arquivologia - aula 00

7/29/2019 Arquivologia - Aula 00

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NOES DE ARQUIVOLOGIA PARA O MINISTRIO DAS CIDADESCARGO AGENTE ADMINISTRATIVO TEORIA E EXERCCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 00 - Apresentao

Salve, guerreiros! Tudo bem? Firmes na luta???

Sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia e ProcedimentosAdministrativos aqui no Ponto, e estou aqui para ajuda-los neste novo desafio,o concurso para o Ministrio das Cidades! Mais especificamente vamos ajuda-los a se preparar para o cargo de Agente Administrativo, e eu vou orient-losnos contedos de Noes de Arquivologia (Conhecimentos Especficos, item 3).

Analisando o edital percebemos que esse contedo pedido no fogemuito ao que pedido com frequncia em provas. Alguns, como arquivospermanentes, so raramente trabalhados em provas de nvel mdio.

E considerando o que foi pedido, e como foi pedido, vamos dividir nossasaulas da seguinte maneira:

Aula Contedo01 Conceitos fundamentais de Arquivologia.

02

O gerenciamento da informao e a gesto de documentos:Arquivos correntes e intermedirios;Protocolos;

Avaliao de documentos;Arquivos permanentes.

03Tipologias documentais e suportes fsicos:Microfilmagem;

Automao;Preservao, conservao e restaurao de documentos.

Caso tenham notado a falta do assunto Diagnstico, o motivo simples: vamos j estud-lo, nesta aula demonstrativa, no s para que vocsconheam as posies das bancas, mas tambm para que conheam e avaliema metodologia do curso! Eu disse das bancas por que infelizmente nocontamos com muitas questes do CETRO sobre Arquivologia, ento utilizareialgumas questes mais antigas, e at mesmo questes de outras bancas, massempre com a mesma modalidade pedida para nossa prova (mltipla escolha).

Ento, para esta aula, j vamos estudar o seguinte assunto:

Diagnstico e realidade arquivstica brasileira;Estarei disponvel e aguardando suas mensagens no frum do curso e no

email: [email protected]. Sejam todos muito bem vindos, evamos comear logo, sem perda de tempo!

Prof. Mayko GomesMaio/2013
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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Diagnstico

O Diagnstico em arquivos a anlise dos processos, mtodos e

recursos utilizados para que os arquivos executem suas funes. O Diagnsticodeve verificar as falhas na execuo de um processo, ou caso no existamfalhas, deve apontar mudanas a serem adotadas para tornar seus serviosmais eficientes.

Seus objetivos so:

1. Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidadesdecorrentes da observao da realidade e dos documentos;

2. Formular hipteses que expliquem a origem dos problemas levantados esuas possveis solues;

3. Levantar dados, de acordo com mtodos previamente delineados, comeficcia comprovada;

4. Chegar a concluses e a novas proposies, a partir do exame dos dadoslevantados em confronto com as hipteses e o conhecimento jestabelecido.

Ento, por exemplo, se detectada uma falha no servio de consulta, oDiagnstico deve ser feito para identificar onde est o problema: forma deguardar os documentos, equipamentos utilizados, falta de pessoal, etc.Quando localizado o problema, possvel estudar uma soluo: mudar omtodo de arquivamento, trocar ou adquirir outros equipamentos, contrataode pessoal qualificado, etc.

Ou ainda, pode ser realizado o Diagnstico peridico, e mesmo nohavendo problemas, podem ser apontadas mudanas para melhorar osservios. Por exemplo: o diagnstico revelou uma forma de alocar os armrios,e atravs de anlise descobriu-se que outra forma de alocao pode aproveitarmelhor o espao. A organizao anterior no chegava a ser um problema, mas

outra forma de organizao pode trazer mais benefcios.

(TRE-PI/2009 FCC) A descrio e anlise das atividades, funes ecompetncias da instituio, bem como da situao dos documentos nelaacumulados (quantidade, datas-limite, condies de conservao,instrumentos de acesso disponveis, frequncia de uso) e das condies deinfraestrutura de que dispe (edifcio, mobilirio, equipamentos, recursoshumanos e financeiros), integram o chamado

a) guia de fontes.b) plano de destinao.c) inventrio topogrfico.d) plano de armazenamento.


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e) diagnstico de arquivos.

Resoluo

Os dados apresentados no comando da questo so aqueles necessriospara a elaborao de um sistema de arquivo em pleno funcionamento dentrode uma instituio. Atravs do estudo deles, possvel identificar pontos ondeas falhas ocorram, bem como aqueles em que possvel haver umainterveno e mudana com o objetivo de melhorar os processos de trabalho.Portanto, a alternativa correta a de letra E.

Atravs do Diagnstico, o administrador dispe de informaes como:

Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, iluminao, etc.);

Condies ambientais (temperatura, umidade, etc.);Condies de armazenamento (armrios e estantes);Estado de conservao dos documentos;Espao fsico ocupado;Volume documental;Controle de emprstimos e consultas;Recursos humanos (quantidade, qualificao profissional, etc.);Acesso informao;Gnero, arranjo e classificao dos documentos;Tipo de acondicionamento.

De posse destas informaes, o arquivista dever fazer uma anlise dasituao do arquivo e propor solues para os problemas, ou medidas quebuscam melhorar os seus servios.

Diagnstico maximalista:

Este tipo de diagnstico levanta informaes para o projeto arquivsticoconsiderando as condies de um conjunto de organizaes que formam umsistema. Deve ser feito um levantamento da situao arquivstica do conjuntode organismos que forma um governo federal, estadual ou municipal. E, ainda,

de sistemas organizacionais. Por exemplo: a Poltica de Meio AmbienteBrasileira (Ministrio do Meio Ambiente, Secretarias Estaduais, IBAMA, Ibram-DF, etc.) ou a Justia de Trabalho (TST e TRTs, MPT, Defensorias Pblicas,escritrios de advocacia do trabalho, etc.), ou ainda um sistema de instituiesprivadas (empresas que pertenam a um mesmo grupo, um mercadoespecfico, um local especfico).

Seus principais objetivos so:

Definir a poltica arquivstica;

Elaborar estratgias de soluo dos problemas identificados;Justificar a necessidade de interveno planejada.


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Diagnstico minimalista:

Este tipo de diagnstico levanta informaes para o projeto arquivstico

considerando a instituio em uma viso especfica seus departamentos,seus clientes, seus servios, seus materiais, etc. Estuda os processos ao nvelde realizao das atividades, como pagamentos, gesto de pessoas, vendas,projetos, etc.

As informaes obtidas atravs do diagnstico iro servir para aelaborao de projetos arquivstico, seja a ele a implantao, a modernizao,a mudana de procedimentos, alm de outras atividades de arquivo, como aelaborao da Tabela de Temporalidade, do Plano de Classificao, daAvaliao, etc.

Seus principais objetivos so:

Observao dos problemas arquivsticos das organizaes;Elaborao dos instrumentos arquivsticos necessrios soluo dos

problemas identificados;Elaborao de projeto de trabalho.

De uma forma geral:

Conhecimento Arquivstico + Conhecimento Adquirido = SOLUO

(MPU/2007 FCC) Na implantao de um sistema estadual de arquivos,o diagnstico da situao das unidades produtoras de documentos oinstrumento que

a) identifica as competncias, funes e atividades do poder pblicoestadual, correlacionando-as com os documentos que as viabilizam ecomprovam.

b) combina elementos fsicos e lgicos no processamento automtico dedados das diferentes reas do governo.

c) permite obter a mesma polaridade dos documentos originais

produzidos pelos organismos da administrao direta e indireta.d) avalia o suporte lgico dos diferentes sistemas operacionais aplicadoss atividades-fim e atividades-meio do governo estadual.

e) estabelece relao de equivalncia entre diferentes sistemas denotao adotados nas secretarias de Estado.

Resoluo

O diagnstico revela, atravs do estudo dos dados coletados, ascondies de operao de um sistema de arquivo, seja ele institucional(minimalista) ou sistmico (maximalista). Nesta questo, considerando que osistema estadual (ou seja, vai considerar todas as funes do Estado, bemcomo as instituies que o compe) deve ser realizado um diagnstico do tipo


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maximalista. O diagnstico realizado deve compreender todas ascompetncias, funes e atividades do Estado. Assim, a alternativa correta ade letra A.

Fases do Diagnstico:

O diagnstico pode ser realizado em duas fases: Levantamento daHistria da Instituio e Levantamento do Acervo.

1 - Histria da Instituio

Tem o objetivo de identificar sujeito acumulador, sua histria, suatrajetria e a relao que ele estabeleceu ou estabelece com outros sujeitos.Conhecer o sujeito acumulador de documentos para entender os documentos

produzidos e recebidos por ele.

Dados: criao; misso; funes; estrutura; vinculao hierrquica;evoluo poltico-administrativa; atividades e rotinas.

Esses dados podem ser colhidos das fontes de pesquisa.

Fontes:

Documentos de Constituio (decreto de criao, contrato social,estatuto, regimento).

Documentos de Direo (plano de ao, organograma, relatrio deatividades, atos normativos, relatrios gerenciais, manuais de procedimentos).

Documentos de Reunio (ata de reunio, memria de reunio,resolues).

Outros (pginas web, entrevistas, livros comemorativos).

Metodologia: pesquisa bibliogrfica (legislao e literatura em geral),observao direta, entrevistas diretivas e no diretivas e anlise qualitativa

dos dados coletados.

A metodologia pode variar de acordo com a estrutura e necessidade decada instituio ou sistema, mas de forma geral o Diagnstico deve ser feitoseguindo esses passos.

Trajetria da Instituio / Evoluo do Sistema: de posse dosdados coletados possvel conhecer as origens e a evoluo de cada arquivo:

Criao da organizao instrumento legal de criao e data edenominaes;

Misso da organizao o objetivo principal ou a finalidade. Devem serregistradas as alteraes, quando existirem;


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Vinculaes administrativas e polticas localizar a organizao dentrode uma estrutura administrativa maior, esclarecendo o tipo de relaoexistente, inclusive a poltica;

Estrutura organizacional a forma de estruturao da organizao notempo. Reproduo ou elaborao dos organogramas com as atribuiesdas respectivas unidades organizacionais e possveis alteraes. Criaoe extino das unidades organizacionais e de suas denominaes;

Funes da organizao; Principais dirigentes - que podem ser objeto de entrevistas; Contexto em que se insere a organizao o contexto poltico-

administrativo, social e econmico, no limite dos objetivos estabelecidospara a pesquisa;

Extino da organizao (se for o caso) data e instrumento legal, asrazes da extino (reforma administrativa, extino das funes etc.).Como produto desta primeira fase ser produzido um extenso texto

descritivo sobre a instituio em toda sua dimenso histrica (criao,extino, relacionamento com outras organizaes e vinculaes hierrquicas)e em sua individualidade (a misso, a estrutura, as funes, atividades e osprocedimentos formais e informais).

2 Levantamento do Acervo

De posse dos dados sobre a instituio e suas atividades, agora devemos

conhecer os seus documentos. Atravs desse levantamento teremos asseguintes informaes:

Quantidades de documentos, expressas de acordo com regras aceitasuniversalmente;

Tipologias documentais;Os contedos informacionais genricos, expressos de modo sinttico e

hierrquico;As unidades fsicas de arquivamento movelaria e as embalagens

utilizadas;

As condies de conservao dos documentos;O modo original de organizao classificao, avaliao e descrio mesmo se rudimentar e/ou baseado no senso comum;

A forma de transferncia dos documentos para o depsito;Mapeamento dos locais de guarda dos documentos;Os equipamentos existentes;As condies do depsito (capacidade, rea, condies fsicas etc.);A existncia de documentos no orgnicos;A existncia de material estranho ao acervo (equipamentos inservveis,

mobilirio etc.).A existncia e o modo de uso de tecnologias da informao;Os perodos de acumulao da documentao.


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Quantificao dos Suportes: para o levantamento das quantidades dedocumentos, devemos aplicar as medidas conforme as seguintes regras.

Suportes Unidade de MedidaPapel Metro linearNegativo fotogrfico Unidade (fotograma)Planta Unidade e tipoFita de vdeo UnidadeFotografia (ampliao) Unidade e tamanhoMicrofilme Unidade e especificao (rolo)Disquete Unidade e capacidadeFilme cinematogrfico Unidade e especificao (rolo)Fita cassete Unidade

Mapa UnidadeDisco de vinil Unidade e especificaoCD Unidade e capacidadeCartaz Unidade

Converso de medidas: nem sempre ser possvel mensurar asquantidades de documentos nas unidades de medidas determinadas, seja pelaorganizao ou pelo tipo de armazenamento. Assim, possvel realizar asmensuraes de outras formas, e em seguida fazer as devidas alteraes,conforme a tabela a seguir, determinada pelo CONARQ.

Converso de Em Multiplica porMetros lineares Quilogramas 35 a 80 (50)Metros lineares Metros cbicos 0,06 a 0,12 (0,08)Quilogramas Metros lineares 0,01 a 0,04 (0,025)Quilogramas Metros cbicos 0,0008 a 0,003 (0,0016)Toneladas Metros cbicos 0,08 a 3 (1,6)Metros cbicos Metros lineares 8 a 16 (12)Toneladas Metros lineares 10 a 40 (25)

Metros cbicos Quilogramas 400 a 800 (600)Multiplicando pelo n entre parnteses da terceira coluna, o resultado o que mais se aproxima do real.A mudana de metro cbico para metro linear a mais utilizada, especialmente para documentos em papel.

Projeto de Trabalho

O projeto de trabalho a ferramenta onde so detalhados os resultadosde estudos do diagnstico. Atravs dele possvel conhecer as possveiscausas de problemas presentes, bem como identificar os pontos cuja mudanaocasionar melhorias de produo e rendimento nos trabalhos arquivsticos.

O projeto de trabalho ento a apresentao dos pontos a seremmudados bem como da melhor forma de fazer essas mudanas. Deveapresentar tambm o plano de ao (metodologia), alm dos recursos


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empregados (tempo, capital, recursos humanos, espao, ferramentas,materiais, etc.) e os resultados esperados (aumento na qualidade daconservao, reduo na perda de documentos importantes, melhoria na

consulta e emprstimo, otimizao das ferramentas de controle, etc.).Do projeto de trabalho teremos os seguintes produtos:

A organizao intelectual e fsica dos arquivos;A criao de um arquivo intermedirio (se for o caso);A definio da parte do acervo que pode ser descartada e a que deve ser

considerada de valor permanente;A produo de instrumento de pesquisa;A produo de normas de funcionamento do sistema implantado;A criao dos parmetros de uma nova cultura de tratamento das

informaes e dos documentos, por meio de exemplos e treinamentos;As indicaes sobre o material de acondicionamento e armazenamento

dos documentos, bem como as caractersticas do depsito de arquivamentointermedirio.


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Exerccios

01 - (TRT-3/2009 FCC) Qualquer proposta de interveno nos arquivosgovernamentais supe a realizao de um diagnstico. Embora no hajamodelos formalmente institudos para cumprir essa tarefa, seu ponto departida o levantamento de informaes sobre

a) o nvel de escolaridade e o salrio dos servidores.b) a estrutura organizacional, as funes e as atividades do rgo.c) o acondicionamento dos documentos audiovisuais e iconogrficos.d) o mtodo de ordenao dos documentos textuais.e) o sistema de segurana do edifcio.

02 (TRT-8/2010 FCC) O instrumento de gesto capaz de oferecer, nombito de uma instituio, dados sobre estrutura, funcionamento, quantidadee estado fsico dos documentos

a) o glossrio.b) o diretrio.c) o diagnstico.d) a tabela.e) o estatuto.

03 (TRT-6/2012 FCC) Embora a literatura especializada apresentediferentes modelos de diagnstico de arquivos, o balano realizado por JulceMary Cornelsen e Victor Jos Nelli enfatiza a importncia do levantamento dedados sobre estrutura, funes e atividades do organismo produtor, sobretudoquando relacionados com

a) os servios de atendimento ao pblico ali prestados.b) o nmero de arquivistas que nele atuam.c) os recursos destinados aos depsitos de arquivo.d) o fluxo de informaes que o permeiam.

e) a qualidade do acondicionamento dos documentos.04 (TRT-11/2012 FCC) NoDiagnstico dos arquivos da Justia do

Trabalho(Braslia, 2009), levado a efeito pelo Grupo de Trabalho de GestoDocumental do Conselho Superior da Justia do Trabalho, foramrecomendadas, entre outras, as seguintes providncias:

I. Estruturar unidade organizacional, diretamente subordinada Direodo Tribunal, com competncia para a gesto de documentos administrativos ejudiciais nas fases de guarda intermediria e permanente, em conformidadecom a legislao brasileira e com os princpios da Arquivologia.

II. Tornar obrigatrio que parte da dotao oramentria anual dosTribunais seja direcionada para aes de gesto documental e de


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processamento tcnico do arquivo permanente, conforme planejamentoestratgico, atravs de rubrica prpria.

III. Solicitar estudos de viabilidade da centralizao dos arquivos

intermedirios das unidades administrativas e judicirias, incluindo as Varaslocalizadas na sede e fora da sede, bem como da implantao de arquivossetoriais de acordo com macrorregies, estipulando-se cronograma pararetirada e entrega dos documentos arquivados.

Est correto o que se afirma em

a) I, somente.b) I e II, somente.c) I e III, somente.d) II e III, somente.

e) I, II e III.

05 (PGDF/2011 Iades) No diagnstico da situao arquivstica, oprincipal dado a ser coletado nas organizaes

a) a mensurao da documentao.b) o tipo de mobilirio para armazenamento dos documentos.c) a descrio das atividades da organizao e sua relao com o fluxo

de informaes.d) o tamanho da rea de depsito dos documentos.

e) a estrutura organizacional.

Gabarito

Item Resposta Comentrio

01 Letra B Qualquer diagnstico deve identificar e fornecer informaes sobre o modo de

organizao e de funcionamento das instituies ou sistemas.02 Letra C O diagnstico a atividade da Gesto de Documentos que tem a finalidade de fornecerdados e informaes sobre a instituio e suas atividades.

03 Letra D Segundo os autores mencionados, as informaes mais importantes em um diagnsticoso as relacionadas com o fluxo de documento, desde a produo at a eliminao.

04 Letra E No relatrio de trabalho produzido pelo citado grupo, entre outras recomendaes paraos arquivos deste sistema, consta o que se refere nos 3 itens da questo.

05 Letra C fundamental conhecer as atividades que so desenvolvidas pelas instituies, poisso da sua execuo que so gerados os documentos de arquivo.


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Bom, meus amigos, encerramos aqui esta aula demonstrativa.

Espero que tenham percebido que o contedo, apesar da pouca

frequncia, no complicado. No vai exigir de vocs mais do que algumashoras de dedicao e memria afiada.

J em nossa prxima aula vamos iniciar os estudos de conceitos enoes iniciais de Arquivologia, fundamentais para o entendimento de todos osassuntos.

Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebidoa importncia de estudar esta disciplina, ainda mais para este concurso, queao que tudo indica, ser de uma concorrncia acirradssima!

Aguardo as crticas e sugestes de todos vocs para elaborar umtrabalho que realmente os ajude. Saibam que este curso democrtico, entoser feito por vocs e para vocs! Fiquem vontade para enviar suas crticas,ideias e sugestes. Mais ainda, devem enviar suas dvidas para seremsanadas, pois o nosso principal objetivo aqui.

Estarei disponvel para soluo de dvidas no frum do curso e no e-mail: [email protected]. Podem contar sempre com nossoapoio, meu e da equipe do Ponto, para ajuda-los sempre.

Forte abrao a todos, meus desejos de que as bnos de Deus estejampresentes em suas vidas! Mais uma vez, sejam todos muito bem vindos!

Bons estudos, e aguardo a todos para nossa primeira aula. At l!

Prof. Mayko GomesMaio/2013
mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]


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Exerccios Resolvidos na Aula

(TRE-PI/2009 FCC) A descrio e anlise das atividades, funes ecompetncias da instituio, bem como da situao dos documentos nelaacumulados (quantidade, datas-limite, condies de conservao,instrumentos de acesso disponveis, frequncia de uso) e das condies deinfraestrutura de que dispe (edifcio, mobilirio, equipamentos, recursoshumanos e financeiros), integram o chamado

a) guia de fontes.b) plano de destinao.c) inventrio topogrfico.

d) plano de armazenamento.e) diagnstico de arquivos.

(MPU/2007 FCC) Na implantao de um sistema estadual de arquivos,o diagnstico da situao das unidades produtoras de documentos oinstrumento que

a) identifica as competncias, funes e atividades do poderpblico estadual, correlacionando-as com os documentos que asviabilizam e comprovam.

b) combina elementos fsicos e lgicos no processamento automtico dedados das diferentes reas do governo.

c) permite obter a mesma polaridade dos documentos originaisproduzidos pelos organismos da administrao direta e indireta.

d) avalia o suporte lgico dos diferentes sistemas operacionais aplicadoss atividades-fim e atividades-meio do governo estadual.

e) estabelece relao de equivalncia entre diferentes sistemas denotao adotados nas secretarias de Estado.

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