ARQUIVO ESCOLAR

Sineperio - 2011

CLASSIFICAÇÃO

• Gênero (tipo)• Escritos• Eletrônicos

• Natureza• Assunto• Documento

Arquivo Escolar é composto por documentos de natureza especializada, ou seja, reúne documentos de uma área específica e quanto à natureza do assunto, é ostensivo, porque não possui documentos que exijam sigilo.

FUNÇÃO DO ARQUIVO ESCOLAR

• Deliberação CEE 239/99 “conjunto rigorosamente organizado de documentos e informações que comprovem, inequivocadamente, a identidade e os fatos relativos à escolaridade de cada aluno e do conjunto de alunos da Instituição Escolar e evidenciem, ao mesmo tempo, os aspectos de organização e ação de Escola referentes ao processo de educação e ensino vivenciados pelos alunos, ao longo de todo o período de funcionamento da Instituição."

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO

• Direto• Indireto• Alfabético• Numérico . simples . Geográfico• Ordem Cronológica• Assunto

CUIDADOS

• Registros devem estar nítidos

• Sem rasura e, caso seja feita, fazer a devida ressalva, com anotação

• Não usar abreviaturas

• Não usar clipes nem grampos porque enferrujam

• Datar, assinar e carimbar os documentos.

FORMAS DE ORGANIZAÇÃO

• Arquivo de movimento ou Arquivo “vivo”• contém dados e informações referentes aos

alunos matriculados no ano letivo em curso e admite registros

• Arquivo permanente ou Arquivo "morto" • contém dados e informações de alunos que

não estão mais frequentando a Escola, seja por terem concluído o curso, por terem solicitado transferência ou cancelamento de matrícula ou, ainda, por não terem renovado a matrícula

A forma como será organizado o arquivo vivo ou morto – eletrônica ou do próprio documento – é sempre uma decisão da Escola, ou seja, dependendo de sua estrutura, dos recursos disponíveis e dos equipamentos da Secretaria Escolar

• No arquivamento eletrônico, a escola assume a responsabilidade pela transcrição e este arquivo deverá ser armazenado em duas vias de idêntico teor. Uma via será utilizada para uso corrente da Instituição e, a outra, ficará guardada como cópia de segurança, em lugar protegido, a critério da escola e sob sua responsabilidade.

Importante

A eliminação de papéis e documentos, em função da informatização do arquivo escolar, inutilizados pela escola, é de inteira responsabilidade da mesma e desprovida de qualquer formalidade, ou seja, não há mais  necessidade de se formalizar a incineração de documentos através de Atas

Documentos Referentes ao Aluno

• Registro da matrícula • Comprovante de escolaridade anterior• Registro dos resultados obtidos• Ficha Individual• Histórico Escolar• Certificado• Diploma• Certidão como Certificado ou Diploma• Certidão de conclusão de ano/série/fase/curso

(Lei Estadual nº 3690/01)• Ficha de Matrícula• Ficha Cumulativa (geralmente, para a Educação

Infantil

Referentes à instituição

• Ato constitutivo da mantenedora• Atos regedores do funcionamento • Ementa do trabalho • Habilitação dos docentes• Relatório anual• Livro de Registro de Certificados e Diplomas• Livro de Ata de Conselho de Classe• Diário de Classe • Regimento Escolar • Proposta Pedagógica

Lei Federal nº. 5.553/68

•   “Art.”1º - A nenhuma pessoa física, bem como a nenhuma pessoa jurídica, de direito público ou privado, é lícito reter qualquer documento de identificação pessoal, ainda que apresentado por fotocópia autenticada ou pública-forma, inclusive comprovante de quitação com o serviço militar, título de eleitor, carteira profissional, certidão de registro de nascimento, certidão de casamento, comprovante de naturalização e carteira de estrangeiro.”

• Quando se fizer necessária a exigência de algum documento para retirada de dados, o prazo para devolução do documento é de até 5 (cinco) dias.

• Na cópia do documento que está sendo arquivado deve ser feito o registro "Confere com o original", além da data e identificação do responsável pela autenticação.

Ficha Individual

• Contém os dados relativos à vida escolar do aluno, no período em curso

• Contém dados de identificação pessoal.• Registra, mensalmente ou bimestralmente, as notas ou

menções• Registra os resultados obtidos na recuperação • Caracteriza a situação final do aluno no período letivo• Contêm informações sobre dependência, adaptação,

equivalência de estudos, aproveitamento de estudos, classificação, reclassificação, dispensa de Educação Física e outras, com o respectivo amparo legal.

• Datada e assinada pelo Secretário e pelo Diretor ao final do período

Histórico Escolar• Cabeçalho – denominação, endereço, ato autorizativo para

funcionamento • Dados de identificação do aluno • Dados referentes à vida escolar • Competências definidas no perfil profissional de conclusão do

curso, se de Educação Profissional• Em Observações – informações relativas a qualquer alteração

ocorrida na vida escolar do aluno com o respectivo amparo legal

• indicação sobre a situação final no período letivo - Aprovado- Reprovado

• Legendas – com o significado dos símbolos utilizados para exprimir resultados, quando usados.

• Assinaturas – do Diretor e do Secretário com respectivo carimbo

• Data da expedição, por extenso

CERTIFICADO

• Ensino Fundamental e Médio (qualquer modalidade)

• Disciplinas de exame supletivo• Formação inicial e continuada de

trabalhadores• Módulo ou etapas quando o curso ensejar

terminalidade (QualifIcação de Nível Técnico)• Curso de Educação Técnica de Nível Médio

com saídas intermediárias – expedição de certificado ao final de cada etapa.

CERTIFICADO• Comprova a conclusão de disciplina, conjunto de

disciplinas ou curso• Na rede privada, não há modelo pré-estabelecido• Elaborados do certificado de forma legível sem

abreviatura e sem rasura

• Deve ser expedido quando da conclusão de:• Ensino Fundamental e Médio (qualquer modalidade)• Disciplinas de exame supletivo• Formação inicial e continuada de trabalhadores• Módulo ou etapas quando o curso for assim estruturado,

ensejar terminalidade (Qualifcação de Nível Técnico)• Curso de Educação Técnica de Nível Médio com saídas

intermediárias – expedição de certificado ao final de cada etapa

Diploma

• É o documento que comprova a conclusão de:

• Curso Normal de Nível Médio

• Cursos de Educação Profissional Técnica de Nível Médio

REGISTRO DE CERTIFICADOS E DIPLOMAS

• Número do registro• Número da folha e do livro;• Publicação em Diário Oficial;• Assinatura do Secretário;• Curso anterior;• Estágio, quando exigido;• Espaço para registro no órgão de

classe, quando exigido

• A coletânea de documentos referentes à vida escolar do aluno (requerimentos, fichas individuais, ficha de matrícula, histórico escolar, atestados, certificado ou diploma e outros) constitui a Pasta Individual ou Dossiê do aluno.

Compõem o Relatório Anual

• Atas de• Regularização de Vida Escolar.• Resultados Finais.• Resultados Finais de Reclassificação.• Resultados Finais de Dependência.• Resultados Finais de Adaptação.• Resultados Finais de Plano de Estudos.

PRINCIPAIS DOCUMENTOS

• Individuais• Histórico Escolar• Ficha Individual• Certificado• Diploma

• Coletivos • Atas → que fazem parte do Relatório Anual• Diário de Classe, se adotado

• Regimento Escolar

• Proposta Pedagógica

• Livro de Registro de Certificados e Diplomas

• Publicação de alunos concluintes no Diário Oficial/ RJ

• Livro de Registro de Atas do Conselho de Classe

LDBEN nº 9394/96: art. 24 inciso VII Lei nº 5.433/68; Lei nº 5.553/68; Decreto Federal nº 1.799/96; regula a Lei nº 5.553/68 Lei 11.788/08 ; EstágioParecer CNE/CP nº 16/97 ( Indicação CNE nº 02/ 97

Lei Estadual nº 3.690/01Deliberações CEE nºs 238/99; 239/99; 253/00; 264/01; 316/10; Parecer CEE nº 859/02 “N”Portaria E/ COIE Normativa nº 02/01 ( CDIN)

OBRIGADA