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Anlise e Modelagem de Processos

Aula 03

Entendendo o conceito de BPMN em um processo

Objetivos Especficos Conhecer a Notao BPMN na Modelagem de Processos.

Temas

Introduo

1 Conceito de BPMN em um processo

2 Elementos da Notao BPMN

3 As vantagens da aplicao do BPMN na modelagem de processos

Consideraes finais

Referncias

Rommel Gabriel Gonalves RamosProfessor

Senac So Paulo - Todos os Direitos Reservados


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Introduo

Nesta aula, vamos abordar o BPMN (Business Process Modeling Notation), os seus elementos e as vantagens de utilizar esta modelagem e notao na aplicao do BPM.

Para que a aprendizagem desta aula possa trazer ganhos ao seu conhecimento, procure

entender que o BPMN independe de um software especfico e que a anlise e modelagem de processos buscam com essa abordagem trazer aspectos prticos que resultam no desenho

de processos, alm de realizar o entendimento de como podemos representar os processos

nas organizaes.

A notao BPMN rica em elementos de representao, o que torna possvel modelar os mais complexos processos. Contudo, a boa notcia que no preciso conhecer

completamente a notao para comear a modelagem de processos. A partir dos seus

elementos bsicos j possvel fazer um bom trabalho e, com o tempo, prosseguir para os

elementos mais avanados.

Com alguns elementos podemos representar praticamente tudo o que necessrio em

termos de processo. Eu preciso utilizar todos os elementos?, talvez voc pergunte. No,

pois, com alguns elementos j possvel construir uma enorme quantidade de modelos de

processos para um determinado negcio.

Bons estudos!

1 Conceito de BPMN em um processo

Em 2002, um grupo conhecido por Business Process Management Initiative (BPMI) iniciou o desenvolvimento de uma notao grfica para a representao de processos de negcio,

chamada de BPMN (Business Process Modeling Notation). A notao BPMN despertou rapidamente o interesse do mercado e da academia e, por isso, em 2006, uma importante organizao internacional foi criada para apoiar a construo de padres e public-los, a OMG

(Object Management Group), se responsabilizou pela manuteno e evoluo da notao BPMN.



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O conceito de BPM, de acordo com Jacobs e Costa (2012, p. 3), consiste num conjunto de atividades que so desenvolvidas de forma coordenada entre o ambiente tcnico e o ambiente organizacional. Estas atividades, realizadas conjuntamente, fazem com que a organizao atinja suas metas.

O objetivo principal do BPMN ser facilmente compreendida por pessoas de modo a facilitar a explicitao dos processos de negcio modelados na notao (CRUZ, 2008). Talvez este seja o principal motivo do sucesso desta notao, que nos ltimos anos praticamente dominou o cenrio mundial da modelagem de processos, tanto no mercado quanto na academia.

Uma grande vantagem do BPMN ser uma notao de padro aberto. Isso significa que, embora mantida pela OMG, no de propriedade de nenhuma empresa. Por isso, qualquer indivduo que queira contribuir com a evoluo da notao poder enviar suas contribuies para o grupo da OMG que cuida dela (CRUZ, 2008).

Diante de todos esses argumentos e definies, no difcil entender o motivo pelo

qual a notao BPMN tem sido utilizada nas empresas para a modelagem de seus processos,

inclusive possui uma tcnica de diagramao de fluxo muito similar ao diagrama de atividades

da UML (Unified Modeling Language), que tambm muito utilizada nos processos de desenvolvimento de software.

2 Elementos da Notao BPMN

A modelagem dos processos pode ser feita com um pequeno conjunto de elementos

grficos da notao BPMN, podendo mapear de maneira padronizada. Por isso, com os

elementos do BPMN temos a capacidade de identificar os processos internos e externos da

organizao, realizando a atualizao dos seus modelos de acordo com as regras estabelecidas

pela empresa (GENEVA, 2008).

Os elementos so divididos em cinco grupos de elementos conforme o quadro a seguir:



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Quadro 1 - Elementos do BPMN

Categoria Elemento Funo

Objetos de Fluxo

EventosAtividades

Gateways (divises do fluxo)

So os principais elementos e definem o comportamento de um processo

Dados

Entrada de DadosSada de DadosObjeto de Dados

Coleo de DadosArmazenamento de Dados

Fornecem informaes sobre a atividade a ser realizada

Objetos de Ligao

Fluxo de Sequncia

Fluxo de Mensagem

AssociaoAssociao de Dados

Servem para fazer a conexo entre os objetos

Swinlanes (identifica os atores do processo)

Pools (identifica o processo)Lanes (raias do processo)

Usados para agrupar elementos e identificar o autor da ao

ArtefatosAnotao de TextoGrupo

Usados para adicionar informaes ao processo. Podem ser criados conforme a necessidade

Fonte: Adaptado do Manual do BPMN 2.0 (apud RAMOS, s/d).

Na notao BPMN, o conjunto de elementos estruturado em um diagrama denominado

de DPN Diagrama de Processos de Negcio, no qual setores de uma empresa, por exemplo, so organizados em raias em que atividades e processos so descritos. Podemos obter um

exemplo prtico desta aplicao do BPMN em uma modelagem de processo de uma rea de

suporte baseado nas prticas do ITIL (PACHECO, 2010). Na tabela abaixo, temos a apresentao

de alguns elementos bsicos do BPMN:

Quadro 2 - Elementos bsicos do BPMN

Elemento Descrio Notao

Evento

representado por um crculo e o que acontece durante um processo com incio, intermedirio e fim.

Atividade representada por um retngulo de canto arredondado.



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Deciso

representada pelo losango e usada para controlar a divergncia e a convergncia de fluxo.

Fluxo de Sequncia

representado por uma seta em linha contnua e mostra a ordem em que a atividade ser executada no processo.

Fluxo de Mensagem

representado por uma linha tracejada e usada para mostrar o fluxo de mensagens entre dois participantes.

Pool Representa um participante do processo.

Lanes

Representa uma subdiviso dentro de um Pool que pode ser usado verticalmente ou horizontalmente para categorizar atividades.

Objetos de Dados

So mecanismos para mostrar como os dados so requeridos ou produzidos por atividades.

Grupo

representando por um retngulo de canto arredondado extrado com uma linha tracejada. No afeta o fluxo de sequncia.

AnotaoSo mecanismos para um modelador fornecer informaes adicionais ao um diagrama.

Fonte: Adaptado de WHITE; MIERS (2009 apud RAMOS, s/d).



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Com a notao BPMN, podemos representar um conjunto de atividades ou uma atividade

que pertena a uma ou diversas organizaes, condio esta que torna possvel realizar o

mapeamento dos seguintes tipos de processos (ARAJO, 2011):

Processos internos: aqueles realizados dentro das organizaes;

Processos abstratos: pertencentes a entidades externas onde h uma interao

entre o processo mapeado;

Processos de colaborao: assim como os processos abstratos, no pertencem organizao mapeada. A diferena que devido a sua importncia so detalhados da

mesma forma que os internos.

Na figura abaixo temos um exemplo de um processo utilizando alguns dos elementos

bsicos da notao BPMN.

Figura 1 Processo de Forma de Pagamento utilizando o BPMN

2.1 Mapeamento de Processos

Mas como mapear os processos? Que smbolos utilizar? Por onde comear: internos,

abstratos ou de colaborao? Para obter essas respostas, devemos buscar entender os

elementos bsicos que sero utilizados no BPMN dentro das suas caractersticas. Contudo,

possvel elaborar um modelo mais refinado atravs das variaes destes elementos.

Segundo White e Miers (2009, p. 23 apud RAMOS, s/d), com BPMN podem ser representados trs modelos de processos:



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Quadro 3 Modelos de Processos

Mapa de Processos Simples diagramas de fluxo de atividades, um diagrama simples com detalhes de cada atividade e suas condies para execuo.

Descrio de processos Descrevem informaes mais completas do processo, como pessoas envolvidas, dados e informaes.

Modelo de Processos Possui diagramas de fluxo detalhados, com informaes suficientes para poder analisar e simular o processo.

Fonte: Adaptado de WHITE; MIERS (2009, p. 23, apud RAMOS, s/d).

Quando iniciamos o mapeamento do processo de uma empresa, podemos aplicar o

BPMN na representao dos processos, criando uma viso simples e compreensvel a todos os envolvidos sobre os seus comportamentos. Todo esse mapeamento auxilia a empresa a identificar pontos fortes e fracos, auxiliando no entendimento dos processos e com isso

melhorando a performance dos negcios (ARAJO, 2011).

De acordo com Ramos (s/d, p.3), podemos exemplificar o BPMN na utilizao para o

apoio ao desenvolvimento de software, uma vez que o mapeamento do processo de maior relevncia (processo-chave) o levantamento de requisitos, no qual podemos representar

com o BPMN o que um sistema deve ou no fazer.

Agora que voc j conhece um pouco melhor o BPMN, leia o artigo Modelagem de processos com BPMN em pequenas empresas: um estudo de caso, de Cristiano Tolfo, Thiarles Soares Medeiros e Jaline Gonalves Mombach, publicado pelo XXXIII Encontro Nacional de Engenharia de Produo.

Neste artigo, os autores apresentam os resultados de um estudo sobre gesto de processos de negcio e modelagem de processos em uma microempresa que produz produtos de artesanato em MDF. Acesse o Ambiente Virtual de Aprendizagem e confira!

3 As vantagens da aplicao do BPMN na modelagem de processos

No momento de operacionalizar os processos para que possamos geri-los, precisamos

desenhar estes processos fazendo a sua representao grfica, tornando eles passveis de

anlise. Podemos exercitar a aplicao do BPMN em processos dirios e rotineiros, por exemplo, a realizao de uma compra em um supermercado (CRUZ, 2008).



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Note que, ao fazer a tentativa de representar graficamente este processo, natural que

surja a necessidade de padronizar os passos, de modo a garantir a integrao dos processos

com o compartilhamento de informaes. Em outras palavras, somente nesta etapa

possvel acompanhar uma transao de ponta a ponta, acelerando o conhecimento do fluxo

de informaes (CRUZ, 2008).

Um estudo feito por Recker (2010), da Queensland University of Technology, mostra um panorama do uso do BPMN no mundo. Atravs de dados levantados com 590 usurios que trabalham ativamente com a notao, ficou demonstrado que 60% dos usurios trabalham no

setor privado, mais de 50% trabalham em grandes empresas com mais de 1000 funcionrios,

sendo 22,7% trabalham em empresas de mdio porte e 26,8% em pequenas empresas.

As equipes de trabalho so pequenas, mesmo em grandes empresas, onde 64,4% dos

entrevistados possuem equipes com menos de 10 membros e em apenas 3,8% das empresas

possuem mais de 50 pessoas trabalhando com o BPMN.

Figura 2 Disposio dos usurios de BPMN

Fonte: Adaptado de Recker (2010, p. 7).

Conforme os dados da pesquisa, 51% dos entrevistados usam BPMN para modelos de

negcios (documentao de processos, melhorias, anlise de negcios, comunicao com

stakeholders e assim sucessivamente), enquanto os 49% restantes utilizaram BPMN para propsitos mais tcnicos (como simulao de processos, anlises de servios e engenharia

de fluxo de trabalho). Um dado curioso, 70% dos entrevistados aprenderam BPMN sozinhos

e 13,6% receberam treinamento formal.



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O BPMN tornou-se um padro para modelagem de processos de negcio em iniciativas

de BPM devido simplicidade nas suas formas de representao, que permitem a rpida

compreenso pelos especialistas do negcio e a facilidade de comunicao com os responsveis pela tecnologia de informao da empresa, aliada a tecnologias que permitem

a automatizao dos processos modelados.

Portanto, para que todas as informaes estejam disponveis em um mesmo local com

um mesmo formato, o primeiro passo empregar um padro de notao a exemplo do BPMN. Apesar de existirem tcnicas e ferramentas de modelagem disponveis, podemos utilizar a

notao BPMN para que atenda a um dos requisitos dos usurios, que ser de fcil

entendimento e com maior disseminao no mercado (CRUZ, 2008).

Acesse o recurso audiovisual pblico e assista a um vdeo que mostra um exemplo de modelagem de processos usando o BPMN atravs da ferramenta Bizagi, um software gratuito para criao e documentao de processos.

Consideraes finais

O BPMN pode ser utilizado como uma notao para apoiar as empresas na anlise,

modelagem e mapeamento dos seus processos de maior importncia, descobrindo assim falhas, possveis melhorias no fluxo de suas atividades e anlise de impacto quando alterado

um fluxo que j est em uso.

Segundo Tessari (2008, p. 66), o processo fica todo mais visvel, no se esquece de

etapas e o melhor de tudo que se tem uma viso do todo. As pessoas no tm a mnima ideia de complexidade envolvida com uma pequena alterao. Se o processo est visvel, eles

vo pensar duas vezes antes de pedir mudanas inteis.

Sendo um padro para modelagem de processos de negcio, o BPMN propicia s empresas a capacidade de compreender os seus procedimentos internos de negcio em uma notao grfica dando s organizaes a capacidade de comunicar com esses procedimentos

de uma forma padro. Alm disso, a notao grfica facilita a compreenso das colaboraes

no desempenho das transaes de negcio entre as organizaes. Isso garante que as

empresas consigam interagir com seus participantes em seus negcios, permitindo que haja

ajustes em processos internos e externos.



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Dentro do contexto de desenvolvimento de software ou de qualquer outra atividade, precisamos cada vez mais de opes e modelos que possam ajudar os nossos processos, ou

seja, uma soluo que automatize as nossas atividades, principalmente as que tm interao

com os nossos clientes. Na busca por inovaes, devemos analisar e estudar a notao BPMN e verificar se sua aplicao vivel por meio da opinio de profissionais e demais envolvidos

na organizao (CRUZ, 2008).

Nesta aula, tivemos a oportunidade de compreender a aplicao da notao BPMN em

qualquer processo relevante para uma empresa. No deixe de exercitar o conhecimento adquirido com esta aprendizagem, buscando colocar em prtica por meio de um exemplo que

est mais prximo de voc de um processo que executado e que no est documentado na

empresa em que trabalha.

Referncias

ARAJO, L. C. G. Gesto de Processos: melhores resultados e excelncia organizacional. So Paulo: Atlas, 2011.

CRUZ, T. BPM e BPMS - Business Process Management e Business Process Management Systems. So Paulo: Brasport, 2008.

GENEVA, R.; DEBEVOISE, T. The microguide to process modeling in BPMN (Paperback). EUA: BookSurge Publishing, 2008.

JACOBS, W.; COSTA, M. Modelagem do processo de desenvolvimento de produtos utilizando o BPM e o DFSS: um estudo de caso em uma empresa de pedras semipreciosas. XXXII Encontro Nacional de Engenharia de Produo. Bento Gonalves, RS. 2012. Disponvel em: . Acesso em: 28 nov. 2014.

PACHECO, G. T. K. G. Modelagem de processo de negcio de uma rea de suporte baseado nas prticas ITIL. 2010. Disponvel em: . Acesso em: 13 nov. 2014.

RAMOS, V. E. Analisando BPMN como notao de apoio ao desenvolvimento de software. Disponvel em: . Acesso em: 13 nov. 2014.

RECKER, J. C. Opportunities and constraints: the current struggle with BPMN. 2010. Disponvel em: . Acesso em: 07 nov. 2014.

TESSARI, R. Gesto de processos de negcio: um estudo de caso da BPMN em uma empresa do setor moveleiro. Disponvel em: . Acesso em: 28 nov. 2014.

TOLFO, C.; MEDEIROS, T.S.; MOMBACH, J.G. Modelagem de processos com BPMN em pequenas empresas: um estudo de caso. XXXIII Encontro Nacional de Engenharia de Produo. Salvador, BA. 2003. Disponvel em: . Acesso em: 28 nov. 2014.

Introduo1 Conceito de BPMN em um processo2 Elementos da Notao BPMN3 As vantagens da aplicao do BPMN na modelagem de processosConsideraes finaisReferncias

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