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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ
CENTRO DE EDUCAÇÃO DA UNIVALI EM SÃO JOSÉ
CURSO DE ADMINISTRAÇÃO – HABILITAÇÃO GERAL
ANDRÉ SILVEIRA
GESTÃO DE ESTOQUE NA EMPRESA JOF ORTOPEDIA
São José
2007
ANDRÉ SILVEIRA
GESTÃO DE ESTOQUE NA EMPRESA JOF ORTOPEDIA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado como
requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel
em Administração pela Universidade do Vale do
Itajaí.
Professor Orientador: Prof. MSc. Rosalbo Ferreira
São José
2007
2
ANDRÉ SILVEIRA
GESTÃO DE ESTOQUE NA EMPRESA JOF ORTOPEDIA
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado e aprovado em sua forma final
pela Coordenação do Curso de Administração – Habilitação Geral da Universidade do Vale
do Itajaí, em [dia, mês e ano – constante da ata de aprovação]
Prof (a) MSc. Luciana Merlin Bervian
Univali – CE São José
Coordenada do Curso
Banca Examinadora:
Prof MSc. Rosalbo Ferreira
Univali – CE São José
Professor Orientador
Prof (a) Dra. Caroline Masselli
Univali – CE São José
Membro
Prof. Dr. Jairo Vieira
Univali – CE São José
Membro
3
Dedico esta obra a meu pai Ruy e minha mãe Tânia,
que sempre me apoiaram e acreditaram no meu
potencial.
4
Agradeço ao meu orientador Rosalbo Ferreira, que
sempre se pôs à disposição, a qualquer hora do dia
orientando-me na construção desta obra. Agradeço
também a Ruy Silveira e Luis Cláudio, pela
compreensão e disponibilidade de horários para os
estudos, aos professores da UNIVALI, que
acrescentaram e muito ao meu capital intelectual,
possibilitando o desenvolvimento desta obra.
5
“A mente que se abre a uma nova idéia jamais
volta ao seu tamanho original”.
Albert Einstein
6
RESUMO
O trabalho tem o objetivo de propor a implementação de melhoria no gerenciamento do atual
sistema de controle dos estoques da empresa JOF Ortopedia. Foi aplicada a abordagem
qualitativa. O posicionamento em relação às finalidades de pesquisa é caracterizado como
descritiva e exploratória. A coleta de dados se fez por estudo de caso, pesquisa documental e
participação com colaboradores envolvidos nos níveis estratégicos e táticos da organização,
possibilitando que informações precisas nos aspectos mensurados fossem levadas. O trabalho
possibilitará à organização a regularização através de níveis estabelecidos evitando a falta e a
obsolescência e controle de seus estoques para que a qualidade dos serviços disponibilizados
possa alcançar a excelência perante a clientela. Com um controle de estoque que utilize as
ferramentas adequadas ao perfil da organização, a mesma terá a possibilidade de planejar,
controlar e dimensionar seu estoque conforme a política de reposição proposta. A avaliação
do espaço utilizado para o estoque, irá assegurar um melhor aproveitamento da área,
observando as características dos materiais a serem estocados, e com isso, a otimização dos
fluxos se mostrará mais eficiente, proporcionando aos que utilizem a área, maior facilidade de
deslocamento nesta. Através das sugestões propostas a organização poderá otimizar processos
e facilitar a resolução de situações antes vistas como problemas de difícil resolução.
Palavras-chave: Estoque. Controle. Gerenciamento.
7
ABSTRACT
The work has the objective to consider the implementation of improvement in the
management of the current system of control of the supplies of company JOF Ortopedia. The
qualitative boarding was applied. The positioning in relation to the research purposes is
characterized as descriptive and exploratória. The collection of data if made for study of case,
documentary research and participation with involved collaborators in the strategical and
tactical levels of the organization, making possible that necessary information to the
mensurados aspects were taken. The work will make possible the organization to the
regularization through established levels having prevented the lack and the obsolescence and
control of its supplies so that the quality of the disponibilizados services can reach the
excellency before the clientele. With one it has controlled of supply that uses the adequate
tools to the profile of the organization, the same one will have the possibility to plan, to
control and to dimensionar its in agreement supply the spare politics proposal. The evaluation
of the space used for the supply, will go to assure one better exploitation of the area,
observing the characteristics of the materials to be storaged, with this the otimização of the
flows will reveal more efficient, providing to that they use the area, greater easiness of
displacement in this. Through the suggestions proposals the organization will be able to
optimize processes and to facilitate the resolution of situations before seen as problems of
difficult resolution.
Key-words: Supply. Control. Management.
8
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Quadro 1 ........................................................................................................................... 21
Quadro 2 ........................................................................................................................... 22
Quadro 3 ........................................................................................................................... 23
Quadro 4 ........................................................................................................................... 24
Gráfico 1 ........................................................................................................................... 27
Figura 1 ............................................................................................................................. 30
Foto 1 ............................................................................................................................... 35
Organograma 1.................................................................................................................. 37
Fluxograma 1..................................................................................................................... 38
Foto 2 ................................................................................................................................ 40
Foto 3 ................................................................................................................................ 41
Foto 4 ................................................................................................................................ 41
Foto 5 ................................................................................................................................ 42
Foto 6 ................................................................................................................................ 42
Foto 7 ................................................................................................................................ 43
Foto 8 ................................................................................................................................ 43
Figura 2 ............................................................................................................................. 46
9
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO......................................................................... 11
1 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA........................ 12
1.2 OBJETIVOS ................................................................................................ 12
1.2.1 Objetivo Geral ...............................................................................................................12
1.2.2 Objetivos Específicos.....................................................................................................13
1.3 JUSTIFICATIVA........................................................................................ 13
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ........................................... 14
2.1 ESTOQUE................................................................................................... 14
2.2 SISTEMAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE. ......................................... 17
2.2.1 Sistema duas gavetas .....................................................................................................17
2.2.2 Sistema das revisões periódicas ....................................................................................18
2.3 NÍVEIS DE ESTOQUE .............................................................................. 19
2.3.1 Estoque Mínimo.............................................................................................................21
2.3.2 Estoque Máximo ............................................................................................................21
2.3.3 Ponto de Pedido .............................................................................................................23
2.4 MÉTODO ABC DE ESTOQUE................................................................. 25
2.5 LAYOUT .................................................................................................... 27
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO................................................... 31
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA ..................................................... 31
3.2 PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS ... 33
3.3 TRATAMENTO E ANÁLISES DOS DADOS ......................................... 33
4 RESULTADO DO ESTUDO .................................................... 34
10
4.1 A ORGANIZAÇÃO.................................................................................... 34
4.2 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO .......................................................... 35
4.3 ORGANOGRAMA..................................................................................... 36
4.4 FLUXOGRAMA OPERACIONAL ........................................................... 37
4.5 ESTOQUE DA ORGANIZAÇÃO ............................................................. 39
4.6 CONTROLE DO ESTOQUE ..................................................................... 44
4.7 LOCALIZAÇÃO E LAYOUT DO ESTOQUE........................................... 45
4.8 CURVA ABC.............................................................................................. 47
REFERÊNCIAS........................................................................ 49
11
INTRODUÇÃO
A gestão de estoque é uma das áreas diretamente responsáveis pela melhora do nível
de rentabilidade nos serviços de distribuição aos clientes e consumidores. É um desafio que
necessita ser enfrentado pelas organizações, pois muitas delas ainda não têm percepção que a
necessidade de gerir os estoques de materiais e produtos. Ou seja, muitas organizações não
perceberam que podem obter significativas economias ao administrarem seus estoques de
modo adequado, fazendo com que o estoque seja um fator de sucesso para a empresa.
Neste ambiente que muda constantemente devido aos avanços tecnológicos, a
evolução da informática foi fundamental para que surgissem softwares de gestão de estoque,
que por sua vez possibilitou um controle físico, financeiro, contábil, além de fornecer
informações gerenciais e estatísticas. Por meio desses programas de gerenciamento pode-se
aperfeiçoar o controle de estoque.
Na compreensão de Viana (2000, p.119), controle e planejamento dos materiais em
estoque numa organização podem proporcionar vantagens competitivas, vantagem de
rentabilidade sobre o capital investido, vantagem de serviço prestado ao consumidor. A gestão
de estoque, contudo, pode promover um nível melhor de rentabilidade nos serviços aos
clientes, através de planejamento, organização e controle das atividades de movimentação,
armazenamento, buscando a facilidade o fluxo do produto.
Tendo por base a relevância do controle de estoque para que se assegure um bom
andamento das demais atividades desenvolvidas na organização, o presente trabalho aborda o
controle de estoques e suas implementações para o sucesso da empresa Jof Ortopedia, a qual
atua na área de órtese e prótese. Na empresa objeto de estudo, identificou dificuldade no
controle de estoque, por obter uma gama de variedades de itens para atender às necessidades
de seus clientes, já que trabalha com diferentes marcas e produtos no setor de órtese e prótese.
12
1 DESCRIÇÃO DA SITUAÇÃO PROBLEMA
O controle de estoque é um fator que influencia no sucesso de um negócio. Portanto, é
fundamental que a organização tenha conhecimento de todos os processos e atividades
envolvidos no controle de seu estoque, embora ainda haja organizações que não atribuam a
devida relevância a esse fator, fazendo com que a gestão de estoques permaneça como
segundo plano. (VIANA, 2000, p. 107).
Por se tratar de uma distribuidora, a Empresa Jof Ortopedia depende de materiais para
que possa prestar o serviço de venda e reposição dos materiais utilizados. Nesse sentido,
foram diagnosticados problemas relacionados à administração dos estoques na empresa Jof
Ortopedia, em que prevalece a dificuldade em controlar os estoques e saber a quantidade real
de cada produto cadastrado.
A partir desse contexto identificado na empresa Jof Ortopedia, coloca-se a seguinte
pergunta a ser respondida ao longo da realização desta pesquisa: Como a organização pode
gerenciar seu estoque de forma a evitar acúmulos ou a falta de materiais?
1.2 OBJETIVOS
Será apresentado a seguir o objetivo geral e os objetivos específicos conforme as
necessidades da organização.
1.2.1 Objetivo Geral
Propor a implementação de melhoria no gerenciamento do atual sistema de controle
dos estoques da empresa JOF Ortopedia.
13
1.2.2 Objetivos Específicos
• Descrever o atual sistema de controle de estoque da organização;
• Verificar o atual método de reposição de estoque e respectivos níveis adequados;
• Implementar a utilização do método ABC de estoque como ferramenta para o
gerenciamento dos níveis adequados de estoques;
• Verificar se o atual Layout da organização atende às necessidades da empresa.
1.3 JUSTIFICATIVA
A percepção do dia-a-dia fez com que os problemas de falta de materiais e a
visualização de sobras em outros, fizessem com que o acadêmico presenciasse a falta de
planejamento ou até mesmo a falta de uma gestão de estoque, que em muitas vezes causa
atraso ou até mesmo a perda da venda. Um controle mais eficiente do estoque, portanto, pode
fazer com que as vendas e o próprio serviço prestado aumentassem. Como o acadêmico tem
total liberdade de qualquer informação, possibilitará um resultado preciso, fazendo com isso
seu primeiro estudo nesse setor tão importante.
Um controle de estoque faz-se necessário, porque a organização depende dos mesmos
para manter a qualidade e a melhoria do nível de serviço prestado ao próprio cliente. .
(VIANA, 2002, p. 149).
Sabendo que hoje em dia a vantagem competitiva esta acima de tudo, a implantação de
um sistema eficaz de estoque, faria com que a organização soubesse onde suas receitas são
desperdiçadas e por sua vez como a organização poderá usar essa ferramenta para fins de
vantagem competitiva perante seus concorrentes, dando possibilidades a um redirecionamento
do capital. Permitirá também reduzir custos e agregar qualidade na prestação de serviço
perante o cliente interno e externo, gerando um ganho de espaço no mercado,
competitividade, aumento dos lucros, qualidade dos serviços, agora resultante do controle,
fazendo com que haja um desenvolvimento contínuo da organização e a permanência no
mercado. (VIANA, 2000, p. 107).
14
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Na fundamentação teórica, encontram os assuntos relacionados com os objetivos do
trabalho, procurou-se descrever diversas interpretações à área de gestão de estoque, revisando
as principais abordagens, conceitos e sistemas desenvolvidos na literatura, portanto, cada
autor, sob sua ótica, define seu posicionamento da maneira mais didática possível, para quem
possa analisar sua verdadeira essência de seus conceitos. Mereceu destaque o controle de
estoque, reposição de estoque, níveis de estoque, método ABC de estoque e a realização do
Layout.
2.1 ESTOQUE
No passado, a manutenção de altos estoques era considerada demonstração de
riquezas. Atualmente, o estoque é considerado como uma necessidade para garantir alta taxa
de rentabilidade no capital investido. Sendo assim o estoque é um dos fatores preocupantes na
organização, pois seu excedente ou falta pode prejudicar diretamente à organização. (VIANA,
2000, p. 127).
Na compreensão de Viana (2000, p. 109), o termo estoque é muito elástico, começa
por uma abordagem tradicional, pode-se considerá-lo como representativo de matérias-
primas, produtos semi-acabados, componentes para montagem, produtos acabados,
sobressalentes, materiais administrativos e suprimentos variados. Nas organizações mais
atípicas quanto ao ponto de vista da produção ou comercialização, ainda, o estoque poderá
adquirir outros significados, como estoque de livros, de dinheiro em banco, de professores, de
consultores e assim por diante.
Para Viana (2000, p. 109), a palavra estoque é assim conceituada:
Materiais, mercadorias ou produtos acumulados para utilização posterior, de modo a permitir o atendimento regular das necessidades dos usuários para a continuidade das atividades da empresa, sendo o estoque gerado, conseqüentemente, pela impossibilidade de prever-se a demanda com exatidão, sendo também uma reserva para ser utilizada em tempo oportuno.
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Na compreensão de Ballou (1995, p. 204-206), os estoques servem para uma série de
finalidades, pois eles:
a. melhoram o nível de serviço oferecido: os estoques podem ser localizados mais próximos aos pontos de venda e com quantidade mais adequada, isto é vantajoso para o cliente que precisa de disponibilidade imediata ou tempo de ressuprimento pequeno; b. incentivam economias na produção: os estoques agem como amortecedores entre oferta e demanda, possibilitando uma produção mais constante, que não oscila com as flutuações de venda. A força de trabalho pode ser mantida em níveis estáveis e os custos de preparação de lotes podem ser diminuídos; c. permitem economia de escala nas compras e no transporte: uma das finalidades dos estoques é possibilitar descontos no transporte pelo emprego de grandes lotes equivalentes à capacidade dos veículos e gerar, portanto, fretes unitários menores. Menores preços podem ser obtidos na compra de mercadorias com o uso de lotes maiores que as demandas imediatas; d. agem como proteção contra aumentos de preços: compras podem ser antecipadas em função de aumentos previstos nos preços. Isto acaba criando estoques que, de alguma forma, o pessoal de logística deve administrar; e. protegem a empresa de incertezas na demanda e no tempo de ressuprimento: para garantir disponibilidade de produto, deve-se manter um estoque adicional (estoque de segurança). Estoques de segurança são adicionados aos estoques regulares para atender as necessidades de produção ou do mercado; f. servem como segurança contra contingências: greves, incêndios e inundações são apenas algumas das contingências que podem atingir uma empresa. Manter estoques de reserva é uma maneira de garantir o fornecimento normal nessas ocasiões.
Como se observa, é difícil conhecer exatamente a demanda futura e como os
suprimentos não estão disponíveis a qualquer momento, deve-se acumular estoque para
assegurar a disponibilidade de mercadorias e minimizar os custos totais de produção e
distribuição.
Dias (1995, p. 14) define o estoque como improdutivos, mas sua existência (mesmo
que mínima) é de suma importância para algumas organizações, pois para esse autor o estoque
é necessário para que o processo de produção - vendas da empresa opere com um número
mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques podem ser de: matéria – prima, produção
em fabricação e produtos acabados e produtos em consignação.
No entender de Martins e Alt (2000, p. 136), os estoques podem ser definidos de
várias formas, como estoque de matéria-prima que corresponde a todos os itens utilizados nos
processos de transformação em produtos acabados. Considera-se também como matéria
prima, material de escritório e de limpeza, relacionando-se pouco ou nada com o processo
16
produtivo. O estoque de produtos em processo serão os itens que já estão no processo
produtivo de alguns produtos, porém ainda não finalizando o mesmo, podem também ser
denominados os produtos que estão no meio da fábrica.
Conforme Dias (1995, p. 27), “estoques de produtos acabados, é entendido como itens
que já foram produzidos, mas ainda não foram vendidos”.
A incerteza de demanda futura ou da sua variação ao longo do período de
planejamento, da disponibilidade imediata do material nos fornecedores e do comprimento
dos prazos de entrega, bem como a necessidade da continuidade operacional e da
remuneração do capital investido são as principais causas que exigem estoques para pronto
atendimento aos clientes. (VIANA, 2000, p. 107).
O mesmo autor destaca algumas razões para a existência de estoques nas empresas: é
impossível ter-se os materiais em mãos na ocasião em que as demandas ocorrem; obter
benefícios em função das variações dos custos unitários; reduzir a freqüência dos contatos
com o mercado externo, que muitas vezes é prejudicial à atuação formal do órgão comprador;
garantir segurança contra os riscos de produção do mercado fornecedor.
Ao referir-se a gestão ou controle de estoque, esta possui a função de assegurar o
pleno atendimento das necessidades da empresa, por meio da adoção de políticas de estoque,
sempre buscando a máxima eficiência e o menor custo, por meio do maior giro possível para
o capital investido em materiais. Desse modo, seu objetivo fundamental consiste
substancialmente na busca do equilíbrio entre estoque e consumo (VIANA, 2000, p. 107).
É importante salientar que, por ser uma atividade intermediária e essencial para o
processo industrial, o controle de estoque sofreu significativo impacto de mudanças, tendo
como conseqüência a necessidade de estruturar-se de modo conveniente. Nos últimos anos,
segundo Viana (2000, p. 108), procurando adequar-se às exigências e estruturar-se para uma
maior concorrência no mercado, foram desenvolvidas experiências de grande variedade de
situações, por intermédio de técnicas especiais, como programação linear, teoria das filas,
técnicas de simulação, entre outras, todas visando à otimização do processo de controle de
estoques, solucionando problemas que afligem o gerenciamento de estoques.
17
2.2 SISTEMAS DE REPOSIÇÃO DE ESTOQUE.
Muitas organizações tentam encontrar meios de se programarem para saber quando
devem realizar a reposição de seus estoques. Um dos maiores desafios que os empresários
enfrentam em meio à configuração atual do mundo dos negócios é descobrir fórmulas para
reduzir estoques sem afetar o processo produtivo e sem aumentar os custos em suas receitas,
os sistemas de reposição de estoque foram criados com o objetivo de disponibilizar ao
administrador o uso de ferramentas capazes de atender a demanda prevista com qualidade. A
maior parte das grandes empresas não está mais enfatizando o “quanto”, e sim o “quando”
(DIAS, 1995, p. 126).
Têm-se assim diferentes sistemas de controle ou gerenciamento de estoques
desenvolvidos, de acordo com as especificidades e necessidades que cada negócio demanda,
em virtude da diversidade de materiais e produtos que podem compor um estoque.
Na seqüência são destacados alguns desses sistemas.
2.2.1 Sistema duas gavetas
O sistema de duas gavetas é considerado o mais simples para controlar os estoques.
Este sistema é usado por muitas organizações comerciais, como comércio varejista de
pequeno porte e em revendas de autopeças que tentam controlar seus estoques, é um sistema
mecanizado cuja simplicidade torna desnecessária a utilização de softwares (DIAS, 1995, p.
115).
Pode considerar que esse método é o mais simples para controlar os estoques. Para
entender o funcionamento desse sistema, conforme explica Dias (1995, p. 115), é preciso
imaginar a existência de duas caixas, A e B. O estoque que inicia o processo é armazenado
em duas caixas ou gavetas, a caixa “ A” tem uma quantidade de material suficiente para
atender a demanda ao consumo durante o tempo de reposição, mais o estoque de segurança e,
a caixa “ B” possui um estoque equivalente ao consumo previsto no período. Os materiais que
chegam do almoxarifado são atendidos pela caixa “B”, então quando a caixa fica vazia, é o
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momento em que necessita ser feito outro pedido de compra. Para que o atendimento aos
clientes não seja interrompido, passa a ser utilizado o material que permanece na caixa “A”.
Segundo Arnold (1999, p. 334), sistema duas gavetas:
[...] é uma quantidade de um item igual à quantidade do ponto de pedido é reserva (freqüentemente em uma caixa ou gaveta separada) e não se toca nela até que o estoque principal esteja exaurido. Quando esse segundo estoque precisa ser utilizado, o controle de produção ou o departamento de compras é notificado e um pedido de reposição é emitido. O sistema duas gavetas é um modo simples de manter o controle de itens do grupo C. Como estes itens são de pequeno valor, é melhor despender a mínima quantidade de tempo e dinheiro em seu controle. Entretanto, eles realmente precisam ser controlados e a alguém deve ser atribuída a tarefa de garantir que, quando o estoque de reserva é atingido, um pedido seja emitido. Quando há um esvaziamento de estoque, os itens do grupo C tornam-se do grupo A.
O sistema de duas gavetas por se tratar de ser um simples método pode ser ineficaz em
organizações que exigem relatórios constantes e outras informações precisas que possam ser
melhor mensuradas por algum tipo de sistema de informação administrado por qualquer
software.
2.2.2 Sistema das revisões periódicas
O sistema de revisões periódicas é mais complexo que o de duas gavetas podendo
satisfazer as necessidades de organizações que trabalham com um maior número de
informações para gerir o estoque. O sistema de revisões periódicas é feito através de pedidos
solicitados num intervalo de tempo já planejado para cada item. Tubino (2000, p. 127) destaca
que o modelo de revisões periódicas trabalha no eixo dos tempos, estabelecendo datas nas
quais serão analisadas a demanda e as demais condições dos estoques com o fim de decidir-se
pela reposição dos mesmos. Esse sistema tem por base a manutenção de um estoque de
segurança para prevenir o consumo acima do normal e até possíveis atrasos da entrega de
mercadorias.
Em relação às revisões periódicas envolvidas no sistema de revisões de estoque, Dias
(1995, p. 118) acrescenta:
19
Uma periodicidade pequena entre as revisões acarreta um estoque médio alto e como conseqüência um aumento no custo de estocagem, sendo também uma periodicidade alta entre as revisões acarreta baixo estoque médio e como conseqüência um aumento no custo de pedido e risco de ruptura.
Assim, segundo Dias (1995, p. 118), para minimizar os riscos é importante definir o
volume dos materiais a comprar; listar os itens de uso comum para serem processados
simultaneamente; executar uma compra única; e efetuar compras e entregas programadas,
optando pela determinação das periodicidades mais convenientes das necessidades.
No sistema de revisões periódicas, portanto, deve-se proceder em relação ao estoque
uma avaliação, cujo objetivo principal consiste em controlar a quantidade de materiais em
estoque, tanto o volume físico quanto o financeiro. A avaliação de estoque anual deverá ser
realizada em termos de preço, para proporcionar uma avaliação exata do material e
informações financeiras atualizadas. A avaliação dos estoques inclui o valor das mercadorias
e dos produtos em fabricação ou produtos acabados (BALLOU, 1993, p. 161).
Pozo (2002, p. 81) salienta que prever o valor do estoque em periodicidade ou
intervalo de tempo adequado e gerenciá-lo, comparando-o com o planejado, além de se tomar
as devidas ações quando houver desvios de rota, é fundamental para que não se imobilize
capital elevado em relação aos estoques. Dessa forma, a avaliação dos estoques assegura que
e estoque esteja em conformidade com a política da empresa, evitando desperdícios como
obsolescência, roubos, extravios etc.
O sistema de reposição de estoques são ferramentas essenciais para que políticas
estabelecidas no controle de estoque possam atender às expectativas das organizações, a cada
organização cabe um destes sistemas, dando margens de segurança ao gestor do estoque
possibilitando maior eficiência na armazenagem de matérias.
2.3 NÍVEIS DE ESTOQUE
Nenhuma organização quer sentir o peso do desperdício. Dessa forma, algumas atuam
incansavelmente na mensuração do melhor meio de se evitar o acúmulo de material em seus
20
estoques como seus excessos, deseja encontrar o mecanismo ou ferramenta que possa trazer a
segurança de responder à demanda existente.
Para Viana (2002, p. 169), “O ideal almejado é o estoque zero, ou seja, transportar
para o fornecedor todos os encargos advindos de sua manutenção, como capital imobilizado,
edifícios para armazenagem, maquinas, equipamentos, acessórios, funcionários etc.”.
No entender de Viana (2002, p. 169), existem políticas a ser aplicadas que possibilitam
os resultados esperados, à medida que a organização vai estreitando seu relacionamento com
seus fornecedores e clientes, as políticas são o just in time e Kanban.
Segundo Viana (2002, p. 169) “just in time é a produção na quantidade necessária, no
momento necessário, para atender á variação de vendas com o mínimo de estoque em
produtos acabados, em processos e em matéria prima”.
No entender de Arnold (1999, p. 450), just in time é a eliminação de todo o
desperdício e a melhoria contínua da produtividade. O desperdício significa qualquer coisa
além do mínimo de equipamentos, peças, espaço, material e tempo de trabalho absolutamente
necessário para acrescentar valor ao produto.
Kanban é uma técnica japonesa de gestão de materiais e de produção no momento exato, ambas (gestão e produção) controladas por meio visual e/ ou auditivo. Trata-se de um sistema de “puxar” no qual os centros de trabalho sinalizam com um cartão, por exemplo, que desejam retirar peças das operações de alimentação entre o inicio da primeira atividade até a conclusão da última, em uma serie de atividades. (VIANA, 2002. p. 169).
No entender de Dias (1995, p. 148), o Kanban atua no sentido de se reduzir os tempos
de partida da máquina e os tamanhos dos lotes e produzir apenas as quantidades necessárias á
alimentação da demanda.
As políticas citadas são eficientes se o comprometimento entre as partes envolvidas se
fizerem presentes constantemente, pois a falha de uma delas pode compreender os resultados
almejados pela organização, comprometendo sua qualidade. Por isso algumas organizações
optam por manter um estoque mínimo ou de segurança para garantirem alguma disfunção ou
eventualidade inesperada que possa ocorrer no processo de reposição do estoque.
21
2.3.1 Estoque Mínimo
O estoque mínimo de material é algo de muita importância, caracteriza-se como um
fator de observação para muitas organizações, num controle de estoque, por considerar os
riscos de uma eventual falta, que possa fugir da previsibilidade.
Segundo Viana (2002, p. 150), estoque mínimo
[...] pode-se também denominar estoque mínimo. Quantidade mínima possível capaz de suportar um tempo de ressuprimento superior ao programado ou um consumo desproporcional. Ao ser atingido pelo estoque em declínio, indica a condição crítica do material, desencadeando providencias, como, por exemplo, a ativação das encomendas em andamento, objetivando evitar a ruptura do estoque. Sua quantidade é calculada em função do nível de atendimento fixado pela empresa, em função da importância operacional e do valor do material, além dos desvios entre os consumos estimados e os realizados e o prazo médio de reposição.
Legenda
ES (Estoque Mínimo) ES = K x TR x CMM
K (Fator de Segurança)
TR (Tempo de Ressuprimento)
CMM (Consumo Médio Mensal)
Quadro 1: Fórmula para cálculo de Estoque Mínimo1.
2.3.2 Estoque Máximo
O estoque máximo de material de uma organização for estabelecido em virtude de
várias situações, mas como a falta de um material pode acarretar em prejuízo para a
1 Fonte: Adaptada de Viana (2002, p. 151).
22
organização, a sobra também pode elevar os custos da manutenção de um estoque. O estoque
máximo permite que a organização possa calcular o nível máximo de material, para que não
se torne complicado para organização, com isso faz-se que seu espaço físico seja sempre
melhor aproveitado, possibilita a cada momento uma melhor adequação do layout da área de
estoque.
Segundo Pozo (2002, p. 60), estoque Máximo:
[...] é o resultado da soma do estoque de segurança mais o lote de compra. O nível máximo de estoque é normalmente determinado de forma que seu volume ultrapasse a somatória da quantidade do estoque de segurança com o lote em um valor que seja suficiente para suportar variações normais de estoque em face de dinâmica de mercado, deixando margem que assegure, a cada novo lote, que o nível máximo de estoque não cresça e onere os custos de manutenção de estoque.
Para Viana (2002, p. 149), “Quantidade máxima de estoque permitida para o
material”.
O mesmo autor entende também como a quantidade (saldo) de material existente no
almoxarifado da empresa, acrescido das quantidades de encomendas em andamento
realizadas, ou seja, o contexto engloba a definição de estoque real e estoque virtual
respectivamente, formando a somas destes o estoque máximo.
Legenda
Emax (Estoque Máximo) Emax = ES + LC
ES (Estoque Mínimo)
LC (Lote de Compra)
Quadro 2: Fórmula para cálculo de Estoque Máximo2.
2 Fonte: Adaptada de Pozo (2002, p. 60).
23
2.3.3 Ponto de Pedido
Além da importância de considerar o estoque máximo para as organizações, o ponto
de pedido deve também ser levado em conta, pois de nada adianta controlar o máximo e
mínimo do estoque, se o ponto de pedido não é estabelecido de forma correta.
O ponto de pedido é fundamental para a manutenção do estoque, pois ele determinará
quando o pedido de compra será efetuado para que não haja faltas de material. Vide formula
para calculo de estoque mínimo no quadro 3.
Conforme Pozo (2002, p. 59), ponto de pedido “é a quantidade de peças que temos em
estoque e que garante o processo produtivo para que não sofra problemas de continuidade,
enquanto aguardamos a chegada do lote de compra, durante o tempo de reposição”.
Segundo Arnold (1999, p. 319), “Quando a quantidade de um item cai para um nível
pré-determinado, denominamos ponto de pedido, emite-se um pedido”.
Legenda
PP (Ponto de Pedido) PP = ( C x TR ) + ES
C (Consumo normal da peça)
TR (Tempo de Reposição)
ES (Estoque Mínimo)
Quadro 3: Fórmula para cálculo de Ponto de Pedido3.
Saber o momento certo para efetuar o ponto de pedido é fundamental para a
organização que possa gerir de forma correta seu estoque, através de sistemas de reposição
que possibilitaram as quantidades a ser pedidas de acordo com os objetivos determinados.
De acordo com Martins e Alt (2000, p. 101), o sistema do ponto de pedido ou lote
padrão “consiste em dispensar o processo de compra quando o estoque de um certo item
3 Fonte: Adaptada de Pozo (2002, p. 59).
24
atinge um nível previamente determinado. O ponto de pedido é calculado em função do
consumo médio e do prazo de atendimento”.
O ponto de pedido pode ser calculado da seguinte maneira:
PP = DM x TR + Eseg
Onde:
PP = Ponto de Pedido;
DM = Demanda ou consumo médio no período;
TR = Tempo de Reposição;
Eseg = Estoque de Segurança;
Quadro 4: Fórmula para cálculo de Ponto de Pedido4.
Assim, sempre que o ponto de pedido atingir um número determinado, emite-se um
novo pedido de compras, também em uma quantidade estabelecida.
Muitas organizações tentam encontrar meios de se programarem para saber quando
devem realizar a reposição de seus estoques, assim evitando custos desnecessários em suas
receitas. Os sistemas de reposição de estoque foram criados com o objetivo de disponibilizar
ao administrador o uso de ferramentas capazes de atender a demanda prevista com a máxima
qualidade, dando suporte de análise das variáveis envolvidas no processo de reposição de
estoque.
Segundo Pozo (2002, p. 59), quando se efetua um pedido de compra, decorre um
espaço de tempo que vai desde o momento de sua solicitação no almoxarifado, colocação do
pedido de compra e passando pelo processo de fabricação no fornecedor até o momento em
que se recebe e o lote estiver liberado para a produção na fábrica. Esse tempo corresponde ao
tempo de reposição (TR) de estoque de materiais.
O mesmo autor afirma que o TR é formado de três elementos, a saber: tempo para
elaboração e confirmar o pedido junto ao fornecedor; tempo que o fornecedor leva para
processar o pedido; e tempo para processar a liberação do pedido na fábrica para que os
materiais sejam empregados na produção (POZO, 2002, p. 59).
4 Fonte: Adaptada de Martins e Alt (2000, p. 101).
25
Para Dias (1995, p. 48), tempo de reposição:
[...] é o tempo gasto desde a verificação de que o estoque precisa ser reposto até a chegada efetiva do material no almoxarifado da empresa. Para o autor, o tempo pode ser desmembrado em três partes:
a) Emissão do pedido – tempo que leva desde a emissão do pedido de comprar pela empresa até ele chegar ao fornecedor.
b) Preparação do pedido – tempo que leva o fornecedor para fabricar os produtos, separar os produtos, emitir faturamento e deixa-lo em condições de serem transportados.
c) Transporte – tempo que leva da saída do fornecedor até o recebimento pela empresa dos materiais encomendados.
Segundo Viana (2002, p. 152), um novo pedido de compra de estoques de um material
ou produto deve ser efetuado quando se atinge o Nível de Reposição (NR). Este ocorre se
atinge determinada quantidade do estoque virtual (estoque real acrescido das quantidades de
encomendas em andamento). Essa quantidade deve garantir o consumo do material durante o
tempo de ressuprimento, de tal modo que o real em declínio não atinja o estoque de
segurança.
Em suma, a reposição do estoque no momento adequado é fator preponderante para
que a organização alcance a otimização no controle de seus processos administrativos.
Quando a reposição de estoque é efetuada de modo ineficiente, são ativadas uma série de
ações (transporte, fabricação e processamento) que implicam em conseqüência negativa para
a organização.
2.4 MÉTODO ABC DE ESTOQUE
O sistema ABC, mais conhecido por Curva ABC, compreende um método cujo
fundamento é aplicável a quaisquer situações em que seja possível estabelecer propriedades,
como uma tarefa a cumprir mais importante que outra, de modo que a soma de algumas partes
dessas tarefas ou obrigações de importância elevada representa, provavelmente, uma grande
parcela das obrigações totais (VIANA, 2000, p. 64).
As organizações, portanto, resolveram aplicar o princípio de Pareto, que no entender
de Viana (2000, p. 64), foi adaptado ao universo dos materiais, particularmente ao
26
gerenciamento dos estoques, com a denominação de classificação ou curva ABC, importante
instrumento que permite identificar itens que justificam atenção e tratamento adequados em
seu gerenciamento. Assim, a classificação ABC poderá ser implementada de várias maneiras,
como tempo de reposição, valor de demanda/ consumo, inventário, aquisições realizadas e
outras.
[...] a Curva ABC tornou-se de utilidade nos mais diversos setores em que se necessita tomar decisões envolvendo grande volume de dados e a ação torna-se urgente. A Curva ABC é constantemente usada para avaliação de estoques, produtos, vendas, salários e outros. [...] é um método que pode ser utilizado para qualquer atividade ou trabalho, porém, no controle de estoque, foi aplicada pela primeira vez na General Eletric, e, através dos anos, tem sido uma ferramenta útil e de fácil aplicação nos princípios de controle de estoque. Sua grande eficácia na diferenciação dos itens de estoque com vistas a seu controle e, principalmente, a seu custo. (POZO, 2000, p.85)
Segundo Dias (1995, p. 77), para estabelecer a curva ABC deve-se obedecer a critérios
de bom senso e conveniência, definindo-se as importâncias relativas dos materiais, com base
no seu consumo anual (preço unitário X consumo anual) considerando-se os seguintes
parâmetros:
• Classe A – itens de maior importância, no máximo 20% dos produtos;
• Classe B – itens de importância intermediária, cerca de 30% do estoque;
• Classe C – itens menos importantes, os 50% restante dos materiais;
Dessa forma, pode-se determinar os níveis de estoque ideais a ser mantidos pela
empresa, priorizando a observação aqueles itens considerados mais relevantes nos aspectos de
volume de vendas, participação percentual no faturamento, bem como as margens de
lucratividade deles resultantes. Isso permite um acompanhamento amplo, pelos responsáveis
por essas atividades, com o fim de assegurar o ponto de atendimento às solicitações dos
clientes e obter um melhor desempenho da empresa.
Assim, o emprego da curva ABC torna-se essencialmente vantajoso, uma vez que se
pode reduzir as imobilizações em estoques sem prejudicar a segurança, visto que ela controla
mais rigidamente os itens de classe A, e mais superficialmente, os de classe C. A classificação
ABC é usada em relação a várias unidades de medidas como peso, tempo, volume, custo
unitário, etc. (POZO, 2002, p. 86).
Como se pode notar, a Curva ABC exige que se tenha conhecimento real acerca dos
produtos que realmente tem importância maior dentro da empresa, o que pressupõe um
trabalho conjunto para que a classificação corresponda à realidade da organização.
27
De acordo com os números da tabela, obtém-se a curva ABC representada np Gráfico
1.
Classificação ABC
0,00%
20,00%
40,00%
60,00%
80,00%
100,00%
120,00%
0,00% 20,00% 40,00% 60,00% 80,00% 100,00%
Percentual de Itens
Per
cent
ual d
e Cu
stos
Gráfico 1: Curva ABC
2.5 LAYOUT
Muitas organizações nem imaginam que uma simples adequação de estoque em
estruturas dimensionadas para quantidades e tamanho do material armazenado possibilita a
redução de custos e melhor aproveitamento do local, para que a organização possa se
estruturar de maneira otimizada, proporcionando melhores resultados, esta é a verdadeira
vantagem de se obter o layout adequado.
“O significado da palavra layout pode ser explicado por meio da palavra desenho,
plano, esquema, ou seja, é o modo pelo qual ao se inserirem figuras e gravuras surge uma
planta, podendo-se, por conseguinte, afirmar que o layout é uma maquete no papel”. (VIANA,
2000, p. 309)
28
A definição de uma planta layout é de suma importância já na implantação do deposito
de armazenamento, para assim obter um futuro rendimento e otimização de operações. Sem
um layout adequado muitas vezes tornasse impossível a realização de algumas tarefas com
agilidade e eficiência. (VIANA, 2000, p. 309)
A primeira necessidade sentida do layout ocorre quando da implantação de um depósito; está presente desde a fase inicial do projeto até a etapa da operacionalização, influindo na seleção do local, projeto de construção, localização de equipamentos e materiais, estocagem, expedição e dezenas de detalhes que vão desde a topografia do terreno até a presença ou não de janelas. O regime de atendimento e os tipos de produtos a serem estocados são os parâmetros em torno dos quais os especialistas em layout fazem seus estudos que tem sempre como finalidade cercar os projetos de todas as condições que possibilitem uma operação dentro de um ótimo de economia e rendimento. (DIAS, 1995, p. 137).
O layout seve ser cuidadosamente desenhado e avaliado de acordo com as
necessidades da organização, pois este é um processo que não pode ser alterado
constantemente. Para sua execução é necessária uma avaliação completa do fluxo de
mercadorias e materiais a serem estocados e a movimentação de funcionários e equipamentos,
tudo isto voltado com o objetivo central do armazém. Para obter do espaço disposto o máximo
de rendimento e economia. (VIANA, 2000, p. 309)
Para Closs (2001, p. 330) os três fatores a ser considerados num projeto são: número
de andares, altura útil e o fluxo de produtos.
A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da existência de um bom layout, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do pessoal e do armazém. (VIANA, 2000, p. 309).
Deve-se analisar as necessidades e dificuldades da organização como a meta a ser
atingida, para assim determinar uma estrutura de armazenagem e adequar ao seu devido
layout.
Para Closs (2001, p. 339), “o layout de depósitos depende do sistema de manuseio de
materiais escolhido e exige um plano de uso da área útil, a fim de facilitar a movimentação e
protudos”.
Não existe um critério para se avaliar a adequação de um layout a determinada atividade; tudo depende da meta a ser atingida e dos fatores que influem no fluxograma típico para atividade considerada. Assim em algums casos, pode interessar mais a redução máxima da movimentação interna; em outros, o custo mínimo da estocagem ou, ainda, a estocagem máxima
29
independente do custo, para atender a certos picos ou regimes anormais de vendas. (DIAS, 1993, p. 138).
A eficiência das movimentações internas de produtos depende fundamentalmente da
capacidade de estocagem vertical, distância entre os produtos dispostos e também dos
equipamentos para movimentação interna.
Viana (2000) afirma que a eficiência de um almoxarifado depende fundamentalmente
da redução das distancias internas, do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas
e da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.
Para Gaither; Frazier (2002, p. 199), os quatro tipos de layouts para instalações de
manufatura são: processo, produto, manufatura celular e posição fixa.
Por processo: as maquinas são organizadas de acordo com o tipo de processo que é executado. Layouts por processo exigem planejamento contínuo, programação e funções de controle para assegurar uma quantidade ótima de trabalho em cada departamento e em cada estação de trabalho; Layouts por produto: são identificados para acomodar somente alguns poucos projetos de produto. São projetores para permitir o fluxo linear de materiais ao longo da instalação que faz os produtos; Layout de manufatura celular: as maquinas são agrupadas em células, e as células funcionam de uma forma semelhante a uma ilha de layout de produção, cada célula é formada para produzir uma única família de peças; Layout por posição fixa: o produto permanece numa posição fixa, este layout é usado quando um produto é muito volumoso, grande, pesado ou frágil; Layouts híbridos: os departamentos são organizados de acordo com os tipos de processos, mas o produto flui através de um layout por produto.
É evidente que somente um estudo cuidadoso pode indicar o tipo adequado para cada
caso. Algumas diretrizes gerais, entretanto, podem ser estabelecidas.
Se todos os materiais estiverem armazenados num layout que corresponda à
disponibilidade do espaço físico da organização, pode-se obter-se um maior aproveitamento
do local, para que o funcionário possa localizar com mais rapidez o material desejado e assim
agilizar o fluxo de outras operações envolvidas, que dependem do material armazenado para
ser finalizadas.
30
Figura 1: Layout Antigo da Área de Estoque
Legenda:
Estantes de alumínio
Caixas de acrílico
Bancada de MDF
Bancada de computador
Figura 1: Layout Antigo da Área de Estoque
31
3 DESCRIÇÃO DO MÉTODO
3.1 CARACTERIZAÇÃO DA PESQUISA
Este capítulo é constituído pela apresentação dos procedimentos metodológicos a
serem seguidos na realização da pesquisa. Conforme Gil (1999, p. 42) “pode-se definir como
o processo formal e sistemático de desenvolvimento de método cientifico”.
Para Minayo (1993 apud SILVA e MENEZES, 2000, p. 19) vendo por um prisma
mais filosófico, considera a pesquisa como:
[...] atividade básica das ciências na sua indagação e descoberta da realidade. É uma atitude e uma pratica teórica de constante busca que define um processo intrinsecamente inacabado e permanente. É uma atividade de aproximação sucessiva da realidade que nunca se esgota, fazendo uma combinação particular entre teoria e dados.
O estudo se configura como uma pesquisa qualitativa, pois visa a analisar
qualitativamente os processos relativos ao controle de estoque existentes na atualidade na Jof
Ortopedia e identificar os problemas a ele inerentes no intento de propor alternativas de
solução aos mesmos. Roesch (1999, p. 156) sustenta que “é uma estratégia de pesquisa que
permite obter conhecimento de primeira mão sobre a realidade social empírica”.
Método Quantitativo é muito utilizado no desenvolvimento de pesquisas descritivas,
na qual se procura descobrir e classificar a relação entre variáveis, assim como na
investigação da relação de causalidade entre fenômenos: causa e efeito. (OLIVEIRA, 1998, p.
115)
Método Qualitativo também é empregado no desenvolvimento de pesquisas de âmbito social, econômico, de comunicação, mercadológicas, de opinião, de administração, representando, em linhas gerais, uma forma de garantir a precisão dos resultados, e evitando com isso distorções de análise e interpretações. (OLIVEIRA, 1998, p. 115).
A presente pesquisa possui ainda caráter descritivo, cujo objetivo primordial consiste
na descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o
estabelecimento de relação entre variáveis. Gil (1994, p. 45) sustenta que a pesquisa descritiva
comumente objetiva estudar as características de um grupo, bem como levantar opiniões,
32
atitudes e crenças, ou identificar a associação entre variáveis. Nesse sentido, o presente estudo
objetiva relatar as características atualmente existentes no controle dos estoques da empresa,
bem como as especificações do sistema de gestão de estoques na empresa Jof Ortopedia.
O trabalho também se constitui como um estudo de caso, que de acordo com Yin
(1981 apud ROESCH, 1999, p. 195) “é uma estratégia de pesquisa que busca examinar um
fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto”. O estudo de caso como uma estratégia de
pesquisa pode ser empregada de forma exploratória, tendo em vista levantar questões e
hipóteses para futuros estudos por meio de dados qualitativos.
Portanto, esta pesquisa é um estudo de caso, pois tem caráter de profundidade e
detalhamento. O ponto forte dos estudos de caso, enfatiza Roesch (1999, p. 197), reside em
sua capacidade de explorar processos sociais à medida que eles se desenrolem nas
organizações. Sua utilização possibilita, entre outros, uma análise processual, contextual e
longitudinal das várias ações e significados que se manifestam e são construídos dentro das
organizações.
Quanto aos meios utilizados na pesquisa, destaca-se a pesquisa bibliográfica (dados
secundários) e pesquisa documental. A pesquisa bibliográfica consiste na análise de material
já elaborado, formando principalmente de livros e artigos científicos que tratam do tema da
gestão ou controle de estoques. Gil (1994, p. 71) sustenta que o método de estudo
bibliográfico compreende o estudo teórico. É efetuado com a finalidade de obter o
conhecimento com base em informações já publicadas, ou seja, levantados e analisar o que já
foi produzido sobre certo assunto.
A pesquisa documental diz respeito à consulta de fontes primárias, como
determinações legais, documentos oficiais, programas de políticas publicas, relatórios, fontes
estatísticas, etc. (LAKATOS e MARCONI, 1996, p. 108). No presente estudo, destacam-se os
documentos da empresa, relacionados ao controle do estoque (registros, circulares, balancetes,
comunicações informais, entre outros), os quais serão explorados para que se obtenham as
informações necessárias.
33
3.2 PROCEDIMENTOS E INSTRUMENTOS DE COLETA DE DADOS
A coleta dos dados secundários será realizada através de análise de documentos,
software, relatórios, e que nesse caso participaram contribuindo os envolvidos direto ou
indiretamente com o setor de estoque. Segundo Cervo e Bervian (1996, p. 136), “A entrevista
não é simples conversa. É conversa orientada para um objetivo definido: recolher, através do
interrogatório do informante, dados para a pesquisa”.
3.3 TRATAMENTO E ANÁLISES DOS DADOS
Todos os dados serão tratados e analisados de forma que possam ser confrontados com a
base teórica, a fim de se obter os resultados esperados pelo pesquisador.
Por ser tratar de um estudo de caso, o acadêmico procura adequar as ferramentas
necessárias para que se estabeleça um plano mais específico para o controle do estoque
presente na organização, de forma que o objetivo seja alcançado de forma eficaz.
34
4 RESULTADO DO ESTUDO
4.1 A ORGANIZAÇÃO
A Jof Comércio e Distribuidora de Produtos Hospitalares Ltda. atualmente localiza-se
na Rua Luiz Fagundes n. 490 no bairro Praia Comprida pertencente ao município de São José
– SC.
Nome Fantasia: JOF ORTOPEDIA
Razão Social: Jof Comércio e Distribuidora de Produtos Hospitalares Ltda.
CNPJ: 85.242.378/0001-54
Inscrição Estadual: 252.411.188
Representante Legal: Ruy Silveira
Cargo/função: Sócio Gerente
www.jofortopedia.com.br
A organização atua no ramo de materiais para Órtese e Prótese e Buco Maxilo Facial.
Com oito colaboradores, a organização efetua desde a chegada de instrumentais e implantes
até a venda ou a consignação dos mesmos.
35
Foto 1: Fachada da Organização5.
4.2 HISTÓRICO DA ORGANIZAÇÃO
No dia 02 janeiro de 1992, 0 Sr. Ruy Silveira fundou a Empresa Jof Ortopedia Ltda,
Localizada na Rua Servidão Passos Filho n. 574 no bairro Barreiros pertencente ao município
de Florianópolis/SC. O mesmo começou efetuando a venda de seus implantes de Órtese e
Prótese.
Alguns de seus filhos seguiram os passos do pai, contribuiu diretamente no
desenvolvimento da organização, através do contínuo aperfeiçoamento, que era fundamental
para que se tornassem profissionais de destaque no grande mercado competitivo que é o de
Órtese e prótese.
5 Todas as fotos que constam no trabalho são de fonte própria.
36
A organização adquiriu “corpo” conquistou a confiança de fabricantes de materiais de
implantes como a Hexagon, Biomecânica, Incomepe, Meta Bio, Ortosintese, JHS, Implantec,
ADJ e entre outras, que apostaram na qualidade do serviço, a estrutura e conhecimentos de
seus Diretores, nomeando-a como exclusiva em vários aparelhos e implantes ortopédicos,
representando as fábricas citadas acima no que diz respeito à orientação e assistência sobre os
implantes fabricados junto aos consumidores.
Há dois anos, a organização alterou seu endereço, proporcionou a organização um
local adequado e conforme as exigências propostas pela Anvisa. No decorrer destes dois anos
a organização vem aplicando a isso 9001, e está muito perto de conquistar o certificado da
Anvisa Federal.
Na atualidade a organização goza da excelência conquistada perante seus concorrentes
no diz respeito à qualidade de aparelhos e implantes e conta com profissionais altamente
especializados para proporcionar sempre um excelente atendimento e a satisfação das fábricas
na qual a organização representa, mantendo o nível e honrando os compromissos assumidos
junto aos clientes que procuram seus materiais ortopédicos, deposita a confiança não somente
no compromisso que a organização tem de sempre manter a qualidade de fabricante, mas com
a certeza que seus aparelhos ortopédicos são manuseados por médicos, devidamente
treinados.
4.3 ORGANOGRAMA
O organograma possibilita que seja visualizada a estrutura hierárquica da organização.
37
Diretoria
Vendas Responsável Técnico Estoque
Administração Gestão da Qualidade
Organograma 1: Organograma da organização.
O organograma da organização demonstra que a diretoria é que comanda os outros
setores, principalmente o setor financeiro. O estoque é controlado por um estoquista que tenta
supri as necessidades de acordo com a ocorrência de solicitações do departamento de vendas.
4.4 FLUXOGRAMA OPERACIONAL
Com o fluxograma operacional6, pode-se ter a noção de como as atividades fluem
dentro da organização, desde o início do processo de recebimento de mercadorias à
finalização do serviço junto ao cliente.
6 O fluxograma apresentado a seguir foi realizado conforme aborda Chiavenato (2000, p. 188).
38
Início
Armazenamento
Registra-se a
Entrada
Entrada de
mercadoria
Material segue para
centro cirúrgico
Registra-se o material utilizado
Vendedor registra o material
Segue para setor administrativo do cliente
Solicita-se reposição da
caixa
Médico utiliza
material com paciente
Material vai para
esterilização
Conferência
do material
Solicitação do
cliente
Estoquista requisita material Transporte
Fluxograma 1: Fluxograma operacional
39
O fluxograma operacional da organização demonstra os passos do cotidiano, e o
envolvimento dos vendedores da empresa e os responsáveis do estoque fazem suprir as
necessidades dos clientes, que procuram o serviço da Jof Ortopedia. A qualidade pode ficar
comprometida na hora de efetuar a reposição ou o próprio encaminhamento das caixas
completas para realização da cirurgia. Se não houver material disponível no estoque, isso irá
gerar uma interrupção no processo operacional da organização, acarretando insatisfação por
parte do cliente no atraso da reposição da mercadoria, podendo afetar na decisão do cliente
em aceitar o material de outra empresa.
O estoquista realiza esse processo da seguinte forma: um de seus passos importantes e
fazer uma requisição do material e registrar as informações, descrição, quantidade e lote de
todos os materiais, para que após esses dados os materiais possam ser transportados e
encaminhados para o local solicitado, hospitais e clinicas com um controle absoluto.
Após o procedimento cirúrgico o material é conferido e o próprio médico faz um
relatório do material utilizado, onde o responsável do centro cirúrgico entra em contato com a
empresa via telefone ou o próprio vendedor entra em contato com o responsável do centro
cirúrgico e descreve o material utilizado, após a busca dessas informações o próximo contato
seria o estoquista, que separa o material utilizado e com a ajuda de um leitor de códigos de
barra já processa a baixa do mesmo, gerando alteração no nível do estoque, o material é
separado e logo após a retirada do material para reposição, a empresa exige que o vendedor
registre no sistema da empresa o uso do material,
Esse registro ficará em aberto até a chegada do relatório médico, esse relatório
realizado pelo médico é encaminhado para empresa Jof Ortopedia junto com a autorização,
que após juntar esses documentos a nota fiscal poderá ser emitida e encaminhada para o setor
administrativo do cliente.
4.5 ESTOQUE DA ORGANIZAÇÃO
A JOF Ortopedia tem seu estoque diversificado por materiais de implantes, órtese e
prótese, que servem para a substituição ou danificações dos membros do corpo humano.
40
Dentre estes implantes estão as hastes de tíbia e fêmur, cirurgia de quadril e joelhos, cirurgia
de coluna, cirurgia de face, onde ocorre a correção de fraturas ou problemas de nascença, e
grande parte dos traumas ocorridos por acidentes, de carros, motos, esportes entre outros.
Abaixo algumas fotos de implantes.
Foto 2: Haste de tibia e fêmur.
41
Foto 3: Prótese de ombro
Foto 4: Mini parafuso
42
Foto 5: Buco Maxilo Facial.
Foto 6: Placas e parafusos.
43
Foto 7: Estoque de materiais estéreis.
Foto 8: Estoque de materiais não estéreis.
44
4.6 CONTROLE DO ESTOQUE
A organização utiliza um sistema para controle de níveis de estoque, é efetuado o
pedido de compra, segundo informações cadastradas já no software, essas informações
cadastradas no software foram elaboradas por todos os colaboradores da empresa, que através
da demanda de cada item foi identificado o número de cada peça que deveria ter no estoque.
Há muitos materiais obsoletos no estoque, pois muitos destes são utilizados em
raríssimos casos, mas é obrigatório que todas as peças que preenchem as caixas de
instrumentais estejam completas, independente de existir peças que raramente serão usadas,
formando assim um acúmulo destes no estoque.
O estoque possui ausência de alguns de seus implantes que só se torna notório, quando
o mesmo é utilizado em uma cirurgia, gerando um pedido de reposição pelo qual é detectado
que é necessário fazer uma ordem de compra no mesmo. As ordens de compra são efetuadas
com regularidade diária ou quando necessário.
A política utilizada na organização para efetuar a ordem de compra é conforme acima
citado, onde a ausência do implante é constatada pelo software e o estoquista se
responsabiliza em efetuar a ordem de compra de implantes junto ao fabricante. A previsão de
chegada destes implantes em média é de 48 horas e em alguns casos podendo levar ate 10 dias
pelo fato de o fabricante não disponibilizar a quantidade pedida em seus estoques. No caso de
implantes como parafusos, placas e hastes de tíbia e fêmur o fabricante disponibiliza com
maior facilidade, mas em casos de implantes como de joelho, quadril e coluna o fabricante
produz após receber a ordem de compra.
Para o presente caso de estoque, propõe-se que a empresa adote políticas de estoque
adequadas e visando controle de obsolescência e ruptura de estoque.
Tendo em vista que a organização trabalha com implantes que possui uma demanda
irregular, a mesma deverá ter um estoque mínimo de implantes, levando em consideração as
variáveis para o cálculo do mesmo e um estoque máximo para estabelecer o máximo de
implantes no estoque, que contribuirá também para a definição posterior do layout do estoque.
Isso poderá proporcionar os níveis de estoque que a organização trabalhará.
45
Como foi levantado no resultado do estudo, a organização possui política de reposição
de estoque formalizada. A política mais adequada para o perfil desta, seria o sistema de
reposição periódica de estoque, que considera o estoque existente e a emissão de um pedido
referente ao estoque máximo calculado num intervalo de tempo pré-estabelecido, onde a
quantidade a ser pedida será a diferença entre o estoque máximo e o estoque existente.
A organização realiza atualmente pedidos diários de compra de implantes. A proposta
é que este deve ser reduzido para pedidos semanais, o que acarretará na redução dos custos
envolvidos no processo de pedido. Estabeleceria-se um lote de compra de cinqüenta parafusos
em média, pois a organização diariamente em média faz pedidos de dez parafusos. O estoque
mínimo estabelecido seria de dez parafusos, para todos os tamanhos entre 10mm a 70mm,
conseqüentemente o estoque máximo permitido será a soma do estoque mínimo e o lote de
compra que resultaria em sessenta parafusos.
Ao considerar em média a demanda correspondente a cinqüenta itens por semana e o
lote de compra de cinqüenta parafusos, pode-se calcular o momento exato para a emissão do
pedido.
4.7 LOCALIZAÇÃO E LAYOUT DO ESTOQUE
O estoque da Jof Ortopedia Ltda, é composto de peças de pequenas proporções, pois a
mesma utiliza uma sala que é dividida com uma divisória, onde uma dos espaços pertence aos
implantes não estéreis e a outra com os implantes e instrumentas estéril. O Layout do estoque
da organização é caracterizado o Layout por processo, pois seus materiais são diversificados.
Quando as caixas de instrumentais e implantes chegam à organização para fazer
conferência, reposição e manutenção das peças, os mesmos são armazenados na sala de
expedição, num espaço anterior à sala de estoque.
Estas caixas são conferidas e repostas geralmente no mesmo dia que deram entrada na
organização, até pelo motivo que esse material sempre deve estar estéril nos Hospitais e
Clínicas para estarem disponíveis para utilização, e também para que as caixas não ocupem
espaço necessário para a movimentação do estoquista na sala, que é relativamente pequena
para que possa comportar as caixas de grande porte.
46
A proposta de reestruturação do Layout desta área atualmente visa dar uma melhor
utilização do espaço disponível, pois as maiorias dos materiais são de dimensões pequenas,
sendo caracterizado como layout por produto, mas o mesmo pode ser remodelado, conforme
exposto na figura, fazendo com que o estoquista se desloque na área com mais facilidade e
possibilitando a adequação de mais estantes para melhor alocação dos materiais no estoque.
Legenda:
Estantes de alumínio
Caixas de acrílico
Bancada de MDF
Bancada de computador
Figura 2: Layout Atual da Área de Estoque
47
4.8 CURVA ABC
A empresa não utiliza o método ABC de estoque, portanto, a melhor maneira de
resolver o problema de alguns itens, seria aplicar o método ABC. O método ABC é um
importante instrumento, onde permitiria identificar os itens que justificam atenção e
tratamento adequado em seu gerenciamento.
A empresa já possui um software, mas essa ferramenta não está disponível nessa
versão, esse método pode ser adquirido junta a empresa de software.
Aqui a sugestão, é de que a empresa programe suas compras baseada nesse método,
onde itens de maior valor serão adquiridos em menor quantidade, como por exemplo, as
próteses.
Itens de valor médio serão adquiridos em quantidade média, como por exemplo placas
para órteses, e itens de menor valor serão adquiridos em quantidades maiores, como por
exemplo, parafusos.
48
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Para a Jof Ortopedia o trabalho contemplou a melhor forma de se verificar o método de
reposição de estoque e os materiais estocados, bem como o nível ideal para que a organização
possa trabalhar diante da demanda irregular, através da aplicação do sistema de revisão
periódica (sistema de reposição de estoque) alcançando assim, uma melhor adequação dos
meios de acondicionamento utilizados, possibilitando uma readequação do layout existente.
Dessa forma construiu-se um sistema de método ABC de estoque, segundo as
características da organização que serviu como objeto de estudo.
A renovação deste atual sistema atendeu aos objetivos específicos do trabalho,
possibilitando alcançar o objetivo geral.
A proposta de implementação de melhoria no gerenciamento do atual sistema de
controle do estoque somente será possível se as considerações aqui mencionadas, forem
concebidas de forma criteriosa, envolvendo todos os funcionários que efetivamente e
potencialmente utilizem o estoque da organização.
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REFERÊNCIAS
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