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Antes de Começar Treinamento para Secretários de Clube 1 Esta apresentação deverá ser vista como um Show de Slides de PowerPoint. Para ver como um show de slides: 1. Clique em 'Show de Slides' a partir do menu no topo da tela. 2. Selecione 'Do Início'

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Antes de Começar

Treinamento para Secretários de Clube 1

Esta apresentação deverá ser vista como um Show de Slides de PowerPoint.

Para ver como um show de slides: 1. Clique em 'Show de Slides' a partir do menu no topo da

tela.

2. Selecione 'Do Início'

Antes de Começar

Este módulo online é dividido em 5 seções, que podem ser concluídas em uma seção de 30 - 45 minutos, ou ao longo de um curso de várias sessões.

Treinamento para Secretários de Clube 2

Para obter assistência adicional, entre em contato com o Assessor de Tecnologia da Informação do seu clube, ou com o Centro Leonístico de

Aprendizagem: [email protected]

Bem-vindo ao Treinamento para Dirigentes de Clube

Apostila

Clique aqui se você precisa acessar e imprimir a sua apostila antes de continuar.

Treinamento para Secretários de Clube 3

Este módulo online inclui uma apostila para tornar mais fácil a sua experiência de aprendizado. Organizado em cinco seções correspondentes, o módulo oferece oportunidades para fazer anotações e obter informações adicionais para complementar os conceitos abordados neste módulo online.

Apostila

Treinamento para Secretários de Clube 4

As responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais.

Observação:

Navegação

Treinamento para Secretários de Clube 5

Você pode navegar por várias seções do módulo online quando certos ícones aparecerem. Cada slide é executado através de um programa cronometrado. Quando completar isto, uma seta no canto inferior direito indicará que você pode clicar para o próximo slide quando estiver pronto. indica um link para um recurso no site de LCI ou publicação. Ao clicar neste ícone, você será direcionado a tal recurso. Os links também estarão disponíveis na seção de Recursos deste módulo online. Clicando no o leva de volta ao slide do Índice, caso queira rever ou pular para seções específicas.

Bem-vindo

Você foi eleito para o cargo de Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 6

Objetivos

Este treinamento lhe oferecerá as informações básicas e os recursos necessários para prepará-lo para o seu novo cargo.

Assim que completar o curso você estará apto a: Reconhecer o propósito de um Lions clube e o seu posicionamento

dentro da estrutura de Lions Clubs International Resumir as responsabilidades de um secretário de clube Acessar recursos adicionais conforme necessário

Treinamento para Secretários de Clube 7

Índice

Clique nos links abaixo para navegar até uma seção específica, ou clique na seta para continuar para a Seção 1.

Seção 1: Introdução Seção 2: A sua Equipe de Liderança de Clube Seção 3: Responsabilidades do Secretário de Clube Seção 4: Planejando a sua Equipe Seção 5: Recursos

Treinamento para Secretários de Clube 8

Introdução

9

Bem-vindo à Seção 1:

Introdução

Treinamento para Secretários de Clube

Abra a página 1 da sua apostila.

Introdução

10

Como secretário, você é uma parte integral da equipe de liderança, trabalhando para apoiar o presidente do clube em seu trabalho de liderar o clube em atividades de serviços em prol da sua comunidade local e arredores.

No entanto é importante lembrar que você é uma parte de algo muito maior.

Treinamento para Secretários de Clube

Estrutura de Lions Clubs International

1 Clube

Treinamento para Secretários de Clube 11

Lions Clubs International é composto por uma grande rede de Leões, tendo os clubes como parte central.

Esta estrutura facilita a comunicação e promove o serviço em escala local, regional e global.

Estrutura de Lions Clubs International

1 Clube

Treinamento para Secretários de Clube 12

O próximo slide o ajudará a completar a página 1 na sua apostila. Dedique alguns momentos para completar esta seção.

Estrutura de Lions Clubs International

Área Jurisdicional

Distrito Múltiplo

Distrito

Região*

Divisão

Clube

• Um clube consiste de no mínimo 20 associados

• Uma divisão consiste de 4 a 8 clubes

• Uma região consiste de 10 a 16 clubes *

• Um distrito é composto de pelo menos 35 clubes com 1250 associados ativos

• Vários distritos em uma determinada área geográfica compõem um distrito múltiplo

• Cada Lions Clube está localizado em uma das sete áreas jurisdicionais, que são representadas por pelo menos um diretor internacional

*opcional

Treinamento para Secretários de Clube 13

Estrutura de Lions Clubs International

Área Jurisdicional

Distrito Múltiplo

Distrito

Região*

Divisão

Clube

Treinamento para Secretários de Clube 14

Os clubes e seus associados estão no

epicentro da Associação.

Sem o seu empenho

em servir outras pessoas localmente,

não poderíamos manter o nosso

legado de serviço global.

Treinamento para Secretários de Clube 15

Como um clube que faz parte da grande Associação Internacional de Lions Clubes, a sua missão é:

DAR PODER aos voluntários para que possam

servir suas comunidades e atender às necessidades humanas, fomentar a paz e

promover a compreensão mundial através dos Lions clubes.

Propósito dos Lions Clubes

Para que a nossa missão torne-se realidade, os Lions clubes precisam servir muitos propósitos.

Treinamento para Secretários de Clube 16

Vamos verificar rapidamente o Estatuto e Regulamentos Padrão de Clube para ver se você sabe todos os propósitos de um Lions Clube.

Propósito dos Lions Clubes

Treinamento para Secretários de Clube 17

Você verá uma série de declarações. Selecione "Sim" se a declaração refletir um dos propósitos declarados de Lions

clubes ou selecione "Não" se não for um propósito declarado de Lions clubes.

Propósito dos Lions Clubes

O propósito de Lions clubes é…

Unir os associados em laços de amizade, bom companheirismo e compreensão recíproca.

SIM SIM NÃO SIM

este é um dos propósitos declarados de Lions clubes

Treinamento para Secretários de Clube 18

Esta é a primeira declaração.

Clique SIM ou NÃO

Propósito dos Lions Clubes

O propósito de Lions clubes é…

ENCORAJAR pessoas de mentalidade de serviço a servir suas comunidades sem recompensa financeira pessoal, estimular a eficiência e promover elevados padrões de ética no comércio, indústria, profissões, serviços públicos e empreendimentos privados.

SIM SIM NÃO SIM

este é um dos propósitos declarados de Lions clubes

Treinamento para Secretários de Clube 19

Esta é a próxima declaração.

Clique SIM ou NÃO

Propósito dos Lions Clubes

O propósito de Lions clubes é…

Interessar-se ativamente pelo bem-estar cívico, cultural, social e moral da comunidade.

SIM SIM NÃO SIM

este é um dos propósitos declarados de Lions clubes

Treinamento para Secretários de Clube 20

Clique SIM ou NÃO

Você está pronto para outra?

Propósito dos Lions Clubes

Qual das seguintes declarações NÃO é um propósito declarado de Lions clubes?

Treinamento para Secretários de Clube 21

Clique na resposta.

Promover os princípios de bom governo e boa cidadania.

Promover um fórum para livre discussão dos assuntos de interesse público…

Criar e fomentar um espírito de compreensão entre os povos da Terra.

Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.

OK, esses foram um pouco fáceis. Vamos tentar outro que seja um pouco mais difícil.

Você pode analisar as 6 declarações de propósito no Artigo II do Estatuto Padrão de Clube

Promover líderes políticos que apoiem a missão dos Lions clubes.

Propósito dos Lions Clubes

Treinamento para Secretários de Clube 22

Como você pode ajudar a promover a missão e o propósito dos Lions clubes?

Escreva a sua resposta na página 2 da apostila.

Treinamento para Secretários de Clube 23

Bem-vindo à Seção 2:

A sua Equipe de Liderança de Clube

Abra a página 3 da sua apostila.

Treinamento para Secretários de Clube 24

Cada Lions Clube é composto por uma equipe de líderes que apoiam

as atividades do clube.

O próximo slide o ajudará a completar o organograma do clube, na página 3 da sua apostila.

A sua Equipe de Liderança de Clube

Vamos dar uma olhada no Organograma do Clube.

Treinamento para Secretários de Clube 25

1º VP

Club Members

Board of Directors

President

Secretário Tesoureiro 2º VP Ex-

Presidente Imediato

Associados do clube

Diretoria

Presidente

A sua Equipe de Liderança de Clube

Como secretário, você é o gerente dos negócios do clube.

Você é o elemento de ligação entre o clube e seu distrito, bem como a Associação

Você está sob a supervisão do presidente e da diretoria do clube

Treinamento para Secretários de Clube 26

1º VP

Club Members

Board of Directors

President

Secretário Tesoureiro 2º VP Ex-

Presidente Imediato

Associados do clube

Diretoria

Presidente

A sua Equipe de Liderança de Clube

A diretoria é composta por:

presidente ex-Presidente Imediato vice-presidentes secretário tesoureiro diretor social (opcional) diretor animador - torce rabo (opcional) assessor de aumento de associados outros diretores eleitos

Treinamento para Secretários de Clube 27

Uma descrição de cada função pode ser encontrada na página 7 do Manual da Equipe de Dirigente de Clube.

A sua Equipe de Liderança de Clube

Agora vamos dar uma olhada rápida em suas responsabilidades compartilhadas.

Considerar e moldar todos os novos negócios e normas do

clube antes de serem apresentados para a aprovação

dos associados do clube.

Manter os livros, contas e operações do clube auditados

anualmente.

Encaminhar todos os assuntos concernentes a novos

programas e diretrizes aos respectivos comitês

permanentes ou especiais do clube para estudo e

recomendação à diretoria.

Manter pelo menos dois (2) fundos separados, governados por princípios de contabilidade

geralmente aceitos.

Nomear, segundo recomendação do comitê de

finanças, um banco ou bancos para o depósito dos fundos do

clube.

Ter o poder de modificar, anular ou rescindir a ação de qualquer dirigente do clube.

Autorizar todos os gastos, não devendo

criar qualquer tipo de endividamento para o

clube.

Não autorizar despesas para fins administrativos,

de quaisquer recursos líquidos angariados do

público.

Determinar a garantia necessária para a fiança de

qualquer dirigente do clube.

Treinamento para Secretários de Clube 28

Clique uma vez no quebra-cabeças para revelar as suas responsabilidades compartilhadas.

Juntos, os membros da diretoria devem…

A sua Equipe de Liderança de Clube

Quais as medidas que você pode tomar como secretário do clube para garantir que a sua equipe de líderes trabalhe unida?

Treinamento para Secretários de Clube 29

Escreva a sua resposta na página 4 da apostila.

Desenvolver habilidades de liderança R

ecu

rso

s a

dic

ion

ais

Considere fazer os seguintes cursos online: Introdução à Liderança Leonística

Escuta Eficaz

Equipes Eficazes

Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.

Treinamento para Secretários de Clube 30

O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

Treinamento para Secretários de Clube 31

Bem-vindo à Seção 3:

Responsabilidades do Secretário de Clube

Abra a página 5 da sua apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Como gerente de negócios do clube e membro da diretoria do clube, suas principais responsabilidades são…

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Treinamento para Secretários de Clube 32

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Treinamento para Secretários de Clube 33

De quantas reuniões você precisará de participar?

Responsabilidades do Secretário de Clube

A seguinte programação é bastante comum:

Tip

os

de

reu

niã

o

Anualmente • Reunião de transição de dirigentes • Aniversário de fundação do clube

Conforme necessário • Reuniões extraordinárias da diretora (quando solicitadas por

3 ou mais membros da diretoria) • Reuniões extraordinárias do clube (solicitadas com pelo

menos 10 dias de antecedência)

Mensal • Reunião ordinária da diretoria • Reuniões ordinárias do clube

Treinamento para Secretários de Clube 34

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Uma grande parte da sua responsabilidade está ligada à organização das reuniões.

Treinamento para Secretários de Clube 35

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Vamos dar uma olhada.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Os seus deveres durante as reuniões são divididos em 3 estágios.

1. Antes da reunião

2. Durante a reunião

3. Após a reunião

Treinamento para Secretários de Clube 36

Dedique alguns minutos respondendo as perguntas das páginas 5 e 6 da sua apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Enviar aviso prévio sobre a data/horário das reuniões

Juntamente com o presidente, elaborar uma agenda para a reunião

Reunir toda a correspondência para entregar aos devidos assessores e associados

Preparar prêmios e kits de novos associados, se necessário

Preparar a lista de associados para anotar a frequência

Treinamento para Secretários de Clube 37

Estágio 1 – Antes da reunião

Responsabilidades do Secretário de Clube

Anotar a frequência

Registrar as atas das reuniões

Documentar todos os oradores convidados, visitantes não-Leões e Leões visitantes

Coletar e registrar as quotas fornecendo recibos aos associados

Compilar informações sobre as atividades dos presidentes de comitês

Solicitar aos novos associados que preencham os devidos formulários

Treinamento para Secretários de Clube 38

Estágio 2 – Durante a reunião

Responsabilidades do Secretário de Clube

Registrar a frequência

Registrar os prêmios outorgados

Verificar o dinheiro arrecadado e registrar o pagamento de dívidas

Depositar ou apresentar o dinheiro arrecadado ao tesoureiro e obter recibo

Arquivar/distribuir uma cópia das atas após serem aprovadas

Fazer acompanhamento de quaisquer questões pendentes da reunião

Treinamento para Secretários de Clube 39

Estágio 3 – Após a reunião

Responsabilidades do Secretário de Clube

O secretário também é responsável por preparar as reuniões da diretoria. Peça aos participantes que abram a página 6 da apostila para mais detalhes.

É importante lembrar que as responsabilidades dos secretários de clube variam de acordo com as práticas regionais e procedimentos locais.

Você deve adaptar as sugestões neste módulo para atender às necessidades do seu clube.

Treinamento para Secretários de Clube 40

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Agora vamos dar uma olhada em como registrar as atas das reuniões.

Treinamento para Secretários de Clube 41

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Passe algum tempo com o secretário cessante para rever a forma atual dos registros das atas.

Treinamento para Secretários de Clube 42

• Tipo de reunião (ordinária, extraordinária, ou da diretoria)

• Data e local da reunião

• Nome da pessoa presidindo a reunião

• Se as atas anteriores foram aprovadas

• Todas as moções, quem fez a moção e por quem foram apoiadas ou negadas

• Todos os pontos dentro da ordem e apelos, e se foram apoiados ou negados

• Horário em que a reunião foi convocada e encerrada

Geralmente, as atas são registradas…

Responsabilidades do Secretário de Clube

As atas são destinadas a registrar o que o clube faz e não o que os membros da reunião dizem.

Treinamento para Secretários de Clube 43

Portanto, os debates são considerados informais e não são registrados.

Peça aos participantes que abram a página 7 da apostila para mais detalhes .

Uma terminologia adequada é importante e deve ser usada.

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Estaremos analisando a manutenção de registros do clube.

Treinamento para Secretários de Clube 44

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 45

Os arquivos do clube devem incluir:

• A carta constitutiva do clube

• O estatuto e regulamentos do clube

• O histórico do clube

• As atas de todas as reuniões do clube e da diretoria

• Relatórios anuais dos dirigentes do clube e comitês

• Relatórios de atividades

• Lista de todos os associados Se o seu clube não tem um sistema de manutenção de registros, incluindo atendimento e pagamento de dívidas, você deve implantá-lo agora.

Dedique alguns minutos respondendo a pergunta da página 8 da sua apostila.

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Estaremos analisando a correspondência do clube.

Treinamento para Secretários de Clube 46

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 47

O secretário do clube recebe inúmeras informações de LCI e outras mais, relacionadas a treinamentos, eventos e reuniões.

A correspondência pode chegar por via eletrônica ou por correio, envolvendo o presidente, tesoureiro, comitês e / ou assessores de projetos.

É importante que toda a correspondência seja aberta, lida e distribuída em tempo hábil.

Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 48

Recomendamos que o secretário se reúna com o presidente do clube no início do mandato para discutirem como a correspondência deverá ser respondida, arquivada e relatada. Em alguns clubes, o secretário é responsável pelo boletim do clube, que é parte integral das relações públicas do clube. Se você não é responsável por essas funções, será importante estar em contato com as pessoas responsáveis. Isso garante que todas as notícias importantes do clube sejam publicadas.

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

O preenchimento e o envio de relatórios do clube é outro importante dever do secretário.

Treinamento para Secretários de Clube 49

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

É importante a apresentação de relatórios precisos e em tempo hábil, quando o seu clube se esforça em conseguir o Prêmio de Excelência de Clube.

Treinamento para Secretários de Clube 50

Esses são alguns relatórios e formulários de sua responsabilidade:

• Informe Mensal de Movimento de Associados

• Relatório mensal de atividades de serviço de Lions Clube

• Relatório de Dirigente de Clube

• Formulário de Pedido de Materiais para Clubes

Responsabilidades do Secretário de Clube

MyLCI é o website para o envio de relatórios utilizado por muitos Lions clubes de todo o mundo. Ele é acessado através do site de LCI e todos os formulários necessários são enviados por este sistema. *

Treinamento para Secretários de Clube 51

*Nem todos os distritos usam o MyLCI. Se o seu não usa, verifique com o atual secretário como se faz o envio de relatórios referentes ao seu clube.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 52

O uso do MyLCI trás muitos benefícios

Você pode:

• Enviar relatórios mensais de associados e formulários para relatórios de dirigentes

• Visualizar, atualizar e baixar informações sobre associados do clube ou imprimir cartões de associados

• Registrar as atividades de serviço do clube mensalmente

• Rever as atividades de serviços bem sucedidas compartilhadas por outros clubes

Você pode escrever anotações na página 9 da apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Treinamento para Secretários de Clube 53

Uma vez que os novos dirigentes do clube são relatados para a sede de LCI, um email será enviado, fornecendo informações sobre como acessar o sistema e escolher a sua senha.

Você encontrará links para tutoriais em vídeo sobre o MyLCI e perguntas frequentes na seção de Recursos deste módulo de treinamento.

Mais informações sobre a apresentação dos relatórios também podem ser encontradas no Manual da Equipe do Dirigente de Clube.

Responsabilidades do Secretário de Clube

Esta é uma grande responsabilidade.

Vamos revisar rapidamente o material que cobrimos até agora.

Treinamento para Secretários de Clube 54

Oh!

Responsabilidades do Secretário de Clube P

erg

un

ta 1

Treinamento para Secretários de Clube 55

Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

a) Tipo de reunião a ser realizada

b) Data e local da reunião

c) Quem disse o que durante a reunião

d) Horário em que a reunião foi convocada

As atas do clube tipicamente registram o que mencionamos abaixo, exceto

Clique na resposta

As discussões não são registradas, apenas os membros da reunião que fizeram uma moção ou a apoiaram.

Responsabilidades do Secretário de Clube P

erg

un

ta 2

Treinamento para Secretários de Clube 56

Ela seria reportada como "perdida" ou "derrotada"

Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

Clique na resposta

Se uma moção não recebe votos suficientes, isto é relatado como tendo fracassado.

VERDADEIRO FALSO

Responsabilidades do Secretário de Clube P

erg

un

ta 3

Esta é a última pergunta.

Treinamento para Secretários de Clube 57

a) Encomendar materiais para clubes

b) Agendar reuniões

c) Ler e distribuir a correspondência do clube

d) Manter os arquivos do clube

Os secretários dos clubes são responsáveis por tudo, menos o seguinte?

Clique na resposta

O presidente do clube é responsável pelo agendamento de reuniões no entanto, o secretário do clube é responsável por notificar os participantes sobre a reunião.

Você pode encontrar ajuda nas respostas contidas na seção 3 da sua apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube

O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube.

Treinamento para Secretários de Clube 58

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Participar de todas as reuniões do clube e da diretoria

Organizar as reuniões do clube e da diretoria

Registrar as atas das reuniões do clube

Manter os registros do clube

Receber e responder a correspondência do clube

Completar e enviar todos os relatórios à LCI

Cooperar como um membro ativo do comitê consultivo do governador de distrito para a divisão

Responsabilidades do Secretário de Clube

O último tópico para cobrirmos sob responsabilidades é o seu compromisso além do âmbito do seu clube.

Co

mit

ê C

on

sult

ivo

do

DG

O Comitê Consultivo do Governador de Distrito

O Comitê Consultivo do Governador de Distrito é composto por: • presidente de divisão • presidente de clube • secretários dos clubes dentro da divisão Este comitê faz recomendações ao presidente de divisão sobre os assuntos da divisão e questões que afetam todos os clubes no distrito. O presidente de divisão compartilha recomendações com o governador de distrito e dirigentes do gabinete distrital.

Treinamento para Secretários de Clube 59

Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube C

om

itê

Co

nsu

ltiv

o d

o D

G

Como membro do Comitê Consultivo do Governador de Distrito, você deve…

Trabalhar junto ao presidente de divisão para assegurar que os clubes na divisão operem eficientemente e sigam o estatuto e regulamentos e demais normas da associação

Promover a participação em convenções internacionais, de distrito múltiplo e distritais

Promover o comparecimento às cerimônias de entrega de cartas constitutivas

Discutir meios de ajudar os clubes que precisam de assistência no aumento de associados ou no desenvolvimento da sua liderança

Promover várias funções e eventos do clube, como reuniões interclubes, posse de dirigentes e novos associados, cerimônias de outorga de Prêmios Chave e outros eventos de clube

Treinamento para Secretários de Clube 60

Responsabilidades do Secretário de Clube

Você também pode ser solicitado a…

Oferecer assistência a compilação de relatórios em preparação para as reuniões do comitê consultivo

Se o clube for escolhido para realizar uma reunião de divisão, oferecer assistência na preparação

Treinamento para Secretários de Clube 61

Co

mit

ê C

on

sult

ivo

do

DG

Responsabilidades do Secretário de Clube B

enef

ício

s

O Comitê Consultivo do Governador de Distrito deve reunir-se pelo menos três vezes por ano.

Participação nas reuniões… • Permite a troca de ideias sobre programas, projetos, captação

de recursos e questões de afiliação

• Oferece um fórum para estabelecer relações de cooperação entre os clubes

• Representam excelentes oportunidades para conhecer outros Leões de sua área

Treinamento para Secretários de Clube 62

Escreva a sua resposta na página 10 da apostila.

Responsabilidades do Secretário de Clube R

ecu

rso

s a

dic

ion

ais

Considere fazer os seguintes cursos online: Relações Públicas

Oratória

Gerenciamento de Reuniões

Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.

Treinamento para Secretários de Clube 63

O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

Treinamento para Secretários de Clube 64

Bem-vindo à Seção 4:

Planejando a sua Equipe

Abra a página 11 da sua apostila.

Planejando a sua Equipe

O objetivo desta seção é fornecer orientação para a estruturação do seu mandato como secretário do clube.

Estaremos… Identificando maneiras de prepará-lo

para o seu papel e responsabilidades

Descrevendo os projetos em andamento que você precisará realizar no decorrer do seu mandato

Identificando questões a considerar no momento em que o seu clube faz a transição para a próxima equipe de liderança

Treinamento para Secretários de Clube 65

Planejando a sua Equipe

Preencha as páginas 11 e 12 em sua apostila para dar-lhe acesso rápido às suas responsabilidades

durante o mandato.

Treinamento para Secretários de Clube 66

Planejando a sua Equipe

Antes de tomar posse oficialmente, há várias medidas que você pode tomar para se preparar melhor.

Pre

pa

ran

do

-se

pa

ra o

seu

ma

nd

ato

Participar do treinamento para dirigentes de clube

Reunir-se com o atual secretário de rever as questões pendentes

Se você usar o MyLCI para relatórios, crie a sua conta e analise os materiais de treinamento

Verifique se as informação sobre os associados e dirigentes estão corretas na lista de associados e na sede, bem como no DM e distrito

Trabalhe junto ao presidente do clube e tesoureiro no tocante ao orçamento anual e ajude na formação de todas as comissões

Treinamento para Secretários de Clube 67

Planejando a sua Equipe

Você deverá fazer o seguinte todos os meses:

Men

salm

ente

Participar das reuniões do clube e da diretoria

Enviar o Informe Mensal de Movimento de Associados

Enviar relatório de atividades

Mantenha os registros de associados sempre atualizados

Arrecadar e entregar o dinheiro ao tesoureiro obtendo um recibo

Responder / enviar cartas e correspondências

Treinamento para Secretários de Clube 68

Planejando a sua Equipe

Você deverá fazer o seguinte todos os trimestres:

Tri

mes

tra

lmen

te

Participar da reunião da divisão junto com o presidente do clube

Reportar ao presidente e à diretoria sobre qualquer problema de inadimplência e as medidas tomadas para coletar os fundos devidos

Treinamento para Secretários de Clube 69

Planejando a sua Equipe

Duas vezes ao ano você deverá:

Sem

estr

alm

ente

Confirmar a lista de associados com LCI comparando-a com a lista de quotas semestrais que é enviada ao tesoureiro junto com os registros do clube

Trabalhar com o tesoureiro do clube para emitir extratos de quotas semestrais para cada associado e conciliar outras obrigações financeiras devidas ao clube (o seu clube pode optar por fazer isso trimestral ou anualmente)

Treinamento para Secretários de Clube 70

Planejando a sua Equipe

Outras funções, conforme necessário:

Co

nfo

rme

nec

essá

rio

Revisar os novos pedidos de afiliação completos e arquivar nos registros do clube

Encaminhar informações sobre novos associados para LCI

Solicitar materiais para clubes e prêmios de LCI ou do fornecedor local

Treinamento para Secretários de Clube 71

Planejando a sua Equipe

Após a eleição anual, você deverá:

Ép

oca

de

elei

ção

Enviar o Relatório Anual de Dirigentes de Clube (PU101)

Receber e distribuir informações sobre a convenção de Distrito, DM e internacional

Solicitar prêmios de LCI e Distrito para oferecimento aos associados

Treinamento para Secretários de Clube 72

Planejando a sua Equipe

Você ainda exercerá um papel importante no sucesso futuro do clube ao planejar uma transição eficaz.

Treinamento para Secretários de Clube 73

Fin

al

do

Ma

nd

ato

Você chegou ao final do seu mandato como secretário do clube.

Você deve verificar os registros de frequência 100% e os anos de prêmios por serviços

Preparar novo formulário de frequência para o próximo ano

Preparar o relatório anual de atividades, doações, horas, etc, para o banquete de fim de ano ou reunião

Confirmar se todos os arquivos do clube estão atualizados e prontos para serem transferidos para o secretário entrante do clube

Reunir-se com o secretário entrante para rever os registros e questões pendentes

Planejando a sua Equipe

Quais são as metas que você espera atingir durante o seu mandato como secretário do clube?

Faça uma lista na página 13 da apostila.

Treinamento para Secretários de Clube 74

Planejando a sua Equipe

Antes de terminar…

Rec

urs

os

ad

icio

na

is

Considere fazer os seguintes cursos online: Como escrever a sua própria declaração de missão

Estabelecimento de Metas

Gerenciamento da Mudança

Mais informações sobre o Centro Leonístico de Aprendizagem podem ser encontradas aqui.

Treinamento para Secretários de Clube 75

O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece cursos gratuitos online para o desenvolvimento das qualidades de liderança dos associados.

Treinamento para Secretários de Clube 76

Bem-vindo à Seção 5:

Recursos

Abra a página 14 da sua apostila.

Treinamento para Secretários de Clube 77

Você terá muitas coisas para se lembrar quando você começa o mandato como

secretário do clube.

Sempre que desejar, você poderá rever toda esta apresentação ou voltar para uma seção

específica.

Recursos

Você pode obter conhecimentos e informações adicionais ao familiarizar-se com os documentos e materiais de treinamento no seguinte website de Lions Clubs International. Páginas na Web: MyLCI Orientação para dirigentes de clube Centro de Recursos de Liderança Centro Leonístico de Aprendizagem Recursos para Associados de Lions Clubess Gerenciamento de Clubes

Treinamento para Secretários de Clube 78

Recursos

Treinamento para Secretários de Clube 79

Publicações: Estatuto e Regulamentos

LA-1 – Internacional

LA-2 – Padrão de Clube LA-4 – Distrito Manual da Equipe de Dirigentes de Clube A Arte do Reconhecimento

Tutoriais do vídeo sobre o MyLCI:

Introdução ao MyLCI

Com usar o site do MyLCI

Treinamento para Secretários de Clube 80

Conseguimos cumprir nossos objetivos? Neste módulo online tivemos a oportunidade de: Examinar o propósito do seu clube e a posição

importante que os clubes ocupam dentro da estrutura de Lions Clubs International

Resumir as diversas responsabilidades que serão da sua alçada como secretário do clube

Fornecer links e recursos adicionais necessários

Parabéns por ter concluído a primeira parte do seu Treinamento para Secretário de Clube.

Treinamento para Secretários de Clube 81

O próximo passo será o de concluir o treinamento para secretário de clube em nível distrital. Aqui você obterá

informações adicionais e poderá discutir sobre o trabalho em equipe dos dirigente do clube, além de estabelecer metas e

criar planos de ação .

Obrigado por participar!

Caso tiver perguntas, favor entrar em contato:

[email protected]

Treinamento para Secretários de Clube 82