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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
O TEMPO NÃO PÁRA: COMO A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PODE RENDER DINHEIRO E QUALIDADE DE VIDA
Por: Angelita Costa Barbosa Machado
Orientadora
Profª. Alekssandra Slinowska Bartsch
Niterói
2005
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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
O TEMPO NÃO PÁRA: COMO A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO PODE RENDER DINHEIRO E QUALIDADE DE VIDA
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como condição prévia para a
conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu”
em Finanças e Gestão Corporativa. São os objetivos
da monografia perante o curso e não os objetivos do
aluno.
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço a Deus pela vida e por sua
presença na minha vida. Agradeço a
minha família com a qual posso
desfrutar a minha vida com alegria e
felicidade.
4
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho ao meu marido,
Glaussius, cujo entusiasmo me incentivou
a galgar um novo degrau na minha vida
acadêmica. A minha mãe e ao meu pai
que sempre me educaram da melhor
forma, sem nunca medir esforços para
que um dia eu me tornasse uma pessoa
íntegra.
5
RESUMO
Atualmente, o grande desafio do mundo moderno é o tempo. Todos os dias
acontecem verdadeiros bombardeios de informações, os quais não somos
capazes de processar. Os meios de comunicação estão causando um impacto
tremendo na vida das pessoas e das empresas. Este impacto tão grande pode
custar caro. Isto porque está cada vez mais difícil conseguir conciliar o lado
profissional com o pessoal. Este passou a ser o objetivo do meu tema.
Saber administrar o tempo é essencial para o planejamento, o
desenvolvimento, a produtividade e a qualidade de vida da empresa e de seu
profissional. Com o planejamento diário, além de benefícios no trabalho, colhe-
se frutos com a organização no orçamento doméstico.
Profissionais/pessoas de todos os níveis precisam saber administrar o tempo.
Nessa era de informação, o fluxo de comunicação e informação é tão intenso
que muitos acabam sem saber como se organizar.
Este trabalho tem por objetivo principal ajudar a identificar os “ladrões de
tempo” que consomem o dia de trabalho e lazer, e criar condições para uma
maior produtividade com qualidade de vida.
A primeira conclusão que se pode identificar é que o homem está cada vez
mais sem tempo. Estamos vivendo num mundo onde as informações chegam
rapidamente e num fluxo cada vez maior. Dessa maneira decisões devem ser
tomadas com a mesma precisão e rapidez.
6
METODOLOGIA
A metodologia de trabalho utilizada nessa pesquisa foi baseada em
bibliografias de diversos autores sobre o assunto, pesquisas publicadas em
revistas. Recorreu-se a teses e dissertações e outros recursos como a internet
para a busca de informações inerentes ao tema. De conformidade com o vários
tipos de pesquisa existentes, trata-se de uma pesquisa exploratória, descritiva,
explicativa e aplicada quanto aos fins.
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SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I – O HOMEM NO TEMPO 10
1.1 – Grandes Avanços 11
1.2 – O Tempo Voa 13
CAPÍTULO II – PLANEJAMENTO: A MELHOR FORMA DE
ADMINISTRAR O TEMPO 15
2.1 – Como administrar o tempo 16
2.2 – Gestão estratégica do tempo 18
2.3 – Não desperdice seu tempo 20
2.4 – Tempo é dinheiro ou vida ? 22
CAPÍTULO III – QUALIDADE DE VIDA COM FOCO NA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO 25
3.1 – Administrando o estresse 26
3.2 – Aumentando a produtividade 28
CONCLUSÃO 31
BIBLIOGRAFIA 33
ANEXOS 34
FOLHA DE AVALIAÇÃO 35
8
INTRODUÇÃO
Santo Agostinho afirmou, em suas Confissões, que discutir o tempo é algo
muito complicado, pois o tempo parece ser, quando não tenta-se discorrer
sobre ele, algo simples, que todo o mundo conhece. Basta, porém, tentar
teorizar sobre ele para que se veja diante de grande confusão.
O tempo está tornando-se cada vez menor e com isso o estresse tem
aumentado, ocasionando em uma qualidade de vida ruim. O tema desta
monografia propõe a apresentar a importância da administração do tempo. A
boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades,
visando ajudar a refletir e conscientizar-se sobre o que precisa fazer para
conseguir este objetivo, tornando-se um bom administrador do próprio tempo.
O tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe. O agora já
passou e não tem dinheiro no mundo que possa comprar este minuto de volta.
Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que
qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos
negócios e na vida.
São apresentadas a evolução do homem no tempo e a importância deste para
o seu desenvolvimento. Além de apresentar como usar de forma eficaz o
tempo, identificar os desperdiçadores e economizadores de tempo. Tendo
como objetivo a busca por uma maior produtividade com qualidade, sem
esquecer do lado pessoal do profissional.
As pessoas reclamam muito de falta de tempo porque não sabem definir suas
prioridades, e acabam atendendo milhares de solicitações, e aquilo que tem
importância maior, significado maior, vai ficando para depois. Elas estão cada
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vez mais empenhadas em fazer tudo mais rápido e vencer o tempo para
economizá-lo. Ironicamente, estão cada vez mais sem tempo para a vida
familiar, do lazer, espiritual dentre outros.
Vive-se num mundo cada vez mais estressante, onde o tempo é um bem
valioso e os sonhos estão sendo ameaçados devido a sua escassez, ou
melhor, devido à sua má administração, dando a impressão de que “não se tem
mais tempo para nada”. Corre-se de um lado para outro, sempre ocupado,
“apagando incêndios”, resolvendo problemas urgentes, “dando conta do
recado”, e se esquece das coisas que são realmente importantes, seja a
família, os sonhos, os hobbies, os projetos pessoais que vão sendo adiados.
Num tempo em que a qualidade de vida é o tema da moda, todos estão ligados
“no piloto automático” executando o que tem que fazer para seguir adiante.
A presente análise, espera contribuir para uma conscientização da importância
da administração do tempo, principalmente porque num mundo como o nosso,
quem não souber administrar o próprio tempo e não tiver um nível razoável de
auto-organização, deixa de ser competitivo, torna-se estressado e o pior, acaba
perdendo o melhor da vida, pois vive só para tampar os buracos que deixou
pelo caminho.
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CAPÍTULO I
O HOMEM NO TEMPO – RESUMO HISTÓRICO
A partir do momento em que nascemos, o tempo começa a correr. Ele pode
acabar a qualquer momento, ninguém sabe quando. O fato é que o tempo é
distribuído igualmente para todos. Cada um tem direito a 24 horas por dia. Para
uns isso é muito, para outros, muito pouco.
Em sua busca constante por alimento o homem descobriu no campo uma
enorme variedade de insumos. Desse modo ele passou a se dedicar a terra e
descobriu através da observação das sementes, das chuvas e da colheita que
ele sempre teria o seu alimento.
O homem aprendeu a entender o tempo e saber dominá-lo plantando e
colhendo no momento certo. Aprendeu a domesticar os animais, onde estes
poderiam tanto matar a sua fome e de sua família como também a auxiliá-lo na
terra. Passando assim a pastorear o gado, diminuindo sua dependência com
relação a natureza
O homem atingiu um importante grau de desenvolvimento e estabilidade. Com
a sedentarização, a criação de animais e a agricultura em pleno
desenvolvimento, as comunidades puderam trilhar novos caminhos. Um
avanço importante foi o desenvolvimento da metalurgia. Criando objetos de
metais, tais como, lanças, ferramentas e machados, os homens puderam caçar
melhor e produzir com mais qualidade e rapidez. A produção de excedentes
agrícolas e sua armazenagem, garantiam o alimento necessário para os
momentos de seca ou inundações. Com mais alimentos, as comunidades
foram crescendo e logo surgiu a necessidade de trocas com outras
comunidades. Foi nesta época que ocorreu um intenso intercâmbio entre vilas
e pequenas cidades. A divisão de trabalho, dentro destas comunidades,
aumentou ainda mais, dando origem ao trabalhador especializado.
11
Na Idade Média prevaleceu as relações de vassalagem e suserania. O
suserano era quem dava um lote de terra ao vassalo, sendo que este último
deveria prestar fidelidade e ajuda ao seu suserano. O vassalo oferecia ao
senhor, ou suserano, fidelidade e trabalho, em troca de proteção e um lugar no
sistema de produção. As redes de vassalagem se estendiam por várias
regiões, sendo o rei o suserano mais poderoso.
Todo os poderes jurídico, econômico e político concentravam-se nas mãos dos
senhores feudais, donos de lotes de terras (feudos).
A sociedade possuía pouca mobilidade social e era hierarquizada. A nobreza
feudal (senhores feudais, cavaleiros, condes, duques, viscondes) era detentora
de terras e arrecadava impostos dos camponeses. O clero (membros da Igreja
Católica) tinha um grande poder, pois era responsável pela proteção espiritual
da sociedade. Era isento de impostos e arrecadava o dízimo. A terceira
camada da sociedade era formada pelos servos (camponeses) e pequenos
artesãos. Os servos deviam pagar várias taxas e tributos aos senhores feudais.
A economia feudal baseava-se principalmente na agricultura. Existiam moedas
na Idade Média, porém eram pouco utilizadas. As trocas de produtos e
mercadorias eram comuns na economia feudal.
1.1 - Grandes Avanços
Na Idade Moderna tudo mudou, devido a Revolução Industrial que teve início
no século XVIII, na Inglaterra, com a mecanização dos sistemas de produção.
Enquanto na Idade Média o artesanato era a forma de produzir mais utilizada, a
burguesia industrial, ávida por maiores lucros, menores custos e produção
acelerada, buscou alternativas para melhorar a produção de mercadorias. O
crescimento populacional acabou por trazer maior demanda de produtos e
mercadorias.
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O século XVIII foi marcado pelo grande salto tecnológico nos transportes e
máquinas. As máquinas à vapor, principalmente os gigantes teares,
revolucionaram o modo de produzir. Se por um lado a máquina substituiu o
homem, gerando milhares de desempregados, por outro baixou o preço de
mercadorias e acelerou o ritmo de produção.
As fábricas do início da Revolução Industrial não apresentavam o melhor dos
ambientes de trabalho. As condições eram precárias. Eram ambientes com
péssima iluminação, abafados e sujos. Os salários recebidos pelos
trabalhadores eram muito baixos e chegava-se a empregar o trabalho infantil e
feminino. Os empregados chegavam a trabalhar até 18 horas por dia e
estavam sujeitos a castigos físicos dos patrões. Não havia direitos trabalhistas.
Cansados de serem explorados, os trabalhadores se organizaram para lutar
por melhores condições de trabalho. Os empregados das fábricas formaram as
trade unions (espécie de sindicatos) com o objetivo de melhorar as condições
de trabalho.
Pode-se concluir que a Revolução tornou os métodos de produção mais
eficientes. Os produtos passaram a ser produzidos mais rapidamente,
barateando o preço e estimulando o consumo. Por outro lado, aumentou
também o número de desempregados. As máquinas foram substituindo, aos
poucos, a mão-de-obra humana. A poluição ambiental, o aumento da poluição
sonora, o êxodo rural e o crescimento desordenado das cidades também foram
conseqüências nocivas para a sociedade. Até os dias de hoje, o desemprego é
um dos grandes problemas nos países em desenvolvimento. Gerar empregos
tem se tornado um dos maiores desafios de governos no mundo todo. Os
empregos repetitivos e pouco qualificados foram substituídos por máquinas e
robôs. As empresas procuram profissionais bem qualificados para ocuparem
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empregos que exigem cada vez mais criatividade e múltiplas capacidades.
Mesmo nos países desenvolvidos tem faltado empregos para a população.
1.2 - O Tempo Voa
O que o imperador romano Marco Aurélio compreendeu há quase 2000 anos
revela uma das maiores ironias da História. Desde o início da Revolução
Industrial, inúmeras invenções foram projetadas para economizar tempo.
Entretanto, esses dois séculos de incrível avanço tecnológico induziram um
estilo de vida em que o tempo parece estar desaparecendo. Esta atual cultura
leva a uma armadilha: muitas coisas são feitas, assumi-se muitas
responsabilidades, e acaba-se dizendo sim a muitas oportunidades. A
sociedade é rica materialmente, mas pobre em relação ao tempo. A qualidade
do tempo dedicado ao convívio humano simplesmente desapareceu das vidas.
Ao questionar a falta de tempo, nossa cultura está, de fato, lidando com a
eterna questão sobre o significado da vida humana. O que, a princípio, pode
parecer um problema exclusivo desta era é, na verdade, a versão de uma
indagação presente no coração da própria natureza humana.
"A única vida que um homem pode desperdiçar é aquela que ele está vivendo
agora...", diz Marco Aurélio. "Porque a única coisa da qual qualquer homem
pode ser privado é do momento presente - já que é a única coisa que possui."
O homem, por possuir um senso natural de orientação, desenvolveu ao longo
do tempo diferentes e refinados meios para saber onde está em qualquer ponto
da Terra. Durante muito tempo, a humanidade utilizou-se de recursos naturais
para se orientar, como o sol, as estrelas, acidentes topográficos, direção
predominante dos ventos, etc.
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Apesar de o homem ter dividido o tempo em passado, presente e futuro, na
maioria das pessoas não há a menor habilidade na utilização desta ferramenta.
Não sabe usufruir, ou perceber a importância, de cada segundo do cotidiano.
Ora resmunga-se, ora critica-se negativamente, ou se mergulha nas
profundezas dos devaneios. Mas o tempo é uma realidade e, a realidade não
pára. Por mais estagnados que estejamos no tempo.
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CAPÍTULO II
PLANEJAMENTO: A MELHOR FORMA DE ADMINISTRAR O TEMPO
O primeiro passo para melhorar a administração do tempo é o planejamento.
Como sempre, a importância do planejamento não pode ser descartada.
Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a
realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para atingir seus
objetivos.
Todo planejamento é flexível e no decorrer do dia pode ser ajustado conforme
a sua necessidade, seu principal objetivo é ajudar e não ser uma coisa chata e
sufocante. Mas nada disso adiantará se não houver disciplina. Não se pode
planejar todo o tempo. Tem que ter um desconto para os imprevistos.
É pura ilusão acreditar que, em uma sociedade complexa como a nossa,
sempre haverá tempo para fazer aquilo que deseja-se e precisa-se. Mas
estabelecer metas, definir prioridades e organizar o ambiente de trabalho, entre
outros aspectos, pode ajudar a tornar as 24 horas do dia mais produtivas.
Antes de partir para uma melhor administração do tempo, é preciso identificar
como e porque ele é desperdiçado. As causas podem ser muitas:
perfeccionismo, dificuldade de dizer não, falta de planejamento e objetivo,
dificuldade de delegar.
“É muito triste passar a vida inteira cumprindo as suas obrigações sem nunca
ter construído algo de fato.”- Almir Klink
A consequência da falta de planejamento é uma vida de obrigações, sem
realizações. Por vezes, a sorte pode levar um ou outro a conquistar o sucesso
profissional, financeiro ou pessoal. Mas depender da sorte é arriscado, na vida,
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pode-se acabar no topo de uma colina ou no fundo de um vale. Para quem não
quer nada ou não sabe o que quer, permanecer na inércia pode até ser
benéfico, quem sabe a vida pode levá-lo para o alto. Mas, existem aqueles que
sabem o que querem, que possuem sonhos e objetivos. Deixar a vida levar
certamente não é a melhor opção. Realizações exigem iniciativa. Iniciativa
exige determinação. E determinação sem planejamento resulta em desperdício
de esforços. Estar determinado para realizar coisas que no futuro demonstram-
se inúteis só irá colaborar para o aumento da frustração pessoal.
2.1- Como administrar o tempo
A boa administração do tempo supõe saber usar bem algumas habilidades,
visando a reflexão e conscientização sobre o que é necessário fazer para
conseguir este desafiante objetivo e tornar-se um bom administrador do seu
tempo. O primeiro passo é:
§ Ser objetivo. Esta é a primeira habilidade necessária. Saber ir aos pontos
essenciais, evitando ser prolixo e difuso ou perder-se em detalhes.
§ Trabalhar por prioridades. Esta é talvez a habilidade mais importante para
conseguir administrar bem o tempo. É preciso ter consciência de que o
tempo é limitado. Tem que selecionar, reconhecer a própria limitação e
saber trabalhar por prioridades. No início de cada dia de trabalho deve-se
identificar com clareza quais são as prioridades. Se sobrar tempo faz-se o
resto. O ideal é colocar no papel tudo aquilo que é prioritário por ordem.
Não deve-se confiar na memória, pois ela é bastante afetada pelo estresse.
§ Saber delegar. Delegar tudo aquilo que é delegável para ter tempo de fazer
tudo que compete somente a nós. Não ser centralizador. Além de permitir
ver o que é essencial e prioritário, a delegação é um instrumento poderoso
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de desenvolvimento e crescimento para os liderados. É através da
delegação que eles aprendem e crescem. É claro, a delegação deve ser
progressiva de acordo com o nível de desenvolvimento e responsabilidade
do liderado.
§ Saber dizer não. Não basta ter a consciência de que deve-se trabalhar por
prioridades e ter noção dos próprios limites se não sabe dizer não,
assumindo sempre mais do que consegue. É preciso ter habilidade para
dizer não. Saber dizer não para cima, para as chefias superiores, exige
ainda mais segurança e habilidade, mas deve-se dizer quando necessário.
§ Conseguir administrar a ansiedade. Este é outro ponto fundamental para se
administrar o tempo. Se não houver um controle da ansiedade não será
possível administrá-lo. A ansiedade moderada é o combustível das
realizações. Já a ansiedade excessiva, leva a assumir mais
responsabilidades que se pode tendendo a tomar decisões precipitadas,
afetando a qualidade das mesmas e dos resultados e a qualidade de vida.
Existem dois mitos da administração do tempo. O primeiro é que quem
administra o tempo torna-se escravo do relógio. A verdade é bem o contrário.
Quem administra o tempo coloca-o sob controle, torna-se senhor dele. Quem
não o administra é por ele dominado, pois acaba fazendo as coisas ao sabor
das pressões do momento, não na ordem e no momento em que desejaria. O
outro diz que, administrar o tempo é algo que se aplica apenas à vida
profissional.
A administração e o uso eficiente do tempo é resultado de muitas habilidades,
preconceitos, atitudes, hábitos e filosofias pessoais. Ninguém pode dominar o
tempo. A verdade é que administrar o tempo não é programar a vida nos
mínimos detalhes: é adquirir controle sobre ela. É necessário planejar, sem
dúvida. Mas é preciso ser flexível, saber fazer correções de curso.
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2.2 - Gestão estratégica do tempo
“Ahhh....que bom seria se o dia tivesse 30 horas” ... “Estou sem tempo
agora”....”vivo na correria” ... “não vai dar tempo”... “tenho menos tempo hoje do
que a um tempo atrás”...e tantas outras frases que são ouvidas ou
pronunciadas por alguém.
Gerir o tempo se tornou uma das tarefas mais imprescindíveis e difíceis na
atualidade. É uma competência fundamental ainda não trabalhada de forma
eficiente pela maioria dos profissionais no dia-a-dia.
Gerir o próprio tempo se tornou um desafio tão grande quanto aprender
competências de cunho técnico e por muitas vezes mais difícil.
Administrar o tempo tem duas funções básicas: a busca da eficácia no trabalho
e uma melhor qualidade de vida. Este tema tem se tornado essencial na
medida que cada vez mais existem pressões advindas de praticamente todos
os lados para que as ações aconteçam e para que as atividades sejam
realizadas de forma otimizada.
As cobranças geralmente tornam o dia curto e cansativo, com o estresse
elevado, os nervos a flor da pele e a vontade de sumir, viajar, se enfiar em um
buraco, sem ninguém para incomodar. Tão importante quanto aprender a gerir
o próprio tempo é aprender a gerir o tempo alheio, já que este pode influenciar
de forma negativa.
Gerenciar o tempo passa por alguns caminhos fáceis de entender, mas de
relativa dificuldade de aplicação, o primeiro problema é que cada um deve se
condicionar, o segundo, é a falta de hábito em dar seqüência a próprias ações,
e por fim, economizar tempo leva tempo.
Mas nem tudo esta perdido existem alguns caminhos facilitadores:
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Buscar objetividade
Saber chegar na raiz do que é importante, evitar sobrecargas desnecessárias
ou perder-se em detalhes que não agregam valor.
Definir prioridades
Esta é talvez a habilidade mais difícil e também a mais importante para
conseguir otimizar o tempo. Existe uma limitação natural de tempo (24 horas no
dia e 8 de trabalho) e uma quantidade de tarefas a desempenhar durante este
tempo. A rotina não permite exercitar a habilidade de filtrar o que é importante,
aquilo que realmente é importante. Trabalhar as prioridades significa filtrar,
selecionar e definir os elementos que são imprescindíveis naquele dia ou
naquela semana. Deve-se ter de forma bem clara qual será a prioridade, ter
foco, direção.
Delegar
Dividir o fardo, contar com a ajuda de outras pessoas, evitando centralizar
todas as decisões, quem não consegue delegar acaba carregando um peso
excessivo e chega um momento em que o trabalho simplesmente deixa de ser
produtivo, e o cansaço, o desânimo, o estresse elevado tomam conta.
Assumir responsabilidades mais do que se pode fazer é um grande erro, é
preferível fazer menos mas com mais qualidade do que tentar abraçar o mundo
e não conseguir o resultado esperado ou desejado. Não prometer aquilo que
não poderá cumprir, fatalmente causará desgaste e sobrecarga.
Cuidar do estado mental e físico.
É muito importante cuidar da cabeça, descansar e fazer exercícios. Quando as
mente esta mais tranqüila e o corpo mais relaxado as tarefas fluem melhor. Ter
momentos de tranqüilidade e descanso periodicamente é vital.
Por fim, para gerir o tempo deve-se levar em consideração diversos outros
pontos em relação a realidade de cada um. O ponto principal é desenvolver
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meios de ter uma melhor qualidade de vida. Afinal, vive-se apenas uma vez,
sendo assim, viva o melhor que puder.
2.3 - NÃO DESPERDIÇE SEU TEMPO
Está cada vez mais difícil conciliar as vidas profissional e pessoal. A primeira
medida é saber identificar e combater os desperdiçadores de tempo. Esse
desperdício é causado por vários fatores, entre eles os culturais.
Muitas pessoas possuem excesso de tarefas e não sabem por onde começar.
Isto gera dificuldades no raciocínio, dúvidas sobre a própria capacidade entre
outros. Além disso pode causar distúrbios como insônia, ansiedade, dores de
cabeça e estômago. Tudo isto ainda pode se agravar devido a sentimento de
fracasso, gerando estresse e desânimo.
A administração do tempo começa com a identificação como cada um utiliza
seu tempo, aquilo que não está satisfazendo e o que deseja-se mudar.
Dicas para economizar tempo
§ Planejamento - toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou
quatro na execução e produz melhores resultados.
§ Organização - a organização é um outro fator facilitador na execução das
tarefas: é aliada do tempo.
§ Delegação - atribuição de tarefas para outras pessoas a fim de liberar o
tempo para tarefas mais importantes.
§ Telefone - use-o para evitar deslocamentos desnecessários.
§ Comunicação - a linguagem simples, concisa e isenta de ambigüidades
assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-
entendidos.
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§ Concentração - tempo mínimo que se julgar necessário para conseguir
progresso.
Alguns 'economizadores' de tempo
§ Utilização de uma agenda ou um calendário de reuniões.
§ Criação de listas de afazeres.
§ Definição de metas.
§ Manutenção de suas metas em vista.
§ Definição de prioridades.
§ Acompanhamento das prioridades.
§ Organização das tarefas.
§ Organização e acesso com rapidez a informações usadas com freqüência.
Entre as inúmeras formas de desperdício de tempo pode-se apontar as
seguintes situações:
§ Falta de Planejamento.
§ Indisciplina.
§ Indefinição de objetivos na execução das tarefas.
§ Menosprezo ou ênfase inadequada em certas atividades.
§ Indefinição de prioridades.
§ Excesso de reuniões e burocracia interna.
§ Má utilização dos recursos (telefone, fax, xerox, computador).
§ Centralização de poder.
§ Execução de serviço particular, em horário comercial.
§ Resistências às mudanças.
No Brasil o desperdício de tempo, particularmente, tem as seguintes
características: Interrupções pelo telefone, desrespeito aos horários, falta de
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hábito de fixação de prioridades, incapacidade para dizer não, uso inadequado
da secretária, solicitações da hierarquia, solicitação dos subordinados,
quantidade e qualidade das reuniões, envolvimento operacional, inconsciência
da importância do tempo. Para tornar-se mais produtivo, aprender a investir o
tempo com sabedoria é fundamental
Os Economizadores de Tempo
Há muitas formas de economizar o tempo em uma organização. Em primeiro
lugar é preciso conhecer as causas, e depois agir, tentando organizar as
tarefas. Pode-se destacar as seguintes: respostas rápidas e simples nas
correspondências, evitar o uso desnecessário de telefones, delegar tarefas,
não marcar reuniões ineficazes, não levar trabalhos para casa, abrir e-mails
somente duas vezes ao dia e ao abri-los responder os mais importantes no
mesmo instante. Respeitar horários.
É preciso refletir sobre o que o futuro nos reserva, tendo como base o passado
e o presente para tentar visualizar o futuro. Pois é impossível vencer o tempo.
O passado escraviza as pessoas que acabam ficando neuróticas, obedecendo
a ordens mecânicas, programações internas cruéis, pois o passado sempre
deu certo. Resistem à mudança e tem medo do novo.
É preciso respeitar o tempo e não se submeter a ele. A pessoa é preparada
para o trabalho, e geralmente, não pensa em se preparar para o pós-trabalho.
Poucos sabem delegar ou gostam de fazer isto. Há uma obsessão em resolver
tudo sozinho. Muitas vezes a delegação não tem sucesso, principalmente
quando o subordinado é inexperiente, pois é necessário corrigir, vigiar,
supervisionar, ocupando igualmente o tempo do executivo. Apesar do excesso
de trabalho, alguns executivos têm enormes dificuldades para passar
responsabilidades a seus subordinados. Falta de confiança, medo e
centralização de poder os levam a não correr riscos. Medo, ansiedade,
insegurança, comodismo são barreiras comuns.
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2.4 - Tempo é dinheiro e vida
No mundo contemporâneo as empresas pagam pelo tempo das pessoas e
estas trocam tempo por salário. Não obstante, o tempo se torna para a maior
parte dos trabalhadores desgastante e fatigante, comprometendo as metas e
compromissos. Ás vezes, resulta em conflito de papéis, isto é, não separa
trabalho e família. Levar trabalho para casa, compromete a saúde dos dois
ambientes.
É importante se compenetrar no fato de que nosso tempo é valioso. Há
pessoas e instituições que estão dispostas a pagar dinheiro pelo nosso tempo.
Por isso é que se diz que tempo é dinheiro . Quem administra o tempo, na
verdade, ganha não apenas vida, pode também transformar esse ganho de
vida em ganho de dinheiro. Para alcançar um determinado resultado ou
produzir alguma coisa, com determinado nível de qualidade, é necessário
investir fundamentalmente em tempo e/ou dinheiro.
A questão a manter em mente é que o tempo tem um valor monetário para
quem tem objetivos: a decisão de empregá-lo ou não em determinada tarefa
deve levar em consideração esse valor. Desse modo o tempo, pode ser
trocado por dinheiro. Na verdade, o trabalho é uma permuta de tempo por
dinheiro: alguém paga pelo tempo, isto é, pelo tempo produtivo.
A linha divisória entre o sucesso e o fracasso pode ser resumida em três
palavras: NÃO TIVE TEMPO. Não importa quantas horas cada um trabalhe,
mas como cada um trabalha em cada hora.
O tempo é o mais importante de todos os recursos. Todos os demais –
materiais, econômicos ou não, e intelectuais - podem ser repostos. O tempo
24
não pode ser reposto, um minuto perdido está perdido para sempre. Com
tempo tudo é possível, sem tempo nada é possível. Quem perde tempo perde
vida.
Embora o equipamento básico de que cada um dispõe para viver seja a mente,
o tempo é o recurso fundamental da vida, a matéria prima básica da atividade.
Quando o tempo termina, acaba a vida. Não há maneiras de obter mais. Por
isso, tempo é vida. Quem administra o tempo ganha vida, mesmo vivendo o
mesmo tempo. Prolongar a duração da vida não é algo sobre o qual tenha-se
muito controle. Aumentar a vida ganhando tempo dentro da duração que ela
tem é algo que está ao alcance de todos.
O tempo é um recurso não renovável e perecível. Quando o tempo acaba, ele
acaba mesmo. E o tempo não usado não pode ser estocado para ser usado no
futuro. O tempo não é como riquezas, que podem ser acumuladas para uso
posterior. Quem não administra o seu tempo joga sua vida fora, porque um dia
só pode ser vivido uma vez. Se o tempo de um dia não for usado sabiamente,
não há como aproveitá-lo no dia seguinte. Amanhã será sempre um novo dia e
o hoje terá sido perdido para sempre. Mas o tempo, embora não renovável e
perecível, é um recurso democraticamente distribuído. A capacidade mental, a
habilidade, a inteligência, as características físicas são muito desigualmente
distribuídas entre as pessoas. O tempo, porém, enquanto se está vivo é
distribuído igualmente para todos. O dia tem 24 horas tanto para o mais alto
executivo como para o mais pobre desempregado. Todos recebem 24 horas de
tempo por dia. Na verdade, tem-se todo o tempo que existe: não existe tempo
que alguém possa guardar para si, em detrimento dos outros. Alguém pode
roubar dinheiro, objetos, mas ninguém consegue roubar tempo. Sendo assim,
alguns produzem muito com o tempo de que dispõem e outros não conseguem
produzir nada - no mesmo tempo. Não é que os últimos não façam nada, às
vezes são ocupadíssimos, e, no entanto, pouco ou mesmo nada produzem. A
explicação está no seguinte: o importante é o que se faz com o próprio tempo.
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CAPÍTULO III
QUALIDADE DE VIDA COM FOCO NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
Atualmente, o grande desafio das pessoas é conseguir conciliar o lado
profissional com o pessoal. E é justamente este desequilíbrio uma das maiores
causas da falta de qualidade de vida. A frustração pelo não cumprimento das
tarefas gera estresse e implicações na saúde, como problemas físico,
emocional e até psíquicos.
Em plena revolução da informação o ser humano precisa mudar a sua
concepção de vida, passando a valorizá-la e os seus aspectos: o trabalho, a
família, o social, o lazer, o afetivo e o religioso de forma integrada. É da
integração destes aspectos que depende a qualidade de vida.
O profissional não é uma pessoa na empresa e outra fora da mesma. A saúde,
o clima e a produtividade das empresas dependem muito da satisfação dos
seus profissionais com a vida como um todo.
Um profissional que administra seu tempo de forma tal que possa fazer algum
lazer, recupera as energias e enfrenta uma nova semana de trabalho com mais
disposição. Mas, infelizmente em conseqüência de fatores culturais, o
profissional se sente culpado com o tempo perdido quando faz um passeio,
ouve uma música, caminha etc, e não percebe como estas atividades o
fortalece física e mentalmente.
Outros fatores além dos sócio-culturais afetam a qualidade de vida tais como:
os de origem intelectual, educacional e emocional. Devido a tais fatores muitas
pessoas desperdiçam tempo/vida prejudicando a si mesmas e aqueles que
eventualmente, deles dependam.
Cuidar da vida pessoal no que se refere à saúde física e mental, é outra
mudança primordial da vida moderna, ter consciência das metas,
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planejamento, honestidade e noção das possibilidades de realizá-las, incluindo
a consciência do tempo que se tem à disposição para a vida e para o trabalho
pode ser diferencial nas questões da sobrevivência.
É de suma importância que as pessoas/profissionais fiquem atentas a sua
qualidade de vida e das organizações sob o prisma do tempo, caso contrário,
não poderão acompanhar o ritmo acelerado das mudanças exigidas do
momento atual.
Durante o dia decisões são tomadas, problemas são resolvidos, tarefas são
cumprida. São muitas as exigências que um executivo possui. Os
subordinados, embora com menor grau de responsabilidade, também passam
pelas mesmas exigências, daí o estresse. Algumas soluções são possíveis.
Uma delas é a fuga, o não encaramento da responsabilidade, entretanto, não é
uma saída inteligente. O estresse, muitas vezes, resulta da falta de
planejamento e do excesso de trabalho que não consegue realizar, implicando
em sofrimento e escravização.
3.1- Administrando o estresse
A administração do tempo é uma competência fundamental, tanto para garantir
a eficácia do trabalho como para qualidade de vida. É uma competência cada
dia mais necessária em um mundo de pressões, mudanças e imprevistos cada
vez mais frequentes provocando mil e uma solicitações e demandas aos
profissionais. O tempo torna-se muito curto e o estresse alto.
A qualidade de vida é outro ponto muito importante a ser levado em conta na
administração do tempo. É preciso saber o limite até onde se pode ir no
trabalho para não gerar estresse excessivo. As conseqüências deste podem
ser muito negativas não somente para a qualidade de vida, mas também para a
qualidade do trabalho e resultados da empresa a médio/longo prazo. A
qualidade de vida é uma qualidade devida.
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As pessoas concebem o tempo de diversas formas: como amo e senhor, na
qual ele dita as regras; como mistério, atuando como um desconhecido difícil
de lidar; como inimigo, que precisa ser derrotado, e como escravo. Esse último
caso, torna a pessoa um candidato em potencial ao estresse, pois ela se
preocupa em controlar o tempo em detrimento da criatividade, canalizando as
energias para o depois. O resultado disso é a constante impressão de que seu
dever não foi cumprido.
Quem administra o tempo reduz o estresse causado pelo mau uso do tempo.
Há a idéia de que o mau uso ou desperdício do tempo pressupõe a noção de
objetivos. Se não houver nenhum objetivo, seja profissional, seja pessoal,
então provavelmente o tempo fluirá despreocupadamente. Não há como avaliar
o uso do tempo nesse caso. A única coisa que pode-se querer fazer é "matar o
tempo". Numa situação como essa, provavelmente não surgirá o estresse.
O tempo aparece como bem ou mal usado apenas para a pessoa que tem
objetivos, que quer realizar alguma coisa. O bom ou mau uso do tempo
depende do que se pretende alcançar. O mau uso do tempo causará estresse
quando este for usado para fazer aquilo que não é importante e prioritário no
momento. Usar o tempo de forma não planejada não equivale,
necessariamente, a fazer mau uso do tempo. Freqüentemente ocorrem
alterações no planejamento, isto é, fazer coisas que não estavam na agenda.
Se essas alterações não forem importantes, pode-se afirmar que o tempo foi
desperdiçado.
Mau uso do tempo não é ficar sem fazer nada, gastar tempo no lazer, dedicar
tempo a hobbies ou à família, desde que isso seja importante e desejado, e
todos querem isso em determinados momentos. Se, entretanto, num dado
momento, deseja-se ler um livro, ou trabalhar num relatório, e surge a
obrigação de fazer um passeio com as crianças, ou a entreter familiares,
acabará por sentir-se tenso, porque o tempo não estará sendo utilizado para o
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que é importante e prioritário naquele momento e, portanto, não estará sendo
bem usado. É sempre bom lembrar que, da mesma forma que o mau uso do
tempo causa estresse, o bom uso do tempo normalmente traz satisfação,
sentido de realização e felicidade.
3.2 - Aumentando a produtividade
Quem administra o tempo, aumenta sua produtividade. Produtividade é o
produto da eficácia pela eficiência. Ser eficaz é fazer as coisas certas, isto é,
fazer aquilo que se considera importante e prioritário. Ser eficiente é fazer as
coisas certo, isto é, com a menor quantidade de recursos possível. Ser
produtivo é fazer certo as coisas certas, isto é, fazer aquilo que considera-se
importante e prioritário com a menor quantidade de recursos possível. E tempo
é um recurso fundamental: nada pode ser feito sem tempo. Por isso ele é
freqüentemente escasso e caro.
É possível ser eficaz, isto é, fazer o que precisa ser feito, sem ser eficiente.
Algumas pessoas fazem aquilo que devem fazer, mas levam tempo
demasiado, ou gastam muito dinheiro, para fazê-lo. Essas pessoas são
eficazes mas ineficientes.
Por outro lado, existem pessoas que fazem, de maneira extremamente
eficiente, coisas que não têm a menor importância. Existem, talvez até mais
freqüentemente, pessoas que são ineficazes e ineficientes. Um profissional, ou
até mesmo uma pessoa em sua casa, que tentar realizar várias tarefas ao
mesmo tempo, como, atender o telefone, tentar responder às perguntas de
outro, conversar com colegas que vêm pedir informações ou jogar conversa
fora, etc, essa pessoa parece ocupada, na verdade está ocupada, mas é
improdutiva: no mais não consegue fazer as coisas que devem ser feitas nem
fazer o que faz de maneira correta. Ser produtivo, portanto, não é a mesma
coisa que ser ocupado.
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O Princípio de Pareto postula que para qualquer número de itens, um pequeno
número destes itens é muito mais importante do que o restante. Por exemplo,
20% dos clientes de uma companhia provavelmente são responsáveis por 80%
das vendas, ao passo que 20% dos itens em estoque podem representar 80%
do inventário. O Princípio de Pareto é uma prescrição de discriminação. Ele
propõe dedicar mais atenção aos itens importantes e menos atenção aos itens
de menor importância.
Procure dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. A
“Regra de Pareto” diz que 20% do que fazemos traz 80% dos resultados,
enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados.
Procure identificar os 20% melhores e delegar o restante. Às vezes vale mais a
pena contratar alguém para resolver o que não traz tanto benefício, mas que
igualmente precisa ser feito. Ex: ir ao banco, ao correio, etc. Pode sair até mais
barato.
Conclui-se, portanto, que uma carga de trabalho uniforme, que trata de todas
as tarefas da mesma maneira, não atende à necessidade do profissional. O
esforço concentrado em poucos assuntos importantes é que abre o caminho
para a produtividade gerencial.
Percebe-se que uma pessoa não sabe administrar o seu tempo quando ela
costuma a levar trabalho para casa, reclama bastante, não sai com a família e
os amigos etc. Todas as atividades fora do trabalho, o convívio com a família,
um passeio entre outras coisas são muito importantes, proporcionam bem-estar
e consequentemente torna as pessoas mais produtivas.
Algumas situações que ocorrem no dia a dia podem gerar em gastos extras
para a empresa devido a falta de organização do profissional. Por exemplo,
oportunidades de negócio podem ser perdidas porque não encontra-se um
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documento em tempo hábil. Multas são pagas porque devido à desorganização
não encontram as lâminas de pagamentos ou esquecem de agendá-lo. Prazos
não foram cumpridos criando problemas de relacionamento inter pessoal e,
insatisfação do cliente e formação de imagem negativa da empresa.
Administrar o tempo é dinheiro. Quem vive repetindo frases como "não dá
tempo" e "que bom seria se o dia tivesse 30 horas" pode aprender a organizar
melhor as tarefas do dia-a-dia e medir os resultados no caixa da empresa.
Antes de começar a tentar resolver o problema, é preciso identificar os
desperdiçadores de tempo. Os principais são: perfeccionismo, dificuldades de
dizer não, falta de planejamento e objetivo, dificuldade de delegar e a
"administração por crise", que é quando a pessoa se habitua a trabalhar só
apagando os incêndios do cotidiano.
Estes fatores, juntos ou isolados fazem com que o dia da pessoa renda menos
do que deveria e acabe comprometendo sua produtividade. O planejamento é
muito importante: pois cada hora gasta com ele poderá gerar uma economia de
até três horas na execução do plano..
Numa empresa onde os funcionários e a direção não se preocupam com a
administração de tempo é comum aparecerem sinais de estresse, alta
incidência de faltas provocadas por doenças e queda na produtividade.
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CONCLUSÃO
Para as pessoas que não tem o costume de fazer o planejamento das suas
atividades e que decidiram aderir a técnica, o ideal é que isso seja feito
diariamente. Com o decorrer do tempo, cada um saberá direitinho quanto
tempo gasta em cada uma das suas atividades no trabalho e esse
planejamento depois de um tempo pode até se tornar semanal.
É preciso conceber o tempo como aliado. Como um recurso a ser utilizado
obedecendo às prioridades da empresa. Querer vencer o tempo é o mesmo
que querer vencer a Vida. Justamente a Vida que é o nosso maior bem.
A administração do tempo não pode ser compreendida somente como a
organização sistemática das atividades diárias, nem pode ser medida pela
"quantidade de coisas que se consegue fazer num espaço de tempo". A
administração do tempo é, antes de tudo, uma ferramenta para dinamizar a
concretização dos nossos objetivos de vida, sem estes, a administração do
tempo torna-se uma forma de administrar com mais eficiência a inércia. Isto
porque tornar-se organizado e aumentar a eficiência pessoal só tem sentido se
a conquista de algo maior, mesmo que seja no curto prazo, estiver envolvida.
O correto aproveitamento do tempo não envolve somente planejamentos, mas
a própria vida diária. É na organização básica vivida no dia-a-dia que se
aprende e se adquire habilidade em administrar o próprio aproveitamento do
tempo. Quem não tem organização pessoal, acaba perdendo muitas
oportunidades, desperdiçando recursos em excesso e direcionando esforços
para as atividades erradas. O resultado muitas vezes é um estado de estresse,
desmotivação e ineficiência geral.
Administrar o tempo é obedecer prioridades, estabelecer o que é mais
importante e mais urgente para a empresa e para a vida pessoal. E não
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esquecer de contar também com os imprevistos, o lazer e a boa alimentação.
Mas cuidado! A mudança de hábito deve ocorrer gradativamente, evitando
decepções, pois na ânsia de obter resultados positivos, pode-se não conseguir
planejar e desenvolver as atividades de forma correta. Por exemplo, não se
preparando para os imprevistos que certamente ocorrerão. Calmaria total não
existe. Mas pode-se ter um ambiente de trabalho com pessoas calmas e com
energia para resolver problemas.
Só nos resta uma alternativa: fazer com que o tempo trabalhe a nosso favor ou
nos tornarmos escravos dele; espera-se que com a conclusão deste trabalho
escolha-se a primeira opção.
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BIBLIOGRAFIA
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administrá-los. SP. Nobel, 1989
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13.Tempo: O enigma de dimensões e concepções. Jornal Tribuna da Imprensa.
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14. Persona, Mário. Administração do tempo na empresa conectada.
<http:www.mariopersona.com.br> acessado em 05 março 2005
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FOLHA DE AVALIAÇÃO
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PROJETO A VEZ DO MESTRE
Pós-Graduação “Lato Sensu”
Título da Monografia: O Tempo não pára: Como a Administração do Tempo
pode render dinheiro e qualidade de vida
Autor: Angelita Costa Barbosa Machado
Data da entrega: 23/07/2005
Avaliado por: Conceito:
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