PMO: Características, vantagens e o planejamento

de sua implantação

Paulo Roberto M. de AndradePMP, CSM, MBA

Sobre o autor• Mestrando em Informática Aplicada (Unifor), MBA em Gestão de Projetos

(Ateneu-2012) e Especialização em Gestão de Tecnologia da Informação (FANOR-2010). Graduado em Sistemas de Informações (FANOR-2008).

• Atualmente trabalhando como Analista de Sistemas da Companhia de Água e Esgoto do Ceará – CAGECE, onde também atua na gestão de projetos. Professor de cursos de Pós Graduação em Universidades/Faculdades (Estácio do Ceará, BSB, UNIFOR, ATENEU). Acumulados 5 anos de experiência em gestão de projetos e 9 anos na área de T.I.

• Certificações em: Project Management Professional (PMP), Certified Associate in Project Management (CAPM), Information Technology Infrastructure Library (ITIL), Control Objectives for Information and related Technology (COBIT), IT Service Management according to ISO/IEC 20000, Information Security based on ISO/IEC 27002ISFS, Certified ScrumMaster (CSM) e Microsoft Certified Professional (MCP).

Introdução• Cenário Global: agilidade, competitividade,

menores custos• Escritório de Projetos: estrutura

organizacional para padronizar práticas, processos e operações de projetos.

• Alta administração: precisa dar apoio ao escritório de projetos

Filosofia do gerenciamento de projetos• Profissão relativamente nova e emergente• Mercado procura perfis de líderes e bons

comunicadores ao invés de técnicos• Implantação da gestão de projetos gera

vantagens para a organização• Necessário um processo formal para o

sucesso

O que é um PMO?Um escritório de projetos (PMO) é uma unidade

organizacional que centraliza, coordena, planeja, controla, monitora e finaliza todas as atividades de um projeto sobre seu domínio. Um PMO também pode ser chamado de escritório de gerenciamento de programas, tendo como principal objetivo supervisionar o gerenciamento de projetos.

O que NÃO é um PMO?• Centro burocrático - Não tem a intenção de colocar empecilhos

na gerencia de projetos, mas incentivar a melhoria e a padronização.

• Punhado de detetives - Não fica buscando o erro, mas indica os sinais de que um pode ocorrer, para ser pró-ativo.

• Departamento de justiça - Não vai punir o gerente de projetos.

• Gerenciamento de detalhes - Existem várias áreas de conhecimento em gerência de projetos, se ater em apenas uma penaliza as demais e não ajuda o projeto.

• Uma nova "onda" - As maiores empresas de Tecnologia hoje utilizam um escritório de projetos.

Objetivos do PMOO PMO tem como objetivo fornecer padrões metodológicos aos projetos, ter responsabilidade nos processos de gerenciamento e possuir registros dos projetos mantendo a rastreabilidade entre eles. Garantir que projetos similares sejam executados seguindo caminhos semelhantes, além de possuir informações necessárias para adiantar ou atrasar um processo.

Cenário de projetos nos últimos 15 anosAnos % de Sucesso % Sucesso Parcial % Insuceso

1998 26% 46% 28%

2000 28% 49% 23%

2002 34% 51% 15%

2004 29% 53% 18%

2006 35% 46% 19%

2008 35% 45% 20%

2010 32% 44% 24%

2012 37% 46% 17%

2013 39% 47% 14%

Fonte: Beachmarking Anual Pmi

Fatores que contribuem para o insucessoFator de Insucesso Percentual

Alterações de escopo 58% dos casos

Problemas de comunicação 58% dos casos

Escopo não definido adequadamente 52% dos casos

Riscos não avaliados corretamente 46% dos casos

Recursos humanos insuficientes 44% dos casos

Concorrência entre o dia a dia e o projeto na utilização de re-cursos

43% dos casos

Não cumprimento do orçamento 41% dos casos

Mudança de prioridade constante ou falta de prioridade 35% dos casos

Estimativas incorretas ou sem fundamento 30% dos casos

Problemas com fornecedores 29% dos casos

Fonte: Notícias IT Web

Vantagens do PMO• Reuso das ferramentas e técnicas de Gerência de Projetos.• Crescimento do profissionalismo em Gerência de Projetos.• Padronização e portabilidade das ferramentas e técnicas.• Maior produtividade e capacitação do time.• Melhor estimativa de custos.• Maior satisfação do cliente.• Criação e expansão da cultura de Gerência de Projetos.• Coletar e difundir as melhores práticas em Gerência de Projetos.• Visão do portfólio de projetos da empresa.• Visão Gerencial financeira, de qualidade e desempenho dos

projetos.

Modelos do PMO proposto por DinsmoreEquipe Autônoma de Projeto: é uma estrutura de gerenciamento

de projeto própria para cada projeto.

Project Support Office (PSO): é uma estrutura de apoio técnico e administrativo, ferramentas e serviços a vários projetos simultaneamente.

Project Management Center of Excellence (PMCOE): é uma estrutura de natureza “missionária” no que tange o gerenciamento de projetos e deve disseminar idéias, converter os incrédulos e transformar os adeptos em profissionais.

Modelos do PMO proposto por DinsmoreProgram Management Office (PrgMO): gerencia os gerentes de

projeto, ou seja, em última instância, é a responsável pelos resultados dos projetos.

Chief Project Officer (CPO): tem um nível mais estratégico, com a responsabilidade de gerenciar o portfólio de projetos da organização, desde a formulação estratégica até o seu desdobramento em projetos.

Níveis de um PMOPrimeiro Nível (Escritório de Controle de Projetos): tem como

principais funções o acompanhamento dos indicadores do projeto e a emissão de relatórios de progresso.

Segundo Nível (Escritório de Suporte de Projetos): oferece suporte aos projetos da área, de diferentes portes e complexidade, mas é mais utilizado para controle de projetos grandes ou de uma quantidade maior de projetos pequenos e médios.

Terceiro Nível (Escritório Estratégico de Projetos): opera em todos os projetos internos, possuindo um foco corporativo, coordenando e definindo políticas para os projetos existentes, além de prestar auxílio aos Escritórios de nível 1 e 2, caso existam.

Planejando um PMO• Obter apoio da alta administração• Definir uma missão para o PMO alinhado

com o planejamento estratégico• Definir o nível e o modelo a serem atingidos• Definir planejamento das ações do PMO para

curto e longo prazo• Definir os custos envolvidos• Definir metodologia a ser usada• Definir projetos a serem usados como piloto

Premissas Básicas da Implantação• Clareza sobre a necessidade do escritório de projetos: por que

precisamos de um?;• O escritório de projetos não é garantia de sucesso nos projetos;• A implantação deverá ser participativa incorporando, de fato, a

visão das partes interessadas;• As partes interessadas devem estar niveladas conceitualmente;• A comunicação é vital para o sucesso da nova unidade;• Apoio da chefia e da alta administração: o conceito deve estar

claro;• A implantação do escritório de projetos é um projeto

Próximos passos do PMO• 1ª etapa: o PMO coordena o esclarecimento, para toda a

empresa, da situação atual, da situação futura e as causas da empresas para efetuar as mudanças;

• 2ª etapa: os primeiros passos são introduzidos para a padronização do gerenciamento de projetos;

• 3ª etapa: começam a ser realizados pelo PMO treinamentos fundamentais de gerenciamento de projetos;

• 4ª etapa: é realizada uma compilação de documentos padronizados para os processos;

• 5ª etapa: o PMO é oficializado como suporte para a metodologia de gerenciamento de projetos;

• 6ª etapa: são disponibilizados pelo escritório os serviços de coaching para os gerentes de projetos;

Próximos passos do PMO• 7ª etapa: são introduzidas, periodicamente e aleatoriamente,

as auditorias e avaliações de projetos; • 8ª etapa: a liderança no gerenciamento é reforçada pelo PMO

para garantir que a administração está adotando as novas práticas;

• 9ª etapa: ocorre a integração dos sistemas de incentivos e recompensas com o desempenho do gerenciamento de projetos;

• 10ª etapa: são treinadas as turmas de projetos focados em processos sofisticados;

• 11ª etapa: são absorvidos pelo PMO modelos e processos mais sofisticados;

• 12ª etapa: as 10ª e 11ª etapas devem ser repetidas para novos processos e aperfeiçoamento dos processos atuais, criando assim um ciclo de melhoria contínua

Indicadores de Performance (usando BSC)Financeira (rentabilidade e alinhamento): % de projetos com

desvios significativos de custos; % de projetos com valor agregado favoráveis; % do orçamento empregada em capacitação; índices de alinhamento estratégico; índices rentabilidade para os portfólios.

Clientes (satisfação): índices de satisfação de clientes externos e internos; índices de relacionamento com fornecedores; índices de satisfação dos gerentes e membros de equipes de projetos; % de contratos cumpridos sem desvios significativos.

Indicadores de Performance (usando BSC)Processos Internos (estrutura): índice de padronização da

metodologia de GP; % de processos internos definidos do PMO; quantidade de projetos em andamento.

Aprendizado e Crescimento (cultura): % de projetos atrasados ou com orçamento estourado; quantidade de pessoas treinadas; quantidade de treinamentos; índices de capacidade e eficiência da empresa na execução de projetos; índices referentes à identificação, planejamento e resposta aos riscos.

Diagnóstico sobre a gestão de projetos

Aplicação do PMO na• Foi implementado um escritório de projetos de segundo nível

(Escritório de Suporte de Projetos) usando um modelo PgrMO• Se responsabiliza pela análise e avaliação constantes da

metodologia utilizada (metodologia própria).• Apoia e acompanha projetos estratégicos e de engenharia.• Proporciona treinamento para gerentes de projetos e

incentivos por sucesso de projetos.• Monitoramente de indicadores de todos os projetos

estratégicos e gestão de portifólio.• Mantém banco de lições aprendidas, registrando um diário de

sucessos e falhas adquiridas.

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