assembleia distrital 2011. clubes eficazes procuram alcançar o objetivo de rotary

Assembleia Distrital 2011

Clubes eficazes procuram alcançar

o Objetivo de Rotary

• Objetivos do Rotary

• PRIMEIRO: Desenvolvimento do companheirismo como elemento capaz de proporcionar oportunidades de servir.

• SEGUNDO. O reconhecimento do mérito de toda ocupação útil e a difusão das normas de Ética Profissional.

• TERCEIRO. A melhoria da comunidade pela conduta exemplar de cada um na sua vida pública e privada.

• QUARTO. A aproximação dos profissionais de todo o mundo, visando a consolidação das boas relações, da cooperação e da Paz entre as Nações.

Responsabilidades

do

PresidentePrevistas no Manual do Presidente,

Estatuto do Clube eRegimento Interno

Responsabilidades do Presidente• Cadastrar-se no Acesso ao Portal em www.rotary.org para obter os

dados administrativos do clube divulgados pelo RI.

• Certificar-se de que o secretário e tesoureiro cadastraram-se no Acesso ao Portal para que possam manter atualizados os dados sobre o quadro social do clube.

• Dedicar-se ao alcance das metas do clube, definidas para o ano do seu mandato, cuidando para que todos os sócios estejam bem informados sobre o processo e nele envolvidos.

• Incentivar a comunicação entre os presidentes de comissão de clube e os presidentes de comissão distrital.

Responsabilidades do Presidente• Presidir todos os encontros do clube

• Certificar-se de que todos os encontros sejam cuidadosamente planejados.

• Transmitir informações importantes aos sócios.

• Oferecer aos sócios oportunidades regulares de companheirismo.

• Preparar-se para os encontros do clube e distrito e incentivar a participação dos sócios em tais eventos.

• Preparar-se para as reuniões mensais do conselho diretor do clube.

• Participar da Conferência Distrital e de outros encontros do distrito, e certificar-se de que o clube esteja representado nestes eventos.

Responsabilidades do Presidente

• Preparar a visita oficial do governador de distrito.

• Apresentar aos sócios antes da conclusão do mandato um relatório completo sobre a situação do clube.

• Reunir-se com o presidente eleito antes de deixar o cargo.

• Programar uma reunião do conselho diretor entrante com o conselho diretor atual.

Responsabilidades do Presidente

• O ano do mandato• Avaliar as metas do clube.• Assegurar que cada comissão tenha um plano para o

ano.• Liderar as reuniões do clube.• Incentivar a participação nos encontros distritais e de

clube.• Trabalhar com os líderes distritais e de clube para

garantir continuidade administrativa.• Garantir o cumprimento das Normas Distritais de

Proteção ao Jovem.

Responsabilidades

do

Secretário

Previstas no Manual do secretário, Estatuto do Clube eRegimento Interno

responsabilidades do Secretário

• Manter atualizada a lista de sócios.

• Registrar o número de sócios presentes na reunião.

• Promover mensalmente a taxa de assiduidade ao clube e distrito logo após a última reunião do mês, ou seja, enviar o Relatório mensal de frequência ao Governador de Distrito.

• Expedir comunicados das reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões.

• Lavrar e arquivar as atas de reuniões do clube, do conselho diretor e das comissões.


• Enviar ao RI:• Relatórios semestrais de sócios (em 1º de julho e 1º janeiro).

• Relatórios de quotas rateadas referente aos sócios representativos, veteranos e por serviços anteriores eleitos para o quadro social no primeiro e segundo semestre.

• Informações ao secretário geral de RI: Alteração do Quadro Social – Relatórios de Novos Sócios e Relatórios de Baixa de Sócios.


• Enviar ao RI o pagamento das quotas rateadas e o relatório referente aos sócios (exceto sócios honorários) admitidos em julho, agosto e setembro.

• Logo em seguida à reunião anual preencher o “Relatório dos Dirigentes de Rotary Club”, recebido em outubro, enviando-o à sede do RI, ao governador atual e ao governador eleito, com cópia para seus próprios arquivos.


• É necessário que o “Formulário de Dados dos Dirigentes de Rotary Club” seja recebido na sede mundial até 31 de dezembro para garantir a inclusão das informações nele contidas na próxima edição do Official Directory. Se o documento não chegar até esta data, poderá ocorrer de os dados dos dirigentes atuais aparecerem novamente na edição seguinte.


• Acesso ao Portal. Através do Acesso ao Portal, em www.rotary.org.br , rotarianos podem executar tarefas rotárias on-line, o que facilita o gerenciamento do clube e garante que os registros no Rotary sejam mantidos atualizados.

• O presidente e o secretário do clube têm privilégio de acesso às funções dministrativas:

http://www.rotary.org.br/

Responsabilidades

do

Tesoureiro

Previstas no Manual do tesoureiro, Estatuto do Clube eRegimento Interno

Responsabilidades do tesoureiro

• Administração de fundos

• Coleta e envio de quotas e taxas (Per Capta Distrital e de RI)

• Envio de relatório sobre a situação financeira do clube

• Trabalho com a Fundação Rotária

• Elaboração de orçamento

• Treinamento de seu sucessor

É recomendável que trabalhe com seu antecessor antes

de iniciar o mandato de forma a estar melhor preparado quando assumir o cargo.


Certifique-se de fazer perguntas como as seguintes:

• Como as contas bancárias são estabelecidas?

• Como os sócios pagam as quotas?

• O clube tem dívidas?

• Como foi elaborado o orçamento do próximo ano?

• Como as verbas são alocadas às comissões do clube?

• Que sistema contábil é usado para o registro fiscal? Como os registros financeiros são mantidos?

• Que documentos precisam ser passados ao conselho diretor do clube, distrito, RI ou governo local (por exemplo, emendas no regimento interno, pagamento de impostos, etc.)?


• Receber mensalidades• Fazer Previsão orçamentária• Pagamentos de RI (julho e janeiro)• Pagamentos a Governadoria Per Capta Distrital(mensal)• Pagamentos de Restaurante• Pagamentos da Secretaria• Imposto de Renda do Clube ( obrigatório )• Entrega da Rais(obrigatório)• Relatórios e Pagamento de Novo Sócio ao RI• Pagamento da Revista Brasil Rotário• Pagamento da Revista The Rotarian• Apresentar Balancete Mensal ao Conselho Diretor


• Enviar aos sócios os extratos para pagamento das cotas per capita e taxas e registrar os pagamentos recebidos (pode ser feito mensal, trimestral ou semestralmente).

• Preparar o relatório semestral de sócios e de cotas per capita, devido ao RI em 1º de janeiro.

Obs.: O relatório semestral deve conter todos os que estarão registrados como sócios em 1º de janeiro.

• O pagamento a RI da Per Capta, pode ser feito mensal, trimestral ou semestral.

Responsabilidades

do

protocolo

responsabilidades do protocolo

• Dezembro

• Preparar-se e colaborar na organização da eleição dos dirigentes, a ser realizada até 31 de dezembro, para garantir que os dados sejam inclusos na próxima edição do Official Directory. Obs.: Se o documento não chegar ao RI até esta data, os dados dos atuais dirigentes serão repetidos na edição seguinte.

responsabilidades do protocolo• DIRETOR DE PROTOCOLO• O cargo de diretor de protocolo é um dos cargos e

funções do ROTARY que gera mais críticas e polêmicas, tanto pelas características intrínsecas como pelas diversas interpretações pessoais do cargo.

• O diretor de protocolo exerce uma função importante no clube. Ele é um mestre de cerimônia e o seu desempenho contribui para o sucesso e a eficiência de cada reunião rotária.

• De maneira geral, o diretor do protocolo deve ter algumas características para o desempenho de suas atividades, tais como:


• OTIMISMO• TATO• DEDICAÇÃO• OBJETIVIDADE• DISCIPLINA• DISCIPLINA• ADAPTABILIDADE


• REUNIÕES• O Diretor do protocolo é o responsável por organizar a

parte formal das reuniões, convenções e assembléias, de acordo com praxes rotárias, contribuindo e controlando o desenrolar operacional do programa.

• O Diretor do protocolo é o "MESTRE DE CERIMÔNIA" que faz a reunião ser agradável, alegre e gostosa para todos através de um trabalho que começa nos bastidores e estende-se durante e após as reuniões.


• COMPOSIÇÃO DE MESA• Nas solenidades em que se compõe mesa com

a confirmação de autoridades, devemos utilizar a ordem geral de precedências; a maior autoridade ou o anfitrião ocupará o lugar de honra ao centro da mesa.

• As mesas com lugares ímpares deve-se observar que a colocação deve ser feita a partir do centro à direita, alternando com a esquerda.


1. Maior autoridade presente (preside a mesa)2. Segunda maior autoridade3. Anfitrião4. Terceira maior autoridade5. Quarta maior autoridade


Em mesas com número par de lugares, o lugar de honra é o da direita mais próximo ao centro.

1. Maior autoridade (presidente da mesa)2. Anfitrião

3. Segunda maior autoridade4. Terceira maior autoridade5. Quarta maior autoridade6. Quinta maior autoridade

Obrigado

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