GESTOR
ÁGIL!
Como priorizar
os assuntos
no dia-a-dia.
Ciclo Transformador
Marcelo Franco
Introdução Ciclo Transformador
Neste material você vai aprender uma técnica que tem
como finalidade a organização de sua rotina, aprendendo a
priorizar as tarefas de acordo com seu grau de importância
e urgência.
Além disso, vamos relacionar alguns aplicativos que podem
ajudar o gestor de TI.
IMPORTANTE: Técnicas de priorização de processos / projetos não são escopo desse material pois já fazem parte do cotidiano
organizacional de uma empresa. Vamos focar exclusivamente nos assuntos que envolvem o gestor de TI no dia-a-dia como gestor de
time / pessoas.
Dwight D. Eisenhower Ciclo Transformador
Quem foi...
• General de cinco estrelas do Exército Americano;
• Durante a Segunda Guerra Mundial, ele serviu como:
• Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa;
• Comandante da invasão no Norte da África (1942 e 1943);
• Comandante da invasão na França e Alemanha (1944 e 1945);
• Primeiro comandante supremo da OTAN (1951);
• 34º Presidente dos Estados Unidos (1953 até 1961);
• Presidência da Universidade Columbia;
Eisenhower tinha um histórico de disciplina e organização, o que lhe dava
versatilidade e dedicação para tomar decisões importantes. Tudo isso com uma
técnica para gerar produtividade, foco e disciplina na organização de tarefas.
Essa técnica ficou conhecida como Matriz Eisenhower.
Matriz Eisenhower Ciclo Transformador
Apesar da técnica ter mais de 50 anos, não se engane, é ainda muito atual, útil e
simples de aplicá-la.
Aqui você vai aprender como a matriz pode ser sua aliada para vencer o estresse e
estagnação, uma ferramenta para se tornar um GESTOR ÁGIL.
GESTOR
ÁGIL
Aprender a priorizar
Atuar estrategicamente
Organizar o dia-a-dia
Utilizar o tempo da forma certa
Matriz Eisenhower – Conceitos Ciclo Transformador
IMPORTANTE
É aquilo que fará diferença na gestão do time. São as metas,
OKRs e tudo o que fará o time crescer e prosperar.
URGENTE
É aquilo que, se não for abordado logo, perderá
o sentido ou se agravará rapidamente.
Matriz Eisenhower – Quadrantes e Ações Ciclo Transformador
Faça agora! Imediatamente
Decida quando você vai fazer
Delegue para outra pessoa
Faça mais tarde ou
descarte
URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE
NÃO
IMPORTANTE
Matriz Eisenhower – Gestor Ágil Ciclo Transformador
Essa técnica proporciona ao gestor mostrar atitudes positivas, veja algumas delas:
Faça agora! Imediatamente
Decida quando você vai fazer
Delegue para outra pessoa
Faça mais tarde ou
Descarte
- Senso crítico
- Senso de urgência
- Ação / Mobilização rápida
- Demonstrar confiança
- Avaliar colaborador
- Ajudar na evolução do colaborador
- Identificar possível sucessor
- Preparar sucessor
- Controle
- Envolver as pessoas certas
- Despender sua energia no momento certo
- Foco no estratégico e não no trivial;
Matriz Eisenhower - Prática Ciclo Transformador
Vamos colocar em prática!
1 – Revisar sua lista de assuntos a serem
tratados. Verifique se todos estão
contemplados.
2 – Aplicar os conceitos de urgência e
importância em todos os itens da lista. Pode ser um pouco difícil no início mas depois melhora.
3 – Alocar cada item no seu respectivo
quadrante e ação.
Faça agora! Imediatamente
Decida quando você vai fazer
Delegue para outra pessoa
Faça mais tarde ou
descarte
URGENTE NÃO URGENTE
IMPORTANTE
NÃO
IMPORTANTE
Matriz Eisenhower – Exemplo Ciclo Transformador
Preparação de Feedback de 2 colaboradores, João e Aline.
Faça agora! Imediatamente
Decida quando você vai fazer
Delegue para outra pessoa
Faça mais tarde ou
Descarte
Dia 09 - Coletar feedbacks de colegas da mesma área sobre João
e Aline. (2 horas)
Dia 10 – Avaliar João e Aline sobre as tarefas delegadas desde o
último feedback. (1 hora)
Dia 11 – Avaliar o avanço de João e Aline desde último feedback.
Atualizar Análise 4x4 e Matriz Nine Box (2 horas)
Dia 12 - Preparar feedback João e Aline. (2 horas)
Dia 13 – Dar feedback João. (1 hora)
Dia 13 – Dar feedback Aline. (1 hora)
Hoje
- Coletar feedbacks de lideranças de áreas que se
relacionam com João e Aline. (1 hora)
Dia 14 - Solicitado para Gestão de Pessoas (RH) realizar
uma conversa com João e Aline sobre momento na
empresa e solicitar feedback sobre gestor direto (ou seja,
você).
(1 hora)
Não utilizado
• A matriz é viva!
• Você sempre estará alterando os itens dos quadrantes.
• Você deve olhar para a matriz todos os dias, de
preferência no início do dia para preparar o dia ou já
deixá-la pronta no final do dia anterior.
• Mude seu “mindset”, não se preocupe com os itens
agendados, concentre sua energia no quadrante “Faça
agora! Imediatamente”.
• Aos itens delegados, verifique no prazo que foi dado ao
colaborador, não fique pressionando, confie.
• Os itens do quadrante “Decida quando você vai fazer”, no dia
agendado deverão estar no quadrante “Faça agora!
Imediatamente”.
• É normal itens não previstos impactarem datas de
agendamentos, o gestor deve saber quais itens estão mais
aderentes as metas ou OKRs estratégicos e ajustar de acordo.
Aplicativos Ciclo Transformador
Relacionamos alguns aplicativos que podem ser utilizados e estruturados com a técnica da
Matriz Eisenhower para facilitar o seu dia.
Todos aplicativos com opções desktop, web e mobile para deixar você sempre conectado e com
a informação correta no momento certo.
Aplicativos Ciclo Transformador
OneNote
Se você já utiliza o onenote para
registrar tópicos de reuniões ou
outras discussões, alinhamentos,
facilita o acesso ao seu controle
na Matriz Eisenhower, inclusive
para incluir algum item e
explicação a respeito caso
necessite, bem como se
posicionar na reunião com
relação aos assuntos agendados.
Aplicativos Ciclo Transformador
Trello
Com a estrutura de cartões fica
mais fácil de alterar algum item
de quadrante para outro. Dentro
de cada cartão você pode incluir
alguma descrição ou lembretes
para quando for tratar o assunto.
Aplicativos Ciclo Transformador
Microsoft To Do
Funciona muito bem, fácil de
mover as tarefas entre
quadrantes e ainda possui
funções como lembretes, anexar
arquivos e outros recursos.
Ciclo Transformador Ciclo Transformador
Esperamos que este material tenha colaborado para sua reflexão e necessidade de
melhorar seu senso de priorização.
Esta é uma pequena amostra dos assuntos que fazem parte do Ciclo Transformador,
um framework para gestores de TI.
Com o uso do Ciclo Transformador os gestores e aqueles que querem assumir essa
posição conseguem encontrar a base e a dinâmica necessária para evolução pessoal,
dos colaboradores e do time.
Abraços!
Marcelo Franco Criador do Ciclo Transformador
CicloTransformador.com.br
Saiba mais em...
Ciclo Transformador