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24/04/2008

organizar e gerir eventos

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sumário genérico

parte I

1. conceito de evento

2. tipos de evento

3. plano de um evento

4. avaliação do evento

parte II

1. patrocínios, apoios emecenato

2. marketing de eventos

parte III

trabalho prático

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parte I

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* material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser

1. conceito de evento

um evento é um acontecimentoplaneado, que ocorre num dado tempoe lugar, que visa promover a relaçãoorganização anfitriã e o público deinteresse, com vista ao alcance dedeterminados objectivos *

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1.1 profissional de

eventospessoa responsável pela coordenaçãode todas as acções e actividadesnecessárias para a produção de umevento *

* material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Serdomingospereira.com

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2. tipos de eventos

• quanto à sua periodicidade

– esporádicos

– periódicos

– de oportunidade

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2.1 tipos de eventos

• quanto à sua abrangência

– locais

– regionais

– nacionais

– internacionais

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2.2 tipos de eventos

• quanto à sua dimensão

– pequenos (até 200 px)

– médios (200 a 600 px)

– grandes (+ 600 px)

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2.3 tipos de eventos

• quanto à sua natureza– científico

– cultural

– desportivo

– promocional

– religioso

– particular

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2.3.1 tipos de eventos

• científicos– assembleia

– colóquio

– conferência

– congresso

– debate

– palestra

– seminário

– simpósio

– workshop

– jornada

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2.3.2 tipos de eventos

• culturais– cinema

– teatro

– festival

– concurso

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2.3.3 tipos de eventos

• religiosos– missa

– procissão

– conclave

– concílio

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2.3.4 tipos de eventos

• desportivos– campeonato

– olimpíada

– torneio

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2.3.5 tipos de eventos

• promocionais– desfile

– feira

– mostra

– salão

– lançamento de livro

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2.3.6 tipos de eventos

• particulares– aniversários

– casamentos

– baptizados

– bodas

– comunhões

– despedida de solteiro

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3. plano do evento

• análise do evento

• proposta/orçamento

• execução & acompanhamento

• encerramento & avaliação

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3.1 plano do evento

• análise do evento

• momento inicial• quem

• para quem

• o quê

• porquê

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3.1 plano do evento

• análise do evento

• momento final• quem

• para quem

• o quê

• porquê

• onde

• quando

• como

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3.2 plano do evento

• proposta/orçamento

• que recursos humanos

• que fornecedores

• qual a afectação de custos

• que margem de lucro

• modalidade de pagamento

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3.3 plano do evento

• execução & acompanhamento

• gestão de recursos humanos• analisar e descrever funções

• definir políticas e procedimentos

• formar a equipa

• supervisionar e avaliar o desempenho

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3.3.1 plano do evento

• execução & acompanhamento

• recursos físicos, materiais e serviços• infra-estruturas (luminosidade, temperatura)

• equipamentos diversos

• serviços diversos: catering, decoração

• serviços de apoio: transportes, limpeza

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3.3.2 plano do evento

• execução & acompanhamento

• recursos legais e de risco• contratos

• licenças e registos

• seguros

• segurança

• serviços de emergência

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3.4 plano do evento

• encerramento & avaliação

• certificados

• questionários de avaliação

• cartas de agradecimento

• relatório final

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* PEDRO, F., 2007, p.95

4. avaliação do evento

consiste no processo de observação,medição e acompanhamento crítico dasua implementação, com o fim deavaliar os resultados de forma precisa *

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4.1 avaliação do evento

… com vista ao melhoramento dasvárias etapas que caracterizam aorganização do evento

os resultados da avaliação devemconstar num relatório a ser entregue àsentidades que estiveram envolvidas

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4.2 avaliação do evento

• pré-evento

• durante o evento

• pós-evento

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4.3 avaliação do evento

• pré-evento– estudo de viabilidade (afectação de

recursos)

– previsão da adesão, custos e benefícios

– fixação de metas ou padrões através dosquais o evento será medido

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4.4 avaliação do evento

• durante a execução do evento– número de inscrições (+ comunicação?)

– desempenho dos colaboradores (acçõescorrectivas?)

– feedback em tempo real(descontentamentos, tempos de espera,reforçar atractividade do evento)

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4.5 avaliação do evento

• pós-evento– recolha de dados estatísticos e análise de

resultados

– feedback dos participantes e do staff• reuniões, questionários

– quais as forças e as fraquezas do evento

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parte II

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patrocínios, apoios e

mecenato

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1. patrocínios, apoio e

mecenato• patrocínio

– financiamento com troca comercial(publicidade, venda exclusiva,…)

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1.1 patrocínios, apoio e

mecenato• apoio

– parceria que implica cedência de recursos(instalações, equipamentos,comunicação,…)

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1.2 patrocínios, apoio e

mecenato• mecenato

– financiamento a acções de promoçãocultural, que tem benefícios fiscais(acções em museus, bibliotecas,reabilitação de monumentos,…)

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1.3 patrocínios, apoio e

mecenato• vantagens para os patrocinadores

– melhorar a imagem de marca

– ganhar ou aumentar a notoriedade

– identificação do produto com umdeterminado estilo de vida

– oportunidades de merchandising

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1.4 patrocínios, apoio e

mecenato• como pedir um patrocínio

– identificar empresas cujas necessidades correspondam aositens anteriores

– dirigir a carta a um director e explicar a razão da selecçãodaquela empresa

– apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seuhistorial

– apresentar os benefícios para o patrocinador (público-alvo;publicidade no local e cobertura nos media,…)

– mostrar-se disponível para uma entrevista

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BES - Mecenas da Fotografia em Portugal

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marketing de eventos

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2. marketing de

eventossignifica compreender um eventoenquanto estratégia de marketing deuma empresa, ou seja, adaptar osconhecimentos adquiridos da práticado marketing para criar valor aoevento

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2.1 marketing de

eventos• a sua utilização permite

– analisar as necessidades do mercado-alvo

– conhecer a concorrência

– decidir o público-alvo

– calcular o preço

– decidir a estratégia de distribuição ecomunicação

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2.2 marketing de

eventos• marketing-mix

– público

– produto

– preço

– distribuição

– comunicação

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2.2 marketing de

eventos• público

– identificar o público de interesse(características)

– conhecer as suas necessidades eexpectativas

– definir o número de pessoas a atingir

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2.3 marketing de

eventos• produto

– entretenimento oferecido (artistas, cenários,oradores)

– padrão de serviços (inscrição, transporte, pósevento)

– alimentação

– merchandising

– identificação (marca, logótipo)

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2.4 marketing de

eventos• preço

– qual o custo do evento

– qual o valor percebido para o consumidor

– quais os preços da concorrência

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2.5 marketing de

eventos• distribuição

– qual o espaço físico do evento

– ponto de venda dos bilhetes/inscrições

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2.6 marketing de

eventos• comunicação

– quais as melhores ferramentas parapromover o evento• publicidade

• rp

• marketing directo

• promoção de vendas

• venda directa

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referênciasGIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar,

estruturar e captar recursos, Thomson

PEDRO, Filipe et al, Gestão de eventos, 2007,Quimera

VIEGAS, Márcia, Marketing de feiras, 2000,Edições Sílabo

Material do curso Organização e Gestão de Eventos,

Portal do Ser

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parte III

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