arquivologia para técnico adm. do mpu - aula 00

N o m e d o A l u n o - C P F d o A l u n o


Curso on-line de Arquivologia para Técnico Administrativo do MPU Teoria e Exercícios

Professores: Davi Barreto e Fernando Graeff

Prof . Davi Barreto e Fernando Graeff www.pontodosconcursos.com.br 1

Introdução ........................................................................................ 01 Aula demonstrativa – Ciclo vital dos documentos: a teoria das 3 idades ..... 03 Lista de questões ............................................................................... 11 Bibliografia ........................................................................................ 13

Introdução

Prezado Aluno, É com muita satisfação que ministraremos para você, a quatro mãos, a disciplina de Arquivologia para o cargo de Técnico Administrativo do Ministério Público da União (MPU). Antes de darmos início a nossa aula, permita-nos falar um pouco sobre nós. Meu nome é Davi Barreto, sou cearense e graduado em engenharia eletrônica pelo Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA). Atualmente, sou Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União (TCU), tendo obtido o 1° lugar no concurso de 2007, e mestrando em economia na UNB. Meu nome é Fernando Graeff, sou gaúcho de Caxias do Sul. Sou formado em Administração de Empresas e, antes de entrar no serviço público, trabalhei mais de 15 anos na iniciativa privada. Sou ex-Auditor Fiscal da Receita Federal do Brasil, trabalhei nas Unidades Centrais deste Órgão. Atualmente, exerço o cargo de Auditor Federal de Controle Externo do Tribunal de Contas da União. No serviço público, exerci ainda os cargos de Analista de Finanças e Controle da Secretaria do Tesouro Nacional - área contábil – em Brasília e de Analista de Orçamento do Ministério Público Federal em São Paulo. Feitas as apresentações, vamos falar um pouco sobre nosso curso. Você deve saber que, em um concurso tão concorrido como este, cada questão é decisiva. Não se pode desprezar nenhuma das disciplinas cobradas, todas são importantes, em maior ou menor grau. Arquivologia faz parte do núcleo denominado Conhecimentos Específicos que conta com 90 itens. Assim, é muito provável que a disciplina em questão represente algo em torno de 15 a 20 itens da sua prova, de forma que aquele que for bem nessa matéria estará um passo a frente dos outros candidatos. Por outro lado, não podemos perder tempo, temos que focar no que realmente é importante.






Portanto nosso curso está formatado para ser um curso de teoria e exercícios bastante objetivo, especialmente desenvolvido para que você na medida em que aprende a matéria, concomitantemente, treine para o dia da prova. Para isso, o conteúdo programático exigido pelo edital será abordado em 4 aulas, de acordo com o cronograma abaixo: Aula Data Tópicos abordados Aula 00 Aula demonstrativa

Aula 01 21/07/2010 Conceitos fundamentais de arquivologia. O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos (parte 1).

Aula 02 04/08/2010 O gerenciamento da informação e a gestão de Documentos (parte 2).

Aula 03 18/08/2010 Tipologias documentais e suportes físicos: microfilmagem; automação; preservação, conservação e restauração de documentos.

Nesta aula demonstrativa daremos uma pequena amostra de como será o curso, e falaremos de um assunto que será retomado com mais calma na aula 01: a teoria das três idades do arquivo. Outra coisa, caso você queira resolver as questões antes de ver os comentários, vá diretamente ao final deste arquivo, lá você encontrará a lista de todas as questões tratadas durante a aula. E, por último, participem do Fórum de dúvidas, que é um dos diferenciais do Ponto. Lá você poderá tirar suas dúvidas, auxiliar outras pessoas e nos ajudar no aprimoramento dos nossos cursos. Dito isto, mãos à obra...






Ciclo Vital dos Documentos: A Teoria das Três Idades

Vamos iniciar nosso curso falando sobre um assunto muito recorrente nas provas do Cespe, e que de certa forma, nos dá uma boa base para entendermos arquivologia: a teoria das três idades. Nas instituições, sejam públicas ou privadas, para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. Hoje em dia, mais do que nunca, não só o acesso à informação, mas a agilidade com que é feito, é imprescindível para o sucesso de qualquer organização. Assim, a metodologia de gestão dos documentos a ser adotada deverá atender as necessidades das instituições a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos. Jean-Jacques Valette (1973) definiu essas fases como as três idades dos arquivos – definição esta, utilizada até hoje: corrente, intermediária e permanente. Vejamos em que consiste essa definição:

1. Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultado frequentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso. São os documentos mais utilizados, que frequentemente são consultados. Por documentos em curso entenda-se que, nesta fase, os documentos tramitam bastante de um setor para outro, ou seja, podem ser emprestados a outros setores para atingirem a finalidade para a qual foram criados. Uma definição mais sintética seria a de que os arquivos de primeira idade são o “Conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu valor primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração”.

Aguarde, veremos o que significa valor primário mais adiante...

2. Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de

documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.






Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. Então, são aqueles documentos que não são consultados frequentemente, mas que podem, eventualmente, serem necessários.

A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbos” ou “purgatórios”, onde os documentos ficam aguardando sua destinação final.

Ou, mais simplificadamente, os arquivos de segunda idade são o “conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda destinação”.

3. Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de

documentos que perderam todo valor de natureza administrativa, que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução.

Estes são os arquivos propriamente ditos. Pois, nas duas fases anteriores os documentos ainda tramitavam, ou seja, iam de um setor para outro, eram consultados, na primeira idade mais frequentemente, na segunda idade, com pouca frequência.

Os arquivos de terceira idade, resumidamente, são o “Conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor”.

Importante salientar desde já que a cada uma dessas fases – que são complementares – corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Veremos isso mais profundamente nas próximas aulas. A teoria das 3 idades encontrou amparo em nossa legislação arquivística, a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados define no art. 8º que os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes. Segundo a referida lei, consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes. Os documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.






Por sua vez, documentos permanentes, são os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados. Em virtude da importância documental, da preservação do patrimônio histórico e cultural, o art. 9º da referida Lei determinou que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência. Já, o art. 10 dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Para fechar esse assunto, vamos falar um pouquinho mais sobre os valores primário e secundário dos documentos... O valor primário é atribuído ao documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora, levando-se em conta a sua utilidade para fins administrativos, legais, fiscais etc. Já, o valor secundário é atribuído a um documento em função do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usuários, tendo em vista a sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Atenção: O valor histórico do documento enquadra-se na definição de valor secundário. Ou seja, os documentos de 3ª idade têm valor histórico, portanto, têm valor secundário. Assim, uma definição possível para a teoria das três idades é: “Teoria segundo a qual os arquivos são considerados arquivos correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a frequência de uso por suas entidades produtoras e a identificação de seus valores: primário e secundário”. Tudo tranquilo até aqui? Vejamos algumas questões para solidificar o conhecimento que já adquirimos.

(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o






documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. Resolução: O enunciado das questões 1 a 3 faz uma breve contextualização do ciclo vital dos documentos. Uma determinada organização envia um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. Aqui se inicia o ciclo de vida do documento. No MMA, o setor que recebeu o documento (=protocolo) coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. (Veremos nas próximas aulas os procedimentos de protocolo) Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado (Atenção: até este momento o documento é corrente), o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. (Atenção: agora o documento está no arquivo intermediário) Entendendo o enunciado e com os conceitos aprendidos até o momento, fica fácil responder os itens: Item 1 – Certo. Conforme vimos, enquanto o documento está em curso ou é consultado frequentemente, ele faz parte dos arquivos correntes. Item 2 – Errado. O item afirma que na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente, na verdade, antes de ser eliminado o documento é mantido no arquivo






intermediário, onde aguarda a sua efetiva eliminação ou recolhimento para guarda permanente. No arquivo permanente os documentos são preservados em caráter definitivo. Item 3 – Certo. Realmente, deve haver subordinação, tanto técnica, quanto administrativa, entre o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Pois, um dos problemas que a gestão documental tem que tratar é o acúmulo de documentos. A guarda deve ser feita de maneira lógica e racional, para isso é necessário uma política arquivística uniforme na instituição, evitando a criação de depósitos duplicados. Aprofundaremos esse assunto, quando estudarmos gestão documental em nossas próximas aulas. Então, tudo bem até agora? É simples, não é?

04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. Resolução: Você não pode errar esse tipo de questão, portanto, cuidado! O item afirma exatamente o contrário do conceito de arquivo corrente. No arquivo corrente ficam os documentos consultados frequentemente. Guarde bem: Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou consultados frequentemente. Portanto, item errado.

05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. Resolução: Este é um assunto que trataremos mais a frente. No entanto, já temos condições de responder, não é mesmo? A idade permanente corresponde à última fase do ciclo de vida do documento, portanto, a gestão documental não começa aí, é lógico. A gestão documental deve envolver todas as fases do ciclo de vida do documento. Ou seja, “começar do começo”. Portanto, o item está errado.

06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou






consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. Resolução: A questão está incorreta ao dar a definição de arquivo corrente para o arquivo intermediário. A primeira parte do enunciado está correta, ao afirmar que arquivos intermediários, também são denominados limbos ou purgatórios, você já sabe o porquê, certo? A segunda parte é que está errada, pois a definição dada é dos arquivos correntes. Repetindo, para você gravar: o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado.

07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário. Resolução: Exatamente. A permanência dos documentos no arquivo intermediário é transitória, portanto, temporária. Lembre-se, por isso, o arquivo intermediário é também chamado de “limbo” ou “purgatório”. Os documentos são mantidos no arquivo intermediário, onde aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Falaremos sobre eliminação e recolhimento nas próximas aulas...

08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis. Resolução: O item está errado, pois o art. 10 da Lei nº 8.159, de 1991, dispõe que os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis. Portanto, o comando está errado ao afirmar que os documentos de valor permanente são alienáveis e imprescritíveis, pois, conforme nossa legislação eles são inalienáveis e imprescritíveis.






09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. Resolução: Já vimos que a teoria das 3 idades foi incorporada a nossa legislação através da Lei nº 8.159, de 1991. Segundo o art. 8º “Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes”. Então, se os documentos são produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público, devem ser identificados, conforme a lei, em uma das três categorias. A última parte da questão é lógica, o documento em cada uma das etapas do ciclo de vida tem um tratamento especial, mais tarde, veremos mais a fundo o que constitui esse tratamento especial. Portanto, correto o item.

10. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento. Resolução: O ciclo vital consubstancia a teoria das três idades. Ele representa as sucessivas fases por que passam os documentos de um arquivo, da sua produção à guarda permanente ou eliminação. Portanto, a questão está errada, o ciclo vital não é um sistema de registro de documentos, muito menos, serve para controlar a produção e a tramitação dos documentos na fase corrente e a passagem para a intermediária. O ciclo vital engloba as três idades por que passam os documentos: corrente, intermediária e permanente.

11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que






perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural. Resolução: Gente, não dá para errar uma questão como esta. Os documentos que são providos de valor histórico-cultural são mantidos no arquivo permanente e não no intermediário. No arquivo intermediário são mantidos os documentos que aguardam o termo dos prazos prescricionais e precaucionais para ter sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. Logo, a assertiva está errada.

Prezado aluno, terminamos aqui a aula demonstrativa. Espero que tenha gostado. Até a próxima.






Lista de Questões

(Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) - Determinada organização instalada em Brasília enviou um documento a funcionário do Ministério do Meio Ambiente - MMA, a fim de que fossem resolvidos problemas entre as duas instituições. No MMA, o setor que recebeu o documento coletou algumas informações deste, incluindo-as em uma base de dados. Em seguida, o documento foi enviado para o destinatário, tramitando, posteriormente, em vários setores até que os problemas fossem resolvidos. Depois de arquivado por determinado período no último setor para onde havia sido enviado, o documento foi encaminhado a outro espaço, onde deve ser mantido até ser eliminado. Considerando a situação hipotética acima, julgue os itens 1 a 3, acerca de arquivo. 01. Enquanto tramitava nos vários setores, o documento em questão fez parte dos arquivos correntes do MMA. 02. Na situação considerada, o documento, antes de ser eliminado, deve ser mantido no arquivo permanente. 03. O arquivo intermediário deve ser subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente, para que seja evitada a proliferação de depósitos e mantida uniforme a política arquivística da instituição. 04. (Cespe – Ministério da Integração – Assistente Técnico-Administrativo – 2009) - Os arquivos correntes são constituídos de documentos com pouca frequência de uso que, pelo valor informativo que apresentam, são mantidos próximos de quem os recebe ou os produz. 05. (Cespe – MMA - Agente Administrativo – 2009) A gestão de documentos é aplicada originalmente na idade permanente. 06. (Cespe – Anvisa – 2007) Arquivos intermediários, também denominados limbos ou purgatórios, são constituídos de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados em escritórios ou em dependências próximas de fácil acesso. 07. (CESPE – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Guarda temporária é sinônimo de arquivo intermediário.






08. (Cespe – SEPLAG/DFTRANS - Analista de Transportes Urbanos/Arquivista - 2008) - Os documentos de valor permanente podem ser alienáveis, mas são imprescritíveis. 09. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) A legislação determina que todos os documentos produzidos e acumulados por órgãos públicos e instituições de caráter público devem ser identificados como correntes, intermediários ou permanentes e devem receber tratamento adequado. 10. (Cespe – TRE/GO – Técnico Judiciário/Administrativo – 2009 - Adaptada) Chama-se ciclo vital o sistema de registro de documentos que permite controlar a produção e a tramitação na fase corrente e a passagem para a intermediária por meio de listagens, repertórios, índices e planos de arquivamento. 11. (Cespe – TRE/MA - Técnico Judiciário/Administrativa -2009 – Adaptada) Os arquivos intermediários são formados por documentos que perderam a vigência administrativa, mas são providos de valor histórico-cultural. GABRITOS:

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Bibliografia BRASIL. Conarq - Conselho Nacional de Arquivos. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. BELLOTO, Heloisa Liberalli. Arquivos permanentes: tratamento documental. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2004. Decreto nº 1.171/1994 (e suas atualizações). Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (e suas atualizações). PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro: Ed. FGV, 2002. SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos, princípios e técnicas. Rio de Janeiro, Ed. FGV, 2005.

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