GESTOR

ÁGIL!

Como priorizar

os assuntos

no dia-a-dia.

Ciclo Transformador

Marcelo Franco

Introdução Ciclo Transformador

Neste material você vai aprender uma técnica que tem

como finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a

priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância

e urgência.

Além disso, vamos relacionar alguns aplicativos que podem

ajudar o gestor de TI.

IMPORTANTE: Técnicas de priorização de processos / projetos não são escopo desse material pois já fazem parte do cotidiano

organizacional de uma empresa. Vamos focar exclusivamente nos assuntos que envolvem o gestor de TI no dia-a-dia como gestor de

time / pessoas.

Dwight D. Eisenhower Ciclo Transformador

Quem foi...

• General de cinco estrelas do Exército Americano;

• Durante a Segunda Guerra Mundial, ele serviu como:

• Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa;

• Comandante da invasão no Norte da África (1942 e 1943);

• Comandante da invasão na França e Alemanha (1944 e 1945);

• Primeiro comandante supremo da OTAN (1951);

• 34º Presidente dos Estados Unidos (1953 até 1961);

• Presidência da Universidade Columbia;

Eisenhower tinha um histórico de disciplina e organização, o que lhe dava

versatilidade e dedicação para tomar decisões importantes. Tudo isso com uma

técnica para gerar produtividade, foco e disciplina na organização de tarefas.

Essa técnica ficou conhecida como Matriz Eisenhower.

Matriz Eisenhower Ciclo Transformador

Apesar da técnica ter mais de 50 anos, não se engane, é ainda muito atual, útil e

simples de aplicá-la.

Aqui você vai aprender como a matriz pode ser sua aliada para vencer o estresse e

estagnação, uma ferramenta para se tornar um GESTOR ÁGIL.

GESTOR

ÁGIL

Aprender a priorizar

Atuar estrategicamente

Organizar o dia-a-dia

Utilizar o tempo da forma certa

Matriz Eisenhower – Conceitos Ciclo Transformador

IMPORTANTE

É aquilo que fará diferença na gestão do time. São as metas,

OKRs e tudo o que fará o time crescer e prosperar.

URGENTE

É aquilo que, se não for abordado logo, perderá

o sentido ou se agravará rapidamente.

Matriz Eisenhower – Quadrantes e Ações Ciclo Transformador

Faça agora! Imediatamente

Decida quando você vai fazer

Delegue para outra pessoa

Faça mais tarde ou

descarte

URGENTE NÃO URGENTE

IMPORTANTE

NÃO

IMPORTANTE

Matriz Eisenhower – Gestor Ágil Ciclo Transformador

Essa técnica proporciona ao gestor mostrar atitudes positivas, veja algumas delas:

Faça agora! Imediatamente

Decida quando você vai fazer

Delegue para outra pessoa

Faça mais tarde ou

Descarte

- Senso crítico

- Senso de urgência

- Ação / Mobilização rápida

- Demonstrar confiança

- Avaliar colaborador

- Ajudar na evolução do colaborador

- Identificar possível sucessor

- Preparar sucessor

- Controle

- Envolver as pessoas certas

- Despender sua energia no momento certo

- Foco no estratégico e não no trivial;

Matriz Eisenhower - Prática Ciclo Transformador

Vamos colocar em prática!

1 – Revisar sua lista de assuntos a serem

tratados. Verifique se todos estão

contemplados.

2 – Aplicar os conceitos de urgência e

importância em todos os itens da lista. Pode ser um pouco difícil no início mas depois melhora.

3 – Alocar cada item no seu respectivo

quadrante e ação.

Faça agora! Imediatamente

Decida quando você vai fazer

Delegue para outra pessoa

Faça mais tarde ou

descarte

URGENTE NÃO URGENTE

IMPORTANTE

NÃO

IMPORTANTE

Matriz Eisenhower – Exemplo Ciclo Transformador

Preparação de Feedback de 2 colaboradores, João e Aline.

Faça agora! Imediatamente

Decida quando você vai fazer

Delegue para outra pessoa

Faça mais tarde ou

Descarte

Dia 09 - Coletar feedbacks de colegas da mesma área sobre João

e Aline. (2 horas)

Dia 10 – Avaliar João e Aline sobre as tarefas delegadas desde o

último feedback. (1 hora)

Dia 11 – Avaliar o avanço de João e Aline desde último feedback.

Atualizar Análise 4x4 e Matriz Nine Box (2 horas)

Dia 12 - Preparar feedback João e Aline. (2 horas)

Dia 13 – Dar feedback João. (1 hora)

Dia 13 – Dar feedback Aline. (1 hora)

Hoje

- Coletar feedbacks de lideranças de áreas que se

relacionam com João e Aline. (1 hora)

Dia 14 - Solicitado para Gestão de Pessoas (RH) realizar

uma conversa com João e Aline sobre momento na

empresa e solicitar feedback sobre gestor direto (ou seja,

você).

(1 hora)

Não utilizado

• A matriz é viva!

• Você sempre estará alterando os itens dos quadrantes.

• Você deve olhar para a matriz todos os dias, de

preferência no início do dia para preparar o dia ou já

deixá-la pronta no final do dia anterior.

• Mude seu “mindset”, não se preocupe com os itens

agendados, concentre sua energia no quadrante “Faça

agora! Imediatamente”.

• Aos itens delegados, verifique no prazo que foi dado ao

colaborador, não fique pressionando, confie.

• Os itens do quadrante “Decida quando você vai fazer”, no dia

agendado deverão estar no quadrante “Faça agora!

Imediatamente”.

• É normal itens não previstos impactarem datas de

agendamentos, o gestor deve saber quais itens estão mais

aderentes as metas ou OKRs estratégicos e ajustar de acordo.

Aplicativos Ciclo Transformador

Relacionamos alguns aplicativos que podem ser utilizados e estruturados com a técnica da

Matriz Eisenhower para facilitar o seu dia.

Todos aplicativos com opções desktop, web e mobile para deixar você sempre conectado e com

a informação correta no momento certo.

Aplicativos Ciclo Transformador

OneNote

Se você já utiliza o onenote para

registrar tópicos de reuniões ou

outras discussões, alinhamentos,

facilita o acesso ao seu controle

na Matriz Eisenhower, inclusive

para incluir algum item e

explicação a respeito caso

necessite, bem como se

posicionar na reunião com

relação aos assuntos agendados.

Aplicativos Ciclo Transformador

Trello

Com a estrutura de cartões fica

mais fácil de alterar algum item

de quadrante para outro. Dentro

de cada cartão você pode incluir

alguma descrição ou lembretes

para quando for tratar o assunto.

Aplicativos Ciclo Transformador

Microsoft To Do

Funciona muito bem, fácil de

mover as tarefas entre

quadrantes e ainda possui

funções como lembretes, anexar

arquivos e outros recursos.

Ciclo Transformador Ciclo Transformador

Esperamos que este material tenha colaborado para sua reflexão e necessidade de

melhorar seu senso de priorização.

Esta é uma pequena amostra dos assuntos que fazem parte do Ciclo Transformador,

um framework para gestores de TI.

Com o uso do Ciclo Transformador os gestores e aqueles que querem assumir essa

posição conseguem encontrar a base e a dinâmica necessária para evolução pessoal,

dos colaboradores e do time.

Abraços!

Marcelo Franco Criador do Ciclo Transformador

CicloTransformador.com.br

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