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DEFENSORIA PÚBLICA DE MATO GROSSO DO SUL
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SUMÁRIO
1 APRESENTAÇÃO ........................................................................................................ .. 3
2 ACESSANDO O SISTEMA ......................................................................................... ..... 3
2.1 PERFIL DO USUÁRIO ...................................................................................................... 4
3 FUNCIONALIDADES .................................................................................................. ... 6
3.1 CADASTRO DE ASSISTIDOS......................................................................................... 6
3.2 ATENDIMENTO ......................................................................................................... 9
3.2.1 RECEPÇÃO .................................................................................................................. 9
3.2.2 REGISTRANDO ATENDIMENTO .................................................................................. 11
3.3 PAINEL DE SENHA ......................................................................................................... 14
3.4 AGENDA ....................................................................................................................... 15
3.5 HISTÓRICO DE DESIGNAÇÕES ...................................................................................... 15
3.6 CONTROLE DO ATENDENTE ......................................................................................... 16
3.7 LIVRO DE ATENDIMENTO ............................................................................................. 16
4 RELATÓRIOS ................................................................................................................... 17
DEFENSORIA PÚBLICA DE MATO GROSSO DO SUL
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1 – APRESENTAÇÃO
O novo Sistema de Atendimento ao Público (SAP) foi desenvolvido pela Secretaria de
Tecnologia da Informação da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso do Sul e tem como
objetivo auxiliar no atendimento ao público em todos os núcleos registrando os atendimentos e
centralizando as informações, permitindo facilidade e agilidade em consultas, atendimento e geração
de relatórios.
Pode-se afirmar que o sistema foi divido de acordo com as funcionalidades necessárias, a fim
de melhor compreender seu funcionamento:
Atualização dos dados do usuário;
Cadastro e Designação de Assistidos;
Chamar e Registrar Atendimentos;
Acompanhamento e Alteração de Designações;
Controle da Quantidade de Designações e Atendimentos;
Livro de Atendimento
Geração de Declarações e Relatórios;
Módulos, Ferramentas e Painel;
Relatório de Atividade do Defensor.
2 – ACESSANDO O SISTEMA
Para acessar o Sistema de Atendimento deve-se acessar pelo endereço (INTRANET SISTEMAS
SAP): http://www.defensoria.ms.def.br/
Em seguida, é necessário efetuar login, preenchendo tipo de acesso, usuário e senha com os
dados informados pela Secretaria de Tecnologia da Informação.
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Figura 1 – Tela Login
Após logar, o usuário poderá realizar todas as funções disponíveis no sistema de acordo com o
seu perfil de acesso.
Uma vez logado no sistema, a depender do perfil, aparecerá à tela abaixo com pelo menos os
seguintes ícones: (1) atendente, (2) painel, (3) perfil, (4) Sobre.
2.1 – PERFIL DO USUÁRIO
Ao acessar o sistema, primeiramente é importante verificar se os dados do seu perfil estão
corretos. Na aba Dados Gerais são apresentados os seguintes campos (Figura 2):
MUNICÍPIO;
UNIDADE;
SALA (este campo vai aparecer no painel ao chamar o assistido);
ORGÃO DE ATUAÇÃO;
SENHA é possível alterar;
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Campos TELEFONE, CELULAR e EMAIL;
SUBSTITUINDO, este campo é usado para indicar qual Defensor eu estou substituindo;
Figura 2 – Tela Perfil do Usuário
Na aba Dados Assessoria podemos adicionar ou remover o assessor do Defensor;
Figura 3 – Aba Dados Assessoria
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3 – FUNCIONALIDADES
3.1 – CADASTRO DE ASSISTIDOS
Todas as pessoas que procuram a Defensoria devem ser cadastradas como assistidas, através da
seguinte opção:
Menu principal em Atendente Assistidos
Após o acesso tem-se a lista de assistidos cadastrados (Figura 2), ao clicar no botão Criar
Novo o formulário para o cadastro dos assistidos estará disponível (Figura 3). Neste cadastro são
dadas:
Informações pessoais: Assistido (Nome completo do assistido), Nome social referente à
população LGBT, data de nascimento, naturalidade, sexo, profissão, estado civil, nome
do pai, nome da mãe.
Documentos: RG (Orgão Expedidor) e CPF;
Contatos: Números de telefone residencial, celular e campo de identificação do contato;
Endereço;
Figura 2 – Assistidos Cadastrados
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Figura 3 – Tela de Cadastrado do Assistido
No formulário de cadastro do assistido os campos obrigatórios são: Nome, Profissão, Raça e
Nacionalidade.
Uma vez preenchido o campo Nome Social, será usado como nome Principal no sistema.
É importante que o cadastro possua o máximo de informações, para facilitar o resgate das
mesmas posteriormente. O cadastro é único, e só deverá ser feito apenas uma vez para cada assistido,
por isso é importante que se verifique se o mesmo já está registrado a fim de evitar redundâncias.
O sistema é centralizado e integrado com todas as comarcas, se o assistido foi atendido em uma
comarca, estará disponível para todas.
Para verificar a existência de um cadastro do assistido temos duas opções:
1 – Primeiramente a busca pode ser feita usando os filtros: id, nome do assistido, nome da
mãe ou pai, rg, cpf ou celular;
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2 – Posteriormente ao clicar no botão o formulário de cadastro do assistido
é carregado e a verificação da existência do assistido é feita pelos campos CPF e RG. No campo RG
você pode digitar com ou sem os caracteres especiais (Ex.: 001.651.568 ou 001651568).
Caso já existam assistidos cadastrados com RG ou CPF idêntico no sistema é apresentada uma
mensagem de alerta, conforme imagem abaixo (Figura 4).
Figura 4 – Mensagem de Alerta de Assistido Existente
O cadastro do endereço do assistido pode ser realizado de duas maneiras:
1. Busca pelo CEP, que é realizada nos servidores do correios.
2. Preenchendo as informações do endereço manualmente.
Após os campos estarem preenchidos, basta clicar no botão Adicionar Endereço (Figura 5).
Figura 5 – Busca Endereço
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3.2 – ATENDIMENTO
3.2.1 – RECEPÇÃO
Em continuação ao cadastro do assistido, assim que o mesmo é salvo, é habilitada a aba
Designações (Figura 6). Objetivo desta aba é designar o assistido ao Defensor e fazer uma prévia
triagem de algumas informações pertinentes ao atendimento, os quais seguem abaixo:
Modalidade do atendimento, presencial ou por telefone;
Indicar se o atendimento é novo, ou se for um retorno do assistido a um atendimento já
iniciado, conforme imagem ao lado ;
O campo preferencial é para indicar se o assistido se enquadra nas seguintes situações:
Idoso acima de 60 anos;
Portador de Necessidades Especial;
Gestantes;
Pessoas com criança de colo;
Doador de Sangue.
O campo representante legal assim que clicar no botão , é possível buscar o
representante na base de dados ou cadastrá-lo caso necessário, pois o mesmo é
considerado como um assistido (Figura 7). Assim que encontrado basta clicar no botão
ou se é um cadastro novo clique no botão ;
Plantão;
Mutirão / Ação Social;
Juizado;
Senha (campo disponível apenas para unidades que tenham painel de atendimento);
Defensor (caso apresente a mensagem ao
lado do nome do Defensor, significa que o mesmo está sendo substituído, conforme
Figura 6 Dr. Humberto está substituindo Dra. Regina).
O campo Núcleo é do atendimento;
O campo Observações do Atendente é usado para informar algo pertinente ao Defensor,
pois a mesma vai constar no fato narrado.
Lista de Atendimentos: constam todos os atendimentos do assistido, caso o atendimento
é retorno ou é necessário vincular um atendimento ao outro, basta marcar a opção .
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Figura 6 – Designação do Assistido
Figura 7 – Tela do Representante Legal
Por fim para concluir a designação basta clicar no botão Designar.
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3.2.2 – REGISTRANDO ATENDIMENTO
A tela de registro do atendimento está disponível para os perfis de acesso: COORDENADOR,
DEFENSOR, ASSESSOR, ASSISTENTE SOCIAL e PSICOLOGA.
São dividas em quatro telas conforme imagem abaixo.
Figura 8 – Tela de Atendimento
Tela Assistidos em Espera (Figura 9)
Lista todos os assistidos designados que precisam ser atendidos;
Mostra se o atendimento é RETORNO, JUIZADO ou SUBSTITUIÇÃO;
Indica se o assistido é Preferencial;
Mostra o status do atendimento, os quais são: DESIGNADO, CHAMADO, PAINEL
ou CONCLUIDO;
Botão permite busca de designações por data.
Para começar o atendimento basta clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o assistido,
caso deseje CHAMAR ou CANCELAR o atendimento, basta clicar com o botão direito do mouse
sobre o assistido e selecionar.
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Figura 9 – Assistidos em Espera
Tela Registro Atendimento (Figura 10)
É possível alterar a opção JUIZADO;
Cadastrar, Selecionar ou Remover o Representante Legal;
Alterar o Núcleo do Atendimento que foi definido pelo Atendente;
Selecionar o Assunto - Espécie, Parte, Atividades e Providências Imediatas;
Adicionar Fato Narrado;
Visualizar ou alterar informações do Assistido;
Gerar Declarações e Relatório de Atendimento;
Figura 10 – Tela de Registro do Atendimento
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Tela dos Assistidos Atendidos (Figura 11)
São listados os assistidos já atendidos do dia;
É possível fazer busca dos assistidos pelos filtros;
Para visualizar as informações do atendimento basta clicar sobre o assistido, logo em seguida
são carregados na tela de registro do atendimento os dados já cadastrados, podendo apenas alterar
informações do assistido, adicionar novos fatos narrados, gerar declarações e relatórios.
Figura 11 –Tela dos Assistidos Atendidos
Tela Histórico do Assistido (Figura 12)
São listados os atendimentos que deram origem ao atendimento selecionado;
Ao clicar sobre o assistido são carregadas as informações do atendimento para
visualização, podendo apenas alterar informações do assistido, adicionar novos
fatos narrados, gerar declarações e relatórios.
Figura 12 –Histórico do Assistido
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3.3 – PAINEL DE SENHAS
O sistema permite configurar painel de senhas para as unidades que possuem estrutura e
suporte ao painel. O acesso ao painel é realizado através do menu , as informações
mostradas no painel são: Nome e Senha do Assistido, Sala do Defensor, se é preferencial e últimas
senhas chamadas conforme imagem a seguir:
Figura 13 –Painel de Senhas
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3.4 – AGENDA
Está disponível para uso uma agenda para alguns perfis de acesso, o assessor vinculado ao
Defensor também pode gerenciar a agenda do Defensor. Para acessar a agenda basta clicar no menu
Ferramentas e depois em Agenda (Figura 14).
Figura 14 –Agenda
3.5 – HISTÓRICO DE DESIGNAÇÕES
Este histórico de designações ajuda no acompanhamento de cada designação por unidade,
observando a coluna STATUS é possível saber se o assistido já foi CHAMADO no painel, se já
apareceu no PAINEL ou se já foi atendido (Figura 15).
Figura 15 – Histórico de Designações
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Caso seja necessário cancelar ou alteração algumas informações da designação é possível fazer
pelas opções CANCELAR ou REDESIGNAR.
3.6 – CONTROLE DO ATENDENTE
Na tela de controle do atendente é possível visualizar a quantidade de designações pelo
atendente, designações pelo defensor e atendimento já concluídos pelo defensor (Figura 16).
Figura 16 – Tela de Controle do Atendente
3.7 – LIVRO DE ATENDIMENTO
Na tela do livro de atendimento temos os seguintes filtros de busca (Figura 17):
Quantitativo de casos novos;
Assistidos por defensor;
Quantitativo por defensor;
Nome do Defensor ou Órgão de Atuação;
Período.
Figura 17 – Livro de Atendimento
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4 – RELATÓRIOS
Para acessar os relatórios basta clicar no menu Relatórios e selecionar uma opção:
Relatório Geral Analítico;
Relatório Geral Sintético;
Atendimentos por Período;
Relatório Analítico mostra o quantitativo de atendimentos concluídos por tipo de assunto-
espécie e atividade para um período especificado.
Relatório Sintético mostra o quantitativo de atendimentos concluídos por caso novo ou retorno,
identificando quantos atendimentos são juizado e substituição.
Atendimento por Período mostra os atendimentos concluídos por assistido, trazendo várias
informações importantes, tais como: nome da unidade, defensor, assistido, assunto-espécie, atividade,
providência, mutirão, juizado e data de atendimento, permite também mostrar o fato narrado. Possui
vários filtros para busca, conforme abaixo (Figura 18):
Figura 18 – Relatório Atendimento por Período
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