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SISTEMA DE GERÊNCIA DE SISTEMA DE GERÊNCIA DE DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA DOCUMENTOS ELETRÔNICOS NA

MARINHA DO BRASILMARINHA DO BRASILAÇÕES ESTRATÉGICAS NO TRATAMENTO

ARQUIVÍSTICO

ALESSANDRA PEREIRA FIRMOPRIMEIRO-TENENTE (T)AJUDANTE DA DIVISÃO DE ESCRITOSsdm-31@sdm.mar.mil.br

Forças ArmadasConstituídas pela Marinha, Exército e

Aeronáutica são instituições nacionais

permanentes e regulares, organizadas com base

na hierarquia e na disciplina; destinam-se à

defesa da Pátria, à garantia dos poderes

constitucionais e por iniciativa de qualquer

destes, da lei e da ordem.

Organicamente, são instituições complexas possuindo em sua estrutura atividades específicas como logística, operações militares, informações,

infantaria, hidrografia e navegação, aviação militar, armamento militar, controle de tráfego aéreo, além de quase a totalidade dos serviços

inerentes à organização de um Estado ou Governo, quais sejam educação, cultura, saúde, finanças, justiça, ciência e tecnologia, assistência

social, gestão, entre outros.

Os arquivos militares são pouco conhecidos,

apesar de existirem nas estruturas arquivísticas,

do ponto de vista organizacional, desde as

civilizações pré-clássicas.

Com tipologia documental completamente distinta dos demais arquivos e conseqüente

necessidade de avaliação, classificação e descrição específicos, não existe na literaturaarquivística nenhum estudo a respeito, exceto

regulamentos, normas de funcionamento, manuais de serviços e outras publicações de

caráter interno das instituições.

MARINHA BRASILEIRA. 450 Organizações Militares(107 navios)

. 57.218 Militares

. 10.089 Civis

TRÂMITE DE CORRESPONDÊNCIA OFICIAL NAS OM

EM PAPEL ELETRÔNICO TOTAL PERCENTUAL26347 12308 38655 11,5%43344 26142 69486 20,7%

1987 61266 63253 18,8%3031 161479 164510 49,0%

74709 261195 335904 100%22,2% 77,8% 100%

GED - A Necessidade de Agilidade OperativaGED - A Necessidade de Agilidade Operativa

Sistema de acompanhamento

e apresentação de informações

do Teatro de Operações

OUTROS

Basesde

dados

Sistemas deapoio à decisão

Sistema de Gerenciamento de Documentos

• 1995 : priorizar a utilização do meio magnético para a divulgação de informações na MB (Normas)

• 1996: criação da ICP - MB (documentos em anexo e mensagens no corpo do e-mail)

• 1997: ao final do ano, não mais do que 30% dos documentos da MB deveriam circular em papel

HISTÓRICO DO TRÂMITE ELETRÔNICO NA MB

• 1998: em papel os documentos acompanhados

por anexos não digitalizados e aqueles de cunho

legal ou com tramitação externa.

• 1999: início implantação do SiGDEM (intra-OM)

• 2000: todos os oficiais com assinatura eletrônica

• 2001: SiGDEM entre OM

Sistema de Gerência de Documentos Eletrônicos

da Marinha(SiGDEM)

criar, enviar, receber, tramitar e controlar documentos entre/intra departamentos e/ou

organizações, observar se respostas foram dadas,verificar referências a outros documentos e auditar responsabilidades de forma segura.

o uso de certificação digital, controle do acesso, assinatura eletrônica e criptografia, minimizando o número de documentos em papel nas organizações,

que até aqui concentravam o histórico da informação, desde sua criação ou recebimento.

Secretaria Geral

da OM

UsuáriosENTRADA

OU SAÍDA

SiGDEM

Scanner

E-Mail

Recebe fisicamente (papel)

Tramita fisicamente (ex. livros)

Tramitaeletronicamente

SiGDEM: Visão Esquemática dentro da OM

Disquetes outras mídias

Principais Mecanismos de Segurança doSiGDEM

• O Princípio da "Necessidade de Conhecer”,aplicado ao trâmite de documentos eletrônicos;

• Credenciamento de Usuários e de Documentos,quanto ao grau de sigilo e controle de acesso;

• Plug-in para a Infra-Estrutura de Chaves Públicas (ICP); e

• Plug-in para a cifração / decifração de documentos.

• Assegura a entrega dos documentos com um grande nível de rapidez, confiança e segurança;

• Redução de espaço de armazenagem dedocumentos;

• Proteção de acessos ao documento original;• Redução no risco de perdas, destruição ou

deterioração da informação;

Benefícios do SiGDEM

• Elimina o problema de múltiplas versões de

documentos;

• Permite acessos concorrentes aos documentos;

• Rápida recuperação de documentos arquivados

ou em trâmite;

• Permite a reavaliação e a padronização de

processos; e

• Minimiza o uso do papel.

Gestão de Documentos na Marinha

do Brasil

A implantação do SiGDEM

solucionou duas etapas fundamentais

da gestão

Produção Produção

Padronização dos documentos com a

participação efetiva dos arquivistas e

metodologia fundamentada nos conceitos

da Diplomática.

Tramitação e UsoTramitação e Uso

Possibilita o uso e o acesso aos documentos com

rapidez, confiança e segurança.

Gestão de Documentos na Marinha do Brasil

Situação AtualAutenticidadeAutenticidade

Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos

(CONARQ) - a Marinha do Brasil é representada

por dois oficiais: 01da Diretoria de Administração e

01 do Serviço de Documentação da Marinha.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos -CPAD

Avaliação, Classificação e ArquivamentoAvaliação, Classificação e Arquivamento

Cumprindo determinação legal de estabelecer uma organização sistêmica nos arquivos da MB, o

EMA criou, através da portaria nº 57/2000, a Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos da Marinha (CPAD).

OBJETIVOS DA CPADOBJETIVOS DA CPAD

• Racionalizar a produção documental.• Controlar o fluxo de documentos e cumprimento das

diversas formas de destinação.• Otimizar o processo de recuperação de informações

técnico-administrativas.• Estabelecer normas de avaliação de documentos,

determinando prazos de retenção nos arquivos correntes e intermediários e de recolhimento ao SDM com fins de arquivamento, microfilmagem e eliminação.

•Levantamento da tipologia documental• Elaboração do plano de classificação e

tabela de temporalidade

METODOLOGIA DA CPAD

A análise da tipologiaA análise da tipologia

proposta como método para o tratamento técnico

dos documentos, tem como parâmetro

conceitual a identificação do tipo documental,

cuja fixação depende primeiramente do

reconhecimento da espécie.

Tipo documentalTipo documental

é a configuração que assume a espécie documental de acordo com a

atividade que ela representa(CAMARGO & BELLOTTO, 1996)

“Nesta definição é possível identificar que o

tipo documental, correspondendo a uma

atividade administrativa, tende a caracterizar

coletividades; sua denominação será sempre

correspondente à espécie anexada à atividade

concernente e vale como conjunto documental

representativo da atividade que caracteriza.” (BELLOTTO, 2000)

PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL

DAS ORGANIZAÇÕES MILITARESDA MARINHA DO BRASIL

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Este programa foi gerado no âmbito interno da Marinha do Brasil com a finalidade de realizaro levantamento da produção documental das

organizações militares pertencentes à esta Força.Por meio de um treinamento dinâmico, a Comissão

Permanente de Avaliação de Documentos da MB (CPAD) orientou diversos representantes das Subcomissões de

Avaliação de Documentos (SPAD) com o objetivode, ao fim do levantamento, criar a Tabela de Temporalidade

das Atividades-Fim da MB.

PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DAPRODUÇÃO DOCUMENTAL - MARINHA DO BRASIL

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Foi elaborado um manual detalhado visando facilitar o entendimento do programa.

O acesso ao sistema pelas OM é feito por meio de um LOGIN e uma senha.

FORMULÁRIO IPRODUÇÃO DOCUMENTAL

LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTO DA OMOM:

SETOR: COMPETÊNCIA:

AMPARO LEGAL DA COMPETÊNCIA:

ATIVIDADE (S): DOCUMENTOS PRODUZ E/OU RECEBE

1- PROD. ( ) ( ) REC. 2- PROD. ( ) ( ) REC. 3- PROD. ( ) ( ) REC. 4- PROD. ( ) ( ) REC. 5- PRO D. ( ) ( ) REC. 6- PROD. ( ) ( ) REC. 7- PROD. ( ) ( ) REC. 8- PROD. ( ) ( ) REC. 9- PROD. ( ) ( ) REC. 10- PROD. ( ) ( ) REC. 11- PROD. ( ) ( ) REC. 12- PROD. ( ) ( ) REC.

ENTREVISTADO: ENTREVISTADOR: DATA DA ENTREVISTA:

FORMULÁRIO I I PRODUÇÃO DOCUMENTAL

LEVANTAMENTO DA ESTRUTURA E FUNCIONAMENTODA OM

Set or da OM

Competência Atividades Eepécie/FunçãoDocumental. Prod./Rec.

Assunto Amparo Legal Tipo logia

Nº Vias

Destino

Arquivo Corrente

Arquivo Intermed

Destinação Final

Observações

OM: SDM (Serviço de Do cumentação da Marinha)

SETOR: SDM-32 (Divisão de Do cumentos Especiais) COMPETÊNCIA: Gerenciamento das atividades de recebimento, guarda e preservação da documentação especial recolhida.

AMPARO LEGAL DA COMPETÊNCIA: Regimento Interno, art . 76.

ATIVIDADE (S): DOCUMENTOS

PRODUZ E/OU RECEBE 1- Arquivar a documentação especial recolhida ao Departamento . PROD. (X) ( ) REC. 2- Controlar o acervo documental sob sua guarda PROD. ( ) (X) REC. 3- Propiciar o acesso à documentação especial PROD. (X) (X) REC. 4- Efetuar o serviço de microfilmagem. PROD. ( ) ( ) REC. 5- PROD. ( ) ( ) REC. 6- PROD. ( ) ( ) REC.

ENTREVISTADO: SC Marcia Prestes Taft / Enc. da Div. de Documentos Especiais ENTREVISTADOR: 1º SG CA Adroaldo (SCPAD) DATA DA ENTREVISTA: 10 / abril / 2003

FORMULÁRIO IRelatório do Formulário

(Exemplo)

Setor daOM

Competência Atividades Espécie/FunçãoDoc umentalProd./Rec.

Assunto AmparoLegal

Tipologia

NºVias

Destino Arquivo

Corrente

ArquivoInterme

d.

DestinaçãoFinal

Observações

1 Un. Produtora 5 anos Eliminar1 Un. Competente 5 anos Eliminar

Me nsage mReferente aoRecolhimentoDoc umental

Transferência.Recolhimento

SGM-105

2 Un. Interessada 5 anos Eliminar

1 Un. Produtora 5 anos 5 anos EliminarOfício deEncaminhamento deDocumentosEspeciais

Transferência.Recolhimento

SGM-1051 Un. Competente 5 anos Eliminar

1 Un. Produtora 5 anos 10 anos Pr eservar1 Un. Competente 5 anos Eliminar

1- Arquivar adocumentaçãoespecialrecolhida aoDepartamento

RelatórioEstatísticoAnual

Relatórios deAtividades

Reg.Interno

3 Un. Interessada 5anos EliminarCautelaReferente aEmpréstimo deDocumentos

Consulta.Enpré stimo

Reg.Interno

1 Un. Competente 5 anos Eliminar

SDM32(DivisãodeDocumentosEspeciais)

Gerenciamentodas atividadesde recebimento,guarda epreservaç ão dadocumentaçãoespecialrecolhida.Regimento Int.art. 76.

2- Controlar oacer vodocumental sobsua guarda.

ReciboReferente aReprodução deDocumentos

Consulta.Enpré stimo

Reg.Interno

1 Un. Competente 5 anos Eliminar

FORMULÁRIO I IRelatório do Formulário

(Exemplo)

Atualmente foi finalizada a inclusão dos dadosna base do Sistema os quais estão sendo

processados para a elaboração do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade das Atividade-Fim da Marinha do Brasil.

PROGRAMA ON-LINE DE LEVANTAMENTO DAPRODUÇÃO DOCUMENTAL - MARINHA DO BRASIL

Este trabalho está sendo realizado junto aoMinistério da Defesa com o fim de cumprir o

determinado pelo Decreto Nº4915 12/12/2003 oqual dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentosde Arquivo (SIGA), da Administração Pública Federal.“Organização das atividades de gestão de documentos

no âmbito dos órgãos e entidades da AdministraçãoPública Federal”.

“As experiências práticas da realidade são pré-requisitos para idéias abstratas sobre aquela

mesma realidade. A teoria e a prática se desenvolvem em suas próprias esferas, separadamente, mas cada uma reage em

relação à outra e aprende com a outra.”(MENNE-HARITZ, 1998)

Assim construímos a Assim construímos a ArquivísticaArquivística ......

ALESSANDRA PEREIRA FIRMOPRIMEIRO-TENENTE (T)

AJUDANTE DA DIVISÃO DE DOCUMENTOS ESCRITOSsdm-31@sdm.mar.mil.br