arquivos acadêmicos e a secretaria acadêmica digital · com relação de estudantes, agrupados...

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Arquivos Acadêmicos

e a Secretaria Acadêmica Digital

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Tiago Muriel

Diretor de Negócios da CONSAE

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Histórico e Parceiros Institucionais

CONSAE - Consultoria em Assuntos Educacionais - 1976 (www.consae.com.br)

EdiTAU - Edições Técnicas em Administração Universitária - 1985 (www.editau.com.br)

Editor Acadêmico - 1996

DCDa – 2005 (www.dcda.com.br)

Carta Consulta - 1998 (www.cartaconsulta.com.br)

CONSAEJur - 2008 (www.consaejur.com.br)

Parceiros Estratégicos

Grupo Artes – 2008 (www.grupoartes.com.br)

UNIT – Universidade Tiradentes – 2010 (www.unit.br)

Oficina de Cooperación Universitaria – OCU – 2012 (www.ocu.es)

STOQUE – Soluções Tecnológicas – 2013 (www.stoque.com.br)

CONSAE – Cursos / Capacitação

Pensamento CONSAE

http://www.consae.com.br/

http://www.editau.com.br/

http://www.dcda.com.br/

http://www.cartaconsulta.com.br/

http://www.consaejur.com.br/

http://www.grupoartes.com.br/

http://www.unit.br/

http://www.ocu.es/

http://www.stoque.com.br/

4CONSAE – Cursos / Capacitação

Pensamento CONSAE

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Pensamento CONSAE


Pensamento CONSAE

A ERA DA INFORMAÇÃO A ERA DA MOBILIDADE

▪ O mundo ficou pequeno...

▪ As novas gerações...

▪ Tão longe e tão perto...

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Primeiro Passo


Primeiro Passo

▪ A Secretaria Acadêmica Digital

▪ transpor para o meio eletrônico, documentos e

processos que estão em meio físico;

▪ entender todas as outras possibilidades e aplicações

futuras.


Primeiro Passo

▪ Seguir outros mercados...

▪ Observar novas tendências...

▪ Ver nos outros segmentos aquilo que podemos aplicar em

nossas organizações...

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Segundo Passo


Segundo Passo

▪ Identificar a legislação vigente...

▪ Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990;

▪ Lei nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991;

▪ Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002;

▪ Portaria AN/MJ nº 92, de 23 de setembro de 2011;

▪ Portaria MEC nº 1.224, de 18 de dezembro de 2013;

▪ Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013; e

▪ Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014.

▪ Fazer uma sobreposição das normas é necessário...

▪ Sendo que as Portarias do MEC se entrelaçam.


Segundo Passo

Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990

• Apesar de antiga é a mais adequada, direta e simples de

se aplicar;

• Em nosso entendimento, continua sendo a mais apropriada

para servir de base para nossos projetos;

• Assim, ela irá amparar todos as demais normas servindo

de base.


Segundo Passo

Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990

Art. 6º O arquivamento entender-se-á como perpétuo no que se refere a:1 - Livros de atas de Conselhos e Departamentos;2 - Ficha correspondente ao histórico escolar de ex-alunos, concluíntes de cursos ou não;3 - Documentação referente ao exercício de magistério nos cursos da instituição.

Art. 7º O arquivamento da Documentação constante dos itens 2 e 3 do artigo anterior, poderá ser processado com a adoção de:1 - Encadernação da ficha original correspondente a cada ano de atividade encerrada;2 - Microfilmagem;3 - Sistema computadorizado.


Segundo Passo

Portaria MEC nº 1.224 de 18 de dezembro de 2013

Institui normas sobre a manutenção e guarda do Acervo Acadêmico das Instituições de Educação Superior (IES)pertencentes ao sistema federal de ensino.

Art. 1º Aplicam-se às Instituições de Educação Superior (IES) previstas no art. 16 da Lei nº 9.394, de 20 de dezembro de1996, todas as normas constantes no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fimdas Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de ArquivoRelativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior, aprovados pela Portaria AN/MJ nº 92, de 23de setembro de 2011, publicada no Diário Oficial da União de 26 de setembro de 2011, e constantes no ANEXO I destaPortaria.

Art. 3º A IES pertencente ao sistema federal de ensino deverá indicar ao Ministério da Educação, no prazo máximo de180 (cento e oitenta) dias da publicação desta Portaria, o nome completo e número de Cadastro de Pessoas Físicas(CPF) do responsável pela guarda e conservação do Acervo Acadêmico, o qual será designado "Depositário do AcervoAcadêmico" (DAA) da Instituição.

Art. 4º A manutenção e guarda de Acervo Acadêmico não condizente com os prazos de guarda, destinações finais eobservações conforme definidas no art. 1º desta Portaria poderá ser caracterizada como irregularidade administrativa,sem prejuízo dos efeitos da legislação civil e penal.

Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário da Portaria MEC nº 255, de 20 de dezembro de 1990, publicada noDiário Oficial da União de 24 de dezembro de 1990.


Segundo Passo

Portaria MEC nº 1.261, de 23 de dezembro de 2013

Art. 1 Fica determinado que o Código de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação deDocumentos de Arquivo relativos às Atividades-Fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES,aprovado pela Portaria n 92, de 23 de setembro de 2011, do Diretor-Geral do Arquivo Nacional, é deuso obrigatório nas IFES, ficando a cargo destas dar publicidade aos referidos instrumentos técnicos.

Despacho MEC nº 97, de 16 de maio de 2014

4) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua mantenedora, na pessoade seus representantes legais, apresentem a esta Secretaria, no prazo de 10 (dez) dias, arquivo eletrônicocom relação de estudantes, agrupados por curso, situação de vínculo institucional de acordo com oregimento, semestre em curso, com respectivos dados pessoais, endereço e telefone;

...

6) a Faculdade Alvorada de Informática e Processamento de Dados - FAIPD e sua Mantenedora, na pessoados representantes legais, apresentem a esta Secretaria, em 10 (dez) dias, em arquivo digital, o projetopedagógico, as grades curriculares e os planos de ensino (ementas e bibliografias) do curso ofertado,devidamente atualizados;


Segundo Passo

MP 2.200-2, de 24 de agosto de 2001

Art. 1º Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, para garantir aautenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicaçõesde suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização detransações eletrônicas seguras.

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentoseletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização deprocesso de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aossignatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil.

§ 2º O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação daautoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados nãoemitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem foroposto o documento.

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Terceiro Passo


Terceiro Passo

Identificar a melhor forma de aplicar a legislação vigente...

▪ Cada IES deverá desenhar o seu projeto;

▪ O importante é ter a certeza de que estamos cumprindo os prazos

mínimos exigidos na tabela de temporalidade...

▪ Ex.: para um documento que a guarda se faz necessária por 47 anos, iremos

destinar ao mesmo em nosso projeto um número maior e melhor que o

sugerido pelo SIGA ou CONARQ.

▪ No caso dos documentos em formato eletrônico iremos condicionar à guarda

perpétua, uma vez que perpetuar em meio digital será infinitamente mais

barato e simples que temporalizar no meio físico.

▪ Fazer com que os processos e documentos nasçam em meio digital sempre

será o melhor caminho.


Início do Projeto

- Arquivo

- Processo de Matrícula

- Requerimento dos Alunos

- Diários de Classe

- Contratos Educacionais

- Certificados e Diplomas

A Secretaria Acadêmica Digital

Primeiro PassoNível de Maturidade 1

Próximos PassosNível de Maturidade

2, 3, 4 e 5



O desenho inicial, se preocupa com a pasta do aluno criada no acadêmico

-> o presente

-> será cuidado pelo Atendimento

-> o passado

-> será digitalizado pela Secretaria Acadêmica

-> na graduação

-> a pasta do aluno terá o código SIGA 125.43

-> na pós-graduação lato sensu

-> a pasta do aluno terá o código SIGA 144.43

Nome do Aluno

Documentos Pessoais

Escolaridade

Documentos Acadêmicos

Benefícios e Bolsas

Aproveitamento de Estudos

Documentos Financeiros / Jurídicos

Certificados eDiplomas

CPF do Aluno

RA


Para fazer os arquivos precisamos que...

Os Arquivos Acadêmicos


Terceiro Passo


Terceiro Passo

A Importância do art. 10 da MP 2.200-2/2001

Art. 10. Consideram-se documentos públicos ou particulares, para todos os fins legais, os documentoseletrônicos de que trata esta Medida Provisória.

- “para todos os fins legais” é algo forte que devemos ter como reforço.

§ 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização deprocesso de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aossignatários, na forma do art. 131 da Lei nº 3.071, de 1º de janeiro de 1916 - Código Civil. (art. 219 do atualCódigo Civil)

- “presumem-se verdadeiros em relação aos signatários”, ou seja, há presunção de veracidade paraos documentos eletrônicos que levam consigo os certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil.


Estávamos no caminho certo?

2007O e-MEC foi instituído pela Portaria Normativa 40, de 12 de dezembro de 2007.

... “Institui o e-MEC, sistema eletrônico de fluxo de trabalho e gerenciamento de informações relativas aos processos de regulação da educação superior no sistema federal de educação.”

Terceiro Passo


PORTARIA NORMATIVA 40

Disposições Gerais

- Art. 1º A tramitação dos processos regulatórios... será

exclusivamente em meio eletrônico...”

-§ 1º A comunicação dos atos se fará em meio

eletrônico, com observância aos requisitos de autenticidade,

integridade, validade jurídica e interoperabilidade da

Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP –

BRASIL.

Terceiro Passo

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▪ A Secretaria Acadêmica Digital

▪ transpor para o meio eletrônico, documentos e

processos que estão em meio físico;


TRIPÉ DA SECRETARIA ACADÊMICA DIGITAL

- o documento eletrônico

- a certificação digital

- as mídias eletrônicas



A METODOLOGIA...

- pensada em 2003 para a Universidade de Alfenas...

- inicialmente, pensada para a transferência dos

alunos



AS POSSIBILIDADES

- Arquivo

- Processo de Matrícula

- EAD

- Diário de Classe

- Requerimento dos Alunos

- Contratos Educacionais

- Certificados e Diplomas

- Extraindo dados para uma Gestão Estratégica... inadimplência, frequência, solicitações, etc...


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Derivadas 2.5 Brasil.

Tiago Muriel

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@tiagomuriel

www.tiagomuriel.blogspot.com.br

31- 98802 0394

www.consae.com.br

31 – 3494 3011

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