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Autor: Jlio Cesar Fabris [email protected]

Curso de Excel Avanado em 120 Lies

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PR-REQUISITOS PARA O CURSO:Para que voc possa acompanhar as lies deste curso necessrio que voc j tenha preenchido os seguintes pr-requisitos:

Curso bsico de Excel em 120 Lies, disponvel no seguinte endereo: (http://www.juliobattisti.com.br/excel120/excel120.asp) ou conhecimento equivalente. Conhecimento dos aspectos bsicos do Modelo Relacional de banco de dados. Para saber mais sobre o Modelo Relacional de dados, consulte as seguintes lies do curso bsico de Access, disponvel no meu site, no seguinte endereo: o http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/modulo1/licao2.htm o http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/modulo1/licao3.htm o http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/modulo1/licao4.htm o http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/modulo1/licao5.htm o http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/modulo1/licao6.htm

Estes conhecimentos sero fundamentais nas lies sobre Listas, Tabelas Dinmicas e Anlise de Hipteses.

Algumas palavras do autor:Este curso foi criado com o objetivo de ajud-lo a entender e a utilizar no seu dia-a-dia, as funes avanadas do Microsoft Excel. O curso composto de 6 Mdulos, com 20 lies por mdulo. Em cada lio so apresentados conceitos tericos, seguidos por exemplos prticos, passo-a-passo, para que voc possa consolidar os conceitos tericos apresentados. Um bom estudo a todos e espero, sinceramente, que este curso possa ajud-los a utilizar melhor o Microsoft Excel.



NDICE DO CURSO EXCEL AVANADOMdulo 1 Trabalhando com Listas de dados ................................................................. 8 Lio 01: Introduo e contedo do Mdulo 1. .................................................... 8 Lio 02: Importando de dados Parte 1 ........................................................... 11 Lio 03: Importando de dados Parte 2 ........................................................... 17 Lio 04: Importao de dados Parte 3 ............................................................ 19 Lio 05: Ordenando Listas Parte 1 ................................................................. 22 Lio 06: Ordenando Listas Parte 2 ................................................................. 25 Lio 07: Criando Listas de ordenao personalizadas ...................................... 28 Lio 08: Filtrando dados em uma Lista Introduo e conceitos..................... 32 Lio 09: Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 1............................. 34 Lio 10: Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 2............................. 37 Lio 11: Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 3............................. 40 Lio 12: Localizando registros individuais: Dados -> Formulrio ................... 43 Lio 13: Operadores de filtragem: A diferena entre E e OU.................... 46 Lio 14: Definindo e usando faixas de critrios Introduo .......................... 49 Lio 15: O Primeiro exemplo usando faixas de critrios. ................................. 53 Lio 16: Usando Critrios de Texto. ................................................................. 58 Lio 17: Usando Critrios Calculados............................................................... 61 Lio 18: Usando Subtotais para anlise de dados. ............................................ 65 Lio 19: Exerccios com faixas de critrios. ..................................................... 68 Lio 20: Resumo do Mdulo 1.......................................................................... 69 Mdulo 2 Mais sobre Listas. Exportao e Importao de dados. .............................. 70 Lio 01: Introduo e contedo do Mdulo 2. .................................................. 70 Lio 02: Mais opes e um exemplo com Subtotais. ........................................ 71 Lio 03: Funes para anlise dos dados de uma lista Parte I. ...................... 76 Lio 04: Funes para anlise dos dados de uma lista Parte II. ..................... 81 Lio 05: Funes para anlise dos dados de uma lista Parte III..................... 84 Lio 06: Funes para anlise dos dados de uma lista Parte IV..................... 87 Lio 07: Definindo critrios para validao de dados....................................... 90 Lio 08: Consultas baseadas em dados da Internet Conceitos. ...................... 95 Lio 09: Consultas baseadas em dados da Internet Exemplos. ...................... 98 Lio 10: Uma ferramenta de pesquisa Microsoft Query. ............................. 103 Lio 11: Definindo a fonte de dados a ser utilizada. ....................................... 109 Lio 12: Criao de consultas bsicas com o Microsoft Query. ..................... 111 Lio 13: Definio de critrios em consultas Parte I.................................... 117 Lio 14: Definio de critrios em consultas Parte II. ................................. 126 Lio 15: Alterando consultas com o Microsoft Query. ................................... 132 Lio 16: Totalizao de dados com o Microsoft Query. ................................. 136 Lio 17: Ex. 02 - Criao de consultas e anlise de dados com o Query........ 141 Lio 18: Ex. 03 - Criao de consultas e anlise de dados com o Query........ 145 Lio 19: Exerccios do Mdulo 2. ................................................................... 148 Lio 20: Resumo do Mdulo 2........................................................................ 149 Mdulo 3 Tabelas Dinmicas. .................................................................................. 150 Lio 01: Tabelas Dinmicas Introduo........................................................... 150 Lio 02: Tabelas Dinmicas Conceito e Apresentao. ................................... 152Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 5 de 5

Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 03: Tabelas Dinmicas um exemplo para comear................................. 157 Lio 04: Tabelas Dinmicas Descobrindo o poder. ......................................... 162 Lio 05: Tabelas Dinmicas Mais sobre filtros bsicos. .................................. 164 Lio 06: Tabelas Dinmicas mltiplos campos de coluna. .............................. 167 Lio 08: Tabelas Dinmicas Dois Exerccios Propostos.................................. 171 Lio 09: Tabelas Dinmicas Resoluo do Exerccio 01 ................................. 172 Lio 10: Tabelas Dinmicas Resoluo do Exerccio 02 ................................. 175 Lio 11: Tabelas Dinmicas Seleo Estruturada. ........................................... 179 Lio 12: Tabelas Dinmicas O Recurso de AutoFormatao. ......................... 182 Lio 13: Tabelas Dinmicas Classificao e Formatao de Clulas Vazias. . 186 Lio 14: Tabelas Dinmicas Mais opes de configurao. ............................ 190 Lio 15: Grficos Dinmicos Conceitos e um exemplo simples...................... 193 Lio 16: Grficos Dinmicos Formataes e Alterao de Tipo. .................... 196 Lio 17: Alterando os campos que compem o grfico...................................... 200 Lio 18: Exerccios propostos Tabelas Dinmicas........................................... 203 Lio 19: Mais exerccios com Tabelas Dinmicas e Grficos Dinmicos. ......... 205 Lio 20: Resumo do Mdulo 3............................................................................ 207 Mdulo 4 Anlise, Cenrios e Consolidao de Dados............................................ 208 Lio 01: Introduo e contedo do Mdulo 4. ................................................ 208 Lio 02: Calculando SubTotais/Resumos. ...................................................... 211 Lio 03: Criando Subtotais Mais um exemplo simples................................ 214 Lio 04: Configuraes e alteraes em dados consolidados. ........................ 219 Lio 05: Exerccios com totalizaes.............................................................. 222 Lio 06: Introduo consolidao de dados. ................................................ 223 Lio 07: Consolidao de dados: e um exemplo simples................................ 227 Lio 08: Consolidao por categoria um exemplo prtico........................... 230 Lio 09: Configuraes relacionadas a consolidao de dados. ..................... 234 Lio 10: Consolidao com dados de mltiplos arquivos............................... 236 Lio 11: Anlise de Dados com o Excel Introduo e Conceitos. ............... 241 Lio 12: Anlise/Simulaes baseadas em uma Tabela de Dados.................. 244 Lio 13: Anlise/Simulaes: Simulao com mltiplos valores. .................. 249 Lio 14: Anlise/Simulaes: Simulao com duas variveis. ....................... 252 Lio 15: Atingindo Objetivos A Ferramenta Atingir Metas. ....................... 255 Lio 16: Gerenciando Cenrios Introduo e Exemplo. .............................. 258 Lio 17: Criando Cenrios Criao dos cenrios. ........................................ 260 Lio 18: Utilizando os Cenrios Criados na Lio Anterior. .......................... 266 Lio 19: Gerando um Relatrio Consolidado de Cenrios.............................. 268 Lio 20: Resumo do Mdulo 4........................................................................ 270 Mdulo 5 Introduo as Macros e a programao VBA no Excel. ........................... 271 Lio 01: Introduo e contedo do Mdulo 5. ................................................ 271 Lio 02: O que so Macros?............................................................................ 274 Lio 03: Conhecendo do que feita uma Macro. ........................................... 277 Lio 04: Operaes com Macros..................................................................... 280 Lio 05: Associando botes com macros. ....................................................... 282 Lio 06: Introduo ao VBA. .......................................................................... 286 Lio 07: O Ambiente de programao o Editor VBA.................................. 289 Lio 08: VBA Declarao de Variveis. ...................................................... 292 Lio 09: VBA - Clculos, Operadores Aritmticos e Exemplos..................... 295Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 6 de 6

Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 10: Estrutura If...Then e os Operadores de Comparao. ....................... 299 Lio 11: Escopo de Variveis e Variveis do tipo Array. ............................... 303 Lio 12: Estruturas If...Then...Else If e Select Case........................................ 306 Lio 13: Estruturas For...Next, Do...While e Do...Until. ................................ 311 Lio 14: Funes do VBA Funes de Tipo Parte I. ................................ 318 Lio 15: Funes do VBA Funes de Tipo Parte II. ............................... 323 Lio 16: Funes do VBA Funes para converso de Tipos Parte I........ 327 Lio 17: Funes do VBA Funes para converso de TiposParte II........ 331 Lio 18: Funes do VBA Funes para tratamento de Texto. ................... 334 Lio 19: Funes do VBA Funes de Data/Hora e Matemticas............... 338 Lio 20: Resumo do Mdulo 5........................................................................ 347 Mdulo 6 VBA O Modelo de Objetos do Excel..................................................... 348 Lio 01: Introduo e contedo do Mdulo 6. ................................................ 348 Lio 02: Bibliotecas, Objetos, Propriedades, Mtodos e Referncias............. 351 Lio 03: Criando suas prprias funes e procedimentos............................... 355 Lio 04: VBA - Trabalhando com o objeto Application................................. 362 Lio 05: Trabalhando com o Objetos Workbook............................................ 365 Lio 06: Trabalhando com o Objeto Worksheet. ............................................ 369 Lio 07: Trabalhando com o Objeto Range. ................................................... 373 Lio 08: Um exemplo prtico calculando o DV do CPF - Algoritmo: ........ 377 Lio 09: Calculando o DV do CPF Criando a Funo:................................ 379 Lio 10: Calculando o DV do CPF Usando a Funo ValidaCPF:.............. 383 Lio 11: O Objeto Application Propriedades e Mtodos Parte I............... 384 Lio 12: O Objeto Application Propriedades e Mtodos Parte II ............. 387 Lio 13: O Objeto Application Propriedades e Mtodos Parte III ............ 391 Lio 14: O Objeto Workbook Propriedades e Mtodos Parte I. ............ 395 Lio 15: O Objeto Workbook Propriedades e Mtodos Parte II. ........... 399 Lio 16: O Objeto Workbook Propriedades e Mtodos Parte III........... 401 Lio 17: Worksheet e Range Propriedades e Mtodos Parte I. ................. 405 Lio 18: Worksheet e Range Propriedades e Mtodos Parte II................. 408 Lio 19: Worksheet e Range Propriedades e Mtodos Parte III. .............. 410 Lio 20: Resumo do Mdulo 6........................................................................ 414



Mdulo 1 Trabalhando com Listas de dadosLio 01: Introduo e contedo do Mdulo 1.

Neste Mdulo aprenderemos a trabalhar com uma lista de dados no Excel. Uma lista de dados pode ser uma planilha criada diretamente no Excel ou dados que foram obtidos a partir de uma fonte externa, tal como uma tabela de um banco de dados do Microsoft Access ou dados de um arquivo do tipo texto. Uma lista contm dados relacionados a um determinado assunto. Por exemplo, voc poderia ter uma lista com dados sobre os funcionrios da sua empresa ou com a lista dos pedidos efetuados em um determinado perodo. Uma lista como se fosse uma tabela de um banco de dados, onde cada coluna representa um campo da tabela e cada linha um registro. Nota: Para detalhes sobre tabelas, campos e registros, consulte os endereos indicados na seo pr-requisitos para o curso. Na Figura 1.1, obtida a partir da Ajuda do Excel, est indicada a estrutura de uma lista:

Figura 1.1 Estrutura de uma lista no Excel. Considere os seguintes detalhes sobre listas:

Cada coluna na lista representa um campo. Os rtulos de cada coluna, representam os nomes dos campos. Cada linha representa um registro. A lista no deve conter linhas ou colunas em branco. Use somente uma lista em cada planilha. O ideal que no exista nenhuma outra informao na planilha, a no ser os dados da lista. Algumas funes de planilha, tais como a filtragem, podem no funcionar corretamente se houver outros dados alm dos dados da prpria lista. Cada coluna deve conter dados do mesmo tipo: texto, nmero, data, etc. No misture dados de diferentes tipos, na mesma coluna. Caso voc tenha outros dados, alm da lista, mantenha a lista separada dos demais dados. Para isso mantenha, pelo menos, uma linha e uma coluna em branco, entre a lista e os demais dados.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Nota: Os dados utilizados nos exemplos deste mdulo, foram importados a partir da tabela Pedidos, do banco de dados northwind.mdb, o qual instalado durante a instalao do Microsoft Office. Veremos mais detalhes sobre a importao de dados nas prximas lies deste mdulo. No exemplo da Figura 1.2 uma lista, na qual so listados os diversos pedidos para uma determinada empresa. Observe que a primeira linha contm os nomes dos campos. Cada coluna representa um campo. A primeira coluna o Nmero do Pedido, a segundo o Cdigo do Cliente, a terceira a data do Pedido e assim por diante. Cada linha representa um registro completo. Por exemplo, a segunda linha contm todas as informaes (com exceo dos itens do pedido) sobre o cabealho do pedido 10248.

Figura 1.2 Uma lista de Pedidos.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Neste Mdulo aprenderemos a fazer as seguintes operaes com Listas de dados no Excel: Importando de dados Parte 1 Importando de dados Parte 2 Importao de dados Parte 3 Ordenando Listas Parte 1 Ordenando Listas Parte 2 Criando Listas de ordenao personalizadas Filtrando dados em uma Lista Introduo e conceitos Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 1 Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 2 Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 3 Localizando registros individuais: Dados -> Formulrio Operadores de filtragem: A diferena entre E e OU Definindo e usando faixas de critrios Exemplo 1 Mais exemplos usando faixas de critrios. Exerccios com faixas de critrios. Usando Critrios de Texto. Usando Critrios Calculados. Usando Subtotais para anlise de dados. Resumo do Mdulo 1. Estas operaes so especialmente teis quando queremos ter diferentes vises dos dados de uma lista. Por exemplo, voc pode querer pesquisar apenas os pedidos para o Brasil, no ano de 1996; ou todos os pedidos para o Brasil e tambm para os EUA que ocorreram em um determinado perodo e assim por diante. Tambm aprenderemos a utilizar, em detalhes, o comando AutoFiltro, o qual muito til quando queremos efetuar consultas rpidas nos dados, de tal forma que podemos alterar os critrios de pesquisa de uma maneira fcil e rpida. No Curso Bsico de Excel, aprendemos as funes bsicas do comando AutoFiltro, agora vamos detalhar um pouco mais este comando. Na seqncia aprenderemos a usar os operadores E e OU para trabalhar com mltiplos critrios. Tambm veremos como usar faixas de clulas para tornar a definio de critrios mais dinmica, o que facilita a alterao do valor de um ou mais critrios. Para encerrar o mdulo, trataremos sobre o uso de Critrios calculados e sobre a criao de Subtotais para a anlise de dados. Veremos apenas uma introduo sobre o uso de Subtotais. Este assunto ser detalhado no Mdulo 4 Anlise, Cenrios e Consolidao de Dados.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 02: Importando de dados Parte 1

Existem situaes onde os dados que voc precisa analisar no esto no formato de uma planilha do Excel. Por exemplo, estes dados podem estar em um arquivo do tipo texto, no formato de texto delimitado ou separado por vrgula, ou podem estar em uma tabela do Microsoft Access. Nestas situaes voc deseja importar estes dados para dentro de uma planilha do Excel, para poder utilizar as funcionalidades de anlise de dados do Excel. Este justamente o assunto desta e das prximas duas lies: Importao de Dados no Excel. Nesta lio vamos tratar sobre a importao de dados a partir de arquivos do tipo texto. Existem dois formatos padro quando se trata de arquivos do tipo texto. Antes de aprendermos a fazer a importao para o Excel, vamos apresentar os dois formatos de texto mais comumente utilizados. Arquivos de texto no formato tamanho fixo: Na Figura 1.3 temos um exemplo de arquivo de texto, onde os dados esto no formato tamanho fixo. Este exemplo baseado no arquivo PedidosTamanhoFixo.txt, o qual est disponvel na pasta C:\ExcelAvanado. Para detalhes sobre como copiar os arquivos deste curso, consulte a pgina principal do curso na Internet, no seguinte endereco: www.juliobattisti.com.br/excel120av/excel120av.asp.

Figura 1.3 O Formato Tamanho Fixo.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Neste formato cada campo comea em uma determinada coluna e termina em uma posio fixa. Por exemplo o Nmero do Pedido comea na posio 1 e termina na posio 5, o campo Cdigo do Cliente comea na posio 12 e termina na posio 17. Observe que existe espao em branco entre as posies 6 e 11. O mais comum que no exista este espao em branco entre os campos. Cada linha do arquivo forma um registro completo. Arquivos de texto no formato com separador de campos: Na Figura 1.4 temos um exemplo de arquivo de texto, onde os dados esto no formato com separador de campos. Este exemplo baseado no arquivo PedidosDelimitado.txt, o qual est dispovel na pasta C:\ExcelAvanado. Para detalhes sobre como copiar os arquivos deste curso, consulte a pgina principal do curso na Internet, no seguinte endereco: www.juliobattisti.com.br/excel120av/excel120av.asp.

Figura 1.4 O Formato com separador de campos. Neste formato cada linha contm um registro completo, porm os campos so separados por um determinado separador, que no exemplo da Figura 1.4 o ponto-e-vrgula (;). Cada linha contm um registro completo. Podemos ter diferentes separadores, sendo que um dos mais comuns a vrgula. Arquivos cujo separador a vrgula podem ter uma extenso .csv - Comma Separated Value (Valores serparados por vrgula). Arquivos .csv podem ser abertos diretamente pelo Excel (basta dar um clique duplo no arquivo que este ser aberto diretamente no Excel.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies O formato com separador de campos mais facilmente reconhecido pelo Excel e menos propenso a gerar erros durante a importao. Sempre que possvel, procure obter os dados neste formato, ao invs do formato de tamanho fixo. Importando dados de um arquivo de texto O comando Dados -> Obter dados externos...: Vamos aprender a fazer a importao de dados para o Excel, a partir de um arquivo do tipo Texto. Aprenderemos a fazer a importao atravs de um exemplo prtico. Vamos criar uma nova planilha, salv-la na pasta C:\ExcelAvanado e importar dados para dentro desta planilha. Exerccio 01: Criar uma nova planilha, salv-la na pasta C:\ExcelAvanado com o nome de Exemplo 01.xls. Importar para esta planilha, os dados do arquivo PedidosDelimitado.txt. Para fazer o exerccio proposto siga os seguintes passos: 1. Abra o Excel. 2. Ser criada uma nova planilha com o nome de Pasta 1. 3. Selecione o comando Arquivo -> Salvar como... 4. Navegue at a pasta ExcelAvanado e para nome do arquivo digite Exemplo 01.xls, conforme indicado na Figura 1.5.

Figura 1.5 Criando a planilha Exemplo 01.xls. 5. Clique no boto Salvar. OK, a planilha Exemplo 01.xls foi criada. Agora vamos importar o contedo do arquivo PedidosDelimitado.txt.Nota: Em caso de dvidas sobre a criao e salvamento de planilhas no Excel, consulte o Curso Bsico de Excel em 120 Lies, no site www.juliobattisti.com.br. Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 13 de 13

Curso de Excel Avanado em 120 Lies6. Selecione o comando Dados -> Obter dados externos -> Importar arquivo de texto... 7. Ser aberta a janela Importar arquivo de texto, na qual voc deve informar o arquivo onde esto os dados a serem importados. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado e marque o arquivo PedidosDelimitado.txt, conforme indicado na Figura 1.6.

Figura 1.6 Selecionando o arquivo a ser importado.8. Clique no boto Importar. 9. Ser aberto o Assistente de importao de texto. Este assistente ir conduzi-lo durante o processo de importao dos dados do arquivo PedidosDelimitado.txt. 10. Na primeira etapa do assistente voc deve informar o formato dos dados. No nosso exemplo, certifique-se de que a opo Delimitado esteja selecionada, conforme indicado na Figura 1.7. Nesta etapa voc tambm pode definir em qual linha iniciar a importao, por padro a importao inicia a partir da primeira linha.

Figura 1.7 Informando o formato do arquivo de texto.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies 11. Clique no boto Avanar. 12. Na segunda etapa do assistente voc deve informar qual o caractere utilizado como separador de campo. No nosso exemplo, est sendo utilizado o ponto-e-vrgula. Marque a opo ponto-e-vrgula, conforme indicado na Figura 1.8. Aps marcar o ponto-e-vrgula observe que o Excel adiciona linhas divisrias entre os campos.

Figura 1.8 Definindo o caractere delimitador.

13. Clique no boto Avanar. 14. Ser exibida a ltima etapa do assistente de importao. Nesta etapa voc pode definir o tipo de dado para cada campo que est sendo importado. Voc tambm tem a opo de no importar determinados campos. Para definir o tipo de dados de um determinado campo, clique no cabealho do campo para selecionar toda a coluna. Em seguida clique no tipo desejado (Geral, Texto ou Data). Se no quiser importar uma determinada coluna, basta marc-la e depois clicar em No importar coluna (ignorar). O boto Avanado permite que voc defina qual o smbolo de separador decimal, que por padro a vrgula e o smbolo de milhar, que por padro o ponto. Estas opes so teis quando voc estiver importando dados que esto no formato fora do padro, como por exemplo, o padro americano que usa o ponto como separador decimal e a vrgula como separador de milhar. 15. Na Figura 1.9 vemos a ltima tela do assistente. 16. Clique no boto Concluir. Surge uma tela perguntando se voc deseja importar os dados para a planilha atual ou para uma nova planilha. Certifique-se de que a opo Planilha existente esteja marcada e d um clique em OK. Pronto, os dados sero importados para o Excel, conforme indicado na Figura 1.10.



Figura 1.9 Etapa final do Assistente de importao de texto.

Figura 1.10 Dados importados com sucesso. Nota: importante salientar que nenhum vnculo mantido entre os dados que foram importados e o arquivo original. Se os dados forem modificados, o arquivo original no ser modificado e vice-versa.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 03: Importando de dados Parte 2

A partir do Excel tambm possvel acessar dados que esto em outros formatos de arquivos que no no formato de arquivo de texto. Nos veremos nos Mdulos 3 e 4 que possvel acessar dados diretamente de um banco de dados do Microsoft Access, do SQL Server ou, at mesmo, dados que esto residentes em um computador de grande porte Mainframe. Neste lio aprenderemos a acessar dados que esto em arquivos do tipo .dbf. Arquivos .dbf so arquivos no formato do Dbase III, Dbase IV ou Dbase V. O Dbase foi um dos gerenciadores de banco de dados mais utilizado na poca do MS-DOS. O Clipper, uma das linguagens mais utilizadas para a criao de aplicaes de banco de dados, na poca do MS-DOS, tambm trabalhava com arquivo no formato .dbf. Por isso bastante provvel que, em algum momento, voc venha a se deparar com dados no formato .dbf. Conforme veremos nesta lio, extremamente simples acessar dados de arquivos .dbf a partir do Excel. Vamos, novamente, utilizar um exemplo prtico. Abriremos o Excel e em seguida vamos abrir o arquivo Pedidos.dbf, que est disponvel na pasta C:\ExcelAvanado. Em seguida utilizaremos o comando Arquivo -> Salvar como, para salvar os dados em um arquivo chamado Exemplo 02.xls. Ento, mos obra. Exerccio 02: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Pedidos.dbf e salvar os dados na planilha C:\ExcelAvanado\Exemplo 02.xls: 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Na lista Arquivos do tipo, selecione Arquivos do dBase (*.pdf). 5. Selecione o arquivo Pedidos.pdf. A sua janela dever estar conforme indicado na Figura 1.11.

Figura 1.11 Acessando arquivos no formato .dbf.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies 6. Clique no boto Abrir e pronto, os dados do arquivo Pedidos.dbf sero carregados no Excel, conforme indicado na Figura 1.12.

Figura 1.12 Dados do arquivo Pedidos.dbf. Nota: importante observer que, neste caso, no foi feita uma importao de dados. Como o Excel reconhece o formato .dbf, acessamos os dados diretamente a partir do arquivo Pedidos.dbf. Na prtica, isto significa que, se fizermos alteraes nestes dados estaremos alterando o prprio arquivo Pedidos.dbf. O Excel funciona apenas como uma ponte e uma interface para termos acesso aos dados do arquivo .dbf. 7. Agora vamos salvar estes dados no formato de um arquivo .xls. Fazendo isso teremos duas cpias separadas dos dados. Uma que permanece no arquivo original, Pedidos.dbf. Outra na nova planilha que ser criada Exemplo 02.xls. As duas cpias no mantm nenhuma espcie de vnculo. Se fizermos alteraes na planilha Exempo 02.xls, estas alteraes no sero feitas no arquivo Pedidos.dbf e vice-versa. 8. Selecione o comando Arquivo -> Salvar como... 9. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 10. Na lista Salvar como tipo:, selecione Pasta de trabalho do Microsoft Excel 972000... 11. No campo Nome do arquivo digite Exemplo 02.xls e clique em Salvar. 12. Feche o Microsoft Excel.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 04: Importao de dados Parte 3

Em determinadas situaes pode ser necessrio acessar, a partir do Excel, dados de uma ou mais tabelas que esto em um banco de dados do Microsoft Access. Estando no Excel, no temos como importar os dados diretamente de tabelas do Microsoft Access. Faremos o contrrio, entraremos no banco de dados do Microsoft Access, onde esto os dados a serem acessados e exportaremos a respectiva tabela no formato de uma planilha do Excel. Depois s abrir a planilha diretamente no Excel. importante salientar que, usando este procedimento, nenhum vnculo ser mantido entre os dados que esto no Microsoft Access e a planilha com os dados exportados. Em outras palavras, ao alterarmos os dados originais, os dados da planilha no sero alterados e vice-versa, ou seja, so duas cpias completamente independentes dos dados. Nota: Para um curso de Access Bsico, acesse o curso gratuito de Access, no seguinte endereo: http://www.juliobattisti.com.br/accbasico/accessbasico.asp. Neste curso voc aprende como abrir um banco de dados do Access, como criar Tabelas, Relacionamentos, Consultas, Formulrios, Relatrios e Macros. Obs: Para o exemplo desta lio, trabalharemos com o arquivo Mod1Lic4.mdb. Conforme veremos nesta lio, exportar dados de uma tabela do Microsoft Access para uma planilha do Excel. Quando os dados so exportados, uma nova planilha ser criada. Se um planilha, com o mesmo nome da que est sendo criada, j existir, o Access perguntar se desejamos excluir a planilha existente e criar uma nova. No possvel manter a planilha existente e apenas acrescentar os dados que esto sendo exportados. Vamos, novamente, utilizar um exemplo prtico. Abriremos o banco de dados Mod1Lic4.mdb, que est na pasta C:\ExcelAvanado. Em seguida exportaremos os dados da tabela Pedidos para a planilha Exemplo 03.xls, na pasta C:\ExcelAvanado. Ento, mos obra. Exerccio 03: Vamos abrir o arquivo Mod1Lic4.mdb no Microsoft Access e exportar a tabela Pedidos para o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 03.xls. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abra o Microsoft Access. Abra o arquivo C:\ExcelAvanado\ Mod1Lic4.mdb. Clique na guia Tabelas. D um clique simples na tabela Pedidos para marc-la. Selecione o comando Arquivo -> Exportar. Ser aberta a janela Exportar Tabela Pedidos em..., indicada na Figura 1.



Figura 1.13 A janela Exportar Tabela Pedidos em... 7. 8. 9. 10. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. No campo Nome do arquivo digite Exemplo 03.xls. Na lista Salvar como tipo selecione Microsoft Excel 97-2000 (*,xls). Sua janela deve estar conforme indicado na Figura 1.14.

Figura 1.14 Configurando o tipo e o nome do arquivo a ser gerado.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies 11. 12. 13. 14. Clique em Salvar. Os dados da tabela Pedidos sero salvos no arquivo Exemplo 03.xls. Voc estar de volta ao Microsoft Access. Feche o Microsoft Access.

Agora vamos abrir o arquivo Exemplo 03.xls e conferir se os dados foram realmente exportados com sucesso. 1. 2. 3. Abra o Excel. Abra o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 03.xls. Voc dever obter os dados indicados na Figura 1.15:

Figura 1.15 Dados exportados da tabela Pedidos do banco de dados Mod1Lic4.mdb.

Com isso encerramos o nosso extudo sobre importao e exportao de dados com o Microsoft Excel. A partir da prxima lio, aprenderemos a classificar, organizar e filtrar as listas de dados de uma planilha do Excel.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 05: Ordenando Listas Parte 1

Uma vez que temos uma Lista no Excel, quer esta lista tenha sido importada ou digitada diretamente no Excel, podemos realizar uma srie de operaes sobre os dados da lista. Podemos classificar a lista de acordo com uma ou mais colunas, podemos aplicar filtros na lista, podemos criar listas ordenadas personalizadas e assim por diante. Quando classificamos uma lista, o Microsoft Excel reordena as linhas da lista de acordo com o contedo da coluna (ou das colunas) selecionadas para ordenao. Por exemplo, se voc define que a lista seja ordenada em ordem crescente, pelo campo PasDeDestino, as linhas sero reordenadas para ficar em ordem alfabtica crescente do campo PasDeDestino. Nesta e na prxima lio aprenderemos a fazer a classificao (ordenao) de uma lista de acordo com uma ou mais colunas de dados. Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira no est classificada e a segunda est ordenada pelo campo Pas:

Vamos utilizar um exemplo prtico para aprender a fazer a ordenao de listas usando o Microsoft Excel. Utilizaremos a lista de Pedidos contida na planilha Exemplo 04.xls. Nesta lio aprenderemos a ordenar por uma nica coluna. Na prxima lio aprenderemos a classificar por duas ou mais colunas, faremos algumas observaes em relao aos cuidados que devem ser tomados, quando classificamos listas cujos valores so obtidos a partir de frmulas calculadas. e veremos mais algumas observaes sobre a classificao de listas.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Exerccio 04: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 04.xls e classificar a listagem primeiro pelo Pas e depois pela DtDoPedido: 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 04.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos. 7. Para classificar a lista no necessrio selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das clulas que fazem parte da lista, qualquer clula. 8. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista so, automaticamente selecionadas, com exceo da primeira linha que contm os rtulos das colunas. 9. Ser exibida a janela Classificar, indicada na Figura 1.17:

Figura 1.17 - A janela Classificar.

10. Nesta janela podemos classificar a lista por at trs campos diferentes. Um na lista Classificar por, outro na lista Em seguida por e outro na lista E depois por. Alm de selecionar um campo para fazer a classificao, tambm podemos definir se a classificao ser Crescente ou Decrescente. No grupo Minha lista tem, informamos se a primeira linha da lista contm dados ou contm os rtulos dos campos. Lembre, da Lio 1, onde sugerimos que sempre devem ser usados rtulos de campos na primeira linha, pois isso facilita uma srie de operaes com listas. Caso voc acessa uma planilha que no contm rtulos, sugiro que voc insira uma linha em branco antes dos dados e digite rtulos para cada uma das colunas. 11. Primeiro vamos classificar pelo campo Pas. Na lista Classificar por selecione Pas, clique em Crescente e clique em OK. A listagem de Pedidos ser classificada em ordem alfabtica pelo campo Pas, conforme indicado na Figura 1.18.



Figura 1.18 Lista de Pedidos classificada pela coluna Pas.

12. Clique em uma das clulas da lista. 13. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista so, automaticamente selecionadas, com exceo da primeira linha que contm os rtulos das colunas. 14. Na lista Classificar por selecione DtPedido, clique em Crescente e clique em OK. A listagem de Pedidos ser classificada em ordem cronolgica do campo DtPedido, conforme indicado na Figura 1.19.

Figura 1.19 Lista de Pedidos classificada pela coluna DtPedido.

15.

Feche e salve a planilha Exemplo 04.xls.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 06: Ordenando Listas Parte 2

Nessa lio veremos um exemplo prtico de como classificar uma Lista com base em duas ou mais colunas. Por exemplo, voc pode querer classificar a lista primeiro pelo Pas e, dentro de um mesmo Pas, pela Cidade de destino. Neste caso basta fazer a classificao da lista definindo os campos de classificao nesta ordem: primeiro o Pas e depois a Cidade. Voc tambm poderia classificar pelo Pas, depois pela Cidade e, dentro de cada Cidade pelo Nmero do pedido ou pela Data do pedido. Para classificar por mais de trs colunas voc precisa dividir o processo de classificao em etapas. Por exemplo, se voc quiser classificar pelo Pas, dentro do Pas pela Cidade, dentro da Cidade pela Data do pedido e, dentro de uma mesma Data pelo Nmero do pedido, basta seguir as seguintes etapas: 1. Classifique pela coluna Nmero do pedido. 2. Estando a lista classificada pela coluna Nmero do pedido, classifique pela coluna Data do pedido. 3. Estando a lista classificada pelo campo Data do pedido, classifique pela coluna Cidade. 4. Estando a lista classificada pelo campo Cidade, classifique pela coluna Pas. Observe que para classificar por mais de trs colunas, vamos classificando, coluna a coluna, da mais especfica Nmero do pedido no nosso exemplo, para a mais geral Pas no nosso exemplo. Agora vamos fazer um exemplo prtico, onde vamos classificar uma listagem de Pedidos com base nas colunas Pas, Cidade e Nmero do pedido. Exerccio 05: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 05.xls e classificar a listagem primeiro pelo Pas, dentro do Pas pela Cidade e, dentro de cada Cidade pelo Nmero do pedido: 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 05.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma Lista de Pedidos. 7. Observe que a lista est classificada pelo Nmero do pedido. 8. Para classificar a lista no necessrio selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das clulas que fazem parte da lista, qualquer clula. 9. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista so, automaticamente selecionadas, com exceo da primeira linha que contm os rtulos das colunas. 10. Ser exibida a janela Classificar.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies 11. Para efetuar a classificao desejada, selecione as configuraes indicadas na Figura 1.20:

Figura 1.20 Classificao proposta no exemplo.

12.

Com isso voc obter os resultados indicados na Figura 1.21

Figura 1.21 Classificao por Pas, Cidade e Nmero do pedido.

Algumas observaes sobre a forma de classificao do Excel (baseadas no Help do Excel ):Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 26 de 26


Ordens de classificao padro: O Microsoft Excel usa ordens de classificao especficas para ordenar dados de acordo com o valor, no com o formato, dos dados. Ordem de classificao -> Uma forma de organizar os dados com base em valor ou tipo de dados. Voc pode classificar os dados em ordem alfabtica, numrica ou de data. As ordens de classificao usam uma ordem crescente (1 a 9, A a Z) ou decrescente (9 a 1, Z a A). Em uma classificao crescente, o Excel usa a seguinte ordem. (Em uma classificao decrescente, esta ordem de classificao invertida, exceto para as clulas em branco, que sero sempre colocadas por ltimo.) : Nmeros: Os nmeros so classificados do menor nmero negativo ao maior nmero positivo. Classificao alfanumrica texto: Quando voc classifica texto alfanumrico, o Excel classifica da esquerda para a direita, caractere por caractere. Por exemplo, se uma clula contm o texto "A100", o Excel coloca a clula depois de uma clula que contenha a entrada "A1" e antes de uma clula que contenha a entrada "A11." Os textos e os textos que incluem nmeros so classificados na seguinte ordem: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espao) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C DEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ Apstrofos (') e hifens (-) so ignorados, com uma exceo: se duas seqncias de caracteres de texto forem iguais exceto pelo hfen, o texto com hfen classificado por ltimo. Valores lgicos: Em valores lgicos, FALSO colocado antes de VERDADEIRO. Valores de erro: Todos os valores de erro so iguais. Vazias: As clulas em branco so sempre classificadas por ltimo.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 07: Criando Listas de ordenao personalizadas

Alm das ordenaes padro, tais como alfanumrica, nmero e data, voc pode criar listas de ordenao personalizadas. Por exemplo, vamos supor que voc quer classificar os dados de vendas, de acordo com a seguinte ordem de cdigo: BCCKL ADLKJ CFFYK LDDAC Observe que esta lista no est em ordem alfabtica. Para criar uma ordenao de acordo com esta lista, ou seja, primeiro as linhas para o produto BCCKL, depois as linhas para o produto ADLKJ e assim por diante, voc deve criar uma lista de ordenao personalizada. Este ser o assunto desta lio. Por padro o Excel j cria listas personalizadas para os dias da semana (por extenso e abreviado) e para os meses do ano (por extenso e abreviado). Nesta lio aprenderemos a criar e a utilizar uma lista personalizada, para classificar as linhas de uma lista de acordo com os elementos da lista personalizada. Considere a lista da Figura 1.22:

Figura 1.22 Lista que utilizaremos neste lio.

Vamos a um exemplo prtico sobre a criao e utilizao de listas personalizadas.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 28 de 28

Curso de Excel Avanado em 120 Lies Exerccio 06: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 06.xls, criar uma lista personalizada para classificao e ordenar a lista de acordo com a lista personalizada. 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 06.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com a Lista de Pedidos indicada na Figura 1.22. 7. Agora vamos criar uma lista de classificao personalizada. Vamos definir a seguinte lista: KOENE ALFKI DRACD QUICK Observe que a lista no est em ordem alfabtica. Aps a classificao sero listados primeiro os pedidos para o cliente KOENE, em seguida para ALFKI e assim por diante. 8. Para criar a lista de classificao personalizada selecione o comando Ferramentas -> Opes. 9. D um clique na guia Listas. 10. Sero exibidas as listas j existentes, criadas automaticamente pelo Excel, conforme citado anteriormente. 11. Para criar uma nova basta digitar os valores da lista, no campo Entradas da lista, uma entrada em cada linha, conforme indicado na Figura 1.23:

Figura 1.23 Inserindo os valores da nova lista.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies 12. Aps ter digitado os valores da lista, basta clicar no boto Adicionar. A nova lista ser criada e exibida no campo Listas personalizadas, abaixo das listas j existentes. 13. Clique em OK. Voc estar de volta planilha. 14. Agora vamos classificar a planilha com base nos valores da lista recm criada. 15. Para classificar a lista no necessrio selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das clulas que fazem parte da lista, qualquer clula. 16. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista so, automaticamente selecionadas, com exceo da primeira linha que contm os rtulos das colunas. 17. Ser exibida a janela Classificar. 18. Na lista Classificar por selecione o campo Cliente. Vamos classificar pelo campo Cliente, pois os valores da lista so valores deste campo. 19. Para informar ao Excel que, ao invs da ordem alfabtica padro, deve ser usados os valores da lista, clique no boto Opes... 20. Ser exibida a janela Opes de classificao. Na lista Ordem de classificao da primeira chave selecionado o valor normal. Normal significa ordem alfabtica para campos texto, ordem numrica para campos numricos ou ordem de data para campos do tipo Data/Hora.21. Na lista Ordem de classificao da primeira chave voc seleciona a lista personalizada a qual servir como base para a classificao da planilha. Abra a lista e selecione a lista criada anteriormente, conforme indicado na Figura 1.24:

Figura 1.24 Selecionando a lista para a classificao personalizada.22. Aps selecionar a lista clique em OK. 23. Voc estar de volta janela Classificar. 24. Clique em OK. 25. Voc estar de volta planilha. 26. Observe que a planilha foi classificada de acordo a ordem definida na lista personalizada, conforme indicado na Figura 1.25:



Figura 1.25 Lista classificada de acordo com a lista personalizada.27. Observe que os pedidos esto classificados de acordo com a ordem da lista:

KOENE ALFKI DRACD QUICK28. Feche a planilha Exemplo 06.xls.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 08: Filtrando dados em uma Lista Introduo e conceitos

Quando trabalhamos com listas muito extensas, com milhares de linhas, pode haver a necessidade de filtrar a lista, para que sejam exibidas somente as linhas onde um ou mais campos atendam determinados critrios. Por exemplo, podemos filtrar uma lista de Pedidos para que sejam exibidos apenas os pedidos para o Brasil; ou apenas os pedidos em que o pas Brasil e a Cidade So Paulo. Podemos avanar mais ainda na definio de critrios de pesquisa. Por exemplo, podemos fazer com que sejam exibidas apenas os pedidos para o Brasil, cidade de So Paulo ou Campinas, para o ano de 1997. Observe que estamos definindo trs critrios de filtragem: Pas = Brasil Cidade= So Paulo ou Cidade=Campinas Ano do pedido = 1997 Filtrar uma maneira rpida e prtica para que possamos trabalhar apenas com um conjunto reduzido de linhas. Quando aplicamos um filtro a uma lista, somente sero exibidas as linhas que atenderem aos critrios especificados. Uma vez removidos os filtros, todas as linhas voltaro a ser exibidas. Com o Excel, dispomos das seguintes ferramentas de filtragem: 1. AutoFiltro -> Aprenderemos a utilizar esta ferramenta nas lies 9, 10 e 11. 2. Filtro Avanado -> Utilizado para a definio de critrios mais complexos. Aprenderemos a usar esta ferramenta nas demais lies deste Mdulo, a partir da Lio 12. Quando usamos a funo AutoFiltro, o ttulo de cada coluna transformado em uma lista, com todos os valores possveis para esta coluna, conforme indicado na Figura 1.26.

Figura 1.26 Listas criadas, no cabealho das colunas, com o uso do AutoFiltro.



Nota: A partir das prximas lies aprenderemos, em detalhes, o uso do recurso de AutoFiltro. Com o uso de filtros muito mais fcil fazer anlise dos dados de uma lista. Por exemplo, se voc deseja analisar apenas os dados de vendas para uma determinada regio, ou que atendam determinados critrios. Basta aplicar os filtros para que sejam exibidas apenas as linhas desejadas e, em seguida, efetuar os clculos e as anlises necessrias. Tambm possvel copiar os dados filtrados para uma nova planilha ou exporta-los para um dos formatos suportados pelo Excel. Com o comando Filtro Avanado possvel definir faixas de critrios, com as quais fica muito mais fcil alterar os valores dos critrios e, com isso, rapidamente obter um novo conjunto de linhas, conjunto este que reflete as alteraes feitas na faixa de critrios. Observe o exemplo da Figura 1.27, do Help do Excel:

Figura 1.27 Usando a opo Filtro Avanado para definir um Intervalo de Critrios.

No exemplo da figura 1.27 esto sendo filtrados apenas os pedidos com vendas entre 5000 e 8000 ou menores do que 500. Basta alterar os valores desta faixa, para aplicar um novo conjunto de critrios de filtragem e, com isso, obter um novo conjunto de registros. Nota: Nas demais lies deste Mdulo, aprenderemos a criar e a utilizar Intervalos de Critrios.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 09: Filtrando dados o comando AutoFiltro Parte 1

Nesta lio comearemos o nosso estudo sobre o uso de AutoFiltro. A opo AutoFiltro uma maneira rpida e prtica para aplicar critrios de filtragem lista de dados. Nesta lio aprenderemos os fundamentos bsicos do uso de AutoFiltro. Mais uma vez aprenderemos atravs de um exemplo prtico, onde iremos, passo-a-passo, usando os recursos disponveis e observando os resultados obtidos. Vamos a um exemplo prtico sobre a criao e utilizao do recurso de AutoFiltro. Exerccio 07: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 07.xls e usar AutoFiltro para aplicar critrios de pesquisa pelo Pas, Cidade e Cdigo do Cliente. 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 07.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos. 7. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando: Dados -> Filtrar -> AutoFiltro. 8. Observe que o cabealho de cada coluna transformado em uma Lista de valores. Nesta lista so exibidos, em ordem crescente, todos os valores possveis para a referida coluna. 9. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para o Brasil. Para fazer isso abra a lista de valores da coluna Pas e selecione Brasil, conforme indicado na Figura 1.28:

Figura 1.28 Aplicando um filtro para o campo Pas.

10. Aps selecionar Brasil na lista de pases, a lista ser filtrada e sero exibidos apenas os pedidos onde o campo Pas igual a Brasil, conforme indicado na Figura 1.29.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 34 de 34


Figura 1.29 Lista de Pedidos exibindo apenas os pedidos para o Brasil.

11. Na prtica, o que o Excel faz apenas ocultar as linhas que no atendem o critrio de filtragem definido. Observe que a numerao das linhas no seqencial. Por exemplo, a primeira linha (sem contar a linha com os nomes das colunas) a linha 4, em seguida a linha 7 e assim por diante. As linhas que esto faltando foram ocultadas. Importante: Quando voc seleciona um valor para AutoFiltro, em uma das colunas, este valor permanece ativo. Por exemplo, selecionamos Brasil na coluna Pas. Este filtro est ativo no momento. Se agora voc for na lista de valores do campo Cidade, sero exibidas somente as cidades do Brasil e no a lista de todas as cidades. Por exemplo, se voc selecionar So Paulo na lista de cidades, sero exibidos apenas as linhas que atendem os dois critrios: Brasil e So Paulo. Se voc quiser voltar a exibir todas as linhas, ter que acessar a lista de valores onde foram definidos filtros e selecionar a opo Tudo. Se voc tivesse selecionado So Paulo, no campo Cidade, teria que selecionar Tudo no campo Cidade e depois Tudo no campo Pas. Fazendo isso voc desabilita todos os filtros e volta a exibir todas as linhas. Uma maneira mais rpida de desabilitar todos os filtros usar novamente o comando Dados -> Filtrar -> AutoFiltro. Com isso as listas de AutoFiltro so retiradas e todas as linhas voltam a ser exibidas. Na prxima vez que voc usar o comando Dados -> Filtrar -> AutoFiltro, a planilha voltar exibindo todos as linhas, ou seja, os filtros definidos na ltima vez que o comando AutoFiltro estava ativo no sero reaplicados. 12. Vamos exercitar mais um pouco o comando AutoFiltro. 13. Se as listas de AutoFiltro no estiverem sendo exibidas no Cabealho de cada coluna, selecione o comando: Dados -> Filtrar -> AutoFiltro. 14. Certifique-se de que todas as linhas esto sendo exibidas, ou seja, que nenhum filtro esteja sendo aplicado. Caso algum filtro esteja sendo aplicado, selecione o comando Dados -> Filtrar -> AutoFiltro para excluir os filtros e em seguida selecioneAutor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 35 de 35

Curso de Excel Avanado em 120 Lies o comando novamente (Dados -> Filtrar -> AutoFiltro) para voltar a exibir as listas de AutoFiltro, nas colunas dos campos. 15. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para o Brasil. Para fazer isso abra a lista de valores da coluna Pas e selecione Brasil, conforme indicado na Figura 1.28. 16. Abra a lista de valores da coluna Cidade e selecione So Paulo. Observe que sero exibidos apenas os pedidos para o Brasil, e cidade So Paulo, conforme indicado na Figura 1.30:

Figura 1.30 Lista de Pedidos exibindo apenas os pedidos para o Brasil/So Paulo.

17. Vamos aplicar um filtro para serem exibidos apenas os pedidos (mantendo Brasil e So Paulo) para o cliente FAMIA. Abra a lista de valores da coluna Cliente e selecione FAMIA. Observe que sero exibidos apenas os pedidos para o Brasil, e cidade So Paulo, cliente FAMIA conforme indicado na Figura 1.31:

Figura 1.31 Lista de Pedidos exibindo apenas os pedidos para o Brasil/So Paulo/FAMIA.

18. 19.

Selecione o comando Dados -> Filtrar -> AutoFiltro. Feche o Excel.



Nesta lio aprenderemos a utilizar alguns recursos mais sofisticados de AutoFiltro. Por exemplo, aprenderemos a fazer a filtragem em campos numricos, especificando uma faixa de valores. Por exemplo, Frete maior do que R$ 10,00 e menor do que R$ 20,00. Ou especificar intervalos de datas, como por exemplo, todos os pedidos para o primeiro trimestre de 1997, enviados para o Brasil. A metodologia adotada ser sempre a mesma: aprenderemos atravs de um exemplo prtico, passo-a-passo. Vamos a um exemplo prtico sobre a criao e utilizao de recursos avanados do AutoFiltro. Exerccio 08: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 08.xls e usar AutoFiltro para aplicar critrios de pesquisa por intervalo de valores de frete, intervalo de datas. Combinar estes critrios com um critrio para Pas de destino. 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 08.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos. 7. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando: Dados -> Filtrar -> AutoFiltro. 8. Observe que o cabealho de cada coluna transformado em uma Lista de valores. Nesta lista so exibidos, em ordem crescente, todos os valores possveis para a referida coluna. 9. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos para a Alemanha e com Frete maior do que R$ 100,00. 10. Para fazer isso abra a lista de valores da coluna Pas e selecione Alemanha. Feito isso j ser aplicado um filtro onde sero exibidos apenas os pedidos para a Alemanha. O prximo passo definir o filtro, dentro do conjunto de linhas da Alemanha, para exibir apenas os pedidos com frete maior do que R$ 100,00. 11. Abra a lista de valores da coluna Frete e selecione Personalizar... Ser exibida a janela Personalizar AutoFiltro, conforme indicado na Figura 1.32.

Figura 1.32 Janela Personalizar AutoFiltro.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 37 de 37

Curso de Excel Avanado em 120 Lies 12. Na janela Personalizar AutoFiltro podemos definir condies personalizadas, para faixas de valores, como por exemplo valores numricos e faixas de datas. 13. Existe uma lista de operadores pr-definidos, conforme indicado a seguir: igual a diferente de maior do que maior ou igual a menor do que menor ou igual a 14. No nosso exemplo vamos selecionar maior do que. No campo de valores digite 100, conforme indicado na Figura 1.33.

Figura 1.33 Critrio: Frete maior do que 100. 15. Clique em OK. Observe que sero exibidas apenas as linhas para a Alemanha (filtro definido no item 10) e com valores de frete maior do que 100, conforme indicado na Figura 1.34.

Figura 1.34 Pedidos para a Alemanha com frete maior do que 100. 16. Agora vamos retirar o filtro para o valor do frete e definir um filtro para uma faixa de Datas: Entre 01/01/1997 e 31/12/1997.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 38 de 38

Curso de Excel Avanado em 120 Lies 17. Para retirar o filtro do campo Frete, abra a lista de valores no cabealho do campo Frete e selecione a opo Tudo. Com isso sero exibidos todos os pedidos para a Alemanha, independentemente do valor do frete. Lembre que o filtro para Alemanha, definido no item 10, continua ativo. 18. Agora vamos definir o filtro para o campo Data. Abra a lista de valores do campo DtPedido e selecione a opo Personalizar... Ser exibida a janela Personalizar AutoFiltro. 19 Defina as configuraes conforme indicado na Figura 1.35:

Figura 1.35 Filtrando pedidos para o ano de 1997. 20. Na primeira linha definimos a opo maior do que e a data 01/01/1997. Sempre que quisermos definir uma faixa de valores ou uma faixa de datas, devemos selecionar a opo E. Esta opo define que os dois critrios limite inferior e limite superior da faixa devero ser atendidos para que a linha seja selecionada. Na linha de baixo selecione menor do que e a data 31/12/1997. Com isso estamos solicitando que sejam exibidos apenas os registros para o ano de 1997, ou seja entre 01/01/1997 E 31/12/1997. 21. Clique em OK. Sero exibidos apenas os pedidos para a Alemanha no ano de 1997, conforme indicado na Figura 1.36:

Figura 1.36 Filtrando pedidos para o ano de 1997/Alemanha.



Nesta lio finalizaremos o assunto AutoFiltro. Para tal veremos mais alguns detalhes sobre o uso de filtros personalizados, a opo de exibir os n primeiros ou n% primeiros registros, bem como opes de filtro personalizado para campos do tipo texto. A metodologia adotada ser sempre a mesma: aprenderemos atravs de um exemplo prtico, passo-a-passo. Exerccio 09: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 09.xls e usar AutoFiltro para aplicar critrios de pesquisa para a coluna Pas (do tipo texto) e filtros do tipo n primeiros ou n% primeiros. 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 09.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos. 7. Para habilitar o recurso de AutoFiltro selecione o seguinte comando: Dados -> Filtrar -> AutoFiltro. 8. Observe que o cabealho de cada coluna transformado em uma Lista de valores. Nesta lista so exibidos, em ordem crescente, todos os valores possveis para a referida coluna. 9. Vamos iniciar filtrando apenas os pedidos onde o nome do pas inicia com uma das seguintes letras: A, B, C, D, E, F, G ou H. Observe que as letras esto em uma faixa contnua, de A at H. 10. Para definir o critrio na coluna Pas, abra a lista de valores no cabealho desta coluna e clique na opo Personalizar... Ser exibida a janela Personalizar AutoFiltro. Defina as configuraes indicadas na Figura 1.37:

Figura 1.37 Critrios personalizados em um campo do tipo texto.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies 11. Observe que, sendo um intervalo contnuo, possvel definir os critrios de filtragem usando as opes maior ou igual a e menor ou igual a. O Excel entende estas operaes, mesmo para campos do tipo texto. Por exemplo, para o Excel, B maior do que A, X menor do que Z e assim por diante. 12. Clique em OK. Sero exibidos apenas os pedidos para os pases em que a primeira letra do nome est na faixa de A at H, conforme indicado na Figura 1.38:

Figura 1.38 Filtro personalizado no campo Pas. Nota: Para campos do tipo texto voc pode utilizar os caracteres coringa * e ?. O * significa, literalmente, qualquer coisa. O ? significa um nico caractere. Os exemplos a seguir, aplicados ao campo Pas, ajudam a esclarecer o uso destes caracteres: A* -> Retorna todos os pases que iniciam com a letra A, independentemente do que vem aps a primeira letra, ou seja, qualquer coisa aps a primeira letra. A*A -> Todos os pases em que a primeira letra A e a ltima letra tambm A (Alemanha, Argentina, etc), independentemente (qualquer coisa) do que est entre a primeira e a ltima letra. ?A* -> Todos os pases em que a segunda letra do nome A, independente da primeira letra (?) e do que vem aps a segunda letra (*). 13. Agora, dentro dos pases j filtrados, vamos pedir que sejam exibidos apenas os 20 com maior valor de frete. Neste caso vamos usar a opo 10 primeiros. O nome da opo um pouco estranho, mas ao selecionar esta opo, podemos selecionar qualquer nmero de registros, tanto os primeiros (maiores valores do campo), quanto os ltimosAutor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 41 de 41

Curso de Excel Avanado em 120 Lies (menores valores do campo); tambm podemos selecionar um percentual do nmero de linhas a ser exibido. Por exemplo, se tivermos 100 linhas e pedirmos para exibir as 20% maiores, sero exibidas as 20 linhas, com os maiores valores no campo que est sendo filtrado. 14. Abra a lista de valores da coluna Frete e selecione a opo (10 Primeiros). Ser exibida a janela AutoFiltro 10 primeiros, conforme indicado na Figura 1.39.

Figura 1.39 A janela AutoFiltro 10 primeiros. 15. Na lista Mostrar voc seleciona se deseja que seja exibido os maiores valores (Primeiros) ou os menores valores (ltimos). No campo no meio da janela voc define o nmero ou o percentual de linhas a ser exibidas. Na ltima lista voc define se deve ser exibido um determinado nmero de linhas (opo Itens) ou um percentual do nmero de linhas (opo Por cento). 16. No nosso exemplo queremos exibir as 20 linhas com os maiores valores do frete. Na primeira lista selecione Primeiros, no campo do meio digite 20 e na ltima lista selecione Itens. Clique em OK. Sero exibidos apenas os pedidos para os pases em que a primeira letra est na faixa de A at H e, dentre desta faixa, apenas os 20 pedidos com os maiores valores de frete, conforme indicado na Figura 1.40:

Figura 1.40 Exibindo os 20 maiores valores de frete.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 12: Localizando registros individuais: Dados -> Formulrio

Pode haver situaes em que voc necessita localizar, rapidamente, um determinado registro. Por exemplo, pode ser que voc queira localizar o pedido 10350 ou um pedido enviado para So Paulo em uma data especfica, ou um pedido com um valor especfico de frete. Em resumo, voc conhece o valor de um ou mais campos e deseja, rapidamente, localizar a linha correspondente. Nestas situaes podemos utilizar o comando Dados -> Formulrio, o qual permite a definio de valores em um ou mais campos e a localizao da linha que atende os critrios definidos. Se voc digitar valores em mais de um campo, os valores sero ligados por um operador E, ou seja, todos os critrios devem ser atendidos para que a linha seja localizada. Por exemplo, se voc digitar Brasil no campo Pas e So Paulo no campo cidade, ser localizada a primeira linha que atender aos dois critrios. Se a linha atender apenas a um dos critrios, a pesquisa continua at a primeira linha que atender os dois critrios. O mesmo vlido se voc definir critrios em trs ou mais campos, ou seja, todos tero que ser atendidos para que uma linha seja localizada e exibida. A metodologia adotada ser sempre a mesma: aprenderemos atravs de um exemplo prtico, passo-a-passo. Exerccio 10: Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 10.xls e utilizar o comando Dados -> Formulrio para localizar registros que atendam a um ou mais critrios de pesquisa. 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 10.xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos. 7. Selecione o comando: Dados -> Formulrio. Ser exibida a janela de formulrio, com o registro da primeira linha de dados sendo exibido, conforme indicado na Figura 1.41:

Figura 1.41 Formulrio exibido pelo comando Dados -> Formulrio.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 43 de 43

Curso de Excel Avanado em 120 Lies 8. Clique no boto Critrios. Ser exibido um registro em branco, onde voc pode definir critrios de pesquisa em um ou mais campos. Vamos iniciar localizando o registro para o pedido 10454. Para isso digite o valor 10454 no campo Pedido e clique no boto Localizar prxima. O registro ser localizado, conforme indicado na Figura 1.42:

Figura 1.42 Localizando um registro especfico. 9. Agora vamos fazer uma pesquisa mais refinada. Vamos pesquisar o primeiro registro que atenda os seguintes critrios: pas = Brasil, Cidade = So Paulo e cliente = COMMI. Para redefinir os critrios, clique no boto Critrios. Novamente ser exibido um registro em branco. Digite os critrios propostos neste exemplo. 10. Clique no boto Localizar prximo. O primeiro registro que atende aos critrios digitados ser exibido, conforme indicado na Figura 1.43. 10. Voc pode utilizar o boto Excluir para eliminar a linha do registro que est sendo exibido. 11. Cada vez que tiver que utilizar um novo conjunto de critrios, basta clicar no boto Critrios. 12. Clique no boto Fechar para voltar ao Excel. 13. Feche o Excel.



Figura 1.43 Registro localizado com base na definio de trs critrios diferentes.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 13: Operadores de filtragem: A diferena entre E e OU

Nesta lio trataremos de um assunto terico e que muitas vezes causa confuso: a diferena e como funciona os operadores lgicos E e OU. Veremos que existem diferenas fundamentais entre estes dois operadores e que muito importante entendermos estas diferenas para que possamos obter os resultados desejados quando estamos definindo critrios de pesquisa em uma lista de valores no Excel. Os conceitos vistos nesta lio tambm so vlidos para o uso destes operadores em consultas do Access ou em qualquer outro programa onde possam ser utilizados os operadores E e OU, como por exemplo em mecanismos de pesquisa na Internet, como por exemplo o Google (www.google.com) o Yahoo (www.yahoo.com) e o Alta Vista (www.altavista.com.br). Entendendo o operador E: Utilizamos o operador E sempre que precisarmos definir dois ou mais critrios de pesquisa. Quando os critrios so unidos por um operador E, todos os critrios devem ser verdadeiros para que um registro seja selecionado. Por exemplo, se forem definidos trs critrios unidos por operadores E, os trs critrios devem ser atendidos para que um registro seja selecionado. Se, por exemplo, dois dos critrios forem verdadeiros mas um for falso, o referido registro no ser selecionado. Vamos entender o operador E atravs de um exemplo prtico: Ex-01: Suponha que sejam definidos os seguintes critrios: Pas=Brasil E Cidade=So Paulo E Frete>50 Neste caso, somente sero selecionados os registros que atenderem os trs critrios. Na listagem a seguir, temos exemplos de registros que atendem aos trs critrios ao mesmo tempo e, por isso, seriam selecionado: ******************************************************************* Brasil So Paulo 10494 COMMI 02/04/1997 30/04/1997 R$ 65,99 Brasil So Paulo 10487 QUEEN 26/03/1997 23/04/1997 R$ 71,07 Brasil So Paulo 10606 TRADH 22/07/1997 19/08/1997 R$ 79,40 Brasil So Paulo 10290 COMMI 27/08/1996 24/09/1996 R$ 79,70 Brasil So Paulo 11068 QUEEN 04/05/1998 01/06/1998 R$ 81,75 Brasil So Paulo 10830 TRADH 13/01/1998 24/02/1998 R$ 81,83 Brasil So Paulo 10961 QUEEN 19/03/1998 16/04/1998 R$ 104,47 Brasil So Paulo 10659 QUEEN 05/09/1997 03/10/1997 R$ 105,81 Brasil So Paulo 10406 QUEEN 07/01/1997 18/02/1997 R$ 108,04 Brasil So Paulo 10786 QUEEN 19/12/1997 16/01/1998 R$ 110,87 Brasil So Paulo 10650 FAMIA 29/08/1997 26/09/1997 R$ 176,81 Brasil So Paulo 10868 QUEEN 04/02/1998 04/03/1998 R$ 191,27 Brasil So Paulo 10637 QUEEN 19/08/1997 16/09/1997 R$ 201,29 *******************************************************************Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 46 de 46

Curso de Excel Avanado em 120 Lies Observe que todos estes registros atendem aos trs critrios de pesquisa. J os registros da listagem a seguir no seriam selecionados, pois no atendem a um ou mais dos critrios de pesquisa: ******************************************************************* Brasil So Paulo 10969 COMMI 23/03/1998 20/04/1998 R$ 0,21 Brasil So Paulo 10292 TRADH 28/08/1996 25/09/1996 R$ 1,35 Brasil So Paulo 10581 FAMIA 26/06/1997 24/07/1997 R$ 3,01 Brasil So Paulo 10347 FAMIA 06/11/1996 04/12/1996 R$ 3,10 Brasil So Paulo 10512 FAMIA 21/04/1997 19/05/1997 R$ 3,53 Brasil So Paulo 10704 QUEEN 14/10/1997 11/11/1997 R$ 4,78 Brasil Rio de Janeiro 10379 QUEDE 11/12/1996 08/01/1997 R$ 45,03 Brasil Rio de Janeiro 10421 QUEDE 21/01/1997 04/03/1997 R$ 99,23 Brasil Rio de Janeiro 10447 RICAR 14/02/1997 14/03/1997 R$ 68,66 Brasil Rio de Janeiro 10481 RICAR 20/03/1997 17/04/1997 R$ 64,33 Brasil Rio de Janeiro 10541 HANAR 19/05/1997 16/06/1997 R$ 68,65 Brasil Rio de Janeiro 10563 RICAR 10/06/1997 22/07/1997 R$ 60,43 Brasil Rio de Janeiro 10720 QUEDE 28/10/1997 11/11/1997 R$ 9,53 Brasil Rio de Janeiro 10770 HANAR 09/12/1997 06/01/1998 R$ 5,32 ustriaGraz 10258 ERNSH 17/07/1996 14/08/1996 R$ 140,51 ustriaGraz 10263 ERNSH 23/07/1996 20/08/1996 R$ 146,06 ustriaGraz 10351 ERNSH 11/11/1996 09/12/1996 R$ 162,33 ******************************************************************* Observe que alguns dos registros no atendem a um dos critrios, outros no atendem a dois dos critrios e outros no atendem a nenhum dos critrios. O importante, novamente, salientar que, com o operador E, somente sero selecionados os registros que atenderem a todos os critrios. Entendendo o operador OU: Utilizamos o operador OU sempre que precisarmos definir dois ou mais critrios de pesquisa. Quando os critrios so unidos por um operador OU, basta que um dos critrios seja verdadeiro para que um registro seja selecionado. Por exemplo, se forem definidos trs critrios unidos por operadores OU e um dos critrios fosse verdadeiro, ou dois dos critrios fossem verdadeiros, ou at mesmo se os trs critrios fossem verdadeiros, o registro seria selecionado. Um registro somente no ser selecionado se todos os critrios unidos pelo operador OU forem falsos para o referido registro. Vamos entender o operador OU atravs de um exemplo prtico: Ex-01: Suponha que sejam definidos os seguintes critrios: Ano do Pedido=1997 OU Cidade=So Paulo OU Frete>50 Neste caso ser selecionado qualquer registro que atender, pelo menos, um dos critrios unidos pelo operador OU. Somente deixaro de ser selecionados os registros que no atenderem a nenhum dos critrios especificados.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 47 de 47

Curso de Excel Avanado em 120 Lies Na prtica sero selecionados os seguintes registros: Todos os pedidos para o ano de 1997, independentemente da Cidade e do valor do frete. Todos os pedidos para a cidade de So Paulo, independentemente do ano e do valor do frete. Todos os pedidos com valores de frete maiores do que 50, independentemente do ano e da cidade. Na Listagem a seguir temos exemplos de alguns registros que seriam selecionados: *******************************************************************Brasil So Paulo Brasil So Paulo ustria Graz ustria Graz Itlia Bergamo Brasil So Paulo Frana Lille Canad Tsawassen Canad Tsawassen Frana Toulouse Brasil So Paulo EUA Elgin 10581 10512 10402 10403 10404 10704 10408 10410 10411 10413 10725 10415 FAMIA FAMIA ERNSH 0 ERNSH 0 MAGAA QUEEN FOLIG BOTTM BOTTM LAMAI FAMIA HUNGC 26/06/1997 21/04/1997 2/01/1997 3/01/1997 03/01/1997 14/10/1997 08/01/1997 10/01/1997 10/01/1997 14/01/1997 31/10/1997 15/01/1997 24/07/1997 19/05/1997 13/02/1997 31/01/1997 31/01/1997 11/11/1997 05/02/1997 07/02/1997 07/02/1997 11/02/1997 28/11/1997 12/02/1997 R$ 3,01 R$ 3,53 R$ 67,88 R$ 73,79 R$ 155,97 R$ 4,78 R$ 11,26 R$ 2,40 R$ 23,65 R$ 95,66 R$ 10,83 R$ 0,20

******************************************************************* Na Listagem a seguir temos exemplos de alguns registros que no seriam selecionados. Observe que estes registros no atendem a nenhum dos trs critrios ligados pelo operador OU, ou seja, somente quando os trs critrios forem falsos que o registro deixar de ser selecionado. *******************************************************************Venezuela Brasil EUA Argentina EUA EUA EUA Sucia Frana I. de Margarita Rio de Janeiro Boise Buenos Aires Albuquerque Lander Kirkland Brcke Strasbourg 10811 10813 10815 10819 10820 10821 10822 10824 10826 LINOD 02/01/1998 RICAR 05/01/1998 SAVEA 05/01/1998 CACTU 07/01/1998 RATTC 07/01/1998 SPLIR 08/01/1998 TRAIH 08/01/1998 FOLKO 09/01/1998 BLONP 12/01/1998 30/01/1998 02/02/1998 02/02/1998 04/02/1998 04/02/1998 05/02/1998 05/02/1998 06/02/1998 09/02/1998 R$ 31,22 R$ 47,38 R$ 14,62 R$ 19,76 R$ 37,52 R$ 36,68 R$ 7,00 R$ 1,23 R$ 7,09

******************************************************************* Resumindo: Critrios unidos por um operador E -> Todos tem que ser verdadeiros para que o registro seja selecionado. Basta que um seja falso para que o registro no seja selecionado. Critrios unidos por um operador OU -> Basta que um seja verdadeiro para que o registro seja selecionado. Somente quando todos forem falsos que o registro no ser selecionado.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 14: Definindo e usando faixas de critrios Introduo

Nas lies anteriores aprendemos a usar o comando AutoFiltro em conjunto com a opo Personalizar AutoFiltro, para definir critrios bsicos de filtragem. A partir desta lio veremos uma srie de exemplos com a opo Filtro Avanado. Com esta opo podemos definir critrios de filtragem mais elaborados, onde so envolvidas mais de duas colunas ou onde podemos definir trs ou mais valores de filtragem para uma nica coluna. Por exemplo, podemos definir um critrio de filtragem onde sejam exibidos apenas os pedidos para o Brasil, Alemanha, Argentina, EUA e Frana. Observe que neste caso temos que definir cinco valores diferentes, como critrios de filtragem, no campo Pas. Este tipo de filtro no possvel de ser definido com a opo AutoFiltro. Outra exemplo, poderamos definir mltiplos critrios em dois ou mais campos. Por exemplo, podemos filtrar apenas os pedidos para o Brasil, para o ano de 1997; mais todos os pedidos para a Argentina com frete maior do que R$ 20,00 e todos os pedidos para a Frana onde a cidade Paris e o ano 1998. Este tipo de filtragem, com diferentes critrios em diferentes campos, sendo aplicados simultaneamente, no possvel de ser aplicado, usando a opo AutoFiltro. Com o comando Filtro Avanado possvel fazer com que o Excel faa uma cpia das linhas filtradas para outro local da planilha ou para outra planilha. Esta opo muito til quando voc quer, alm de filtrar os dados, obter uma cpia dos dados filtrados para efetuar anlises, clculos ou consolidaes. Definindo Faixas de Critrios para usar com o comando Filtro Avanado: Para trabalhar com o comando Filtro Avanado temos que definir uma faixa de clulas onde so definidos os critrios de filtragem. Ao usar o comando Filtro Avanado devemos informar a faixa onde esto os critrios a serem utilizados. Na Figura 1.44:

Figura 1.44 Faixa com critrios para o comando Filtro Avanado.Autor: Jlio Cesar Fabris Battisti Site: www.juliobattisti.com.brConfira livro: Windows XP Home & Professional para Usurios e Administradores Pgina 49 de 49

Curso de Excel Avanado em 120 Lies Nas linhas de 1 a 3 temos a faixa onde so definidos os critrios de filtragem. Para o exemplo da Figura 1.44 definimos o seguinte critrio: (Pas=Brasil) OU (Pas=Argentina E Frete>20) Como os critrios esto ligados pelo operador OU (cada linha separada ligada por um OU), os critrios so independentes. Ou seja, sero selecionados os registros que atendam os critrios da primeira linha OU os critrios da segunda linha, ou seja, basta atender a um dos critrios (uma das linhas) para ser selecionado. Os critrios dentro da mesma linha so ligados por um E, como o exemplo da segunda linha. No basta ser Pas=Argentina, tem que tambm atender ao critrio do frete e vice-versa. A faixa com os critrios pode ser criada acima ou abaixo da lista. Com a lista pode crescer com o tempo, recomendado que voc crie a sua faixa de critrios nas linhas acima da lista. Para criar a faixa de critrios voc deve definir o rtulo das colunas da faixa de critrio, exatamente iguais aos rtulos das colunas da lista. Por exemplo, se voc deseja definir uma coluna na faixa de critrios, para definir valores de filtragem para o campo Pas, o rtulo desta coluna deve ser exatamente igual ao rtulo do campo Pas na lista. Observe que o Excel no faz diferena entre maisculas e minsculas, porm faz diferena entre acentos, o cedilha e o til. Mais alguns exemplos de Critrios Avanados: A seguir apresento mais alguns exemplos de critrios avanados que podem ser definidos com o uso de faixas de critrios e com o comando Filtro Avanado. Os exemplos so obtidos a partir do Help do Excel. Exemplos de critrios de filtro avanado Help do Excel: Os critrios de filtro avanado podem incluir vrias condies aplicadas em uma nica coluna, vrios critrios aplicados a vrias colunas e condies criadas como resultado de uma frmula. Vrias condies em uma s coluna: Se voc tem duas ou mais condies para uma nica coluna, digite o critrio diretamente abaixo de cada um em linhas separadas. Por exemplo, o intervalo de critrios a seguir exibe as linhas que contm "Amaral", "Bonfim" ou "Andrade" na coluna Vendedor.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Uma condio em duas ou mais colunas: Para localizar dados que atendam a uma condio em duas ou mais colunas, insira todos os critrios na mesma linha do intervalo de critrios. Por exemplo, o intervalo de critrios a seguir exibe todas as linhas que contm "Produo" na coluna Tipo, "Amaral" na coluna Vendedor e valores de vendas acima de R$1.000.

Observao: Voc tambm pode especificar vrias condies para colunas diferentes e exibir somente as linhas que atendam a todas as condies, usando o comando AutoFiltro no menu Dados, porm com este comando somente possvel definir um valor de critrio para cada coluna. Uma condio em uma coluna ou outra: Para localizar os dados que atendam a uma condio em uma coluna ou uma condio em outra coluna, insira os critrios em linhas diferentes do intervalo de critrios. Por exemplo, o intervalo de critrios a seguir exibe todas as linhas que contm "Produo" na coluna Tipo, "Amaral" na coluna Vendedor ou valores de vendas acima de R$1.000.

Um de dois conjuntos de condies para duas colunas: Para localizar linhas que atendam a um de dois conjuntos de condies, onde cada grupo inclui condies para mais de uma coluna, digite os critrios em linhas separadas. Por exemplo, o intervalo de critrios a seguir exibe as linhas que contm tanto "Amaral" na coluna Vendedor e valores de vendas acima de R$3.000, como tambm exibe as linhas do vendedor Bonfim com vendas acima de R$1.500.

Condies criadas como resultado de uma frmula: Voc pode usar um valor calculado que seja resultado de uma frmula como critrio. Quando voc usa uma frmula para criar um critrio, no use um rtulo de coluna como rtulo de critrios; deixe o rtulo de critrios em branco ou use um rtulo que no seja um rtulo de coluna na lista. Por exemplo, o intervalo de critrios a seguir exibe linhas que tm um valor na coluna G maior do que a mdia das clulas E5: E14; ele no usa um rtulo de critrios.



Observaes:

A frmula utilizada para uma condio deve usar uma referncia relativa para se referir ao rtulo da coluna (por exemplo, Vendas) ou o campo correspondente no primeiro registro. Todas as outras referncias na frmula devem ser referncias absolutas, e a frmula deve avaliar se so VERDADEIRAS ou FALSAS. No exemplo da frmula, "G5" se refere ao campo (coluna G) do primeiro registro (linha 5) da lista. Voc pode usar um rtulo de coluna na frmula, em vez de uma referncia relativa de clula ou um nome de intervalo. Quando o Microsoft Excel exibe um valor de erro como #NOME? ou #VALOR! Na clula que contm o critrio, voc pode ignorar este erro porque ele no afeta a maneira como a lista filtrada.


Curso de Excel Avanado em 120 Lies Lio 15: O Primeiro exemplo usando faixas de critrios.

Nesta lio vamos criar um exemplo, passo a passo, onde criaremos uma faixa de critrios e depois iremos utiliza-la em conjunto com o comando Filtro Avanado. Em seguida modificaremos os critrios para obter um novo conjunto de linhas. Vamos definir os seguintes conjuntos de critrios: ***************************************** Pas= Brasil Ou Argentina ou Frana Frete > 30 ***************************************** Em seguida vamos alterar os critrios da seguinte maneira ***************************************** Pas=Brasil Ou Alemanha Ano= 1997 Ou Pas=Frana Ou EUA Ano=1196 ***************************************** Exerccio 11 Abrir o arquivo C:\ExcelAvanado\Exemplo 11xls e defina uma faixa de critrios para atender ao primeiro conjunto de critrios definido anteriormente. Em seguida altere a faixa de critrios para atender o segundo conjunto de critrios. A cada etapa utilize o comando Filtro Avanado para informar a faixa de critrios e, com isso, exibir apenas as linhas que atendem aos critrios definidos na faixa. 1. Abra o Excel. 2. Selecione o comando Arquivo -> Abrir. 3. Navegue at a pasta C:\ExcelAvanado. 4. Selecione o arquivo Exemplo 11xls. 5. Clique em Abrir. 6. Ser aberta uma planilha com uma lista com 830 pedidos. 7 Observe que j existem algumas linhas em branco no incio da planilha. Estas linhas sero utilizadas para definir as faixas de critrio para o exerccio proposto. 8. Primeiro vamos definir a seguinte faixa de critrios: ***************************************** Pas= Brasil Ou Argentina ou Fra

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