arquivos administrativos em bibliotecas

ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS EM BIBLIOTECASCélia Maria Vassello – IF

Tania Valéria Giovanelli Lopes - MZ

OBJETIVOS DO CURSO:

• Delimitar as fronteiras entre Arquivos e Bibliotecas

• Sugerir procedimentos para padronização da organização dos arquivos administrativos das bibliotecas

• Facilitar a recuperação de informação pertinente

• Despertar os envolvidos para a necessidade de uma nova abordagem no trato dos documentos de arquivo

DIFERENÇAS ENTRE ARQUIVOS E BIBLIOTECAS

ARQUIVOS x BIBLIOTECAS

“ Arquivos, bibliotecas...Têm fronteiras bem definidas.

Não devem ser confundidos nem quanto à documentação que guardam, nem quanto ao trabalho técnico que desenvolvem a fim de organizar seus acervos e de transferir e disseminar informação. Sendo instituições públicas ou particulares...possuem, cada uma, de per si, um espaço social próprio e independente no qual devem agir”

(Heloisa Liberalli Bellotto)

GÊNERO DE DOCUMENTOS:

Biblioteca Documentos

textuaisAudiovisualCartográficoPodem haver

exemplares múltiplos

ArquivoDocumentos

textuaisAudiovisualCartográficoExiste apenas

um exemplar –único

TIPO DE CONJUNTOS

Biblioteca Coleção;

documentos unidos pelo conteúdo

ArquivoFundos;

documentos unidos pela proveniência (origem)

PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

Biblioteca Atividade humana,

individual ou coletiva

ArquivoRegistro das

atividades da “máquina administrativa”

OBJETIVOS

BibliotecaObjetivos

culturais, científicos, técnicos e educativos

Arquivo

•Objetivos funcionais, administrativos, jurídicos e legais

MISSÃO

BibliotecaInstruir e

informar

ArquivoProvar e

testemunhar

PÚBLICO

Biblioteca

• Grande público, estudantes e pesquisadores

Arquivo

•Administradores e pesquisadores

AQUISIÇÃO OU CUSTÓDIA

Biblioteca• Os documentos são

colecionados de fontes diversas, adquiridos por compra ou doação

• Numerosos exemplares

Arquivo•Os documentos provêm das atividades publicas ou privadas, servidas pelo arquivo

•Exemplar único ou em limitado número de cópias

SIGNIFICAÇÃO DO ACERVO

Biblioteca• A significação do

acervo documental não depende da relação que os documentos tenham entre si

• Documentos unidos pelo conteúdo

Arquivo•Significação orgânica entre os documentos

•Documentos unidos pelas atividades que os geraram

PROCESSAMENTO TÉCNICO

Biblioteca• Tombamento,

classificação, catalogação: Fichários

• Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da significação dos documentos a classificar

Arquivo• Registro, arranjo, descrição:

Guias, inventários, catálogos, etc.

• Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento

dos órgãos • É específica para cada

instituição, ditada pelas suas

particularidades

MÉTODO DE AVALIAÇÃO E DESCRIÇÃO

Biblioteca

• Aplica-se a unidades discriminadas

• As séries (anuários, periódicos etc.) são unidades isoladas para catalogação

• O julgamento não tem caráter irrevogável

Arquivo• Aplica-se a conjuntos de documentos

• As séries documentais são consideradas unidades para fins de descrição

•Os julgamentos são finais e irrevogáveis

Concluindo, pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais

e a arquivística, de conjuntos de documentos.

O QUE É ARQUIVO ?

• Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte

• Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos

O QUE É ARQUIVO ADMINISTRATIVO ?

• Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa

• Aquele que registra a rotina de funcionamento da instituição a que pertence

ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USPQual é a situação dos arquivos encontrada na maioria das bibliotecas hoje?

ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NAS BIBLIOTECAS USP HOJE

• Personalização do Arquivo (“Empirismo e Improvisação”)

“[...] não significa que os métodos empíricos e improvisados pelos quais os setores de trabalho organizam seus documentos não funcionem. Eles são suficientes para atender às principais necessidades. Paradoxalmente, esses métodos não garantem que o arquivamento e a busca sejam acessíveis a todos.”

(SOUSA, Renato T.B.)


• Produção excessiva de documentos

• Necessidade de simplificação das funções

“Com o correr do tempo é provável que surjam métodos de trabalho defeituosos. O problema consiste em analisar as fases de uma determinada operação, com o objetivo de melhorar as normas e simplificar os métodos de trabalho, de maneira que cada fase contribua, de fato, no sentido de que aquela operação seja realizada.”

(SCHELLENBERG, T.R.)


• Prática de copiar documentos indistintamente

“[...] pode ser resultado [...] da falta de confiança nos métodos de classificação utilizados [...]. É comum que cada setor mantenha o seu próprio arquivo. Eles atuam autonomamente no que se refere à organização dos documentos.”

(SOUSA, Renato T.B.)


• Organização por assunto

• Dispersão de documentos gerados por uma mesma atividade

• Descontinuidade de arquivamento

OBSTÁCULOS PARA A IMPLANTAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL

• Ausência do profissional arquivista• Falta de conhecimentos arquivísticos• Falta de tempo• Processo (espécie documental mais valorizada

na universidade)• Pouca pressão para mudança• Patrimônio institucional• Recuperação dos documentos, mesmo que de

forma precária

ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOSFundamentação Teórica

PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS DA ARQUIVÍSTICA

• Princípio da Proveniência

• Princípio da Organicidade

• Princípio da Unicidade

• Princípio da Indivisibilidade

• Princípio da Cumulatividade

• Princípio da Proveniência: “Princípio básico da arquivologia segundo o qual o arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser misturado aos de outras entidades produtoras.” (ARQUIVO NACIONAL, 2005, p. 127).

“Este princípio é o primeiro que define um conjunto de documentos como arquivo. Enquanto os demais conjuntos documentais são coleções de itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa...”

(RODRIGUES, Ana M.L.)

• Princípio da Organicidade: “Fixa a identidade do conjunto documental (arquivos/fundo) relativa à estrutura, funções e atividades do produtor.” (BELLOTTO, [200-]).

Rodrigues (2006, p. 109), explica que a organicidade do arquivo realiza-se através da acumulação dos documentos e que a acumulação feita com base em um Plano de Classificação faz com que “[...] as inter-relações existentes entre as funções atividades tarefas reflitam-se nos documentos, essa acumulação faz com que o arquivo reflita, no seu todo, a missão realizada.”

• Princípio da Unicidade: “Estabelece que o documento é único em seu contexto de produção, sem importar seu grau de tradição documental.” (BELLOTTO, [200-]).

“[...] a função de contratação de funcionários é repetida diariamente por qualquer área de RH, daí são produzidos prontuários – também diariamente, mas cada prontuário é de um funcionário diferente: é único.”

(PAZIN, M.)

• Princípio da Indivisibilidade: “Impede a dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada, que comprometem a integridade arquivística” (BELLOTTO, [200-]).

“Mesmo que ocorram descartes – o que é natural – eles devem ser realizados de maneira a preservar a lógica da produção documental.”

(PAZIN, M.)

• Princípio da Cumulatividade: “Derivado dos demais confirma o arquivo como uma acumulação estruturada, progressiva, orgânica, natural e fechada a adições indevidas.” (BELLOTTO, [200-).

“[...] uma boa Cumulatividade, aquela que promove a perfeita organicidade do arquivo, se realiza quando os documentos são organizados de acordo com o desenvolvimento das ações; quando o fluxo de acumulação acompanha o fluxo das ações que criam os documentos. Isso dificilmente se realiza perfeitamente sem que haja uma ação orientada para esse fim. O que orientará essa ação será o chamado Plano de Classificação que se constitui na principal atividade da gestão de documentos de uso corrente.” (RODRIGUES, Ana M.L.)

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Arquivo de primeira idade ou corrente:

• Documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas mas de fácil acesso.

• São indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas de uma administração


Arquivo de segunda idade ou intermediário:

• Constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

• Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOSArquivo de terceira idade ou permanente:

• Constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.


Cada uma dessas fases requer uma maneira diferente de conservação, tratamento e organização.

O foco deste trabalho são os arquivos de primeira idade ou correntes.

SISTEMA DE ARQUIVO NA UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

SAUSP

SAUSP

• Instituído em 1997 (Portaria GR No. 3889)

• Comissões Setoriais

• Instrumentos de Gestão Arquivística• Glossário de Espécies/Formatos e Tipos

documentais da Universidade de São Paulo• Plano de Classificação• Tabela de Temporalidade dos Documentos

DIAGNÓSTICO DOS ARQUIVOS ADMINISTRATIVOS NO SBI/IFUSP

ETAPAS DO TRABALHO:

• Levantamento de informações referentes à estrutura e as atividades realizadas no SBI/IFUSP

• Estudo comparativo das informações encontradas na instituição com o plano de classificação de atividades da Universidade de São Paulo, do Sistema de Arquivos da USP – SAUSP;

• Verificação prática dos processos de arquivamento e recuperação de documentos na instituição

• Identificação dos principais problemas e recomendações para melhoria

ESTRUTURA:

ATIVIDADES REALIZADAS NO SBI/IFUSP:

Apoio administrativo

Controle do envio e recebimento de ofícios, autorizações e malotes

Solicitação de manutenção predial

Aquisição de material permanente e de consumo

Atendimento ao Usuário - Comutação

Comutação convencional

Comutação internacional

ATIVIDADES REALIZADAS E O SAUSP

ATIVIDADE SBI/IFUSP ATIVIDADE SAUSP

Controle do envio e recebimento de ofícios, autorizações e malotes

F00000 Gestão de acervos informacionaisF10800 Expediente e protocoloF10820 Documento (inclui correspondência, expedientes, etc.)

Comutação IBICTF30800 ComutaçãoF30830 Nacional

Comutação convencionalF30800 ComutaçãoF30830 Nacional

REORGANIZAÇÃO PELO SAUSP:

ATIVIDADE SAUSPATIVIDADE SBI/IFUSP

F10820 Documento (inclui correspondência, expedientes, etc.)

Controle do envio e do recebimento de ofícios, autorizações e malotes

F30110 Conservação Higienização do

acervoF30130 Inventário Leitura de Estantes

PRINCIPAIS PROBLEMAS

• Dispersão de documentos gerados por uma mesma atividade;

• Uso de sinonímia;• Sobreposição de categorias;• Duplicação de pastas dentro de um mesmo

arquivo/depósito;• Duplicação de pastas e de documentos (cópias) entre

os setores;• Descontinuidade na manutenção das pastas;• Pastas cujo conteúdo (cópias fax esmaecidas e

ilegíveis) poderia ser imediatamente descartado.

ARQUIVAMENTO E RECUPERAÇÃO

• Análise da forma de arquivamento e recuperação da informação usada atualmente.

• Simulação da forma de arquivamento e recuperação da informação baseado no modelo SAUSP.

ARQUIVAMENTO ATUAL

RECUPERAÇÃO ATUAL

ARQUIVAMENTO BASEADO NO SAUSP

RECUPERAÇÃO BASEADA NO SAUSP

SISTEMA ATUAL x SAUSP, EM NÚMEROS:

• Apoio administrativo: 79 pastas para apenas 16 entradas no SAUSP;

• Atendimento ao Usuário: 47 pastas para 10 entradas SAUSP;

• Aquisição e Processamento Técnico: 17 pastas para 11 entradas SAUSP;

• Os três grupos realizam atividades representadas por 37 entradas no SAUSP, entretanto, na prática, seus documentos encontram-se distribuídos por 143 pastas;

• Um total de 106 pastas desnecessárias!!!

RECOMENDAÇÕES:

• Normalização da nomenclatura dos termos utilizados para descrição das atividades exercidas pelos setores da instituição de acordo com o proposto pelo SAUSP

• Reagrupamento e redistribuição dos documentos e pastas de acordo com as atividades que os geraram e com o SAUSP;

• Remoção de pastas vazias e em desuso;

• Eliminação de duplicidade de pastas e documentos;

PROPOSTA DE ADOÇÃO DE

PLANO DE CLASSIFICAÇÃO Muzeu de Zoologia

Proposta de Adoção do Plano de Classificação

Plano de Classificação Funcional

Estruturado hierarquicamente, a partir das funções e atividades da instituição.

“A classificação é básica à eficiente administração de documentos correntes. Todos os outros aspectos de um programa que vise ao controle de documentos dependem da classificação. Se os documentos são adequadamente classificados, atenderão bem às necessidades das operações correntes [...] Refletirão a função do órgão, no amplo sentido do termo, e, no sentido mais restrito, as operações específicas individuais que integram as atividades do mesmo órgão.”(SCHELLENBERG, T.R.)


Exemplos Pastas (Aquisição)

• FAPESP – Encerrados – Aquisição de Livros

• Compra Direta – Encerrados – Aquisição de Livros

• Pregão – Encerrados – Aquisição de Livros


F30300 Aquisição planificada F30330 Monografia e outro material bibliográfico Compra Dossiê de pregão Demonstrativo de pagamento

Formulário de sugestões para compra Nota Fiscal (cópias) Ofício de confirmação de data de pregões Ofício de solicitação de envio de demandas Ofício de solicitação de retirada de material Planilha de controle de recebimento Planilha de controle estatístico Planilha de livros entregues com número de tombo Lista de demanda de livros

Dossiê de Compra Direta Correspondência de solicitação de orçamento Formulário de sugestões de compra Nota Fiscal (cópias) Ofício para autorização de gastos à Diretoria

Proposta de Adoção do Plano de Classificação Orçamento Planilha de controle de recebimento Planilha de controle estatístico Dossiê de compra por programas de fomento Aditivo ao Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio Comprovante de entrega de documentos Comunicado de processo habilitado Correspondência de negociação Formulário de Pedido de Alteração da Concessão Inicial Formulário de sugestões de compra Formulário SAGE – Sistema de Apoio à Gestão do Fomento Lista de obras a serem adquiridas Manual de instruções Ofício de encaminhamento de documentos Ofício de solicitação de prorrogação de prazo para prestação de

contas Orçamento Planilha de controle de recebimento

Proposta de Adoção do Plano de Classificação Portaria

Protocolo Lista dos nomes e linha de pesquisa dos pesquisadores Solicitação de orçamento Termo de Outorga e Aceitação de Auxílio

Internacional Certificado de recebimento

Declaração e encaminhamento de proforma Invoice Ofício de solicitação de agendamento

Pedido de verificação de invoice Planilha de livros entregues com número de tombo

Purchase order Termo de recebimento embarque total

Nacional Autorização para retirada de cheque Cadastro do supervisor

Cadastro SINTEGRA/ICMS – Consulta Pública ao Cadastro Estado de São Paulo


• Aplicação do Plano de Classificação na Organização de e- mails e arquivos eletrônicos

• Assunto (e-mails) / Nome (arquivos eletrônicos) (ex.: “COMUNICADO – Legislação”)

• Nomeação do documento

• Planejamento (Validação de todos)

Proposta de Adoção do Plano de ClassificaçãoF30000 ACERVO BIBLIOGRÁFICOF30100 AcervoF30120 DesenvolvimentoF30130 InventárioF30140 PreservaçãoF30150 Seleção

Formulário de sugestões de compra Planilha de sugestões de compra

F30160 UtilizaçãoF30300 Aquisição Planificada

Controle estatísticoF30310 EditoraF30320 FornecedorF30330 Monografia e outro material bibliográfico

Compra Dossiê de pregão

Dossiê de compra direta Dossiê de compra por programas de fomento Doação

Obrigada!

Celia [email protected]

Tania Valéria Giovanelli [email protected]

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