UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA MARIA

CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS E HUMANAS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIAS ADMINISTRATIVAS

CURSO DE ADMINISTRAÇÃO

 

 

  

PROPOSTA DE UM MANUAL DE PROCEDIMENTOS

PARA A EQUIPE DE CADASTRO DE PESSOAL

SMGMA – PREFEITURA MUNICIPAL DE SANTA MARIA/RS 

 

RELATÓRIO DE ESTÁGIO

 

 

  

Autor: Tiago Bartz Schneider

Orientadora: Profª Msc. Márcia Bandeira Landerdahl Maggioni

 

Santa Maria, 02 de Julho de 2012.

Introdução

O trabalho foi desenvolvido na Prefeitura Municipal de Santa Maria/RS, no Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal, da Secretaria de Município de Gestão e Modernização Administrativa.

Demonstra a importância de se criar e utilizar manuais como forma de padronizar procedimentos e melhorar a qualidade dos serviços.

Servindo assim para:

•Informar adequadamente os procedimentos de realização de uma atividade.

•Constituir uma base para treinamento de funcionários.

•Controle gerencial mais eficiente.

Problema

Como, então, organizar os processos do Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA da PMSM/RS?

Esta questão deve ser respondida por meio do alcance dos objetivos do estudo, apresentados no slide a seguir.

Objetivos

Objetivo Geral:

Propor um Manual de Procedimentos para a área da Equipe de Cadastro de Pessoal, na Secretaria de Município de Gestão e Modernização Administrativa.

Objetivos

Objetivos Específicos:

•Identificar, ordenar e descrever as atividades e/ou tarefas de maior importância realizados no Departamento da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA.

•Relatar os procedimentos, etapa por etapa, realizados pela Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA.

•Propor melhorias e sugestões para a manutenção e continuidade do manual de procedimentos.

Referencial Teórico

• Servidor Público

• Processos, Organização, Sistemas e Métodos– Rotina

• Manuais administrativos– Razões, vantagens e desvantagens da adoção de manuais

– Classificação e elaboração dos manuais administrativos

– Distribuição, Atualização e Avaliação

Principais autores utilizados:

ALVAREZ (1990), ARAUJO (2009), CHIAVENATO (2004 e 2007), CRUZ (2010), DI PIETRO (2012) e OLIVEIRA (2009).

Caracterização da Empresa

Prefeitura Municipal de Santa Maria/RS.

Quadro de funcionários da prefeitura: – 3558 servidores públicos

– 5 estão lotados no Departamento da Equipe de Cadastro de Pessoal.

Estrutura física da prefeitura: descentralizada.

Missão da PMSM:

“Prestar serviços públicos de qualidade para os cidadãos e promover o bem estar de todos.”

Visão da PMSM:

“Ser referência regional na gestão pública e na prestação de serviços públicos.”

Valores da PMSM:

“ComprometimentoÉtica e transparência públicaRespeito ao cidadãoProsperidadeRespeito ao meio ambiente”

Caracterização da Empresa

A Prefeitura é o órgão onde se desempenha o Poder Executivo do Município.

O organograma, atualizado para o ano do estágio, pode ser visto a seguir, conforme Figura 2 do relatório de estágio:

Caracterização da Empresa

Figura 2 – Organograma estrutura organizacional básica do Poder Executivo do Município de Santa MariaFonte: SANTA MARIA (2012a)

LEGENDA:

SMGMA: Secretaria de Município de Gestão e Modernização AdministrativaSMF: Secretaria de Município de FinançasSMS: Secretaria de Município da SaúdeSME: Secretaria de Município da EducaçãoSMC: Secretaria de Município da CulturaSMJELIC: Secretaria de Município da Juventude, Esportes, Lazer, Idoso e CriançaSMDR: Secretaria de Município de Desenvolvimento RuralSMT: Secretaria de Município de TurismoSMDEIPE: Secretaria de Município de Desenvolvimento Econômico, Inovação e Projetos Estratégicos

SMIS: Secretaria de Município de Infraestrutura e ServiçosSMCMU: Secretaria de Município de Controle e Mobilidade UrbanaSEACC: Secretaria Extraordinária de Ação Comunitária e CidadaniaSMASCDH: Secretaria de Município de Assistência Social, Cidadania e Direitos HumanosSMHRF: Secretaria de Município de Habitação e Regularização FundiáriaSERGC: Secretaria Extraordinária de Relações de Governo e ComunicaçãoSEPEPE: Secretaria Extraordinária de Planejamento Estratégico e Projetos EspeciaisSMPA: Secretaria de Município de Proteção Ambiental

O Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA

Parte integrante da SMGMA e local onde foi realizado o estágio final de curso.

As principais atividades:

•Cadastro de informações sobre servidores públicos

•Cadastro de pedidos e alterações de benefícios.

Mais informações:

•É um dos setores mais "ativados”.

•Setor que mais se relaciona com outros.

O Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA

Atividades realizadas:

•Anterior ao início do projeto: apresentação.

•Os primeiros passos realizados: obter informações.

•Foi, então, necessário montar uma estrutura básica do manual (requerimentos), o que pode ser observado no Quadro 4 do relatório e no slide a seguir:

O Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA

Atividades realizadas:

Quadro 4 – Requerimentos

1. Abono Permanência2. Adicional de Tempo de Serviço 3. Alteração de Carga Horária4. Alteração de Nome5. Averbação de Licença Prêmio (LP) para

Tempo de Serviço6. Averbação de LP para Vantagens 7. Averbação de Tempo de Serviço

Privado8. Averbação de Tempo de Serviço

Público9. Dependência econômica10. Difícil Acesso para Professor 11. Exoneração12. Férias Coletivas13. Férias Regulamentares 14. Gratificação Plantonista15. Gratificação de Responsabilidade

Técnica16. Insalubridade17. Interrupção de Gratificação Plantonista18. Licença de Interesse Particular (LIP) 19. Licença Prêmio (LP)

20. Licença de Qualificação Profissional (LQP)

21. Licença de Serviços Estudante (LSE)22. Perfil Profissiográfico Previdenciário

(PPP)23. Perícia CLT (Regime Celetista)24. Periculosidade25. Prêmio Assiduidade (CLT)26. Reconhecimento de União Estável27. Regime Especial de Trabalho (RET)28. Regime Suplementar de Trabalho

(RST) (Concessão/Revogação)29. Remoção de Servidor30. Revisão de Classes31. Revisão de Triênio32. Salário Família33. Substituição de Cargo em Comissão

(CC)34. Substituição de Função Gratificada

(FG)35. Troca de Nível36. Troca de Subpadrão37. Unidocência

O Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA

Atividades realizadas:

•Os procedimentos foram descritos através de entrevistas e observação.

•As entrevistas foram semi-estruturadas pois a pergunta (pergunta aberta) inicial feira era: “O que a equipe de cadastro faz quando recebe esse requerimento?”.

•Existiram intervenções (anexos, lançamentos, encaminhamento). Surgindo dúvidas eram solicitadas mais informações.

O Setor da Equipe de Cadastro de Pessoal da SMGMA

Atividades realizadas:

•Posterior ao recolhimento de dados e a digitação de todos os procedimentos:– Foram impressas duas prévias do manual para revisão e ajustes.

•Após correções, a versão final continha capa, apresentação, leis a serem observadas, sumário e descrição de requerimentos. A distribuição foi feita de forma impressa 1 (um) manual e de forma digital, arquivo na pasta em rede do setor.

•O manual pode ser visto no Apêndice do relatório.

Limitações e dificuldades encontradas

• Informações restritas aos funcionários que trabalhavam no setor.

• Alocar tempo dos funcionários para descrever passo-a-passo os procedimentos.

• Expectativa 4 horas diárias para fazer as entrevistas; real 2 horas diárias.

• Não ter livre acesso a um computador, pois era necessário login de usuário e senha, tornando assim o trabalho sempre dependente de outras pessoas.

• As atualizações das versões do sistema interromperam a atividade de descrição dos processos que utilizavam o sistema GP para lançamentos.

Limitações e dificuldades encontradas

• Problemas com o Pacote Office. O computador cedido para trabalho tinha uma versão trial do Pacote Office 2007 que expirou durante o tempo de estágio.

• Mais uma vez, o trabalho foi interrompido no dia 30/03 para instalação de totens, que são colunas com tomadas, internet e energia elétrica.

• Pouco tempo do estágio final de curso, 270hs, também foi uma limitação.

• A demora excessiva por parte dos funcionários para realizar a revisão e a entrega dos modelos que compõem o manual finalizam as limitações e dificuldades encontradas.

Considerações finais e sugestões

• O objetivo do relatório de estágio: propor uma manual de procedimentos para o setor da Equipe de Cadastro de Pessoal.

• Os meios utilizados foram pesquisas bibliográficas, documentais e de campo.

• No levantamento bibliográfico foram apresentadas as definições de servidor público, das áreas de processos, OSM e manuais administrativos.

• A pesquisa de campo forneceu dados, por meio de entrevistas e observações, que possibilitaram criar o manual e atingir os objetivos específicos.

• Também, foi atingido o objetivo principal.

Considerações finais e sugestões

Sugestões:•Descrição dos processos e criação de manuais para os outros setores e outras Secretarias.

•Ressaltar que seria bom contratar ou deixar uma pessoa responsável pela criação e manutenção dos manuais em cada Secretaria.

• Outra importante sugestão é a criação de aba FAQ ou aba Manual dentro do sistema GP, para facilitar o acesso ao manual e posterior atualização.

– Essa alteração pode ser feita pelo CPD, localizado no 7º (sétimo) andar, onde existem profissionais que desenvolvem e fazem a manutenção dos sistemas informatizados da Prefeitura.

 

 

 

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PROPOSTA DE UM MANUAL DE PROCEDIMENTOS

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RELATÓRIO DE ESTÁGIO

 

 

  

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Santa Maria, 02 de Julho de 2012.