apostila geplanes - 2013-v2

APOSTILA DE

TREINAMENTO

EM GEPLANES

POR

VANDERLY CAIANA DE CALDAS(Gestor em Polticas Publicas e Gesto Governamental)

GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL

Secretaria de Estado de Planejamento e OramentoSubsecretaria de Modernizao da Gesto

WANDERLY FERREIRA DA COSTA

SECRETRIA INTERINA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO

WANDERLY FERREIRA DA COSTA

SECRETRIA-ADJUNTA DE ESTADO DE PLANEJAMENTO E ORAMENTO

PAULO ANTENOR DE OLIVEIRA

SUBSECRETRIO DE MODERNIZAO DA GESTO

VANDERLY CAIANA DE CALDAS

GESTOR EM POLTICAS PBLICAS E GESTO GOVERNAMENTAL(AUTOR)

LAWRENCE DOS SANTOS PINTO

GESTOR EM POLTICAS PBLICAS E GESTO GOVERNAMENTAL(REVISOR)

Vanderly Caiana de Caldas Coordenador de Planejamento

Institucional

Gestor em Polticas Pblicas e Gesto Governamental doGoverno do Distrito Federal.

Bacharel em Administrao pelo UNICESP e Ps-Graduadoem Gesto Pblica pela Universidade Candido Mendes.Em sua formatura de graduao foi homenageado com oMrito Acadmico pelo Conselho Regional de Administraodo Distrito Federal (CRADF).Atuou nos Correios do Brasil como Gerente Corporativo e,em 2009, foi empossado no seu cargo efetivo pelo Governodo Distrito Federal. Poucos meses aps seu ingresso foinomeado como Diretor de Acompanhamento de PolticasGovernamentais e, posteriormente, no atual cargo denatureza especial, ambos vinculados Subsecretaria deModernizao da Gesto, da Secretaria de Estado dePlanejamento e Oramento do Distrito Federal.

E-mail: [email protected]

GOVERNO DO DISTRITO FEDERAL Secretaria de Estado de Planejamento e Oramento

Subsecretaria de Modernizao da Gesto

Sumrio:

1. Introduo ................................................................................................................. 5

2. Conceitos bsicos ..................................................................................................... 6 2.1. Estratgia, Planejamento Estratgico e Gesto Estratgica ............................. 6 2.2. Balanced Scorecard (BSC) ............................................................................... 7

2.2.1. Mapa Estratgico .................................................................................... 8 2.2.2. Indicadores ............................................................................................. 8 2.2.3. Metas ...................................................................................................... 9 2.2.4. Iniciativas Estratgicas ......................................................................... 10

2.3. Ciclo PDCA ..................................................................................................... 10 2.4. 5W2H .............................................................................................................. 11 2.5. Diagrama de Causa e Efeito ........................................................................... 11

3. Pr-requisitos de Softwares e de Hardwares .......................................................... 12

4. Perfis do Sistema .................................................................................................... 13

5. Passo 1 Acesso, Sada e Alterao de Senha ..................................................... 14

6. Passo 2 Incluso, Excluso, Alterao e Localizao de Usurios ..................... 15

7. Passo 3 Aprendendo o Menu Sistema ................................................................. 18

8. Passo 4 Aprendendo o Menu Planejar ................................................................. 23

9. Passo 5 Aprendendo o Menu Executar ................................................................ 31

10. Passo 6 Aprendendo o Menu Verificar ................................................................. 35

11. Passo 7 Aprendendo o Menu Agir ....................................................................... 39

12. Consideraes Finais .............................................................................................. 42

13. Referncias Bibliogrficas ....................................................................................... 43

Anexo 1 Modelo de Portaria COMGE ......................................................................... 44

Anexo 2 Portaria n. 142/2013-SEPLAN .................................................................... 45



5

1. Introduo:

O software pblico Gesto de Planejamento Estratgico (GEPLANES)

consiste em uma ferramenta de gesto estratgica disponvel para organizaes

pblicas e privadas, a qual foi desenvolvida pela empresa LinkCom - Solues em TI.

Essa soluo tecnolgica est sendo utilizada por diversos rgos pblicos federais e

subnacionais (estados, muncipios, entre outros), tendo em vista a sua simplicidade,

custo-benefcio e plataforma amigvel baseada no Ciclo do PDCA.

Entre as suas funcionalidades destacam-se as seguintes:

Permite a gesto desde a elaborao do planejamento at a execuo,

acompanhamento e controle;

Desenha o mapa estratgico;

Delimita os objetivos estratgicos institucionais;

Avalia resultados apurados periodicamente por meio de indicadores de

desempenho e metas;

Acompanha as iniciativas estratgicas;

Gera grficos, relatrios e painel de controle;

Permite o registro e o tratamento de anomalias ou no conformidades;

Entre outros.

Nessa apostila, ano 2013-v.2, pretende-se qualificar servidores pblicos do

Governo do Distrito Federal para utilizao do sistema GEPLANES, de forma a efetivar

a gesto estratgica, a qual consiste no maior desafio de qualquer instituio, por meio

da implementao eficiente e o controle continuado direcionado ao foco estratgico.

Aos participantes, um bom treinamento e a satisfatria aplicao do sistema

no seu dia-a-dia de trabalho.



6

2. Conceitos bsicos:

Os conhecimentos de alguns conceitos bsicos e das metodologias do

Balanced Scorecard (BSC), do Ciclo PDCA, do 5W2H e do Diagrama de Ishikawa

so necessrios, pois, o sistema GEPLANES faz uso desses conceitos que no sero

detalhados nessa apostila, mas se sugere posterior aprofundamento.

2.1. Estratgia, Planejamento Estratgico e Gesto Estratgica:

O Estado est sendo reformulado para torna-se mais eficiente, flexvel e

democrtico com aes voltadas ao atendimento com qualidade das demandas sociais

e, nesse momento, o planejamento se faz essencial para conduo do melhor caminho

a ser seguido (estratgia) pelos gestores pblicos.

Assim, pode-se definir o planejamento estratgico como sendo um processo

que contribuir para o alcance da estratgia a mdio ou longo prazo. Contudo,

os resultados ou entregas somente sero mensurados de forma efetiva com a gesto

estratgica que, por sua vez, consiste na fase de controle (monitoramento e avaliao).

Nessa fase, os gestores pblicos passam a fazer uso do planejamento estratgico em

suas decises, podendo prever aes ou iniciativas estratgicas que contribuiro para

o alcance das metas projetadas em seus respectivos indicadores e, dessa forma,

promovendo entregas efetivas sociedade.

Inicialmente, fazem-se necessrias discusses internas para que sejam

definidas metodologias de elaborao do planejamento estratgico. Sugere-se a

ferramenta SWOT ou FOFA para o estudo de cenrios internos (pontos fortes e

pontos fracos) e externos (oportunidades e ameaas) que podem influenciar direta ou

indiretamente os resultados esperados pelo Governo.

Diferente do que muitos pensam, a gesto estratgica consiste na etapa

mais importante e demandar mais tempo dos envolvidos (gestores, servidores,

entre outros) e para ser bem sucedida necessitar do envolvimento e no apenas do

apoio da alta gesto; caso contrrio, ser mais um planejamento estratgico

engavetado e sem identidade institucional.



7

2.2. Balanced Scorecard (BSC):

A metodologia do BSC foi criada pelos americanos Kaplan e Norton, que

uma soluo [...] completa que traduz a viso e a estratgia da empresa num conjunto

coerente de medidas de desempenho (KAPLAN & NORTON, 1997, p. 24).

Inicialmente, foi utilizada no setor privado e, em um segundo momento, passou a ser

utilizada no setor pblico com as devidas adaptaes metodolgicas, conforme

figura abaixo:

Figura 1: Elementos do BSC.

Fonte: SUMOG/SEPLAN.

Pela Figura 1, sugere-se iniciar com o Mapa Estratgico e, posteriormente,

pelo Quadro de Indicadores e Metas e, por fim, pelo Quadro de Iniciativas Estratgicas

que formam os elementos do BSC, os quais sero tratados a seguir:

Mapa Estratgico

Quadro de Indicadores e Metas

Quadro de Iniciativas Estratgicas



8

2.2.1. Mapa Estratgico:

Dividido por perspectivas ou dimenses responsveis pelo agrupamento dos

objetivos estratgicos (pontos estratgicos que se desejam alcanar e que no devem

fazer uso de verbos conclusivos), o mapa estratgico consiste na representao visual

da identidade institucional por ser composto da misso (a razo de ser), da viso

(onde queremos chegar ou como queremos ser vistos) e dos valores (princpios

norteadores da organizao em suas atividades).

Sugere-se que o Mapa Estratgico no seja modificado com frequncia, pois

consiste no elemento de identidade que contribuir em retratar a cultura da

organizao. E, por isso, deve-se ter cuidado ao ser elaborado, revisado ou modificado

pela alta gesto.

2.2.2. Indicadores:

Consistem em mtricas que proporcionam informaes e permitem a

avaliao do desempenho da organizao. Nessa etapa, o desafio a definio de

quais sero os indicadores que faro parte do planejamento estratgico. No simples,

mas necessrio que sejam pensados para medir o que realmente importante e

significativo para a instituio, sugere-se, portanto, que os indicadores ao serem

definidos possam refletir os objetivos estratgicos e forneam diretrizes que podero

subsidiar a alta gesto da organizao na sua tomada de deciso.

Os indicadores possuem diversas nomenclaturas e definies e, nessa

apostila, far-se- uso da abordagem do GESPBLICA1 (2009, p. 19), a seguir:

Indicadores de Efetividade: So indicadores mais complexos e de

difcil mensurao, pois refletem os impactos gerados pelos produtos ou servios

junto sociedade. So exemplos: Os indicadores da dimenso estratgica do

Plano Plurianual (PPA);

Indicadores Eficcia: Consiste na quantidade ou qualidade de produtos

ou servios ofertados aos usurios. Por exemplo, em uma campanha de vacinao, se

a meta estipulada de 100 mil crianas foi alcanada ou superada;

1 GESPBLICA significa Programa Nacional de Gesto Pblica e Desburocratizao (www.gespublica.gov.br).



9

Indicadores Eficincia: Considera-se a relao entre os produtos ou

servios como os insumos utilizados para fazer determinada entrega de forma mais

econmica. Por exemplo: A mesma campanha de vacinao ser considerada eficiente

quanto menor for o custo para imunizar as mesmas 100 mil crianas.

Essas definies, na dimenso dos resultados, constituem-se nas trs

categorias de indicadores do Manual para Construo de Indicadores do

GESPBLICA, o qual se recomenda a consulta no momento da elaborao ou reviso

dos indicadores estratgicos da organizao.

2.2.3. Metas:

So os resultados quantificveis dos indicadores, mensurados durante um

determinado perodo e que representam o desempenho desejado. As metas sero

comparadas com os seus realizados e, com isso, a alta gesto poder concluir se a

sua estratgica est sendo alcanadas ou no.

Para sua elaborao, o GESPBLICA (2009, p. 53), sugere que sejam

tomados os seguintes cuidados:

Considerar os desempenhos anteriores;

possuir uma compreenso clara do estgio de referncia inicial, ou seja,

da linha de base (V0). Exemplo: ltimo ano, valor da ltima aferio feita;

definir metas factveis, levando-se em considerao a disponibilidade dos

recursos e as condicionantes do ambiente (polticas, econmicas, entre outras);

no estabelecer metas audaciosas para indicadores inditos.

Em complemento as sugestes acima, as metas devem ser claras em

relao a sua representao de forma apurada ou acumulada, principalmente, ao

usarem-se ndices ou percentuais que podem causar entendimentos dbios aos

responsveis pela sua mensurao. Outrossim, sugere-se evitar o uso de indicadores

que no retratam o esforo da organizao, por exemplo: Demandas Atendidas (meta:

100%); a frmula de clculo: (Total de Demandas Atendidas/Total de Demandas)*100,

observa-se que se houver o atendimento de 1 demanda ou 1 milho a meta ser

alcana, mas, naturalmente, a efetividade do indicador ser diferente e questionvel.



10

2.2.4. Iniciativas Estratgicas:

a formulao de aes necessrias para o alcance das metas previstas,

podem ser temporrias ou continuas e devem iniciar com verbo no infinitivo.

Para validar ou atestar se as iniciativas so estratgicas ou no, abaixo

listamos algumas perguntas para ajudar na reflexo:

Abrangem todos os Objetivos Estratgicos?

So suficientes para o alcance das metas?

No impactam em nenhum Objetivo Estratgico?

Caso as primeiras perguntas sejam negativas e a ltima positiva,

deve-se refletir com a alta gesto se no se trata de um novo Objetivo Estratgico ou

se essa iniciativa em questo pode ser considerada estratgica para o planejamento

estratgico da organizao.

2.3. Ciclo PDCA:

O ciclo PDCA foi idealizado por Shewart e divulgado por Deming e

[...] utilizado para Resolver Qualquer Problema / Realizar Qualquer Gerenciamento

(AGUIAR, 2006, p. 22). Esse mtodo constitudo das seguintes etapas:

Planejar (Plan): estabelecer metas e elaborar os planos de ao.

Executar (Do): executar as atividades previstas no plano de ao.

Verificar (Check): monitorar e avaliar periodicamente os resultados.

Agir (Act): agir de acordo com o avaliado de forma a melhorar a

qualidade, eficincia e eficcia, aprimorando a execuo e corrigindo

eventuais falhas.

No GEPLANES, o ciclo do PDCA facilmente percebido ao logar no sistema,

pois, suas funcionalidades so distribudas em seu Menu, veja figura abaixo:



11

2.4. 5W2H:

O 5W2H uma ferramenta aplicada para facilitar o planejamento de forma

objetiva e clara aos respondermos as 7 perguntas em ingls que originaram seu nome,

so elas: What: O que fazer (etapas)?; Why: Por que fazer (justificativa)?; Where:

Onde fazer (local)?; When: Quando fazer (tempo)?; Who: Quem far (responsvel)?;

How: Como fazer (mtodo)? e How much: Quanto custar (custo)?

No GEPLANES, essa ferramenta utilizada, basicamente, nos planos de

ao do sistema ao responder apenas 5 perguntas ao invs das 7 citadas acima,

conforme Passo 3, No Menu Planejar, opo , figura abaixo:

Pela figura anterior, percebe-se que no foram consideradas as perguntas

Where (onde fazer?) e How much (quanto custar?), pois, nos planejamentos

estratgicos do setor pblico o onde fazer costumeiro vincular ao

Objetivo Estratgico-OE (no sistema as aes so visualmente vinculadas ao OE) e o

quanto custa pode ser incluso ao final do What (O que?) entre parnteses

(exemplo na pg. 29).

2.5. Diagrama de Causa e Efeito:

O Diagrama de Causa e Efeito, tambm conhecido como Espinha de Peixe

ou Diagrama de Ishikawa, em homenagem ao engenheiro Kaoru Ishikawa,

[...] utilizado para organizar e apresentar o relacionamento entre o problema a ser

tratado e suas causas (AGUIAR, 2006, p. 53). Observe o exemplo abaixo:

Efeito (Problema): Clientes Insatisfeitos. Causas: Sistemas, Funcionrios e Atendimentos. Subcausas: Inoperncia, Lentido, Absentesmo2, Ausncia de Treinamento e Demora na Soluo.

2 Absentesmo: so as [...] ausncias dos trabalhadores no processo de trabalho, seja por falta ou

atraso devido a algum motivo interveniente (GUIMARES JR., 2013, p. 135).



12

Essas informaes podem ser levantadas junto aos clientes e/ou funcionrios

por meio de entrevistas ou pela tcnica de brainstorming3.

No GEPLANES, esse diagrama encontra-se no Passo 6, no Menu Agir,

opo , guia Anlise Diagrama de Causa e Efeito.

3. Pr-requisitos de Softwares e de Hardwares:

O software pblico GEPLANES possui pr-requisitos para sua utilizao,

conforme descrito abaixo:

Hardware: Qualquer dispositivo conectado internet;

Softwares: Sistema Operacional Windows e, entre os navegadores

testados, sugere-se a instalao do Mozilla Firefox com Java atualizado.

Os requisitos acima so para operacionalizao do sistema, pois, a sua

instalao e infraestrutura se encontram sob as gestes da Subsecretaria de

Tecnologia de Informao e Comunicao (SUTIC), vinculada Secretaria de Estado

de Planejamento e Oramento do Distrito Federal (SEPLAN).

3 Brainstorming: Estrutura o encaminhamento do raciocnio das pessoas com o objetivo de descobrir as

causas de um problema (AGUIAR, 2006, p. 121).

Clientes

Insatisfeitos

Sistemas Funcionrios

Atendimentos

Lentido

Inoperncia Absentesmo

Ausncia de

Treinamento

Demora na

Soluo



13

4. Perfis do Sistema:

O sistema GEPLANES permite a criao de diversos perfis de acesso,

no Governo do Distrito Federal foram definidos como:

Administrador: Tem acesso total e sem limites ao sistema;

Usurio Master: Consiste no perfil intermedirio entre o Administrador e

os perfis de Operador e Gestor, sendo responsvel pela incluso do

planejamento estratgico no sistema, entre outros;

Operador: Responsvel pela operacionalizao do sistema, podendo

lanar, alterar e editar informaes, gerar relatrios e grficos e alterar a

prpria senha, entre outros;

Gestor: Acesso limitado a consultas de relatrios e grficos, podendo

alterar a prpria senha do sistema, entre outros.

Os perfis acima foram institudos pela Portaria n. 142-SEPLAN, Anexo 2,

publicada no DODF n. 142, p. 56, de 11/07/2013, que institui o software pblico

GEPLANES com o objetivo de gerenciar os Planejamentos Estratgicos Institucionais.

No sistema, os perfis e seus nveis de acesso esto disponveis na tela abaixo, a qual

acessada apenas pelo Administrador do Sistema.

Nesta apostila, a base do treinamento ser o perfil do Usurio Master,

o qual subsidiar os demais perfis de Operador e Gestor. O perfil Administrador

encontra-se, exclusivamente, vinculado aos servidores efetivos distritais indicados na

Portaria n. 142/2013-SEPLAN.



14

5. Passo 1 Acesso, Sada e Alterao de Senha:

O acesso liberado pela Comisso de Gesto Estratgica (COMGE),

Anexo 1, da unidade gerencial4 ou, na impossibilidade desta, pelo Administrador do

GEPLANES, o qual ir fazer o cadastramento do login (primeiro ponto ltimo nome,

em letras minsculas e sem acentuao), senha inicial (12345678) e vinculao do

perfil ao usurio e, posteriormente, do usurio a sua respectiva unidade gerencial

(SEPLAN, SETRAB, SEJUS, entre outras).

Ao receber o e-mail de cadastramento, o usurio deve acessar o sistema

pelo link: http://geplanes.seplan.df.gov.br:8080/geplanes_bsc e cadastrar sua senha

alfanumrica de acesso pessoal e intransfervel, conforme telas abaixo:

Digite o login, senha e clique em .

No Menu Sistema, opo Acesso, clique no item .

Preencha os campos e clique em .

Aparecer a seguinte mensagem: Senha alterada com sucesso.

Para deslogar do sistema clique em .

Ateno: Para recuperao de senha, deve-se solicitar aos Administradores do Sistema.

4 Unidade Gerencial a terminologia do sistema para as unidades do GDF cadastradas no GEPLANES.



15

6. Passo 2 Incluso, Excluso, Alterao e Localizao de Usurios:

O Usurio Master pode incluir, excluir, alterar e localizar os usurios no

sistema GEPLANES vinculados a sua unidade gerencial; contudo, apenas est

autorizado a vincular os perfis de Usurio Master, Operador e Gestor.

No Menu Sistema, opo Acesso, clique no item .

Clique em para incluir novo usurio.

Preencha os campos (A) e clique em (C). Para retornar clique em (B).

Aparecer a seguinte mensagem: Usurio salvo com sucesso.

Aps, retornar tela da Listagem de Usurios.

Ateno: Siga o modelo acima, a senha ser 12345678 e o perfil autorizado (ver Passo 1).



16

O usurio no constar na Listagem de Usurios, pois, necessita ser

vinculado a sua unidade gerencial, conforme abaixo:

No Menu Sistema, clique na opo .

Na tela Listagem de Unidades Gerenciais, clique em .

Ateno: O editar representado pela imagem ( ), o excluir pela ( ) e apenas o

Administrador do Sistema pode incluir novas Unidades Gerencias.

O campo (A) de preenchimento, exclusivo, do Administrador do Sistema.

Selecione a guia do campo (B) e clique em , na guia topdown ( ) indique

o usurio que ser vinculado unidade gerencial em edio. Aps, selecione a funo:

Responsvel (E) para o Usurio Master e para os demais perfis Apoio (F).

Clique em (D). Para retornar clique em (C).

Aparecer a seguinte mensagem: Unidade gerencial salva com sucesso.

Aps, retornar tela da Listagem de Unidades Gerenciais.

Dica: Apenas os usurios com a funo Responsvel (E) tm acesso total ao Menu

e, por isso, sugere-se que sejam inclusos apenas dois por unidade gerencial.

Ateno: Os Administradores do Sistema no aparecem na listagem, pois, possuem

acesso irrestrito a todas as unidades gerenciais.



17

Aps a vinculao do novo usurio a sua unidade gerencial, observe que o

mesmo foi incluso na Lista de Usurios, conforme abaixo:

Para excluir o usurio, clique no item (B) e para atualizar as informaes dos usurios

cadastrados no GEPLANES clique em (A) e, aps a alterao, clique em .

Nos espaos na alnea (E) esto todos os filtros permitidos pelo sistema para a Listagem

de Usurios, no se esquea de clicar em Filtrar (D) para visualizar o resultado desejado

e em (C) para cancelar o filtro, observe o exemplo abaixo:

No exemplo acima, o usurio do sistema foi localizado.

Ateno: Na Lista de Usurios aparecero apenas os da unidade gerencial que o usurio

tem acesso, ou seja, os demais usurios do sistema de outras unidades gerencias no

sero visualizados nessa tela.



18

7. Passo 3 Aprendendo o Menu Sistema:

No Menu Sistema diversas opes so preenchidas pelo Administrador do

Sistema GEPLANES e no sero visualizadas pelos outros perfis, sendo que j foram

vistas as opes e anteriormente.

Abaixo os demais itens disponveis ao Usurio Master:


Clique em para incluir novas unidades de medida.

Preencha os campos de acordo com as normas formais e clique em .

Aparecer a seguinte mensagem: Unidade de medida salva com sucesso.

Ao retornar tela da Listagem de Unidade de Medida a nova unidade estar na lista.

Ateno: O editar representado pela imagem ( ) e o excluir pela ( ). O excluir

funcionar apenas se a unidade de medida no estiver sendo utilizada.



19


O remetente padro do sistema e no deve ser alterado.

Digite o Assunto e a Mensagem e, se desejar inclua anexos (A).

Pode-se digitar o e-mail manualmente (B) e clicar em incluir (Destinatrio, CC ou CCO)

ou incluir usurio(s) do GEPLANES (C).

Pode-se excluir todos os destinatrios (D) ou apenas alguns (E).

Depois, clique em (F).

Aparecer a seguinte mensagem: E-mail(s) enviado(s) com sucesso.

Dica: No assunto, inclua a sua unidade gerencial e, ao final do e-mail, coloque a sua

assinatura indicando seus dados para contato.



20


Caso deseje, pode-se filtrar os e-mails enviados por Remetente (A) ou Assunto (B) ou

por perodo (Data inicial e final) clicando no Filtrar (C), aps para fazer uma nova

pesquisa deve-se Limpar Filtro (D).

Para visualizar o teor do e-mail desejado clique na Ao (E).

A tela abaixo aparecer. Para retornar clique em .



21


Para criar uma mensagem clique em (A), para editar clique em Ao (B) ou

excluir em Ao (C).

No cadastro, marque visualizar na pg. inicial, escreva a mensagem e clique em .

A mensagem aparecer na Home do GEPLANES com a data de criao.

Dica: Inclua na sua mensagem de at duas linhas a sua unidade gerencial, pois as

mensagens aparecem para todos os usurios do sistema.

Ateno: O Quadro de Pendncias atualizado pelo sistema automaticamente e

desaparecem ao serem resolvidas pelos usurios da unidade gerencial. Esse quadro no

aparece para o Administrador do Sistema.



22

Por fim, no Menu Sistema, clique na opo , a qual ir abrir uma

tela com informaes do sistema (verso, desenvolvedor, permisses, entre outras).



23

8. Passo 4 Aprendendo o Menu Planejar:

No Menu Planejar ser incluso ou alterado o planejamento estratgico,

metodologia BSC, por meio do perfil Usurio Master definido como responsvel na

unidade gerencial que estiver vinculado.

No Menu Planejar, clique na opo .

Selecione o Ano de Gesto, a Unidade Gerencial ou clique no item para verificar as opes que o usurio possui acesso.

Preencha todos os campos nos retngulos (misso, insumos, pessoal, produtos, fornecedores, negcios, equipamentos e clientes) e clique em .

Aparecer a seguinte mensagem: Registro salvo com sucesso.



24

Ateno: Esses campos sero preenchidos apenas pela COMGE da unidade gerencial e no havendo a informao deve-se preencher com o texto A definir para sair do Quadro de Pendncias do GEPLANES.

Esto listados abaixo alguns conceitos e exemplos para a definio do

negcio das unidades gerenciais. Ratifica-se que essa atribuio pertence COMGE;

contudo, vale ressaltar que a alta gesto e os servidores devem participar da sua

elaborao para enriquecimento dos trabalhos.

Misso: [...] a razo de ser da empresa... por que ela existe (OLIVEIRA, 2008, p. 108).

Exemplo: Desenvolver o turismo no Distrito Federal a partir do fomento e promoo de produtos e servios com articulao entre o setor pblico e setor privado (SETUR-DF).

Insumos: Podem ser materiais, equipamentos e outros bens tangveis, mas podem ser tambm informaes e conhecimentos bens intangveis (SEPLAN, 2010, p. 71), por exemplo, os equipamentos de informtica da repartio pblica.

Pessoal: So os servidores que atuam na unidade gerencial, sejam efetivos ou comissionados que realizam algum tipo de trabalho, nesse campo, pode ser incluso o quantitativo ou os valores do planejamento estratgico, nos moldes da ltima tela da pgina anterior.

Produtos: [...] o resultado de um processo (SEPLAN, 2010, p. 16), por exemplo, a emisso de um DARF (Documento de Arrecadao de Receitas Federais) ao cidado.

Fornecedores: [...] so indivduos, grupos ou organizaes que fornecem insumos (bens/servios) (SEPLAN, 2010, p. 70), por exemplo, empresas contratadas para prestarem servio ou fornecerem produtos para a Administrao Pblica.

Negcio: Pode ser definido como os valores e as razes que levam os clientes a adquirirem produtos ou servios das organizaes, por exemplo, o negcio da Livraria Saraiva vender livros, ou o de uma escola educar.

Equipamentos: So ferramentas utilizadas pelos servidores para realizarem tarefas, por exemplo, os computadores e as impressoras.

Clientes: [...] so os clientes que demandam ou utilizam servios finalsticos da organizao (SEPLAN, 2010, p. 70), por exemplo, o cidado ao utilizar o NaHora ou outro servio pblico disponvel nas unidades do Governo do Distrito Federal.



25


Clique em para incluir uma nova Perspectiva.

Ateno: Por motivos de segurana, as perspectivas em uso pelo GEPLANES no

podem ser excludas.

Preencha o campo em letra maiscula acentuando quando necessrio e clique

em para incluir a nova perspectiva na Lista de Perspectivas.

Aparecer a mensagem Perspectiva salva com sucesso.

Obs.: Para editar quaisquer perspectivas, solicite ao Administrador do GEPLANES.

Dica: Antes de incluir uma nova perspectiva, verifique se as existentes atendem a sua

unidade gerencial. Caso necessite editar, consulte o Administrador do Sistema.

Ateno: Sugere-se que a perspectiva no tenha mais de trs palavras para melhor

visualizao do Mapa Estratgico e que inicie com letra maiscula, veja o modelo acima.



26


Clique em para incluir um novo Objetivo Estratgico.

Preencha o campo descrio iniciando com a sigla da Unidade Gerencial com trao

seguido do texto do Objetivo Estratgico (seguir exemplo abaixo) e clique em

para incluir na lista anterior.

Aparecer a seguinte mensagem: Objetivo estratgico salvo com sucesso.

Dica: Antes de incluir um novo objetivo estratgico, verifique se o mesmo j existe na

Listagem de Objetivos Estratgicos.

Ateno: Sugere-se que o objetivo estratgico no tenha mais de cinco palavras para

melhor visualizao do Mapa Estratgico. No crie, exclua ou utilize objetivos de outras

unidades gerenciais. Caso necessite editar, consulte o Administrador do Sistema.



27


Ateno: A medida que as pendncias forem resolvidas o Quadro de Pendncias vai se

atualizando, na figura abaixo consta pendente o Cadastro do mapa estratgico, ao final

dessa atividade, esse item ser excludo automaticamente pelo GEPLANES.

Selecione o Ano de Gesto e a Unidade Gerencial (A) ou clique no item para

verificar as opes que o usurio possui acesso.

A Misso (B) foi includa na Definio do Negcio (primeiro item do Menu Planejar).

Preencha o campo Viso (C) no mesmo formato da Misso preenchida anteriormente.

Clique em e (G).

Selecione nas caixas topdown (D e F) a Perspectiva e o Objetivo Estratgico

correspondente Unidade Gerencial.

Clique no item (E) e coloque a sequncia topdown (de cima para baixo) que as

Perspectivas aparecero no Mapa Estratgico.

Repita os procedimentos acima at finalizar as incluses e clique em (I).

Ateno: O Mapa Estratgico poder ser excludo ao clicar em (H) e, por isso, recomenda-se cuidado ao clicar nessa opo.



28


Ateno: Na tela abaixo, observa-se que a pendncia Cadastro do mapa estratgico

no aparece mais no Quadro de Pendncias.



No campo D inclua ou edite a iniciativa estratgica, pode-se incluir outras ao clicar em

.

Clique em Adicionar Indicadores (H) e preencha os campos em aberto, caso deseje,

pode-se duplicar o indicador (G) para aproveitar as informaes cadastradas de

indicadores j salvos no sistema.

Selecione na caixa topdown da polaridade do indicador (E) uma das opes

(Maior Melhor tanto maior o resultado melhor; Menor Melhor tanto menor o resultado

melhor ou Entre Faixas o resultado que estiverem entre os limites superior e inferior

ser considerada a meta cumprida).

Repita os procedimentos acima at finalizar as incluses e clique em (I).

Aparecer a seguinte mensagem: Indicadores cadastrados com sucesso.

Ateno: Os pesos dos indicadores de cada Objetivo Estratgico devem somar 100 e

deve-se clicar no J caso no haja o preenchimento das inciativas ou dos indicadores.

Dica: Caso no esteja visualizando o Mapa Estratgico na sua totalidade,

selecione em (B) os Objetivos Estratgicos que sero visualizados e, aps os trabalhos,

desfaa os filtros antes de sair do GEPLANES.



29

Ao clicar no (C) abrir a tela abaixo:

Preencha os campos em aberto e clique em .

Caso deseje, inclua outros planos de ao vinculados iniciativa estratgica ao clicar

em e siga os passos anteriores.

Ao clicar no (F) abrir a primeira tela (F1) do Detalhamento do Indicador:

Preencha os campos em aberto, conforme modelo acima.

Dicas: A Relevncia ser Alta e a Frequncia de Acompanhamento dever ser escolhida

entre as disponveis no sistema. Caso necessite, inclua unidades de medidas no

Menu Sistema. Sugere-se que o indicador no tenha mais de cinco palavras, pois,

o seu detalhamento deve ser feito em (F1).

Ateno: Clique em apenas quando preencher a guia de Metas (F2).



30

Na guia Metas (F2) aparecer a seguinte tela:

Na tela acima, selecione na caixa topdown (F2.1) a opo de frequncia de lanamento

(Quinzenal, Mensal e Trimestral).

Na tabela de metas mensais aparecero os meses do ano (F2.2), no caso trimestral

aparecero os trimestres do ano, por exemplo.

Dica: Caso deseje fazer o acompanhamento bimestral, selecione (F2.1) Mensal e clique nas caixinhas (F2.7) conforme abaixo (os meses no selecionados devero ter metas):

Na primeira tela, aparecer a opo de polaridade (F2.3) selecionada para o indicador,

como padro, sugere-se colocar em (F2.4) a opo de 2 casas decimais e em (F2.5) a

opo de 10 para representar 10% de tolerncia para o alcance da meta pactuada (F2.6).

Clique em F2.8 para .

Dica: Na tolerncia indique 30 para informar ao sistema que at 70% de alcance da meta

o esforo da unidade gerencial ser reconhecido.

Ateno: A partir de agora, todas as modificaes da guia (F1) do Detalhamento do Indicador podem ser salvas na sua tela.

Na guia Anexos (F3) aparecer a seguinte tela:

Clique em , preencha os campos em branco, escolha o arquivo em

e depois clique em e em .

Ateno: O arquivo no anexado ao sistema, apenas criado um hiperlink.



31

9. Passo 5 Aprendendo o Menu Executar:

Nesse Menu comea o maior desafio dos planejamentos, a sua efetiva

implementao. Na execuo os envolvidos iro atestar se suas metas foram

alcanadas, bem como o andamento das iniciativas estratgicas planejadas.

No Menu Executar, clique na opo .



Ao selecionar (B) ser disponibilizada a opo de lanar/visualizar os valores apurados

ou acumulados ao longo do perodo de avaliao das metas pactuadas.

Em (C) ser apresentado o detalhamento do indicador anteriormente cadastrado.

Os campos do (E) devem ser preenchidos com os resultados alcanados durante o

perodo de apurao e, aps, deve-se clicar em (G).

Dica: A estrela simboliza a Perspectiva, o Alvo representa o Objetivo Estratgico, o

Termmetro trata-se do Indicador (seta para cima: maior melhor; seta para baixo: menor

melhor e duas setas: entre faixas) e a expresso (% x 2) Peso: 100 significa que a meta

e o realizado esto em percentual com at 2 casas decimais e o peso do indicador 100.

Ateno: Os campos em (D) esto disponveis ao Administrador do Sistema.



32

Ao clicar em no campo (F Ao Preventiva) aparecer a seguinte tela:

Preencha os campos em aberto (F1), conforme modelo acima e, aps, selecione a guia

(F2) para criar o Plano de Ao vinculado.

Caso deseje, inclua outros planos de ao vinculados ao clicar em e, ao finalizar, clique em .

Dicas: Aes preventivas ocorrem para evitar o no alcance das metas pactuadas,

enquanto as aes corretivas se fazem necessrias para analisar os fatores que

causaram o no alcance do resultado desejado.



33

Ao clicar em no campo (F Ao Corretiva) aparecer a seguinte tela:

Preencha os campos em aberto (F3), conforme modelo acima e, caso deseje,

clique em (F4) para criar um hiperlink de arquivos.

Aps incluir todas as informaes, clique em (F5).

Ao a tela abaixo ser apresentada:

Obs.: Ao Corretiva pode ser tratada como Anomalias, que so [...] todos os eventos

que fogem do normal e [...] tm que ser eliminadas. (CAMPOS, 2004, p. 26).

Ateno: O que foi criado em (F) dever ser tratado no Menu Agir pelo Usurio Master

com a funo de Responsvel da unidade gerencial. At a finalizao, as anomalias

aparecero no Quadro de Pendncia do GEPLANES.

Dica: Para visualizar a Ao Preventiva ou Corretiva, clique em .



34

No Menu Executar, clique na opo .

Selecione na caixa topdown o status disponvel para o Plano de Ao das Iniciativas,

sendo Planejado (no iniciada a ao), Em andamento (iniciada a ao) e

Concludo (realizada ou cancelada a ao).

Ao aparecer a seguinte mensagem: Registro(s) salvo(s) com sucesso.

Ateno: Ao salvar o status Concludo, apenas o Administrador do GEPLANES poder

modificar o status da iniciativa estratgica.

Dica: Caso necessite, utilize os filtros para facilitar a atualizao dos status das

iniciativas estratgicas que esto sob sua responsabilidade.



35

10. Passo 6 Aprendendo o Menu Verificar:

No Menu Verificar esto disponveis diversos tipos de relatrios e grficos.

Entre os mais consultados, destaca-se o Painel de Controle / Gesto Vista,

o qual possui interface amigvel e visualmente agradvel aos gestores.

No Menu Verificar, opo , clique em .

A tela abaixo aparecer:



36

Selecione o Ano de Gesto e a Unidade Gerencial (A) ou clique no item

para verificar as opes que o usurio possui acesso.

Ao selecionar Reset (B) o sistema ir fechar a rvore de hierarquia ficando com o

sinal de (+) no GDF para representar que existem mais itens a serem mostrados,

em Imprimir (C) ser criado um arquivo em PDF que poder ser impresso, salvo

ou enviado por e-mail e, em (D), aparecer a legenda com as cores e seus

respectivos significados.

Na rvore hierrquica, observe que ao clicar no +GDF (E) sero abertas a

perspectiva (F), o objetivo estratgico (G) e o indicador correspondente

(termmetro), respectivamente. Ao clicar na seta lateral indicada pela letra (H),

aparecer a seguinte mensagem: Realizado abaixo do valor pactuado: tratar,

ao clicar na palavra tratar o usurio ser direcionado para o Menu Agir para

resolver a pendncia.

Observe que na letra (I) so apresentados por perodo o %realizado, o

%tolerncia, a meta e o realizado, sendo os trs ltimos informados pelos

usurios do sistema.

Repita as etapas acima em todas as perspectivas, objetivos estratgicos e

indicadores disponveis na sua unidade gerencial.

Ateno: A unidade gerencial e os objetivos estratgicos possuem resultados

mdios trimestrais apresentados no Painel de Controle.

No Menu Verificar, opo , clique em .



37


Selecione o Ano de Gesto e a Unidade Gerencial (A) ou clique no item

para verificar as opes que o usurio possui acesso.

Ao selecionar (B) o sistema ir gerar o grfico, mas antes escolha o tipo de

grfico (C) e sua forma (D). O resultado ser apresentado em (E) com a sua

respectiva legenda (F).

O detalhamento do indicador ser mostrado na tabela (G), bem como as

informaes em tela podero ser criadas em PDF para impresso, arquivamento

ou envio por e-mail ao clicar em .

Repita as etapas acima em todos os indicadores que desejar e que estejam

disponveis na sua unidade gerencial.



38

No Menu Verificar, opo , clique em uma das opes abaixo:

Os relatrios do GEPLANES (letras A, B, E a J) e os Mapas (letras C e D),

so gerados no formato PDF e possuem as seguintes particularidades:

Na letra (A), gera a relao de indicadores por objetivo estratgico;

Na letra (B), gera o alcance das metas institucionais das unidades gerenciais;

Na letra (C), gera o Mapa de Negcio da unidade gerencial;

Na letra (D), gera o Mapa Estratgico da unidade gerencial;

Na letra (E), gera as pendncias de cadastro da unidade gerencial (observe a legenda);

Na letra (F), gera as pendncias de cadastro de anomalia da unidade gerencial;

Na letra (G), gera as anomalias cadastradas no sistema por unidade gerencial;

Na letra (H), gera as anomalias por status cadastradas no sistema de forma sinttica;

Na letra (I), gera o desempenho global da instituio em relao s suas unidades gerenciais ou em relao aos objetivos estratgicos;

Na letra (J), gera todos os planos de ao das iniciativas cadastradas no sistema.

Dica: Para gerar os relatrios e/ou mapas disponveis no sistema GEPLANES acima, selecione a opo desejada e clique em , conforme abaixo:



39

11. Passo 7 Aprendendo o Menu Agir:

Nesse Menu as aes preventivas e/ou corretivas (anomalias), criadas no

Menu Executar, ficam disponveis para tratamento pelo Usurio Master por 30 dias e,

aps esse prazo, o sistema proceder o seu encerramento.

No Menu Agir, clique na opo .


Selecione o Ano de Gesto e a Unidade Gerencial ou clique em (A) para verificar as opes que o usurio possui acesso.

Na tabela (B) aparecero todos os registros feitos relacionadas as Aes Preventivas cadastradas, sendo que em (C) encontra-se o status, em (D) est disponvel o relatrio e em (F) pode-se excluir.

Ao clicar em (G) pode-se incluir outras Aes Preventivas.

Na opo Editar (E), abrir uma tela que possibilitar a edio dos campos em amarelo das guias Ao Preventiva (G1) e Plano de Ao (G2).

Ao aparecer a mensagem: Ao preventiva salva com sucesso. Ateno: A guia (G3) est disponvel apenas ao Administrador do Sistema, assim, para finalizar as aes preventivas o Usurios Master dever solicitar, via e-mail: [email protected] o seu encerramento.



40

No Menu Agir, clique na opo .


Selecione o Ano de Gesto e a Unidade Gerencial ou clique em (A) para verificar as opes que o usurio possui acesso.

Na opo (B) aparecer o status da anomalia ou ao corretiva, conforme legenda disponvel em (E) e em (D) pode-se excluir o registro.

Ao clicar em (C) aparecer a tela abaixo:

Em (C1) pode-se editar os registros cadastrados no Menu Executar e vincular um arquivo na guia Anexos (C2), para gravar clique (C6).



41

Em (C3 Anlise-Diagrama de Causa e Efeito) ser aberta a tela abaixo:

Preencha os quadros acima, conforme exemplo abaixo:

C3.1 (Problema) Clientes Insatisfeitos;

C3.2 (Causa superior) Funcionrios;

C3.3 (Subcausa superior) Absentesmo;

C3.4 (Causa inferior) Atendimentos;

C3.5 (Subcausa inferior) Demora na Soluo.

Ao aparecer: Tratamento da anomalia salvo com sucesso.

O relatrio abaixo, no formato PDF, poder ser gerado ao clicar em que se encontra ao final da guia (C3).

Dica: As guias (C2) e (C3) no so de preenchimento obrigatrio e as guias (C1) e (C4) sugere-se que sua alimentao seja conduzida pela COMGE.

Ateno: A guia (G5) est disponvel apenas ao Administrador do Sistema, assim, para finalizar as aes corretivas (anomalias) o Usurios Master dever solicitar, via e-mail: [email protected] o seu encerramento.



42

12. Consideraes Finais:

Caso necessite, consulte a apostila e o manual disponveis no site da

Secretaria de Estado de Planejamento e Oramento (SEPLAN)

(www.seplan.df.gov.br/planejamento-e-orcamento/planejamento-estrategico-institucional/250-

geplanes.html) ou entre em contato com a Comisso de Gesto Estratgica (COMGE)

da sua unidade gerencial.

Para troca de experincias, recomenda-se aos usurios que se cadastrem na

Comunidade do GEPLANES, via WEB, pelo seguinte endereo:

www.softwarepublico.gov.br/register/?return_url=/ver-comunidade?community_id=20483099.

Lembre-se que o GEPLANES no permite o gerenciamento de projetos,

de processos ou de portflios, para esses fins existem outras solues de Tecnologia

de Informao e Comunicao disponveis no Portal do Software Pblico Brasileiro

(www.softwarepublico.gov.br).



43

13. Referncias Bibliogrficas:

AGUIAR, Silvio. Integrao das Ferramentas da Qualidade ao PDCA e ao Programa Seis Sigma. Vol. 1. Minas Gerais, MG: Nova Lima: INDG, 2006. CAMPOS, Vicente Falconi. Gerenciamento da rotina do trabalho do dia-a-dia. 8. ed. Minas Gerais, MG: Nova Lima: INDG, 2004. GESPBLICA, Manual para Construo de Indicadores, Braslia, dez. 2009, Disponvel on-line em: . Acesso em: 22 de outubro de 2013.

GUIMARES JR., Jos Carlos. Administrao Geral para Concursos. Braslia, DF: GranCursos, 2013. KAPLAN, Robert S.; NORTON, David P. A Estratgia em Ao: Balanced Scorecard. Traduo: Luiz Euclydes T. Frazo Filho. 22. ed. Rio de Janeiro: ELSEVIER, 1997. LIMA, Jordanna M. da Silva e Mendona et al. Manual de Operao do GEPLANES. Disponvel on-line em: . Acesso em: 06 de outubro de 2013. OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Planejamento Estratgico Conceitos, Metodologia e Prticas. 25. ed. So Paulo: ATLAS, 2008. SEPLAN - Secretaria de Estado de Planejamento e Oramento do Distrito Federal, Manual de Anlise e Melhoria de Processos, Braslia, jan. 2010, Disponvel on-line em: . Acesso em: 31 de outubro e 2013.



44

Anexo 1 Modelo de Portaria COMGE:

PORTARIA N. , DE DE DE .

O SECRETRIO DE ESTADO DE - , atendendo Portaria n. 142-SEPLAN, de 10 de julho de 2013, e no uso das atribuies que lhe conferem os incisos I e III do Pargrafo nico do artigo 105 da Lei Orgnica do Distrito Federal, RESOLVE: Artigo 1. Fica instituda, em carter permanente, a Comisso de Gesto Estratgica (COMGE), a qual ficar responsvel por: I. participar da elaborao, reviso, monitoramento e avaliao do Planejamento Estratgico Institucional (PEI); II. levantar e consolidar dados e informaes referentes ao PEI da ; III. promover a Gesto Estratgica e o seu alinhamento entre os diferentes instrumentos de planejamento e gesto da ; IV. apoiar o processo de Gesto Estratgica no mbito da ; V. gerir, dentro dos perfis de acesso liberados, o software pbico e livre Gesto de Planejamento Estratgico (GEPLANES), bem como: a) atualizar, ajustar e incluir as informaes no sistema; b) zelar pela coerncia, fidedignidade e tempestividade das informaes registradas. VI. dar ampla divulgao do PEI da ; VII. outras atividades que lhes forem atribudas. Artigo 2. Ficam designados por tempo indeterminado para comporem a COMGE da os servidores: , matrcula n. , , lotado(a) na ; , matrcula n. , , lotado(a) na ; , matrcula n. , , lotado(a) na e , matrcula n. , , lotado(a) na ; todos servidores efetivos de carreira distrital. 1. A presidncia da COMGE de incumbncia do(a) primeiro(a) servidor(a) indicado(a) e, seu(sua) substituto(a) nas ausncias e impedimentos, ser exercida pelo(a) servidor(a) indicado(a) em segundo nesta Portaria. 2. Os demais participantes so membros titulares e, havendo a necessidade, podero indicar seus substitutos temporrios ou permanentes. Artigo 3. Compete ao() presidente: I. convocar os membros para as reunies ordinrias e extraordinrias; II. presidir, supervisionar e coordenar os trabalhos da Comisso, promovendo as medidas necessrias consecuo das suas finalidades; III. elaborar expedientes tais como pareceres, notas tcnicas, ofcios, memorandos, dentre outros expedientes decorrentes dos trabalhos; IV. representar a COMGE da ; V. outras atividades que lhes forem atribudas. Artigo 4. Compete aos membros: I. atender a todas as atividades do Artigo 1. desta Portaria; II. participar das reunies ordinrias e extraordinrias; III. outras atividades que lhes forem atribudas. Artigo 5. Caber s unidades desta prestar todo o apoio e meios necessrios consecuo dos trabalhos dentro dos prazos estipulados pela COMGE. Artigo 6. As dvidas originadas quando da aplicao da presente Portaria sero dirimidas pela COMGE e, havendo necessidade, em parceria com os Administradores do GEPLANES. Artigo 7. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicao.



45

Anexo 2 Portaria n. 142/2013-SEPLAN:

(DODF n. 142, p. 56, de 11 de julho de 2013)

apostila geplanes - 2013-v2

Documents