arquivologia - resumão

8/6/2019 arquivologia - resumo

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RESUMO DE ARQUIVOLOGIA PROFESSOR LINO MADUREIRA

1 - CONCEITOS E CARACTERSTICAS

Arquivo: Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma pessoa (fsica ou jurdica)em decorrncia de suas atividades, e acumulados para uso futuro.

Documento: Registro da informao em um suporte (de qualquer natureza: papel, filme, discomagntico,...).

Documento de Arquivo tem objetivo funcional.

Acumulao (formao do acervo arquivstico) Seleo (formao do acervo da biblioteca).

A Srie Documental o conjunto de documentos do mesmo tipo (ex: folha de pagamento;carto de ponto;...) serve como elemento para a descrio e avaliao.

Os documentos de arquivo que no so tratados como sries formam os dossis, que soconjuntos de documentos de tipos diferentes reunidos entorno de um assunto, exemplo

Dossi do Funcionrio (contm: RG, CPF, Ficha de Registro, Exame Mdico Peridico,...).

Documento Especial: registrado em um suporte que requer critrios especiais para suaguarda, preservao e consulta, devido a sua fragilidade, dimenso, e/ou necessidade deequipamentos para poder ser consultado (documentos eletrnicos, microfilmes).

Documento Especializado: reflete a experincia humana, aquele que apresenta o ponto devista de quem elaborou, por exemplo, um projeto pode ser elaborado de formas diversasdependendo de quem v elaborar.

Caractersticas

DEFINIO TCNICA EXEMPLOS

SUPORTEMaterial sobre o qual as informaesso registradas

- Acetato; Papel; Fita Magntica;Disco ptico

FORMAEstgio de preparao e detransmisso de documentos

- Original; Cpia;Rascunho/Minuta

FORMATOConfigurao fsica de um suporte, deacordo com a natureza e o modo comofoi confeccionado

- Cartaz; Livro; Planta; Folhasavulsas

GNEROConfigurao que assume odocumento de acordo com o sistemade signos utilizado na comunicao deseu contedo

- Audiovisual; Sonoro;Iconogrfico; Textual;Cartogrfico; Informtico;Microgrfico

ESPCIE

Configurao que assume um

documento de acordo com a disposioe a natureza das informaes nelecontidas

- Boletim; Certido; Declarao;

Relatrio

TIPOConfigurao que assume umaespcie documental, de acordo com aatividade que a gerou

- Boletim de Ocorrncia- Certido de Nascimento

O Documento pode ser classificado de acordo com o seu assunto em ostensivo/ordinrio ousigiloso. Quando for sigiloso o documento dever ser classificado como:

Ultra Secreto 30 AnosSecreto 20 Anos

Confidencial 10 AnosReservado 5 Anos


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* o documento pode ser reclassificado mais uma vez por igual perodo.** a autoridade que tem competncia para classificar tambm pode desclassificar antes daconcluso do prazo, se for necessrio.

Entendendo o ciclo vital dos documentos e sua relao com outros conceitos

Frequencia de Uso Ciclo Vital Avaliao

Prazo deVigncia

Uso administrativo, documentosfrequentemente utilizado pelossetores que produziram oureceberam, ficam nos setores oubem prximos.

Corrente

1 Idade Prazo dePrescrio

Valor

Primrio

Ainda utilizados com impactos

administrativos, mas com um usoreduzido, no precisam ficar nosetor que os produziu ou recebeu.

Intermedirio

2 Idade Prazo dePrecauo

Destinao Final

Valor

Secundri

o

Sem uso administrativo,guardados em funo do potencialinformativo, probatrio, ouhistrico. No podem ser

descartados.

Permanente

3 Idade

Descarte

2 - GESTO

Os trs momentos da gesto- Produo- Manuteno e uso- Destinao Final

A avaliao de documentos tem como finalidade a preservao documental, ao avaliarestabelecemos prazos e locais para guarda dos documentos, bem como identificamos a spossibilidades de mudana de suporte.

Comisses de Avaliao equipe multidisciplinar que dever avaliar os documentos, dever terlegitimidade para atuar na instituio. Deve ser formada por profissional responsvel da reaespecfica relacionada a documentao (ex: documentos contbeis Contador), profissional darea jurdica, e profissional da rea da gesto documental (arquivista).

A Comisso de Avaliao atua em dois nveis: Comisso Central, e Comisso Setorial.

Comisso Central: avalia, aprova, coordena, orienta, supervisiona.

Comisso Setorial: levanta produo documental, prope temporalidade, prope amostragenspara documentos que sero descartados.


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A Tabela de Temporalidade Documental o instrumento que sistematiza o ciclo vital dosdocumentos, nela devemos ter os seguintes campos de informao.

Item DocumentalPrazo de guardo no Arquivo CorrentePrazo de Guarda no Arquivo Intermedirio

Destinao FinalObservaes

Para ser aplicada a TTD precisa ser aprovada por autoridade competente.

3 - TECNOLOGIAS

Tecnologias para mudana de suporte = microfilmagem e/ou digitalizao.

Microfilmagem PreservaoDigitalizao Acesso

Requisitos para aplicao de uma tecnologia:

Avaliao- Gesto (no contexto das atividades de destinao)- Legislao em Vigor (valor legal e/ou fiscal do documento em outro suporte)- Relao Custo/Benefcio

Preparao Tcnica dos Documentos- Classificao- Ordenao- Remover clipes e grampos- Desamassar

4 - CLASSIFICAO E ORDENAO

Classificao: esquema de classes criado a partir da anlise da estrutura, e das atividades dainstituio para organizar a documentao.

Plano de Classificao Arquivo CorrenteQuadro de Arranjo Arquivo Permanente

* No confundir Quadro de Arranjo com Arranjo. ARRANJO distribuio fsica dosdocumentos seguindo critrios pr-estabelecidos onde cada documento deve ocupar um nicolugar no arquivo.

Principais Mtodos de Classificao e Ordenao

Mtodo Alfabtico

1) Nas pessoas fsicas considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.Ex: Jos Antunes Andrade Andrade, Jos Antunes

2) Sobrenomes compostos por substantivo adjetivado, ou ligados por hfen, no se separam.Ex: Marcelo Costa Montes Claros Montes Claros, Marcelo Costa

3) Sobrenomes formados por Santo, Santa, So, no se separam.Ex: Luis Carlos da Silva So Bento So Bento, Luis Carlos da Silva


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4) As indicaes de grau de parentesco como Filho, Jnior, Sobrinho, Neto, so consideradaspartes integrantes do ltimo sobrenome e no so separadas.Ex: Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de

5) Os ttulos so colocados no final do nome entre parnteses.Ex: Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.)

6) Os nomes espanhis so registrados a partir do penltimo sobrenome, que corresponde aosobrenome paterno.Ex: Jose Oviedo y Baos Oviedo y Baos, Jose

7) Os nomes orientais (japons, chins e rabe) so registrados como se apresentam, seminverso.Ex: Li Yutang Li Yutang

8) Nomes de empresas e instituies devem ser transcritos como se apresentam, porm, osartigos iniciais no devem ser considerados para alfabetao, e aparecem no fim entreparnteses.Ex: A Colegial Ltda. Colegial Ltda. (A)

9) Nos ttulos de congressos, conferncias, reunies, os nmeros arbicos, romanos, ouescrito por extenso devero aparecer no final entre parnteses.Ex: 3 Congresso de Direito Penal Congresso de Direito Penal (3)

Mtodo Geogrfico

Existem trs formas de arquivamento

1 FORMA: ESTADO CIDADE

Os documentos so agrupados por Estados Dentro das divises estaduais seguem as divises por Cidades, FICANDO APRIMEIRA SUBDIVISO PARA A CAPITAL

Ex: PERNAMBUCOPernambuco RecifePernambuco CaruaruPernambuco LimoeiroPernambuco Olinda

2 FORMA: CIDADE ESTADO

Os documentos so agrupados por Cidade Ao lado de cada Cidade indicar o Estado a que pertence.

Ex: Caic Rio Grande do NorteLimoeiro - PernambucoMossor Rio Grande do NorteNatal Rio Grande do NorteOlinda - PernambucoRecife - Pernambuco

3 FORMA: PAS CIDADE

Os documentos so agrupados por Pas Dentro das divises de Pas seguem as divises por Cidades, FICANDO A PRIMEIRA

SUBDIVISO PARA CAPITAL

Ex: FRANA


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Frana ParisFrana Lorena

Mtodo Numrico SimplesUtiliza um nmero inerente (j existente) ou atribudo ao documento para estabelecer a

ordenao. Necessita de um ndice alfabtico para auxiliar na localizao dos documentos.

Mtodo Dgito-TerminalOs documentos so numerados seqencialmente, com os nmeros decompostos em paresformados da Direita para a esquerda.Ex: Decompondo o nmero 829319 Teremos: 82-93-19

Mtodo Numrico CronolgicoUtiliza a informao cronolgica do documento (DATA) para a ordenao. No momento daordenao, os documentos mais recentes ficam sempre sobre os mais antigo, e se forempastas as pastas mais recentes vem na frente das mais antigas.

Assunto (Ideogrfico) Alfabtico - DicionrioAssuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica.EX: ATESTADO MDICO

CONTA DE GUACONTA DE LUZCONTRATO DE TRABALHOFOLHA DE PAGAMENTONOTA FISCAL DE ENTRADANOTA FISCAL DE IMOBILIZADONOTA FISCAL DE SADATESTE DE ADMISSO

Assunto (Ideogrfico) - Alfabtico - Enciclopdico

Assuntos CORRELATOS so agrupados sob um TTULO GERAL.EX: CONTABILIDADEConta de guaConta de LuzNotas Fiscais

nota fiscal de entradanota fiscal de imobilizadonota fiscal de sada

PESSOALAtestado MdicoContrato de TrabalhoFolha de PagamentoTeste de Admisso

Assunto (Ideogrfico) Numrico - Duplex

Os assuntos so divididos em classes e sub-classes. O mtodo permite a criao ilimitada declasses, o que exige cuidado para que no sejam criadas pastas com assuntos j includos emsub-pastas.

para cada assunto principal atribudo um nmeroEx: CONTABILIDADE 1

Dentro dos assuntos principais podem ocorrer subdivisesEx: CONTABILIDADE 1

CONTAS DE CONSUMO 1-1

NOTAS FISCAIS 1-2 Dentro das subdivises podem ocorrer novas subdivises.


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Ex: CONTABILIDADE 1CONTAS DE CONSUMO 1-1

Conta de gua 1-1-1Conta de Luz 1-1-2

PRESERVAOTrs conceitos importantes so:Preservao: Consiste em adotar medidas e procedimentos para garantir a integridade dosdocumentos, no permitindo que estes venham a se deteriorar.Conservao: Consiste em adotar medidas e procedimentos com a finalidade de parar umprocesso de deteriorao j iniciado.Restaurao: Consiste em medidas e procedimentos adotados com a finalidade de recuperardocumentos que j sofreram um processo de deteriorao e perderam informaes de formaparcial ou total.

Fatores ambientais que precisam ser controlados:Temperatura e Umidade Relativa do AR

LuminosidadeQualidade do Ar

Outros elementos que contribuem para os danos aos documentos:Presena de agentes biolgicos (insetos, fungos)Interveno humana inadequada por negligncia ou vandalismo.

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