apostila-arquivologia-robsonsilva

ArquivologiaNOES DE ARQUIVOLOGIA ARQUIVOLOGIA Falaremos aqui de alguns conceitos bsicos de Arquivologia, a fim de que o concursando possa se situar melhor nesse universo novo para a maioria e em seguida abordaremos um dos temas mais recorrentes em concursos: O ciclo vital dos documentos. Ao final do contedo terico, apresentaremos algumas questes de concursos comentadas para ajud-los na compreenso da aula. Em sntese, a Arquivologia um rol de conhecimentos tericos e prticos voltados para a organizao e gesto dos arquivos, tais como: organizao e direo de arquivos, gesto de documentos, recuperao da informao, microfilmagem, conservao, preservao e de documentos, etc. A Arquivologia uma rea do conhecimento das Cincias Sociais Aplicadas. A rea de atuao da Arquivologia compreende a gesto da produo, do processamento e da disseminao da informao corrente, necessria e bsica para a tomada de decises na administrao. Seu objeto de estudo e interveno a informao arquivstica, isto , uma informao de natureza orgnica e funcional, pblica ou privada, coletiva ou pessoal, produzida, recebida e acumulada por pessoa fsica ou jurdica em razo de seus objetivos. Com a gesto da informao arquivstica assegura-se a constituio e a preservao da memria institucional e pessoal. ARQUIVSTICA So as normas tcnicas e procedimentos utilizados na constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao de arquivos. disciplina que trata dos princpios e tcnicas da organizao e utilizao dos arquivos. A Cincia que ajuda a manejar os documentos que ainda sero arquivados Proteo ao Patrimnio Documental na Constituio Federal do Brasil de 1988 e legislao regulatria Art.23 competncia comum da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municpios: III proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos. Art.216 2 - Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear a quantos dela necessitem. Lei Federal 8.159/91

Prof. Robson Silva

Art. 1 - dever do Poder Pblico a gesto documental e a proteo especial dos documentos de arquivos como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento cientfico e como elementos de prova e informao. Art. 17 A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas, federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. 4 - So Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. ARQUIVO Conceitualmente, quando falamos de arquivo, podemos fazer referncia estrutura funcional em si (rgo pblico, empresa), em outro contexto pode ser o mobilirio onde guardamos os documentos, e ainda, pode ser uma referncia ao conjunto documental de um acervo. No primeiro caso temos as instituies arquivsticas, que tanto podem estar incrustadas na prpria organizao produtora dos documentos (Ex: arquivos setoriais), como serem uma organizao independente responsvel pelo recolhimento e guarda dos documentos (Ex: Arquivo Nacional). No segundo caso, temos o mvel onde organizamos os documentos, e por ltimo, fizemos referncia massa documental organizada e arquivada para cumprir sua finalidade dentro da instituio. De acordo como o artigo 2 da lei 8.159 de 08/01/1991, que dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados: Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos. O texto da lei bastante abrangente - e embora existam outras definies e at discusses epistemolgicas sobre os conceitos no campo da Arquivologia - em concursos pblicos, de nvel mdio, podemos nos deter tranquilamente formulao dada pela lei. essa a definio que as bancas costumam cobrar - claro - com outras palavras. DOCUMENTOS E o que so documentos para Arquivologia? Podemos entender como documento o objeto que transpe uma informao. Um documento formado necessariamente por dois componentes: o suporte (papel, CD, fita, microfilme) mais o contedo ou informao nele registrado. Caso no exista um ou outro desses itens, no h que se falar em documento. Bizu: Embora no seja palpvel, um disco virtual considerado um suporte para as informaes nele registradas.

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ArquivologiaCaracterizao dos Arquivos De acordo com a natureza da entidade produtora, os arquivos classificam-se em pblicos e privados. Os arquivos pblicos so os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos no exerccio de suas atividades, por rgos pblicos de mbito federal, estadual, municipal e do Distrito Federal, em decorrncia de suas funes administrativas, legislativas e judicirias. So, tambm, pblicos os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por instituies de carter pblico e por entidades privadas encarregadas da gesto de servios pblicos. Arquivos pblicos designam tambm as instituies arquivsticas governamentais incumbidas da gesto e do recolhimento dos documentos produzidos pelo Poder Pblico, bem como pela sua preservao permanente e acesso.

Prof. Robson SilvaBiblioteca - o conjunto de material, em sua maioria impresso e no produzido pela instituio em que est inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta.

Normalmente constituda de colees temticas e seus documentos so adquiridos atravs de compra ou doao, diferentemente dos arquivos, cujos documentos so produzidos ou recebidos pela prpria instituio. Museu - uma instituio de interesse pblico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar disposio do pblico conjuntos de peas e objetos de valor cultural.

Exemplos: Arquivo Nacional, Arquivo do Estado de Pernambuco, Arquivo Municipal da Cidade de Recife, etc. Arquivos privados so os conjuntos de documentos produzidos e/ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, em decorrncia de suas atividades, isto , pessoais ou institucionais.

Podemos verificar que, enquanto o arquivo tem finalidade funcional, a finalidade das bibliotecas e dos museus essencialmente cultural, embora o arquivo tambm possa adquirir, como o tempo, carter cultural, a partir do carter histrico que alguns de seus documentos podem adquirir. Destaca-se, ainda que os documentos de arquivo so produzidos em uma nica via ou em limitado nmero de cpias, enquanto que os documentos das bibliotecas so produzidos em numerosos exemplares, de forma a atender suas necessidades.

Quadro Comparativo Arquivo x Biblioteca Caractersticas Arquivo Documentos manuscritos, audiovisuais (exemplar nico ou em n. reduzido) Funcional Fundos: unidos pela origem. Biblioteca Documentos impressos e audiovisuais (exemplares mltiplos) Cultural, tcnica ou cientfica. Coleo: unidos pelo contedo. Compra, permuta e doao.

Exemplos: empresariais, etc...

Eclesisticos,

corporativos,Tipo de Suporte

Extenso da atuao do arquivo Quanto abrangncia de sua atuao, os arquivos podem ser setoriais, gerais ou centrais. Setoriais: So aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Gerais ou Centrais: So os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente, funcionando como extenso destes.Finalidade Tipo de Conjunto

Entrada de documentos

Acumulao natural: so produzidos em decorrncia do desempenho das atividades administrativas da instituio.

Classificao Quanto a Natureza Arquivos Especiais

Distino entre Arquivo, Museu e Biblioteca Embora arquivo, museu e biblioteca tenham a mesma finalidade (guardar documentos), seus objetivos so diferentes, tendo em vista os tipos documentais de que cada instituio trata. Poderamos assim definir cada instituio:

Tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas (fotografias, fitas, microformas, slides...), e que por esta razo merecem tratamento especial no apenas no que se refere ao seu armazenamento, como tambm no registro, acondicionamento, controle, conservao ... Arquivos Especializados

Arquivo - o conjunto de documentos, criados ou recebidos por uma instituio ou pessoa, no exerccio de sua atividade, preservados para garantir a consecuo de seus objetivos.

Documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independente da forma fsica que


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Arquivologiaapresentem, tcnicos. so tambm chamados de arquivos

Prof. Robson SilvaO Que Documento?papel

Tipos de Arquivamento (armazenamento) O armazenamento o sistema que recebe o documento, acondicionado ou no, para ser guardado. Consiste no mobilirio das salas destinadas guarda do acervo: estantes, arquivos e armrios. Neles os documentos devem ser guardados na posio vertical, em estantes, em ambientes ventilados e arejados. Horizontal: Os documentos ou fichas so colocados uns sobre os outros e arquivados em caixas, estantes, tubos de papel carto ou escaninhos. Ex: arquivos permanentes, mapas, plantas e desenhos. Vertical: Os documentos ou fichas so dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha. Princpios Arquivsticos Princpio da Provenincia: Fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor. Os arquivos devem ser organizados em obedincia competncia e s atividades da instituio ou pessoa legitimamente responsvel pela produo, acumulao ou guarda dos documentos. Arquivos originrios de uma instituio ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgnico de produo, no devendo ser mesclados a outros de origem distinta. Princpio da Territorialidade: o princpio segundo o qual os arquivos pblicos, prprios de um territrio, seguem o destino deste ltimo. Princpio da Organicidade: As relaes administrativas orgnicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. Princpio da Unicidade: Independentemente da forma, gnero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo conservam seu carter nico, em funo do contexto em que foram produzidos. Princpio da Indivisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou adio indevida. Princpio da Cumulatividade: O arquivo uma formao progressiva, natural e orgnica.

SUPORTEMaterial onde registrada a informa informao. papel, CD, fita, microfilme, disco virtual.

Memorando n 95/2007 - DAP Para: Ncleo de Pessoal

+INFORMAO um conhecimento inscrito (gravado) sob a forma escrita (impressa ou num oral ou numrica), audiovisual.Bras Braslia, 10 d e janeio de 2008

Solicito marca marcao de frias entre os os dias 25 de fevereio a 24 de mar maro de 2007.

DOCUMENTOEuler Frank Lacerda Barros Diretor de Arquivo Permanente 91.44691.446-0

=

Podemos entender como documento o objeto (suporte) que transpe uma informa informao.

TIPOS DE SUPORTES AO LONGO DA HIST HISTRIA

Elementos Caractersticos dos Documentos Forma: o estgio de preparao e transmisso do documento de arquivo.

Passa por trs formas diferentes: Rascunho (minuta): a primeira redao, ainda no definida, de um texto; um borro, ou um contrato no assinado. Original: a redao definitiva de um documento no se permitindo alteraes. Cpia: a reproduo fiel do original. Formato: a configurao fsica do documento, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado. Ex: Papel = carto, ficha, livro, folha, folder, cartaz. Espcie: a definio do aspecto formal, da forma como as informaes so distribudas no documento e da aplicao a que este documento se destina.


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ArquivologiaEx: ofcios, certides, atestados, atas, contratos, declaraes. Tipologias ou tipo: a soma da espcie documental com a atividade (finalidade) a que o documento se destina.Atividade Aluguel Imposto de renda Apresentao servidor Promissria Reunio Atividades Tipo ou tipologia Contrato de aluguel Declarao de imposto de renda de Memorando de apresentao de servidor Nota promissria Ata de reunio Relatrio de atividades Requerimento de frias

Prof. Robson Silvaevento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento. Caracterizao quanto Espcie Os documentos podem ser caracterizados segundo seu aspecto formal, ou seja, as espcies documentais so definidas tanto em razo da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto forma de registro de fatos. Atos normativos: So as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Ex. Medida provisria, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resoluo, portaria, instruo normativa, ordem de servio, deciso, acrdo, despacho decisrio; Atos enunciativos: So os atos opinativos, que esclarecem os assuntos, visando fundamentar uma soluo. Ex.: Parecer, relatrio, voto, despacho interlocutrio; Atos de assentamento: So os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrncias. Ex.: Apostila, ata, termo, auto de infrao; Atos comprobatrios: So os que comprovam assentamentos, decises etc. Ex.: traslado, certido, atestado, cpia autntica ou idntica;

Espcie Contrato Declarao Memorando Nota Ata Relatrio

Requerimento Frias

Tipos de documentos Quanto ao gnero

Os documentos so classificados segundo a forma em que a informao foi registrada neles. Documentos Textuais: Documentos cuja informao esteja em forma escrita ou textual. Ex.: contratos, atas, relatrios, certides. Documentos Iconogrficos: Documentos cuja informao esteja em forma de imagem esttica. Ex.: fotografias (que mais especificamente podem ser chamadas de documentos fotogrficos), negativos, diapositivos (slides), desenhos e gravuras. Documentos Audiovisuais: Documentos cuja informao esteja em forma de som e/ou imagem em movimento. Ex.: filmes, registro sonoro em fita cassete. Neste tipo de documento encontram-se os documentos sonoros (cuja infor-mao est em forma de som) e os filmogrficos (cuja informao est representada por um filme). Documentos Informticos ou Digitais: Documentos que necessitem do computador para que sejam lidos. Ex.: arquivo em MP3, arquivo do Word. Documentos Cartogrficos: Documentos que representem, de forma reduzida, uma rea maior. Ex.: mapas e plantas . Documentos Microgrficos: Documentos em microformas. Ex.: microfilmes e microfichas. Dossi: Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ao,

Atos de ajuste: So representados por acordos em que a administrao pblica (federal, estadual, do Distrito Federal ou municipal) parte. Ex.: tratado, convnio, contrato, termos (transao, ajuste etc); Atos de correspondncia: Objetivam a execuo dos atos normativos, em sentido amplo. Ex: aviso, ofcio, carta, memorando, mensagem, edital, intimao, exposio de motivos, notificao, telegrama, telex, telefax, alvar, circular. Correspondncia toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia podemos classificar a correspondncia em interna e externa. Interna - a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio.


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ArquivologiaEx. memorandos, despachos, circulares. Externa - aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas Ex. ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial ou particular. Oficial a que cuida de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Particular aquela de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio.

Prof. Robson SilvaCancelamento, pela autoridade competente ou pelo transcurso de prazo, da classificao, tornando ostensivos dados ou informaes (Legislao).

Os documentos podem ser classificados como: Franqueado: pblico, utilizando algumas

Franqueado ao formalidades de consulta. Restrito:

Quanto natureza do assunto Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser: OSTENSIVO - Cuja divulgao no prejudica a administrao.

Arquivos que preservam a Segurana Nacional, Arquivos Militares. Confidencial: ser consultados por pessoas

S podem credenciadas.

Ex.: notas fiscais de uma loja; escala de planto de uma imobiliria. A classificao de ostensivo dada aos documentos cuja divulgao no prejudica a instituio, podendo ser de domnio pblico. SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgao e custdia.

O decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a lei no 12.527, de 18 de novembro de 2011, dispe sobre o acesso a informaes previsto no inciso XXXII do caput do art. 5, no inciso ii do 3 do art. 37 e no 2 do art. 216 da constituio. E em seu artigo 25. So passveis de classificao as informaes consideradas imprescindveis segurana da sociedade ou do Estado, cuja divulgao ou acesso irrestrito possam: I - pr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do territrio nacional; II - prejudicar ou pr em risco a conduo de negociaes ou as relaes internacionais do Pas; III - prejudicar ou pr em risco informaes fornecidas em carter sigiloso por outros Estados e organismos internacionais; IV - pr em risco a vida, a segurana ou a sade da populao; V - oferecer elevado risco estabilidade financeira, econmica ou monetria do Pas; VI - prejudicar ou causar risco a planos ou operaes estratgicos das Foras Armadas; VII - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientfico ou tecnolgico, assim como a sistemas, bens, instalaes ou reas de interesse estratgico nacional, VIII - pr em risco a segurana de instituies ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou IX - comprometer atividades de inteligncia, de investigao ou de fiscalizao em

Consideram-se sigilosos os documentos que, pela natureza de seu contedo, devam ser de conhecimento restrito e, portanto, requeiram medidas especiais de salvaguarda para sua custdia e divulgao. Graus de Sigilo dos Documentos A classificao quanto ao atribuio do grau de sigilo. acesso a

Restrio ao acesso e uso de arquivos, documentos ou informaes imposta pela pessoa fsica ou jurdica de origem, para efeitos de segurana. A reclassificao a alterao do grau de sigilo. A desclassificao a retirada do grau de sigilo. (Pode acontecer durante o prazo de arquivamento, no afetando o prazo de guarda).

Pode se dar em virtude de: Liberao para consulta das informaes anteriormente submetidos a classificao.


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Arquivologiaandamento, relacionadas com preveno ou represso de infraes. Acesso e Sigilo de Documentos Pblicos - Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012 Art. 26. A informao em poder dos rgos e entidades, observado o seu teor e em razo de sua imprescindibilidade segurana da sociedade ou do Estado, poder ser classificada no grau ultrassecreto, secreto ou reservado. Art. 27. Para a classificao da informao em grau de sigilo, dever ser observado o interesse pblico da informao e utilizado o critrio menos restritivo possvel, considerados: I - a gravidade do risco ou dano segurana da sociedade e do Estado; e II - o prazo mximo de classificao em grau de sigilo ou o evento que defina seu termo final

Prof. Robson SilvaQuem pode Classificar a Informao - Dec. n 7.724, de 16 de maio de 2012 Art 29 Em autoridades: grau de ultrassecreto, so seguintes

I - Presidente da Repblica; II - Vice-Presidente da Repblica; III - Ministros de Estado e equiparados; e IV - Comandantes da Marinha, do Exrcito e da Aeronutica. V Chefes de misses diplomticas (IV e V dever ser ratificada pelo Ministro de Estado, no prazo de trinta dias.) A classificao em grau de secreto, das autoridades referidas acima e tambm: As autoridades mximas de autarquias, fundaes ou empresas pblicas e sociedades de economia mista;

A classificao em grau de reservado, todas as autoridades referidas acima e tambm: As autoridades que exeram funes de direo, comando ou chefia, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentao especfica de cada rgo ou entidade, observado o disposto neste decreto.

GRAU DE SIGILO

GUARDA

ACESSO INDEVIDO Acarreta dano excepcionalmente grave segurana da sociedade e do estado

Ultrassecreto

Requer excepcional grau de segurana que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio. Acarreta dano grave segurana da sociedade e do estado secreto 15 ANOS Exige alto grau de segurana, mas pode ser do conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas Revelao no autorizada dedados podem comprometer planos, operaes ou 5 ANOS Reservado objetivos neles previstos. Assunto no deve ser do conhecimento do pblico em geral. Acarreta dano Intimidade da vida privada, honra e imagem das pessoas Tero acesso restrito a agentes pblicos legalmente autorizados e a pessoa a que Informaes se referirem. A divulgao pessoais 100 ANOS ou acesso por terceiros autorizados por previso legal ou consentimento expresso da pessoa; e se morto ou ausente, cnjuge ou companheiro, aos descendentes ou ascendentes. Aps esses prazos, o acesso aos documentos automaticamente liberado.

25 ANOS (+) 25 ANOS

Proteo e Controle das Informaes Sigilosas dever do Estado controlar o acesso e a divulgao de informaes sigilosas produzidas por seus rgos e entidades, assegurando sua proteo. Controle de acesso: necessidade de conhecer, credenciamento Proteo: contra perda, alterao indevida, transmisso e divulgao no autorizados

Obrigatoriedade de Publicao das Classificaes A autoridade mxima obrigada a publicar, anualmente, em stio oficial: Informaes desclassificadas nos ltimos 12 (doze) meses Documentos classificados em cada grau de sigilo Relatrio estatstico dos pedidos de acesso a informao

Disponibilizar a cpia fsica da publicao na sede da unidade Elaborar e dar publicidade ao extrato com a lista de informaes classificadas, contendo, minimamente: Data, Grau de sigilo e Fundamentos da classificao


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ArquivologiaEXCEES O acesso informao do Decreto 7.724 no se aplica s hipteses de sigilo previstas na legislao, como fiscal, bancrio, de operaes e servios no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justia. Bem com s informaes referentes aos projetos de pesquisa e desenvolvimento cientficos ou tecnolgicos cujo sigilo seja imprescindvel segurana da sociedade e do Estado, na forma do 1 do artigo 7 da Lei n 12.527, de 2011. COMISSO MISTA DE REAVALIAO INFORMAES CLASSIFICADAS DE

Prof. Robson SilvaIV - prorrogar por uma nica vez, e por perodo determinado no superior a vinte e cinco anos, o prazo de sigilo de informao classificada no grau ultrassecreto, enquanto seu acesso ou divulgao puder ocasionar ameaa externa soberania nacional, integridade do territrio nacional ou grave risco s relaes internacionais do Pas, limitado ao mximo de cinquenta anos o prazo total da classificao; e V - estabelecer orientaes normativas de carter geral a fim de suprir eventuais lacunas na aplicao da Lei no 12.527, de 2011. Pargrafo nico. A no deliberao sobre a reviso de ofcio no prazo previsto no inciso I do caput implicar a desclassificao automtica das informaes. Diagnstico de Arquivo o levantamento de dados das caractersticas de determinado arquivo com o com objetivo de identificar os pontos fortes e fracos, para, atravs de estudos e anlises, subsidiar a adoo de medidas para melhor gesto do arquivo. Ao proceder o diagnstico ser feita a anlise da situao dos acervos existentes. Anlise das informaes bsicas (quantidade, localizao, estado fsico, condies de armazenamento, grau de crescimento, freqncia de consulta) sobre arquivos, a fim de implantar sistemas e estabelecer programas de transferncia, recolhimento, microfilmagem, conservao e demais atividades. VALOR DOCUMENTAL Quanto aos Valores dos Documentos Valor Primrio: Administrativo, Legal (ou jurdico) e Fiscal

Art. 46. A Comisso Mista de Reavaliao de Informaes, instituda nos termos do 1 do art. 35 da Lei no 12.527, de 2011, ser integrada pelos titulares dos seguintes rgos: I - Casa Civil da Presidncia da Repblica, que a presidir; II - Ministrio da Justia; III - Ministrio das Relaes Exteriores; IV - Ministrio da Defesa; V - Ministrio da Fazenda; VI - Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto; VII - Secretaria de Direitos Humanos da Presidncia da Repblica; VIII - Gabinete de Segurana Institucional da Presidncia da Repblica; IX - Advocacia-Geral da Unio; e X - Controladoria Geral da Unio. Pargrafo nico. Cada integrante indicar suplente a ser designado por ato do Presidente da Comisso. Compete Comisso Mista de Reavaliao de Informaes: I - rever, de ofcio ou mediante provocao, a classificao de informao no grau ultrassecreto ou secreto ou sua reavaliao, no mximo a cada quatro anos; II - requisitar da autoridade que classificar informao no grau ultrassecreto ou secreto esclarecimento ou contedo, parcial ou integral, da informao, quando as informaes constantes do TCI no forem suficientes para a reviso da classificao; III - decidir recursos apresentados contra deciso proferida: a) pela Controladoria-Geral da Unio, em grau recursal, a pedido de acesso informao ou s razes da negativa de acesso informao; ou pelo Ministro de Estado ou autoridade com a mesma prerrogativa, em grau recursal, a pedido de desclassificao ou reavaliao de informao classificada;

o valor que o documento apresenta para o funcionamento de atividades realizadas pela instituio. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde. o valor temporrio e presente nas fases corrente e intermediria. Valor Secundrio: Histrico, Probatrio, Informativo estar

a)

o valor que o documento apresenta para histria da instituio. o valor definitivo (dura para sempre) e nem todo documento o apresentar.


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ArquivologiaTeoria das Trs IdadesAvalia AvaliaoRecolhimento ou guarda ou elimina eliminao

Prof. Robson Silva

O que determina a transferncia ao Arquivo Intermedi Intermedirio ou a elimina eliminao dos documentos e informa informaes?MotivoNo apia mais as atividades cotidianas;

Avalia AvaliaoTransferncia ou Elimina Eliminao

Avalia AvaliaoRecolhimento ou guarda ou Elimina Eliminao

FonteConhecimento t tcito

Trmino de uma atividade Os documentos e informa informaes relacionados (projeto, convnio etc.)ARQUIVO CORRENTE RGO PRODUTOR Massa documental: documental 100% Guarda: Guarda mdia 5 anos Acesso: Acesso: restrito ao rgo de origem Valor: Primrio

ARQUIVO INTERMEDI INTERMEDIRIO ARQUIVO CENTRAL Massa documental: documental: 50% Guarda: Guarda: mdia 50 anos Acesso: Acesso: restrito ao rgo de origem Valor: Valor: Prim Primrio

ARQUIVO PERMANENTE ARQUIVO P PBLICO Massa documental: documental 5 a 10% Guarda: Guarda permanente Acesso: Pblico Valor: Valor Secundrio

Excluso da atribuio Prescrio da ao

Regimento interno, Regulamento Geral Legisla Legislao

Resoluo n 1.639/2002, do Conselho Federal de Medicina, que estabelece a manuteno dos pronturios mdicos:

CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS 1 Idade - 2 Idade - 3 IdadeIDADE DO DOCUMENTO VALOR DURAO MDIA FREQNCIA DE USO / LOCAL DE ACESSO ARQUIVAMENTO

1. IDADE: ARQUIVO CORRENTE 1 IDADE CERCA DE IMEDIATO OU 5 ANOS PRIMRIO (ATIVO OU DE MOVIMENTO) - Documentos vigentes Arquivo Corrente - Muito consultados - Acesso restrito ao organismo produtor (prximo ao produtor)

- Documentos vigentes I - PRIMRIO REDUZIDO 2. IDADE: ARQUIVO INTERMEDIRIO OU CENTRAL (LIMBO OU PURGATRIO) 5+5= 10 ANOS Regularmente consultados Aguardam prazo de prescrio Acesso restrito ao organismo produtor

Arquivo Central (prximo administrao)

Aplica Aplicao do Conceito das Trs Idades Documentais(dossis funcionais) AoServidor na ativa

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Per Perodo/Documenta odo/DocumentaoCorrente arquivamento do dossi no Setor de Pessoal localiza localizao pr prxima ao usu usurio direto. Corrente arquivamento do dossi no Setor de Pessoal localiza localizao pr prxima ao usu usurio direto. Intermedi Intermedirio arquivamento em um dep depsito central por 95 anos. Permanente amostra documental (amostragem aleat aleatria segmentada)

II PRIMRIO MNIMO

10 + 20 = 30 ANOS

- Documentos vigentes - Prazo precaucional longo - Referncia ocasional Arquivo Intermedirio

Servidor desligado (at (at dois anos do desligamento)

III SECUNDRIO POTENCIAL

30 + 20 = 50 ANOS

(exterior - Pouca frequncia de Instituio ou uso anexo ao Arquivo Permanente) - Acesso pblico mediante autorizao

Servidor desligado (ap (aps dois anos do desligamento)

3. IDADE: ARQUIVO PERMANENTE (CUSTDIA) SECUNDRIO DEFINITIVA MXIMO

- Documentos que perderam a vigncia - Valor permanente - Acesso pblico pleno Arquivo Permanente ou Histrico


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ArquivologiaDestaque para as seguintes informaes: 1) Todo documento ser criado na fase corrente ; 2) A fase corrente ser composta pelos arquivos setoriais, localizados nos prprios setores que produzem os documentos, e pelo arquivo central, tambm chamado de arquivo geral, que estar localizado prximo aos setores; 3) Aps cumprir seu prazo na fase corrente, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados, transferidos (para a fase intermediria) ou recolhidos (para a fase permanente); 4) Aps cumprir seu prazo na fase intermediria, os documentos podero, de acordo com a Tabela de Temporalidade da instituio, serem eliminados ou recolhidos (para a fase permanente); 5) Os documentos histricos sero recolhidos fase permanente, onde jamais sero eliminados ou retornaro as fases anteriores; 6) A eliminao poder ocorrer em duas das trs fases do ciclo vital (corrente ou intermediria) e nunca na terceira (permanente); Avaliao de Documentos A avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. A avaliao dever ser realizada no momento da produo, paralelamente ao trabalho de classificao, para evitar a acumulao desordenada, segundo critrios temticos, numricos ou cronolgicos. Tcnica de avaliao Atravs da tcnica de avaliao de documentos que chegamos aos conceitos de arquivo primrio, secundrio e permanente. Importncia Em 03 de janeiro de 2002, foi publicado o decreto presidencial n 4.073, prevendo que o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) deveriam estabelecer formas de avaliao de documentos e tabela de temporalidade para os documentos produzidos no mbito da administrao pblica federal. Este mesmo decreto impe a criao de uma comisso de avaliao de documentos em todos os rgos Critrios Documentos Utilizados

Prof. Robson Silvae entidades da administrao federal, entretanto, na prtica isso no ocorreu. para a Avaliao de

Estabelecer os assuntos de que tratam os documentos da instituio; Verificar quais os documentos que compem o acervo (notas fiscais, processos judiciais, plantas, mapas); Verificar a quais setores correspondem cada tipo de documento e ouvir dos responsveis pelo setor a proposta em termos de prazos.

Assim, para peas de processos judiciais, deve-se ouvir o setor jurdico; para notas fiscais, o setor contbil financeiro, etc.;

Tabela de TemporalidadeDestina Destinao Final dos Documentos

Elimina Eliminao

Guarda Permanente

Tabela de Temporalidade de Documentos Tabela de Temporalidade o instrumento onde so determinados prazos de permanncia de documentos no arquivo intermedirio, e sua posterior destinao final, para o arquivo permanente ou eliminao.Conseq Conseqncias da avalia avaliao dos documentos. Cria Criao da tabela de temporalidade.

Permite distinguirmos as informaes essenciais das suprfluas, permite o reaproveitamento do espao fsico e garante a preservao e recuperao das informaes cuja guarda decorra de exigncia legal ou que seja de valor permanente para a instituio. Objetivo da Tabela de Temporalidade A tabela de temporalidade tem por objetivo definir e demonstrar para os profissionais envolvidos na gesto de


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Arquivologiadocumentos, o tempo de vida til dos documentos na instituio sob o ponto de vista legal, tcnico, administrativo, fiscal e histrico/permanente. Esse tempo de vida til, geralmente, definido com base na legislao vigente, embora outros critrios intrnsecos instituio possam estabelecer os prazos. Vantagens da Aplicao de Temporalidade de Documentos uma Tabela de

Prof. Robson Silva

Passos para a Implantao do Processo de Avaliao de Documentos 1) Constituio formal da Comisso de Avaliao de Documentos, que garanta legitimidade e autoridade equipe responsvel; 2) Elaborao de textos legais ou normativos que definam normas e procedimentos para o trabalho de avaliao; 3) Estudo da estrutura administrativa do rgo e anlise das competncias, funes e atividades de cada uma de suas unidades; 4) Levantamento da produo documental: entrevistas com funcionrios, responsveis e encarregados, at o nvel de seo, para identificar as sries documentais geradas no exerccio de suas competncias e atividades; 5) Anlise do fluxo documental: origem, pontos de tramitao e encerramento do trmite; 6) Identificao dos valores dos documentos de acordo com sua idade: administrativo, legal, fiscal, tcnico, histrico; 7) Definio dos prazos de guarda em cada local de arquivamento. Comisso Central Documentos e Setorial de Avaliao de

Diminuio da ocupao do espao fsico; Definies de responsabilidade para com a gesto dos processos de arquivamento; Diminuio com custos operacionais; Controle geral da massa documental; Eficcia sobre a gesto documental. Exemplo de Tabela de Temporalidade

So formadas por equipes MULTIDISCIPLINARES Na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tcnicas integradas por:DESTINAO FINAL OBSERVAES QUANTO AO PRAZO DE GUARDA

PRAZOS DE GUARDA CDIGO ASSUNTO FASE CORRENTE FASE INTERMEDIRIA

Arquivista ou responsvel pela guardados documentos; Autoridade administrativa conhecedora da estrutura e funcionamento do rgo a que esteja subordinada o setor responsvel pela guarda dos documentos; Profissionais da rea jurdica; Profissionais da rea financeira;

005

Jurisprudncia

10 anos

10 anos

Guarda Permanente

opcional a alterao do suporte (microfilme ou disco tico) previamente ao recolhimento, para que o rgo permanea com cpias para consulta

010

Organizao e funcionamento Normas, 5 anos regulamentaes , diretrizes

5 anos

Guarda Permanente

Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliao (Historiador, Economista, Engenheiro, Socilogo, Mdico, Estatstico, etc.). Comisso Permanente de Avaliao de Documentos Fundamentao Legal Decreto presidencial n 4.073 de 03 de janeiro de 2002.

010.1

Registro nos rgos competentes

Enquanto vigorar

Eliminao


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ArquivologiaArtigo 18 - Em cada rgo e entidade da Administrao Pblica Federal ser constituda comisso permanente de avaliao de documentos, que ter a responsabilidade de orientar e realizar o processo de anlise, avaliao e seleo da documentao produzida e acumulada no seu mbito de atuao, tendo em vista a identificao dos documentos para guarda permanente e a eliminao dos destitudos de valor. Competncias da Comisso Central de Avaliao de Documentos Coordenar e orientar as atividades desenvolvidas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, respeitada a legislao especfica de cada rgo; Avaliar, adequar e aprovar as propostas de Tabelas de Temporalidade elaboradas pelas Comisses Setoriais de Avaliao, visando a sua atualizao em conseqncia da produo ou supresso de documentos, bem como de alteraes na estrutura administrativa; Orientar a execuo das decises registradas na Tabela (eliminao, transferncia, recolhimento, reproduo); Supervisionar as eliminaes de documentos ou recolhimentos ao Arquivo Permanente, de acordo com o estabelecido nas Tabelas de Temporalidade; Aprovar as amostragens; Proceder a tabulao de dados estatsticos, visando a apurar a porcentagem dos documentos e suas respectivas formas de destinao;Local/data

Prof. Robson Silvade seu rgo, visando o estabelecimento de rotinas de eliminao ou envio para guarda permanente; Propor as modificaes cabveis para a Tabela de Temporalidade, atualizando-a sempre que necessrio; com a elaborao de relatrio, justificando os critrios adotados e as modalidades de destinao propostas. Elaborar a relao dos documentos a serem eliminados ou remetidos para guarda permanente; Coordenar o trabalho de seleo e preparao material dos conjuntos documentais a serem eliminados, deixando-os disponveis para eventuais verificaes; Presenciar a eliminao dos documentos, lavrando a respectiva ata.

Oficialidade da Destinao Final dos Documentos Procedimentos para lavrar : Termo de Eliminao e Termo de Recolhimento

Listagem de Elimina EliminaoLISTAGEM DE ELIMINA ELIMINAO DE DOCUMENTOS RGO: Administra Administrao de Taguatinga ENTIDADE:SDCA Cd. Assunto/s Assunto/srie Material de consumo/compra N do processo DatasDatas-limite LISTAGEM N N: 001 FOLHA N N: 001 Unidade de Arquivamento Quant. Especifica Especificao 06 cx. arquivo 0,9 m/l Observa Observao

033.21

151.000.052/93 151.000.112/98 151.000.117/98

1993 - 1998

70 processos

Local/data _________________________ Presidente da Comisso Setorial de Avalia Avaliao

Propor critrios de organizao, racionalizao e controle da gesto de documentos e arquivos.

______________________ respons responsvel pela sele seleo

Local/data Autorizo: _________________________________ Presidente da Comisso Central de Avalia Avaliao - CCA

Competncias da Comisso Setorial de Avaliao de Documentos Promover o levantamento e a identificao das sries documentais produzidas, recebidas ou acumuladas por seu respectivo rgo; Elaborar a proposta de Tabela de Temporalidade, encaminhando-a, acompanhada das necessrias justificativas, para a apreciao e aprovao da CCAD; Solicitar a colaborao de auxiliares temporrios para o desenvolvimento dos trabalhos, em razo de sua especificidade ou volume; Acompanhar os trabalhos de organizao, racionalizao e controle de arquivos e documentos

Edital de Cincia de Eliminao - Dirio OficialADMINISTRA ADMINISTRAO REGIONAL DE TAGUATINGA RA III EDITAL DE CINCIA DE ELIMINA ELIMINAO DE DOCUMENTOS N 01/2008 O Presidente da Comisso de Avalia Avaliao Setorial de Documentos, designado pela Ordem de servi servio n n 25, de 27/07/2007, publicada no Di Dirio Oficial do Distrito Federal, de 28/07/2007, de acordo com a Listagem de Elimina Eliminao de Documentos n n 01/2008, aprovada pelo Administrador Regional, da Administra Administrao Regional de Taguatinga RA III, Senhor Benedito Augusto Domingos por interm intermdio do Parecer n n 02/2008 CCA, faz saber a quem possa interessar que a partir do 40 40 (quadrag (quadragsimo) dia subseq subseqente a data de publica publicao deste Edital no Di Dirio Oficial do Distrito Federal, se no houver oposi oposio, o Arquivo Central da Administra Administrao Regional de Taguatinga eliminar eliminar os documentos relativos a compra de material de consumo, cadastro de fornecedor, autoriza autorizao de sa sada de material, controle de ve veculo e quadro de detalhamento de despesas, do per perodo de 1998 a 2001, da Administra Administrao Regional de Taguatinga RA III. Os interessados, no prazo citado, podero requer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou c cpias de pe peas do processo, mediante peti petio, desde que tenha respectiva qualifica qualificao e demonstra demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida a Comisso Setorial de Avalia Avaliao da Administra Administrao Regional de Taguatinga. Braslia, 10 de maro de 2008. Armando Jos Jos de Oliveira


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ArquivologiaTermo de EliminaoADMINISTRAO REGIONAL DE TAGUATINGA RA III TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOS Aos dezoito dias do ms de abril do ano de 2008, a Administra Administrao Regional de Taguatinga RA III, de acordo com o que consta na Portaria n 03, de 22 de janeiro de 1998 e no Edital de Cincia de Elimina Eliminao n n 01/2008, aprovado pelo Superintendente do Arquivo P Pblico do Distrito Federal, por interm intermdio do despacho no Parecer n n 02/2008 CCA, e publicado no Dirio Oficial do Distrito Federal, de 10 de maro de 2008, procedeu a elimina eliminao de aproximadamente 0,9 metros lineares de documentos relativos a compra de material de consumo, cadastro de de fornecedor, autoriza autorizao de sa sada de material, controle de ve veculo e quadro de detalhamento de despesas, integrantes do acervo da Administra Administrao Regional de Taguatinga RA III, do per perodo de 1998 a 2001. Braslia, 20 de abril de 2008. Administra Administrao Regional de Taguatinga RA III Benedito Augusto DomingosAdministrador Regional

Prof. Robson Silvaeficincia administrativas, bem como preservao do patrimnio documental de interesse histrico-cultural. Gesto de Documentos - Objetivos: Assegurar, de forma eficiente, a produo, administrao, manuteno e destinao de documentos; Garantir que a informao governamental esteja disponvel quando e onde seja necessria ao governo e aos cidados; Assegurar a eliminao dos documentos que no tenham valor administrativo fiscal, legal ou para a pesquisa cientfica; Assegurar o uso adequado da microgrfica, processamento automatizado de dados e outras tcnicas avanadas de gesto da informao; Contribuir para o acesso e preservao dos documentos que meream guarda permanente por seus valores histrico e cientfico.

Listagem Descritiva do Acervo a Ser RecolhidoGOVERNO DO DISTRITO FEDERAL RGO/ENTIDADE SETOR: PROVENINCIA: RECOLHIMENTO: PGINA: ANO:

Tipo e n do acondicionamento

Cdigo

Assunto

Data-limite

Descrio do contedo da unidade de acondicionamento Relatrios anuais, unificados de todas as reas da Administrao

Observao

Uso do ArPDF

Fases da Gesto de Documentos As trs fases bsicas da gesto de documentos so: Produo, utilizao e destinao.

CX. Arquivo 1 a 36

003

Relatrios de Atividades

1998 - 2001

5,4 m/l

Local/data ______________________ Responsvel pela seleo

Local/data ___________________________ Presidente da Comisso Setorial de Avaliao - CSA

Local/data Autorizo: _____________________________________ Presidente da Comisso Central de Avaliao - CCA

1 Fase - Produo de documentos: Refere-se ao ato de elaborar documentos em razo das atividades especficas de um rgo ou setor.

GESTO DE DOCUMENTOS Conceituao: Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes s atividades de produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. A gesto de documentos operacionalizada atravs do planejamento, da organizao, do controle, da coordenao dos recursos humanos, do espao fsico e dos equipamentos, com o objetivo de aperfeioar e simplificar o ciclo documental. Conjunto de medidas e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade desde sua produo at sua destinao final (eliminao ou guarda permanente), com vistas racionalizao e

Nesta fase deve-se aperfeioar a criao de documentos, evitando-se a produo daqueles no essenciais, diminuindo o volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo assim o uso adequado dos recursos de reprografia e de automao. Esta fase composta pelos seguintes elementos : elaborao e gesto de fichas, formulrios e correspondncia;

- controle da produo e da difuso de documentos de carter normativo; - utilizao de processadores de palavras e textos. 2 Fase - Utilizao de documentos: Refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessrio ao cumprimento de sua funo administrativa, assim como sua guarda aps cessar seu trmite. Esta fase envolve mtodos de controle relacionados s atividades de protocolo e s tcnicas especficas para classificao, organizao e elaborao de instrumentos de recuperao da informao.


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ArquivologiaDesenvolve-se, tambm, a gesto de arquivos correntes e intermedirios e a implantao de sistemas de arquivo e de recuperao da informao. 3 Fase - Destinao de documentos: Envolve as atividades de anlise, seleo e fixao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais sero preservados permanentemente. A Gesto Documental na Constituio de 1988 Busca a eficincia da atividade arquivstica para atingir seus objetivos de organizao, conservao e acesso informao. Cumprindo, assim, o disposto no 2 do art. 216 da Constituio Federal do Brasil Cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. A Gesto Documental no mbito da Legislao Federal: A lei 8.159 de 08/01/1991 que dispe sobre a poltica nacional de arquivos, define em seu art. 3 que: Art. 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

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O Gerenciamento da Informao e a Gesto de Documentos Protocolo Sistema ou setor de protocolo de um arquivo um servio auxiliar responsvel pelo controle das correspondncias recebidas pela instituio e pelo trmite dos documentos produzidos pela mesma.

O trabalho protocolar consiste no: Recebimento: receber a correspondncia, separar as particulares das oficiais, distribuir as correspondncias particulares, separar as correspondncias oficiais ostensivas das sigilosas. Abrir, ler, verificar a existncia de antecedentes, analisar e classificar as correspondncias ostensivas; Classificao: analisar ou interpretar o contedo do documento, determinar o assunto do mesmo e enquadr-lo no plano de classificao de documentos adotado pela instituio; Registro: Colocar o carimbo com a data e o nmero que o documento deve receber; Recibo de entrega: Entregar as correspondncias mediante recibo; Expedio: Receber a documentao expedida pelos setores da empresa para envio, datar original e cpias, expedir o original e devolver a cpia ao setor responsvel;

Gesto de Documentos - Fundamentos Legais Lei N 8.159, de 08/01/1991: Dispe sobre a poltica nacional de arquivos pblicos e privados. Regulamentada pelo Decreto N 4.073, de 03/01/2002, Leis e Decretos sobre direito informao Lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011 Decreto n 7.724, de 16 de maio de 2012 Lei N 5.433, de 08/05/1968: Regula a microfilmagem de documentos oficiais e d outras providncias. Regulamentada pelo Decreto No 1.799, de 30/01/1966. Lei sobre patrimnio Decreto-Lei n 25, de 30 de novembro de 1937. Leis sobre sanses civis e penais Decreto-Lei n 2.848, de 07 de dezembro de 1940. Lei n 9.605, de 12 de fevereiro de 1997 Leis sobre sigilo documental Lei n 11.111, de 05 de maio de 2005. Decreto n 4.553, de 27 de dezembro de 2002 Lei sobre direitos autorais Lei n 9.610, de 19 de fevereiro de 1998.


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Arquivologia Atendimento: Consiste em prestar informaes de sua rea de competncia, bem como realizar emprstimos. No que se refere aos documentos produzidos e recebidos pela instituio em decorrncia de suas atividades: So atribuies do protocolo: Anlise do contedo: verificar a existncia de despachos em todos os documentos que chegar ao setor; Conservao para preservao: retirar o excesso de objetos metlicos (grampos, clipes) e se for imprescindvel o uso dos mesmos, tentar, dentro do possvel substituir todos estes objetos metlicos por objetos de plsticos; Anlise da classificao: Avaliar se a classificao atribuda est correta (principalmente em caso de pedido de arquivamento definitivo) retificando-a, se for o caso; Arquivamento: arquivar o documento de acordo com os critrios adotados; Emprstimo: Talvez a mais especial das atividades arquivsticas, afinal, essa uma das essncias da criao dos arquivos. Controle de emprstimo: Controlar atravs de ficha manual ou sistema de protocolo informatizado, o nome de quem retirou o documento, o setor e a data.

Prof. Robson SilvaInventrio: Instrumento de pesquisa que descreve, sumria ou analiticamente, as unidades de arquivamento de um fundo ou parte dele, cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos documentos. Instrumento que descreve detalhadamente documentos previamente selecionados; Instrumentos de Pesquisa Auxiliar ndice: Relao sistemtica de nomes de pessoas, lugares, assuntos ou datas contidos em documentos ou em instrumentos de pesquisa, listagem do contedo de um documento, ou a listagem dos documentos que compem o acervo acompanhados das referncias para sua localizao. Tabela de equivalncia ou concordncia: Instrumento estabelece uma correspondncia entre notaes diferentes e que demonstra a equivalncia entre as antigas e as novas notaes do documento.

Procedimentos com Relao a Processos Tramitao

Seqncia de diligncias e aes prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativa, at seu julgamento ou soluo. Juntada

Ratificando o que foi exposto no incio deste captulo, no h um padro exato para todo tipo de instituio, o que vai definir as atribuies do sistema de protocolo a poltica de arquivo adotada pela empresa. Para a prova, estes conceitos colocados so suficientes. Instrumentos de pesquisa So as ferramentas de auxlio busca e recuperao dos documentos. Os principais instrumentos de pesquisas so: Guia: Instrumento de pesquisa que oferece informaes gerais sobre fundos e colees existentes em um ou mais arquivos; destina-se a orientar os usurios no conhecimento da composio e utilizao do acervo; Catlogo: Instrumento de pesquisa organizado segundo critrios temticos, cronolgicos, onomsticos ou toponmicos, reunindo a descrio individualizada de documentos pertencentes a um ou mais fundos, de forma sumria ou analtica. Instrumento formado, geralmente, por diversas fichas catalogrficas dispostas por assunto, autor, ttulo etc. do documento;

Ao pela qual se insere em um processo, documento ou processo. Numerao de folhas e de peas

As folhas dos processos sero numeradas em ordem crescente, sem rasuras, devendo ser utilizado carimbo prprio para colocao do nmero, aposto no canto superior direito da pgina, recebendo, a primeira folha, o nmero 1. O documento no encadernado receber numerao em seqncia cronolgica e individual para cada pea que o constituir. A numerao das peas do processo iniciada no protocolo central ou setorial da unidade correspondente, conforme faixa numrica de autuao. As peas subseqentes sero numeradas pelas unidades que as adicionarem; a capa do processo no ser numerada.


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ArquivologiaNenhum processo poder ter duas peas com a mesma numerao, no sendo admitido diferenciar pelas letras A e B, nem rasurar. Nos casos em que a pea do processo estiver em tamanho reduzido, ser colada em folha de papel branco, apondo-se o carimbo da numerao de peas de tal forma que o canto superior direito do documento seja atingido pelo referido carimbo. Tira de insero uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notaes. Tais tiras so inseridas nas projees das pastas ou guias. Pasta miscelnea aquela onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabtica e dentro de cada grupo, pela ordenao cronolgica. Material permanente aquele que tem grande durao e pode ser utilizado para os procedimentos protocolares e secretariais.

Prof. Robson SilvaA descentralizao deve ser estabelecida levando-se em considerao as grandes reas de atividades de uma instituio. Se tomarmos como exemplo de uma empresa estruturada em departamentos como Produo, Comercializao e Transporte, a descentralizao do arquivo uma soluo, j que facilita o fluxo de informaes em cada Departamento. Importante importante esclarecer que a descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente os arquivos devem ser sempre centralizados. Coordenao A coordenao ter por atribuies: Prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais, Estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operao e eficincia do servio dos arquivos setoriais, Treinar pessoal especializado para que sejam encarregados dos arquivos, Promover reunies com o pessoal a fim de exame, debate e instrues sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.

Uso da Guia fora Recomenda-se, salvo alguns casos, que os documentos no sejam retirados das pastas para emprstimo, caso se faa necessrio, para facilitar o arquivista deve colocar uma Guia fora no lugar, que poder ser uma Pasta (suspensa por exemplo) e que ocupar o lugar da que saiu, colocando a requisio ou recibo de emprstimo dentro dela, informando onde se encontra o documento. Guia-fora a pasta que tem como notao a palavra Fora e indica a ausncia de uma pasta do arquivo. A utilizao da guia fora facilita o rearquivamento e possibilita a cobrana das pastas no devolvidas no prazo estipulado. Servios de Arquivo Centralizao Por um sistema centralizado de arquivos correntes entende-se no apenas a reunio da documentao em um nico local, como tambm a concentrao de todas as atividades de controle: recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio, de documentos de uso corrente em um nico local da estrutura organizacional, freqentemente designado como protocolo e arquivo, comunicaes e arquivo, ou outra denominao similar. Descentralizao

PRINCIPAIS MTODOS DE ARQUIVAMENTO Para se alcanar tais objetivos encontram-se descritos, a seguir os principais mtodos de arquivamento utilizados para a organizao dos acervos arquivsticos. Funo dos Arquivos

A

funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de direitos e obrigaes, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.

To importante quanto arquivar achar rapidamente as informaes no momento desejado. Mtodo de Arquivamento Corresponde FORMA com que os arquivos sero armazenados visando sua localizao futura.


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ArquivologiaMtodos de Arquivamento Os arquivos precisam de sistemas e mtodos Sistemas: direto e indireto o o o o o o o o o o o o o o o

Prof. Robson SilvaCursos de doutorado Cursos de especializao Cursos de formao Cursos de mestrado Cursos de ps-graduao Exposies de publicaes Impresso de livros Impresso de peridicos Pesquisas de administrao Pesquisas de cincia poltica Pesquisas de custo de vida Pesquisas de desenvolvimento econmico Pesquisas de economia Pesquisas de psicologia aplicada educao Pesquisas de psicologia aplicada ao trabalho

Sistema direto: aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto: aquele em que, para se localizar o documento, temos de nos valer de instrumento(s) de pesquisa(s), como ndices e catlogos ou um cdigo. Sistema semi-indireto: O mtodo alfanumrico combinao de letras e nmeros no se inclui nas classes de mtodos bsicos e padronizados e considerado do sistema semi-indireto.

Ordem Enciclopdica Na ordem enciclopdica, os assuntos so agrupados sob ttulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a ordenao enciclopdica surgem os primeiros esboos de esquemas de classificao. Veja o exemplo: Cursos

Principais ordenaes do arquivo

Quando

De

se trata de planejar a organizao de um arquivo ou fichrio, os elementos constantes de um documento a considerar so: Nome(do remetente do destinatrio ou da pessoa a quem se refere o documento); Local, Nmero, Data, Assunto. acordo com o elemento mais importante e frequentemente procurado, em cada caso, pode-se organizar os fichrios ou arquivos em: ordem alfabtica; ordem geogrfica; ordem numrica (simples ou cronolgica) ordem de assunto.

Especializao Formao Ps-graduao Mestrado Doutorado Administrao Cincia poltica Custo de vida Desenvolvimento econmico

Pesquisas

Economia

Psicologia Aplicada educao Aplicada ao trabalho

Mtodo Alfabtico

o mais simples, desde que o elemento principal a serconsiderado seja o NOME.

Regras De Alfabetao Este mtodo obedece a algumas regras de alfabetao .

um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. obedecer ordem Dicionria ou ordem Enciclopdica. Na ordem dicionria os assuntos isolados so dispostos alfabeticamente, obedecendo-se somente sequncia das letras. Veja o exemplo a seguir

Nos nomes individuais considera-se, primeiramente, o ltimo nome e depois o prenome: Joo Barbosa; Pedro lvares Cabral; Paulo Santos Barbosa, Joo Cabral, Pedro lvares Santos, Paulo

Nesse

Pode

Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordemalfabtica do prenome: Hermnia Ferreira; Ana Lcia Ferreira; Mauro Ferreira Ferreira, Ana Lcia


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ArquivologiaFerreira, Hermnia Ferreira, Mauro Santa Cruz, Maria da Paz

Prof. Robson SilvaVera Maria So Gonalo, Carmem Santo Antnio, Maria da Paz Santa Cruz

Nomes compostos de um substantivo e um adjetivo ouligados por hfen no se separam: Camilo Castelo Branco; Paulo Monte Verde; Heitor Villa Lobos. Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa Lobos, Heitor

Santo Antnio, Carmem So Gonalo, Vera Maria

Os nomes que exprimem grau de parentesco, como:FILHO, JUNIOR, NETO, SOBRINHO, so considerados parte integrante do ltimo sobrenome, mas no so considerados na alfabetao: Antonio Almeida Filho; Paulo Ribeiro Jnior; Joaquim Vasconcelos Sobrinho. Almeida Filho, Antonio Ribeiro Jnior, Almeida

As iniciais abreviativas de prenomes tmprecedncia na classificao de nomes iguais:J. Vieira; Jonas Vieira; Jos Vieira

Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, Jos Os ttulos so colocados no fim, entre parnteses ( ). Maj. Int. Srgio F. Brito, Ministro Moreira Lima Pe., Antnio Vieira Brito, Srgio F. (Maj. Int.) Lima, Moreira (Ministro) Vieira, Antnio (Pe.)

As partculas tais como de, d', da, do, e, no soconsideradas: Pedro de Almeida, Ricardo dAndrade; Lcia da Cmara; Arnaldo do Couto. Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d Cmara, Lcia da Couto, Arnaldo do

Os nomes estrangeiros comuns so considerados pelosobrenome, salvo nos casos de nomes Espanhis e Orientais, Japoneses e rabes: Georges Aubert; Winston Churchill; Paul Muller; Jorge Schmidt. Aubert, Georges Churchill, Winston Mueller, Paul Schmidt, Jorge

As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no serconsideradas. O mais comum consider-la como parte integrante do nome, principalmente quando escritas em letra maiscula.: Giulio Di Capri; Esteban De Penedo; Charles Du Pont; John Mac Adam De Penedo, Esteban Di Capri, Julio Du Pont, Charles

Para nomes estrangeiros (espanhol) so registradospelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da famlia do pai: Jos de Oviedo Y Bnos; Francisco de Pina de Mello; Antonio de Los Rios. Oviedo Y Bnos, Jos de

Mac Adam, John Os nomes com SANTA, SANTO ou SO seguem a regra dos nomes formados de um adjetivo e um substantivo: Pina de Mello, Francisco de


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ArquivologiaRios, Antonio de Los.

Prof. Robson SilvaFlix Pacheco, Jos * Desvantagens desse mtodo Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes. Mtodo Geogrfico Pertence ao sistema direto; As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente Nome da cidade, estado e correspondente. Vantagens do mtodo geogrfico: direto e de fcil manuseio. Desvantagens: exige duas classificaes local e nome do correspondente.

Para nomes Orientais Japoneses e rabes soarquivados como se apresentam: Al Ben Hur; Li Yutang; Al Ben Hur (permanece) Li Yutang (permanece)

Para Numeral:4 Congresso de Secretariado; I Encontro Regional de Arquivologia; III Simpsio de Apicultura. Congresso de Secretariado (4) Encontro Regional de Arquivologia (I) Simpsio de Apicultura (III)

De acordo com o local ou setor em que foram produzidos Recomendaes: No caso de organizao por nomes de cidades em relao ao estado:

Para Pessoas Jurdicas:EMBRATEL; lvaro Ramos & Cia; A Colegial; The library of Congress; Fundao Getlio Vargas: lvaro Ramos & Cia

Precedncia = capital do estado, as demais em ordem alfabtica. Ex: Angra dos Reis Cabo Frio Maca Rio de Janeiro

Colegial (A) Embratel Fundao Getlio Vargas Library of Congress (the) Estas regras podem ser alteradas para melhor adaptarem-se empresa, instituio, firma, rgo, desde que o critrio escolhido seja uniforme para toda a empresa, e que sejam feitas remissivas* para serem evitadas dvidas futuras.

No caso de organizao por nomes de cidades de estados diferentes: Alfabetao normal, acrescentando entre parnteses, depois do nome da cidade, o nome do estado ao qual pertence, pelo fato de existirem nomes iguais de cidades em estados diferentes.

No caso de organizao por nomes de cidades em relao ao pas Precedncia = capital do pas, as demais em ordem alfabtica. Mtodos por Assunto - Ideogrfico

Remissivas: Exemplo: Colocam-se remissivas em: Jos Peregrino da Rocha Fagundes Jnior Jos Flix Alves Pacheco Podem ser arquivados pelos nomes mais conhecidos: Peregrino, Jos *

O mtodo de arquivamento por assunto no de fcil aplicao, pois depende de interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. Entretanto, o mais aconselhado nos casos de grandes massas documentais e variedade de assuntos.


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ArquivologiaExemplo mtodos arquivamento Numrico Simples Mtodo numrico simples: numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente ou cliente, pessoa fsica ou jurdica, obedecendo-se ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupao com a ordenao alfabtica; O mtodo exige um ndice alfabtico remissivo. Exemplo: Assunto:

Prof. Robson Silva

Localizao:

AES BALANO PATRIMONIAL DESPESAS

PASTA N 40 PASTA N 52 PASTA N 12 PASTA N 4 PASTA N 6 PASTA N 11 PASTA N 14 PASTA N 25 PASTA N 44 PASTA N 52 PASTA N 56

Mtodo Cronolgico A ordem principal de entrada a data; Muito utilizado em reparties pblicas; Os documentos ou conjunto de documentos (processos) recebem um nmero e tambm a data de entrada do documento; - administrativas - de higiene e limpeza - de pessoal EVENTOS - civis - culturais - esportivos 1 Posio Aa - Af 1; Am - As 3; Ba - Bl 5; Procedimento As pastas individuais teriam como notao os nomes colocados aps o nmero correspondente sua diviso alfabtica. Exemplos: 1 - Acrisio, Paulo (Aa-Af = 1) 1 - Afonseca, Joo (Aa-Af =1) 2 - Almeida, Mrio (Ag-Al = 2) 3 Alonso, Ernesto (Ag-Al = 2) 4 Amaral, Roberto (Am-As = 3) 5 Atilia, Jorge (At-Az = 4) 2 Posio - socioculturais Ag - Al 2; At - Az 4; Bm - Bz 6;

Mtodo Alfanumrico Este mtodo trabalha com uma tabela constituda de divises do alfabeto, previamente planejadas e numeradas em ordem crescente. Usam-se notaes fechadas para se evitar que, uma vez numeradas, as divises sejam alteradas.

Mtodo Decimal - Ideogrfico / Numrico / Mtodo Decimal Este mtodo baseado na classificao decimal de Dewey, utilizada nas bibliotecas. Esta classificao divide o saber humano em nove classes principais e uma dcima reservada para os assuntos por demais gerais e que no podem ser includos em uma das nove classes prestabelecidas. Dividido em 10 classes 9 Principais 1 Obras gerais (reservada para assuntos que no se encaixam nas demais) Cada classe poder ser subdividida em 10 subclasses e assim por diante

Mtodo Decimal na prtica A parte inteira do nmero composta de trs algarismos. A parte decimal pode no existir como pode ter um, dois, trs ou mais algarismos. A diviso dos assuntos parte sempre do geral para o particular. As 10 primeiras divises so denominadas classes; As 10 seguintes, so subclasses E a seguir, respectivamente, divises, grupos, subgrupos, subsees etc. A tbua, tabela ou esquema, com a classificao adotada, tem o nome de classificador ou cdigo e no dispensa um ndice alfabtico.

ndice Alfabtico Remissivo

O ndice uma lista minuciosa, ordenada alfabeticamente, dos termos ou assuntos contidos no texto. Pode tambm incluir nomes de pessoas, nomes geogrficos, acontecimentos, etc. citados na obra. Sob cada item do ndice, vem a indicao de sua localizao no corpo da obra.


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ArquivologiaSubdiviso da classe 610000 Administrao Geral Classes 100 Pesquisa 110 Psicologia Subclasse 111 Aplicada ao Trabalho Grupo 112 Aplicada Educao 120 Cincia Poltica Subclasses 130 Administrao 140 Economia 141 Desenvolvimento econmico Grupos 142 Custo de Vida 142.1 no Rio de Janeiro Subgrupos 142.2 em So Paulo 142.21 Bairro Mooca Mooca Srie

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610 Medicina 611 Anatomia 612 Fisiologia Humana 613 Higiene Pessoal 614 Sade Pblica 615 Teraputica 616 Clnica Mdica... Outra subdiviso, grupos

Aplicao do Sistema Decimal de Dewey para bibliotecas: 616 Clnica Mdica Classes 616. 1 - Cardiologia 0 Obras Gerais 616.2 - Sistema Respiratrio 1 Filosofia 616.3 - Sistema Digestivo 2 - Religio 616.4 Sistema endcrino 3 Cincias Sociais 616.5 dermatologia 4 Filologia ou Lingustica 5 Cincias Puras 6 Cincias Aplicadas 7 Belas-Artes 8 Literatura 9 Histria e Geografia Subdiviso da classe 6 600 Cincias Aplicadas 610 Medicina 620 Engenharia 630 Agricultura 640 Cincias e Artes Domsticas 650 Servios Gerenciais 660 Indstrias Qumicas E assim por diante. medida que se apresenta um assunto, temos de procurar onde coloc-lo, partindo sempre do geral para o particular. Vantagens do Mtodo Decimal O Mtodo Decimal apresenta as seguintes vantagens: Todos os assuntos relacionados a um determinado tpico ficam reunidos em grupos; Os nmeros classificadores formam verdadeiras nomenclaturas fceis de reter na memria;

Mtodo Numrico - Duplex Ideogrfico / Numrico / Duplex A documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo-se do gnero para a espcie e desta para a mincia. O mtodo duplex oferece as mesmas possibilidades do mtodo decimal (Dewey) quanto ao agrupamento de assuntos, entretanto, diferentemente do mtodo decimal permite a abertura ilimitada de classes, subclasses etc. Nesse mtodo, os nmeros so dados de dez em dez, para cada assunto principal. A documentao dividida em grandes classes de acordo com o assunto, e podem ser subdivididos em classes subordinadas. A quantidade de classes ilimitada


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Arquivologia O plano inicial no precisa ir alm das necessidades imediatas, uma vez que, novas classes podero ser abertas de acordo com a nova necessidade: Principal elemento = nmero

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Exemplo 1:0 Administrao Geral 1 Pesquisa 1-1 Psicologia 1-1-1 Aplicada ao Trabalho 1-1-2 Aplicada Educao 1-2 Cincia Poltica 1-3 Administrao 1-4 Economia 1-4-1 Desenvolvimento econmico 1-4-2 Custo de Vida 1-4-2-1 no Rio de Janeiro 1-4-2-2 em So Paulo

Para cada documento atribudo um nmero, no momento da busca necessrio um ndice onomstico (relao, coleo, lista de nomes prprios) (alfabtico) para se localizar o documento. Numrico / cronolgico Em geral, mas no necessariamente, a data de produo do documento, ou o perodo a que se refere . Mtodo ideal para se arquivar documentos contbeis Numrico / dgito terminal Organizao dos documentos com nmeros a eles atribudos, por exemplo, pelo prprio rgo; Ex: processos. Decompe-se o nmero do documento de tal forma para que o mesmo seja arquivado a partir de seus dois ltimos dgitos. Ex: processo: 143487 14 34 87 87 Pasta em que sero arquivados todos os documentos terminados por 87 34 Na pasta 87 esse processo ser disposto, em ordem (posio 34), em funo dos dois dgitos que antecedem o dgito terminal

Exemplo 2: Na primeira etapa de seleo temos: 10 Administrao; 20 Aluguel; 30 Compra. A segunda etapa prev as primeiras divises, mas o nmero principal vem no incio, seguido de um hfen e da diviso de um em um, assim: 20 ALUGUEL 20-1 Apartamento; 20-1-1 Apartamento de quarto e sala; 20-1-2 Apartamento de dois quartos; 20-1-3 Apartamento de trs quartos

Comparao entre os mtodos Numricos: Simples e Digito-TerminalNmeros a serem organizados 34.758 Mtodo Numrico Simples 7.666 Mtodo Numrico Digito-Terminal 03-47-58

Mtodo Unitermo ou Indexao Coordenada No recomendada sua aplicao nos arquivos convencionais, a indexao coordenada vem sendo utilizada, com xito, nos arquivos especiais e especializados. (PAES, 2004) O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse nmero, denominado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado. A finalidade deste nmero identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, procede-se anlise do documento, de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que serviro pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenmenos, objetos etc.

254.786

34.758

00-76-66

915.698

254.786

25-47-86

7.666

477.998

91-56-98

477.998

915.698 Organizados em ordem crescente

47-79-98 Ordenao feita a partir dos dois ltimos dgitos Organizados em ordem crescente

Mtodos Padronizados Mtodo Variadex Este mtodo uma variante do alfabtico; tem como elemento as letras do alfabeto representadas por cores bem distintas. Utiliza cores como elementos auxiliares para facilitar o arquivamento e a localizao de documento. Consiste em dividir os arquivos em sesses menores, restringindo o campo de pesquisa e a manipulao de pastas ou fichas.

Mtodo Numrico: Simples, Cronolgico, Digitoterminal Mtodo numrico/simples


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ArquivologiaEx: Tabela A, B, C, D e abreviaes........................... OURO E, F, G, H e abreviaes.......................... ROSA I, J, K, L, M, N e abreviaes................... VERDE O, P, Q, e abreviaes............................. AZUL R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviaes.... PALHA Ex.: C. Catran, S.A C = Ouro Figueiredo, Hugo F = Rosa Pontes, Armando P = Azul Obs: Quando adotado o mtodo variadex deve-se utilizar pastas com projees nos fichrios, as fichas devem ser coloridas. Mtodo Padronizado Soundex Tem como elemento a fontica e no a grafia dos nomes. Mtodo Padronizado Mnemnico Memria (uso de palavras chaves de fcil memorizao). Ex: Associao de palavras Exemplos de Ordenao Exemplos de Documentos: Relatrios anuais de atividades de uma entidade. Sero consultados de acordo com a data. Sero ordenados cronologicamente.

Prof. Robson SilvaSero consultados pelo nmero (ordenao numrica simples); pelo assunto ou tema estrito Sero ordenados cronolgica e alfabeticamente. exigir a confeco de um vocabulrio controlado que preveja os temas mais regulares ou provveis e os transforme em descritores (ento, as portarias sero reunidas conforme esses descritores e distribudas sucessivamente, na ordem alfabtica dos descritores). Poder requerer a elaborao de um ndice remissivo (temtico, se a ordenao for numrica; numrico, se a ordenao obedecer a critrio temtico). Freqentemente, necessrio combinar dois ou trs critrios, de modo que a ordenao garanta a agilidade necessria consulta. Classificao uma atividade intelectual que consiste em reconstituir, mediante pesquisa na legislao, a origem e evoluo da estrutura organizacional e funcional do rgo produtor dos documentos. A classificao deve materializar-se na elaborao de instrumentos de trabalho: compilao da legislao e confeco de organogramas que representem a estrutura orgnica hierarquizada do rgo e suas subdivises internas, que so as unidades geradoras dos documentos. O trabalho de classificao deve interagir com a anlise dos conjuntos documentais a fim de se identificar as funes ou atividades informalmente exercidas. Objetivo da Classificao Visa, dar visibilidade s funes e s atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligaes entre os documentos. A classificao implica em lgica: a partir da anlise do organismo produtor de documentos de arquivo, so criadas categorias, classes genricas, que dizem respeito s funes/atividades detectadas (estejam elas configuradas ou no em estruturas especficas, como departamentos, divises, etc.) Plano de Classificao O Sistema Decimal Dewey aplicado a Classificao, no qual est fundamentado o instrumento, constitui um cdigo numrico dividido em dez classes e estas em dez subclasses, seguindo o mesmo critrio para grupos e subgrupos.

Relatrios mensais de atividades de funcionrios, elaborados por eles e dirigidos ao superior. Sero consultados conforme a data e dentro desta, por nome de funcionrio (caso, para a entidade, seja importante acompanhar sistematicamente as atividades de cada funcionrio, a ordenao poder ser invertida: alfabeticamente, por nome de funcionrio, sendo os relatrios de cada um ordenados cronologicamente). Sero ordenados cronolgica e alfabeticamente

Plano de Classificao000 Administra Administrao Geral 100 200 300 400 destinamdestinam-se aos assuntos relativos s 500 atividadesatividades-fim do rgo. 500 600 700 800 900 Assuntos Diversos

Plantas de construes residenciais aprovadas em um municpio. Sero consultados pelo nome do projetista ou do construtor, pelo nome do proprietrio ou por ambos os nomes, data de construo, data da aprovao do projeto. Sero ordenados cronolgica e alfabeticamente. Exemplo: Portarias e resolues


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Arquivologia

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A classe 000 Administrao Geral, tem como subclasses: 010 Organizao e funcionamento 020 Pessoal 030 Material 040 Patrimnio 050 Oramento e finanas 060 Documentao e informao 070 Comunicaes 080 Vaga 090 Outros assuntos referentes Administrao GeralA classe 900 Assuntos diversos

Classificao ou arranjo? No meio arquivstico brasileiro, foi consagrada a distino entre classificao e arranjo. A classificao corresponderia s operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente (fase), a partir da anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Por sua vez, o arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter permanente. Arranjo o processo que, na organizao de arquivos permanentes, consiste na ordenao estrutural ou funcional - dos documentos em fundos, na ordenao das sries dentro dos fundos e, se necessrio, dos itens documentais dentro das sries. Atividades do Arquivo Permanente Classificam-se em quatro grupos distintos: Arranjo reunio e ordenao adequada dos documentos; Descrio e publicao acesso aos documentos para consulta e divulgao; Conservao medidas de proteo aos documentos e, conseqentemente do local de sua guarda, visando a impedir sua destruio; Referncia poltica de acesso e uso dos documentos.

910 Solenidades, comemoraes, homenagens 920 Congressos, conferencias, seminrios, simpsios, encontros, convenes, ciclos de palestras, mesas redondas. 930 Feiras, sales, exposies, mostras, festas e concursos 940 Visitas e visitantes 990 Assuntos transitrios 991 Cartas de apresentao e recomendao 992 Comunicao e informes 993 Convites diversos 994 Felicitaes, agradecimentos, psames, despedidas 995 Protestos, reivindicaes, sugestes 996 Associaes: culturais, de amigos e de servidores 997 Pedidos, oferecimentos e informaes diversas022 Aperfeioamento e treinamento 022.1 Cursos 022.11 Promovidos pela instituio 022.12 Promovidos por outras instituies 022.121 No Brasil 022.122 No ExteriorCLASSE 000Administrao Geral

Fundo o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por determinada entidade pblica ou privada, pessoa ou famlia no exerccio de suas funes e atividades, guardando entre si relaes orgnicas e que so preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, quando recolhido no Arquivo Histrico. Arranjo em Fundos O arranjo em fundos torna o arquivo permanente organizado e lgico, a descrio a nica maneira de possibilitar que os dados contidos nas sries e/ou unidades documentais possam ser alcanados pelos pesquisadores. O processo da descrio consiste na elaborao de instrumentos de pesquisa que possibilitem identificar, rastrear, localizar dados, seja pela via sumria, pela analtica. A escolha dos fundos dever ser estabelecida de acordo com as circunstncias e convenincias, obedecendo a dois critrios: a) Estrutural, constitudo dos documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos;

GRUPO SUBGRUPO SRIE SRIE SUBSRIE SUBSRIE

Subclasse 010Organizao e funcionamento

Subclasse 020Pessoal

Subclasse 030Material

Grupo 021Recrutamento e seleo

Grupo 022Aperfeioamento e treinamento

Grupo 023Quadros, tabelas e polticas de pessoal

Subgrupo 022.1Cursos

Subgrupo 022.2Estgios

Srie 022.11Promovidos pela instituio

Srie 022.12Promovidos por outra instituio

Subsrie 022.121No Brasil

Subsrie 022.122No Exterior


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Arquivologiab) Funcional, constitudo dos documentos provenientes de mais de uma fonte geradora de arquivo, reunidos pela semelhana de suas atividades, mantido, porm, o princpio da provenincia. Instrumentos de Pesquisa Catlogo: instrumento de descrio documental de ordem geral que apresenta a informao por ordem alfabtica do tipo: catlogo dos arquivos; catlogo dos fundos. Exemplo: Arranjo do Arquivo Pblico de Joinville. So documentos criados conforme sua fonte geradora, pessoal ou institucional, que trazem em seu contedo partes da Memria da Cidade e que completam o grande acervo do Arquivo Histrico de Joinville. Fundo Academia Joinvilense de Letras: Estatutos, discursos, biografias, correspondncias expedidas e recebidas, listas de patronos, convites, poemas e poesias, recortes de jornal; documentos que relatam as atividades da Academia Joinvilense de Letras. Fundo Associao dos Cronistas Esportivos de Joinville: So documentos que tratam das atividades da Associao: livro de atas, relatrios, correspondncias expedidas e recebidas, livro de ficha de registro dos associados, folhetos, entrevistas, estatutos, biografias, recortes de jornal. Fundo Carlos Gomes de Oliveira: Documentos e objetos referentes vida do Sr. Carlos Gomes de Oliveira, entre eles citamos: diplomas, certificados, recibos de compra e venda, blocos de anotaes, correspondncias emitidas e recebidas, artigos literrios, recortes de jornal, livros, propagandas eleitorais, medalhas, trofus e placas. Fundo Centro de Sade de Joinville: uma pequena parcela de documentos produzidos pelo Centro de Sade que foi doado no ano de 1999: fichas de cadastro profissional de mdicos e livro tcnico sobre farmcia. Fundo Centro Regional da LBA de Joinville: Em 03 de maro de 1995 o Centro Regional da Legio da Brasileira de Assistncia, unidade de Joinville, doou alguns documentos: boletim informativo, correspondncias, livro de atas e livro de presena Automao Gesto GED Eletrnica de Documentos

Prof. Robson SilvaO sistema de GED no s gerenciamento de arquivos. Ele implementa categorizao de documentos, tabelas de temporalidade, aes de disposio e controla nveis de segurana. O que um sistema eletrnico de gesto de documentos? um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas caractersticos do sistema de gesto de documentos arquivsticos processado eletronicamente e aplicvel em ambientes eletrnicos digitais ou em ambientes hbridos, isto , documentos eletrnicos e convencionais ao mesmo tempo. Implantao Sistema de GED O primeiro passo criar a infra-estrutura necessria: Cabeamento, aquisio de servidor, microcomputadores, instalao de redes, aquisio de softwares especficos para cada rea etc. Aps a montagem da infra-estrutura, deve-se fornecer treinamento a todos os usurios, para enfim, proceder aos trabalhos de recebimento, registro, indexao, controle e arquivamento dos documentos. Vantagens da GED Interao entre sistemas como correio eletrnico e mensagens instantneas; Aumento da disseminao da informao, atravs do acesso mltiplo a um documento digitalizado; Reduo de custos com reprografia, duplicidade e extravio; Rapidez no acesso informao; Agilidade no atendimento; Informaes mais precisas; Reduo da rea fsica.

Entretanto, cabe ressaltar, que apesar de todas as facilidades advindas dos avanos tecnolgicos, alguns problemas surgiram e outros persistem: Documentos digitalizados ainda no possuem regulamentao legal, principalmente, devido a sua vulnerabilidade quanto a adulterao; Como no regulado, no possui valor probatrio em juzo e nem fora dele; Exige constante acompanhamento e atualizao de software e hardware, sob pena de tornar o documento inacessvel; Alto custo dos softwares

O GED a somatria das tecnologias e produtos que objetivam gerenciar informaes - em forma de voz, texto ou imagem de maneira eletrnica.


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ArquivologiaAinda assim, considerando todas as desvantagens, a gesto eletrnica de documentos utilizada em larga escala e com tendncia de crescimento em nvel mundial. Obsolescncia do Suporte e do Formato Fragilidades: Obsolescncia do formato Obsolescncia do suporte Perda de confiabilidade no suporte Orientaes: Possuir ferramentas de migrao de formato Possuir ferramentas de migrao de suporte Estabelecer rotinas de rejuvenescimento e/ou migrao, tendo como base: Verificao da confiabilidade do suporte Verificao da obsolescncia do software Verificao da obsolescncia do hardware A GED no s escanear, atravs da Digitalizao Consiste em: Microfilmadoras 1. Preparao dos documentos 2. Indexao 3. Digitalizao 4. Exportao das imagens e ndices Microfilmagem

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realizada mediante a captao da imagem por um processo fotogrfico ou eletrnico, tendo como objetivos reduzir o tamanho do acervo e preservar os documentos originais. Estima-se que um microfilme preservado em condies ambientais adequadas tenha a durabilidade mdia de 500 anos). A partir da microfilmagem - salvo raras excees o documento estar disponvel para consulta apenas atravs do rolo de microfilme, preservando-se, dessa forma, o original. Padronizao. Se um microfilme produzido no Brasil, ele pode ser lido nos Estados Unidos, Japo. Isso garante a total durabilidade de seus dados. As microfilmadoras trabalham com microfilmes de 16mm e 35mm, e podem conter at 15.000 documentos. O microfilme pode ser gerado de por dois tipos de equipamentos de entrada, que so as microfilmadoras planetrias e as rotativas.

GED X GDEGEDGESTO DE DOCUMENTOS Gesto Eletrnica de Documentos (IDEAL)

Planetrias: Nas microfilmadoras planetrias os documentos e o filme permanecem fixos. Assim o posicionamento dos documento depende do operador, e conseqentemente a produtividade depender da sua habilidade. Rotativas: As microfilmadoras rotativas possuem um tracionador responsvel pelo transporte dos documentos at o seu interior. A vantangem deste sistema que, para documento de tamanho padro, os custos reduzem significativamente. Microfilmes - Uso dos Smbolos ISO nas Sinalticas em conformidade com a Resoluo do Arquivo Nacional N 10, de 6 /12/99 Dispe sobre a adoo de smbolos ISO nas sinalticas (marcas) a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivsticos. Smbolos Utilizados ISO 9878/1990

Gesto Eletrnica de Arquivos Gesto Tradicional de Arquivo

Todos os suportes, inclusive papel

Arquivos Eletrnicos (somente documentos em meio eletrnico) eletrnico

GDEGesto de Documentos Eletrnicos (Automa (Automao de documentos)

MANUAL

AUTOMATIZADO

Automao (Digitalizao) de Documentos a transposio do suporte inicial do documento (papel, fita magntica etc.) para um suporte digital (CD, DVD etc.) por meio de computadores. ATENO No confundir a automao dos documentos (GDE) com o processo de automao de arquivo (Gesto Eletrnica de Documentos GED), muito mais abrangente e envolve toda automao do sistema (protocolo, sistema de busca do documento). Microfilmagem e Automao (Digitalizao) 1) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos:


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Arquivologia2) Smbolos obrigatrios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentao tenha continuidade:

Prof. Robson SilvaNo so todos os documentos de um arquivo que devem ser microfilmados. O processo de avaliao de documentos estabelece uma poltica de arquivo voltada para a preservao ou eliminao de documentos. Ex: documentos referentes inaugurao do prdio de um rgo pblico. MICROFILMAGEM X DIGITALIZAO Principais diferenas entre microfilmados e os digitalizados: os documentos

3) Smbolos obrigatrios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situao:

O microfilme possui valor legal. O documento digital no possui valor legal.

Assim, caso o documento tenha valor jurdico, ele poder ser eliminado se houver sido microfilmado, mas o mesmo no poder ser feito caso ele tenha sido scanneado; Definio de Documento Eletrnico. aquele cujas informaes so armazenadas, exclusivamente, em meio eletrnico. Nada impede que um arquivo de computador exemplo tpico de documento eletrnico - seja considerado como documento lato sensu. Exige-se apenas que ele seja fixado em meio material. Para tanto, bastaria gravar o arquivo em um disquete, CD, disco rgido, etc. Ex: Foto gravada no carto de memria da mquina fotogrfica digital. O problema surge ao se enquadrar o documento eletrnico no conceito estrito. Segundo este, o documento deve ser uma "pea escrita ou grfica que exprime algo de valor jurdico". Contudo, quan

apostila-arquivologia-robsonsilva

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