar pedidos de acesso à informação.

Como vamos perceber durante esta aula, o protocolo tem este papel importante de fornecer informações solicitadas por qualquer pessoa.

Além disso, a legislação e os conceitos sobre as atividades de protocolo são fartos, com portarias que disciplinam tal atividade nos órgãos da

administração pública federal.

4.1. Correspondências

A maior parte dos documentos arquivísticos é composta pelas

correspondências, que podem ser os memorandos, ofícios, ofícios circulares, memorandos circulares, cartas, avisos (entre ministros de

Estado, a correspondência usada chama-se aviso), entre outros.

As correspondências podem ser externas ou internas. Quando

um documento é trocado entre pessoas físicas ou jurídicas diversas, ele é




uma correspondência externa. Se este documento for tramitado entre áreas de uma mesma instituição ou entre instituições que pertençam a

uma pessoa jurídica, trata-se de uma correspondência interna.

E a correspondência pode ser tratada como oficial, se ela abordar

assuntos ligados às atividades da instituição referida. E pode ser também particular, caso seja de interesse pessoal dos funcionários e que nada

tenham a ver com os assuntos da instituição.

Antes da abertura de cada documento, o funcionário deve ter

muito cuidado ao não abrir um documento particular. O objeto de trabalho é um documento oficial e abrir um documento particular, sem a permissão

do destinatário, é crime e uma atitude, no mínimo, constrangedora e indelicada.

O trâmite das correspondências e dos processos deve ser feito durante o horário normal de funcionamento. Nenhuma correspondência

poderá permanecer por mais de 24h (vinte e quatro horas) nos

protocolos, salvo aquelas recebidas às sextas-feiras, véspera de feriados ou pontos facultativos.

Assim que a correspondência, ao chegar no protocolo, o funcionário deve adotar o seguinte procedimento:

Observar se o documento está assinado pelo próprio remetente, por seu representante legal ou procurador, caso em que deverá ser

anexado o instrumento de procuração;

Verificar se o documento está acompanhado de anexos, caso exista;

Constatar se contém o comprovante de recebimento, e providenciar a devolução deste documento;

Analisar se a correspondência será autuada ou não, conforme a providência contida no documento.

4.2. Autuação e formação de processos

A autuação é a transformação de um documento em processo.

Para que isto ocorra, o documento necessita ser registrado e autuado pela unidade de protocolo. As regras de autuação existentes estão descritas na

Lei 9784/99, na Portaria Normativa nº5 do Ministério do Planejamento, editada em 19 de dezembro de 2002, com posteriores alterações e na

Portaria Normativa nº12, de 23 de novembro de 2009.

Mesmo que exista a Lei de Acesso à Informação, não custa nada

lembrar que tais regras e ordenamentos funcionam de forma conexa à atual legislação.




Segundo os artigos 5º e 6º da Lei 9784, o processo pode ser iniciado a pedido do interessado ou por interesse da Administração.

Além disso, a peça inicial do processo aberto pelo interessado, o requerimento, deve conter os seguintes dados:

Órgão ou autoridade administrativa a que se dirige; Identificação do interessado ou de quem o represente; Domicílio do requerente ou local para recebimento de

comunicações; Formulação do pedido, com exposição dos fatos e de seus

fundamentos; Data e assinatura do requerente ou de seu representante.

Podem ser criados formulários ou modelos próprios de documentos para que iniciem os processos no protocolo. Os artigos 9º e 10 da mesma

lei expõem que os legitimados para serem interessados no processo são:

Pessoas físicas ou jurídicas que o iniciem como titulares de direitos ou interesses individuais ou no exercício do direito de

representação; Aqueles que, sem terem iniciado o processo, têm direitos ou

interesses que possam ser afetados pela decisão a

ser adotada; As organizações e associações representativas, no tocante a

direitos e interesses coletivos; As pessoas ou as associações legalmente constituídas quanto

a direitos ou interesses difusos; Os maiores de dezoito anos, salvo previsão especial em norma

própria;

O processo é uma peça documental, em que compreende vários documentos unidos para a execução de uma ação. Do mais antigo

ao mais recente, os documentos são reunidos para cumprir um fluxo ordenado de ações transcritas.

Muitas vezes, vou falar de peça

documental, em vez de documento.

Este termo refere-se a um único

documento e não a seu conjunto. Na

portaria do MPOG, uma peça pode ter

várias folhas. A folha é a frente e um

verso de um documento ou uma

peça.




A Portaria Normativa nº 5 do MPOG passa instruções detalhadas que auxiliam a formação do processo. São rotinas que devem ser

observadas pelos funcionários do protocolo que serão descritas a seguir:

Prender a capa, juntamente com toda a documentação, com colchetes, obedecendo a ordem cronológica do mais antigo para o

mais recente, isto é, os mais antigos serão os primeiros do conjunto;

Colocar, na capa do processo, a etiqueta com o respectivo número de protocolo;

Inserir, na primeira folha do processo, outra etiqueta ou um carimbo

com o mesmo número de protocolo;

Numerar as folhas, inserindo o respectivo carimbo (órgão, número

da folha e rubrica do servidor que estiver numerando o processo);

Ler o documento, para analisar claramente o assunto e extraí-lo de

forma objetiva;

Identificar, na capa e no sistema informatizado, a unidade para a

qual o processo será encaminhado;

Registrar, em sistema próprio, identificando as principais

características do documento, a fim de permitir sua recuperação. Ex.: espécie, nº, data, procedência, interessado, assunto e outros

dados;

Inserir informações julgadas importantes, respeitando as

particularidades de cada órgão ou entidade, como por exemplo, um resumo descritivo sobre o conteúdo do processo, que pode ser

inserido na capa do processo;

Conferir o registro e a numeração das folhas;

Encaminhar, fisicamente, o processo autuado e registrado para a

unidade específica

correspondente, do órgão ou entidade;

O envelope encaminhando a correspondência não será peça do processo, devendo ser descartado, anotando-se as informações

necessárias, referentes ao endereço do remetente. Entretanto, em casos de comprovação de datas de postagem, como licitações e

concursos de projetos, o envelope pode ser inserido como peça de um processo.

A correspondência não autuada seguirá as regras desta norma para ser registrada em sistema próprio e encaminhada à unidade de

destino.




A autuação de documentos classificados como “SECRETO”, “CONFIDENCIAL” ou “RESERVADO” será processada por servidor

com competência para tal, da mesma forma que os demais documentos, devendo, no entanto, as unidades de protocolo central

ou setorial, após a autuação, lacrarem o envelope do processo, apondo o número do processo, o órgão de destino e o carimbo

correspondente ao grau de sigilo.

Outros procedimentos importantes a serem observados pelos

funcionários de um protocolo são:

As mensagens e documentos resultantes de transmissão via fax não

poderão se constituir em peças de processo. Caso um fax chegue ao destino, o documento original deve chegar ao protocolo até cinco

dias úteis, para substituir o documento anterior;

Não serão autuados os documentos que não devam sofrer

tramitação, tais como convites para festividades, comunicação de

posse, remessa para publicação, pedido de cópia de processo, desarquivamento de processo e outros que, por sua natureza, não

devam constituir processo;

A prioridade na autuação e movimentação de processos deve

contemplar documentos caracterizados como urgentes. Em geral, a necessidade de urgência é determinada pela autoridade do órgão

em que originou o processo;

O processo deve ser autuado, preferencialmente, por um documento

original. Entretanto, ele pode ser autuado utilizando-se uma cópia de documento autenticada por um servidor do órgão ou por um

cartório. O servidor tem fé pública para autenticar documentos e fazer reconhecimento de firmas;

As peças e folhas do processo devem ser numeradas em ordem crescente, sem rasuras. O processo podem conter frente e verso, mas a

numeração deve ser feita apenas na frente da folha, nunca no verso. Um

carimbo próprio deve ser utilizado e aposto no canto superior direito da folha do processo.

A primeira folha do processo recebe o número 1. As outras folhas serão numeradas de forma sequenciada pelas unidades onde o processo

for tramitado. A capa do processo não pode ser numerada. Além disso, os documentos de formas e formatos diferenciados não podem ser partes

integrantes do processo, a não ser como anexos ou apensos.

O processo deve ser sempre iniciado pela unidade de protocolo.

Caso a numeração da página esteja rasurada, o funcionário deve apor um “X”, cobrindo toda a numeração, e colocar outra numeração de página

logo abaixo da que foi rasurada.




4.3. Juntadas por anexação e apensação

O processo pode sofrer juntadas por anexação ou apensação durante o curso de suas atividades. A juntada por apensação ocorre

quando um ou mais processos são juntados ao processo principal, em que corre a decisão a ser tomada. Não necessita ser o mesmo

interessado, mas os processos devem ter assuntos semelhantes a serem abordados. A juntada por apensação é feita assim:

Manter o processo principal superposto (em cima) dos demais processos com colchetes ou elásticos apropriados;

Manter as folhas de cada processo numeradas de forma independente. Não haverá renumeração de processos;

Inserir o Termo de Apensação na última folha do processo principal;

Registrar a juntada no sistema próprio.

Após a apensação, pode ocorrer a desapensação, que é a

separação de processos apensados, após o cumprimento das necessidades do processo principal. Assim, basta colocar o Termo de Desapensação

tanto na última folha do processo principal, quanto nos demais processos apensados.

A juntada por anexação acontece quando um ou mais processos são unidos definitivamente ao processo principal. O processo deve conter

o mesmo interessado, o mesmo assunto abordado. Os processos mais novos são unidos aos mais antigos. O procedimento da juntada por

anexação é diferente e os passos são os seguintes:

Colocar o processo a ser anexado ao processo principal no

mesmo grampo;

Inserir o Termo de Anexação na última folha do processo

principal, antes de renumerar as páginas;

Renumerar e rubricar as folhas do processo anexado, em

continuidade ao processo principal;

Registrar a juntada por anexação em sistema próprio

Não há desapensação ou qualquer tipo de separação de processos

anexados. Uma vez juntado por anexação, não há a possibilidade de ocorrer uma separação.




(CESPE – MPS – AGENTE

ADMINISTRATIVO 2009)

JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Para a formação de processo, o servidor deverá seguir a seguinte rotina:

prender toda a documentação dentro de uma capa, com colchetes,

seguindo uma ordem cronológica na qual os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto.

Comentários: Essa questão foi uma dureza para os candidatos que

enfrentaram essa prova. Porém, para nós, ela será fácil. Nós já comentamos que o processo deve ser preso dentro de uma capa pelo

servidor, com colchetes ou grampos, com uma ordem cronológica, em que os documentos mais antigos sejam os primeiros do conjunto. Então, o

item terá como resposta VERDADEIRO.

Resposta: VERDADEIRO.

4.4. Desentranhamento e desmembramento

Os dois termos referem-se à mesma atividade, o de retirar peças do processo. Porém, eles são diferentes nos procedimentos e eu explicarei

cada um deles.

O desentranhamento é a retirada de uma ou mais peças de um

processo para a formação de outros processos. Isto pode ocorrer a pedido do órgão ou de interessados do processo, após autorização, em despacho,

da autoridade competente.

A primeira peça não pode ser desentranhada. Após a retirada do

documento, uma cópia integral deve ser reposta ao processo e conservar a mesma numeração. No verso desta cópia, o Termo de

Desentranhamento deve ser inserido. O ideal é que a cópia seja autenticada pelo funcionário responsável.

Já o desmembramento é a retirada de várias peças do processo, para formar outro processo, após um despacho da autoridade

competente. O processo com as peças desmembradas conservará a

numeração original de suas folhas. No local onde foram retirados os documentos do processo principal, deverão ser inseridas as cópias

integrais e, no verso da última folha da cópia do processo principal, deve ser inserido o Termo de Desmembramento.




4.5. Formação de volumes

Os processos podem formar volumes, a partir do momento em

que formarem 200 folhas. Não pode exceder essa quantidade de forma alguma. Quando o processo principal alcançar esse número, deve ser

inserido o Termo de Encerramento de Volume. O novo volume é aberto a partir da inserção do Termo de Abertura de Volume, com uma

nova capa e continuando com o número de registro igual e com a numeração das páginas do processo anterior. Os volumes devem estar

unidos com um elástico apropriado e andar sempre em conjunto.

Os termos destacados em negrito e

utilizados nos procedimentos de

protocolo podem ser escritos à mão,

desde que tenham o mesmo conteúdo

proposto pela Portaria Normativa nº5

do MPOG. Em geral, as organizadoras

cobram as rotinas de cada

procedimento e não o conteúdo dos

termos.

5. MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

A classificação e a ordenação de documentos são etapas

complementares no tratamento técnico-arquivístico. Ambas caminham lado a lado e são fundamentais para que a informação desejada,

justamente naquele momento, esteja disponível para o usuário final.

A ordenação é uma etapa complementar à da classificação de

documentos. Algumas pessoas confundem os termos ordenação com arranjo. Isto não pode ocorrer, pois o primeiro trata-se de ordenar os

documentos de forma que eles sejam pesquisados com agilidade pelos usuários. E o segundo é um plano de classificação adequado aos arquivos

permanentes, cujo acervo já passou por todas as etapas da gestão de documentos.

A disposição física dos documentos que pode facilitar a pesquisa é decidida pela forma mais frequentemente procurada pelos usuários.

Nisso, o arquivista deve possuir a devida sensibilidade a esta demanda,

tendo em vista que a organização dos documentos deve atender às necessidades dos usuários. Depende também da composição do conteúdo




da documentação, pois pode ser adotada uma ou mais formas de ordenação que melhor atenda a área.

E estes critérios são complementares à etapa de classificação e são reunidos nos tão temidos métodos de arquivamento. Na realidade, eles

são necessários e importantíssimos para dispor os documentos. Padronizados ou básicos, tais métodos são facilitam a pesquisa da

informação. O documento está seguro se estiver bem classificado e bem ordenado.

A Marilena Leite Paes é uma das teóricas de maior respeito que domina bem esta parte de métodos de arquivamento. A obra dela é

referência aos arquivistas e demais profissionais que atuam na área. Tanto é que os princípios dela serão utilizados na explicação dos métodos

de arquivamento aqui nesta aula e são os mais cobrados em concursos. Vou expor bem aqueles que são mais cobrados em provas e os mais

utilizados na área. Conforme o sistema utilizado, ele pode ser:

Direto: quando a pesquisa ao documento é feita diretamente no acervo;

Indireto: quando a consulta ao documento é feita inicialmente por um código ou índice primeiro, para depois chegar ao objeto

desejado;

Semi-indireto: quanto há a utilização de um método alfa-numérico,

com a combinação de letras e números.

5.1. Método alfabético

O nome, seja construído por assunto, seja pela estrutura, seja pela função, é o principal elemento de busca deste método. A

organização dos dossiês ou pastas deve ser alfabética e de forma rigorosa. Podem existir notações abertas ou fechadas, com a indicação

do limite inicial (A, B, C, Ab, Ac...) ou do limite inicial e final (Aa-Ab; Ac-

Ad). As notações servem de guia ao usuário que deseja pesquisar o documento organizado por este método.

A vantagem deste método é que ele é simples, de busca rápida, fácil e barato. Entretanto não pode ser utilizado em acervos cujo

conteúdo possui restrição de acesso aos usuários, como o acervo de assentamentos funcionais, por exemplo. Como a consulta ao documento é

feita de forma direta, este cuidado serve para que nenhum usuário estranho à repartição saiba localizar um documento que não lhe diga

respeito, tendo em vista que tal informação deve ficar resguardada durante muitos anos.




O cuidado também é de utilizar o método em acervos imensos, para evitar erros na ordenação alfabética dos dossiês. Este método

possui muitos detalhes que deverão ser observados tanto pelo arquivista, quanto pelo usuário. As regras básicas de alfabetação são estas:

a) Pessoas físicas: o último sobrenome deve ser considerado e depois o prenome (o primeiro nome):

Os sobrenomes iguais ficam ordenados desta forma, privilegiando

a organização do prenome:

b) Sobrenomes compostos: com hífen ou não, eles não se separam. São

considerados como um sobrenome simples.

c) Sobrenomes formados com São, Santo e Santa repetem a mesma dinâmica do item anterior.

Francisco Alves

Vitor Andrade

Clayton Rodrigues

Alves, Francisco

Andrade, Vítor

Rodrigues, Clayton

Francisco Alves

Fernando Alves

Eduardo Alves

Alves, Eduardo

Alves, Fernando

Alves, Francisco

Heitor Villa-Lobos

Camilo Castelo Branco

Paulo Monte Verde

Castelo Branco, Camilo

Monte Verde, Paulo

Villa-Lobos, Heitor

Lucas Santa Maria

Pedro Santo Antônio

Valdo São João

Santa Maria, Lucas

Santo Antônio, Pedro

São João, Valdo




d) Abreviaturas de nomes: na classificação de nomes iguais, eles têm

precedência na organização.

e) Artigos e preposições: os artigos e preposições a, o de, d’, da, do, e,

um, uma, não são considerados na ordenação.

Os graus de parentesco serão considerados apenas quando

houver prenomes e sobrenomes iguais.

J. Silvestre

Joaquim Silvestre

Jaime Silvestre

Silvestre, J.

Silvestre, Jaime

Silvestre, Joaquim

Ana Luísa do Prado

Pedro de Lara

Julião da Cruz

Sônia d’Albuquerque

Lucas Silva e Sousa

Albuquerque, Sônia d’

Cruz, Julião da

Lara, Pedro de

Prado, Ana Luísa do

Sousa, Lucas Silva e

José Barbosa Sobrinho

Luís Felipe de Almeida Júnior

Joaquim Maria Machado Filho

Almeida Júnior, Luís Felipe de

Barbosa Sobrinho, José

Machado Filho, Joaquim Maria

José Barbosa Sobrinho

José Barbosa Neto

José Barbosa Filho

José Barbosa Júnior

Barbosa Filho, José

Barbosa Júnior, José

Barbosa Neto, José

Barbosa Sobrinho, José




f) Títulos: são colocados após o nome completo, entre parênteses, e não

são considerados na regra de alfabetação.

g) Nomes estrangeiros: possuem a mesma regra de alfabetação dos

nomes brasileiros. O último nome é considerado, com exceção dos

nomes orientais e espanhóis.

h) Partículas de nomes estrangeiros: Devem ser consideradas caso elas

sejam maiúsculas.

i) Nomes espanhóis: O penúltimo sobrenome deve ser considerado, pois

é o sobrenome paterno.

Presidente Humberto Castelo

Branco

Ministro César Peluso

Dr. Lídio Toledo

Castelo Branco, Humberto

(Presidente)

Peluso, César (Ministro)

Toledo, Lídio (Dr.)

Frank Sinatra

George Benson

Ozzy Osbourne

Marie Curie

Benson, George

Curie, Marie

Osbourne, Ozzy

Sinatra, Frank

Peppino di Capri

Maria Sylvia Zanello Di Pietro

Scarlet O’Hara

Capri, Peppino di

Di Pietro, Maria Sylvia Zanello

O’Hara, Scarlet

Roberto Gomez Bolaños

Ramon Valdes y Castillo

Ruben Aguirre Fuentes

Aguirre Fuentes, Ruben

Gomez Bolaños, Roberto

Valdez y Castillo, Ramon




j) Nomes orientais e árabes: são ordenados em sua integridade, sem

serem desmembrados.

k) Instituições públicas e privadas: apenas os nomes são considerados,

colocando as partículas, tais como artigos e preposições, entre

parênteses.

l) Eventos em geral: congressos, seminários, simpósios, entre outros,

são ordenados por extenso. As numerações e quaisquer outras

partículas semelhantes deverão estar entre parênteses.

Kim Sun-il

Tomie Otakie

Kim Sun-il

Tomie Otakie

Associação Brasiliense de

Arquivologia

Câmara dos Deputados

Senado Federal

Fundação Nacional do Índio

Famiglia Mancini

Associação Brasiliense de

Arquivologia

Câmara dos Deputados

Famiglia Mancini

Fundação Nacional do Índio

Senado Federal

I Congresso Nacional de

Arquivologia

17º Simpósio de Direito

Administrativo Brasileiro

Sexto Encontro Nacional de

Estudantes de Geologia

Congresso Nacional de Arquvologia

(I)

Encontro Nacional de Estudantes de

Geologia (Sexto)

Simpósio de Direito Administrativo

Brasileiro (17º)




m) Nomes conhecidos: a critério do arquivista, tanto o nome conhecido,

quanto o nome completo podem ser utilizados. Se o critério do nome

conhecido for escolhido, a remissiva deve ser feita.

As remissivas devem ser feitas nos nomes completos:

Em qualquer método de arquivamento, a ordenação pode ser letra

por letra ou palavra por palavra. Se o arquivista escolhe um critério, o

outro deve ser excluído, para que haja padronização.

Mont Blanc

Monteiro

Montenegro

Montevergine

Mont Blanc

Monte Sinai

Monteiro

Montenegro

Renato Aragão

Regina Leclèry

Machado de Assis

Chico Anysio

Anysio, Chico

Aragão, Renato

Assis, Machado de

Leclèry, Regina

Antônio Renato Aragão

Regina Maria Rosemburgo Leclèry

Joaquim Maria Machado de Assis

Francisco Anysio de Paula Filho

Aragão, Antônio Renato

Leclèry, Regina Maria Rosemburgo

Assis, Joaquim Maria Machado de

Paula Filho, Francisco Anysio de

Ordenação letra por letra. Os

espaços entre as palavras são

desconsiderados e as palavras são

ordenadas por letras.

Ordenação palavra por palavra.

Neste caso, as palavras com espaço

são precedentes na ordenação

alfabética entre aquelas que não as

possuem.




No método alfabético, existem outros tipos de ordenação que

devem ser consideradas pelo arquivista, como a ordem dicionária e a

ordem enciclopédica.

Humoristas masculinos

Carlos Villagrán

Mussum

Ramón Valdes

Renato Aragão


Humoristas femininos

Fafy Siqueira

Heloísa Perissé

Maria Antonieta de Las Nieves

Talita Carauta

Agora, este exemplo foi montado com nomes em ordem dicionária,

levando apenas em consideração a ordenação alfabética.

Carlos Villagrán

Fafy Siqueira

Heloísa Perrissé

Maria Antonieta de Las Nieves

Mussum

Ramón Valdes

Renato Aragão


Ordem enciclopédica: os nomes são

ordenados por títulos gerais e

dispostos alfabeticamente.

Ordem dicionária: os nomes são

ordenados alfabeticamente, sem um

título comum entre eles.




Talita Carauta

5.2. Método Geográfico

Sistema direto de ordenação de documentos, de acordo com a procedência do acervo ou das peças documentais. Este método é fácil de

ser manuseado e permite ao usuário buscar os documentos com rapidez. A atenção a ser dada é no momento da referência à documentação, que

deve ser feita com, no mínimo, duas localidades.

A ordenação pode ser feita por:

Estado, cidade e correspondente: a organização deve ser feita primeiro pelo Estado, segundo pela cidade e, por fim, pelo documento

solicitado. As capitais terão precedência sobre as cidades, mesmo que elas não estejam em ordem alfabética.

Estado Cidade Correspondente

Amapá Macapá Barbosa Sobrinho,

José

Amazonas Tefé Alves, Fernando

Distrito Federal Brasília (capital) Alves, Eduardo

São Paulo São Paulo

(capital)

Mendes, Luís

Pereira

São Paulo Bragança Paulista Braga, Edgar Luís

Cidade, Estado e correspondente: a cidade terá preferência na ordenação alfabética, mesmo que seja uma capital. Desta forma,

primeiro, organiza-se a cidade, depois o Estado e, em seguida, o documento correspondente.

Cidade Estado Correspondente

Bragança Paulista São Paulo Braga, Edgar Luís

Brasília Distrito Federal Alves, Eduardo

Macapá Amapá Barbosa Sobrinho,

José

São Paulo São Paulo Mendes, Luís Pereira

Tefé Amazonas Alves, Fernando




Países, capitais e correspondentes: organiza-se primeiro o país,

segundo a capital e a cidade, caso exista, e em seguida o documento

correspondente.

País Cidade ou

capital

Correspondente

Brasil Distrito Federal (capital)

Alves, Roselene Candida

Brasil Bragança Paulista Braga, Edgar Luís

Espanha Madrid (capital) Fernández Abad, Angelines

México Cidade do México (capital)


México Ciudad Juarez Valdes y Castillo,

Ramón

Portugal Lisboa (capital) Manoel, Abílio

5.3. Método Numérico

O método numérico requer um sistema indireto de busca aos

documentos e o principal elemento de busca do documento é o número, que se encontra no conteúdo documental. A metodologia é simples e pode

ser adotada pelas seguintes formas:

a) Numérico-cronológico: os documentos são ordenados a partir da

data de elaboração dos documentos. Em geral, a ordem é decrescente. Em geral, é aplicado em documentos textuais de mesma

espécie, como ofícios, memorandos, cartas, entre outros. Exemplo: Dossiê Memorandos; Agosto a Outubro de 2011.

b) Númérico simples: a ordenação dos documentos é feita a partir do número de cada peça documental. A Marilena Leite Paes explica um

exemplo que raramente é utilizado nos dias de hoje, então não vou

entrar em minúncias. Em geral, é feita em ordem decrescente também, devido à produção documental. Os dossiês podem conter

uma abrangência entre o números, como por exemplo, ofícios nº0 a 200.

c) Dígito-terminal: este método é utilizado quando o elemento de busca for, em geral, números com vários dígitos. Para facilitar o

aprendizado, vamos citar os números de matrícula dos servidores.




A leitura de um número é feita da direita para a esquerda. Se, por exemplo, tivermos o número 230.361, ele será organizado assim: 23-03-

61 e será lido da direita para a esquerda. O número 61 é primário; o 03, secundário; e o 23, terciário. Assim, este dossiê será acondicionado nas

pastas terminadas em 61, em caixas finalizadas em 03 e nas estantes do grupo 23.

A leitura não é habitual ao usuário, mas tal método é adequado em acervos cuja busca é feita por grandes números. As matrículas dos

servidores é um exemplo.

A ordenação dos documentos deve ser sempre pelo grupo

primário, ou seja, pelo último número. NUNCA deve ser feito pelo grupo terciário ou secundário primeiro, a não ser que existam dígitos iguais.

Vejamos os exemplos abaixo.

Matrícula Ordenação correta

051438 05-14-38

128763 28-76-50

287650 14-03-57

160557 16-05-57

140357 12-87-63

240681 24-06-81

d) Métodos duplex, decimal e bloco canadense: estes

métodos são utilizados atualmente nos planos de classificação

e não nos métodos de arquivamento. E eles foram explicados

nas últimas aulas. A orientação correta destas numerações é

manter a ordem crescente, para que a busca dos dossiês seja

rápida aos usuários.

e) Unitermo ou indexação coordenada: este método é empregado

desde 1950 e foi desenvolvido por Mortimer Taube nos Estados

Unidos. A aplicação deste método é feita em arquivos especiais ou

especializados, em razão do suporte não tradicional.

O método é aplicado aos documentos de acordo com a entrada

deles no arquivo. Atribui a cada peça documental um número em ordem

crescente, assinalado de forma visível. Cada documento possui uma ficha-

índice, com palavras-chave sobre cada documento, tendo em vista o

suporte diferenciado.




Cada ficha-índice possui uma numeração, que é o controle de

entrada de cada documento no acervo. Neste caso, o fim de cada número

entra nas colunas de 0 a 9, como neste exemplo:

30 – Coluna 0

72 – Coluna 2

45 – Coluna 5

E desta forma, as fichas são organizadas em uma tabela com as

colunas. Cada tabela é oriunda de uma proveniência distinta. Por

exemplo, vamos montar uma tabelinha sobre as fotografias de um

Congresso:

Congresso Nacional de Arquivologia (I)

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 21 32 45 27

30 41 72 65

Notamos que a ordem aplicada não é a numérica, mas sim a do

fim de cada número de entrada do acervo.

5.4. Método ideográfico

O método ideográfico é a adoção de assuntos como critério de

entrada na ordenação dos documentos. Tal metodologia pode ser utilizada a partir da ordenação dicionária ou enciclopédica dos documentos.

Também podem ser adotados os métodos duplex, decimal ou o bloco canadense, caso adote o assunto.

A adoção deste método, como já abordei antes, requer muito cuidado do arquivista responsável, pois nem sempre um assunto pré-

concebido pode abranger a gama de documentos que podem ser abordados. Ou pode acontecer o pior, existirem dois assuntos para o

mesmo documento. Isso acontece muito, por isso nem sempre se

recomenda utilizá-lo em acervos grandes.

5.5. METODOS PADRONIZADOS DE ARQUIVAMENTO

5.5.1. Método Variadex




Acreditem ou não, existem métodos padronizados de arquivamento e são cobrados em provas. Um dos métodos o qual vou abordar é o

método variadex. Criado pela empresa Remington Rand, este método é a fusão de cores e letras para facilitar a busca pelos usuários.

Os arquivistas utilizam as cores no cotidiano para tornar o arquivo como um objeto fácil de ser pesquisado pelo usuário e de ser tratado. Este

método possui cinco cores:

Letras Cores

A, B, C, D e abreviações Ouro

E, F, G, H e abreviações Rosa

I, J, K, L, M, N e abreviações Verde

O, P, Q e abreviações Azul

R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e

abreviações

Palha

Em seguida, após a ordenação dos nomes de entrada, o arquivista

ou o técnico deve escolher a cor a partir da segunda letra e nunca na primeira letra. Vamos aos exemplos dos nomes dos meus humoristas

favoritos, para facilitar a compreensão:

Nome Entrada Cor

Chico Anysio Anysio, Chico Verde

Roberto Gomez

Bolaños

Aragão, Renato Palha

Ramon Valdes y Castilho


Azul

Carlos Villagrán Eslava

Valdes y Castillo, Ramón

Ouro

Renato Aragão Villagrán Eslava,

Carlos

Verde

Eu destaquei a cor da segunda letra do nome de entrada, para que vocês compreendam que é ela que escolhe a cor desejada.

Este método é muito bacana, pois evita o arquivamento incorreto

de documentos e torna-se como elemento de busca dos documentos. Se




eu quero um dossiê da cor verde, eu sei que ele abrange as letras contidas na tabela do método variadex.

Na atualidade, os métodos de arquivamento e os planos de classificação costumam usar cores, para que a pesquisa torne-se mais

rápida ao usuário. O Código de Classificação do Conarq, por exemplo, adotou as cores amarelo e vermelho para as classes 000 e 900,

respectivamente. E cada órgão atribui uma cor aleatória para cada classe, para as abrangidas pelos números 100 e 800.

As pastas miscelânea ou diversos é

abordada pela autora em vários

métodos, mas não é utilizada pela

técnica arquivística, justamente para

evitar que os documentos sejam

arquivados sem um critério adequado

de ordenação. Por este motivo, não é

aconselhado o seu uso no cotidiano de

um arquivo, muito menos abordei nos

tópicos da aula.

QUESTÕES COMENTADAS

JULGUE OS ITENS A SEGUIR:

1. (CESPE – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) JULGUE O ITEM A

SEGUIR:

Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização,

a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e

de uso frequente.

Comentários: como estudamos, o arquivo corrente fica próximo da unidade de trabalho. Em geral, ele está localizado em todos os setores,

cuja documentação é consultada com frequência e possui valor primário. A restrição de acesso também é uma característica do arquivo corrente,

em que é direcionada ao produtor ou ao usuário da área. Neste caso, o item é VERDADEIRO.

Resposta: VERDADEIRA.

Creison

Realce




2. (CESPE – MPU – TÉCNICO ADMINISTRATIVO) JULGUE O ITEM A SEGUIR:

Dada a importância da preservação dos documentos que compõem o arquivo corrente de determinado setor de trabalho, recomenda-se o

arquivamento desses documentos em local afastado do referido setor.

Comentários: os arquivos correntes, em geral, devem estar próximos

dos usuários potenciais, de forma que a informação necessária esteja sempre à disposição a qualquer hora. Neste caso, a recomendação correta

é que o acervo esteja próximo do setor de trabalho. Raríssimos são os casos de arquivos correntes longe do setor de trabalho, em função do tipo

de informação a ser preservado, como os assentamentos dos servidores. Neste caso, o item apresentado possui como resposta FALSA.

Resposta: FALSA.

3. (CESPE – PF – Escrivão de Polícia, 2009) JULGUE O ITEM A SEGUIR:A teoria dos valores de documentos, concebida por Schellenberg, apesar

da sua importância para a avaliação de documentos, não permite definir se o documento é da fase corrente, da intermediária ou da

permanente.

Comentários: estudamos, de forma exaustiva, o estabelecimento dos valores dos documentos, que é fundamental para um programa de gestão

de documentos. Verificamos que a fase primária refere-se às idades corrente e intermediária, enquanto a fase secundária identifica a idade

permanente. O item apresentado pelo Cespe contradiz o que estudamos anteriormente, então a alternativa é FALSA.

Resposta: FALSA.

4. (CESPE – ESCRIVÃO DE POLÍCIA – 2009) Documentos de arquivo

produzidos ou recebidos por uma instituição pública ou privada, com valor administrativo, legal ou fiscal, considerados como parte do

arquivo intermediário dessa instituição, são também considerados de valor secundário.

Comentários: O valor secundário reflete aqueles valores além dos quais foram previstos para a criação dos documentos. Já o valor primário reflete

os documentos produzidos com razão administrativa, legal ou fiscal, que são os valores imediatos. Neste caso, o item é FALSO.

Resposta: FALSO.




5. (CESPE – MPS – AGENTE - 2009) Fase corrente é a fase em que os documentos estão ativos, em curso ou que, mesmo sem

movimentação, ainda são muito consultados pela administração e, por isso, são conservados junto aos órgãos produtores.

Comentários: o arquivo corrente possui esta definição do item. Os

documentos são ativos e frequentemente consultados, mesmo que não haja movimentação deles na instituição. Eles são conservados junto aos

órgãos produtores, tendo em vista a necessidade de consulta pelo usuário. Neste caso, o item é VERDADEIRO.


6. (CESPE – TSE – TÉCNICO JUDICIÁRIO – 2006) Assinale a

alternativa correta:

A ordenação alfabética de documentos ou de dossiês é uma das possibilidades para a disposição de documentos em um arquivo. Nesse

sentido, julgue as propostas de ordenação alfabética apresentadas nos

itens abaixo.

I - Campos, Milton de Sousa Ferreira, André

Muller, Paul Sousa, Antônio José

II - Almeida, Pedro de

Almeida Filho, João Almeida São Paulo, Carlos

Braga Sobrinho, Antônio

III - I Conferência de Gestão de Documentos Quarto Workshop sobre Avaliação

Segundo Congresso Nacional de Arquivologia

Terceiro Seminário sobre Preservação de Documentos

Assinale a opção correta. A Apenas um item está certo.

B Apenas os itens I e II estão certos. C Apenas os itens I e III estão certos.

D Todos os itens estão certos.

Comentários: Que casca de banana! Vamos analisar item por item?

Item I: Correto. A ordenação foi feita conforme a regra, isolar o último

nome e ordená-los em ordem alfabética;




Item II: Incorreto. Embora os sobrenomes tenham sido separados corretamente, a ordem alfabética está incorreta. O terceiro deveria ser o

“Braga Sobrinho, Antônio” e depois o “São Paulo, Carlos”;

Item III: Incorreto. Todos os itens deveriam ser corrigidos. O primeiro deveria ser “Congresso de Gestão de Documentos (I)”. O segundo,

“Workshop sobre Avaliação (Quarto)”. O terceiro, “Congresso Nacional de Arquivologia (Segundo)”. E o último, “Seminário sobre Preservação de

Documentos (Terceiro)”. E em seguida, cada item seria colocado em ordem alfabética.

Neste caso, apenas um item está correto.

Resposta: LETRA “A”

7. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. Quando os objetivos pelos quais os documentos

foram acumulados se aproximam daqueles que determinam a consulta a que estão sujeitos, em razão da vigência de seus dispositivos ou dos

interesses imediatos que a eles se associam, temos os chamados

(A) arquivos de custódia e centros de processamento de dados. (B) centros de documentação e de memória.

(C) arquivos centrais e regionais. (D) arquivos correntes e intermediários.

(E) arquivos intermediários e permanentes.

COMENTÁRIOS: Nós já estudamos com profundidade os conceitos referentes aos arquivos correntes e intermediários. Em geral, os

documentos são acumulados em razão de seus interesses imediatos e

determinam a frequência pela qual eles são consultados. Neste caso, a resposta certa é a letra D.

Resposta: LETRA “D”.

8. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). Julgue o item a seguir: A expressão unidade protocolizadora identifica qualquer unidade

organizacional, sendo irrelevante seu nome ou posição na hierarquia do órgão, desde que, entre suas competências, exista a de autuar/numerar

processos e(ou) documentos.

Comentário: a questão pode envolver uma certa polêmica, por afirmar que é irrelevante a posição hierárquica do protocolo na organização. Em

geral, o protocolo está subordinado ao órgão de documentação, mas não




são todos as organizações que agem assim. O que importa aqui é o candidato identifique o conceito-chave da questão: o protocolo é a

unidade responsável pela entrada e saída de documentos, além de autuar e numerar processos ou documentos. Neste caso, a resposta é

VERDADEIRA.


9. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. O principal instrumento de destinação de

documentos é:

(A) o guia de fundos. (B) a tabela de equivalência.

(C) a tabela de temporalidade.

(D) o plano de classificação. (E) o inventário topográfico.

Comentários: a questão é muito simples. Expliquei que a destinação é

uma atividade relacionada à decisão de encaminhar os documentos à eliminação ou à guarda permanente. E neste caso, tal decisão é reforçada

pela tabela de temporalidade, que é um instrumento de apoio para executar a avaliação dos documentos. Neste caso, o item correto é a letra

“C”.

Resposta: Letra “C”.

10. (FCC – CÂMARA DOS DEPUTADOS – 2007) Assinale a alternativa correta. A principal atribuição da Comissão de Avaliação

é:

(A) estabelecer a temporalidade dos documentos da instituição. (B) atender à consulta de agentes administrativos e de pesquisadores.

(C) programar ações educativas e de difusão do acervo. (D) elaborar instrumentos de controle e de acesso ao arquivo

intermediário. (E) proceder ao registro e classificação dos documentos produzidos e

recebidos pela Câmara.

Comentários: A Comissão Permanente de Avaliação é uma equipe de

caráter interdisciplinar, com o objetivo de discutir e estabelecer a temporalidade dos documentos arquivísticos. Neste caso, o item

correto é a letra A.

Resposta: Letra “A”.




11. (ESAF – SRH – Arquivista, 2006) Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandes agrupamentos de documentos, estamos

falando de:

a) Classificação funcional. b) Classificação por assuntos.

c) Classificação decimal. d) Classificação organizacional.

e) Classificação temática.

Comentários: nós estudamos com profundidade os três tipos de classificação que podem ser adotadas pelas organizações. Quando a

estrutura organizacional é a base de um plano de classificação, nós nos

referimos à classificação organizacional ou estrutural. Desta forma, o item correto é a Letra D.

Resposta: LETRA D.

12. (ESAF – SRH – Arquivista, 2006) Há três elementos principais a

serem considerados na classificação de documentos públicos; assinale a opção correta.

a) Função, organização e assunto.

b) Conteúdo, estrutura e função. c) Atividade, conteúdo e assunto.

d) Estrutura, assuntos e competência. e) Atribuição, conteúdo e rotina.

Comentários: estudamos na classificação que os elementos que podem ser utilizados para elaborar um plano são a função, a estrutura

organizacional e o assunto. E verificamos que a função é a que permite uma aplicação melhor do plano de classificação ao acervo. Nesta questão,

verifica-se que o termo organização é semelhante à estrutura organizacional. Neste caso, o item correto é a letra A.

Resposta: Letra A.

13. (AUTORIA PRÓPRIA) JULGUE AS AFIRMATIVAS A SEGUIR:

Vestuário Masculino

Bermudas

Calças




Camisas Camisetas

Meias

Feminino Bermudas

Calças Camisetas

Camisas Meias

Saias

a) O método de classificação utilizado no exemplo acima é o dicionário. b) Dentre cada divisão, não necessita organizar os itens em ordem

alfabética.

COMENTÁRIOS: Inseri um exemplo interessante sobre os métodos de

arquivamento dicionário e enciclopédico. O item a) é ERRADO, pois a metodologia utilizada é o enciclopédico. E o item b) é ERRADO, pois

dentre cada divisão, torna-se necessário organizar os itens em divisões alfabéticas.

RESPOSTA: Todos os itens errados.

14. (AUTORIA PRÓPRIA – MODELO CESPE) A partir da Portaria 656, de

10 de setembro de 2009, o Conselho da Justiça Federal torna-se o órgão gestor dos documentos do Poder Judiciário Federal.

COMENTÁRIOS: o Cespe pode cobrar uma questão destas e confundir a

cabeça de vocês. Quem realiza a Gestão de Documentos no Poder

Judiciário Federal é o Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Logo, o item é ERRADO.

RESPOSTA: ERRADO.

15. (AUTORIA PRÓPRIA – MODELO CESPE) Ressalvados os casos de

sigilo previstos em Lei, cabe à Justiça pelo patrimônio documental e propiciar o acesso a ele, de modo a assegurar o direito à informação,

garantido pela Constituição Federal.

COMENTÁRIOS: O item em questão é CORRETO. Existem casos de sigilo previstos pela Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011) e as que

estão previstas no Direito Processual Civil e Penal, os famosos casos de segredo de justiça. E o direito à informação é fundamentado

primariamente pela Constituição Federal.




RESPOSTA: CORRETO.

16. (CESPE – STM – 2011) Os órgãos do Poder Judiciário integram o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo na qualidade de órgãos

setoriais.

COMENTÁRIOS: O item está errado, pois não há previsão legal de órgãos setoriais do Poder Judiciário. O dec. 4073/2002 prevê tais órgãos como

centrais.

RESPOSTA: ERRADO.

QUESTÕES PROPOSTAS

JULGUE OS ITENS A SEGUIR:

1. (CESPE – MS – AGENTE – 2008). As atividades de protocolo são de responsabilidade dos arquivos centrais ou gerais.

2. (CESPE – MS – ANALISTA - 2010). Nos órgãos ou instituições

públicas, protocolo é geralmente o setor encarregado de atividades como recebimento, expedição, registro, distribuição e controle da

movimentação de documentos em trâmite.

3. (CESPE – MS – ANALISTA - 2010). Os documentos de valor mediato poderão ser eliminados após a realização do registro

interno, em termo de eliminação de documentos, e a divulgação de tais registros por meio da publicação da listagem de eliminação de

documentos.

4. (CESPE – PF – ESCRIVÃO – 2009) O protocolo é a porta de entrada e de saída dos documentos de uma instituição e, por suas

características, faz parte das atividades dos arquivos correntes.

5. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009) Denomina-se juntada o

procedimento de abertura ou formação do processo.

6. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). O processo é formado por um documento ou conjunto de documentos que exigem um estudo mais

detalhado, com despachos, pareceres técnicos, anexos ou instruções

para pagamento de despesas. Precisa ser protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.




7. (CESPE – MPS – AGENTE – 2009). Ao receber a correspondência, o servidor deverá proceder à abertura do envelope, observar se a

assinatura é do próprio remetente, de representante legal ou procurador. Nesse caso, deverá estar anexado o Instrumento de

procuração.

8. (CESPE – MS – AGENTE – 2008). O recebimento e a expedição dos documentos em um órgão público são tarefas realizadas pelo

protocolo.

ASSINALE A ALTERNATIVA CORRETA:

9. (CESGRANRIO – TÉCNICO – BNDES – 2008). No mundo

moderno, a informação analisada adquire enorme valor como um recurso caro, de poder, e que é esgotável. Em uma instituição

privada ou pública, é necessário identificar as informações que devem ser preservadas, classificadas, compartilhadas ou

resguardadas. Assim, alguns métodos de arquivamento são basicamente codificações para o acesso às informações contidas nos

documentos, pois somente a partir de um índice remissivo é possível recuperar documentos em sistemas indiretos, como no

método:

(A) alfabético. (B) geográfico.

(C) enciclopédico. (D) dicionário.

(E) numérico.

10. (CESGRANRIO – TÉCNICO DE ARQUIVO – BNDES – 2008) Os dossiês do Departamento de Pessoal do Banco Valparaíso estão

completamente desorganizados, e vários usuários desse departamento precisam de informações vinculadas às suas vidas funcionais. Sabe-se

que somente por meio dos dossiês será possível recuperar as informações que não estão disponíveis em nenhum outro suporte.

Uma sugestão para a organização da documentação citada é utilizar o método alfabético, seguindo as regras de alfabetação. Dessa forma, as

pastas dos funcionários com os seguintes nomes: (1) Jorge Alberto da Silva Neto; (2) Robson Ferreira de Marcedo ; (3) Dr. Moysés Souza

Fraga Sobrinho, (4) Professora Georgete Alves da Silveira e (5) Deputado João de Macedo Filho terão a seguinte ordenação:

(A) 1,5,4,2,3

(B) 1,3,2,5,4




(C) 2,5,3,4,1 (D) 3,5,2,1,4

(E) 3,2,5,4,1

11. (SRH – ARQUIVISTA – 2006) Com relação aos métodos de arquivamento, julgue os itens apresentados.

( ) O método de arquivamento é determinado pela natureza dos

documentos a serem arquivados. ( ) O método numérico simples tem ampla aplicação nos arquivos

especiais e especializados. ( ) Uma das vantagens do método numérico cronológico é permitir maior

grau de sigilo. ( ) O método alfabético é um método direto que dispensa índices

auxiliares para a localização dos documentos.

A quantidade de itens corretos é igual a

a) 0. b) 1.

c) 2. d) 3.

e) 4.

12. (FCC – Arquivista – Câmara dos Deputados, 2007) Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas, funções e

atividades da entidade produtora visam a distribuir os documentos de um arquivo. Essa definição corresponde a:

a) Ordenação.

b) Sistema de arquivamento.

c) Macro-avaliação. d) Classificação.

e) Avaliação funcional.

13. (VUNESP – BNDES – 2002) O nome do propositor e do sistema, formulado no séc XIX, que teve fundamental importância no

arquivamento temático é:

(A) Elio Lodolini – vincolo archivistico informazionale. (B) Hilary Jenkinson – official custody.

(C) Jean Mabillon –provenance archivistique. (D) Melvil Dewey – decimal classification.

(E) Natalis de Wailly – respect des fonds.

14. (STM – CESPE – 2010) O ciclo vital dos documentos é composto

pelas seguintes fases: criação/aquisição (os documentos surgem no




sistema de informação organizacional ao serem criados ou recebidos), captura (os documentos são armazenados no sistema e organizados),

uso (os documentos devem estar acessíveis) e eliminação (após cumprirem a vigência, os documentos devem ser eliminados).

15. (STM – CESPE – 2010) A operação de entrada de um conjunto de documentos públicos em um arquivo permanente, com competência

formalmente estabelecida, é denominada recolhimento.

16. (STM – CESPE – 2010) As atividades do protocolo podem incluir

recebimento de documentos, classificação, registro, distribuição e

acompanhamento da tramitação.

17. (STM – CESPE – 2010) A fase de utilização refere-se às atividades

de controle, organização e acesso a documentos em fase corrente, incluindo-se arquivamento, recuperação e descarte de documentos e

Informações.

18. (STM – CESPE – 2010) Gestão de documentos é o sistema de

controle sobre a produção e manutenção de documentos nas fases corrente e intermediária, por meio de registros, listagens, índices e

planos de arquivamento.

19. (STM – CESPE – 2010) Na fase de produção, o arquivista pode, entre outras atividades, sugerir a criação ou extinção de modelos,

formulários, cópias ou vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos; e participar da seleção de recursos humanos para

área arquivística.

20. (AUTORIA PRÓPRIA – MODELO CESPE) A instituição do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário

(Proname) pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) tem como principal objetivo implantar uma política nacional de gestão documental e de

preservação da memória dos diversos órgãos do judiciário brasileiro.

21. GABARITO

1. E




2. C

3. E

4. C

5. E

6. C

7. C

8. C

9. E

10. D

11. D

12. D

13. D

14. E

15. C

16. C

17. E

18. E

19. C

20. C

21.

aula 01 roselene candida

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