s.a.p. -...

MANUAL DE UTILIZAÇÃO

S.A.P.

Sistema de Atendimento ao Público

Campo Grande / MS

2016

DEFENSORIA PÚBLICA DE MATO GROSSO DO SUL

2

SUMÁRIO

1 APRESENTAÇÃO ........................................................................................................ .. 3

2 ACESSANDO O SISTEMA ......................................................................................... ..... 3

2.1 PERFIL DO USUÁRIO ...................................................................................................... 4

3 FUNCIONALIDADES .................................................................................................. ... 6

3.1 CADASTRO DE ASSISTIDOS......................................................................................... 6

3.2 ATENDIMENTO ......................................................................................................... 9

3.2.1 RECEPÇÃO .................................................................................................................. 9

3.2.2 REGISTRANDO ATENDIMENTO .................................................................................. 11

3.3 PAINEL DE SENHA ......................................................................................................... 14

3.4 AGENDA ....................................................................................................................... 15

3.5 HISTÓRICO DE DESIGNAÇÕES ...................................................................................... 15

3.6 CONTROLE DO ATENDENTE ......................................................................................... 16

3.7 LIVRO DE ATENDIMENTO ............................................................................................. 16

4 RELATÓRIOS ................................................................................................................... 17


3

1 – APRESENTAÇÃO

O novo Sistema de Atendimento ao Público (SAP) foi desenvolvido pela Secretaria de

Tecnologia da Informação da Defensoria Pública do Estado de Mato Grosso do Sul e tem como

objetivo auxiliar no atendimento ao público em todos os núcleos registrando os atendimentos e

centralizando as informações, permitindo facilidade e agilidade em consultas, atendimento e geração

de relatórios.

Pode-se afirmar que o sistema foi divido de acordo com as funcionalidades necessárias, a fim

de melhor compreender seu funcionamento:

Atualização dos dados do usuário;

Cadastro e Designação de Assistidos;

Chamar e Registrar Atendimentos;

Acompanhamento e Alteração de Designações;

Controle da Quantidade de Designações e Atendimentos;

Livro de Atendimento

Geração de Declarações e Relatórios;

Módulos, Ferramentas e Painel;

Relatório de Atividade do Defensor.

2 – ACESSANDO O SISTEMA

Para acessar o Sistema de Atendimento deve-se acessar pelo endereço (INTRANET SISTEMAS

SAP): http://www.defensoria.ms.def.br/

Em seguida, é necessário efetuar login, preenchendo tipo de acesso, usuário e senha com os

dados informados pela Secretaria de Tecnologia da Informação.

http://www.defensoria.ms.def.br/


4

Figura 1 – Tela Login

Após logar, o usuário poderá realizar todas as funções disponíveis no sistema de acordo com o

seu perfil de acesso.

Uma vez logado no sistema, a depender do perfil, aparecerá à tela abaixo com pelo menos os

seguintes ícones: (1) atendente, (2) painel, (3) perfil, (4) Sobre.

2.1 – PERFIL DO USUÁRIO

Ao acessar o sistema, primeiramente é importante verificar se os dados do seu perfil estão

corretos. Na aba Dados Gerais são apresentados os seguintes campos (Figura 2):

MUNICÍPIO;

UNIDADE;

SALA (este campo vai aparecer no painel ao chamar o assistido);

ORGÃO DE ATUAÇÃO;

SENHA é possível alterar;


5

Campos TELEFONE, CELULAR e EMAIL;

SUBSTITUINDO, este campo é usado para indicar qual Defensor eu estou substituindo;

Figura 2 – Tela Perfil do Usuário

Na aba Dados Assessoria podemos adicionar ou remover o assessor do Defensor;

Figura 3 – Aba Dados Assessoria


6

3 – FUNCIONALIDADES

3.1 – CADASTRO DE ASSISTIDOS

Todas as pessoas que procuram a Defensoria devem ser cadastradas como assistidas, através da

seguinte opção:

Menu principal em Atendente Assistidos

Após o acesso tem-se a lista de assistidos cadastrados (Figura 2), ao clicar no botão Criar

Novo o formulário para o cadastro dos assistidos estará disponível (Figura 3). Neste cadastro são

dadas:

Informações pessoais: Assistido (Nome completo do assistido), Nome social referente à

população LGBT, data de nascimento, naturalidade, sexo, profissão, estado civil, nome

do pai, nome da mãe.

Documentos: RG (Orgão Expedidor) e CPF;

Contatos: Números de telefone residencial, celular e campo de identificação do contato;

Endereço;

Figura 2 – Assistidos Cadastrados


7

Figura 3 – Tela de Cadastrado do Assistido

No formulário de cadastro do assistido os campos obrigatórios são: Nome, Profissão, Raça e

Nacionalidade.

Uma vez preenchido o campo Nome Social, será usado como nome Principal no sistema.

É importante que o cadastro possua o máximo de informações, para facilitar o resgate das

mesmas posteriormente. O cadastro é único, e só deverá ser feito apenas uma vez para cada assistido,

por isso é importante que se verifique se o mesmo já está registrado a fim de evitar redundâncias.

O sistema é centralizado e integrado com todas as comarcas, se o assistido foi atendido em uma

comarca, estará disponível para todas.

Para verificar a existência de um cadastro do assistido temos duas opções:

1 – Primeiramente a busca pode ser feita usando os filtros: id, nome do assistido, nome da

mãe ou pai, rg, cpf ou celular;


8

2 – Posteriormente ao clicar no botão o formulário de cadastro do assistido

é carregado e a verificação da existência do assistido é feita pelos campos CPF e RG. No campo RG

você pode digitar com ou sem os caracteres especiais (Ex.: 001.651.568 ou 001651568).

Caso já existam assistidos cadastrados com RG ou CPF idêntico no sistema é apresentada uma

mensagem de alerta, conforme imagem abaixo (Figura 4).

Figura 4 – Mensagem de Alerta de Assistido Existente

O cadastro do endereço do assistido pode ser realizado de duas maneiras:

1. Busca pelo CEP, que é realizada nos servidores do correios.

2. Preenchendo as informações do endereço manualmente.

Após os campos estarem preenchidos, basta clicar no botão Adicionar Endereço (Figura 5).

Figura 5 – Busca Endereço


9

3.2 – ATENDIMENTO

3.2.1 – RECEPÇÃO

Em continuação ao cadastro do assistido, assim que o mesmo é salvo, é habilitada a aba

Designações (Figura 6). Objetivo desta aba é designar o assistido ao Defensor e fazer uma prévia

triagem de algumas informações pertinentes ao atendimento, os quais seguem abaixo:

Modalidade do atendimento, presencial ou por telefone;

Indicar se o atendimento é novo, ou se for um retorno do assistido a um atendimento já

iniciado, conforme imagem ao lado ;

O campo preferencial é para indicar se o assistido se enquadra nas seguintes situações:

Idoso acima de 60 anos;

Portador de Necessidades Especial;

Gestantes;

Pessoas com criança de colo;

Doador de Sangue.

O campo representante legal assim que clicar no botão , é possível buscar o

representante na base de dados ou cadastrá-lo caso necessário, pois o mesmo é

considerado como um assistido (Figura 7). Assim que encontrado basta clicar no botão

ou se é um cadastro novo clique no botão ;

Plantão;

Mutirão / Ação Social;

Juizado;

Senha (campo disponível apenas para unidades que tenham painel de atendimento);

Defensor (caso apresente a mensagem ao

lado do nome do Defensor, significa que o mesmo está sendo substituído, conforme

Figura 6 Dr. Humberto está substituindo Dra. Regina).

O campo Núcleo é do atendimento;

O campo Observações do Atendente é usado para informar algo pertinente ao Defensor,

pois a mesma vai constar no fato narrado.

Lista de Atendimentos: constam todos os atendimentos do assistido, caso o atendimento

é retorno ou é necessário vincular um atendimento ao outro, basta marcar a opção .


10

Figura 6 – Designação do Assistido

Figura 7 – Tela do Representante Legal

Por fim para concluir a designação basta clicar no botão Designar.


11

3.2.2 – REGISTRANDO ATENDIMENTO

A tela de registro do atendimento está disponível para os perfis de acesso: COORDENADOR,

DEFENSOR, ASSESSOR, ASSISTENTE SOCIAL e PSICOLOGA.

São dividas em quatro telas conforme imagem abaixo.

Figura 8 – Tela de Atendimento

Tela Assistidos em Espera (Figura 9)

Lista todos os assistidos designados que precisam ser atendidos;

Mostra se o atendimento é RETORNO, JUIZADO ou SUBSTITUIÇÃO;

Indica se o assistido é Preferencial;

Mostra o status do atendimento, os quais são: DESIGNADO, CHAMADO, PAINEL

ou CONCLUIDO;

Botão permite busca de designações por data.

Para começar o atendimento basta clicar com o botão esquerdo do mouse sobre o assistido,

caso deseje CHAMAR ou CANCELAR o atendimento, basta clicar com o botão direito do mouse

sobre o assistido e selecionar.


12

Figura 9 – Assistidos em Espera

Tela Registro Atendimento (Figura 10)

É possível alterar a opção JUIZADO;

Cadastrar, Selecionar ou Remover o Representante Legal;

Alterar o Núcleo do Atendimento que foi definido pelo Atendente;

Selecionar o Assunto - Espécie, Parte, Atividades e Providências Imediatas;

Adicionar Fato Narrado;

Visualizar ou alterar informações do Assistido;

Gerar Declarações e Relatório de Atendimento;

Figura 10 – Tela de Registro do Atendimento


13

Tela dos Assistidos Atendidos (Figura 11)

São listados os assistidos já atendidos do dia;

É possível fazer busca dos assistidos pelos filtros;

Para visualizar as informações do atendimento basta clicar sobre o assistido, logo em seguida

são carregados na tela de registro do atendimento os dados já cadastrados, podendo apenas alterar

informações do assistido, adicionar novos fatos narrados, gerar declarações e relatórios.

Figura 11 –Tela dos Assistidos Atendidos

Tela Histórico do Assistido (Figura 12)

São listados os atendimentos que deram origem ao atendimento selecionado;

Ao clicar sobre o assistido são carregadas as informações do atendimento para

visualização, podendo apenas alterar informações do assistido, adicionar novos

fatos narrados, gerar declarações e relatórios.

Figura 12 –Histórico do Assistido


14

3.3 – PAINEL DE SENHAS

O sistema permite configurar painel de senhas para as unidades que possuem estrutura e

suporte ao painel. O acesso ao painel é realizado através do menu , as informações

mostradas no painel são: Nome e Senha do Assistido, Sala do Defensor, se é preferencial e últimas

senhas chamadas conforme imagem a seguir:

Figura 13 –Painel de Senhas


15

3.4 – AGENDA

Está disponível para uso uma agenda para alguns perfis de acesso, o assessor vinculado ao

Defensor também pode gerenciar a agenda do Defensor. Para acessar a agenda basta clicar no menu

Ferramentas e depois em Agenda (Figura 14).

Figura 14 –Agenda

3.5 – HISTÓRICO DE DESIGNAÇÕES

Este histórico de designações ajuda no acompanhamento de cada designação por unidade,

observando a coluna STATUS é possível saber se o assistido já foi CHAMADO no painel, se já

apareceu no PAINEL ou se já foi atendido (Figura 15).

Figura 15 – Histórico de Designações


16

Caso seja necessário cancelar ou alteração algumas informações da designação é possível fazer

pelas opções CANCELAR ou REDESIGNAR.

3.6 – CONTROLE DO ATENDENTE

Na tela de controle do atendente é possível visualizar a quantidade de designações pelo

atendente, designações pelo defensor e atendimento já concluídos pelo defensor (Figura 16).

Figura 16 – Tela de Controle do Atendente

3.7 – LIVRO DE ATENDIMENTO

Na tela do livro de atendimento temos os seguintes filtros de busca (Figura 17):

Quantitativo de casos novos;

Assistidos por defensor;

Quantitativo por defensor;

Nome do Defensor ou Órgão de Atuação;

Período.

Figura 17 – Livro de Atendimento


17

4 – RELATÓRIOS

Para acessar os relatórios basta clicar no menu Relatórios e selecionar uma opção:

Relatório Geral Analítico;

Relatório Geral Sintético;

Atendimentos por Período;

Relatório Analítico mostra o quantitativo de atendimentos concluídos por tipo de assunto-

espécie e atividade para um período especificado.

Relatório Sintético mostra o quantitativo de atendimentos concluídos por caso novo ou retorno,

identificando quantos atendimentos são juizado e substituição.

Atendimento por Período mostra os atendimentos concluídos por assistido, trazendo várias

informações importantes, tais como: nome da unidade, defensor, assistido, assunto-espécie, atividade,

providência, mutirão, juizado e data de atendimento, permite também mostrar o fato narrado. Possui

vários filtros para busca, conforme abaixo (Figura 18):

Figura 18 – Relatório Atendimento por Período

s.a.p. -...

Documents